OKR Focus on the few important things Erfolgreiche Leader mit 03.12.2020 - Tools4AgileTeams

Focus on the few
 important things
 –
 Erfolgreiche Leader mit
 OKR

 03.12.2020

 Eine Veranstaltung von

© BearingPoint GmbH, 2020

Über uns
 Ricco und Andy

 Ricco Nourzad
 ricco.nourzad@bearingpoint.com

 Andreas Mitter
 andreas.mitter@bearingpoint.com
 Ricco Nourzad Andreas Mitter
 Agile & OKR Coach Agile & OKR Coach
 @ BearingPoint @ BearingPoint

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Wir helfen Teams, schneller von strategischen Zielen zu Ergebnissen zu kommen
 Workpath & BearingPoint Service Portfolio

 Software Suite OKR Enablement
 für eine effective Strategie Umsetzung mit OKRs für Teams, Führungskräfte und
 Organisationen SOFTWARE TOOLS
 Hochmoderne Software-Suite
 PROCESS DESIGN &
 ROLLOUT CONSULTING
 Rollout Planung und
 Coaching
 CONTENT HUB
 Hilfreiche Leidfäden, Handbücher
 und Vorlagen

 TRAININGS & OKR STRATEGY &
 CERTIFICATIONS CORPORATE
 Zertifizieren Sie Kollegen GOVERNANCE
 als Coaches und OKR Etablierung von OKR als
 Trainer strategisches Werkzeug
 im Unternehmen
 FORUMS AND EVENTS
 Lernen Sie von führenden
 Praktikern und Experten
 E-LEARNING
 Befähigen Sie Ihre Teams
 mit E-Learnings

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Agenda
 Das erwartet euch in den nächsten 40 Minuten

 Workshop Ziele

 Eine klares Verständnis davon wie OKRs die Steuerung
 einer Organisation und ihren Erfolg unterstützen
 Einführung | Willkommen & Set Up

 Der OKR Zyklus | Übersicht der OKR Events und Stages Die Events innerhalb und vor einem OKR Zyklus die zur
 erfolgreichen Umsetzung von OKRs notwendig sind
 Definieren von Leadership OKRs | Verantwortlichkeiten
 .
 Die Verantwortlichen des Leaderships innerhalb des
 Leadership Rolle vor und im OKR Zyklus | Verantwortlichkeiten OKR Zyklus

 Outro | Zusammenfassung & offene Fragen Know-How wie das Leadership durch OKR
 Retrospektiven und Reviews und der damit
 verbundenen Feedback-Schleife profitieren kann

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Ü

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Der OKR Zyklus
 Alles auf einen Blick

 ⏱ KickOff

 Extended OKR Refinement
 Execution
 Team Alignment
 OKR Cycle 
 
 ‍ 
 Team OKR Drafting
 Backlog ‍ 
 3 mon 4 mon 6 mon
 Planning
 Check-In
 Big Initiatives Planning 

 OKR
 Retros
 Strategize
 Set Goals
 Plan
 Org OKR Drafting ✨
 ⟳
 Execute OKR Reviews
 Reflect & Adjust
 Control
 Yearly
 OKRs

 Long-term Strategy
 Vision/Mission Values

 KPIs

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Strategie Zyklus
 Der Workpath Zielzyklus folgt einem vierteljährlichen Rhythmus

 Ankündigung der
 Org Prioritäten Review

 Zielsetzungsworkshops Retrospective

 Wöchentliche
 Alignment Workshop Check-Ins

 Verfeinern von
 OKRs

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ü

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© BearingPoint GmbH, 2020

Strategie Zyklus
 Der OKR Zielzyklus folgt einem vierteljährlichen Rhythmus

 Ankündigung
 der Org
 Review
 Prioritäten

 Zielsetzungsworkshops Retrospective

 Wöchentliche
 Alignment Workshop Check-Ins

 Verfeinern von
 OKRs

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OKRs und strategische Artefakte
 Von der langfristigen Strategie zur kurzfristigen Taktik

Nordsterne der Unternehmen Unternehmensziele Objectives & Key Results (OKRs)
 Jahr
 Mittelfristige O
 O
 Purpose Mission
 Unternehmensziele

 Vision Werte Jährliche Unternehmensziele
 Quartal
 O
 Vierteljährliche O
 Strategie ...
 Unternehmensziele

 Quartal
 Ort der Wertschöpfung O O
 O

 Technologie Personen

 Kunden Team Mission O O
 O O
 Wettbewerber ... O O
 Quartal

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Die “Strategic Sandbox” hilft dem Leadership beim Schreiben von Organisations-OKR
 Strukturierung und Analyse der strategischen Artefakte

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Beispiel: Zielsetzungsworkshop - OKR Drafting auf Führunsebene
 Vorgehen zur OKR-Zielsetzung

 1
 Sammeln der Prioritäten für den nächsten Zyklus
 entlang der relevanten Dimensionen (z.B. (Externer)
 Kunde, Mensch & Kultur, Unternehmensfinanzen, oder
 andere)
 2 Gruppieren und identifizieren von
 Mustern

 3 Definition von Überschriften für jeden
 Cluster und anschließende Priorisierung
 Diskussion und Unterscheidung zwischen
 4
 Output und Outcome in jedem Cluster
 Verwandeln von Headlines in Objectives und
 5
 definieren von Key Results

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Das Sammeln der Prioritäten steht in der Vorbereitung im Mittelpunkt
 1
 Die Einteilung in relevante Kategorien und Gruppierung bringt einen ersten Fokus

 • Individuelles Brainstorming über die strategischen Prioritäten im kommenden OKR Zyklus (z.B.
 für die kommenden 3 Monate)
 • Gruppieren der Prioritäten in die unterschiedlichen vorgegebenen Kategorien (z.B. (Externe)
 Kunden, Unternehmen (Shareholder) und Mitarbeiter)
 • Moderator: Zu Begin des OKR Drafting Workshops werden diese Prioritäten in den
 vordefinierten Spalten platziert

 Kunden Unternehmen Mitarbeiter
 (Shareholder)

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Gruppieren und identifizieren von Mustern
 2
 Bildung von Gruppen

 Während der Vorstellung der einzelnen Prioritäten gruppieren die Teilnehmer bzw. der Moderator
 ähnliche Prioritäten zueinander

 3
 Definition von Überschriften für die einzelnen Gruppen
 Bildung von Themenblöcken mittels Überschriften

 Zunächst legen die Teilnehmer zu den gefundenen Gruppierungen Überschriften fest, um im
 Anschluss diese mittels einer Priorisierungsmethodik (z.B. Dot-Voting) zu priorisieren

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Der Unterschied zwischen der Output- und Outcome-getriebenen Denkweise
 4
 Abgeschloßene Projekte sind nicht gleichbedeutend mit erreichtem Wert

 Der Output sagt dir was du gemacht hast, nicht Der Outcome sagt dir welchen Wert du geschaffen hast
 welchen Effekt es hatte… und welchen Effekt deine Aktionen/Projekte hatten…

 Ich habe für mein Mathematik Examen gelernt Ich habe mein Mathematik Examen bestanden als
 → Gut genug um das Examen zu bestehen? Klassenbester mit der besten Benotung

 Ich verbringe mehr Zeit mit meiner Oma Meine Oma fühlt sich mehr wertgeschätzt seitdem sie
 → Was macht ihr denn gemeinsam? Blickst du die ganze Zeit mir Kochen beibringt, wenn wir Zeit gemeinsam
 auf dein Handy? verbringen.

 Unser Kernprodukt wurde relaunched Die Kundeninteraktion mit unserem Produkt ist viel
 → Aber ist es jetzt erfolgreicher? Hatte der Relaunch höher seit unserem Relaunch und führt so auch zu
 irgendeinen (speziellen) Effekt? einer höheren Kundenzufriedenheit

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Gute Objectives
 OKR
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 Faktenblatt zum Definieren qualitativer Objectives

 Beschreibung eines Klarer Fokus auf (internen
 Qualitativ
 wünschenswerten und externen) Kunden-
 (nicht messbar)
 Zustands in der Zukunft und Geschäftswert

 Abgeleitet aus Strategie,
 Maximal 5 Objectives pro Übergeordnete und
 langfristigen Zielen und
 Unternehmenseinheit geschlossene Arbeitspakete
 Teambedürfnissen
 60% Bottom-Up (operativ)
 Balance: inspirierend, Realisierbar in einem
 und 40% Top-Down
 ehrgeizig und realisierbar Zyklus
 (strategisch)

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Transition des Outcomes zu gut formulierten OKRs
 5
 OKR Baukasten: Details

 1. Wer ist der primäre “Kunde bzw. Begünstigte” des Wertes, welcher kreiert wird?
 2. Wie können wir den angestrebten Zielzustand am Zyklusende qualitativ am besten
 beschreiben?
 3. Was ist der Wert, welchen wir für Kunden generieren möchten innerhalb dieses Zyklus?

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Effektive Key Results
 OKR
 5
 Faktenblatt zum Definieren qualitativer Key Results

 Resultate: Leitkennzahlen die
 Quantitativ und
 Keine Meilensteine beeinflusst werden
 messbar
 oder Aufgaben können

 Sehr spezifisch (vermeiden
 Maximal 5 Key Results
 Zeitlich begrenzt von unpräzisen Wörtern wie
 pro Objective
 "implementieren")

 Beschreiben wie die
 Ambitioniert und
 Objectives erreicht werden Akzeptiert von Stakeholdern
 umsetzbar
 sollen

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Strategischer Zyklus
 Implementierung und Etablierung von OKRs

 Ankündigung der
 Review
 Org Prioritäten

 Zielsetzungsworkshops Retrospective

 Wöchentliche
 Alignment Check-Ins
 Workshop
 Verfeinern
 von OKRs
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Team Alignment
 Unterstützende Ziele optimieren, Teams unterstützen

 Team A

 ‍♂️ Unfocused Teams
 Missing Support 0 2 Fokus auf weniger Ziele pitchen
 3
 Unterstützung einfordern 1
 1

Schlechte OKRs 1
 3 2
 offen Feedback geben 1 0 Inseln
 vertikales Alignment einfordern

 Ungerichtete Ziele 
 zur Schärfung der Ziele ermutigen

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Team Alignment
 Was ist die Rolle des Leaders?

Feedback geben Sanfter Push Vor- & Nachbereitung
Teams zu eigener Lösung motivieren Support / Priorisierung einfordern ist der Schlüssel zum Erfolg

⭐️ Fokus auf Outcome einfordern Teams zu Zielgerichtetheit bewegen Vorgespräche führen mit Team
 Leads für reibungsloses Alignment
 Lead Metriken durchsetzen ️‍♂️ Support einfordern für strategische
 und Department OKRs Bei department-übergreifenden
 Groben Initiativen Plan sichten und Alignment Bedürfnis relevante Team
 Risiken / Synergien debattieren Ultima Ratio: Initiativen oder ganze Leads vernetzen
 Ziele de-priorisieren bei Konflikten
 …
 …
 …

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Strategischer Zyklus
 Implementierung und Etablierung von OKRs

 Ankündigung der
 Org Prioritäten Review

 Zielsetzungsworkshops Retrospective

 Weekly Check-Ins
 Alignment Workshop

 Verfeinern
 von OKRs

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OKR Check-Ins
 Strategie Updates und Hindernisse

 ORGANIZATION DEPARTMENT TEAM
 “Hey, ich stehe vor
 einem Impediment.”
 
 25% Unsere Social Media Kampagnen
 “Hey Leaders, das ist die steigern das Engagement
 neue Prediction.” “Ok Teams. Danke für’s A
 Update, helfe gerne!”

 Tolle Partizipation bei Quizzes …
 Zugang zu unseren Eiskreationen ist Unsere Kunden vertrauen unserer
 +0% Hohe Clicks auf Inhalte …
 gewährleistet – von überall, … Brand und empfehlen uns weiter
 ORG DPT

 12 % neue Produkte in … Viele Mentions in Social Media …
 Unsere Influencer Kampagnen
 +15% schlagen ein und aktivieren Nutzer
 Erhöhung potenz. Kundschaft … Steigern der Referral Quote …
 B

 Neue User via Influencer …
 “Execs, hier brauchen
 wir Eure Hilfe!” Teilnahme bei Referral Aktion …

 “Das funktioniert
 “Wir sind im Plan mit
 besser als gedacht.”
 unseren Initiativen”
 ✅
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Während des Zykluses
 Was ist die Rolle des Leaders?

Updates Analysieren Impediments
für abhängige Teams & Leader und strategische Schlüsse ziehen aus dem Weg räumen

 Update geben +75% Wahrsch. Zielerreichung predicten Ressourcen im Zyklus optimieren
 -25% und horizontal / vertikal reporten um Zielerreichung zu gewährleisten

 Update einfordern Teams mit strategischer Erfahrung Impediments qua eigener Macht,
 unterstützen Budget und Netzwerk lösen

 Ursachenanalysen für (Miss)erfolg Arbeitsmodus der Teams immer
 Inhaltlich ‍ durchführen und gegensteuern effektiver und effizienter gestalten
 abstimmen (da wo sinnvoll)

 …
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ü

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Strategischer Zyklus
 Implementierung und Etablierung von OKRs

 Ankündigung der
 Org Prioritäten Review

 Zielsetzungsworkshops
 Retrospective

 Weekly Check-Ins
 Alignment Workshop

 Verfeinern
 von OKRs

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✅ Actions ableiten!!!
 Skalierte Retro & Review Logik ✅ Strategie beeinflussen
 Der Leader muss selbst analysieren, Insights einsammeln, kondensieren und briefen ✅ Change zum Teil übernehmen
 ✅ Aktiv an Meetings teilnehmen
 ✅ Transparent & zentral ablegen
 ❌ Außer Reden nix gewesen!!!
 ‍✈️ ‍ 
 Org
 Executives Briefen
 und systemischen Change triggern

 ‍ ‍
 
 ‍ 
 ‍
 ‍ ‍
 
 Dpt B Dpt A Dpt A 
 Team Insights
 ‍ Leadership Insights zu Strategie und Arbeit einholen
 austauschen und kondensieren 
 
 Kondensation teilen 
 damit auch Teams davon profitieren
 ‍ ‍ ‍ 

 ‍ ‍ 
 ‍ 

 Team A2 Team A1 Team A1

 ‍ Reviews & Retros
 von Teams unterstützen
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Reviews & Retrospektiven
 Was ist die Rolle des Leaders?

Kondensieren von Reflektieren Ableitung
Learnings aus abhängigen Teams der eigenen Leadership Arbeit von Next Steps zur Verbesserung

 Teams und Leadership zur Retro & Wie kann Leader mit anderen Strategische OKRs für den nächsten
⭐️ Review Durchführung motivieren
 ‍ Leadern oder den Teams besser Zyklus ableiten
 kooperieren?
 Learnings zentral einsammeln, Change OKRs und Improvement
 diskutieren und bündeln Wie kann der Leader besser bei der ‍ Backlog füllen und WWW definieren
 OKR Transformation unterstützen?
 Kondensierte Learnings in die Initiativensteuerung und Resourcen-
 Organisation zurückspielen Optimierung der eigenen OKR allokation durch neue Learnings
 Qualität und Steuerung beeinflussen lassen
 …
 …
 …
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OKR Team Retrospective
 Verschiedene Formate

 Voraussetzungen Teammitglieder haben sich vorab Gedanken gemacht

 Agenda Points Building Blocks

 Inspection Goal Quality Checker Learn from the Best Cycle Flow Bottlenecks
 ️‍♀️ 60 min
 Output vs Outcome Graphs Mutual Retro ...

 Maturity Level of Team Autonomy
 OKR Maturity
 Pre-Mortem ...
 45 min Rating

 Change
 ️‍♂️ 45 min
 Change OKRs Improvement Backlog ...

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OKR Team Review
 Verschiedene Formate

 Voraussetzung Ziele sind von den Teammitgliedern upgedatet worden | Checkins haben stattgefunden

 Agenda Points Building Blocks

 OKR Review Team Strategy Execution Grading KR Performance-Learnings Mapping
 120 min
 Time Travel Method Lean Initiative Identification 5 X Why? ...

 Network PoV Goal Alignment OKR Review OKR Performance on Similar Topics
 45 min
 Collaboration Identification

 Next Cycle Prep Strategic (De-)Priority Mapping Escalation Preparation
 45 min

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Tool Übersicht (1 | 3)
 Review – Netzwerk Perspektive

Method Goal Alignment OKR Review
 Wie konnten wir unser Ziel erreichen, aber unser
 Support hatte wenig Einfluss auf das Org OKR?

 8%

 Unsere Department
 OKRs
 avg. 98%

 4% Wie konnte das einzige Supporting Team
 keinen Erfolg haben? Wer ist dann für die
 Erfüllung des KRs zuständig gewesen?
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Tool Übersicht (2 | 3)
 Review – beste Initiativen identifizieren

Method Lean Initiative Identification

 Response time Welche Initiativen haben am meisten
 S

 optimizations Initiative E Wert geliefert, bei geringem Aufwand?
 Initiative C
 Resource Invest

 Sehen wir Gemeinsamkeiten, wenn wir
 Initiative A
 schlecht oder gut performende
 M

 Initiativen betrachten ?
 Initiative D
 Initiative B
 XL

 - 0 + ++
 Impact auf die OKRs

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Tool Übersicht (3 | 3)
 Retrospective – Inspection des Zyklus

Method Cycle Flow Bottlenecks

 Insight!
 Wo hatten wir die meisten Challenges?
 Wo sind wir bereits gut?

 Wenn es abweichende Meinungen gibt,
 lasst diese diskutieren

 Fügt auch qualitative Learnings hinzu, Insight!
 nicht nur Dot Voting
 Insight!

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Ü

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Take the next step on your own path into the
 future of leadership and organization.

 Ricco Nourzad
 Andreas Mitter
 Senior Agile & OKR Coach
 Partner, Head of Agile Advisory
 https://www.linkedin.com/in/ricconourzad/
 https://www.linkedin.com/in/andreas-mitter/
 ricco.nourzad@bearingpoint.com
 andreas.mitter@bearingpoint.com www.bearingpoint.com
 www.bearingpoint.com

 Together with you we establish the future of agile organizations and
 leadership

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