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Bestände nicht nur planen, sondern managen! Bestandsoptimierungsinitiativen wirkungsvoll und konsequent umsetzen Ein Whitepaper von Christian Lütkemeyer und Ole Grasedyck, Miebach Consulting Miebach Consulting Whitepaper, August 2020
Miebach Whitepaper Bestandsoptimierung umsetzen 2
Ärmel hochkrempeln – Erfolgsfaktor
„Management“
Heben Sie den „Schatz“ der Bestands-
optimierung. Die Potenziale sind enorm.
Viele Unternehmen, die sich mit dem Thema „Bestands-
management“ auseinandersetzen, verfügen über exzellen-
te Fachexperten, die eine Reihe von zielführenden Ideen
zur Bestandsoptimierung in ihren jeweiligen Bereichen
parallel zum Tagesgeschäft entwickeln.
Häufig werden jedoch die Ergebnisse aus diesen lokalen
Optimierungsprozessen nicht übergreifend zusammenge-
führt und nicht nachhaltig umgesetzt. Es ist außerdem oft
zu beobachten, dass es bei der (statischen) Planung von Ole Grasedyck Christian Lütkemeyer
Beständen bleibt und kein kontinuierliches Management Principal Senior Berater
von Beständen erfolgt. Miebach Consulting Miebach Consulting
grasedyck@miebach.com luetkemeyer@miebach.com
Bestände werden nicht nur seitens des Einkaufs und der
Disposition erzeugt, sondern die Bestandstreiber sind in
fast allen Fachabteilungen des Unternehmens zu finden.
Vor diesem Hintergrund ist ein übergreifendes Manage-
ment aller Bestandsoptimierungsmaßnahmen im Rahmen
eines strategischen Projekts sinnvoll. Starten Sie deshalb
den Managementprozess, um den „Schatz“ an vorhande-
nen Bestandsoptimierungspotenzialen in Ihrem Unterneh-
men zu heben!
Die größte Herausforderung von
Optimierungsinitiativen ist in der Regel
die konsequente Umsetzung.
Miebach Whitepaper Bestandsoptimierung umsetzen 3
Eine Bestandsoptimierungsinitiative
ist Programm-Management
Die größte Herausforderung von Optimierungsinitiati- maßnahmen ist dabei die Kombination aus Fachexperti-
ven ist in der Regel die konsequente Umsetzung von se sowie langjährigen Erfahrungen im
definierten Maßnahmen. Im Unternehmensalltag Projektmanagement.
erreichen erfahrungsgemäß ca. drei Viertel aller Projek-
te ihre Ziele nicht – viele Projekte werden angestoßen, Unterstützung der Umsetzungsverantwortlichen durch
aber nicht zu Ende geführt bzw. nur noch mit geringer schrittweise Befähigung
Intensität weitergeführt. Ein Bestandsmanagement
benötigt sowohl einen ganzheitlichen Ansatz als auch Mit dem Ansatz zur Umsetzung von Bestandsmanage-
eine laufende Umsetzung der hergeleiteten Maßnah- mentinitiativen wird die Unternehmensorganisation im
men, die im Zeitablauf durchaus auch angepasst, Sinne einer kulturellen Änderung unterstützt und
eingestellt oder neu entwickelt werden. gecoacht, um für eine kontinuierliche Verbesserung im
Bereich Bestand durch ein professionelles Umsetzungs-
Ein Unternehmen ist deshalb gut beraten, im Zusam- management fit zu werden.
menhang mit dem Thema „Bestand“ Personalkapazitä-
ten sowie Expertise zu bündeln, um unternehmenswei- Hierbei ist auch die Organisation und Durchführung von
te Bestandsoptimierungsinitiativen im Sinne eines High-level-Management-Meetings (z. B. als Steuerkreise,
Programm-Managements als strategisches Projekt Regeltermine oder Jour Fixe bezeichnet) wichtig, um
umzusetzen. Wichtige Voraussetzung für die erfolgrei- den Umsetzungsfortschritt der festgelegten Handlungs-
che operative Umsetzung von Bestandsoptimierungs- felder sicherzustellen.
Mit dem Ansatz zur Umsetzung von Bestandsoptimierungsinitiativen, der aus zwei
Phasen und acht Modulen besteht, werden die Umsetzungsverantwortlichen schritt-
weise befähigt, Bestände zu optimieren und nachhaltig zu managen.
Umsetzung Bestandsoptimierungsinitiative
I. Set-up Umsetzungsmanagement II. Umsetzungsmanagement
1. Konzeptplanung Handlungsfelder 5. Umsetzungsorganisation
2. KPI-Implementierung & Target Setting 6. Detailplanung Handlungsfelder
3. Übergreifender Umsetzungsplan 7. Implementierung und Controlling
4. Vorbereitung Umsetzung 8. Übergabe
Abb. 1: Vorgehensmodell zur Umsetzung von BestandsoptimierungsinitiativenMiebach Whitepaper Bestandsoptimierung umsetzen 4
Wichtig ist das konsequente
„Leben“ der definierten
Projektmanagement-
instrumente seitens aller
Beteiligten!Miebach Whitepaper Bestandsoptimierung umsetzen 5
Schrittweise Befähigung
der Verantwortlichen
(1) Inhaltliche Stoßrichtung der Bestandsoptimierung „Schulung Mitarbeiter Disposition“) und die Maßnah-
durch Konzeption der Handlungsfelder menpakete wiederum werden in Handlungsfelder
geclustert (z. B. Handlungsfeld „Disposition“), denen
Sehr häufig werden Projekte überstürzt gestartet und idealerweise in der späteren Umsetzung ein Manager
früh gemachte Versäumnisse lassen sich im späteren aus der Linie vorsteht (z. B. Leiter Disposition).
Projektverlauf nur noch schwer kompensieren. Daher
empfiehlt es sich, vor Kick-off der Umsetzung ausrei- Abschließend werden die Handlungsfelder mit Fokus
chend Zeit zu investieren, um die Bestandsoptimie- auf Benefit und Aufwand für die Umsetzung priorisiert
rungsinitiative vollständig durchzuplanen. So sind und ausgewählt. Es sollte darauf geachtet werden, dass
neben den Zielen auch die konkreten Inhalte, Zeiträu- nicht zu viele Handlungsfelder auf einmal umgesetzt
me, Personalressourcen und Instrumente der Umset- werden und es ist durchaus üblich, dass zunächst
zung zu planen. zurückgestellte Handlungsfelder im späteren Zeitablauf
zur weiteren Bestandsoptimierung eingesteuert wer-
Aus den durchgeführten Analysen/ Audits ergeben sich den.
in der Regel eine Vielzahl von, oft ungeordneten,
Schwachstellenvermutungen und idealerweise 1:1 Die Projektsteckbriefe, in denen Handlungsfelder und
zugeordneten Maßnahmen zur Bestandsoptimierung. Maßnahmenpakete detaillierter beschrieben werden,
bilden das Konzept zur Bestandsoptimierung. In dem
Die entwickelten Maßnahmen werden in Maßnahmen- folgenden Projektbeispiel wird eine mögliche Hand-
paketen zusammengefasst (z. B. Maßnahmenpaket lungsfeldstruktur exemplarisch dargestellt:
Handlungsfelder Maßnahmenpakete
1,0 d 0,5 d 0,5 d
Disposition Training Bestandsmanagement
200 T€ 100 T€ 100 T€
Produktion
Beitrag einer Maßnahme:
DLZ-Optimierung
Einkauf/Vertrieb
Bestandsoptimierung
Abb. 2: Beispiel Handlungsfeld-/ Maßnahmenpaketstruktur zur BestandsoptimierungMiebach Whitepaper Bestandsoptimierung umsetzen 6
(2) KPI-Implementierung und Target Setting –
realistisch bleiben! ments ist die Festlegung einer straffen Umsetzungsor-
ganisation. Hierbei sind die erforderlichen Ressourcen
Zunächst ist es wichtig, dass die Bestands-KPI eindeu- inklusive Stellvertretungen einzuplanen und zwar im
tig und (unternehmensübergreifend) einheitlich defi- Sinne von Verantwortung für die Umsetzung der
niert und vom Controlling bzw. Management freigege- Handlungsfelder/ Maßnahmenpakete als auch im Sinne
ben sind (in der Regel wird vom Controlling von von Einbindung der Entscheidungsträger aus dem
vornherein vorgegeben, wie z. B. die Durchlaufzeit höheren Management, die nach frühzeitiger Informati-
definiert und ermittelt wird). Nur dann ist die Akzep- on „von oben“ eingreifen/ unterstützen können. Daher
tanz bei allen Beteiligten da und es erspart spätere ist jedes Handlungsfeld mit einem Manager zu beset-
Diskussionen. Es ist anzustreben, dass die Be- zen, der idealerweise aus dem Fachbereich kommt, in
stands-KPI über Reports/ Abfragen aus den IT-Syste- dem die Maßnahmen installiert werden und der auch
men „per Knopfdruck“ gezogen werden können und ein persönliches Interesse daran hat, „seine“ Prozesse
sich der manuelle Bearbeitungsaufwand hier in Gren- und Strukturen zu verbessern. Der Handlungsfeldma-
zen hält (bei einer stark manuell geprägten Reporter- nager ist später auch derjenige, der den Umsetzungs-
stellung ist häufig auch die Fehleranfälligkeit größer). status seines Handlungsfelds in den entsprechenden
Beim Target Setting können (branchenspezifische) Management-Meetings rechtfertigt. So sollte beispiels-
Benchmarks oder innerhalb eines Unternehmens weise das Handlungsfeld „Disposition“ vom Leiter
Peer-Group-Vergleiche herangezogen werden bzw. es Disposition verantwortet werden.
erfolgen detaillierte Analysen.
Das höhere Management wird über regelmäßige
Die Ziele sollten “realistisch” sein, um die Beteiligten Management-Meetings über den Umsetzungsstatus der
nicht zu demotivieren („50% Bestandssenkung in 3 Bestandsoptimierungsinitiative informiert und trifft
Monaten“ wirkt da eher kontraproduktiv) und vom grundlegende Entscheidungen, die innerhalb der
Management freigegeben werden. Das regelmäßige Projektorganisation vorbereitet werden (z. B. Verstär-
Reporting der KPI und des Zielerreichungsstatus wird kung von Ressourcen, Einforderung von Task Force-Ak-
z. B. monatlich ungesetzt und ist wichtiger Bestandteil tivitäten, Investitionsfreigaben etc.). An der Schnittstel-
der regelmäßigen Management-Meetings in der Umset- le zwischen dem Steuerkreis und der aus den
zung. Handlungsfeldmanagern bestehenden Umsetzungsor-
ganisation wird ein übergreifender Projektmanager
bzw. eine PMO-Stelle installiert, um die ganzheitliche
(3) Einen Plan haben Steuerung der Bestandsoptimierungsinitiative sicher-
zustellen.
Die Projektsteckbriefe werden in einem übergreifenden
Umsetzungsplan zeitlich abgebildet und hinsichtlich Die Handlungsfeldmanager sind selbst verantwortlich
ihrer Umsetzung priorisiert sowie aufeinander abge- für die Durchführung von regelmäßigen Jour Fixen
stimmt. Die Priorisierung kann sich beispielsweise auf innerhalb ihres Handlungsfelds. Mit der definierten
Dringlichkeit, Benefit, Ressourcenanforderungen Umsetzungsorganisation wird auch der Eskalationsweg
(Headcount, Budgets etc.) etc. beziehen. festgelegt, d. h. es wird bei nennenswerten Störungen
in der Umsetzung von unten nach oben eskaliert.
Da der Bestandsoptimierungsbeitrag auf der Ebene der Dieses Prinzip muss immer wieder allen Beteiligten
Maßnahmenpakete bestimmt wurde, lässt sich auch klargemacht werden, damit rechtzeitig Gegenmaßnah-
ableiten, zu welchen Zeitpunkten nach Maßnahmenpa- men installiert werden können.
ketumsetzung sich das Bestandniveau positiv entwi-
ckeln sollte. Bei der Auswahl der zu verwendenden Projektmanage-
mentinstrumente gilt das Motto „weniger ist mehr“. Oft
reicht es schon, wenn die Projektorganisation, Mee-
(4) Die gründliche operative Vorbereitung der ting-Struktur, Zielsetzung und Inhalte der Teilprojekte
Umsetzung ist erfolgskritisch (Projektsteckbriefe), LOP-Standards, Status-Reports
(mit genauer Statusdefinition) für die Manage-
Die gründliche operative Vorbereitung der Umsetzung ment-Meetings sowie Projektzeitplanung festgelegt
ist erfolgskritisch für die gesamte Bestandsoptimie- sind. Wichtig ist das konsequente „Leben“ der definier-
rungsinitiative, da hiermit der Rahmen und die Struktu- ten Projektmanagementinstrumente seitens aller
ren für die später zielgerichtete Umsetzung geschaffen Beteiligten.
werden. Wichtiger Bestandteil des Umsetzungsmanage-Miebach Whitepaper Bestandsoptimierung umsetzen 7
Abb. 3
Die schlagkräftige Umsetzungsorganisation
als wichtiger Erfolgsfaktor
Ebene Steuer-
kreis Sponsor Stakeholder
Ebene Projekt- Projekt-
management Manager/
PMO
Ebene Handlungs- HF-Manager HF-Manager HF-Manager
feldmanagement Disposition Produktion Einkauf
Ebene Projekt- Team- Team- Team- Team- Team- Team-
unterstützung MA MA MA MA MA MAMiebach Whitepaper Bestandsoptimierung umsetzen 8
(5) Zielgerichtete Aufstellung der und einzelnen Maßnahmen, wird seitens der Hand-
Umsetzungsorganisation lungsfeldmanager weiter detailliert (Detailplanung
Handlungsfelder). So kann beispielsweise das Hand-
Die Umsetzungsorganisation wird mit dem Kick-off- lungsfeld „Disposition“ das Maßnahmenpaket „Schulung
Meeting aktiviert. Nach Kommunikation aller Spielre- der Disponenten“ beinhalten, das aus den einzelnen
geln und Inhalte der Bestandsoptimierungsinitiative Maßnahmen „Schulungskonzept“, „Train the Trainer“,
beginnt für die Handlungsfelder die Projektarbeit. Auf „Schulungsunterlagen“, „Umsetzungsbegleitung“ und
Arbeitsebene werden von nun an regelmäßige wö- „KPI Disposition“ besteht.
chentliche Jour Fixe der Handlungsfelder durchgeführt,
um dort mit den Teammitgliedern die inhaltliche
Umsetzung weiter voranzutreiben. In den Steuerkrei- (7) Mit Monitoring des Umsetzungserfolgs und
sen berichten die Handlungsfeldmanager den Umset- Nachhaltigkeit sicherstellen
zungsstatus ihrer jeweiligen Handlungsfelder.
Nach Detailplanung der Handlungsfelder erfolgt die
Hierbei begleitet das PMO die Handlungsfeldmanager operative Umsetzung und das laufende Monitoring des
bei der Umsetzung der Projektaktivitäten sowie bei Umsetzungserfolgs mittels der vorher installierten KPI/
der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Reports. Auch das Eskalationsmanagement im Falle von
relevanten Management-Meetings. In den Steuerkrei- größeren Umsetzungshemmnissen ist ein wichtiger
sen werden die KPI-Entwicklung und der Maßnahmen- Baustein des Erfolgs. Die Entwicklung der KPIs wird in
umsetzungsfortschritt (Umsetzungsplanung) reflektiert Reports dargestellt und entsprechend als Präsentation
sowie Eskalationsmaßnahmen abgestimmt. aufbereitet, um den Umsetzungsfortschritt zu verdeut-
lichen.
(6) Schlüsselfertige Ausgestaltung der Maßnahmen Auch werden im Zeitablauf neue Maßnahmen einge-
durch Detailplanung der Handlungsfelder steuert oder bestehende Maßnahmen eingestellt, bei
denen sich herausstellt, dass sie keinen Bestandsopti-
Das bisher erstellte Konzept zur Bestandsoptimierung, mierungseffekt haben. In der folgenden Abbildung sind
bestehend aus Handlungsfeldern, Maßnahmenpaketen exemplarisch zwei Reports zur Umsetzung dargestellt:
Monitoring Maßnahmenumsetzung Bericht und Überprüfung KPI-Entwicklung
Maßnahmenpakete Monat 1 Monat 2 Monat 3 Status
Maßnahmenpaket 1
Maßnahmenpaket 2
Bestand
Laufzeit Bestandsoptimierungsinitiative
Abb. 4: Reports für das Monitoring der Bestandsoptimierung
Steht in der ersten Zeit eher die Detailplanung im Vordergrund, so bewegt man sich
im Zeitablauf zunehmend in Richtung Umsetzung der Maßnahmen mit spürbarer
KPI-Optimierung. Durch den Mix aus Monitoring und Unterstützung wird die Umset-
zung für alle schnell zum „sportlichen Wettkampf“ und die Umsetzung nimmt fast
von selbst Fahrt auf.Miebach Whitepaper Bestandsoptimierung umsetzen 9
Befähigung der Verantwortlichen in der
letzten Phase
(8) Dauerhafte Befähigung der Fachabteilungen finalen Review bzw. einer Abschlusspräsentation und
alle erforderlichen Tools und Templates werden an die
In der letzten Phase der Bestandsoptimierungsinitiati- Verantwortlichen übergeben. Es empfiehlt sich, in
ve werden nach Zielerreichung die Aktivitäten in die regelmäßigen Abständen Audits durchzuführten, um
Linie überführt und das Bestandsmanagement wird den erreichten Bestandsmanagementreifegrad „exzel-
von da an seitens der Fachabteilungen eigenständig lent“ weiterhin zu sichern.
weitergeführt. Wichtig ist die ausreichende Dokumen-
tation (inklusive Schulungs- und Einweisungsunterla-
gen) sowie Übergabe/ Einweisung von Mitarbeitern
(z. B. hinsichtlich der Report-Erstellung, Durchführung
von regelmäßigen Analysen, Fortführung von Maßnah-
men, Stammdatenpflege etc.), falls dieses im laufenden
Projekt noch nicht erfolgt sein sollte.
Abgeschlossen werden sollte das Projekt mit einemMiebach Whitepaper Bestandsoptimierung umsetzen 10
Bestandsmanagement im Zeitalter der
Digitalisierung
Natürlich darf ein Unternehmen nicht stehen bleiben. wenn die Grundstrukturen fehlen. Wichtig für jedes
Nachdem die Hausaufgaben gemacht sind, gilt es, sich strategische Projekt der Bestandsoptimierung ist
in Richtung Digitalisierung weiterzuentwickeln, da hier deshalb, dass im Sinne der Zukunftsorientierung das
ein weiterer Effizienzsprung zu erwarten ist. Es ist PMO auch Aspekte der Digitalisierung im Projekt
allerdings wenig sinnvoll, sofort mit der Einführung berücksichtigt.
von digitalen Technologien und Prozessen zu beginnen,
RFID-Einsatz an Optimierung Lieferkanäle mit
Behältern TCO-Berechnung
Lagerinventur mit Einsatz Smartphone Apps
Drohnen (z. B. Erhöhung
Bestandstransparenz)
Einsatz moderne Automatische
Kommissioniersysteme Disposition
(z. B. Voice-Guided Picking)
Künstliche Intelligenz
Abb. 5: Bestandsmanagement und Digitalisierung
So kann beispielsweise der Anteil an SKU, die automa- Chain Visibility). Die Reduzierung von Fehlern in der
tisch disponiert werden, schrittweise erhöht werden. Kommissionierung wird durch RFID-Armband und
Drohnen oder Smartphone-Apps sind zur Bestandser- andere smarte Technologien möglich. Um Bestände
mittlung/Inventur einsetzbar. Mit Hilfe von Identifikati- standortübergreifend zu reduzieren, empfiehlt sich ein
onssystemen (wie z. B. RFID, Bluetooth u. a.) ist die Total-Cost-of-Ownership-Ansatz, optimalerweise
Echtzeitidentifikation der Behälter und damit auch unterstützt durch passende Simulationstools.
Bestände in der Supply Chain realisierbar (SupplyMiebach Whitepaper Bestandsoptimierung umsetzen 11
Bestandsoptimierung in drei Schritten
Auch an der Schnittstelle zum Lieferanten lässt sich ment installiert sind. Oft wird jedoch die Erfahrung
durch Optimierung der Abrufe der logistische Service- gemacht, dass zwar viel von Innovationen geredet
grad erhöhen und damit die eigene Bestandsoptimie- wird, teilweise sogar erste Digitalisierungsprojekte
rung positiv beeinflussen. KI-Methoden helfen hier aus angestoßen wurden, sich aber schnell herausstellt, dass
großen Datenmengen Schlüsse zu ziehen, Absätze fundamentale Schwachstellen im betrachteten Unter-
besser zu planen und so den Servicegrad nachhaltig zu nehmen existieren (z. B. nicht akzeptable Stammdaten-
verbessern. qualität, papierbasierte Prozesse, antiquierte Daten-
übermittlung per Rohrpost, manuelle und selbst
Bei aller „Digitalisierungseuphorie“ ist es jedoch gestrickte Abläufe außerhalb der Standard-IT-Systeme
wichtig, dass die Umsetzungsorientierung im Fokus etc.). Deshalb ist es essenziell, dass immer die folgende
bleibt und immer erst die Basics im Bestandsmanage- Reihenfolge beachtet wird:
1 „Hausaufgaben machen“, d. h. Schaffung der Basis
für die Bestandsoptimierung,
2 Einführung Bestandsmanagement und Umsetzung
von Bestandsoptimierungsinitiativen als
strategisches Projekt sowie
3 Sicherung des Bestandsmanagementreifegrads
„exzellent“ durch u. a. Nutzung innovativer
Ansätze der DigitalisierungMiebach Whitepaper Bestandsoptimierung umsetzen 12
Fazit
Die Planung von Beständen ist wichtig, Neben der kontinuierlichen Messung der
allerdings ist die nachhaltige Umsetzung relevanten Bestands-KPI und des Umset-
von Bestandsoptimierungsmaßnahmen zungsfortschritts wird die Unternehmen-
die eigentliche Herausforderung. Hierfür sorganisation seitens eines übergreifen-
ist ein zeitlich befristetes, aber in einem den Projektmanagements/PMOs in der
größeren Umfang strategisches Projekt Ausgestaltung und Umsetzung der Be-
im Sinne eines Programm-Managements standsoptimierungsmaßnahmen begleitet
mit starker Umsetzungsorientierung und so nachhaltig befähigt, sich mit ei-
zwingend erforderlich. nem exzellenten Bestandsmanagement
von der Konkurrenz abzuheben, um so
auch in unsicheren Zeiten zu bestehen!Miebach Consulting:
The Supply Chain Engineers
2020
Miebach Consulting bietet internationale Supply-
Chain-Beratung und Ingenieursleistungen in Produkti-
on und Logistik an. Unsere Kunden sind sowohl
mittelständische Unternehmen als auch Konzerne, die
ihre Wettbewerbsposition mit innovativen Logistiklö-
sungen verbessern und ausbauen wollen.
• 24 Büros weltweit
Die Miebach-Gruppe umfasst heute weltweit 24
Standorte in Europa, Asien sowie Nord- und Südame-
• 380 Mitarbeiter
rika. Mit über 380 Mitarbeitern sind wir eines der
international führenden Beratungsunternehmen für
Logistik und Supply Chain Management. Als Ergebnis
erhalten unsere Kunden das wofür wir stehen: Supply
Chain Excellence.
Wir würden uns freuen, diese und weitere Themen mit Ihnen
in einem persönlichen Gespräch zu diskutieren.
Miebach Consulting Gruppe
Untermainanlage 6
60329 Frankfurt am Main
Deutschland
Tel.: + 49 69 273992-0
vertrieb@miebach.com
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