ELohnausweis SSK Benutzerhandbuch Version 5.0
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eLohnausweis SSK Benutzerhandbuch Version 5.0
Benutzerhandbuch eLohnausweis
Inhaltsverzeichnis
INHALTSVERZEICHNIS
1. EINLEITUNG 4
2. INSTALLATION 5
3. ERSTE SCHRITTE 10
3.1. Erster Start 10
3.2. Fensteraufbau 11
3.3. Arbeitgeber erfassen, editieren und löschen 12
3.4. Arbeitnehmer erfassen, editieren und löschen 13
3.5. Lohnausweis erfassen und drucken 13
3.6. Lohnausweis drucken 14
4. IMPORT 15
4.1. Allgemein 15
4.2. Unterstützte Dateiformate 15
4.2.1. Import ab Version 1.0 (elohn.script) 15
4.2.2. Import ab Version 2.0 (srdb.script) 15
4.2.3. Import ab einem CSV-File 16
4.3. Ablauf 19
4.3.1. Datei auswählen 19
4.3.2. Zu importierende Elemente auswählen 19
4.3.3. Abgleich mit bestehenden Daten 20
4.4. Probleme beim Import 23
5. DATENBANK 24
5.1. Datenbank erstellen 24
5.2. Datenbank öffnen 24
5.3. Datenbank umbenennen 24
5.4. Passwortschutz verwenden 25
5.4.1. Passwort setzen 25
5.4.2. Öffnen einer Passwortgeschützten Datenbank 26
5.4.3. Passwort entfernen 26
5.4.4. Passwort vergessen 26
6. WEITERE FUNKTIONEN 27
6.1. Benutzereinstellungen sichern 27
6.2. Benutzereinstellungen wiederherstellen 27
6.3. Datenbank sichern 27
6.4. Datenbank wiederherstellen 27
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 2 von 30
Benutzerhandbuch eLohnausweis
Inhaltsverzeichnis
6.5. Ansicht 27
6.6. Formular validieren 27
6.7. Update 28
6.8. Eingaben übernehmen aus Vorjahr 29
6.9. Hilfe 29
7. EINSTELLUNGEN 30
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Benutzerhandbuch eLohnausweis
Einleitung
1. Einleitung
Das Benutzerhandbuch beschreibt die Funktionen der Applikation eLohnausweis der
schweizerischen Steuerkonferenz SSK. Die Software eLohnausweis bietet kleineren
KMU’s ohne zertifizierte Lohnbuchhaltung die Möglichkeit, Lohnausweise bequem
am PC zu erstellen.
Das Programm ist mandantenfähig, d.h. es können mehrere Arbeitgeber erfasst
werden. Die einzelnen Arbeitnehmer können den zutreffenden Arbeitgebern zuge-
ordnet werden. Das Produkt erlaubt einmal erfasste Lohnausweise zu speichern und
revisionssicher zu archivieren (PDF-Format). Die Daten können zudem jederzeit als ZIP-
File auf ein externes Speichermedium gesichert und bei Bedarf wiederhergestellt
werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit Datenimporte aus Fremdprogram-
men, sowie Datenexporte im CSV-Format vorzunehmen. Der Pfad der Datenspeiche-
rung kann frei gewählt werden. Einmal erfasste Arbeitnehmer- und geber können für
die nachfolgenden Kalenderjahre übernommen werden. Der Ausdruck der Lohn-
ausweise erfolgt auf weissem Papier. Der Ausdruck wird von sämtlichen Steuerbe-
hörden anerkannt.
Die Software bietet ebenfalls die Funktionalität von Live-Updates über das Internet,
so verfügen Sie immer über die aktuelle Version.
Alle in Beispielen verwendeten Namen von Produkten, Vorgängen, Personen und Er-
eignissen sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisatio-
nen, Produkten, Namen oder Ereignissen ist rein zufällig. Die in diesem Handbuch
enthaltenen Angaben können, sofern notwendig, jederzeit ohne Vorankündigung
geändert werden.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 4 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Installation
2. Installation
Bevor mit der Installation begonnen werden kann muss die Software bei der Eidge-
nössischen Steuerverwaltung heruntergeladen werden:
http://www.estv.admin.ch/bundessteuer/dienstleistungen/00247/index.html?lang=de
Laden Sie die Ihrem Betriebssystem entsprechende Version herunter und starten Sie
das Installationsprogramm.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 5 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Installation
Wählen Sie hier Ausführen für die Installationsdatei ohne speichern auszuführen oder
Speichern um die Installationsdatei auf der Festplatte zu speichern.
Klicken Sie hier auf Ausführen. Die Installationsdatei stammt aus einer sicheren Quel-
le.
Auf dem ersten Fenster können Sie die Sprache wählen, in welcher Sie durch die In-
stallation geführt werden möchten:
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 6 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Installation
Auf dem folgenden Bildschirm können Sie auf Weiter klicken:
Nun wird der Ort abgefragt, wo das Programm installiert werden soll:
Hier können Sie in der Regel den vorgeschlagenen Pfad akzeptieren und auf Weiter
drücken. Falls Sie Windows Vista verwenden ist es sinnvoll hier einen Pfad im eigenen
Benutzerverzeichnis (User-Home) anzugeben, weil es sonst eventuell zu Problemen
mit den Zugriffsrechten kommt.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 7 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Installation
In einem nächsten Schritt können Sie sich eine Verknüpfung auf dem Desktop ma-
chen, damit Sie die Applikation einfach starten können:
In dieser Übersicht können Sie die gemachten Angaben überprüfen. Klicken Sie an-
schliessend auf Installieren.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 8 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Installation
Nach erfolgreicher Installation klicken Sie auf Fertig.
Nun sollten Sie auf Ihrem Desktop ein Icon e-Lohnausweis SSK finden, das Sie nun
doppelklicken können um die Applikation eLohnausweis zu starten.
Im folgenden Kapitel finden Sie Informationen zu den wichtigsten Schritten und Sie
werden die Applikation näher kennen lernen.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 9 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Erste Schritte
3. Erste Schritte
In diesem Kapitel werden die wichtigsten Anwendungsfälle aufgezeigt um einen ra-
schen Einblick in die Software eLohnausweis zu geben.
3.1. Erster Start
Nach dem ersten Start, und sofern Sie nicht bereits früher mit dem eLohnausweis ge-
arbeitet haben, müssen Sie zuerst ein Jahr auswählen und einen Arbeitgeber erfas-
sen (siehe Ziffer 3.3). Gehen Sie hierzu unter den Menüpunkt Bearbeiten auf Arbeit-
geber erfassen.
Haben Sie einen Arbeitgeber erfasst, können Sie wiederum unter dem Menü Bear-
beiten einen Arbeitnehmer erfassen. Sobald Sie den Arbeitnehmer erfasst haben
(siehe Ziffer 3.4), erscheint das Lohnausweisformular und Sie können mit dem ausfül-
len beginnen.
Falls Sie jedoch bereits mit einer früheren Version von eLohnausweis gearbeitet ha-
ben und gewisse Arbeitgeber oder Arbeitnehmer importieren möchten, dann kön-
nen Sie entweder die Script-Datei (DB Script File aus dem verwendeten Speicherver-
zeichnis) der früheren Version angeben, oder Sie können auch eine CSV Datei an-
geben, die mittels Excel erstellt werden kann. Dazu müssen Sie jedoch den genauen
Aufbau dieser CSV Datei beachten.
Für weitere Informationen betreffend Daten-Import bitte Kapitel 4 lesen.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 10 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Erste Schritte
3.2. Fensteraufbau
Das Fenster der Applikation kann in verschiedene Bereiche unterteilt werden. Als ers-
tes kommt die Menüleiste (Datei, Bearbeiten, Ansicht, usw.) und direkt darunter die
Symbol-Leiste.
In der Symbol-Leiste selektieren Sie den aktuellen Arbeitgeber und das aktuelle Steu-
erjahr.
Das Hauptfenster hat auf der linken Seite eine Auflistung aller Arbeitnehmer des in
der Symbol-Leiste selektierten Arbeitgebers und des selektierten Steuerjahrs. Ober-
halb dieser Auflistung befindet sich noch eine Suchfunktion, welche die angezeigten
Arbeitnehmer einschränkt. Die rechte Seite des Hauptfensters besteht aus einer For-
mular- und einer PDF-Ansicht. In der Formularansicht kann der Lohnausweis, bzw. die
Rentenbescheinigung der aktuellen Steuerperiode bearbeitet werden. In der PDF-
Ansicht sind alle bereits ausgedruckten Lohnausweise als PDF abrufbar. Unterhalb
der Formularansicht befindet sich der zum Eingabefeld passende Textabschnitt aus
der Kurz-Wegleitung.
Am unteren Rand befindet sich die Statuszeile.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 11 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Erste Schritte
3.3. Arbeitgeber erfassen, editieren und löschen
Über das Menü Bearbeiten können Sie einen neuen Arbeitgeber erfassen, sowie ei-
nen bestehenden Arbeitgeber editieren oder löschen. Da immer mindestens ein Ar-
beitgeber vorhanden sein muss, kann ein Arbeitgeber nur gelöscht werden, wenn
noch mindestens ein weiterer Arbeitgeber vorhanden ist.
Wird ein Arbeitgeber gelöscht, werden auch alle dazugehörigen Arbeitnehmer, so-
wie deren Lohnausweise und Rentenbescheinigungen gelöscht.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 12 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Erste Schritte
3.4. Arbeitnehmer erfassen, editieren und löschen
Über das Menü Bearbeiten kann ein neuer Arbeitnehmer erfasst, sowie bestehende
Arbeitnehmer editiert und gelöscht werden. Der Arbeitnehmer gehört automatisch
zum aktuell selektierten Arbeitgeber. Wird ein Arbeitnehmer gelöscht, so werden
auch alle seine Lohnausweise für alle Steuerperioden gelöscht.
3.5. Lohnausweis erfassen und drucken
Um einen Lohnausweis für einen Arbeitnehmer zu erfassen muss zuerst kontrolliert
werden, dass die richtige Steuerperiode in der Auswahl (Symbol-Leiste) selektiert
wurde. Danach kann man einfach den Arbeitnehmer auswählen und den Lohnaus-
weis bearbeiten.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 13 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Erste Schritte
3.6. Lohnausweis drucken
Wenn Sie den oder die erstellten Lohnausweise drucken möchten, gehen Sie unter
dem Menü Datei auf Ausgewählte Formulare aufbereiten (nur markierte) oder auf
Alle Formulare aufbereiten. Die Lohnausweise werden anschliessend als PDF-Datei,
schwarzweiss und mit 2D-Barcode aufbereitet und können ausgedruckt werden.
Alle bereits einmal ausgedruckten Lohnausweise finden Sie später unter dem Reiter
„PDF Ansicht“.
Genauere Informationen bezüglich der Erfassung von Lohnausweisen und Renten-
bescheinigungen finden sie in der Applikation unter Hilfe -> Dokumente und Merk-
blätter -> Wegleitung.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 14 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Import
4. Import
4.1. Allgemein
Der Import wird über die Funktion Datei Datenhaltung -> Import gestartet.
Die Import-Funktion wurde im Vergleich zum letzten Jahr erweitert. Neu werden Sie
auf Überschneidungen mit bestehenden Daten hingewiesen und können jeweils ent-
scheiden, ob Sie die alten Daten beibehalten wollen oder die neuen importieren.
4.2. Unterstützte Dateiformate
Folgende Dateiformate werden unterstützt.
4.2.1. Import ab Version 1.0 (elohn.script)
Die Version 1.0 der Lohnausweis-Applikation funktionierte mit einem File
„elohn.script“, welches im Installationsverzeichnis der Applikation zu finden ist:
/DB/elohn.script
Für Installationen unter Windows also zum Beispiel:
C:/Programme/eSalaryReport/DB/elohn.script
Diese Datei kann direkt importiert werden, es sind keine Anpassungen notwendig.
4.2.2. Import ab Version 2.0 (srdb.script)
Die Version 2.0 der Lohnausweis-Applikation erstellte ein File „srdb.script“, welches im
User-Home-Verzeichnis zu finden ist
/eSalaryReport2/db/srdb.script
Für Windows also zum Beispiel:
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 15 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Import
C:/Dokumente und Einstellungen//eSalaryReport2/db/srdb.script
Diese Datei kann direkt importiert werden, es sind keine Anpassungen notwendig.
4.2.3. Import ab einem CSV-File
Es ist auch möglich, Daten ab einem CSV-File zu importieren. Dabei muss die Datei
folgende Struktur haben:
Pro Arbeitgeber / Arbeitnehmer / Lohnausweis gibt es eine Zeile in der Datei.
Jede Zeile muss mit einer Identifikationsnummer beginnen. Diese beträgt
- 1 für Arbeitgeber
- 2 für Arbeitnehmer
- 3 für Lohnausweise
Die Reihenfolge muss immer so sein, dass der Arbeitgeber vor seinen Arbeitneh-
mern steht, bzw. der Arbeitnehmer vor seinen Lohnausweisen.
Die einzelnen Werte werden mit einem Strichpunkt getrennt
Im Folgenden werden die drei Recordstrukturen für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und
Lohnausweise detailliert beschrieben.
Arbeitgeber
Position Inhalt Validierung
1 1 (Fix für alle Arbeitgeber) Zwingend
2 Name Zwingend
3 Strasse
4 Postfach
5 Postleitzahl Zwingend, Numerisch
6 Ort Zwingend
7 Land
8 Telefon
9 Ansprechperson: Vorname Zwingend
10 Ansprechperson: Name Zwingend
11 Ansprechperson: Telefon Zwingend
Ein Record könnte also zum Beispiel folgendermassen aussehen:
1;Die Firma;Firmenstrasse 12;10;3000;Firmenhausen;Schweiz;031 123 45
67;Hans;Muster;031 234 56 78
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 16 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Import
Arbeitnehmer
Position Inhalt Validierung Bem.
1 2 (Fix für alle Arbeitnehmer) Zwingend
2 AHV-Nummer muss eine gültige AHV-Nummer im 1)
Format „xxx.xx.xxx.xxx“ sein
3 Neue Versichertennummer muss eine gültige Neue 1)
Versichertennummer im Format
„xxx.xxxx.xxxx.xx“ sein
4 Geburtsdatum muss ein gültiges Datum nach 1890 1)
und vor heute sein
5 Geschlecht Zwingend, „M“ für Männlich, bzw.
„F“ für Weiblich
6 Vorname Zwingend
7 Nachname Zwingend
8 Strasse
9 Postfach
10 Postleitzahl Zwingend, Numerisch
11 Ort Zwingend
12 Land
Bemerkungen:
1) Mindestens eines dieser drei Felder muss ausgefüllt sein.
Ein Record könnte also zum Beispiel folgendermassen aussehen:
2;123.70.123.123;756.0000.0000.00;01.01.1970;M;Hans;
Muster;Musterstrasse 12;20;3000;Musterdorf;Schweiz
Lohnausweis / Rentenbescheinigung
Pos. auf
Position Inhalt Validierung Lohnausw.
1 3 (Fix für alle Lohnausweise) Zwingend -
2 Typ („SR“ für Lohnausweise, „AR“ für Renten- Zwingend A bzw. B
bescheinigungen)
3 Jahr Zwingend D
4 Von (Datum) Zwingend E
5 Bis (Datum) Zwingend E
6 Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- F
und Arbeitsort
7 Kantinenverpflegung / Lunch-Checks („x“ G
bzw. leer lassen)
8 Lohn / Rente (Betrag) 1.0
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 17 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Import
Pos. auf
Position Inhalt Validierung Lohnausw.
9 Gehaltsnebenleistungen: Verpflegung, Unter- 2.1
kunft (Betrag)
10 Gehaltsnebenleistungen: Privatanteil Ge- 2.2
schäftswagen (Betrag)
11 Gehaltsnebenleistungen: Andere – Art (Text) 2.3
12 Gehaltsnebenleistungen: Andere (Betrag) 2.3
13 Unregelmässige Leistungen – Art (Text 3.0
14 Unregelmässige Leistungen (Betrag) 3.0
15 Kapitalleistungen – Art (Text) 4.0
16 Kapitalleistungen (Betrag) 4.0
17 Beteiligungsrechte (Betrag) 5.0
18 Verwaltungsratsentschädigungen (Betrag) 6.0
19 Andere Leistungen – Art (Text) 7.0
20 Andere Leistungen (Betrag) 7.0
21 Beiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV 9.0
22 Berufliche Vorsorge: Ordentliche Beiträge (Be- 10.1
trag)
23 Berufliche Vorsorge: Beiträge für den Einkauf 10.2
24 Quellensteuerabzug (Betrag) 12.0
25 Effektive Spesenvergütungen Checkbox („x“, 13.1
bzw. leer lassen)
26 Spesenvergütungen: Reise, Verpflegung, Ü- 13.1.1
bernachtung (Betrag)
27 Spesenvergütungen: Übrige effektiv – Art (Text) 13.1.2
28 Spesenvergütungen: Übrige effektiv (Betrag) 13.1.2
29 Spesenvergütungen: Repräsentation (Betrag) 13.2.1
30 Spesenvergütungen: Auto (Betrag) 13.2.2
31 Spesenvergütungen: Übrige pauschal – Art 13.2.3
(Text)
32 Spesenvergütungen: Übrige pauschal (Betrag) 13.2.3
33 Beiträge an die Weiterbildung 13.3
34 Weitere Gehaltsnebenleistungen (Text) 14.0
35 Bemerkungen (Text) 15.0
Ein Record könnte also zum Beispiel folgendermassen aussehen:
3;AR;2006;01.09.2006;30.09.2006;x;x;10;21;22;23 Text;23;30 Text;30;
40 Text;40;50;60;70 Text;70;90;101;102;120;;1311;1312 Art;
1312;1321;1322;1323 Text;1323;133;14;15
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 18 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Import
4.3. Ablauf
4.3.1. Datei auswählen
Im ersten Schritt kann eine Datei ausgewählt werden, welche importiert werden soll.
Mehr zu unterstützten Formaten siehe Kapitel „4.2 Unterstützte Dateiformate“.
Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie auf Weiter.
4.3.2. Zu importierende Elemente auswählen
Im nächsten Schritt werden Ihnen die im File vorhandenen Daten angezeigt. Sie
können nun alles selektieren oder einzelne Arbeitgeber, einzelne Arbeitnehmer oder
sogar einzelne Lohnausweise auswählen.
Wählen Sie die gewünschten Elemente aus und klicken Sie auf Weiter.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 19 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Import
4.3.3. Abgleich mit bestehenden Daten
In den folgenden Schritten werden Sie auf eventuelle Konflikte mit bestehenden Da-
ten hingewiesen. Je nachdem, ob es sich um einen Arbeitgeber, einen Arbeitneh-
mer oder um einen Lohnausweis handelt, haben Sie verschiedene Entscheidungs-
möglichkeiten. Generell ist es so, dass zuoberst eine Liste angezeigt wird, welche alle
Elemente enthält, für welche ein Konflikt bestehen könnte. Diese Liste wird jedoch
nur dann angezeigt, wenn mehr als ein Element in Frage kommt. Direkt darunter wird
eine Tabelle angezeigt, in welcher der neue und der bereits vorhandene Eintrag
verglichen werden. Zuunterst befinden sich mehrere Vorgehensweisen um den Kon-
flikt zu lösen.
Arbeitgeber:
In der Liste werden Ihnen immer alle vorhandenen Arbeitgeber vorgeschlagen.
Wählen Sie den gewünschten Eintrag in der Liste aus und entscheiden Sie sich für ei-
ne der drei Möglichkeiten: Den neuen Arbeitgeber verwenden, den bestehenden
Arbeitgeber verwenden, oder, wenn der neue Arbeitgeber keinem der bestehen-
den entspricht, den neuen zusätzlich importieren.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 20 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Import
Arbeitnehmer:
In der Liste werden Ihnen alle bestehenden Arbeitnehmer vorgeschlagen, welche
entweder die gleiche AHV-Nummer und/oder das gleiche Geburtsdatum und den
gleichen Namen haben.
Zusätzlich zu den beim Arbeitgeber erwähnten Fragen haben Sie hier die Möglich-
keit, ihre Antwort für alle kommenden Arbeitnehmer desselben Arbeitgebers zu mer-
ken, d.h. Sie können sich zum Beispiel entscheiden, immer den bestehenden Arbeit-
geber zu verwenden und müssen diese Frage dann nicht mehr für jeden Arbeitneh-
mer einzeln beantworten. Natürlich ist diese Funktion nur dann möglich, wenn nur
genau ein möglicher Konflikt gefunden wurde.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 21 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Import
Lohnausweise / Rentenbescheinigungen
In der Liste werden Ihnen alle bestehenden Lohnausweise desselben Arbeitnehmers
und Arbeitgebers vorgeschlagen, welche sich zeitlich überschneiden. Da es nicht er-
laubt ist, zeitliche Überschneidungen zu haben, werden Ihnen hier nur zwei Antwor-
ten angeboten, das zusätzliche Importieren des neuen Elementes ist nicht erlaubt.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 22 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Import
4.4. Probleme beim Import
Falls ein Import-File nicht gelesen werden kann, wird eine möglichst genaue Be-
schreibung des Problems angezeigt.
Im Allgemeinen erhalten Sie eine Beschreibung des Fehlers in Worten, die Nummer
der betroffenen Zeile und wenn möglich auch die Nummer des betroffenen Wertes,
welcher nicht gelesen werden konnte.
Falls es sich um ein Reihenfolge- oder Datentyp-Problem handelt, dann werden Ih-
nen ein korrektes Beispiel, sowie Ihre fehlerhafte Zeile zum Vergleich angezeigt.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 23 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Datenbank
5. Datenbank
Ab Version 4 können in der Applikation „eLohnausweis SSK“ beliebig viele Daten-
banken erstellt werden. Ebenfalls neu ist ein (optionaler) Passwortschutz auf den Da-
tenbankfiles. Somit können z.B. für verschiedene Zugriffsberechtigte verschiedene
Datenbanken mit unterschiedlichen Passwörtern erstellt werden.
5.1. Datenbank erstellen
Über das Menü Datei Datenhaltung Datenbank erstellen können Sie eine be-
liebige Anzahl von Datenbanken erstellen. So können Sie zum Beispiel pro Arbeitge-
ber eine erstellen oder pro Jahr. Falls Sie dies nicht wünschen, können Sie auch stets
mit der gleichen Datenbank arbeiten.
Sie werden aufgefordert, einen Namen für die Datenbank einzugeben. Die Daten-
bank wird dann in dem Pfad erstellt, den Sie in den Einstellungen (Optionen Ein-
stellungen) eingegeben haben.
Die erste Datenbank wird automatisch für Sie erstellt und trägt den Namen „default“.
5.2. Datenbank öffnen
Über das Menü Datei -> Datenhaltung -> Datenbank öffnen können Sie zwischen er-
stellten Datenbanken wechseln. Es erscheint ein Datei-Auswahldialog, mit welchem
Sie „.data.db“-Dateien auswählen können.
Falls Sie in der gewünschten Datenbank ein Passwort gesetzt hatten, werden Sie nun
aufgefordert, dieses einzugeben. Siehe dazu auch Kapitel 5.4.
5.3. Datenbank umbenennen
Über das Menü Datei -> Datenhaltung -> Datenbank umbenennen können Sie be-
stehende Datenbanken umbenennen.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 24 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Datenbank
5.4. Passwortschutz verwenden
Ab Version 4 besteht die Möglichkeit, Ihre Daten mit einem Passwort zu schützen. Das
Passwort kann gesetzt, geändert und auch wieder entfernt werden. Falls Sie Ihr
Passwort vergessen sollten, haben Sie die Möglichkeit, die Datei über eine Sicher-
heitsabfrage zu öffnen oder durch den Support mittels eines Masterpasswortes zu
öffnen.
5.4.1. Passwort setzen
Wenn Sie Ihre Datenbank mit einem Passwort-Schutz versehen wollen, wählen Sie bit-
te Datei Kennwort ändern. Sie gelangen auf folgende Maske:
Falls Sie bereits früher ein Passwort gesetzt hatten, müssen Sie unter „Altes Kennwort“
dieses eingeben, falls kein Passwort gesetzt war, wird dieses Feld grau dargestellt.
Das neu zu setzende Kennwort muss aus Sicherheitsgründen zweimal wiederholt
werden.
Nach der Eingabe des Passwortes werden Sie zur Beantwortung einer Sicherheitsfra-
ge aufgefordert. Diese dient dazu, Ihnen das Öffnen Ihrer Datenbank zu ermögli-
chen, auch wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben.
Wählen Sie aus der Auswahl an Fragen eine aus, und geben Sie Ihre Antwort ein.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 25 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Datenbank
5.4.2. Öffnen einer Passwortgeschützten Datenbank
Beim nächsten Öffnen dieser Datenbank werden Sie nun zur Eingabe des Passwortes
aufgefordert:
Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf OK. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen
haben, klicken Sie bitte auf „Passwort vergessen“. Nun wird Ihnen die oben erwähn-
te Sicherheitsabfrage gestellt:
Bitte beachten Sie, dass Ihr Passwort danach auf die Antwort Ihrer Sicherheitsabfra-
ge geändert wurde. Ändern Sie daher Ihr Passwort baldmöglichst unter Datei
Kennwort ändern. Denken Sie daran, unter „altes Passwort“ die Antwort Ihrer Sicher-
heitsabfrage einzugeben!
5.4.3. Passwort entfernen
Falls Sie den Kennwortschutz nicht mehr benötigen und das Kennwort löschen möch-
ten, gehen Sie unter dem Menü Datei auf Kennwort ändern. Geben Sie nun in der
ersten Zeile ihr Kennwort ein, die nachfolgenden Zeilen lassen Sie leer. Bestätigen Sie
mit Fertig stellen, nun sollte das Kennwort gelöscht sein.
5.4.4. Passwort vergessen
Falls Sie sowohl Ihr Passwort, wie auch die Antwort auf Ihre Sicherheitsabfrage ver-
gessen haben, wenden Sie sich bitte an die unter Hilfe Support angegebene Tele-
fonnummer. Der Support kann Ihre Datei mit einem Masterpasswort öffnen.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 26 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Weitere Funktionen
6. Weitere Funktionen
In diesem Kapitel werden weitere Anwendungsfälle erläutert, welche nicht bereits in
Kapitel 3 oder 4 erwähnt wurden.
6.1. Benutzereinstellungen sichern
Über das Menü Datei -> Datenhaltung -> Benutzereinstellungen sichern können Sie
ihre gewählten Benutzereinstellungen sichern um diese im Falle einer Neuinstallation
wiederherstellen zu können.
6.2. Benutzereinstellungen wiederherstellen
Über das Menü Datei –> Datenhaltung -> Benutzereinstellungen von Sicherung wie-
derherstellen können Sie die als ZIP gespeicherten Benutzereinstellungen wiederher-
stellen.
6.3. Datenbank sichern
Über das Menü Datei -> Datenhaltung -> Datenbank sichern kann man die Daten-
bank als ZIP-File sichern, um bei einem Datenverlust die Daten wiederherstellen zu
können.
6.4. Datenbank wiederherstellen
Über das Menü Datei -> Datenhaltung -> Datenbank aus Sicherung wiederherstellen
kann man als ZIP-File gesicherte Datenbanken zurückholen. Dabei werden die vor-
handenen Daten gelöscht. Es empfiehlt sich daher vor dem Wiederherstellen noch-
mals einen Backup, bzw. einen Export durchzuführen, um einem möglichen Daten-
verlust vorzubeugen.
6.5. Ansicht
Über die Menupunkte Ansicht -> „Formular verkleinert“ und Ansicht -> „Formular ver-
grössert“ kann die Ansicht des Lohnausweisformulars geändert werden.
6.6. Formular validieren
Über Extras -> „Formular validieren“ oder das Symbol kann ein Lohnausweis vali-
diert werden. Dabei wird geprüft, ob alle relevanten Angaben gemacht wurden
und das Formular gedruckt werden kann.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 27 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Weitere Funktionen
6.7. Update
Mit der Update Funktion (Extras -> Update) kann die Software aktualisiert werden, so-
fern der Zugriff aufs Internet verfügbar ist.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 28 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Weitere Funktionen
6.8. Eingaben übernehmen aus Vorjahr
Falls bei einem Lohnausweis die Daten (jedoch ohne die Beträge) aus dem Vorjahr
übernommen werden sollten, so können Sie mittels Extras -> „Eingaben vom Vorjahr
übernehmen“ die Daten übernehmen.
6.9. Hilfe
Im Menü Hilfe kann die Kontext-Hilfe, welche beim Ausfüllen von Lohnausweisen be-
hilflich ist, ein- und ausgeblendet werden. Diese Funktion ist allerdings nur aktiv, wenn
ein Lohnausweisformular geöffnet ist.
Des Weiteren können im Hilfe-Menü auch die Merkblätter als PDF angezeigt werden,
sofern Adobe Reader zum Anzeigen von PDF Dateien installiert ist. Diese Software
kann bei http://www.adobe.com gratis bezogen werden.
Unter „Support“ finden Sie die Telefonnummer und E-Mail Adresse des Supports. Bitte
verwenden Sie bei Fragen und Problemen an die dort angegebenen Kontaktdaten.
Das Untermenü „Info“ zeigt Ihnen die aktuell verwendete Version des eLohnausweis
SSK an. Bitte geben Sie diese Information bei allen Anfragen an den Support an.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 29 von 30Benutzerhandbuch eLohnausweis
Einstellungen
7. Einstellungen
Über das Menü Optionen -> Einstellungen bietet sich die Möglichkeit verschiedene
Einstellungen vorzunehmen:
In diesem Dialog kann die Sprache der Applikation gesetzt werden. Ebenfalls kann
angegeben werden, ob die Adresse bei den Lohnausweisen rechts oder links stehen
soll.
Um PDF Dateien anzeigen zu können wird auf das standardmässige Programm zu-
rückgegriffen. Da dies bei gewissen Programmen und Betriebssystemen zu Proble-
men führen kann, kann hier dasjenige PDF Programm angegeben werden, mit dem
die PDF Dateien geöffnet werden sollen. Normalerweise kann diese Einstellung je-
doch leer gelassen werden.
Ausserdem ist es möglich, den Speicherort des Datenbank-Files selber zu wählen.
Diese Funktion kann verwendet werden, um das Datenbank-File auf einem gemein-
samen Server zu halten, wenn verschiedene Personen mit der Applikation arbeiten
und dieselbe Datenbank verwenden wollen. Dabei muss jedoch beachtet werden,
dass nur eine Person gleichzeitig darauf zugreifen kann.
Die Farbe für das Formular beim Ausfüllen am Bildschirm kann angepasst werden.
Dies hat jedoch keinen Einfluss auf den Ausdruck.
DV Bern AG / 2009 Version 5.0 Seite 30 von 30Sie können auch lesen
