Edoc contract app for d.velop documents - Produktinfo
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edoc solutions ag | Ihr Partner im Digitalen Wandel edoc contract app Produktinfo for d.velop documents Vertragsmanagement mit Erinnerungsfunktionen © 2022 edoc solutions ag | Alle Rechte vorbehalten.
Die edoc contract app for d.velop documents ist eine Lösung zum Verwalten von Verträgen. Dank der verschiedenen Erinnerungsfunktionen ist es möglich Termine zu setzen, um relevante Vertragsfristen einhalten zu können. Über die Fälligkeit der Fristen wer- den die jeweiligen Benutzer automatisch per E-Mail informiert. Eine Übersicht der Erinnerungen kann von jedem berechtigten Benutzer eingesehen werden. Integrierte Vertragsverwaltung für d.velop documents Automatisierte E-Mail Benachrichtigung Mit Hilfe der Funktionen des d.velop doc- gelten auch für das Arbeiten mit Dank der automatisierten E-Mail einfach alle relevanten Informationen uments Systems können Sie die ver- Vertragsakten und Vertragsdokumenten Benachrichtigung behalten Sie stets zu entsprechenden Erinnerungen und schiedensten Arten von Dokumenten und deren Anhänge. Die Strukturierung den Überblick über die Fristen inner- Verträgen. Dabei wird pro Tag jeweils verwalten, archivieren und revisionssich- der Akten, beispielsweise Rahmen- und halb der Vertragsverwaltung. Die eine E-Mail versendet, die einen oder er ablegen. Die Daten werden dabei durch Einzelvertragsakten, kann kundenindivi- Benachrichtigung wird an den für den mehrere Reminder in Listenform die Erstellung von Akten sowie das Zu- duell konfiguriert werden. Auswahllisten Vertrag zuständigen Mitarbeiter versen- enthalten kann. ordnen entsprechender Dokumente zum leichteren Füllen eines Feldes (z. B. det. Somit erhält dieser schnell und strukturiert. Diese grundsätzlichen Vertragsstatus) werden vom jeweiligen Funktionen von d.velop documents Administrator gepflegt. Einfache Vertragssteuerung Reminder für verschiedene Aufgaben Über die Trefferliste des d.3 smart gewählten Vertrag angelegt und explorer erhalten Sie nach der Auswahl Vertragspartner ausgewählt bzw. ange- Im Verlauf eines Vertragszyklus ent- und die Garantie, die zusammenfassend eines Vertragsdokuments den Zugriff auf legt. Bezüglich der Reminder stehen stehen Fristen. Neben der Frist zur “Reminder” genannt werden. Für einen die Vertragssteuerung. In diesem Bereich dem Anwender verschiedene Optionen Verlängerung oder der Kündigung können Vertrag kann es, je nach Vertragszyklus, werden bestimmte Vertragsdaten zur Verfügung: Aufgabe, Wiedervorlage, noch weitere Fristen relevant sein, über entsprechend mehrere Reminder bearbeitet, Reminder für den aus- Garantie, Kündigung oder Verlängerung. die ein Anwender automatisch erinnert geben. Darüber hinaus können auch werden möchte. Durch die unterschiedli- für Vertragsanhänge Reminder erfasst chen Fristen resultieren verschiedene werden, sofern dies sachlich gefordert Verwaltung der Zugriffsrechte Aktionen, darunter die Wiedervorlage, die wird. Aufgabe, die Verlängerung, die Kündigung Die Vergabe der Rechte kann wahlweise in der Administration von d.velop documents oder in Ihrem Active Directory erfolgen. © 2022 edoc solutions ag | Alle Rechte vorbehalten.
edoc contract app for d.velop documents 1 Abb. 1 – Konfiguration der Vertragssteuerung: Mit Auswahlmenüs und dem Anhaken der gewünschten Optionen kön- nen Sie Dokumentarten, Felder und Eigenschaften wählen. Welche Vertragsarten und Felder angezeigt werden lässt sich individuell einstellen. Benutzerbezogen kann bei der Sprache zwischen deutsch und englisch gewählt werden. Abb. 2 – Ansicht der Vertragssteuerung im d.3 smart explorer: Die Vertragssteuerung dient dem Erstellen und Verwalten von Frist- 2 erinnerungen (Remindern). Die klar und logisch gestaltete Bedienung und die übersichtliche Darstellung machen es einfach, seine Fristen zu über- wachen. Beim Erreichen einer Frist, wird die jeweilige Person oder die Gruppe automatisch per E-Mail benachrichtigt. © 2022 edoc solutions ag | Alle Rechte vorbehalten.
edoc contract app for d.velop documents Ihre Vorteile im Überblick Bearbeitung in der Reminder-Übersicht • Einfache Verwaltung von Verträgen und Fristen • Übersicht dank automatisierter Erinnerungsfunktion am entsprechenden Reminder sind mit dem jeweiligen beiten. Darüber hinaus kann der Anwender Reminder-Datum Vertrag direkt verbunden und können mit einem Klick direkt in den dazugehörigen • Komfortable Reminder-Übersicht und Bearbeitung mit Hilfe der Reminder-Übersicht sowohl Vertrag springen. Je nach d.velop doc- nutzerbezogen als auch auf einen uments Berechtigung können Sie • Leichte und intuitive Bedienung Blick dargestellt werden. Neben der auch weitere Reminder anderer • Verwaltung in gewohnter d.3 smart explorer oder d.3one Umgebung Möglichkeit der Sortierung, der Suche, der Nutzer einsehen und bearbeiten. Somit zeitlichen Einschränkung sowie der können einzelne Unternehmensbereiche • Schnelle Bearbeitung von Verträgen, Vertragsanhängen und Remindern Anzeige von bereits erledigten Remindern, beispielsweise die für sie relevanten lassen sich über die Reminder-Übersicht Verträge, Fristen und Reminder gemein- • Übersichtliche integrierte Darstellung neben der Trefferliste zudem alle Reminder ganz einfach bear- sam verwalten. • Rechtesteuerung für Reminder mit Lese- oder Schreibrechten Konfiguration und Anpassung Vertragsakten von Einzel- oder die Vertragsdokumente fest. Über die Abb.: Die Reminderübersicht zeigt Rahmenverträgen und Vertrags- Aktenbildung erreichen Sie eine auto- alle eingetragenen Erinnerungen dokumente sowie deren Anhänge matische Ablage in Ihre Aktenstruktur. der Verträge benutzerbezogen an. können Sie einfach in der Administration Die jeweiligen Auswahllisten werden von d.velop documents konfigurieren. nach Ihren individuellen Anforderungen Hier legen Sie neben den Dokument- befüllt. und Aktenarten auch die Felder für © 2022 edoc solutions ag | Alle Rechte vorbehalten.
Wer wir sind Wir sind ein Spezialist für Dienstleistungen rund um das Management unternehmensweiter Informationen. Mit unserem Angebot aus einer Hand, von Hard- und Software bis Support, heben wir uns konsequent von vielen anderen mittelständischen Anbietern ab. Im Vergleich zu Großunternehmen, die eine ähnliche Leistungsbreite aufweisen, sind wir persönlicher, flexibler und effizienter. Was unsere Kunden und Partner erwarten können Wir bieten unseren Kunden Lösungen, die ihnen den größtmöglichen Nutzen bringen. Ausgehend von einer intensiven Beratung begleiten wir den Kunden von der technischen Umsetzung bis über das Projektende hinaus. Unseren Partnern gegenüber setzen wir auf eine langfristige Geschäftsbeziehung, die auf Vertrauen und überzeugender Kompetenz basiert. edoc solutions ag Metternicher Str. 4 53919 Weilerswist T: +49 2254 9643 0 F: +49 2254 9643 777 info@edoc.de www.edoc.de Stand: März 2022 | © 2022 edoc solutions ag | Alle Rechte vorbehalten.
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