"ERP as a Service" - Erfolgreicher Start im Spital Limmattal und GZO Spital Wetzikon
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Management
Kostenreduktion dank Standardisierung und zentraler Betriebsorganisation
«ERP as a Service» – Erfolgreicher
Start im Spital Limmattal und GZO
Spital Wetzikon
Logicare hat mit «ERP as a Service» bei den Spitälern Limmattal und GZO Spital Wetzikon Anfang
2015 erfolgreich ein neues ERP-System eingeführt. Diese standardisierte Lösung wurde gemeinsam mit
den drei Spitälern GZO Spital Wetzikon, Spital Limmattal und See-Spital entwickelt und steht auch
weiteren Institutionen aus dem Gesundheitswesen als offene Plattform zur Verfügung. Neue Kunden
können auf ein bereits produktives System aufsetzen, ein Grossteil der aufwendigen Spezifizierungsleis-
tung für ein neues ERP-System kann eingespart werden. Im Betrieb spart ein Spital Kosten, da Aufwen-
dungen auf mehrere Anwender verteilt werden können und die professionelle Betriebsorganisation von
Logicare die personellen Ressourcen im Spital entlastet.
lerie. In einem modernen ERP-System sind die eines IT-Dienstleisters, Spezifizierung und Abbil-
betrieblichen Ablaufprozesse präzise abgebildet dung der Prozesse, Parametrisierung, Implemen-
und die verschiedenen Anspruchsgruppen kön- tierung, Schulung, Roll-out und dann die Umset-
nen die Prozessdaten jederzeit auswerten und zung von Change Requests. Das ist ein langer
entsprechende Konsequenzen ableiten. Weg: «Time to market» – also die Umsetzung
von den ersten konzeptionellen Ideen bis zur
Die Realität im Gesundheitswesen sieht häufig produktiven Inbetriebnahme – ist nicht zu unter-
noch anders aus. Über die Jahre gewachsene schätzen.
Individuallösungen, basierend auf Ad-hoc-
Anpassungen im System, veraltete und unvoll- Erfahrungswerte belegen, dass eine Einführung
ständige Prozessabbildungen sowie mangelnde auf diesem konventionellem Weg mindestens
Integration der Umsysteme sind weit verbreitet. zwei Jahre in Anspruch nimmt. Allein die Initial-
Erschwerend kommen neue regulative Anfor- spezifikation «frisst» rund ein Jahr und bean-
derungen hinzu, die permanent im bestehenden sprucht namhafte Ressourcen zahlreicher
System abgebildet werden müssen. Konsequen- Fachspezialisten aus den Bereichen Patienten-
zen sind: fehlende Kennzahlen, mangelnde administration, Materialwirtschaft, Apotheke,
Transparenz sowie ein aufwendiger und zeitin- Personaladministration, Codierung sowie Finan-
Thomas Moeri ist Leiter Business Development von tensiver Kreditoren- und Debitoren-Workflow. zen und Controlling. Es wird spezifiziert, Parti-
Logicare. Er ist profunder Kenner des Schweizer Zudem haben bei zahlreichen Institutionen im kulärinteressen werden eingebracht und – über-
Gesundheitswesens. Als Lösungsarchitekt war er Gesundheitswesen die bestehenden ERP-Sys- spitzt formuliert – nach fünf Jahren hat man eine
unter anderem bei IBM im Healthcare-Team enga- teme das Ende ihres Lebenszyklus erreicht. ausgewachsene Individuallösung. Ein solches
giert. Bei Logicare stehen Neukunden, Partnerbe-
Diese Spitäler und Kliniken stehen vor der Frage, Projekt ist an Einzigartigkeit kaum zu übertreffen.
ziehungen, Produktentwicklungen und innovative
ob sie ihr System migrieren und modifizieren Die Folgen sind massive Komplexitätskosten
Lösungen sowie die Optimierung von bestehenden
Geschäftsprozessen im Zentrum seiner Tätigkeit. oder gänzlich durch eine neue Lösung ersetzen und hohe Risiken bezüglich der Know-how-
sollen. Beide Wege sind mit einem beträchtli- Sicherung.
chen Projektaufwand bezüglich personeller und
finanzieller Ressourcen verbunden. Der zweite Weg: «ERP as a Service»
ERP-Systeme aggregieren Daten zu Informa
tionen und liefern wesentliche Entscheidungs- Einführung eines neuen ERP-Systems Diese Problematik haben zahlreiche Spitäler und
grundlagen für die Unternehmensführung, das auf konventionellem Weg Kliniken erkannt. Dementsprechend sind neue,
Finanz- und Personalwesen, die Materialwirt- innovative Ansätze gefragt. Logicare hat sich
schaft sowie branchenspezifische Bereiche; im Der althergebrachte Ansatz zur Ablösung eines dieser Thematik – zunächst auf strategischer
Gesundheitswesen zum Beispiel für die Patien- ERP-Systems umfasst die Schritte Vorprojekt, Ebene – bereits 2012 angenommen. Folgende
tenadministration, die Codierung und die Hotel- Ausschreibung, Wahl einer Software-Lösung und Punkte standen im Zentrum der Auseinander-
20 clinicum 2-15
Management
Offene Plattform für alle Spitäler und Kliniken
Produktivstart
Patienten- Patienten-
administration administration
Mandant 1 1. Januar 2015 und Honorare und Honorare
Finanz- und Material- Finanz- und Material-
• Standardisierung > 80 % Rechnungs- Material-
wirtschaft
Mandant 2 1. Januar 2015 Rechnungs- wirtschaft
• Know-how-Austausch wesen, Enterprise und wesen, Enterprise wirtschaft
und
• Zentrales Management Controlling Resource Apotheke Controlling Resource Apotheke
• Skaleneffekte Planning Planning
Mandant 3 1. Januar 2016
Personal- Personal-
administration administration
Codierung und Codierung und
... Mandant n ... Human Human
Resources Resources
Rechenzentrum 1 Rechenzentrum 2 (redundant)
Logicare Logicare
Die drei Häuser Spital Limmattal, GZO Spital Wetzikon und See-Spital haben mit Logicare und Data Dynamic eine gemeinsame ERP-Infrastruktur auf der Basis
Navision aufgebaut und beziehen das ERP-System als mandantenfähigen Service von Logicare. Rund 80 Prozent der ERP-Prozesse in den drei Spitälern sind
identisch abgebildet. Dank dieser Standardisierung profitieren die drei Häuser von Effizienzgewinnen und Skaleneffekten. Neue Kunden, die an der Lösung parti-
zipieren wollen, profitieren von den bereits geleisteten Initialspezifikationen, sie definieren in einer Delta-Analyse nur noch ihre gewünschten Individuallösungen.
setzung: Kosten, Risiko und Komplexität. Wie Genese des neuen ERP-Ansatzes schriften, standardisierte Statistikanforderungen
gelingt es, diese drei Parameter positiv zu beein- sowie der Kreditoren- und Debitoren-Workflow
flussen, die Kostentreiber zu eliminieren und Die drei Häuser standen vor derselben Situation: begünstigen die Entwicklung eines ERP-
einen effizienten Betrieb zu gewährleisten? Der Die bestehenden ERP-Implementierungen Standards. So ist zum Beispiel die TARMED-
Ansatz lautet: Standardisierung und Skalen genügten den Anforderungen nicht mehr und Verrechnung klar definiert. Jedes Spital wickelt
effekte. Diese Stichworte bilden den Kern der eine Ablösung stand zur Diskussion. Logicare ist diesen Prozess genau gleich ab. Auch der Kre-
neuen Lösung «ERP as a Service» von Logicare. vor diesem Hintergrund vor rund 18 Monaten ditoren- und Debitoren-Workflow lässt sich – wie
Im Vordergrund steht nicht die Software-Thema- mit dem Verbundgedanken bei allen Häusern das Beispiel der drei Initialkunden zeigt – in einer
tik, sondern der Service-Gedanke: Logicare auf ein positives Echo gestossen. Gemeinsam standardisierten Form abbilden.
betreibt einen ERP-Service und stellt den Kunden wurde das Projekt «ERP as a Service» vorange-
ein ERP-Template zur Verfügung, auf das sie trieben und die Spezifikation ausgearbeitet. Mit der «Zentralisierung» auf einer einheitlichen
aufbauen können. Das Template umfasst rund Bereits in einer frühen Phase des Projektes Soft- und Hardware-Infrastruktur können zudem
250 betriebliche Ablaufprozesse und kann für konnten Synergien genutzt werden. eine effiziente Betriebsorganisation und die
ein beliebiges Spital oder eine beliebige Klinik Sicherung des Betriebs-Know-hows garantiert
verwendet werden. Rund 250 Prozesse wurden von spitalübergrei- werden. Logicare betreibt «ERP as a Service» für
fenden Fachgruppen detailliert spezifiziert und die drei Häuser im eigenen Rechenzentrum,
Dieses Template beruht auf einer gemeinsamen beschrieben. Davon konnten 146 Prozesse über notabene strikt nach Mandanten getrennt. Die
Vorleistung der drei Spitäler Limmattal, GZO die drei Spitäler identisch abgebildet werden. Kunden müssen sich nicht mehr um die system-
Spital Wetzikon und See-Spital. Zusammen mit 79 Prozesse wurden mit minimalen Abweichun- nahen Soft- und Hardware-Fragen oder Update-
Logicare als IT-Dienstleister und Data Dynamic gen zwischen den drei Spitälern parametrisiert Zyklen kümmern. Ihr Fokus liegt ausschliesslich
als Software-Anbieter wurde ein ERP-Standard und lediglich 25 Prozesse wurden individuell auf inhaltlichen und prozessualen Aspekten.
entwickelt, der gleichzeitig individuelle Prozess eingepflegt. Zu den Standardprozessen zählen Dies bedeutet, dass die Spitäler und Kliniken
abbildung zulässt. unter anderem die TARMED-Verrechnungen, der insbesondere keine Software-Spezialisten für
Kreditoren-Workflow und Statistikvorgaben vom das von ihnen eingesetzte ERP-Produkt benöti-
Die Lösung basiert auf Navision und erfüllt alle Bund. Bei den individuellen Prozessen ist insbe- gen. Ebenso werden die Fachverantwortlichen
Anforderungen wie zum Beispiel REKOLE oder sondere das Belegarzt-Modell des See-Spitals bei den Spitälern und Kliniken von Arbeiten an
die einfache Einrichtung von Mandanten. Weiter in Kilchberg zu nennen sowie das Immobilien- Unterhalt und Weiterentwicklung der ERP-
ist «ERP as a Service» auch zweistufig in einer management. Lösung entlastet.
Mutter-Tochter-Gesellschaftsstruktur einsetzbar.
Abweichende Workflows können aufgrund der Effiziente Betriebsorganisation «Proof of Concept»
modernen Navision-Architektur parametrisiert
werden. Zeitaufwendige und kostenintensive Ein individuelles ERP-System ist heute kein Am 1. Januar 2015 sind die ersten beiden Spitäler
Programmierarbeiten gehören der Vergangen- Alleinstellungsmerkmal mehr, geschweige denn – das Spital Limmattal und die GZO Spital
heit an. ein Kon kurrenzvorteil. Regulatorische Vor Wetzikon – mit dem neuen Dienst «ERP as a
clinicum 2-15 21Management
Infrastruktur ERP as a Service
Spital GZO AG See-Spital ...
Limmattal Spital Wetzikon
Arbeitsstationen
Applikations-
Server
VM *) VM *) VM *) VM *)
*) Virtual Machine
Datenbank-
gespiegelt
Server
Rechenzentrum 1 Rechenzentrum 2
Logicare Logicare
Service» von Logicare produktiv gestartet. Das mehr durchlaufen. Die Basisspezifikation der Weiterentwicklung
See-Spital wird die Umstellung am 1. Januar 2016 drei Initialhäuser kann übernommen werden.
vollziehen. Die drei Häuser arbeiten – trotz ihrer Ein neuer Kunde begutachtet in einer Delta- Die Weiterentwicklung von «ERP as a Service»
Unterschiedlichkeit – mit demselben Template. Analyse die von den drei Häusern definierten wird vom «Governance Board» gesteuert. Dieses
Die Zielvorgabe eines 80-Prozent-Standards Prozesse und legt fest, welche Prozesse er Gremium, welches sich paritätisch aus Vertre-
wurde eingehalten und die drei Häuser haben akzeptieren kann und wo er eine Individual tern sämtlicher Service-Kunden zusammensetzt,
sich in einer Absichtserklärung dazu verpflichtet, lösung beanspruchen möchte. Der Spezifikati- entscheidet, ob Weiterentwicklungen in den
den Standardisierungsanteil auf diesem Niveau onsaufwand beschränkt sich folglich nur noch Standardteil aufgenommen werden, von dem
zu halten. auf die Individuallösungen. Das heisst konkret: dann alle Kunden profitieren, oder ob es sich
Rund 80 Prozent der Spezifikationsaufwände, um eine Individuallösung für einen einzelnen
Der Roll-out von «ERP as a Service» verlief unter die bei einer Eigenentwicklung gut und gerne Kunden handelt.
Volllast ohne nennenswerte Probleme und zwölf Monate beanspruchen, fallen dahin.
bereits nach einem Monat stellten sich die Zudem, und das ist die dritte Möglichkeit, k önnen
ersten Effizienzgewinne ein. Systemhürden, Reduktion der Unterhaltskosten dank spezifische Workflows – wie individuelle
welche beim alten ERP-System die Arbeit
zentraler Anpassungen Zahlungsfristen oder Verzweigungen in andere
erschwert hatten, konnten erfolgreich eliminiert Systeme – parametrisiert werden, ohne dass sie
werden. Stehen künftig Anpassungen im ERP-System an neu programmiert werden müssen. Bei der Para-
– beispielsweise aufgrund von TARMED- oder metrisierung stellt sich letztlich dann auch nicht
«ERP as a Service» – Offene Plattform DRG-Änderungen oder neuen statistischen die Frage, ob es sich um eine Weiterentwicklung
für alle Spitäler und Kliniken Anforderung – bildet Logicare diese einmal handelt, welche zum Standard oder zum indi
zentral ab und appliziert sie bei sämtlichen Kun- viduellen Teil gehört.
Logicare stellt «ERP as a Service» weiteren Kun- den. Die Service-Kunden von Logicare werden
den als Dienstleistungsplattform zur Verfügung. von diesen Anpassungsaufwendungen, welche
Je mehr Kunden mitmachen, desto grösser wer- sie bisher in Eigenregie zu erbringen hatten,
den die Synergien und Kostenersparnisse für alle entlastet. Hier greift einmal mehr der Skalen
Beteiligten. Dabei muss ein neues Spital oder effekt mit den positiven Auswirkungen auf die
eine neue Klinik die Phase der Spezifikation nicht Unterhaltskosten.
22 clinicum 2-15Management
Interview mit Franz Peter, Direktor Finanzen und Dienste, GZO Spital Wetzikon
«Ich kann jetzt als Finanzchef endlich einfordern, was ich
schon immer wollte. Ich habe keine Systemhürden mehr.»
winn bei einer gemeinsamen Entwicklung. Einmal waren wir Nehmer, einmal waren wir
Zudem hatten die drei Häuser kein konkurren- Geber, sprich: sowohl als auch. In einem solchen
zierendes Verhältnis untereinander. Wir hatten Team gibt es verschiedene Kompetenzen. Und
mit dem Spital Limmattal und dem See-Spital wenn es Ihnen gelingt, diese Kompetenzen gut
Partner gefunden, mit denen wir sehr gut zusam- auszubalancieren, das heisst, wenn man sich
menarbeiten konnten. Bei allen involvierten Part- auch eingestehen kann, dass es nicht nur immer
nern war ein gegenseitiges Vertrauen vorhanden um das eigene Haus geht, sondern um
sowie das Bewusstsein, dass wir mit dem Ver- das gemeinsame Ziel, dann ist das Match-
bund einen Effizienzgewinn erzielen können. entscheidend.
Können wir von einem Paradigmenwechsel Was ist besser geworden?
sprechen? Weg von einer eigenen Lösung
hin zu einer standardisierten, an einen Durch den gemeinsamen Parametrisierungspro-
IT-Dienstleister ausgelagerten Lösung? zess hatten wir einen Schulungs- und Effizienz-
effekt und natürlich auch einen Zeitgewinn, da
Praktisch sämtliche Anbieter von ERP-Lösungen wir einzelne Aufgaben untereinander aufteilen
betonen, dass sie ein Standard-Produkt anbie- konnten. Der Austausch im Verbund war hervor
Franz Peter, Direktor Finanzen und Dienste, ten. Diese Aussage stimmt genau bis eine Woche ragend. Wir konnten alle voneinander profitieren.
GZO Spital Wetzikon nach der Inbetriebnahme. Dann kommen die Die Teams auf den verschiedenen Ebenen – von
Wünsche und die Änderungen der Benutzer. Wir der strategischen Ebene bis zu den Anwenden-
haben unser vorheriges ERP-System während den – haben nicht nur technisch, sondern eben
Wie ist die GZO Spital Wetzikon zum zehn Jahren betrieben. Es war weit weg von auch bezüglich der Prozesse miteinander
Verbundprojekt «ERP as a Service» einem Standard. Die anderen beiden Spitäler gesprochen. Das war gewissermassen ein Kata-
gestossen? setzten auf das gleiche System. Wir haben fest- lysator, und das war sehr wertvoll.
gestellt, dass es sehr grosse Unterschiede in der
Wir waren schon seit einiger Zeit nicht mehr Anwendung gab, obwohl jeder die gleichen Wie arbeiten die Verbundteilnehmer
zufrieden mit unserer bestehenden ERP-Lösung. Spitalprozesse hat. konkret zusammen, um den Standard zu
Ursprünglich wollten wir im Alleingang auf ein schützen und weiterzuentwickeln?
neues System umstellen. Logicare hat zu jenem Das Neue – oder der Paradigmenwechsel –
Zeitpunkt – das war 2012 – bereits angekündigt, besteht nun darin, dass wir uns gegenseitig zu Bis Ende April 2015 sind wir noch in der Projekt-
dass sie eine weitere Lösung prüfen, welche für einem Standard verpflichtet haben. Die zweite phase mit der Validierung, gewissermassen mit
uns interessant sein könnte. Kurz darauf hat Neuerung ist, dass wir das ERP-System – natür- der Feinjustierung beschäftigt. Bis dahin gibt es
dann Logicare mitgeteilt, dass zwei weitere lich nach Mandanten getrennt – als einen Service noch einen intensiven Kontakt unter den Arbeits-
Spitäler – das Spital Limmattal und das See- von unserem IT-Dienstleister Logicare beziehen. gruppen auf sämtlichen Ebenen. Ab Mai 2015
Spital – ebenfalls nach einer neuen Lösung wird dann die geplante Struktur für nach
suchen. So wurde der Verbundgedanke und das Welche Anforderungen stellten Sie dem «Going live» greifen. Hier haben wir ein
Konzept «ERP as a Service» geboren, basierend an die neue Lösung? «Governance Board» initiiert, welches sich mit
auf einer Lösung, welche einen grossen Stan- IT-Fragen und Change Requests befassen wird.
dardanteil aufweist und gleichzeitig aber Platz Aus meiner Perspektive als Finanzchef lag der Hier sind wiederum verschiedene Stufen ver
für individuelle Prozessabbildungen zulässt. Fokus – neben vielen Einzelanforderungen – treten, von den Anwendenden bis zu den Direk-
auch auf der zeitnahen Fakturierung und einer toren. Ziel hier ist es, die Anforderungen an
Wie haben Sie den Standardisierungs korrekten Rechnung. Dies können wir nur errei- Change Requests hochzuhalten, damit der Stan-
gedanken aufgenommen? chen, wenn das ERP-System voll integriert ist. dard nicht «ausfranst».
Mit Microsoft Navision, welches die Grundlage
Wir waren zunächst natürlich skeptisch, da wir von «ERP as a Service» bildet, haben wir heute Was ist der Gewinn der neuen
über Jahre unser eigenes System gebaut und diese Vernetzung. Das neue ERP-System ist an ERP-Lösung?
modifiziert hatten. Die Verbundidee war zunächst die anderen Umsysteme angedockt und die Pro-
ungewohnt, insbesondere auch der Gedanke, zesse sind miteinander «verschraubt». Eine Eigenentwicklung für je drei Häuser wäre
dass sich zahlreiche Prozesse standardisieren bedeutend teurer geworden. Wir haben also die
liessen. Aus einer betriebswirtschaftlichen Sicht Haben Sie auch Prozesse von den anderen Kostenseite wesentlich entlasten können. Mit
aber überzeugten die Vorteile, sprich: die zu übernommen oder sind auch ganz neue der Lösung «ERP as a Service» können wir
erwartenden Skaleneffekte und der Synergiege- Prozesse entstanden? zusätzlich zwei wesentliche Bedürfnisse befrie-
clinicum 2-15 23Management
digen: Wir erzielen Skaleneffekte bezüglich des den können, dann ist das eine ausgezeichnete Wie sehen Sie die Situation, wenn neue
Betriebs und bezüglich des Know-hows. Mit Leistung. Nach zwei bis drei Wochen im produk- Spitäler zum System dazukommen? Ist das
Logicare haben wir zudem einen Branchenpro- tiven Betrieb sind die ersten Anwender schon – wie eingangs erwähnt – ein Wettbewerbs-
vider, der uns IT-technische Expertise anbieten zu «Botschaftern» der Lösung geworden. Ich bin problem?
kann und der gleichzeitig auch die medizini- überzeugt, dass die Patientenaufnahme – bereits
schen Abläufe versteht. Wir haben gewisser- nach einem Monat – nicht mehr mit dem alten Nein, da sehe ich keine Probleme. Das Funda-
massen ein ERP-Kompetenzzentrum geschaffen. System arbeiten könnte, geschweige denn ment einer solchen Lösung müssen Sie konkur-
wollte. renzlos und neutral entwickeln können. Aber
Wie verlief das «Going live» am jetzt ist die Lösung völlig frei und jeder weitere
1. Januar 2015? Was sind Ihre Erwartungen an den Teilnehmer kann wiederum einen positiven Bei-
weiteren Betrieb? trag leisten. Mein Rat an potenzielle Interessen-
Für uns war es sehr hektisch. Wir hatten noch ten ist: «Öffnen Sie sich bezüglich Ihrer adminis-
nie so viele Notfalleintritte wie am vergangenen Ich erwarte, dass wir mit den Administrativ- trativen Prozesse.» Neue Kunden von «ERP as a
Silvester. Wir mussten unter Volllast auf das neue systemen die Front schlank und gezielt unter- Service» können folgende Gewährleistung mit-
System umstellen. Aber bereits am dritten Tag stützen können – unkompliziert, einfach und nehmen: Die drei Spitäler GZO Spital Wetzikon,
waren wir sehr stabil. Das zeigt, dass wir die schnell. Und als Finanzchef erwarte ich natürlich, Limmattal und das See-Spital repräsentieren in
Vorbereitung gut gemeistert haben. Am vierten dass wir schnell fakturieren können. Mit diesem etwa ein 700-Betten-Spital. Wenn wir drei es
Tag kam der Problempegel massiv herunter und neuen System kann ich erstmals die nun realisti- nicht schaffen, den Spitalbetrieb administrativ
das ist aus meiner Sicht – für ein so grosses sche Forderung stellen, dass wir spätestens fünf sauber zu definieren, dann hätten wir grobe
Projekt – eine reife Leistung. Das ist auch eine Tage nach Austritt des Patienten die Rechnung Fehler gemacht. Ich bin überzeugt, dass wir eine
Auszeichnung an das Projektmanagement von stellen können. Ich habe keine Systemhürden gute Grundlage gelegt haben, von der weitere
Logicare und an die Mitarbeitenden in den mehr zu überwinden. Davon verspreche ich mir Spitäler und Kliniken profitieren können.
Spitälern. Wenn die Mitarbeitenden das Produkt monetäre Effizienz. Ich gehe davon aus, dass
innert vier Tagen lesen, verstehen und anwen- wir dieses Ziel bis Ende 2015 erreichen werden.
24 clinicum 2-15Sie können auch lesen
