Digitale Vorreiter - a&o Hostels steigen erfolgreich auf das webbasierte Property Management System des Softwareanbieters ASSD um.
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Digitale Vorreiter – a&o Hostels steigen erfolgreich
© a&o Hostels
auf das webbasierte Property Management System
des Softwareanbieters ASSD um.
Vision, Dynamik, Veränderung: a&o geht in der Hostelbranche von jeher mit
technischen und operativen Innovationen voran. Innerhalb weniger Monate
haben sie nun mit vollem Erfolg alle 40 Hostels an 24 Standorten in 9 euro-
päischen Ländern auf die webbasierte ASSD Hospitality Cloud 3.0 umgestellt.
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„Dass wir den Schritt von windows- auf web
basiert mit ASSD machen würden, war für uns
klar. Von Anfang an ging und geht ASSD auf die „Großes Plus: keine Einarbeitungs-
individuellen Wünsche und Anforderungen von zeit in ein neues System, keine
a&o ein, wir sind zusammen stetig gewachsen.“
unnötigen Kosten für Schulungen!“
Oliver Winter, CEO a&o Hostels
Sven Pflüger, Head Supervisor PMS
Seit der Eröffnung des ersten a&o Hostels a&o Hostels
Berlin Friedrichshain im Jahr 2000 hat das
windowsbasierte ASSD PMS die steile Erfolgs- ___________________________________________
kurve der a&o Hostelkette zuverlässig beglei-
tet und unterstützt. Im Laufe des Jahres 2021 zu seinem Vorgänger aus der Windows Genera-
hat die webbasierte, mit PHP und MySQL kom- tion gewährleistet, hat den Umstellungspro-
plett neu entwickelte ASSD Property Manage- zess enorm erleichtert. Die Vorteile liegen für
ment Software das Ruder übernommen. Die a&o Hostels auf der Hand: Sämtliche Daten
Tatsache, dass das neue System hundertpro- können auf Knopfdruck übernommen werden,
zentige Daten- und Einrichtungskompatibilität wodurch die über Jahre aufgebauten kunden-
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spezifischen Konfigurationen bestehen bleiben i n t
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und der tägliche Arbeitsalltag ohne aufwän- Philli ficer a&o ng mit
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dige Neuschulungen sämtlicher Mitarbeiter von „In erster Linie haben wir natürlich t d
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großen Wert darauf gelegt, eine h, is end
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Migration umzusetzen, die den ic
Wie geht nun die Umstellung bei einer so und r
großen und internationalen Kette konkret Betriebsalltag nur minimal stört
vonstatten?
Livegang-Premiere im April 2021: nach einigen
und somit auch den geringsten Ein-
intensiven Vorgesprächen und Vorbereitungen fluss auf den Gast hat.“ Sven Pflüger,
wurde ein erstes Haus, in diesem Fall das a&o Head Supervisor PMS a&o Hostels
Berlin Hauptbahnhof vom windowsbasierten
auf das webbasierte ASSD PMS umgestellt. ___________________________________________ Ben
Danach hieß es testen, testen, testen. Sämtli-
meins utzerstam
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„Unsere erste Testumstellung war noch etwas mehre mem Kund
che Funktionen, Schnittstellen und Anwendun- ren H en- un
holprig. Allerdings konnten wir anhand des Tests und d äuser d
gen wurden ausgiebig erprobt. Nicht nur in i nm
unglaublich viele ‚Baustellen‘ bereits beheben, Perfe e Verwaltu it ge-
Berlin, sondern auch in dem mittlerweile neu kt für n
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eröffneten a&o Hostel Edinburgh, welches von sodass man mit einem gut ausgearbeiteten UNSE
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Migrationsplan nahezu nahtlos umstellen konnte. ER
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Wir waren hier mit ASSD quasi im täglichen
Austausch, gemeldete Probleme wurden umge-
hend gelöst. Wünsche und Optimierungsanpas-
© a&o Hostels
sungen wurden ebenfalls immer sofort umge-
setzt. Sämtliche Umstellungen liefen völlig
unproblematisch.“ (Sven Pflüger, Head Super
visor PMS a&o Hostels)
Der erfolgreiche Abschluss der Bewährungspro-
ben „erstes und größtes“ Haus war der Start-
schuss für den Endspurt: eng getaktet erfolgte basierten Property Management System und doch tem deutlich leichter zu verstehen ist als das alte,
von September bis Dezember 2021 die termin- mussten alle auf denselben Kundenstamm zugrei- die Prozesse sind intuitiver. Aber auch Mitarbeiter,
gerechte Umstellung aller weiteren 38 europä fen. Dies stellte selbst in Spitzen-Auslastungszei- die schon sehr lange im Unternehmen sind, können
ischen Häuser, inklusive der jeweiligen länder- ten keinerlei Probleme dar. sich kein Zurück mehr vorstellen. Alle haben sich
spezifischen Fiskalanforderungen. De facto sehr schnell an die neue Oberfläche gewöhnt und
bedeutet das, dass durchschnittlich zwei bis Eine saubere Schnittstelle zu dem von a&o wissen die neuen Funktionen und Möglichkeiten
Anfang an mit der webbasierten Version in drei Häuser pro Woche umgestellt wurden. Je genutzten Channel Manager sowie die bereits zu schätzen.“ (Sven Pflüger, Head Supervisor PMS
Betrieb ging. Nachdem sowohl in der deutschen nach Größe des jeweiligen Hostels betrug der erwähnten, zum Teil sehr unterschiedlichen a&o Hostels)
als auch in der schottischen Hauptstadt alles Zeitaufwand ca. einen halben Tag bzw. in vielen Anforderungen an die Fiskalsysteme der verschie-
hieb- und stichfest lief, folgte am 7. Juli die Fällen eine halbe Nacht, um den Hostelbetrieb denen europäischen Länder stellten weitere hohe Einen besonderen Mitarbeiter-Applaus bekommt
Umstellung des a&o Hostels Hamburg Haupt- tagsüber nicht zu stören. Anforderungen dar, denen das webbasierte ASSD das neue Dashboard, das alle relevanten Daten
bahnhof, mit über 2.000 Betten das größte PMS anstandslos und souverän begegnet ist. auf einen Blick zeigt. Somit hat der User sofort
aller a&o Häuser. Die in der anschließenden Eine besondere Herausforderung bestand Zudem war es a&o extrem wichtig, „ihre Kollegen nach der Anmeldung sprichwörtlich auf dem
Livephase anfallenden Korrekturen und Ände- darin, den gemeinsamen Kundenstamm in den abzuholen, denn Neues macht bekanntlich Schirm, wieviele Anreisen und Abreisen anstehen
rungen wurden jeweils in Zusammenarbeit mit Umstellungsmonaten komplett aufrecht zu manchmal Angst“ (Sven Pflüger, Head Supervisor und wie sich die durchschnittlichen Preise gestal-
den ASSD Entwicklern in kürzester Zeit durch- erhalten. Über vier Monate arbeiteten manche PMS a&o Hostels). Die Reaktionen nach den ten, sowohl an dem aktuellen Tag als auch für die
geführt und angepasst, Ausfälle oder Down- der 40 a&o Hostels noch mit der alten Windows Umstellungen sprechen für sich: „Gerade von nachfolgenden 14 Tage.
Zeiten gab es keine. Software, andere bereits mit dem neuen web- neuen Kollegen hört man oft, dass das neue Sys-
Warum generell umstellen, wenn das Windows Die Bilanz von a&o fällt durchweg positiv aus:
System zuverlässig läuft? Geschwindigkeit und flexible Nutzung
„Es war uns sehr wichtig, dass wir bei unserem „Unser neues ASSD PMS ist deutlich schnel-
weiteren Wachstum ein stabiles PMS zur Verfü- ler als das Windows System. Der Vorteil der
gung haben, welches unseren stetig wachsenden Cloud ist ganz klar der, dass von überall und
Datenbanken und Anforderungen gerecht wird. zu jedem Zeitpunkt gearbeitet werden
Mit der alten Windows Variante wären wir hier kann, man benötigt lediglich einen PC/
höchstwahrscheinlich zeitnah an unsere Gren- Tablet sowie Internet und schon kann es los-
zen gestoßen.“ (Sven Pflüger, Head Supervisor gehen.“ (Sven Pflüger, Head Supervisor PMS
PMS a&o Hostels) a&o Hostels)
Wertvolle Echtzeit Information
Die Zukunft liegt eindeutig in webbasierten
„Wir können unter-
Systemen. Für a&o Hostels ist es nur eine
nehmensweit in Echt-
Frage der Zeit, bis Windows Software aktuelle
zeit ermitteln, wie
Entwicklungen und Standards nicht mehr
viele Betten „Stand
bewältigen kann. Die neuen Technologien
jetzt“ verkauft wur-
geben hier ein hohes Tempo vor. Und äußere
den. Das war zuvor
Einflüsse wie die Coronapandemie leisten digi-
deutlich mühsamer.“
talen und kontaktlosen Anwendungen enormen
(Sven Pflüger, Head
Vorschub.
Supervisor PMS a&o
Hostels)
Tolle individuelle Gestaltungs- und Anpas-
sungsmöglichkeiten
„Mit dem neuen PMS auf PHP-Basis können
wir die meisten gewünschten Reports und
Briefe selbstständig erstellen, der neue
Reportgenerator bietet on top viele tolle
Möglichkeiten. Auch die One-Click-E-Mail-
Funktion hat an weiteren individuellen
Funktionen gewonnen.“ (Sven Pflüger,
Head Supervisor PMS a&o Hostels)
Vorteile durch neue Technologie
„Jetzt gibt es keine begrenzten Datenban-
ken mehr und das System ist weniger war-
Zudem braucht ein progressives Unternehmen tungsintensiv. Zudem macht die moderne
wie a&o, das auf Expansion und permanente Programmiersprache das Anbinden zukünfti-
Weiterentwicklung ausgerichtet ist, in allen ger Schnittstellen deutlich einfacher.“
Bereichen die Unterstützung durch state-of- (Sven Pflüger, Head Supervisor PMS a&o
the-art-Technologien. Das webbasierte System Hostels)
ist beispielsweise wesentlich skalierbarer,
wodurch es zu keinen Geschwindigkeitsein
bußen kommt, wenn weitere 40, 80 oder 100
Häuser angeschlossen werden. Die Umstellung
Ihr Ansprechpartner:
auf das neue webbasierte ASSD PMS bedeutet
einen Technologiesprung, der für die zukünftige Phillip Winter
Chief Marketing Officer
Entwicklung unabdingbar ist. a&o Hostels
Tel.: +49 (0) 30 80 94 7 5030
phillip.winter@aohostels.com
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