IFS Food Version 6 - Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz (Food Defense)

IFS Food Version 6
– Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz (Food Defense)


    1. Hintergrund

Der Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz des IFS Food Version 6 wurde von der
Arbeitsgruppe Nordamerika erstellt, um den IFS Food-zertifzierten Lieferanten in aller Welt darzustellen, was
Produktschutz ist, welche Anforderungen an den Produktschutz gestellt werden und welche Überlegungen bei der
Umsetzung in die Praxis berücksichtigt werden sollten..

Die Anforderungen an den Produktschutz des IFS Food Version 6 wurden gemeinsam von Händlern und
Herstellern entwickelt und in den Standard eingebunden, um den Anforderungen der sechsten Ausgabe der
Leitlinie der Global Food Safety Initiative (GFSI) zu entsprechen. Bislang gab es im IFS Food-Standard 13
freiwillige Zusatzanforderungen (jetzt 8 obligatorische), die in erster Linie für Unternehmen, die in die USA
exportieren oder den IFS Food-Standard in den USA einsetzen, bestimmt sind. Die Anforderungen des IFS
wurden ursprünglich auf Grundlage der von den US-amerikanischen Behörden FDA (Food and Drug
Administration) und USDA (United States Department of Agriculture) aufgestellten Anforderungen entwickelt.

Der Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz des IFS Food Version 6 spezifiziert die
Umsetzung der Anforderungen in die Praxis in folgenden Punkten:

    ‐   Wer ist innerhalb einer Organisation für die Umsetzung der Kriterien verantwortlich?
    ‐   Was sollte im Rahmen einer Produktschutz-Gefahrenanalyse und der Bewertung der damit
        zusammenhängenden Risiken und/oder der Umsetzung der Anforderung bedacht werden?
    ‐   Welche Einzelanforderung sollte im Betrieb an welcher Stelle berücksichtigt werden?
    ‐   Wann sollte die Umsetzung oder Überprüfung der Umsetzung erfolgen?
    ‐   Warum ist jede einzelne Anforderung für die Betriebsstätte und/oder Organisation wichtig, die die
        Kriterien umsetzt?
    ‐   Wie kann die Anforderung effektiv in die Praxis umgesetzt werden?

Mit dem folgenden Leitfaden unterstützt der IFS die Umsetzung der Anforderungen zum Produktschutz des IFS
Food Version 6. Die Betriebsstätte und die Mitarbeiter sind so besser darauf vorbereitet und ausgerüstet, um eine
mögliche Kontamination der Lebensmittel zu verhindern, zu bewältigen bzw. die damit einhergehenden Risiken
zu minimieren.

Zwar wurden die Anforderungen und Verfahren ursprünglich für die USA entwickelt, durch die Umsetzung im
Rahmen der IFS Food-Zertifizierung kann jedoch die Leistungsfähigkeit von Unternehmen in aller Welt verbessert
werden.

Ziel dieses Dokumentes ist es, Leitlinien für Betriebsstätten zur Verfügung zu stellen, nach denen die
Anforderungen an den Produktschutz des IFS Food Version 6 umgesetzt werden können. Die in diesem
Dokument enthaltenen Teile sind nicht dazu gedacht, die Anforderungen weiter zu spezifizieren. Die Auditoren
sollten mit den Leitlinien vertraut sein, die dazu gedacht sind, Schulungen und Verständnis zu erleichtern.

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2. Definitionen zum Produktschutz

Der Begriff Food Defense (Produktschutz) ist international nicht definiert. Es gibt jedoch zwei Definitionen der US-
amerikanischen Behörden, die den Zweck beschreiben, der hinter einer Strategie zum Produktschutz steht.

Food Defense ist ein Begriff, der von der amerikanischen Lebensmittelbehörde FDA, dem amerikanischen
Landwirtschaftsministerium USDA, dem amerikanischen Heimatschutzministerium DHS und anderen
Einrichtungen zur Beschreibung von Tätigkeiten verwendet wird, die dazu dienen, die Nahrungsmittel des Landes
vor vorsätzlicher Kontamination und Manipulation zu schützen. Dieser Begriff umfasst auch Termini wie
Bioterrorismus und Terrorismusbekämpfung usw.1

Der Food Safety and Inspection Service der USDA definiert „Food Defense“ als „Schutz des Lebensmittel vor
absichtlicher Verfälschung mit biologischen, chemischen, physikalischen oder radiologischen Substanzen“.2

Fälschlicherweise wird Food Defense (Produktschutz) häufig als Synonym für Food Security
(Ernährungssicherheit) verstanden. Food Security (Ernährungssicherheit) wird folgendermaßen definiert:

Food Security bedeutet, dass alle Menschen jederzeit Zugang zu ausreichend Lebensmitteln haben, um ein
aktives, gesundes Leben führen zu können. Food Security beinhaltet die Verfügbarkeit und den Zugang zu
Lebensmitteln, mit denen die Nährstoffanforderungen und die Lebensmittelpräferenzen der Menschen erfüllt
werden.

Ziel eines HACCP-Systems ist es, unbeabsichtigte physikalische, chemische und biologische Gefahren zu
erkennen, die für die Sicherheit der Lebensmittel wichtig sind. Ziel des Produktschutzes ist es, mögliche
Ursachen absichtlicher Kontamination von Lebensmitteln zu erkennen, zu minimieren und zu überwachen. Zwar
sind die Programme zur Lebensmittelsicherheit und zum Produktschutz unabhängig voneinander, aber es gibt
verbindende Elemente. (z.B. Versiegelung von Transportfahrzeugen)

Schwerpunkte

Es gibt keine allein gültige Struktur für ein Konzept zum Produktschutz. Das Konzept sollte unter
Berücksichtigung verschiedener Faktoren entwickelt werden, wie zum Beispiel

    -   Umgebung und Gebäude/Lage der Betriebsstätte (geographische Lage, angrenzende Anlagen,
        Kriminalitätsrate des Bereichs, …).
    -   Zugang zur Betriebsstätte:
         Geschlossene Produktionsgebäude sind weniger gefährdet als Betriebsstätten, bei denen ein Teil der
            Produktion im Freien stattfindet.
         Der Einsatz von Leiharbeitern/Zeitarbeitern kann in Betriebsstätten mit nur wenigen Mitarbeitern und
            einem geringen Umsatz ein größeres Risiko darstellen.

    -   Einige Lebensmittel können aufgrund ihrer Beschaffenheit anfälliger gegenüber beabsichtigter
        Verfälschung sein als andere. Merkmale hierfür können sein:

           Große Produktions-Chargen
           Gleichartigkeit
           Produktkategorien
           Haltbarkeit
           Zugang zum Produkt.

    -   Situationsbezogene Faktoren können das Risiko einer beabsichtigten Verfälschung erhöhen. Diese
        Faktoren sind u.a.:
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   Verärgerte Mitarbeiter
          Nationale, politische, geschäftliche, persönliche oder andere Unterschiede
          Veränderungen in der Organisationskultur
          Wirtschaftliche Störungen/finanzielle Vorteile
          Angst der Öffentlichkeit
          Anderen Schaden zufügen zu wollen.



Struktur des Konzeptes

Konzepte zum Produktschutz beinhalten normalerweise die folgenden Punkte, die je nach Land, Organisation
und behördlichen Vorgaben entsprechend modifiziert werden können.

   -   Eindeutige Definition der Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Engagement des Managements und
       Sensibilisierung der Mitarbeiter
   -   Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken, die vom Produkt, der
       Betriebsstätte und der Umgebung ausgehen, um Schwachstellen zu erkennen
   -   Feststellung der Schwachstellen und Festlegung von Kontrollmaßnahmen
   -   Umsetzung und Nachhaltigkeit des Programms
   -   Interne Audits des gesamten Programms zum Produktschutz
   -   Ständige Verbesserung des Systems


   3. Leitlinien für Kapitel 6 des IFS Food Version 6

6.1 Bewertung der Absicherung
Mit dem Produktschutz wird ein Team oder eine Einzelperson betraut, das/die die Verantwortung gegenüber dem
Management der Betriebsstätte übernimmt. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind eindeutig definiert. Die
Absicherung liegt in der Verantwortung der obersten Leitungsebene und ist daher ein „Management-Thema“.
Das Team hat Zugang zum Management und Erfahrung in Sicherheitsfragen. Kompetenz kann durch Schulungen
und/oder entsprechende Erfahrungen in diesem Gebiet erworben werden.
Letztendlich bewertet ein Auditor die Kompetenz in Bezug auf die Umsetzung der Gefahrenanalyse, die
Beurteilung der damit zusammenhängenden Risiken und anderer maßgeblicher Dokumentation.
Der IFS gibt nicht vor, wie die Gefahrenanalyse und die Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken
aussehen sollen. Das Unternehmen kann seine Programme eigenständig entwickeln. Es gibt bereits
verschiedene Programme, z.B. CARVER (damit kann das Unternehmen belastbare Daten aufzeichnen, die in
einen Plan zum Schutz der Lebensmittel einfließen können) oder das VACCP-Verfahren (Vulnerability Analysis
Critical Control Point – Schwachstellenanalyse und Festlegung kritischer Kontrollpunkte, der Aufbau entspricht
dem klassischen HACCP-Konzept, allerdings mit Schwerpunkt Sicherheit der Betriebsstätte).
Unabhängig davon, wie die eingesetzten Verfahren im Einzelnen aussehen, müssen alle sicherheitsrelevanten
Aspekte des Standortes berücksichtigt werden. In einigen Fällen kann dies auch eine Bestands-Checkliste zur
vorhandenen Absicherung sein, allerdings sind in jedem Fall betriebliche Bedingungen und Eigenschaften zu
berücksichtigen und die Liste sollte ausreichend detailliert sein.
Aufzeichnungen sind Nachweise für eine wirksame Umsetzung und informieren darüber, in welchem Umfang der
Plan zum Schutz der Lebensmittel bestätigt wird.
In einigen Fällen ist in verschiedenen Ländern eine Registrierung der Betriebsstätte vorgeschrieben (z.B.
Bioterrorismusgesetz und FDA-Registrierung für Exporteure in die USA).



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Anforderungen 6.1.1

Die Verantwortlichkeiten für den Produktschutz (Food Defense) sind klar definiert. Die/der Verantwortliche ist
Mitglied im Führungskreis oder hat Zugang zur obersten Leitung. Er/sie kann ausreichende Kenntnisse im
Bereich Produktschutz nachweisen.



               WARUM
               Es wird ein Team mit dem Produktschutz betraut, das die Verantwortung gegenüber dem
               Management der Betriebsstätte übernimmt. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind eindeutig
               festgelegt worden und werden regelmäßig überprüft.



               WIE
               Die Verantwortung kann einem Team oder einer Person übertragen werden.
               Bei einem Team sollte dieses funktionsübergreifend aus Mitarbeitern aller Ebenen der
               Organisation bestehen. Diese verfügen über das Wissen und die Erfahrung, um Anforderungen
               an das Programm erkennen und die besten Vorgehensweisen vorschlagen zu können. Es wird
               ein Teamleiter benannt, der für die Koordination, Entwicklung, Umsetzung, Pflege und
               Verbesserung des Systems verantwortlich ist.
               Gegebenenfalls (falls das Thema Produktschutz für das Produktions- und Bestimmungsland des
               Produktes zutrifft) sollte eine Kontaktperson benannt werden, und es sollte ein Verfahren für die
               Kommunikation mit regionalen und nationalen Behörden geben.
               Die Mitarbeiter sollten entsprechend ihrer Aufgaben zum Thema Produktschutz geschult werden.
               Die Überprüfung durch die oberste Unternehmensleitung sollte auch das Programm zum
               Produktschutz beinhalten.

               FRAGEN, DIE DER AUDITOR STELLEN UND DIE DAS UNTERNEHMEN BEANTWORTEN
               SOLLTE:

               1) Wer ist für das Programm zum Produktschutz verantwortlich?

               2) Welche Kompetenz und Qualifikation hat/haben die Person(en), die für das Programm zum
               Produktschutz verantwortlich sind?

               3) Welche Stellung hat/haben die Person/en, die für das Programm zum Produktschutz
               verantwortlich sind, gegenüber der Unternehmensleitung?

               4) Wie wird/werden die für das Programm zum Produktschutz verantwortliche/n Person/en von
               der Unternehmensleitung unterstützt?

               5) Sind die Verantwortlichkeiten eindeutig definiert worden?

               6) Wurde dies den Mitarbeitern des Unternehmens mitgeteilt? Auf welche Art und Weise?




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Anforderungen 6.1.2

Eine Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken zum Produktschutz wurde
durchgeführt und dokumentiert. Auf Grundlage dieser Bewertung und basierend auf rechtlichen Anforderungen
werden sicherheitskritische Bereiche identifiziert.

Die Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken zum Produktschutz wird jährlich
oder bei Änderungen mit Einfluss auf die Unversehrtheit der Lebensmittel durchgeführt.

Ein geeignetes Alarmsystem ist definiert und wird regelmäßig auf seine Wirksamkeit überprüft.



                Erster Teil der Anforderung: Eine Gefahrenanalyse und Bewertung der damit
                zusammenhängenden Risiken zur Sicherung der Produktion wurde durchgeführt und
                dokumentiert. Die Risiken wurden bewertet. Auf Grundlage dieser Bewertung der
                Gefahrenanalyse und der damit zusammenhängenden Risiken und basierend auf rechtlichen
                Anforderungen werden sicherheitskritische Bereiche identifiziert.

                WARUM
                Die Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken zum
                Produktschutz wird definiert als Identifizierung, Bewertung und Einschätzung des Risikogrades in
                einer bestimmten Situation, Vergleich mit früheren und erwarteten Geschehnissen und die
                Festlegung eines akzeptablen Risikogrades einschließlich i) Identifizierung der Gefahr, ii)
                Beschreibung der Gefahr, iii) Bewertung der Exposition und iv) Beschreibung des Risikos.
                (Quelle: FAO/WHO)

                Ein Kriterium bei der Durchführung einer Gefahrenanalyse und Bewertung der damit
                zusammenhängenden Risiken zum Produktschutz kann das Produktionsland bzw. das
                Bestimmungsland des Endproduktes sein.

                WIE/WELCHE RISIKEN?
                Kenntnis der Bereiche Verfahren, Verpackung, Lagerung, Transport und Lagerhaltung, um die
                Kontamination problemlos an einer Stelle einzubringen, die wenig kontrolliert wird.
                Zugang zu Verfälschungsverfahren, ohne entdeckt zu werden.
                Möglichkeit, eine absichtliche Kontamination durchzuführen, ohne entdeckt zu werden.
                Wahrscheinlichkeit und Schwere des Vorfalls.
                Möglicher Zugang zu Rohstoffen, Geräten, Verfahren oder Endprodukten mit ausreichend Zeit,
                um das Produkt physisch oder wirtschaftlich zu schädigen.

                Es gibt verschiedene Hilfsmittel, um Organisationen bei der Durchführung der Gefahrenanalyse
                und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken zu unterstützen. Dazu gehören
                allgemeine und bereichsspezifische Checklisten zum Produktschutz, Software, um den
                Risikograd verschiedener Faktoren zu ermitteln, und Regeln, die bei Exporten in bestimmte
                Länder umgesetzt werden müssen.

                Zweiter Teil der Anforderung: Die Gefahrenanalyse und Bewertung der damit
                zusammenhängenden Risiken zum Produktschutz wird jährlich oder bei Änderungen mit Einfluss
                auf den Schutz der Lebensmittel durchgeführt.



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WARUM

               Der Ergebnis einer Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken
               zum Produktschutz sollte eine Feststellung aller Bedingungen enthalten, die bezüglich einer
               absichtlichen Manipulationen des Verfahrens, der Rohstoffe und des Produktes zum Zwecke der
               Verfälschung ein Risiko darstellen.

               WIE

               Um Schwachstellen aufzudecken, sollte das für den Produktschutz verantwortliche Team
               folgendes prüfen (die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit):

               Außengelände

               -   Sind Türen, Fenster und Dachflächen gesichert?
               -   Ist eine Einzäunung des Geländers oder eine Mauer notwendig? Falls es eine Einzäunung
                   oder Mauer gibt, ist diese in gutem Zustand?
               -   Gibt es eine angemessene Beleuchtung?
               -   Werden die Zugangswege für Personen und Fahrzeugen überwacht?
               -   Gibt es Notfallsysteme für wichtige Anlagen, z.B. Strom, Wasser, Computertechnik und
                   Kühlung?
               -   Werden die Parkplätze kontrolliert und überwacht?
               -   Sind die Lüftungssysteme entsprechend geschützt?
               -   Sind die Anlieferung- und Lagerbereiche gesichert?


               Innenbereich

               -   Werden Überwachungsverfahren eingesetzt, z.B. Kameras, Überwachung des Personals
                   oder Sicherheitsdienste?
               -   Gibt es Systeme, die Mitarbeiter im Fall einer Manipulation der Sicherheit wirkungsvoll
                   alarmieren?
               -   Wird der Zutritt kontrolliert?
               -   Werden gefährliche Materialien oder kontrollierte Substanzen entsprechend gehandhabt?
               -   Ist der Zutritt von Mitarbeiter auf ihren Arbeitsbereich, ihre Aufgaben und ihre Arbeitszeiten
                   beschränkt?


               Versand und Anlieferung

               -   Sind die Transportfahrzeuge versiegelt/verschlossen?
               -   Verfügen die Fahrer über die entsprechenden Berechtigungen?
               -   Gibt es Zeitpläne für Anlieferungen und Versand?
               -   Sind die Transportunternehmen Teil des Zulassungsverfahrens für Lieferanten?
               -   Werden nicht angekommene oder verzögerte Anlieferungen untersucht?
               -   Werden Waren zurückgenommen? Falls ja, wie werden diese gelenkt?




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Rohstoffe

               -   Wird die Bereitstellung von Wasser, Eis und Dampf gesichert und überwacht?
               -   Werden alle nicht verwendeten Rohwaren gesichert und überwacht?
               -   Gibt es Möglichkeiten, die Integrität der Produktkette (chain of custody) zu verifizieren?
               -   Werden Verpackungsmaterialien und Produktetiketten kontrolliert?

               Personal

               -   Sind Zuverlässigkeitsüberprüfungen des Personals nötig und werden sie durchgeführt, sofern
                   gesetzlich erlaubt?
               -   Wird die Möglichkeit von Vergeltungsmaßnahmen durch entlassene Mitarbeiter bewertet?
               -   Werden die Gründe für den Weggang eines Mitarbeiters geprüft?
               -   Wird das Personal überwacht?
               -   Werden die Mitarbeiter in Bezug auf Produktschutz sensibilisiert und geschult, können sie
                   Probleme erkennen und ungewöhnliches bzw. verdächtiges Verhalten melden?
               -   Werden die Spinde kontrolliert?
               -   Sind Kameras erlaubt?
               -   Ist das Mitführen persönlicher Gegenstände in den Verarbeitungsbereichen eingeschränkt?
               -   Gibt es eine schriftliche Richtlinie bezüglich legaler und illegaler Waffen und Drogen?

               Sobald die Organisation Risiken und Schwachstellen erkennt, sollten entsprechende
               Kontrollmaßnahmen entwickelt und umgesetzt werden, mit denen das Risiko beseitigt, minimiert
               bzw. auf einem akzeptablen Maß gehalten werden kann.

               Letzter Teil der Anforderung: Ein geeignetes Alarmsystem ist definiert und wird regelmäßig auf
               seine Wirksamkeit überprüft.

               WARUM
               Ein Programm, mit dem erkannte Kontrollmaßnahmen umgesetzt werden können, hilft der
               Organisation bei der Festlegung der Pläne und Mittel, die notwendig sind, um das Programm zu
               betreiben. Höhere Risiken erhalten eine höhere Priorität.

               WIE
               Das Programm zum Produktschutz wird fester Bestandteil des internen Auditverfahrens.

               Nachdem das System implementiert ist, festgestellte Schwachstellen kontrolliert und
               Unzulänglichkeiten behoben wurden, ist es Zeit für Verbesserungen.

               Die regelmäßige Überprüfung des Verfahrens stellt sicher, dass es auf dem neuesten
               Stand ist. Risiken sollten jährlich oder im Falle einer erheblichen Veränderung neu
               bewertet werden.

               FRAGEN, DIE DER AUDITOR STELLEN UND DIE DAS UNTERNEHMEN BEANTWORTEN
               SOLLTE:

              1) Welche Anforderungen von Seiten der Gesetze/Kunden an den Produktschutz sind auf das
              Unternehmen zu übertragen?
              2) Wie kann das Unternehmen die Einhaltung dieser Anforderungen nachweisen?
              3) Welches Verfahren wird zur Durchführung der Gefahrenanalyse und Bewertung der damit
              zusammenhängenden Risiken zum Produktschutz eingesetzt?
              4) Entspricht die Gefahrenanalyse den gesetzlichen und/oder Kundenanforderungen und/oder –
              erwartungen?

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5) Auf welche Weise hilft das System dem Unternehmen bei der Identifizierung kritischer oder
               risikoreicher Bereiche?
               6) Wie häufig wird das Programm zum Produktschutz überprüft?
               7) Welche Kriterien legt das Unternehmen bei der Festlegung der Häufigkeit der Durchführung
               der Gefahrenanalyse zugrunde, sofern sie nicht jährlich durchgeführt wird?
               8) Wie wird das Unternehmen auf eine Verletzung des Produktschutzes aufmerksam?
               9) Wie bewertet das Unternehmen die Wirksamkeit des Programms zum Produktschutz?



 Anforderungen 6.1.3

 Sofern aus rechtlichen Gründen eine Registrierung oder Prüfung des Standorts vorgesehen ist, ist ein
 Nachweis vorzuweisen.


               WARUM
               Gesetzliche Vorgaben bestimmen, ob eine Registrierung oder Prüfung des Standorts
               notwendig ist. Sollte diese notwendig sein, sollten Nachweise vorliegen, um überprüfen
               zu können, ob die entsprechenden Vorschriften eingehalten werden.

               WIE
               Die entsprechende Dokumentation, egal ob aufgrund regionaler oder nationaler
               Anforderungen, sollte erstellt und gemeinsam mit den anderen, für den IFS Food-
               Standard erforderlichen Unterlagen aufbewahrt werden.

               Sollte im Land, in dem das Audit durchgeführt wird und in das die Produkte verkauft
               werden, keine entsprechende Rechtssprechung existieren, gilt diese Anforderung als NA
               (nicht anwendbar).

               FRAGEN, DIE DER AUDITOR STELLEN UND DIE DAS UNTERNEHMEN BEANTWORTEN
               SOLLTE:

               1) Welche Anforderungen von Seiten der Gesetzgebung/Kunden an den Produktschutz sind auf
               das Unternehmen zu übertragen?
               2) Ist ein Antrag auf formelle Registrierung in dem Land, in dem sich die Betriebsstätte befindet
               oder in dem Land, in dem das Produkt verzehrt wird, gesetzlich notwendig?
               3) Falls eine Registrierung erforderlich ist, wer verfügt über diese Informationen? Kann das
               Unternehmen die Einhaltung nachweisen?
               4) Gibt es die Forderung nach einer regelmäßigen Inspektion? Falls ja, dann
               a) Von wem wird diese durchgeführt?
               b) Welcher Standard wird geprüft?
               c) Wann fand die letzte Inspektion statt?
               d) Mit welchem Ergebnis?
               e) Ist der Nachweis erforderlich, dass Abweichungen behoben wurden? (Korrekturmaßnahmen)
               f) Welche Folgen gibt es, falls ein grober Verstoß festgestellt wurde?




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Quellen (in englischer Sprache):


1.- FDA Food Defense Acronyms, Abbreviations and Definitions
    http://www.fda.gov/Food/FoodDefense/Training/ucm111382.htm

2.- FSIS Homeland Food Defense 03/17/09
    http://www.fsis.usda.gov/PDF/Food_Defense.pdf

3.- Food Defense Plan Security Measures for Food Defense
    http://www.fsis.usda.gov/PDF/General-Food-Defense-Plan-9-3-09%20_2_.pdf

4.- United States Department of Agriculture food safety and inspection service Food Defense verification
procedures and national terrorism advisory system alert response for the office of field operations

http://www.fsis.usda.gov/OPPDE/rdad/FSISDirectives/5420.1.pdf




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6.2 Standortsicherheit



Die Anforderungen an die Sicherheit des Standortes sind auch in Kapitel 4.9. Bauliche Anforderungen an
Produktions- und Lagerbereiche im IFS Food Version 6 enthalten.

Diese Anforderungen werden durch sicherheitsrelevante Zusatzanforderungen ergänzt. Auf diese Weise werden
wirkungsvolle und konkrete Sicherheitsmaßnahmen festgelegt, die den unkontrollierten Zutritt zu Verarbeitungs-
und Lagerbereichen für unbefugte Personen unmöglich machen.

Leicht zugängliche Rohwaren, Zwischenprodukte und Endprodukte oder auch Chemikalien (Reinigungsmittel,
Säuren, Laugen, entzündliche Flüssigkeiten) können in gesonderten Bereichen gelagert werden. Zu den
klassischen Punkten, die in diesem Zusammenhang zu berücksichtigen sind, gehören Außenlager für Materialien,
unverschlossene Türen und andere Punkte, an denen der Zutritt eingeschränkt werden sollte. Das Hauptziel des
Produktschutzes ist die Sicherheit des Standortes. Hierbei können Umzäunungen helfen. Diese sind jedoch nicht
zwingend erforderlich, sofern die Sicherheit mit anderen Mitteln erreicht werden kann. Beispielsweise kann eine
visuelle Überwachung oder Sicherheitspersonal genauso wirkungsvoll sein. In keinem Fall ist ein unkontrollierter
Zutritt zu Lager- und Produktionsbereichen akzeptabel.

Wenn im Rahmen der Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken zum
Produktschutz kritische Bereiche festgestellt werden, können diese mit Hilfe bestimmter konstruktiver
Maßnahmen wie Sicherheitstüren oder Zutritt mit Chipkarten überwacht werden. Rohstoffen, Geräten und
Materialien, die draußen gelagert werden, muss besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. Sie müssen vor
unberechtigtem Zutritt und damit vor einer möglichen Gefährdung des Produktes durch Manipulation geschützt
werden.

Kontrollen für ein- und ausgehende Waren wie Siegel oder Etiketten können zusätzliche Sicherheit bieten.


Anforderungen 6.2.1

Die auf Basis der Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken als besonders
sicherheitskritisch bewerteten Bereiche sind adäquat geschützt, um unbefugtes Eindringen zu verhindern.
Zugänge sind kontrolliert.


               Erster Teil der Anforderung: Die auf Basis der Gefahrenanalyse und Bewertung der damit
               zusammenhängenden Risiken als besonders sicherheitskritisch bewerteten Bereiche sind
               adäquat geschützt, um unbefugtes Eindringen zu verhindern.

               WARUM
               Um unberechtigten Zugang zu Produkten, Zutaten oder Versorgungseinrichtungen zu verhindern,
               durch den die Zusammensetzung oder Sicherheit der Lebensmittel negativ beeinflusst werden
               könnte.

               WIE
               Es sollten physische Barrieren, Verfahren und Systeme eingesetzt werden, um Unbefugte am
               Zutritt zu Außenbereichen, Innenbereichen, Laboratorien, in denen mit Chemikalien und
               Reagenzien umgegangen wird, zu Abfallentsorgungsbereichen, in denen möglicherweise
               gefährliche Stoffe entsorgt werden, und zu Versorgungsbereichen für Wasser, Gas, Strom,
               Kühlung usw. zu hindern. Solche Barrieren und Verfahren sollten gemeinsam einen
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angemessenen Schutz der Lebensmittel und der für ihre Herstellung und Lagerung erforderlichen
               Systeme bieten. Es sollten Maßnahmen vorhanden sein, um die damit zusammenhängenden
               Risiken wirksam zu lenken. Für die Einrichtung dieser Maßnahmen ist es wichtig, dass sie
               wirksam und angemessen sind. Es gibt viele Möglichkeiten, um Risiken zu lenken und viele
               Situationen, die die Gefahr eines unberechtigten Zutritts verursachen könnten. Beispielsweise
               können     Umzäunungen,     Wachen,     Sicherheitsalarme,    elektronische  Schlüsselkarten,
               verschlossene Türen, Fenster, die sich nicht öffnen lassen, und Kameras als Schutz vor Zutritt
               durch Unbefugte dienen. Allgemein sollten diese Maßnahmen Lebensmittel schützen, die sowohl
               außerhalb als auch innerhalb des Werks gelagert werden. Das schließt Bunker und Silos mit ein.
               Computersysteme sind häufig durch eine Firewall und ein Passwort geschützt. Maßnahmen wie
               Anmeldeverfahren, Türen verschlossen halten usw. können physikalische Sperren ergänzen oder
               ersetzen.

               Zweiter Teil der Anforderung: Zugänge sind kontrolliert.

               WARUM
               Um Unbefugte daran zu hindern, die Betriebsstätte oder Lagerbereiche zu betreten und auf diese
               Weise Zugang zu Zutaten oder Lebensmitteln zu erlangen.

               WIE
               Eine Kombination aus physischen Sperren, Verfahren und Systemen, die in Zusammenarbeit den
               Zutritt Unbefugter verhindern.

               Zugänge sind kontrolliert. Nicht alle Eingänge sind Zutrittspunkte. Wenn eine Tür die ganze Zeit
               abgeschlossen ist, dann ist diese kein Zutrittspunkt. Wenn Fenster ständig verschlossen sind,
               stellen auch diese nicht unbedingt einen Zutrittspunkt dar. Die Kontrolle kann durch
               grundsätzliche Verfahren und/oder hochtechnische Systeme, die ebenso wirksam sein können,
               gewährleistet sein.

               Generell bezieht sich diese Klausel auf den Zutritt von außen in die Betriebsstätte, gilt aber auch
               für den Zugang zu externen Lagerbehältern und Fahrzeugen ebenso wie für den Zugang von
               einem kritischen Bereich im Werk zum anderen.

              FRAGEN, DIE DER AUDITOR STELLEN UND DIE DAS UNTERNEHMEN BEANTWORTEN
              SOLLTE:
              1) Welche Bereiche wurden aufgrund der Gefahrenanalyse und Bewertung der damit
              zusammenhängenden Risiken zum Produktschutz als kritisch identifiziert?
              2) Welche Kontrollmaßnahmen gibt es, um den Zutritt zu diesen Bereichen zu kontrollieren?
              3) Wie behält das Unternehmen die Kontrolle darüber, wer das Gelände und die kritischen
              Bereiche betritt?
              4) Welche Zutrittskontrollen gelten für folgende Personen?
              - Zeitarbeiter
              - Lieferanten
              - Besucher
              - Mitarbeiter
              - LKW-Fahrer




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Anforderungen 6.2.2

Es sind Verfahren umgesetzt, die Verfälschungen/Sabotage verhindern und/oder die Identifizierung von
Anzeichen für Sabotage ermöglichen.


               WARUM
               Um sicherzustellen, dass die Produkte nicht sabotiert wurden.

               Produktmanipulation kann auf verschiedene Weise geschehen. Generell beinhaltet die Sabotage
               die böswillige und absichtliche Schädigung oder Verfälschung eines Endproduktes oder eines
               Rohstoffes.

               WIE
               Mitarbeiter sollten darin geschult sein zu verstehen, was Sabotage ist und wie man Anzeichen
               einer Manipulation erkennt. Falls möglich und praktikabel sollten Endprodukte mit
               manipulationssicheren Siegeln oder Vorrichtungen an den Verpackungseinheiten ausgestattet
               sein. Die Produktionssysteme sollten entweder geschlossen sein oder, sofern ein Risiko
               festgestellt wurde, streng überwacht werden. Andere Systeme im Werk wie Filter,
               Metalldetektoren, Siebe sollten in gutem Zustand gehalten werden, damit so eine Kontamination
               entdeckt und entfernt werden kann.

               Die Manipulationsüberwachung ist ein kontinuierliches Verfahren, das jedoch während der
               Herstellung und zum Zeitpunkt der Verladung am aktivsten ist.

               FRAGEN, DIE DER AUDITOR STELLEN UND DIE DAS UNTERNEHMEN BEANTWORTEN
               SOLLTE:
               1) Hat das Unternehmen Verfahren festgelegt, um Manipulationen an Rohstoffen, in Bearbeitung
               befindlichen Produkten (Works in Process) und Endprodukten zu erkennen?
               2) Gibt es Maßnahmen, um zu überprüfen ob Produkte manipuliert sein könnten?
               3) Sind die Mitarbeiter darin geschult, Manipulationen von Produkten zu erkennen?
               4) Gehören Maßnahmen zum Erkennen einer Manipulation zum Design des
               Verpackungsmaterials? Ist dieses im Produktions- und Zielland gesetzlich vorgeschrieben?
               5) Gibt es Test, um zu verifizieren, dass die Maßnahmen gegen Manipulation richtig eingesetzt
               sind und zuverlässig arbeiten?




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6.3 Personal- und Besuchersicherheit
Als Schutz vor Missbrauch beschränkt und kontrolliert das Unternehmen den Zugang zum Betriebsgelände,
insbesondere zu sensiblen Bereichen.

Neben der Registrierung von Besuchern und Dienstleistern auf dem Betriebsgelände sollte eine ausführliche
Belehrung und Überwachung stattfinden. Das umfasst auch Geräte und Materialien, die von außen eingebracht
werden. Hierbei müssen beispielsweise Chemikalien, Messer mit einziehbarer Klinge, Schmiermittel und sogar
die Arbeiter selbst berücksichtigt werden.

Die Mitarbeiter nehmen regelmäßig an einer Schulung zum Produktschutz teil. Dies bedeutet konkret, dass
mindestens einmal pro Jahr eine dokumentierte Schulung der wichtigsten Aspekte zum Produktschutz stattfindet.
Hauptziel ist es, die Mitarbeiter für Belange des Produktschutzes zu sensibilisieren. Mitarbeiterbefragungen sind
eine Möglichkeit, um zu beurteilen, ob die Mitarbeiter ausreichend sensibilisiert oder mit dem Thema noch nicht
vertraut sind.

Die für den Produktschutz verantwortlichen Manager sollten an einer intensiveren Schulung teilnehmen. Ein
schwieriges und heikles Thema ist die Zuverlässigkeitsüberprüfung der Mitarbeiter, da diese je nach Land und
örtlichen Gepflogenheiten unterschiedlich ist. Beispielsweise ist es in den USA üblich, das Vorstrafenregister und
andere Dokumente durch Spezialfirmen überprüfen zu lassen, auch Drogentests sind normal. Solche
Maßnahmen sind in anderen Ländern vom Gesetzgeber stark eingeschränkt oder gar verboten. Letztendlich ist
es ein Anliegen des Unternehmens, sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter vertrauenswürdig und zuverlässig sind
und kein Sicherheitsrisiko darstellen. Wo Zuverlässigkeitsüberprüfungen nicht möglich oder unerwünscht sind,
können, je nach Arbeitsplatz, andere Referenzen herausgezogen werden, beispielsweise Arbeitszeugnisse,
telefonische Befragung früherer Arbeitgeber, Empfehlungen oder ein polizeiliches Führungszeugnis.

Anforderungen 6.3.1

Die Besucherrichtlinien beinhalten Aspekte des Plans zum Produktschutz. Lieferanten und Ladepersonal, die mit
dem Produkt in Kontakt kommen, sind bekannt und halten die Zutrittsregeln des Unternehmens ein. Besucher
und externe Dienstleister sind in Bereichen mit Produktlagerung identifizierbar und werden zum Zeitpunkt des
Zutritts registriert. Sie werden über die Richtlinien des Standortes informiert und ihr Zugang wird entsprechend
kontrolliert.



                WARUM
                Um sicherzustellen, dass jeder, der das Grundstück und das Werk betritt, die Anforderungen zum
                Produktschutz kennt und sich daran hält.

                WIE
                Es gibt schriftliche Richtlinien, die auf die wichtigsten Teile des Plans zum Schutz der
                Lebensmittel Bezug nehmen. Aufzeichnungen als Nachweis, dass alle Besucher und Lieferanten
                die notwendige Einführung in Bezug auf die Anforderungen zum Produktschutz im Betrieb
                erhalten haben, sollten zur Verfügung stehen. Dazu können ein Registrierungsbuch oder eine
                Liste ebenso dienen wie unterzeichnete Einführungsformulare oder ähnliche Aufzeichnungen.

                Der Nachweis sollte eindeutig zeigen, dass Informationen zu den Anforderungen zum
                Produktschutz gegeben wurden, bevor den Besuchern oder Lieferanten der Zutritt zur
                Betriebsstätte erlaubt wurde.

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FRAGEN, DIE DER AUDITOR STELLEN UND DIE DAS UNTERNEHMEN BEANTWORTEN
               SOLLTE:
               1) Beinhalten die Zugangsrichtlinien für Besucher/Lieferanten Kontrollen, um zu vermeiden, dass
               Betriebsfremde sich frei und ohne Begleitung in der Betriebsstätte bewegen können?
               2) Werden Besucher und Lieferanten über die Regeln zum Produktschutz und deren
               Geltungsbereich innerhalb der Betriebsstätte informiert?
               3)     Verfügt     das    Unternehmen       über    Maßnahmen,        um    sicherzustellen, dass
               Lieferanten/Auftragnehmer, die längere Zeit im Unternehmen zu tun haben, ausreichend
               identifiziert, überwacht und in kritischen Bereichen begleitet werden?
               4) Gibt es Kontrollen, um sicherzustellen, dass sich LKW-Fahrer beim Laden/Entladen von
               Produkten und Materialien nur in festgelegten Bereichen innerhalb und außerhalb des Gebäudes
               und des Grundstücks aufhalten? Gibt es Maßnahmen, um die Wege Betriebsfremder nach Eintritt
               in die Betriebsstätte zu beobachten? (z.B. Kameras oder Wachen in festgelegten Bereichen?
               Andere Verfahren?)
               5) Wenn Lieferanten/Auftragnehmer und Besucher mit Schlüsselkarten ausgestattet werden, sind
               diese so programmiert, dass der Zutritt auf bestimmte, ausgewählte Bereiche beschränkt ist?
               6) Falls jederzeit Begleitpersonal für Besucher und Lieferanten/Auftragnehmer erforderlich ist,
               wird sichergestellt, dass es in allen Schichten festgelegte Begleiter gibt?
               7) Wissen Sicherheitsdienst/Wachen, wie sie zu reagieren haben, wenn zu einem bestimmten
               Zeitpunkt keine Begleitpersonen verfügbar sind?


Anforderungen 6.3.2

Alle Mitarbeiter werden jährlich oder bei bedeutsamen Änderungen des Programmes zum Produktschutz (Food
Defense) geschult. Schulungen werden dokumentiert.
Bei der Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern werden Sicherheitsaspekte berücksichtigt, soweit gesetzlich
zulässig.



                Erster Teil der Anforderung: Alle Mitarbeiter werden jährlich oder bei bedeutsamen
                Änderungen des Programmes zum Produktschutz (Food Defense) geschult. Schulungen werden
                dokumentiert.

                WARUM
                Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Anforderungen an den Produktschutz in der
                Betriebsstätte kennen, verstehen und einhalten.

                WIE
                Die Aufzeichnungen zu den Mitarbeiterschulungen sollen sicherstellen, dass Produktschutz
                Bestandteil der jährlichen Schulungen ist. Die Teilnahme an der Schulung kann nachgewiesen
                werden, ebenso wie die Wirksamkeit der Schulung verifiziert wird (z.B. Tests mit Bewertung der
                Anforderungen). (Anforderungen an Schulungen siehe 3.3, IFS Food Version 6).

                Aus dem Nachweis geht eindeutig hervor, dass die Schulung mindestens einmal jährlich
                durchgeführt wird, und dass sie, wie oben beschrieben, nach jeder bedeutsamen Veränderung
                oder als Teil der Einweisung neuer Mitarbeiter erfolgt.



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Zweiter Teil der Anforderung: Bei der Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern werden
               Sicherheitsaspekte berücksichtigt, soweit gesetzlich zulässig.

               WARUM
               Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter, die das Grundstück und das Werk betreten, um die
               Anforderungen an den Produktschutz wissen und sich daran halten. Der Produktschutz wird auch
               im Rahmen von Entlassungen von Mitarbeitern berücksichtigt.

               WIE
               Es kann aus gesetzlichen Gründen schwierig werden, die aktuellen Personalunterlagen des
               Mitarbeiters im Hinblick auf diese Anforderung zu prüfen. In einem Gespräch mit der
               Personalabteilung oder der Betriebsleitung kann eindeutig festgestellt werden, welche
               Informationen mitgeteilt werden dürfen und welche nicht.

               Das Programm zeigt eindeutig alle Vorsichtsmaßnahmen auf, die unternommen wurden, bevor
               der Mitarbeiter seine Arbeit aufnahm und direkt nach seiner Entlassung. Interviews mit
               Mitarbeitern, die entlassen werden, können dem Managementteam helfen, mögliche Probleme zu
               erkennen. Sofern das Unternehmen ID-Karten oder andere Zugangsmöglichkeiten zum Betreten
               und Verlassen des Grundstücks einsetzt, müssen alle diese Gegenstände dem entlassenen
               Mitarbeiter sofort abgenommen werden.

              FRAGEN, DIE DER AUDITOR STELLEN UND DIE DAS UNTERNEHMEN BEANTWORTEN
              SOLLTE:
              1) Beinhalten die jährlichen Schulungen auch den Produktschutz?
              2) Wie werden Produktschutz und die damit zusammenhängenden Kontrollen neuen Mitarbeitern
              erklärt?
              3) Gibt es Aufzeichnungen, die zeigen, dass die Mitarbeiter in Sachen Produktschutz geschult
              wurden?
              4) Werden die Schulungen bei Änderungen des Programms zum Produktschutz aktualisiert?
              5) Wie werden die Mitarbeiter über größere Änderungen des Programms zum Produktschutz
              informiert?
              6) Beurteilt das System die Wirksamkeit der Schulung?
              7) Beinhaltet die Schulung auch die Kontrolle des Wissens aus der letzten Schulung zum
              Produktschutz?
              8) Welche Kontrollen werden zum Zeitpunkt der Einstellung/Entlassung eines Mitarbeiters oder
              der Aufnahme/dem Abschluss einer Dienstleistung durch einen Lieferanten/Auftragnehmer
              umgesetzt?
              9) Werden die Zugangskontrollen zum Zeitpunkt der Entlassung eines Mitarbeiters oder der
              Fertigstellung einer Arbeit eines Lieferanten/Auftragnehmers aktualisiert?




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6.4 - Externe Kontrollen
Das Inspektionsverfahren beschreibt die Methoden und Verantwortlichkeiten für den Umgang mit Kontrollen und
behördlichen Inspektionen. Diese Anforderung ist nicht anwendbar (NA), wenn es in dem Land, in dem das Audit
durchgeführt wird, keine gesetzlichen Vorschriften gibt, nach denen externe Kontrollen und/oder behördliche
Inspektionen durchgeführt werden müssen oder wenn das Unternehmen nicht in die USA exportiert und daher
keine FDA-Kontrolle stattfindet.

Anforderungen 6.4.1

Es gibt ein dokumentiertes Verfahren für den Umgang mit externen und behördlichen Inspektionen. Das
zuständige Personal ist geschult und führt das Verfahren aus.



               WARUM
               Als Teil des Programms zum Produktschutz stellt dieses Verfahren sicher, dass entsprechende
               Mittel für die Einhaltung behördlicher Vorgaben und Kundenkontrollen vorgehalten werden. Es
               stellt weiterhin sicher, dass nur autorisiertes Personal Zugang zu Produktions- und
               Lagerbereichen und Probennahme hat.

               WIE
               Das Verfahren beschreibt die Methoden und Verantwortlichkeiten für den Umgang mit Kontrollen
               und behördlichen Inspektionen.

               Dieses Verfahren wird jederzeit bei der Durchführung einer externen Kontrolle oder behördlichen
               Inspektion eingesetzt und jährlich, oder falls nötig häufiger, überprüft.

               FRAGEN, DIE DER AUDITOR STELLEN UND DIE DAS UNTERNEHMEN BEANTWORTEN
               SOLLTE:
               1) Gibt es ein dokumentiertes Verfahren, in dem die Kriterien festgelegt wurden, die zu befolgen
               sind, falls eine externe Organisation Zugang zur Betriebsstätte des Unternehmens verlangt?
               2) Gibt es klar definierte Zuständigkeitsebenen, um externen Organisationen jederzeit Zutritt zu
               gewähren?
               3) Beinhaltet das Verfahren die Vorgehensweise, wie zu verfahren ist, falls eine Kontrollbehörde
               Zutritt zur Betriebsstätte verlangt?
               4) Sind sich unter diesen Bedingungen alle entsprechenden Funktionsträger ihrer Verantwortung
               bewusst?
               5) Sind die Zuständigkeitsebenen in Bezug auf die Erteilung von Informationen festgelegt?
               6) Gibt es Vorgehensweisen, eine komplette Aufzeichnung aller Tätigkeiten und Einzelheiten des
               Besuchs sicherzustellen?




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