IFS Food Version 6 - Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz (Food Defense)

IFS Food Version 6 - Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz (Food Defense)

IFS Food Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz, Januar 2012 1/16 IFS Food Version 6 – Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz (Food Defense) 1. Hintergrund Der Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz des IFS Food Version 6 wurde von der Arbeitsgruppe Nordamerika erstellt, um den IFS Food-zertifzierten Lieferanten in aller Welt darzustellen, was Produktschutz ist, welche Anforderungen an den Produktschutz gestellt werden und welche Überlegungen bei der Umsetzung in die Praxis berücksichtigt werden sollten..

Die Anforderungen an den Produktschutz des IFS Food Version 6 wurden gemeinsam von Händlern und Herstellern entwickelt und in den Standard eingebunden, um den Anforderungen der sechsten Ausgabe der Leitlinie der Global Food Safety Initiative (GFSI) zu entsprechen.

Bislang gab es im IFS Food-Standard 13 freiwillige Zusatzanforderungen (jetzt 8 obligatorische), die in erster Linie für Unternehmen, die in die USA exportieren oder den IFS Food-Standard in den USA einsetzen, bestimmt sind. Die Anforderungen des IFS wurden ursprünglich auf Grundlage der von den US-amerikanischen Behörden FDA (Food and Drug Administration) und USDA (United States Department of Agriculture) aufgestellten Anforderungen entwickelt. Der Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz des IFS Food Version 6 spezifiziert die Umsetzung der Anforderungen in die Praxis in folgenden Punkten: ‐ Wer ist innerhalb einer Organisation für die Umsetzung der Kriterien verantwortlich? ‐ Was sollte im Rahmen einer Produktschutz-Gefahrenanalyse und der Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken und/oder der Umsetzung der Anforderung bedacht werden? ‐ Welche Einzelanforderung sollte im Betrieb an welcher Stelle berücksichtigt werden? ‐ Wann sollte die Umsetzung oder Überprüfung der Umsetzung erfolgen? ‐ Warum ist jede einzelne Anforderung für die Betriebsstätte und/oder Organisation wichtig, die die Kriterien umsetzt?

‐ Wie kann die Anforderung effektiv in die Praxis umgesetzt werden? Mit dem folgenden Leitfaden unterstützt der IFS die Umsetzung der Anforderungen zum Produktschutz des IFS Food Version 6. Die Betriebsstätte und die Mitarbeiter sind so besser darauf vorbereitet und ausgerüstet, um eine mögliche Kontamination der Lebensmittel zu verhindern, zu bewältigen bzw. die damit einhergehenden Risiken zu minimieren. Zwar wurden die Anforderungen und Verfahren ursprünglich für die USA entwickelt, durch die Umsetzung im Rahmen der IFS Food-Zertifizierung kann jedoch die Leistungsfähigkeit von Unternehmen in aller Welt verbessert werden.

Ziel dieses Dokumentes ist es, Leitlinien für Betriebsstätten zur Verfügung zu stellen, nach denen die Anforderungen an den Produktschutz des IFS Food Version 6 umgesetzt werden können. Die in diesem Dokument enthaltenen Teile sind nicht dazu gedacht, die Anforderungen weiter zu spezifizieren. Die Auditoren sollten mit den Leitlinien vertraut sein, die dazu gedacht sind, Schulungen und Verständnis zu erleichtern.

IFS Food Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz, Januar 2012 2/16 2. Definitionen zum Produktschutz Der Begriff Food Defense (Produktschutz) ist international nicht definiert.

Es gibt jedoch zwei Definitionen der US- amerikanischen Behörden, die den Zweck beschreiben, der hinter einer Strategie zum Produktschutz steht. Food Defense ist ein Begriff, der von der amerikanischen Lebensmittelbehörde FDA, dem amerikanischen Landwirtschaftsministerium USDA, dem amerikanischen Heimatschutzministerium DHS und anderen Einrichtungen zur Beschreibung von Tätigkeiten verwendet wird, die dazu dienen, die Nahrungsmittel des Landes vor vorsätzlicher Kontamination und Manipulation zu schützen. Dieser Begriff umfasst auch Termini wie Bioterrorismus und Terrorismusbekämpfung usw.1 Der Food Safety and Inspection Service der USDA definiert „Food Defense“ als „Schutz des Lebensmittel vor absichtlicher Verfälschung mit biologischen, chemischen, physikalischen oder radiologischen Substanzen“.2 Fälschlicherweise wird Food Defense (Produktschutz) häufig als Synonym für Food Security (Ernährungssicherheit) verstanden.

Food Security (Ernährungssicherheit) wird folgendermaßen definiert: Food Security bedeutet, dass alle Menschen jederzeit Zugang zu ausreichend Lebensmitteln haben, um ein aktives, gesundes Leben führen zu können. Food Security beinhaltet die Verfügbarkeit und den Zugang zu Lebensmitteln, mit denen die Nährstoffanforderungen und die Lebensmittelpräferenzen der Menschen erfüllt werden.

Ziel eines HACCP-Systems ist es, unbeabsichtigte physikalische, chemische und biologische Gefahren zu erkennen, die für die Sicherheit der Lebensmittel wichtig sind. Ziel des Produktschutzes ist es, mögliche Ursachen absichtlicher Kontamination von Lebensmitteln zu erkennen, zu minimieren und zu überwachen. Zwar sind die Programme zur Lebensmittelsicherheit und zum Produktschutz unabhängig voneinander, aber es gibt verbindende Elemente. (z.B. Versiegelung von Transportfahrzeugen) Schwerpunkte Es gibt keine allein gültige Struktur für ein Konzept zum Produktschutz. Das Konzept sollte unter Berücksichtigung verschiedener Faktoren entwickelt werden, wie zum Beispiel - Umgebung und Gebäude/Lage der Betriebsstätte (geographische Lage, angrenzende Anlagen, Kriminalitätsrate des Bereichs, …).

- Zugang zur Betriebsstätte:  Geschlossene Produktionsgebäude sind weniger gefährdet als Betriebsstätten, bei denen ein Teil der Produktion im Freien stattfindet.  Der Einsatz von Leiharbeitern/Zeitarbeitern kann in Betriebsstätten mit nur wenigen Mitarbeitern und einem geringen Umsatz ein größeres Risiko darstellen. - Einige Lebensmittel können aufgrund ihrer Beschaffenheit anfälliger gegenüber beabsichtigter Verfälschung sein als andere. Merkmale hierfür können sein:  Große Produktions-Chargen  Gleichartigkeit  Produktkategorien  Haltbarkeit  Zugang zum Produkt. - Situationsbezogene Faktoren können das Risiko einer beabsichtigten Verfälschung erhöhen.

Diese Faktoren sind u.a.:

IFS Food Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz, Januar 2012 3/16  Verärgerte Mitarbeiter  Nationale, politische, geschäftliche, persönliche oder andere Unterschiede  Veränderungen in der Organisationskultur  Wirtschaftliche Störungen/finanzielle Vorteile  Angst der Öffentlichkeit  Anderen Schaden zufügen zu wollen. Struktur des Konzeptes Konzepte zum Produktschutz beinhalten normalerweise die folgenden Punkte, die je nach Land, Organisation und behördlichen Vorgaben entsprechend modifiziert werden können. - Eindeutige Definition der Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Engagement des Managements und Sensibilisierung der Mitarbeiter - Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken, die vom Produkt, der Betriebsstätte und der Umgebung ausgehen, um Schwachstellen zu erkennen - Feststellung der Schwachstellen und Festlegung von Kontrollmaßnahmen - Umsetzung und Nachhaltigkeit des Programms - Interne Audits des gesamten Programms zum Produktschutz - Ständige Verbesserung des Systems 3.

Leitlinien für Kapitel 6 des IFS Food Version 6 6.1 Bewertung der Absicherung Mit dem Produktschutz wird ein Team oder eine Einzelperson betraut, das/die die Verantwortung gegenüber dem Management der Betriebsstätte übernimmt. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind eindeutig definiert. Die Absicherung liegt in der Verantwortung der obersten Leitungsebene und ist daher ein „Management-Thema“. Das Team hat Zugang zum Management und Erfahrung in Sicherheitsfragen. Kompetenz kann durch Schulungen und/oder entsprechende Erfahrungen in diesem Gebiet erworben werden.

Letztendlich bewertet ein Auditor die Kompetenz in Bezug auf die Umsetzung der Gefahrenanalyse, die Beurteilung der damit zusammenhängenden Risiken und anderer maßgeblicher Dokumentation. Der IFS gibt nicht vor, wie die Gefahrenanalyse und die Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken aussehen sollen. Das Unternehmen kann seine Programme eigenständig entwickeln. Es gibt bereits verschiedene Programme, z.B. CARVER (damit kann das Unternehmen belastbare Daten aufzeichnen, die in einen Plan zum Schutz der Lebensmittel einfließen können) oder das VACCP-Verfahren (Vulnerability Analysis Critical Control Point – Schwachstellenanalyse und Festlegung kritischer Kontrollpunkte, der Aufbau entspricht dem klassischen HACCP-Konzept, allerdings mit Schwerpunkt Sicherheit der Betriebsstätte).

Unabhängig davon, wie die eingesetzten Verfahren im Einzelnen aussehen, müssen alle sicherheitsrelevanten Aspekte des Standortes berücksichtigt werden. In einigen Fällen kann dies auch eine Bestands-Checkliste zur vorhandenen Absicherung sein, allerdings sind in jedem Fall betriebliche Bedingungen und Eigenschaften zu berücksichtigen und die Liste sollte ausreichend detailliert sein.

Aufzeichnungen sind Nachweise für eine wirksame Umsetzung und informieren darüber, in welchem Umfang der Plan zum Schutz der Lebensmittel bestätigt wird. In einigen Fällen ist in verschiedenen Ländern eine Registrierung der Betriebsstätte vorgeschrieben (z.B. Bioterrorismusgesetz und FDA-Registrierung für Exporteure in die USA).

IFS Food Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz, Januar 2012 4/16 Anforderungen 6.1.1 Die Verantwortlichkeiten für den Produktschutz (Food Defense) sind klar definiert. Die/der Verantwortliche ist Mitglied im Führungskreis oder hat Zugang zur obersten Leitung.

Er/sie kann ausreichende Kenntnisse im Bereich Produktschutz nachweisen. WARUM Es wird ein Team mit dem Produktschutz betraut, das die Verantwortung gegenüber dem Management der Betriebsstätte übernimmt. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind eindeutig festgelegt worden und werden regelmäßig überprüft.

WIE Die Verantwortung kann einem Team oder einer Person übertragen werden. Bei einem Team sollte dieses funktionsübergreifend aus Mitarbeitern aller Ebenen der Organisation bestehen. Diese verfügen über das Wissen und die Erfahrung, um Anforderungen an das Programm erkennen und die besten Vorgehensweisen vorschlagen zu können. Es wird ein Teamleiter benannt, der für die Koordination, Entwicklung, Umsetzung, Pflege und Verbesserung des Systems verantwortlich ist. Gegebenenfalls (falls das Thema Produktschutz für das Produktions- und Bestimmungsland des Produktes zutrifft) sollte eine Kontaktperson benannt werden, und es sollte ein Verfahren für die Kommunikation mit regionalen und nationalen Behörden geben.

Die Mitarbeiter sollten entsprechend ihrer Aufgaben zum Thema Produktschutz geschult werden. Die Überprüfung durch die oberste Unternehmensleitung sollte auch das Programm zum Produktschutz beinhalten. FRAGEN, DIE DER AUDITOR STELLEN UND DIE DAS UNTERNEHMEN BEANTWORTEN SOLLTE: 1) Wer ist für das Programm zum Produktschutz verantwortlich? 2) Welche Kompetenz und Qualifikation hat/haben die Person(en), die für das Programm zum Produktschutz verantwortlich sind? 3) Welche Stellung hat/haben die Person/en, die für das Programm zum Produktschutz verantwortlich sind, gegenüber der Unternehmensleitung?

4) Wie wird/werden die für das Programm zum Produktschutz verantwortliche/n Person/en von der Unternehmensleitung unterstützt? 5) Sind die Verantwortlichkeiten eindeutig definiert worden? 6) Wurde dies den Mitarbeitern des Unternehmens mitgeteilt? Auf welche Art und Weise?

IFS Food Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz, Januar 2012 5/16 Anforderungen 6.1.2 Eine Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken zum Produktschutz wurde durchgeführt und dokumentiert. Auf Grundlage dieser Bewertung und basierend auf rechtlichen Anforderungen werden sicherheitskritische Bereiche identifiziert.

Die Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken zum Produktschutz wird jährlich oder bei Änderungen mit Einfluss auf die Unversehrtheit der Lebensmittel durchgeführt. Ein geeignetes Alarmsystem ist definiert und wird regelmäßig auf seine Wirksamkeit überprüft. Erster Teil der Anforderung: Eine Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken zur Sicherung der Produktion wurde durchgeführt und dokumentiert. Die Risiken wurden bewertet. Auf Grundlage dieser Bewertung der Gefahrenanalyse und der damit zusammenhängenden Risiken und basierend auf rechtlichen Anforderungen werden sicherheitskritische Bereiche identifiziert.

WARUM Die Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken zum Produktschutz wird definiert als Identifizierung, Bewertung und Einschätzung des Risikogrades in einer bestimmten Situation, Vergleich mit früheren und erwarteten Geschehnissen und die Festlegung eines akzeptablen Risikogrades einschließlich i) Identifizierung der Gefahr, ii) Beschreibung der Gefahr, iii) Bewertung der Exposition und iv) Beschreibung des Risikos. (Quelle: FAO/WHO) Ein Kriterium bei der Durchführung einer Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken zum Produktschutz kann das Produktionsland bzw.

das Bestimmungsland des Endproduktes sein.

WIE/WELCHE RISIKEN? Kenntnis der Bereiche Verfahren, Verpackung, Lagerung, Transport und Lagerhaltung, um die Kontamination problemlos an einer Stelle einzubringen, die wenig kontrolliert wird. Zugang zu Verfälschungsverfahren, ohne entdeckt zu werden. Möglichkeit, eine absichtliche Kontamination durchzuführen, ohne entdeckt zu werden. Wahrscheinlichkeit und Schwere des Vorfalls. Möglicher Zugang zu Rohstoffen, Geräten, Verfahren oder Endprodukten mit ausreichend Zeit, um das Produkt physisch oder wirtschaftlich zu schädigen.

Es gibt verschiedene Hilfsmittel, um Organisationen bei der Durchführung der Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken zu unterstützen.

Dazu gehören allgemeine und bereichsspezifische Checklisten zum Produktschutz, Software, um den Risikograd verschiedener Faktoren zu ermitteln, und Regeln, die bei Exporten in bestimmte Länder umgesetzt werden müssen. Zweiter Teil der Anforderung: Die Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken zum Produktschutz wird jährlich oder bei Änderungen mit Einfluss auf den Schutz der Lebensmittel durchgeführt.

IFS Food Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz, Januar 2012 6/16 WARUM Der Ergebnis einer Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken zum Produktschutz sollte eine Feststellung aller Bedingungen enthalten, die bezüglich einer absichtlichen Manipulationen des Verfahrens, der Rohstoffe und des Produktes zum Zwecke der Verfälschung ein Risiko darstellen. WIE Um Schwachstellen aufzudecken, sollte das für den Produktschutz verantwortliche Team folgendes prüfen (die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit): Außengelände - Sind Türen, Fenster und Dachflächen gesichert? - Ist eine Einzäunung des Geländers oder eine Mauer notwendig? Falls es eine Einzäunung oder Mauer gibt, ist diese in gutem Zustand?

- Gibt es eine angemessene Beleuchtung? - Werden die Zugangswege für Personen und Fahrzeugen überwacht? - Gibt es Notfallsysteme für wichtige Anlagen, z.B. Strom, Wasser, Computertechnik und Kühlung? - Werden die Parkplätze kontrolliert und überwacht? - Sind die Lüftungssysteme entsprechend geschützt? - Sind die Anlieferung- und Lagerbereiche gesichert? Innenbereich - Werden Überwachungsverfahren eingesetzt, z.B. Kameras, Überwachung des Personals oder Sicherheitsdienste?

- Gibt es Systeme, die Mitarbeiter im Fall einer Manipulation der Sicherheit wirkungsvoll alarmieren? - Wird der Zutritt kontrolliert? - Werden gefährliche Materialien oder kontrollierte Substanzen entsprechend gehandhabt? - Ist der Zutritt von Mitarbeiter auf ihren Arbeitsbereich, ihre Aufgaben und ihre Arbeitszeiten beschränkt? Versand und Anlieferung - Sind die Transportfahrzeuge versiegelt/verschlossen? - Verfügen die Fahrer über die entsprechenden Berechtigungen? - Gibt es Zeitpläne für Anlieferungen und Versand? - Sind die Transportunternehmen Teil des Zulassungsverfahrens für Lieferanten? - Werden nicht angekommene oder verzögerte Anlieferungen untersucht? - Werden Waren zurückgenommen? Falls ja, wie werden diese gelenkt?

IFS Food Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz, Januar 2012 7/16 Rohstoffe - Wird die Bereitstellung von Wasser, Eis und Dampf gesichert und überwacht? - Werden alle nicht verwendeten Rohwaren gesichert und überwacht? - Gibt es Möglichkeiten, die Integrität der Produktkette (chain of custody) zu verifizieren? - Werden Verpackungsmaterialien und Produktetiketten kontrolliert? Personal - Sind Zuverlässigkeitsüberprüfungen des Personals nötig und werden sie durchgeführt, sofern gesetzlich erlaubt?

- Wird die Möglichkeit von Vergeltungsmaßnahmen durch entlassene Mitarbeiter bewertet? - Werden die Gründe für den Weggang eines Mitarbeiters geprüft? - Wird das Personal überwacht? - Werden die Mitarbeiter in Bezug auf Produktschutz sensibilisiert und geschult, können sie Probleme erkennen und ungewöhnliches bzw.

verdächtiges Verhalten melden? - Werden die Spinde kontrolliert? - Sind Kameras erlaubt? - Ist das Mitführen persönlicher Gegenstände in den Verarbeitungsbereichen eingeschränkt? - Gibt es eine schriftliche Richtlinie bezüglich legaler und illegaler Waffen und Drogen? Sobald die Organisation Risiken und Schwachstellen erkennt, sollten entsprechende Kontrollmaßnahmen entwickelt und umgesetzt werden, mit denen das Risiko beseitigt, minimiert bzw. auf einem akzeptablen Maß gehalten werden kann.

Letzter Teil der Anforderung: Ein geeignetes Alarmsystem ist definiert und wird regelmäßig auf seine Wirksamkeit überprüft. WARUM Ein Programm, mit dem erkannte Kontrollmaßnahmen umgesetzt werden können, hilft der Organisation bei der Festlegung der Pläne und Mittel, die notwendig sind, um das Programm zu betreiben. Höhere Risiken erhalten eine höhere Priorität. WIE Das Programm zum Produktschutz wird fester Bestandteil des internen Auditverfahrens. Nachdem das System implementiert ist, festgestellte Schwachstellen kontrolliert und Unzulänglichkeiten behoben wurden, ist es Zeit für Verbesserungen.

Die regelmäßige Überprüfung des Verfahrens stellt sicher, dass es auf dem neuesten Stand ist. Risiken sollten jährlich oder im Falle einer erheblichen Veränderung neu bewertet werden.

FRAGEN, DIE DER AUDITOR STELLEN UND DIE DAS UNTERNEHMEN BEANTWORTEN SOLLTE: 1) Welche Anforderungen von Seiten der Gesetze/Kunden an den Produktschutz sind auf das Unternehmen zu übertragen? 2) Wie kann das Unternehmen die Einhaltung dieser Anforderungen nachweisen? 3) Welches Verfahren wird zur Durchführung der Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken zum Produktschutz eingesetzt? 4) Entspricht die Gefahrenanalyse den gesetzlichen und/oder Kundenanforderungen und/oder – erwartungen?

IFS Food Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz, Januar 2012 8/16 5) Auf welche Weise hilft das System dem Unternehmen bei der Identifizierung kritischer oder risikoreicher Bereiche? 6) Wie häufig wird das Programm zum Produktschutz überprüft? 7) Welche Kriterien legt das Unternehmen bei der Festlegung der Häufigkeit der Durchführung der Gefahrenanalyse zugrunde, sofern sie nicht jährlich durchgeführt wird? 8) Wie wird das Unternehmen auf eine Verletzung des Produktschutzes aufmerksam? 9) Wie bewertet das Unternehmen die Wirksamkeit des Programms zum Produktschutz? Anforderungen 6.1.3 Sofern aus rechtlichen Gründen eine Registrierung oder Prüfung des Standorts vorgesehen ist, ist ein Nachweis vorzuweisen.

WARUM Gesetzliche Vorgaben bestimmen, ob eine Registrierung oder Prüfung des Standorts notwendig ist. Sollte diese notwendig sein, sollten Nachweise vorliegen, um überprüfen zu können, ob die entsprechenden Vorschriften eingehalten werden. WIE Die entsprechende Dokumentation, egal ob aufgrund regionaler oder nationaler Anforderungen, sollte erstellt und gemeinsam mit den anderen, für den IFS Food- Standard erforderlichen Unterlagen aufbewahrt werden. Sollte im Land, in dem das Audit durchgeführt wird und in das die Produkte verkauft werden, keine entsprechende Rechtssprechung existieren, gilt diese Anforderung als NA (nicht anwendbar).

FRAGEN, DIE DER AUDITOR STELLEN UND DIE DAS UNTERNEHMEN BEANTWORTEN SOLLTE: 1) Welche Anforderungen von Seiten der Gesetzgebung/Kunden an den Produktschutz sind auf das Unternehmen zu übertragen? 2) Ist ein Antrag auf formelle Registrierung in dem Land, in dem sich die Betriebsstätte befindet oder in dem Land, in dem das Produkt verzehrt wird, gesetzlich notwendig? 3) Falls eine Registrierung erforderlich ist, wer verfügt über diese Informationen? Kann das Unternehmen die Einhaltung nachweisen?

4) Gibt es die Forderung nach einer regelmäßigen Inspektion? Falls ja, dann a) Von wem wird diese durchgeführt? b) Welcher Standard wird geprüft? c) Wann fand die letzte Inspektion statt? d) Mit welchem Ergebnis? e) Ist der Nachweis erforderlich, dass Abweichungen behoben wurden? (Korrekturmaßnahmen) f) Welche Folgen gibt es, falls ein grober Verstoß festgestellt wurde?

IFS Food Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz, Januar 2012 9/16 Quellen (in englischer Sprache): 1.- FDA Food Defense Acronyms, Abbreviations and Definitions http://www.fda.gov/Food/FoodDefense/Training/ucm111382.htm 2.- FSIS Homeland Food Defense 03/17/09 http://www.fsis.usda.gov/PDF/Food_Defense.pdf 3.- Food Defense Plan Security Measures for Food Defense http://www.fsis.usda.gov/PDF/General-Food-Defense-Plan-9-3-09%20_2_.pdf 4.- United States Department of Agriculture food safety and inspection service Food Defense verification procedures and national terrorism advisory system alert response for the office of field operations http://www.fsis.usda.gov/OPPDE/rdad/FSISDirectives/5420.1.pdf

IFS Food Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz, Januar 2012 10/16 6.2 Standortsicherheit Die Anforderungen an die Sicherheit des Standortes sind auch in Kapitel 4.9. Bauliche Anforderungen an Produktions- und Lagerbereiche im IFS Food Version 6 enthalten. Diese Anforderungen werden durch sicherheitsrelevante Zusatzanforderungen ergänzt. Auf diese Weise werden wirkungsvolle und konkrete Sicherheitsmaßnahmen festgelegt, die den unkontrollierten Zutritt zu Verarbeitungs- und Lagerbereichen für unbefugte Personen unmöglich machen.

Leicht zugängliche Rohwaren, Zwischenprodukte und Endprodukte oder auch Chemikalien (Reinigungsmittel, Säuren, Laugen, entzündliche Flüssigkeiten) können in gesonderten Bereichen gelagert werden.

Zu den klassischen Punkten, die in diesem Zusammenhang zu berücksichtigen sind, gehören Außenlager für Materialien, unverschlossene Türen und andere Punkte, an denen der Zutritt eingeschränkt werden sollte. Das Hauptziel des Produktschutzes ist die Sicherheit des Standortes. Hierbei können Umzäunungen helfen. Diese sind jedoch nicht zwingend erforderlich, sofern die Sicherheit mit anderen Mitteln erreicht werden kann. Beispielsweise kann eine visuelle Überwachung oder Sicherheitspersonal genauso wirkungsvoll sein. In keinem Fall ist ein unkontrollierter Zutritt zu Lager- und Produktionsbereichen akzeptabel.

Wenn im Rahmen der Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken zum Produktschutz kritische Bereiche festgestellt werden, können diese mit Hilfe bestimmter konstruktiver Maßnahmen wie Sicherheitstüren oder Zutritt mit Chipkarten überwacht werden. Rohstoffen, Geräten und Materialien, die draußen gelagert werden, muss besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. Sie müssen vor unberechtigtem Zutritt und damit vor einer möglichen Gefährdung des Produktes durch Manipulation geschützt werden.

Kontrollen für ein- und ausgehende Waren wie Siegel oder Etiketten können zusätzliche Sicherheit bieten.

Anforderungen 6.2.1 Die auf Basis der Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken als besonders sicherheitskritisch bewerteten Bereiche sind adäquat geschützt, um unbefugtes Eindringen zu verhindern. Zugänge sind kontrolliert. Erster Teil der Anforderung: Die auf Basis der Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken als besonders sicherheitskritisch bewerteten Bereiche sind adäquat geschützt, um unbefugtes Eindringen zu verhindern. WARUM Um unberechtigten Zugang zu Produkten, Zutaten oder Versorgungseinrichtungen zu verhindern, durch den die Zusammensetzung oder Sicherheit der Lebensmittel negativ beeinflusst werden könnte.

WIE Es sollten physische Barrieren, Verfahren und Systeme eingesetzt werden, um Unbefugte am Zutritt zu Außenbereichen, Innenbereichen, Laboratorien, in denen mit Chemikalien und Reagenzien umgegangen wird, zu Abfallentsorgungsbereichen, in denen möglicherweise gefährliche Stoffe entsorgt werden, und zu Versorgungsbereichen für Wasser, Gas, Strom, Kühlung usw. zu hindern. Solche Barrieren und Verfahren sollten gemeinsam einen

IFS Food Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz, Januar 2012 11/16 angemessenen Schutz der Lebensmittel und der für ihre Herstellung und Lagerung erforderlichen Systeme bieten.

Es sollten Maßnahmen vorhanden sein, um die damit zusammenhängenden Risiken wirksam zu lenken. Für die Einrichtung dieser Maßnahmen ist es wichtig, dass sie wirksam und angemessen sind. Es gibt viele Möglichkeiten, um Risiken zu lenken und viele Situationen, die die Gefahr eines unberechtigten Zutritts verursachen könnten. Beispielsweise können Umzäunungen, Wachen, Sicherheitsalarme, elektronische Schlüsselkarten, verschlossene Türen, Fenster, die sich nicht öffnen lassen, und Kameras als Schutz vor Zutritt durch Unbefugte dienen. Allgemein sollten diese Maßnahmen Lebensmittel schützen, die sowohl außerhalb als auch innerhalb des Werks gelagert werden.

Das schließt Bunker und Silos mit ein. Computersysteme sind häufig durch eine Firewall und ein Passwort geschützt. Maßnahmen wie Anmeldeverfahren, Türen verschlossen halten usw. können physikalische Sperren ergänzen oder ersetzen.

Zweiter Teil der Anforderung: Zugänge sind kontrolliert. WARUM Um Unbefugte daran zu hindern, die Betriebsstätte oder Lagerbereiche zu betreten und auf diese Weise Zugang zu Zutaten oder Lebensmitteln zu erlangen. WIE Eine Kombination aus physischen Sperren, Verfahren und Systemen, die in Zusammenarbeit den Zutritt Unbefugter verhindern. Zugänge sind kontrolliert. Nicht alle Eingänge sind Zutrittspunkte. Wenn eine Tür die ganze Zeit abgeschlossen ist, dann ist diese kein Zutrittspunkt. Wenn Fenster ständig verschlossen sind, stellen auch diese nicht unbedingt einen Zutrittspunkt dar. Die Kontrolle kann durch grundsätzliche Verfahren und/oder hochtechnische Systeme, die ebenso wirksam sein können, gewährleistet sein.

Generell bezieht sich diese Klausel auf den Zutritt von außen in die Betriebsstätte, gilt aber auch für den Zugang zu externen Lagerbehältern und Fahrzeugen ebenso wie für den Zugang von einem kritischen Bereich im Werk zum anderen. FRAGEN, DIE DER AUDITOR STELLEN UND DIE DAS UNTERNEHMEN BEANTWORTEN SOLLTE: 1) Welche Bereiche wurden aufgrund der Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken zum Produktschutz als kritisch identifiziert? 2) Welche Kontrollmaßnahmen gibt es, um den Zutritt zu diesen Bereichen zu kontrollieren? 3) Wie behält das Unternehmen die Kontrolle darüber, wer das Gelände und die kritischen Bereiche betritt?

4) Welche Zutrittskontrollen gelten für folgende Personen? - Zeitarbeiter - Lieferanten - Besucher - Mitarbeiter - LKW-Fahrer

IFS Food Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz, Januar 2012 12/16 Anforderungen 6.2.2 Es sind Verfahren umgesetzt, die Verfälschungen/Sabotage verhindern und/oder die Identifizierung von Anzeichen für Sabotage ermöglichen. WARUM Um sicherzustellen, dass die Produkte nicht sabotiert wurden. Produktmanipulation kann auf verschiedene Weise geschehen. Generell beinhaltet die Sabotage die böswillige und absichtliche Schädigung oder Verfälschung eines Endproduktes oder eines Rohstoffes.

WIE Mitarbeiter sollten darin geschult sein zu verstehen, was Sabotage ist und wie man Anzeichen einer Manipulation erkennt. Falls möglich und praktikabel sollten Endprodukte mit manipulationssicheren Siegeln oder Vorrichtungen an den Verpackungseinheiten ausgestattet sein. Die Produktionssysteme sollten entweder geschlossen sein oder, sofern ein Risiko festgestellt wurde, streng überwacht werden. Andere Systeme im Werk wie Filter, Metalldetektoren, Siebe sollten in gutem Zustand gehalten werden, damit so eine Kontamination entdeckt und entfernt werden kann.

Die Manipulationsüberwachung ist ein kontinuierliches Verfahren, das jedoch während der Herstellung und zum Zeitpunkt der Verladung am aktivsten ist.

FRAGEN, DIE DER AUDITOR STELLEN UND DIE DAS UNTERNEHMEN BEANTWORTEN SOLLTE: 1) Hat das Unternehmen Verfahren festgelegt, um Manipulationen an Rohstoffen, in Bearbeitung befindlichen Produkten (Works in Process) und Endprodukten zu erkennen? 2) Gibt es Maßnahmen, um zu überprüfen ob Produkte manipuliert sein könnten? 3) Sind die Mitarbeiter darin geschult, Manipulationen von Produkten zu erkennen? 4) Gehören Maßnahmen zum Erkennen einer Manipulation zum Design des Verpackungsmaterials? Ist dieses im Produktions- und Zielland gesetzlich vorgeschrieben? 5) Gibt es Test, um zu verifizieren, dass die Maßnahmen gegen Manipulation richtig eingesetzt sind und zuverlässig arbeiten?

IFS Food Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz, Januar 2012 13/16 6.3 Personal- und Besuchersicherheit Als Schutz vor Missbrauch beschränkt und kontrolliert das Unternehmen den Zugang zum Betriebsgelände, insbesondere zu sensiblen Bereichen. Neben der Registrierung von Besuchern und Dienstleistern auf dem Betriebsgelände sollte eine ausführliche Belehrung und Überwachung stattfinden. Das umfasst auch Geräte und Materialien, die von außen eingebracht werden. Hierbei müssen beispielsweise Chemikalien, Messer mit einziehbarer Klinge, Schmiermittel und sogar die Arbeiter selbst berücksichtigt werden.

Die Mitarbeiter nehmen regelmäßig an einer Schulung zum Produktschutz teil. Dies bedeutet konkret, dass mindestens einmal pro Jahr eine dokumentierte Schulung der wichtigsten Aspekte zum Produktschutz stattfindet. Hauptziel ist es, die Mitarbeiter für Belange des Produktschutzes zu sensibilisieren. Mitarbeiterbefragungen sind eine Möglichkeit, um zu beurteilen, ob die Mitarbeiter ausreichend sensibilisiert oder mit dem Thema noch nicht vertraut sind. Die für den Produktschutz verantwortlichen Manager sollten an einer intensiveren Schulung teilnehmen. Ein schwieriges und heikles Thema ist die Zuverlässigkeitsüberprüfung der Mitarbeiter, da diese je nach Land und örtlichen Gepflogenheiten unterschiedlich ist.

Beispielsweise ist es in den USA üblich, das Vorstrafenregister und andere Dokumente durch Spezialfirmen überprüfen zu lassen, auch Drogentests sind normal. Solche Maßnahmen sind in anderen Ländern vom Gesetzgeber stark eingeschränkt oder gar verboten. Letztendlich ist es ein Anliegen des Unternehmens, sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter vertrauenswürdig und zuverlässig sind und kein Sicherheitsrisiko darstellen. Wo Zuverlässigkeitsüberprüfungen nicht möglich oder unerwünscht sind, können, je nach Arbeitsplatz, andere Referenzen herausgezogen werden, beispielsweise Arbeitszeugnisse, telefonische Befragung früherer Arbeitgeber, Empfehlungen oder ein polizeiliches Führungszeugnis.

Anforderungen 6.3.1 Die Besucherrichtlinien beinhalten Aspekte des Plans zum Produktschutz. Lieferanten und Ladepersonal, die mit dem Produkt in Kontakt kommen, sind bekannt und halten die Zutrittsregeln des Unternehmens ein. Besucher und externe Dienstleister sind in Bereichen mit Produktlagerung identifizierbar und werden zum Zeitpunkt des Zutritts registriert. Sie werden über die Richtlinien des Standortes informiert und ihr Zugang wird entsprechend kontrolliert.

WARUM Um sicherzustellen, dass jeder, der das Grundstück und das Werk betritt, die Anforderungen zum Produktschutz kennt und sich daran hält. WIE Es gibt schriftliche Richtlinien, die auf die wichtigsten Teile des Plans zum Schutz der Lebensmittel Bezug nehmen. Aufzeichnungen als Nachweis, dass alle Besucher und Lieferanten die notwendige Einführung in Bezug auf die Anforderungen zum Produktschutz im Betrieb erhalten haben, sollten zur Verfügung stehen. Dazu können ein Registrierungsbuch oder eine Liste ebenso dienen wie unterzeichnete Einführungsformulare oder ähnliche Aufzeichnungen. Der Nachweis sollte eindeutig zeigen, dass Informationen zu den Anforderungen zum Produktschutz gegeben wurden, bevor den Besuchern oder Lieferanten der Zutritt zur Betriebsstätte erlaubt wurde.

IFS Food Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz, Januar 2012 14/16 FRAGEN, DIE DER AUDITOR STELLEN UND DIE DAS UNTERNEHMEN BEANTWORTEN SOLLTE: 1) Beinhalten die Zugangsrichtlinien für Besucher/Lieferanten Kontrollen, um zu vermeiden, dass Betriebsfremde sich frei und ohne Begleitung in der Betriebsstätte bewegen können? 2) Werden Besucher und Lieferanten über die Regeln zum Produktschutz und deren Geltungsbereich innerhalb der Betriebsstätte informiert? 3) Verfügt das Unternehmen über Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Lieferanten/Auftragnehmer, die längere Zeit im Unternehmen zu tun haben, ausreichend identifiziert, überwacht und in kritischen Bereichen begleitet werden? 4) Gibt es Kontrollen, um sicherzustellen, dass sich LKW-Fahrer beim Laden/Entladen von Produkten und Materialien nur in festgelegten Bereichen innerhalb und außerhalb des Gebäudes und des Grundstücks aufhalten? Gibt es Maßnahmen, um die Wege Betriebsfremder nach Eintritt in die Betriebsstätte zu beobachten? (z.B.

Kameras oder Wachen in festgelegten Bereichen? Andere Verfahren?) 5) Wenn Lieferanten/Auftragnehmer und Besucher mit Schlüsselkarten ausgestattet werden, sind diese so programmiert, dass der Zutritt auf bestimmte, ausgewählte Bereiche beschränkt ist? 6) Falls jederzeit Begleitpersonal für Besucher und Lieferanten/Auftragnehmer erforderlich ist, wird sichergestellt, dass es in allen Schichten festgelegte Begleiter gibt? 7) Wissen Sicherheitsdienst/Wachen, wie sie zu reagieren haben, wenn zu einem bestimmten Zeitpunkt keine Begleitpersonen verfügbar sind?

Anforderungen 6.3.2 Alle Mitarbeiter werden jährlich oder bei bedeutsamen Änderungen des Programmes zum Produktschutz (Food Defense) geschult. Schulungen werden dokumentiert. Bei der Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern werden Sicherheitsaspekte berücksichtigt, soweit gesetzlich zulässig. Erster Teil der Anforderung: Alle Mitarbeiter werden jährlich oder bei bedeutsamen Änderungen des Programmes zum Produktschutz (Food Defense) geschult. Schulungen werden dokumentiert.

WARUM Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Anforderungen an den Produktschutz in der Betriebsstätte kennen, verstehen und einhalten.

WIE Die Aufzeichnungen zu den Mitarbeiterschulungen sollen sicherstellen, dass Produktschutz Bestandteil der jährlichen Schulungen ist. Die Teilnahme an der Schulung kann nachgewiesen werden, ebenso wie die Wirksamkeit der Schulung verifiziert wird (z.B. Tests mit Bewertung der Anforderungen). (Anforderungen an Schulungen siehe 3.3, IFS Food Version 6). Aus dem Nachweis geht eindeutig hervor, dass die Schulung mindestens einmal jährlich durchgeführt wird, und dass sie, wie oben beschrieben, nach jeder bedeutsamen Veränderung oder als Teil der Einweisung neuer Mitarbeiter erfolgt.

IFS Food Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz, Januar 2012 15/16 Zweiter Teil der Anforderung: Bei der Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern werden Sicherheitsaspekte berücksichtigt, soweit gesetzlich zulässig. WARUM Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter, die das Grundstück und das Werk betreten, um die Anforderungen an den Produktschutz wissen und sich daran halten. Der Produktschutz wird auch im Rahmen von Entlassungen von Mitarbeitern berücksichtigt.

WIE Es kann aus gesetzlichen Gründen schwierig werden, die aktuellen Personalunterlagen des Mitarbeiters im Hinblick auf diese Anforderung zu prüfen.

In einem Gespräch mit der Personalabteilung oder der Betriebsleitung kann eindeutig festgestellt werden, welche Informationen mitgeteilt werden dürfen und welche nicht. Das Programm zeigt eindeutig alle Vorsichtsmaßnahmen auf, die unternommen wurden, bevor der Mitarbeiter seine Arbeit aufnahm und direkt nach seiner Entlassung. Interviews mit Mitarbeitern, die entlassen werden, können dem Managementteam helfen, mögliche Probleme zu erkennen. Sofern das Unternehmen ID-Karten oder andere Zugangsmöglichkeiten zum Betreten und Verlassen des Grundstücks einsetzt, müssen alle diese Gegenstände dem entlassenen Mitarbeiter sofort abgenommen werden.

FRAGEN, DIE DER AUDITOR STELLEN UND DIE DAS UNTERNEHMEN BEANTWORTEN SOLLTE: 1) Beinhalten die jährlichen Schulungen auch den Produktschutz? 2) Wie werden Produktschutz und die damit zusammenhängenden Kontrollen neuen Mitarbeitern erklärt? 3) Gibt es Aufzeichnungen, die zeigen, dass die Mitarbeiter in Sachen Produktschutz geschult wurden? 4) Werden die Schulungen bei Änderungen des Programms zum Produktschutz aktualisiert? 5) Wie werden die Mitarbeiter über größere Änderungen des Programms zum Produktschutz informiert?

6) Beurteilt das System die Wirksamkeit der Schulung? 7) Beinhaltet die Schulung auch die Kontrolle des Wissens aus der letzten Schulung zum Produktschutz? 8) Welche Kontrollen werden zum Zeitpunkt der Einstellung/Entlassung eines Mitarbeiters oder der Aufnahme/dem Abschluss einer Dienstleistung durch einen Lieferanten/Auftragnehmer umgesetzt? 9) Werden die Zugangskontrollen zum Zeitpunkt der Entlassung eines Mitarbeiters oder der Fertigstellung einer Arbeit eines Lieferanten/Auftragnehmers aktualisiert?

IFS Food Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz, Januar 2012 16/16 6.4 - Externe Kontrollen Das Inspektionsverfahren beschreibt die Methoden und Verantwortlichkeiten für den Umgang mit Kontrollen und behördlichen Inspektionen. Diese Anforderung ist nicht anwendbar (NA), wenn es in dem Land, in dem das Audit durchgeführt wird, keine gesetzlichen Vorschriften gibt, nach denen externe Kontrollen und/oder behördliche Inspektionen durchgeführt werden müssen oder wenn das Unternehmen nicht in die USA exportiert und daher keine FDA-Kontrolle stattfindet.

Anforderungen 6.4.1 Es gibt ein dokumentiertes Verfahren für den Umgang mit externen und behördlichen Inspektionen.

Das zuständige Personal ist geschult und führt das Verfahren aus. WARUM Als Teil des Programms zum Produktschutz stellt dieses Verfahren sicher, dass entsprechende Mittel für die Einhaltung behördlicher Vorgaben und Kundenkontrollen vorgehalten werden. Es stellt weiterhin sicher, dass nur autorisiertes Personal Zugang zu Produktions- und Lagerbereichen und Probennahme hat.

WIE Das Verfahren beschreibt die Methoden und Verantwortlichkeiten für den Umgang mit Kontrollen und behördlichen Inspektionen. Dieses Verfahren wird jederzeit bei der Durchführung einer externen Kontrolle oder behördlichen Inspektion eingesetzt und jährlich, oder falls nötig häufiger, überprüft. FRAGEN, DIE DER AUDITOR STELLEN UND DIE DAS UNTERNEHMEN BEANTWORTEN SOLLTE: 1) Gibt es ein dokumentiertes Verfahren, in dem die Kriterien festgelegt wurden, die zu befolgen sind, falls eine externe Organisation Zugang zur Betriebsstätte des Unternehmens verlangt? 2) Gibt es klar definierte Zuständigkeitsebenen, um externen Organisationen jederzeit Zutritt zu gewähren?

3) Beinhaltet das Verfahren die Vorgehensweise, wie zu verfahren ist, falls eine Kontrollbehörde Zutritt zur Betriebsstätte verlangt? 4) Sind sich unter diesen Bedingungen alle entsprechenden Funktionsträger ihrer Verantwortung bewusst? 5) Sind die Zuständigkeitsebenen in Bezug auf die Erteilung von Informationen festgelegt? 6) Gibt es Vorgehensweisen, eine komplette Aufzeichnung aller Tätigkeiten und Einzelheiten des Besuchs sicherzustellen?

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Eine Übersetzung ist ohne Genehmigung des IFS-Standardeigners nicht gestattet. IFS Food Leitfaden zur Umsetzung der Anforderungen an den Produktschutz, Januar 2012 17/16

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