Bei dem vorliegenden Material handelt es sich um die Begleitfolien zu einem Vortrag, gehalten auf der Tagung "Leichte Sprache - versta nd- liche ...

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Bei dem vorliegenden Material handelt es sich um die Begleitfolien zu einem Vortrag, gehalten auf der Tagung "Leichte Sprache - versta nd- liche ...
Bei dem vorliegenden Material handelt es sich um die Begleitfolien zu
einem Vortrag, gehalten auf der Tagung „Leichte Sprache – verständ-
liche Sprache“ am 20. Oktober 2017 am Institut für Deutsche Sprache
in Mannheim.
Da diese Folien als Illustration des Vortrags konzipiert sind, sind sie unter
Umständen ohne den Vortrag selbst nur eingeschränkt verständlich.
Bei dem vorliegenden Material handelt es sich um die Begleitfolien zu einem Vortrag, gehalten auf der Tagung "Leichte Sprache - versta nd- liche ...
Leichte Sprache – verständliche Sprache
Kolloquium am 19. und 20. Oktober 2017

              »Fairständliche«
            Verwaltungssprache
               Was die Verwaltung von
              der Linguistik lernen kann

                     Dr. Andrea-Eva Ewels
                       Dr. Lutz Kuntzsch
Bei dem vorliegenden Material handelt es sich um die Begleitfolien zu einem Vortrag, gehalten auf der Tagung "Leichte Sprache - versta nd- liche ...
Aufbau des Vortrags

1. Ausgang: Texte in Leichter, Einfacher und
   verständlicher Sprache?
2. Definition »Verwaltungssprache«, Textsorten in
   der Verwaltung
3. Probleme der Verständlichkeit von
   Verwaltungstexten. Was tun, damit
   Verwaltungstexte verständlicher werden?
4. Textbeispiele für eine bürgerfreundliche
   Verwaltungssprache
5. Fazit und Ausblick
  Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   2
Bei dem vorliegenden Material handelt es sich um die Begleitfolien zu einem Vortrag, gehalten auf der Tagung "Leichte Sprache - versta nd- liche ...
Definition Verwaltungssprache

• »Verwaltungssprache« ist die »Gesamtheit der
  Kommunikation in (staatlichen) Einrichtungen, die eine
  verwaltende Funktion ausüben«
• bekannt unter dem Begriff »Amtsdeutsch« oder
  »Bürokratendeutsch«
• dient sowohl externer Kommunikation der Verwaltungen
  mit den Rezipienten wie auch interner Kommunikation
  zwischen den Angehörigen der jeweiligen Verwaltung
• findet nach den Vorschriften des Verwaltungsverfahrens-
  gesetzes (VwVfG, Paragraph 23) auf Deutsch statt, nach
  den Regeln der aktuellen, seit 2006 geltenden
  Rechtschreibung

   Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   3
Bei dem vorliegenden Material handelt es sich um die Begleitfolien zu einem Vortrag, gehalten auf der Tagung "Leichte Sprache - versta nd- liche ...
Definition Verwaltungssprache

• umfasst alle Texte in den
  Diskurszusammenhängen der öffentlichen
  Verwaltung in Politik, Wirtschaft, Kultur und
  anderen sozialen Bereichen
• Aufgabe im Ämter-Bürger-Dialog: Organisation
  von zeitnahem, sachbezogenem Erfassen,
  Betreuen, Leiten, Lenken und Verantworten
  dynamischer gesellschaftlicher Systeme nach
  stabilen Vorschriften

  Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   4
Textsorten in der Verwaltung

• Texte mit regulierender Funktion (Formular)
• Texte mit wissenserhebender bzw. vermittelnder
  Funktion (Analyseforderung)
• Texte mit wissensbearbeitender Funktion
  (Nachforderung)
• Texte mit handlungsschließender Funktion
  (Bescheid)

  Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   5
Brückenfunktion der Verwaltungssprache

Rechtssprache als                               Allgemeinsprache/
Fachsprache                                     bürgernahe Sprache

• Rechtsstaatlichkeit/                          • Nicht fachlich gebunden,
  Verwaltungshandeln                              »alltagsweltlich«
• syntaktisch verdichtet                        • syntaktisch einfacher,
                                                  textlich offener
• eindeutig, erschöpfend,                       • Begriffe mehr erklärend
  terminologisch exakt
• schriftsprachlich                             • näher an mündlicher
                                                  Kommunikation

   Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   6
Allensbach-Umfrage: Rechts- und
               Verwaltungssprache

Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   7
Allensbach-Umfrage: Rechts- und
               Verwaltungssprache

Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   8
Bisherige Angebote der GfdS
                zur Verwaltungssprache
In den letzten Jahren bot die GfdS folgende
Veranstaltungen zur Verwaltungssprache an:
 – zwei Symposien (2006 Berlin, 2007 Halle/Saale)
 – Über 80 Ganztagsseminare und -workshops, u. a.:
   • 2010 Landesregierung NRW,                         • 2016/17 Bundes-
     Düsseldorf                                          verwaltungsamt,
   • 2012 Stadtverwaltung                                Köln/Hannover
     Hannover                                          • 2016/17 Landesregierung
   • 2013 Landesregierung                                Thüringen, Tambach
     Schleswig-Holstein, Kiel                          • 2017 Unfallkasse Berlin
   • 2014 Stadtverwaltung Trier                        • 2010-17 Städtische
   • 2015/16 Europäische                                 Behörden und
     Kommission                                          Landesregierungen Mainz
     Luxemburg/Brüssel                                   und Wiesbaden
   Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache    9
Veröffentlichungen

1781                                         1998
Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   10
Veröffentlichungen

2002                              2009                              2009

  Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   11
Seminare: Ziele und Schwerpunkte

• Anhand von ausgewählten Beispielen und
  Textelementen sollen Grundsätze einer
  einfachen und bürgernahen
  Verwaltungssprache allgemein vermittelt
  werden.
• Mittels Textbearbeitung und Sprachberatung
  sowie in Seminaren sollte ein Bewusstsein
  dafür entwickelt werden, verständlich und
  juristisch abgesichert zu formulieren.

  Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   12
Beispiel: Projekt Mannheim

• 40-seitige »Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung
  der Stadt Mannheim« (Anweisung mit bürgernahen
  Elementen)
• Bearbeitung von September 2012 bis März 2013 durch
  Dr. Sibylle Hallik und Dr. Lutz Kuntzsch
Vorgehen:                                       Ablauf:
•   Bearbeitung nach                            •   Durchsicht und Korrekturvorschläge
    Auffälligkeiten                             •   Abstimmung der ersten Fassung
•   Anwendung der Leitsätze                     •   Besprechung mit Beteiligten in
    auf den Text                                    Mannheim und Einarbeiten der
•   Koordinierung beider                            Änderungen
    Bearbeitungen                               •   Vorstellen der Endfassung
                                                •   Einzelfragen, Konsultation

    Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache         13
Beispiel: Projekt Mannheim
Lernen, Verbessern und Gestalten

(2) Jede Person, die bei der Stadtverwaltung                                     Alle Personen der
Mannheim beschäftigt ist, kann Vorschläge zur                                     Stadtverwaltung
Vereinfachung der Verwaltung schriftlich bei der                                 Mannheim können
Führungskraft abgeben, der sie direkt unterstellt sind.
Im Übrigen gilt die besondere Geschäftsanweisung für
das betriebliche Vorschlagswesen ideeMA bei der                                  gängig: der direkte
Stadt Mannheim.                                                                      Vorgesetzte;
                                                                       Titel?     auf geschlechter-
                                                                                  gerechte Formu-
(3) Im Rahmen des Konzepts von priMA –
                                                                                   lierung achten
Prozessverbesserung in Mannheim können sich
Beschäftigte aller Ebenen an Effizienzsteigerungen,
Optimierungen und Veränderungen vielfältiger Art                                Entbehrlich?
beteiligen.

Auszug aus „Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung der Stadt Mannheim“

       Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache                    14
Beispiel: Projekt Mannheim
Maßgebend für die Zusammenarbeit sind
neben dem Landespersonalvertretungs-                                                 Entbehrlich?
gesetz Baden-Württemberg (LPVG-Ba-Wü)
alle relevanten Rechtsgrundlagen.                                            Nicht aussage-kräftig:
                                                                                 Präzisierbar?
Handlungsgrundlage für einen Eigenbetrieb                                      Vorschlag: …sind
ist die Betriebssatzung; seine Organe sind                                       neben dem …
die Betriebsleitung, der Betriebsausschuss,                                  insbesondere x, y und
der Gemeinderat und der (Ober-)Bürger-                                                 z.
meister.                                                                      Nicht geschlechter-
                                                                               gerecht: oder die
Die Einhaltung von Fristen ist, soweit                                          (Ober-)Bürger-
erforderlich, zu überwachen.                                                       meisterin
Gegebenenfalls ist rechtzeitig zu erinnern.
                                                                                Wer erinnert wen?
Auszüge aus „Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung der Stadt Mannheim“

      Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache                    15
Grundsätze für Wiesbaden:
                     Projekt „Klartext“

1. Bürgernähe
•       Höflichkeit (höflicher, freundlicher Ton)
•       Gendern (Gleichberechtigung von Frauen und
        Männern sprachlich zum Ausdruck bringen)

2. Verständlichkeit
•       drei Ebenen umfassend:
    –     Text (Aufbau)
    –     Satz (Länge und Aufbau)
    –     Wort (Gebrauch)

    Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   16
Textbeispiele:
                Bürgernähe – Höflichkeit

Verwaltungsschreiben sollten in einem höflichen,
freundlichen Ton gehalten sein.

Statt:
• Abschließend werden Sie noch einmal auf die
   Notwendigkeit einer fristgemäßen Überweisung
   der festgestellten Summe hingewiesen.
Besser:
• Wir bitten Sie, die festgestellte Summe
  fristgemäß zu überweisen.

  Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   17
Textbeispiele:
                Bürgernähe – Höflichkeit

Verwaltungsschreiben sollten die Adressatinnen
und Adressaten persönlich ansprechen.

Statt:
• Zu dem Termin sind der Personalausweis
   sowie der ausgefüllte Antrag mitzubringen.

Besser:
• Bitte bringen Sie zu dem Termin Ihren
  Personalausweis und den ausgefüllten Antrag
  mit.
  Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   18
Textbeispiele:
                  Bürgernähe – Gendern

• Gesetzes- und Verwaltungstexte sollen die
  Gleichberechtigung von Männern und
  Frauen sprachlich zum Ausdruck bringen.

• Das generische (verallgemeinernde)
  Maskulinum ist dafür nicht geeignet, da mit
  diesem zwar Frauen und Männer benannt
  werden können, aber auch ausschließlich
  Männer.

  Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   19
Textbeispiele:
                  Bürgernähe – Gendern

• Jeder Mitarbeiter hat den Verlust seines
  Ausweises unverzüglich dem
  Referatsleiter mitzuteilen.

• Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter
  hat den Verlust ihres bzw. seines
  Ausweises unverzüglich der
  Referatsleiterin oder dem Referatsleiter
  mitzuteilen.
  Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   20
Ebenen der Verständlichkeit

                                        Wort
                                     Gebrauch

                                        Satz
                                  Länge und
                                   Aufbau

                                       Text
                                     Aufbau

Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   21
Wortwahl: kurze Wörter

Einige umständliche Wendungen sind oft
überflüssig. Vermeiden Sie Präpositionalfügungen!

Statt:                                                 Besser:
unter Zuhilfenahme von                                 mit

seitens, von Seiten                                    von

unter Bezugnahme auf                                   in/mit Bezug auf

  Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   22
Wortwahl: Fachbegriffe und Fremdwörter

 Fachbegriffe und Fremdwörter sollten vermieden
 werden. Sind sie nicht zu vermeiden, müssen sie
 erläutert werden.
 Statt:                                     Besser:
 realisieren                                verwirklichen
 Administration                             Verwaltung
 Besitz                                     fachsprachliche Bedeutung
                                            ggf. erläutern
 Option                                     Wahlmöglichkeit
 das Defizit an Stellen                     das Fehlen von Stellen
 Feedback                                   Rückmeldung
    Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   23
Wortwahl: keine Substantivierungen

Statt:
• Wegen Nichtbeachtung der Vorschriften …
Besser:
• Weil die Vorschriften nicht beachtet wurden, …

Statt:
• Unter Berücksichtigung möglicher Folgen …
Besser:
• …, wobei mögliche Folgen berücksichtigt
  wurden.

  Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   24
Wortwahl: keine Substantivierungen

Statt:                                                 Besser:

bei Nichterscheinen                                    sollten Sie nicht
                                                       erscheinen

zur Auszahlung bringen                                 auszahlen

einer Prüfung unterziehen                              prüfen

   Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   25
Satzbau: keine Verbalklammern

Besteht ein Prädikat aus zwei Teilen, sollten nicht
zu viele Satzglieder eingeschoben werden.

Statt:
Der Ausschuss hat nach eingehender Überprüfung
aller Faktoren und nach Rücksprache mit den
zuständigen Landesvolksvertretungen empfohlen,
das Verfahren abzuschließen.
Besser:
Der Ausschuss hat empfohlen, das Verfahren
abzuschließen, nachdem er …

   Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   26
Satz: Aktiv vs. Passiv

Statt:
• Der Aufbau des Bundesamtes wird durch das
  Bundesministerium ... geregelt.
Besser:
• Das Bundesministerium ... regelt den Aufbau
  des Bundesamtes.
Aber:
• Die Erlaubnis wird erteilt, wenn die
  Anforderungen an Eisenbahnen nach diesem
  Gesetz und den darauf beruhenden
  Rechtsverordnungen erfüllt sind.

  Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   27
Textbau: Gliederung

• Amtliche Texte sollten klar gegliedert sein.
• Wichtige Informationen sollten am Textanfang
  stehen.
• Texte sollten in Absätze untergliedert werden.
  Dabei gilt: ein Gedanke je Absatz.
• Textgestaltungselemente nutzen:
  Aufzählungen, Zwischenüberschriften, Fettdruck etc.
• Inhaltlich Zusammengehöriges steht zusammen.
• Fortschreiten der Aussagen:
      Hauptsache      untergeordnete Sachverhalte
      Grundsätzliches      Besonderes
• Überflüssiges weglassen

   Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   28
Textaufbau: Betreff

Der Betreff sollte möglichst kurz und prägnant sein.

Statt:                     Besser:
Ihr Antrag auf Ausstellung Ihr Führungszeugnis
eines Führungszeugnisses

   Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   29
Fazit
                Was kann die Verwaltung von
                der Linguistik praktisch lernen?
• Erkenntnisse der linguistischen Forschung (Normierung,
  Text, Diskurs) in den Verwaltungstexten anwenden
• mittels Leitsätzen die Texte höflich und geschlechtergerecht,
  bürgernah und juristisch abgesichert formulieren
• Impulse, Anleitungen und Vorschriften (Sensibilisierung) für
  die Verbesserung weiterer Texte vorschlagen (Rathaus
  online)
• realistischer Blick bei Text(sorten)-Breite und Text(sorten)-
  Fülle auf durchführbare Veränderungen
• --- Kolloquium: Leichte – einfache – verständliche Sprache

   Dr. Andrea-Eva Ewels/Dr. Lutz Kuntzsch – »Fairständliche« Verwaltungssprache   30
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