Mitteilung - zur Kenntnisnahme-Drucksache 18/1487 21.11.2018 - Abgeordnetenhaus von Berlin
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Drucksache 18/1487 21.11.2018 18. Wahlperiode Mitteilung – zur Kenntnisnahme – Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/18 Drucksache 18/0700 (II.A.17a)
Der Senat von Berlin Senatsverwaltung für Finanzen IV C 2 - P 5000-1/2018-4-1 Telefon (030) 9020 2149 An das Abgeordnetenhaus von Berlin über Senatskanzlei – G Sen – Mitteilung - zur Kenntnisnahme- über Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/18 Drucksache Nr. 18/0700 (II.A.17a) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Der Senat legt nachstehende Mitteilung dem Abgeordnetenhaus zur Besprechung vor. Das Abgeordnetenhaus hat in seiner 19. Sitzung am 14.12.2017 Folgendes beschlos- sen: „Der Senat wird aufgefordert, dem Abgeordnetenhaus halbjährlich mit Stichtag 30. Juni und 31. Dezember einen Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Ak- tionsprogrammes 2017/18 für die Hauptverwaltung und die Bezirke vorzulegen. Dies betrifft die Arbeitsschwerpunkte - Stellenbesetzungsverfahren beschleunigen, - Verstetigung des Wissensmanagements, - Stärkung des Gesundheitsmanagements, - Verbesserung des Personalmarketings zur Fachkräfteentwicklung; - Vereinheitlichung des landesweiten Personalmanagements, - Förderung der Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf, - Reform des Dienstrechts und - Verbesserung der Bezahlungsstruktur. Darüber hinaus ist der Senat aufgefordert, in dem Bericht - Ergebnisse bei der Umsetzung vorhandener Rekrutierungskonzepte, - die Entwicklung der Verwaltungsakademie (VAk), - die Einführung von einheitlichen, behördenübergreifenden Stellenbewertungen, - die Unterstützung von Ausbilder/innen, - die Ergebnisse der AG Ressourcensteuerung der Bezirke, - die Nutzung des Instrumentes der Stufenvorwegnahme, - die Entwicklung von Standards für die Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf, Seite 1
- die Verkürzung der Stellenbesetzungsverfahren auf drei Monate ab Ausschrei- bung und - die flächendeckende Einführung des E-Recruiting darzustellen und zu bewerten.“ Hierzu wird berichtet: - siehe Anlage - Berlin, den 13.11.2018 Der Senat von Berlin Michael Müller Dr. Matthias Kollatz Regierender Bürgermeister Senator für Finanzen Seite 2
Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/2018 Drucksache Nr. 18/0700 (II.A.17a) Stand: 01.07.2018 SenFin 301-06/2017
Handlungsleitfaden– Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/18Kapitel Inhaltsverzeichnis VORWORT ................................................................................................................................... 1 1 STELLENBESETZUNGSVERFAHREN .................................................................................... 1 1.1 EINFÜHRUNG DES E-RECRUITING ........................................................................................................1 1.2 MUSTER-STANDARD-PROZESS...........................................................................................................2 1.2.1Verkürzung der Stellenbesetzungsverfahren...................................................................................................... 2 1.2.2einheitliche, behördenübergreifende Stellenbewertungen .............................................................................. 3 2 WISSENSMANAGEMENT ................................................................................................... 4 3 GESUNDHEITSMANAGEMENT ........................................................................................... 6 4 PERSONALMARKETING ............................................................................................................. 8 4.1 ARBEITGEBERMARKE .........................................................................................................................8 4.2 KARRIEREPORTAL ..............................................................................................................................8 4.3 FACHKRÄFTEGEWINNUNG ...................................................................................................................9 4.3.1Umsetzung vorhandener Rekrutierungskonzepte ............................................................................................. 9 4.3.2Ergänzende Rekrutierungskonzepte................................................................................................................... 11 4.4 NUTZUNG DES INSTRUMENTES DER STUFENVORWEGNAHME ............................................................... 12 5 PERSONALBILDUNG ........................................................................................................ 13 5.1 BERUFSAUSBILDUNG ...................................................................................................................... 13 5.1.1Entwicklung der Ausbildungszahlen ................................................................................................................... 13 5.1.2Unterstützung von Ausbilder/innen.................................................................................................................... 15 5.2 FÜHRUNGSKRÄFTEBILDUNG ............................................................................................................. 15 5.2.1Führungskräfteentwicklung.................................................................................................................................. 15 5.2.2Akademie für Führungskräfte .............................................................................................................................. 16 5.3 ENTWICKLUNG DER VERWALTUNGSAKADEMIE .................................................................................... 16 6 PERSONALMANAGEMENT ............................................................................................... 17 6.1 AG RESSOURCENSTEUERUNG .......................................................................................................... 17 6.2 DV PERSONALMANAGEMENT........................................................................................................... 19 7 FÖRDERUNG DER VEREINBARKEIT VON FAMILIE, PFLEGE UND BERUF ............................. 20 7.1 DV TELEARBEIT ............................................................................................................................. 21 7.2 ARBEITS(ZEIT)FLEXIBILISIERUNG ...................................................................................................... 21 7.2.1Verbesserung der Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf .................................................................... 21 7.2.2Entwicklung von Standards für die Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf ..................................... 21 7.2.3Informationsportal ................................................................................................................................................. 22 8 REFORM DES DIENSTRECHTS.......................................................................................... 22 8.1 WIEDEREINFÜHRUNG DES VORBEREITUNGSDIENSTES IM „MITTLEREN DIENST“ DES ALLGEMEINEN VERWALTUNGSDIENSTES SOWIE IM JUSTIZDIENST .............................................................................. 22 8.2 LAUFBAHNWECHSEL ....................................................................................................................... 23 8.3 AUFNAHME WEITERER STUDIENGÄNGE ZUR VERMITTLUNG DER LAUFBAHNBEFÄHIGUNG......................... 23 8.4 VERWENDUNGSBEFÖRDERUNG IM ALLGEMEINEN VERWALTUNGSDIENST ............................................... 24 8.5 EINSTELLUNGSHÖCHSTALTERSGRENZE ............................................................................................. 25 9 VERBESSERUNG DER BEZAHLUNGSSTRUKTUR ................................................................ 25 9.1 ENTGELTANPASSUNG...................................................................................................................... 25 9.1.1Sozial- und Erziehungsdienst ............................................................................................................................... 27 9.1.2Gewinnung und Bindung von ärztlichem Fachpersonal im unmittelbaren Landesdienst Berlin ........... 27 9.2 BESOLDUNGSANPASSUNG ............................................................................................................... 28 9.3 HONORARORDNUNGEN................................................................................................................... 29 Anlage 1 - Übersicht der Nutzung des E-Recruiting- System rexx (einschl. Eignungsdiagnostik cut-e), ...... 31 Anlage 2 – Dauer von Stellenbesetzungsverfahren.................................................................................................. 35 IMPRESSUM .............................................................................................................................. 36
Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/181 Vorwort Der Senat hat sich zur Aufgabe gemacht, im Land Berlin ein ganzheitliches und strategisches Personalmanagement verbindlich einzuführen. Die Schwerpunkte sind im Juli 2017 im „Personalpolitischen Aktionsprogramm 2017/18“ (PPAP 17/18) festgelegt worden. Neun landesweit wirksam werdende Arbeitsschwer- punkte sollten dazu beitragen, einen modernen, leistungsfähigen und attrakti- ven öffentlichen Dienst im Land Berlin zu gewährleisten. Im 1. Zwischenbericht zum PPPAP 17/18 werden zum Stichtag 30.06.2018 die bisherigen Umsetzungs- ergebnisse dargestellt. Der nächste Umsetzungsbericht wird zum Stichtag 31.12.2018 vorgelegt werden. Die am 03.07.18 vom Senat beschlossenen Schnellläuferprojekte runden mit ihren kurzfristig erreichbaren Zielen das The- menfeld des Aktionsprogramms ab. Im Rahmen der Verwaltungsmodernisie- rungsstrategie werden diese Arbeitsschwerpunkte vorangetrieben. 1 Stellenbesetzungsverfahren Es ist erklärtes Ziel der Berliner Regierungspolitik, die Besetzung freier Stellen zu optimieren und konkrete Maßnahmen zur Beschleunigung der Besetzungsverfahren zu ergreifen. Zentrales Anliegen ist es dabei, die Dauer eines durchschnittlichen Stellenbesetzungsverfahrens auf drei bis vier Monate ab Ausschreibungsveröffentlichung zu verkürzen. Um dieses Ziel zu erreichen, wurden zahlreiche Maßnahmen zur Verbesserung der Personalrekrutierung eingeleitet bzw. konnten bereits umgesetzt werden. 1.1 Einführung des E-Recruiting Zum jetzigen Zeitpunkt nutzen sechs Senatsverwaltungen, neun nachgeordnete Einrichtungen und zwölf Bezirke das Onlinebewerbungsmanagementsystem der Firma rexx Systems GmbH (siehe Anlage 1). Die Nutzung des E-Recruiting- Systems erfolgt aktuell noch im unterschiedlichen Umfang, entweder für alle Stellenbesetzungsverfahren oder nur für die Nachwuchskräfte. Weitere drei Senatsverwaltungen und zwei nachgeordnete Einrichtungen befinden sich im Roll-Out-Verfahren und werden das E-Recruiting-System noch in 2018 einführen. In Verbindung mit der dazugehörenden Schnittstelle zum eignungsdiagnostischen Verfahren cut-e wird der gesamte Einstellungsprozess elektronisch unterstützt und beschleunigt. Da es sich bei dem E-Recruiting-System um ein IT-Querschnittsverfahren handelt, erfolgte 2017 auf der Grundlage von § 22 (5) EGovernmentgesetz Berlin die Beteiligung des Hauptpersonalrats sowie der Hauptvertrauensperson schwerbehinderter Menschen 1
Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/182 Im Ergebnis der Beteiligung befindet sich das E-Recruiting-System aktuell im Probe-Echtbetrieb bis zum 31.12.2018. Derzeit wird gemeinsam mit der Beschäftigtenvertretung geprüft, wie die Barrierefreiheit und eine gendergerechte Sprache im System optimiert werden kann. 1.2 Muster-Standard-Prozess 1.2.1 Verkürzung der Stellenbesetzungsverfahren Neben der Ausweitung des E-Recruitings trägt ein standardisiertes Stellenbesetzungsverfahren maßgeblich zur Verfahrensbeschleunigung bei. Hierfür wurde im April 2017 im Rahmen einer mit externer Begleitung durchgeführten Geschäftsprozessanalyse der Muster-Standard-Prozess "Stellenbesetzungsverfahren durchführen“ entwickelt, welcher die Etablierung Zentraler Bewerbungsbüros (ZBB) und die durchgängige Nutzung des E- Recruiting-Verfahrens rexx vorsieht. Die Anwendung des Muster-Standard-Prozesses ermöglicht die zeitliche Straffung des Gesamtverfahrens durch die Bündelung von Zuständigkeiten und Standardisierung von Arbeitsabläufen. Der Musterprozess basiert auf den Organisationsstrukturen eines Zentralen Bewerbungsbüros (ZBB), in welchem die administrativen und steuernden Aufgaben im Stellenbesetzungsverfahren von spezialisierten Mitarbeiter(inne)n wahrgenommen werden, sowie der durchgängigen Nutzung des E-Recruiting-Verfahrens rexx. Die konsequente Anwendung des Muster-Standard-Prozesses wird vom Senat empfohlen. Die Entscheidung über die Umsetzung der Empfehlungen obliegt jedoch den jeweiligen Dienststellen. Die Implementierung des Musterverfahrens und die Einführung bzw. Ausgestaltung der weiteren im Rahmen der Untersuchung aufgezeigten Maßnahmen wurde unter Federführung der Senatsverwaltung für Finanzen in dienststellenübergreifenden Arbeitsgruppen stetig vorangetrieben. Die Arbeitsgruppen haben sich mit folgenden Themen auseinandergesetzt und konnten folgende Fortschritte erreichen: Der Muster-Standard-Prozess "Stellenbesetzungsverfahren durchführen" wurde nochmals modifiziert. Die aktuelle Fassung wurde den Dienststellen Anfang Juni 2018 zusammen mit Erläuterungen zu den einzelnen Arbeitsschritten zur Verfügung gestellt. Zur gezielten Fortbildung der Recruiter/-innen wurde in Zusammenarbeit mit der Verwaltungsakademie Berlin (VAk) eine Baustein-Qualifizierungsreihe „Professionelle Personalgewinnung für die Berliner Verwaltung“ aufgelegt, 2
Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/183 die im VAk-Angebot 2018 verankert ist. Die Fortbildungsreihe vermittelt die aktuellen Entwicklungen und gibt Impulse sowie Handlungshilfen für die moderne Gestaltung der Personalrekrutierung. Die einzelnen Module werden sehr gut angenommen, sodass sie teilweise mehrfach angeboten wurden bzw. werden. Die Bausteinreihe wird fortgesetzt werden. Seit Juni 2018 liegen die Muster-APs und Muster-BAKs für die Arbeitsgebiete „Leitung ZBB“ und „Sachbearbeitung ZBB“ sowohl für Beamtinnen und Beamte als auch für Tarifbeschäftigte vollständig vor. Mit der Neufassung der AV Stellenausschreibung ist die Ausweitung des Geltungsbereichs auf Arbeitnehmer/-innen sowie die verpflichtende Ausschreibung von Stellen im Berliner Karriereportal unter Verkürzung der Ausschreibungsdauer auf 14 Tage vorgesehen. Die AV wird in Kürze in die Verwaltungsbeteiligung gegeben. Zur weiteren Beschleunigung und medienbruchfreien Durchführung der Stellenbesetzungsverfahren sollen in rexx weitere Schnittstellen zu angrenzenden Verfahren eingerichtet und einheitliche Formschreiben bzw. Arbeitshilfen im System hinterlegt werden. Konkrete Lösungen werden derzeit erarbeitet. Gegenüber den Vorjahren ist eine deutliche positive Entwicklung der Dauer der Stellenbesetzungsverfahren zu verzeichnen. In den Jahren 2014/2015 wurde im Dienststellendurchschnitt eine Verfahrensdauer von 5,3 Monaten angegeben; im Jahr 2016 konnte diese nach Sensibilisierung aller Beteiligten bereits auf 4,5 Monate reduziert werden. Für das Jahr 2017 liegt die durchschnittliche Verfahrensdauer bereits bei knapp vier Monaten. Weiteres Beschleunigungspotenzial ergibt sich aus der verstärkten Anwendung der aufgezeigten Optimierungsmöglichkeiten. Mehrere Dienststellen konnten im vergangenen Jahr bereits Durchschnittswerte um die drei Monate erzielen (siehe Anlage 2). Vorbehalte bestehen in Bezug auf die Durchführung dienststellenübergreifender Sammelverfahren insbesondere in den Bezirken. Unter Ausschöpfung aller bereits umgesetzter bzw. noch in Umsetzung befindlicher Maßnahmen (die sich auf die von den Dienststellen tatsächlich zu beeinflussenden Faktoren beziehen) ist das gesetzte Zeitziel von drei bis vier Monaten realistisch zu erreichen. 1.2.2 einheitliche, behördenübergreifende Stellenbewertungen Einheitliche, behördenübergreifende Stellenbewertungen können den Stellenbesetzungsprozess erheblich beschleunigen. Hierbei ist zu 3
Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/184 berücksichtigen, dass die Zuständigkeit für die Erstellung von Aufgabenkreisbeschreibungen (BAK) sowie Anforderungsprofilen und Bewertungsgutachten im Rahmen ihrer Personal- und Ressourcenverantwortung jeder Dienststelle selbst obliegt und sich die Bewertung von Arbeitsgebieten nach den jeweils im konkreten Einzelfall auszuübenden Tätigkeiten richtet. Hierbei sind die tarifrechtlichen Vorschriften bzw. die Anwendungsempfehlungen des KGSt-Gutachtens zur Dienstpostenbewertung zu beachten. Die unterschiedlichen Verantwortungsbereiche bzw. –merkmale für Sachbearbeiter in den Senatsverwaltungen und den Bezirken können im Ergebnis zu unterschiedlichen Bewertungen der Ämter bzw. Arbeitsgebiete führen. Die Senatsverwaltung für Finanzen wird bisher nur in den Fällen übergreifend tätig, wenn bei den Leitern der Organisationseinheiten gem. § 9 Abs. Landeshaushaltsordnung (LHO) Zweifel über die Bewertung vorliegen. Hier erteilt dann die Senatsverwaltung für Finanzen eine bindende Auskunft (Nr. 3.5 AV zu § 49 LHO). Zur weiteren Vereinheitlichung der Stellenbewertungspraxis wird derzeit im Rahmen einer Arbeitsgruppe eine Arbeitshilfe für das in Berlin bei der Bewertung von Beamtendienstposten anzuwendende KGSt-Gutachten erarbeitet. Da einheitliche, behördenübergreifende Stellenbewertungen für die Hauptverwaltung aufgrund der ressortspezifischen Zuständigkeiten und häufigen Unikatsarbeitsgebiete kaum möglich sind, wird derzeit die die Bewertung von Querschnittsarbeitsgebieten (Personal, Finanzen, Innere Dienste) geprüft. In den Bezirken ist der Diskussionsprozess zur Möglichkeit einheitlicher Bewertungen aktuell noch nicht abgeschlossen. 2 Wissensmanagement Der in 2014 begonnene Prozess des behördeninternen sowie landesweiten Wissensmanagements wird weiter aktiv vorangetrieben und durch behördenübergreifende Maßnahmen unterstützt. Die im Haushaltsplan etatisierten Finanzmittel werden zunehmend intensiver in Anspruch genommen: 4
Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/185 Damit wurden insbesondere folgende Maßnahmen finanziert: Es besteht jedoch weiterhin eine Diskrepanz zwischen beantragten und tatsächlich umgesetzten Maßnahmen (insbesondere Stellendoppelbesetzungen) in den einzelnen Dienststellen. Hauptsächlich wird dies mit nicht rechtzeitig beendeten bzw. nicht erfolgreich durchgeführten Stellenbesetzungsverfahren in den Dienststellen begründet. Die Konsolidierung und Optimierung des Berliner Wissensmanagement wird künftig u.a. durch ein wissenschaftliches Aktionsforschungsprojekt mit dem Fachbereich Informationswissenschaften der Fachhochschule Potsdam aktiv unterstützt. Hierzu finden bereits konkrete Abstimmungen statt. Darüber hinaus ist beabsichtigt, wieder einen Erfahrungsaustausch mit allen behördlichen Akteuren/-innen des Berliner Wissensmanagements sowie behörden- und länderübergreifenden Experten/-innen durchzuführen u.a. mit 5
Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/186 dem Ziel, die bislang in Berlin gemachten Erfahrungen für internationale Wettbewerbe aufzubereiten. 3 Gesundheitsmanagement Die Senatsverwaltung für Finanzen hat im Juli 2017 eine umfangreiche Sachstands- und Evaluationsabfrage in allen Dienststellen zur Dienstvereinbarung Gesundheit durchgeführt. Die Analyseergebnisse waren Basis eines von der Zentrale Stelle Gesundheitsmanagement bei der Senatsverwaltung für Finanzen mit den Gesundheitskoordinatorinnen und Gesundheitskoordinatoren der Dienststellen sowie den Mitgliedern der landesweiten Steuerungsgruppe am 16.10.2017 veranstalteten initialen Arbeitsworkshops. Zur weiteren gemeinsamen Umsetzung mit den Behörden und den Beschäftigtenvertretungen wurden für 2018 folgende Schwerpunkte festgelegt: 1. Gesundheitskoordinatorinnen und Gesundheitskoordinatoren stärken, 2. Implementierung eines Themenportals Gesundheitsmanagement, 3. Überarbeitung der Dienstvereinbarung Gesundheit und des Handlungsleitfadens für das Betriebliches Eingliederungsmanagement, Von der Zentralen Stelle wurden zu den Handlungsfeldern 1 und 2 Arbeitsgruppen initiiert und mit Gesundheitskoordinatorinnen und Gesundheitskoordinatoren der Dienststellen sowie den Mitgliedern der Steuerungsgruppe personell besetzt. Die von der Arbeitsgruppe erstellte Muster-Aufgabenkreisbeschreibung (BAK) nebst einem Muster-Anforderungsprofil dienen nunmehr als aktuelle Grundlage für eine vorzunehmende, landesweit anwendbare Musterbewertung des Aufgabengebietes. Das Themenportal wird derzeit erstellt. Die weiteren Handlungsfelder werden beginnend mit dem III. Quartal 2018 bearbeitet. Hierbei bildet ein Schwerpunktthema das Betriebliche Eingliederungsmanagement gem. § 167 Abs. 2 SGB IX (bis 31.12.2017 § 84 Abs. 2 SGB IX), welches langzeiterkrankte Beschäftigte bei ihrer Wiedereingliederung in das Berufsleben unterstützt und damit Langzeiterkrankungen sinken und Gesundheitsquoten steigen lässt. Weitere eingeleitete Maßnahmen zur Stärkung des Gesundheitsmanagements sind: - Überarbeitete Neuauflage der Qualifizierungsreihe 2018 „Gesundheitskoordinator*in“ in Zusammenarbeit mit der Verwaltungsakademie Berlin und der Unfallkasse Berlin (überarbeitetes 6
Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/187 Curriculum mit einem zeitlichen Umfang von 60 Doppelstunden in 9 Monaten), - Überarbeitete Neuauflage des Standardfragebogens für die Mitarbeiter/innen-Befragung (MAB), insbesondere wissenschaftlich unterstützte Anpassung des Fragebogens unter Berücksichtigung aktueller Faktoren (z.B. demografischer Wandels und dessen Einfluss auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter); Ausschreibung eines Expertenpools zur professionellen Unterstützung der Dienststellen bei der Auswertung und Umsetzungsplanung der Ergebnisse zentrale Evaluierung von Maßnahmen des Gesundheitsmanagements zur Erstellung des landesweiten Gesundheitsberichtes 2018 incl. der Darstellung von beispielgebenden und übertragbaren Aktivitäten der Dienststellen, - Einführung eines landesweiten Langzeitkrankenmanagements: Im Auftrag der Senatsverwaltung für Finanzen wurde im Rahmen des Studiums an der Verwaltungsakademie Berlin (VAk) ein Projekt zur Einführung eines Langzeitkrankenmanagements in der Berliner Verwaltung durchgeführt. Unter Einbeziehung der Projektergebnisse wird derzeit das Konzept für die landesweite Einführung des Langzeitkrankenmanagements und dessen Umsetzung erstellt. Im Rahmen einer Auftaktveranstaltung im November 2018 wird den Leiterinnen und Leitern der unmittelbaren Landesverwaltung das Konzept vorgestellt und landesweit eingeführt. - Einführung eines Online-Resilienz-Coach: Stärkung und Training der indi- viduellen Resilienzfaktoren, wie z. B. Stressresistenz, Selbstwirksamkeits- überzeugung und Zielorientierung mit Hilfe eines webbasierten und in Zu- sammenarbeit mit der Humboldt Universität zu Berlin entwickelten „On- line-Resilienz-Coach“, der Methoden vermittelt, die zur Verbesserung der Resilienz beitragen und damit die Widerstandskraft und Belastungsfähig- keit stärken können. Der Online-Coach enthält spezielle Wissenseinheiten und Übungen zu den Bereichen „Freiräume schaffen“, „Entspannen und Genießen“ und „Positives Denken“ und kann von den Beschäftigten des Landes Berlin über ein Web-Portal bei Bedarf jederzeit freiwillig, flexibel und anonym genutzt werden, auch bewusst für eine kurze Pause in stress- reichen Situationen. Nach erfolgreichem Abschluss der wissenschaftlich begleiteten Projektdurchführungen in insgesamt drei Behörden – Senats- verwaltung für Finanzen, Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf und Fi- nanzamt Marzahn-Hellersdorf – steht der Online-Resilienz-Coach seit Mitte Februar 2018 allen Beschäftigten des Landes Berlin zum freiwilligen und anonymen Trainieren von Strategien zur Stressbewältigung zur Ver- fügung. Das Interesse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist groß. Seit 7
Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/188 der landesweiten Einführung wurde der Coach insgesamt rd. 56.500 Mal angeklickt. Die Senatsverwaltung für Finanzen hat eine Nutzungslizenz für die Dauer von zunächst zwei Jahren erworben, eine Verlängerung über das Jahr 2019 hinaus wird bei anhaltendem Interesse angestrebt. 4 Personalmarketing Für den öffentlichen Dienst des Landes Berlin ist es notwendig, effiziente Konzepte zur Personalrekrutierung zu entwickeln und umzusetzen. Durch den Wandel vom Arbeitgeber- zum Arbeitnehmermarkt stehen inzwischen alle Dienststellen vor der Herausforderung, Nachwuchskräfte und Fachkräfte für sich zu gewinnen. 4.1 Arbeitgebermarke Die Schärfung und Weiterentwicklung der Arbeitgebermarke steht derzeit im Fokus der Aktivitäten zur Personalgewinnung. Ziel einer Arbeitgebermarke ist es, zunächst Bewerberinnen und Bewerbern zu signalisieren, wofür das Land Berlin als Arbeitgeber steht. Dabei gilt es, möglichst Alleinstellungsmerkmale herauszustellen, die andere Arbeitgeber nicht oder nicht in dem Maße haben, wie die Berliner Verwaltung. Die Kernbotschaften der Arbeitgeber-Dachmarke „Hauptstadt machen“ werden zentral über das Karriereportal (https://www.berlin.de/karriereportal/berlin-als-arbeitgeberin/) vermarktet und bilden die Grundlage für die Anwendung aller weiteren Marketing- Instrumente, wie z. B. Messepräsentationen. Die Kernbotschaften der Berliner Verwaltung sind: Kompetenz & Vielfalt, Work-Life-Balance, Flexibilität & Entwicklungschancen und Diversity. Diese werden kontinuierlich mit entsprechenden Inhalten, Maßnahmen usw. unterlegt – zentral und dezentral. Eine erfolgreiche Arbeitgebermarke „wirkt“ auch nach innen und dient damit neben der Personalgewinnung auch der Personalbindung. Ziel ist es, dass eine als positiv wahrgenommene einheitliche Unternehmenskultur (Corporate Identity) entsteht. Dieser Prozess ist auf der Grundlage der einheitlichen Arbeitgeber-Dachmarke „Hauptstadt machen“ weiterhin zentral zu steuern und dezentral zu implementieren. Hierzu gehört auch die Weiterentwicklung der Dachmarke gemeinsam mit den Verwaltungen in den Folgejahren. 4.2 Karriereportal Mit der Einführung der Arbeitgebermarke „Hauptstadt machen“ im April 2016 erfolgte auch die Neugestaltung des Karriereportals im Internet. Seit dem 21.04.2016 präsentiert sich die Berliner Verwaltung zielgruppengerecht auf www.berlin.de/karriereportal. Das Portal bündelt alle Informationen zum 8
Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/189 Thema Ausbildung- und Einstieg. Zielgruppen sind Schülerinnen und Schüler, Studierende, Absolventinnen und Absolventen sowie Berufserfahrene (u.a. Spezialisten). Mit Schwerpunkt werden die größten Einstellungsbereiche beworben: Berliner Feuerwehr, Polizei Berlin, Justiz, Finanzverwaltung, allgemeiner nichttechnischer Verwaltungsdienst, Bildung und die Bezirksämter. Die durchschnittliche Reichweite beträgt rund 170.000 Seitenaufrufe im Monat (I. Quartal 2018). Das Karriereportal wird redaktionell durch Senatsverwaltung für Finanzen betreut und stetig weiterentwickelt. Es erfolgen derzeit folgende Umsetzungen: • Implementierung einer Suchfunktion auf der Startseitenebene Um Stelleninteressierten die Suche nach passenden Stellenangeboten zu erleichtern, soll gut sichtbar auf der Startseite eine Stellensuchfunktion (Inverssuchfunktion) eingerichtet werden. Mittels Freitextsuche und der Nutzung von Suchparametern (nach Aufgabenbereichen, Qualifikationsniveau und Vergütungsgruppen), kann das Stellenangebot individuell nach passenden Stellenangeboten durchsucht werden. Technisch soll die Inverssuchfunktion auf den Datenbestand eines künftig einheitlichen „Jobportals“ zurückgreifen. Die Konzeption für die Inverssuche liegt vor. Die Beauftragung der technischen Umsetzung ist erfolgt. Die Aktiv- Schaltung der Suchfunktion ist noch in 2018 geplant. • Einheitliches Jobportal für alle Behörden der Berliner Verwaltung Bisher existieren auf dem Karriereportal zwei Stellenbörsen. Einerseits das „Jobportal“ des E-Recruiting-Systems, andererseits die „Stellenplattform“ des Landesverwaltungsamtes. Der Parallelbetrieb soll zum 31.12.2018 beendet werden und künftig alle Stellenangebote im rexx-basierten Jobportal gebündelt werden. Für jene Behörden, die noch kein E-Recruiting- System nutzen und deshalb bisher Stellenausschreibungen auf der Stellenplattform veröffentlichten, wird ergänzend eine reine „Publikationsfunktion“ im Jobportal eingerichtet. 4.3 Fachkräftegewinnung 4.3.1 Umsetzung vorhandener Rekrutierungskonzepte Es wurden diverse berufsspezifische Maßnahmen konzipiert und umgesetzt, um dem aufkommenden Fachkräftemangel zu begegnen. Hierzu gehört seit 2016 eine eigene Studienklasse mit 30 Studienplätzen im dualen Studiengang Bauingenieurwesen an der Hochschule für Wirtschaft und Recht (HWR). Hierfür wurde durch die Senatsverwaltung für Finanzen ein zentral durchgeführtes Ausschreibungs- und Eignungsdiagnostikverfahren konzeptioniert und jährlich für die Bewerbungsphase zum Wintersemester durchgeführt. Der Bedarf an Studienplätzen im dualen Studiengang Bauingenieurwesen wird regelmäßig 9
10 Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/18 eruiert und analysiert. Es ist davon auszugehen, dass das Projekt für die nächsten Jahre verstetigt wird. Die Beteiligung der Dienststellen an diesem Projekt war anfangs verhalten, konnte aber mit der aktuellen Studienklasse gesteigert werden. Im Baubereich werden außerdem vermehrt Architektinnen und Architekten zur Umsetzung der vielen Bauvorhaben der Stadt benötigt. Dafür wird voraussichtlich zum Wintersemester 2019 ein Stipendienmodell für den Studiengang Architektur projektiert. Weiterhin werden seit 2017 werden zentral jährlich 20 Stipendien in Höhe von 850 € für den Studiengang Verwaltungsinformatik an der HWR mittels eines von der Senatsverwaltung für Finanzen durchgeführten zentralen Test- und Vergabeverfahrens vergeben. Im Anschluss an ein erfolgreiches Studium sind die Stipendiatinnen und Stipendiaten fünf Jahre vertraglich an das Land Berlin gebunden. Der gemeldete Bedarf der Dienststellen an Stipendiatinnen und Stipendiaten ist sehr hoch und übersteigt die Anzahl der vergebenen Stipendien deutlich. IT-Fachkräfte sind in einer Vielzahl der Fälle nur durch monetäre Anreize zu gewinnen. Von den Möglichkeiten, höhere Entgelte zu zahlen durch die Anerkennung sog. förderliche Zeiten bei der Einstellung und/oder der Vorweggewährung von bis zu zwei Stufen, soll künftig nach Prüfung des konkreten Einzelfalls in noch stärkerem Umfang Gebrauch gemacht werden. Dies wird durch eine Darstellung der verschiedenen Berufsprofile und Einstellungsmöglichkeiten im IT-Bereich im Karriereportal forciert. Ein Trainee- Programm für Nachwuchskräfte im Bereich IKT-Management ist in der Konzeptionsphase. Für das fachärztliche Personal werden zentrale Ausschreibungen im Deutschen Ärzteblatt geschaltet sowie auf ärztliches Personal fokussierte Online- Stellenplattformen erprobt. Im Zusammenhang mit der Veröffentlichung von Stellenangeboten für Fachärztinnen und Fachärzte auf der Plattform klinikumjobs.de wurde dabei auch eine direkte Ansprache wechselwilliger Mitglieder des sozialen Netzwerks XING gebucht. Durch die Einstellung von Ärztinnen und Ärzten in Weiterbildung entsteht eine frühe Bindung an das Land Berlin. Durch die Präsenz auf Fachmessen wird die Zielgruppe direkt angesprochen. Auf Senatsebene wird angestrebt, die Bezirke im Zusammenhang mit dem Verfahren zur außertariflichen Bezahlung insbesondere von Fachärztinnen und Fachärzten im öffentlichen Gesundheitsdienst (vergl. Tz. 9.1.2) bei den Stellenbesetzungen zu unterstützen, indem den Bezirken die Möglichkeit von gebündelten Stellenausschreibungen und damit verbundenen Werbemaßnahmen angeboten wird. 10
11 Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/18 Sozialarbeiterinnen und Sozialarbeiter zählen zunehmend zu den Bedarfsberufsberufen in der Berliner Verwaltung. In diesem Bereich wird verstärkt auf die Kommunikation mit den Hochschulen gesetzt, um auf den Arbeitgeber Berlin in diesem Bereich aufmerksam zu machen. Die Veranstaltung der Agentur für Arbeit „Berliner Jugendämter suchen Sie“ konnte die Anzahl an Bewerbungen deutlich erhöht werden. Zur direkten Fachkräftegewinnung wird aktuell im Studiengang Soziale Arbeit die Vergabe von Stipendien konzipiert. Diese sollen während des Wintersemesters 18/19 an Studierende der im Oktober beginnenden Studienklasse vergeben werden. Kooperationspartner für dieses Projekt ist die staatliche Alice-Salomon-Hochschule. Weiterhin wird derzeit ein neuer dualer Studiengang Soziale Arbeit konzipiert. 4.3.2 Ergänzende Rekrutierungskonzepte Im November 2017 präsentierte sich die Berliner Verwaltung erstmals gemeinsam auf einem dienststellenübergreifenden Messestand auf der Ausbildungs- und Karrieremesse „Einstieg 2017“. Unter dem Motto „Arbeiten für die beste Stadt der Welt“ informierten 20 Behörden mit 120 Dienstkräften über ihre Ausbildungs- und Einstiegsangebote. Hierdurch konnten mehrere tausend Kontakte mit interessierten Schülerinnen und Schülern erzielt werden. Der Messeauftritt wurde durch die Senatsverwaltung für Finanzen zentral organisiert und finanziert. Aktuell wird der nächste Messeauftritt auf der „Messe Einstieg 2018“ am 09. und 10.11.2018 vorbereitet. Das Land Berlin präsentiert sich verstärkt auf zielgruppenspezifischen Job- und Informationsmessen. Neben den bereits seit längerem erfolgreich etablierten Angeboten, wie z.B. für Lehrkräfte oder Polizeivollzugsnachwuchs, wurden im Berichtszeitraum u.a. die Messe „Operation Karriere“ für medizinisches Fachpersonal, die Bundeswehrmesse „Öffentlicher Dienst“ zur beruflichen Neuorientierung von Soldaten auf Zeit, eine Jobmesse für Beschäftigte der Air Berlin sowie regionale Messen in einzelnen Bezirken bedient. Um die Personalgewinnung auf Social-Media-Plattformen zu nutzen, wurde der YouTube-Kanal „Hauptstadt machen“ aktiviert. Der Kanal informiert mit filmischen Berufs- und Behördenportraits über die Tätigkeiten und Karrieremöglichkeiten in der Berliner Verwaltung. Das Angebot soll weiter ausgebaut werden. Die Einrichtung eines Xing-Profils ist geplant. Um die digitale Präsentation der Berliner Verwaltung zu verbessern, wurden ein Imagefilm sowie vier filmische Berufsportraits (Mangelberufe: IT, Ingenieurswesen und Ärztinnen und Ärzte) produziert. Die Filme wurden auf dem Karriereportal (https://www.berlin.de/karriereportal/berlin-als- arbeitgeberin/artikel.468592.php) und auf dem YouTube-Kanal 11
12 Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/18 (https://www.youtube.com/channel/UCX81NEknHSf3a_6XUWRxNQA) veröffentlicht. Im Zusammenhang mit der Filmproduktion wurde auch ein Werbesong „Hauptstadt machen“ hergestellt. Weitere Aktivitäten beziehen sich auf die Konzeption und Beschaffung von Werbe- und Informationsmaterial im Rahmen des landesweiten Personalmarketings. Hierzu zählen u.a.: • Arbeitgeberflyer „Arbeiten für die beste Stadt der Welt“ • anlassbezogene Flyer (z. B. für Mitarbeitende von Air Berlin) • Poster- und Postkarten-Motive • Bezirkliche Ausbildungsbroschüre „Deine Bezirke – Deine Karriere“ Eine besondere Bedeutung kommt zukünftig der Rekrutierung sogenannter Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger zu, die aus fachfremden Berufsgruppen kommen. Beispielhaft ist hier ein Projekt eines Bezirksamtes zu nennen, das 14 Beschäftigte der Air Berlin befristet eingestellt hat. Die Einstellungskriterien wurden auf die Beschäftigung von fachfremdem Personal angepasst. Die Qualifizierung der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über die Grundlagen des Verwaltungshandelns (Verwaltungsrecht, GGO, Haushaltsrecht) erfolgt im Rahmen von Inhouse-Schulungen in Zusammenarbeit mit der Verwaltungsakademie Berlin. Die spätere dauerhafte Verwendung ist beabsichtigt. 4.4 Nutzung des Instrumentes der Stufenvorwegnahme Die Dienststellen können in eigener Zuständigkeit und Verantwortung in Personalmangelfällen von den tarifvertraglichen Möglichkeiten des § 16 Abs. 5 Satz 1 TV-L Gebrauch machen und ein um bis zu 2 Stufen höheres Entgelt zahlen, um neues Personal zu gewinnen oder vorhandene qualifizierte Fachkräfte zu halten. Durch die Einführung der Stufe 6 in den mittleren und oberen Entgeltgruppen 9 bis 15 konnten diese Möglichkeiten nochmal erweitert werden. Die eigenverantwortliche Inanspruchnahme ist befristet und wurde inzwischen auf den 31. Dezember 2021 verlängert. Nach wie vor machen die Dienststellen des Landes Berlin regen Gebrauch sowohl von der Vorweggewährung von Stufen als auch von der Anerkennung von sog. förderlichen Zeiten. Während die „Vorweggewährung von Stufen“ als widerrufliche Zulage ausgestaltet ist, können mit der Anerkennung von „förderlichen Zeiten“ Zeiten anerkannt werden, die zumindest nützlich für die zu erbringenden Aufgaben sind. Dadurch gelangen die Bewerberinnen und 12
13 Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/18 Bewerber in eine höhere Stufe als regulär vorgesehen, ggf. sogar bis zur Endstufe. Diese Stufenzuordnung ist unwiderruflich. Im Berichtszeitraum vom 01.01. bis 31.12.2017 wurde nach den Angaben der Dienststellen in 740 Fällen von der Gewährung von förderlichen Zeiten und / oder der Vorweggewährung von Stufen Gebrauch gemacht. Im Vorjahr wurden 643 Fälle gemeldet. Das entspricht einer Erhöhung von 97 Fällen bzw. rd. 15 %. 5 Personalbildung Weichen Personalbestand und Personalbedarf in qualitativer Hinsicht voneinander ab, ist aktive Personalentwicklung zu betreiben. Es müssen die Fähigkeitsprofile der Mitarbeitenden an die jeweiligen Anforderungsprofile angepasst werden. Dies kann durch eine berufsvorbereitende Bildung („Ausbildung“) und eine berufserweiternde und –aktualisierende Bildung („Fortbildung) einschließlich einer Aufstiegsfortbildung erreicht werden. Ziel des Senats ist eine Erhöhung der Ausbildungskapazitäten sowie eine strategische Neuausrichtung im Bereich der Führungskräfte. 5.1 Berufsausbildung 5.1.1 Entwicklung der Ausbildungszahlen Zum Stichtag 15.10.2017 waren im unmittelbaren Landesdienst Berlins insgesamt 9.727 Ausbildungsplätze besetzt. Davon entfielen insgesamt 7.632 auf die Ausbildung von Beamtenanwärterinnen/-anwärtern sowie Lehramts- und Gerichtsreferendare. Von diesen wiederum entfielen über 40 v.H. auf die Bereiche Polizei- und Feuerwehrvollzug. Auch die Zahl der tariflichen Ausbildungsplätze ist mit insgesamt 2.047 besetzten Plätzen am 15.10.2017 hoch. Hiervon entfiel der größte Anteil auf die Ausbildung in der allgemeinen Verwaltung (insgesamt rd. 700 Plätze) sowie der Justizverwaltung (rd. 330 Plätze). Die Ausbildung in der allgemeinen Verwaltung qualifiziert für eine Vielzahl von verschiedenen Aufgabenfeldern und dient daher der Nachwuchsgewinnung u.a. für die Bürgerämter oder in der Leistungsverwaltung, aber auch z.B. in den Kfz- Zulassungsstellen und auch in Bereichen der sogenannten „inneren Verwaltung“. Die Anzahl der besetzten Ausbildungsplätze – inklusive der Positionen für Beamtenanwärterinnen/Beamtenanwärter und Referendarinnen/Referendare im unmittelbaren Landesdienst sind seit Jahren nahezu kontinuierlich angestiegen. Im Jahr 2008 beliefen sie sich noch nur 6.894 im Vergleich zu den 13
14 Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/18 9.727 im Jahr 2017 entspricht das einer Steigerungsrate von rd. 41 v.H. in den letzten 10 Jahren: Anzahl der besetzten Ausbildungspositionen von 2008 bis 2017 12 000 9 727 10 000 9 148 8 235 8 275 7 383 9 492 8 000 8 290 7 920 8 283 6 000 6 894 4 000 2 000 – 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Der Anstieg bei den besetzten Ausbildungsplätzen spiegelt sich auch in den stetig steigenden Ist-Ausgaben der Ausbildungsmittel wieder. Im Jahr 2017 wurden insgesamt bereits rd. 140 Euro Ausbildungsmittel verausgabt, dies waren 9 Mio. Euro mehr als im Jahr zuvor. Gegenüber dem Jahr 2010, in dem nur rd. 97 Mio. Euro verausgabt wurden, sind die Ausgaben für Ausbildungsmittel um rd. 43 Mio. Euro – also um über 40 v.H. – gestiegen. Die Entwicklung ist in folgender Grafik veranschaulicht: 150,0 Ist- Ausgaben für Ausbildungsmittel von 2009 bis 2017 in Mio. 140 140,0 Euro 130,0 131,0 120,0 120,0 110,0 111,0 107,0 104,0 106,0 100,0 97,0 92,0 90,0 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Angestrebt wird eine weitere Steigerung des Ausbildungsplatzangebots, lt. Richtlinien der Regierungspolitik um bis zu 20 v.H. bis zum Ende der 18. Legislaturperiode. Hierfür wird aktuell eine landesweite Rahmendienstvereinbarung Ausbildung zwischen der Senatsverwaltung für Finanzen und der Haupt-Jugend- und Auszubildendenvertretung verhandelt. In diesem Zusammenhang ist die Bildung 14
15 Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/18 einer ständigen landesweiten Arbeitsgruppe „Ausbildung“ – gemeinsam mit den Hauptbeschäftigtenvertretungen – geplant. Im Jahr 2017 wurden insgesamt 469 tarifliche Ausbildungsabsolventen im Anschluss an ihre Ausbildung übernommen, davon 282 sofort mit unbefristetem und 187 mit zunächst befristetem Vertrag. Zudem wurden nach bestandener Laufbahnprüfung insgesamt 1.259 Beamtenanwärterinnen und Beamtenanwärter in ein Beamtenverhältnis auf Probe übernommen (bzw. 77 zunächst als Tarifbeschäftigte). Außerdem wurden für den Bereich der allgemeinen Verwaltung insgesamt 114 Beamte auf Probe der Laufbahngruppe 2, erstes und zweites Einstiegsamt sowie insgesamt 42 Trainees der Entgeltgruppe 9 eingestellt. Die Perspektiven für eine dauerhafte Übernahme in den Landesdienst werden auch in den kommenden Jahren aufgrund der zahlreichen neu zugegangen Stellen sowie der hohen Rate an Altersausscheidenden gut sein. 5.1.2 Unterstützung von Ausbilder/innen Ein wesentlicher Aspekt für die Gewährleistung einer qualitativ hochwertigen, attraktiven Ausbildung ist ausreichendes, motiviertes und qualifiziertes Ausbildungspersonal. Da die Bereitschaft zur Übernahme einer Funktion als Praxisanleitung dringend ausgebaut werden muss, wurde unter Federführung der Senatsverwaltung für Finanzen eine „Arbeitsgruppe Schaffung nicht- monetärer Anreize für Praxisanleiter/innen“ gegründet. Die Arbeitsgruppe befindet sich derzeit in der Konzeptionsphase. 5.2 Führungskräftebildung 5.2.1 Führungskräfteentwicklung Mit der verbindlichen Einführung von landesweit einheitlichen Kernkompetenzen für Führungskräfte in ebenfalls landesweit einheitlich definierten Führungsebenen werden die Voraussetzungen geschaffen für eine systematisierte Führungskräfte- und Führungsnachwuchskräfteentwicklung sowie für eine strukturierte Bedarfsplanung. Die Kernkompetenzen werden in den Anforderungsprofilen für Führungskräfte berücksichtigt. Sie sind künftig Grundlage für die Führungskräftequalifizierung, Führungskräfteauswahl und für Potenzialanalysen. 15
16 Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/18 Die Systematisierung soll nicht nur einheitliche Standards für Managementanforderungen definieren und damit auch die Konkurrenz unter den Dienststellen abbauen, sondern vor allem auch Transparenz für (angehende) Führungskräfte herstellen, um damit die Attraktivität des Arbeitgebers Land Berlin im Hinblick auf Personalgewinnung und –bindung zu steigern. Die erforderliche Verwaltungsabstimmung wird im III. Quartal abgeschlossen sein, so dass beabsichtigt ist, sowohl die Kernkompetenzen, als auch die definierten Führungsebenen dann verbindlich einzuführen. 5.2.2 Akademie für Führungskräfte Die Verwaltungsakademie erarbeitet derzeit ihr Konzept für die Einrichtung einer Akademie für Führungskräfte. Das beinhaltet eine vollständige Überprüfung des bestehenden Qualifizierungsangebots für Führungskräfte und ggf. die Änderung und Ergänzung von Angeboten oder Formaten, zugeschnitten auf die veränderten Zielgruppen und einschließlich eines Angebots für Spitzenführungskräfte. Die Veränderungen werden voraussichtlich bereits mit dem Programm 2019 vorliegen. Die strukturellen Veränderungen durch die Einrichtung einer Akademie für Führungskräfte sollen 2019, rechtzeitig zum 100jährigen Bestehen der Verwaltungsakademie abgeschlossen sein. 5.3 Entwicklung der Verwaltungsakademie Das Jahr 2017 war für die VAk ein Jahr des Übergangs und der Neuorientierung. In enger Abstimmung zwischen VAk und der Senatsverwaltung für Finanzen wurden Arbeitspakete für die künftige Entwicklung der Aus- und Fortbildung im Land Berlin konzipiert. 16
17 Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/18 Mit der weiter steigenden Zahl von Neueinstellungen im Land Berlin wurde das Angebot im Themenspektrum Recruiting und Auswahlverfahren verstärkt sowie ein breites Programmportfolio zu den Grundlagen des Verwaltungshandelns aufgelegt. Somit kann die Handlungsfähigkeit der neuen Mitarbeiter/-innen schnell sichergestellt werden. In allen Bereichen verzeichnet die VAk eine steigende Nachfrage. Deshalb findet auch die Werbung von Experten/-innen aus der gesamten Berliner Verwaltung für eine Tätigkeit als Dozent/-in an der VAk mit hoher Intensität statt. Mit allen Behörden hat die VAk ihre Abstimmungen über die eVAk intensiviert, sodass dieses landesweit medienbruchfreie Bildungsmanagementsystem verbindlich eingeführt und somit neue Möglichkeiten im Sinne einer digitalen Bildungsoffensive und der Umsetzung von E-Government geschaffen werden konnte. Ebenso wurden mittels eines „blended learning“-Formats erste Unterrichtseinheiten des Verwaltungslehrgangs II digitalisiert und didaktisch aufbereitet und damit der Grundstein für ein breites digitales Angebot der VAk gelegt. Die VAk hat im Jahr 2017 insgesamt 6.499 Veranstaltungstage, davon 4.449 im Bereich der Fortbildung und 2.050 im Bereich der Ausbildung, organisiert (ein Veranstaltungstag = 4 Doppelstunden). Für die Angebote der VAk wurden in 2017 über 34.002 Zulassungen erteilt.. Daneben wurden 1.958 Auszubildende in elf Ausbildungsberufen des öffentlichen Dienstes durch die VAk als zuständige Stelle im Sinne des Berufsbildungsgesetzes betreut. 6 Personalmanagement Personalmanagement beinhaltet quantitative und qualitative Aspekte. Insoweit ist es Ziel des Senats, u.a. sowohl eine erfolgreiche, quantitative Personalplanung auf der operativen Ebene durchzuführen als auch auf der strategischen Ebene die qualitativen Aspekte in Bezug auf die lebensphasenorientierte Personalentwicklung zu benennen und mit konkreten Maßnahmen zu untersetzen und damit nachhaltig umzusetzen. 6.1 AG Ressourcensteuerung Die AG Ressourcensteuerung, in der die Bezirke durch sechs vom RdB benannte Mitglieder vertreten sind, hat zwischenzeitlich insgesamt 10-mal getagt. Die AG 17
18 Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/18 hat sich dabei u.a. auf Personalleitwerte für das Jahr 2018 verständigt, in deren Folge alle Bezirke Spielraum für eigene Entscheidungen zur Personalverstärkung im Rahmen der Globalsummenzuweisung haben. Im Zusammenhang mit der Umsetzung von Mehrmitteln für 2018 (insg. 60 Mio. €) waren auch Zielvereinbarungen über die Verwendung der den Bezirken zusätzlich zur Verfügung gestellten Personalmittel zur eigenverantwortlichen Schwerpunkt-setzung unter Beachtung der Richtlinien der Regierungspolitik zu erarbeiten. Bis auf Mitte, Friedrichshain-Kreuzberg und Pankow haben alle Bezirke eine entsprechende Zielvereinbarung mit der Senatsverwaltung für Finanzen abgeschlossen. Dabei haben die Bezirke erwartungsgemäß unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt. Alle Bezirke haben aber ihr jeweiliges Kontingent genutzt um die Bereiche Hochbau und Schulbauunterhaltung, Gesundheitsämter (ÖGD), Jugendämter, Sozialämter, Ämter für Bürgerdienste, Ämter für Weiterbildung und Kultur, Straßen und Grünflächenämter sowie die Ordnungsämter zu verstärken. Auch für das Jahr 2019 konnte zwischenzeitlich in der AG Einigkeit über die Verwendung der Mehrmittel (insg. 70 Mio. €) erzielt werden. Danach werden rd. 14,7 Mio. € für die Wachsende Stadt, rd. 7,3 Mio. € für umzusetzende Maßnahmen aus den Richtlinien der Regierungspolitik sowie rd. 48 Mio. € zur eigenverantwortlichen Schwerpunktsetzung unter Beachtung der Richtlinien der Regierungspolitik verwendet. Für die eigenverantwortliche Schwerpunktsetzung stehen den Bezirken damit rd. 960 VZÄ zur Verfügung. Hinzu treten nicht- verbrauchte Mittel aus dem Nachtragshaushalt 2017, die den Bezirken in 2019 i.H.v. rd. 15 Mio. ebenfalls zur eigenverantwortlichen Schwerpunktsetzung zur Verfügung gestellt werden. Die entsprechenden Vereinbarungen zur Mittelbereitstellung und -verwendung sind mit der Globalsummen-Fortschreibung 2019 vom 31.05.2018 durch die Senatsverwaltung für Finanzen umgesetzt worden. Mit dem RdB-Beschluss 325/2018 vom 15.03.2018 wurde die AG Ressourcensteuerung zudem mit der Weiterentwicklung der Outputorientierung der Bezirke befasst. In Ergänzung zur Geschäftsprozessoptimierung und Digitalisierung, die die internen Prozesse im Fokus haben, soll hierbei der Schwerpunkt auf die Ergebnisse des Verwaltungshandeln aus Sicht der Bürgerinnen und Bürger gerichtet werden. Ausgehend von einzelnen Lebenslagen (z.B. Geburt eines Kindes) sollen in einem interdisziplinären Ansatz konkrete Leistungsversprechen zu den jeweiligen Anliegen der Bürgerinnen und Bürger erarbeitet werden. Um zu lebensnahen Leistungsversprechen zu gelangen sind dabei messbare Indikatoren zu Leitungsumfang und –qualität 18
19 Zwischenbericht zur Umsetzung des Personalpolitischen Aktionsprogrammes 2017/18 abzuleiten und mit entsprechenden Zusagen zu verbinden Dies soll in einem Top-Down-Prozess unter Einbeziehung der Senatsfachverwaltungen erfolgen. Die gesundheits-relevanten Lebenslagen „Geburt eines Kindes“ sowie „Kita und Einschulung“ sollen dabei als Pilotprojekt dienen. Die AG Ressourcensteuerung übernimmt in diesem Prozess die Rolle des Lenkungs- und Steuerungsgremiums. Eine enge Abstimmung mit der Staatssekretärin für IKT in deren Zuständigkeit für Digitalisierung und Prozessmanagement sowie dem Staatssekretär für Verwaltungsmodernisierung und Großprojekte ist sichergestellt. 6.2 DV Personalmanagement Um einen landesweit einheitlichen Rahmen für das Personalmanagement zu schaffen, wird im Juli 2018 eine Rahmen-Dienstvereinbarung Personalmanagement abgeschlossen. Die Dienstvereinbarung gilt für alle Beschäftigten im unmittelbaren Landesdienst (Arbeitnehmer/-innen, Beamte/- innen, jedoch ohne zur Ausbildung Beschäftigte). Die Dienstvereinbarung enthält – erstmals in gebündelter Form - • die Handlungsfelder des Personalmanagements • eine Beschreibung der Verantwortlichen und ihrer Aufgaben sowie • teils verbindliche Regelungen für das Personalmanagement im Allgemeinen und zur lebensphasenorientierten Personalentwicklung im Besonderen. Mit der Rahmen-Dienstvereinbarung werden auch Aussagen getroffen zu den noch bis 31.12.2020 geltenden Regelungen zum Personalmanagement im Verwaltungsreform-Grundsätze-Gesetz (VGG), die mit einer Dienstvereinbarung über diesen Zeitpunkt hinaus beibehalten werden sollen. Dies betrifft folgende Themen: • Personalplanung • Anforderungsprofile • Auswahl von Führungspositionen mit Ergebnisverantwortung • Führungskräftequalifizierung • Mitarbeiterbefragungen • Jahresgespräche • Führungsfeedbacks Mit Inkrafttreten der Vereinbarung sind die Dienststellen verpflichtet, bestimmte Standards im Personalmanagement einzuhalten. Gleichzeitig wird die Eigenverantwortung der Beschäftigten hervorgehoben. Unter ihrer Mitwirkung sollen sie unter Berücksichtigung ihrer individuellen Leistungen von 19
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