Lohnabrechnung aus Fremdsoftware übernehmen

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  Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 1669



  Inhaltsverzeichnis




  1.        Ziel                                                                                      2
  2.        Voraussetzungen                                                                           2
  3.        Vorgehensweisen                                                                           3
  3.1.      Abschluss altes Abrechnungssystem                                                         3

  3.2.      Start mit Agenda LOHN                                                                     4

  3.3.      Lohnkontovorträge                                                                         7

  4.        Details                                                                                 19
  4.1.      Zeitraum und Entgelt auf der SV-Meldung                                                  19

  4.2.      Lohnsteuer-Jahresausgleich                                                               19

  4.3.      Unterjährige Neueintritte vor Systemwechsel                                              20

  5.        Wichtige Informationen                                                                  21




Autor: FL / 12.04.2019                                    © 2019 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
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Info für Anwender Nr. 1669                                                                                      Seite 2



1.         Ziel

           Das Info unterstützt Sie bei der Übernahme einer Lohnbuchführung bzw. dem Umstieg auf Agenda in
           der Anwendung LOHN. Im Detail wird gezeigt:
               §    die Übernahme der Stammdaten
               §    die Erfassung der Vortragswerte in den Personaldaten

              Nr. 1668 Agenda LOHN: Neues Mandat per Agenda-Sicherung anlegen


2.         Voraussetzungen


            Stammdaten in LOHN

            Erfassen oder importieren Sie die Stammdaten (Mandantendaten und Personaldaten).

            Nutzen Sie hierzu die Anleitungen entsprechend des vorherigen Abrechnungssystems:

                    Nr. 1605 DATEV Lohn und Gehalt: Datenübernahme LOHN

                    Nr. 1606 DATEV LODAS: Datenübernahme LOHN

                    Nr. 1607 Lexware: Datenübernahme LOHN

                    Nr. 1608 Excel: Datenübernahme LOHN

                    Nr. 1717 Datenübernahme aus der Digitalen LohnSchnittstelle (DLS)

                    Nr. 86231 SelectLine Lohn: Datenübernahme nach Agenda LOHN

                    Nr. 86253 LOHN – Import aus Fremdprogrammen (offene Schnittstelle)

                Achtung
                Erfassen Sie als Eintrittsdatum das Datum des ursprünglichen Ersteintritts.




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3.         Vorgehensweisen

3.1.       Abschluss altes Abrechnungssystem

               Achtung
               Arbeiten Sie auf keinen Fall parallel mit zwei Software-Anwendungen. Schließen Sie die Lohn- und
               Gehaltsbuchführung im vorherigen Abrechnungssystem endgültig ab.


            Abmeldung Grund 36

            Melden Sie alle beschäftigten Arbeitnehmer wegen Systemwechsel (Grund 36) ab.


            ELStAM

                Keine Abmeldungen erstellen:
                Die Arbeitnehmer werden in Agenda LOHN automatisch umgemeldet.


            Lohnsteuerbescheinigung

                Keine Lohnsteuerbescheinigungen erstellen:
                Agenda LOHN erzeugt automatisch die Lohnsteuerbescheinigungen am Jahresende mit den
                vorgetragenen Lohnkontowerten. Ausnahme: Letzter Abrechnungsmonat ist Dezember.


            Voraussichtliche Beitragsschuld

                Empfehlung
                Ermitteln Sie die Beitragsschuld mit den endgültigen Werten. Versenden Sie die Beitragsnachweise
                an die Krankenkassen. Somit entfällt die Erfassung der Vortragswerte für die Krankenkassen in
                LOHN.

            Im vorherigen Abrechnungssystem wurde die voraussichtliche Beitragsschuld für den ersten
            Abrechnungsmonat übermittelt
            Wenn im vorherigen Abrechnungssystem die voraussichtliche Beitragsschuld für den ersten
            Abrechnungsmonat übermittelt wurde, müssen die versendeten Beitragsnachweise storniert werden.
            Nutzen Sie hierzu sv.net. Bei Fragen wenden Sie sich an die entsprechende Krankenkasse.




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3.2.       Start mit Agenda LOHN

               Achtung
               Sie können den Start der Abrechnung in LOHN nachträglich nicht mehr ändern. Dazu müssen Sie
               den Mandanten löschen und neu anlegen.
                 Nr. 6056 Mandant in den einzelnen Anwendungen löschen


3.2.1.     Anmeldung wegen Systemwechsel

           Der Wechsel des Abrechnungssystems muss den Krankenkassen gemeldet werden.


            Voraussetzungen

                §   Vorheriges Abrechnungssystem: Übermitteln Sie eine SV-Abmeldung mit Entgelt wegen
                    Systemwechsel mit Grund 36 für alle beschäftigten Arbeitnehmer.

                §   Agenda LOHN: Erfassen Sie das tatsächliche Eintrittsdatum aller beschäftigten Arbeitnehmer.


            Agenda LOHN

            Die Anmeldungen wegen Systemwechsel mit Grund 13 werden bei der ersten Monatsberechnung in
            LOHN automatisch erzeugt und stehen anschließend unter »Transfer | DEÜV-Dateien senden« zur
            Übermittlung bereit.




               Hinweis
               Arbeitnehmer mit Eintrittsdatum ab Abrechnungsbeginn mit Agenda werden mit einer Anmeldung
               Grund 10 erstellt.




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3.2.2.     Änderung des Ansprechpartners für SV-Träger nach Systemwechsel

           Im Monat der Erstanlage des Mandanten kann eine Meldung wegen Änderung des Ansprechpartners für
           SV-Träger manuell ausgelöst und elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt werden.




           Die Meldung kann wie gewohnt versendet werden.

               »Transfer | DEÜV-Dateien senden«


3.2.3.     ELStAM-Ummeldungen

           Wenn Sie das tatsächliche Eintrittsdatum für alle Arbeitnehmer erfasst haben, erstellt LOHN
           automatisch eine ELStAM-Ummeldung für die Arbeitnehmer.

           Versenden Sie die ELStAM-Ummeldungen über           »Transfer | ELStAM | Arbeitnehmer melden«.

           Für Arbeitnehmer mit Eintrittsdatum ab Abrechnungsbeginn mit Agenda erstellt LOHN eine ELStAM-
           Anmeldung.


3.2.4.     Vortragswerte Krankenkassen

           Tatsächliche Beitragsschuld

           Wenn im vorherigen Abrechnungssystem die tatsächlichen SV-Beiträge zum Abgabetermin ermittelt
           wurden (kein Schätzverfahren), besteht keine Abrechnungsdifferenz hinsichtlich der Krankenkassen. Es
           sind keine weiteren Schritte notwendig.

           Voraussichtliche Beitragsschuld (Schätzverfahren)

           Wenn im vorhergehenden Abrechnungssystem die voraussichtliche Beitragsschuld ermittelt wurde, ist
           die Differenz zwischen der voraussichtlichen und endgültigen Beitragsschuld des Vormonats noch nicht
           an die Krankenkasse übermittelt. Die Differenz muss bei den einzelnen Krankenkassen in LOHN
           vorgetragen werden.
           Beispiel:     Start mit Agenda LOHN
                         Start der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der 01. Januar.

                         Vorberater mit Fremdsoftware
                         Im vorhergehenden Abrechnungssystem wurde zum 20. Dezember eine voraussichtliche
                         Beitragsschuld von 500 Euro übermittelt. Die tatsächliche, nicht übermittelte Beitragsschuld
                         beläuft sich zum 31. Dezember auf 600 Euro.

                         Differenzbetrag
                         Die Differenz zwischen der voraussichtlichen und tatsächlichen Beitragsschuld beträgt 100
                         Euro. Erfassen Sie in LOHN die Differenz als Vortragswert bei der Krankenkasse.




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            Vortragswerte erfassen

            1.     »Stammdaten | Mandanten-Krankenkassen«.

            2. Betreffende Krankenkasse öffnen.

            3. Im Register »Vortragswerte« die offene Beitragsschuld erfassen.




            Im alten Abrechnungssystem wurde die voraussichtliche Beitragsschuld für den ersten
            Abrechnungsmonat übermittelt

            Wenn im alten Abrechnungssystem die voraussichtliche Beitragsschuld für den ersten
            Abrechnungsmonat übermittelt wurde, müssen die versendeten Beitragsnachweise storniert werden.
            Nutzen Sie hierzu sv.net (www.itsg.de). Bei Fragen wenden Sie sich an die entsprechende
            Krankenkasse.


3.2.5.     Digitaler Lohnnachweis

              Nr. 1704 Digitaler Lohnnachweis

           Der elektronische Lohnnachweis muss zum Systemwechseldatum mit dem entsprechenden Meldegrund
           (UV06) aus dem vorherigen Abrechnungssystem erstellt und versendet werden. Dabei ist es
           unerheblich, ob der Systemwechsel unterjährig oder zum 01.01. erfolgt.




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3.3.       Lohnkontovorträge

                 Achtung
                 §   Lohnkontovortragswerte können nur im Kalenderjahr der Mandatsübernahme erfasst und
                     korrigiert werden.
                 §   Erfassen Sie zur korrekten Berechnung der Lohnsteuer die Lohnkontovortragswerte, wenn Sie im
                     laufenden Kalenderjahr eine bestehende Lohnabrechnung anlegen.

           Die Erfassung von Lohnkontovortragswerten ermöglicht:
                 §   Das Erstellen eines vollständigen Lohnkontos am Jahresende.
                 §   Das Erstellen der Lohnsteuerbescheinigung (Lohnsteuerkarte) bei Austritt bzw. am Jahresende
                     mit den Ganzjahreswerten.
                 §   Die Versteuerung von sonstigen Bezügen über die Jahrestabelle.
                 §   Die Abrechnung von einmalig gezahltem Entgelt in der Sozialversicherung.
                 §   Den korrekten Ausweis der aufgelaufenen Werte im Bereich der Verdienstbescheinigung auf der
                     Brutto-Netto-Abrechnung.
                 §   Lohnsteuerjahresausgleich im Monat Dezember.

            Lohnkontovorträge erfassen

            1.       »Stammdaten I Personaldaten | Arbeitnehmer öffnen | Register: Dialog«.

            2. Schaltfläche  klicken.

            3. Für die Lohnkontovortragswerte folgende Register erfassen:
                 §   Register »Steuer«
                 §   Register »SV«
                 §   Register »BG«
                 §   Register »Sonstige«
                 §   Register »SV-Vorjahreswerte«
                     (Anzeige nur bei Mandantenanlage in den Abrechnungsmonaten Januar bis März)
            3. Die kumulierten (d. h. zusammengerechneten) Werte aus dem Lohnkonto der Fremdsoftware
               übernehmen.




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3.3.1.     Register »Steuer«


            Kumulierte Vortragswerte erfassen

                »Stammdaten | Personaldaten | Arbeitnehmer öffnen | Register: Dialog | Schaltfläche:
                Lohnkontovorträge | Register: Steuer«.

            Erfassen Sie die aufgelaufen Werte aus der Vorgängersoftware in den einzelnen Feldern:




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3.3.2.     Register »SV«


            Kumulierte Vortragswerte erfassen

               »Stammdaten | Personaldaten | Arbeitnehmer öffnen | Register: Dialog | Schaltfläche:
                Lohnkontovorträge | Register: SV«.

            Erfassen Sie das SV-Brutto und SV-Tage für alle Arbeitnehmer mit den aufgelaufenen Werten aus der
            Vorgängersoftware.




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            Gesetzlich versicherter Arbeitnehmer

            Erfassen Sie die aufgelaufenen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge zur KV-RV-AV-PV.




            Freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherter Arbeitnehmer (Firmenzahler)

            Erfassen Sie die aufgelaufenen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge zur KV-RV-AV-PV.




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            Freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherter Arbeitnehmer (Selbstzahler)

            Erfassen Sie die aufgelaufenen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge zur RV-AV.




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            Privat versicherter Arbeitnehmer

            Erfassen Sie die aufgelaufenen Werte:




                Hinweis
                Erfassen Sie im Feld »SV-Beiträge Arbeitgeber« bei »KV- bzw. PV-Beitrag AG« die aufgelaufenen
                Arbeitgeberzuschüsse.




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            Versorgungswerke (Firmenzahler)

            Erfassen Sie die aufgelaufenen Werte:




            Versorgungswerke (Selbstzahler)

            Erfassen Sie die aufgelaufenen Werte:




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3.3.3.     Register »BG«


            Kumulierte Vortragswerte erfassen

            1.       »Stammdaten | Personaldaten | Arbeitnehmer öffnen | Register: Dialog | Schaltfläche:
                 Lohnkontovorträge | Register: BG«.

            2. BG-Werte je Gefahrentarifstelle vortragen. Die Werte erhalten Sie aus den Auswertungen (z. B.
               Lohnkonto oder BG-Liste) des vorhergehenden Abrechnungssystems.




            UV-Jahresmeldung mit Grund 92
            Wenn Sie ein Mandat unterjährig übernehmen, müssen Sie die UV-Jahresmeldungen für das
            komplette Meldejahr erstellen. LOHN erstellt die UV-Jahresmeldung mit Grund 92 automatisch im
            Berechnungsmonat Dezember.

            BG-Brutto und -Stunden
            Erfassen Sie bei einer unterjährigen Mandatsübernahme die BG-Vorträge zur Erstellung der
            Meldungen mit Grund 92!

            Digitaler Lohnnachweis
            Der Digitale Lohnnachweis wird im Abrechnungsmonat Januar mit den tatsächlich abgerechneten
            Werten des Abrechnungssystems erstellt. Die Vorträge der BG-Bruttowerte dienen der Ermittlung des
            korrekten Höchstjahresarbeitsverdienstes (Höchst JAE).

            Wurde das Mandat unterjährig übernommen, z.B. im Mai, wird der Digitale Lohnnachweis mit den
            Werten von Mai-Dezember erstellt und übermittelt. Für die zu meldenden Werte Januar-April muss der
            Vorberater einen Teil-Lohnnachweis erstellen und an die Berufsgenossenschaft übermitteln.




Autor: FL / 12.04.2019                                                 © 2019 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
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            Mandatsübernahme zum 01.01.
            Erfassen Sie die aufgelaufenen Werte zum 31.12. des Vorjahrs aus dem alten Abrechnungssystem.
            Berücksichtigen Sie alle Arbeitnehmer, die im Vorjahr beschäftigt waren bzw. sind.

                Legen Sie die im Vorjahr ausgetretenen Arbeitnehmer in den Personaldaten ebenfalls an. Erfassen
                Sie bei den Lohnkontovorträgen nur die BG-Werte.

            Mandatsübernahme unterjährig
            Erfassen Sie die aufgelaufenen Werte bis zum ersten Abrechnungsmonat mit Agenda aus dem alten
            Abrechnungssystem. Berücksichtigen Sie alle Arbeitnehmer, die im aktuellen Jahr beschäftigt sind
            bzw. waren.

                Legen Sie die im aktuellen Jahr ausgetretenen Arbeitnehmer in den Personaldaten ebenfalls an.
                Erfassen Sie bei den Lohnkontovorträgen nur die BG-Werte.


            Gefahrentarife
            In der Auswahl werden nur die Gefahrentarife der Berufsgenossenschaft angezeigt, die in den
            Mandanten-Programmdaten hinterlegt ist. Wenn Sie davon abweichen möchten, haben Sie zwei
            Möglichkeiten:
                §   Abweichender Gefahrentarif zur Berufsgenossenschaft in den Mandanten-Programmdaten
                §   Abweichende Berufsgenossenschaft zu den Mandanten-Programmdaten
               »Stammdaten | Personaldaten | Arbeitnehmer öffnen | Register: BG«

            Abweichender Gefahrentarif
            Die Option  ermöglicht es, die BG-Vorträge einem Gefahrentarif zuzuordnen, der von der
            Berufsgenossenschaft in den Mandanten-Programmdaten abweicht. Diese Option aktivieren Sie, wenn
            sich z. B eine Berufsgenossenschaft einen Gefahrentarif bei einer anderen Berufsgenossenschaft
            »ausleiht«.

            Abweichende Berufsgenossenschaft
            Die Option  ermöglicht es,
            die BG-Vorträge einer anderen Berufsgenossenschaft zuzuordnen, als in den Mandanten-
            Programmdaten hinterlegt ist. In einzelnen Fällen können Arbeitgeber mit sehr unterschiedlichen
            Tätigkeitsbereichen mehreren Berufsgenossenschaften zugeordnet sein.




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3.3.4.     Sonstige Vortragswerte


            Kumulierte Vortragswerte erfassen

                »Stammdaten | Personaldaten | Arbeitnehmer öffnen | Register: Dialog | Schaltfläche:
                Lohnkontovorträge | Register: Sonstige«.

            Erfassen Sie die aufgelaufen Werte aus der Vorgängersoftware in den einzelnen Feldern:




             Erfassungsfelder

             Kurzarbeitergeld                                  Winterbauumlage AN (nur Baugewerbe)

             Aufstockung ATZ                                   VWL Verdienstbescheinigung

             Zuschuss Mutterschaftsgeld                        DirV Verdienstbescheinigung

             Steuerfreie Fahrtk.Wohnung/Arbeit                 Zukunftssicherung SV-frei

             Fahrt Wo./Arb. Pauschal AG                        Zukunftssicherung steuerfrei

             Fahrt Wo./Arb. Pauschal AN                        Insolvenzgeld-Brutto

             Steuerfreie Verpflegungs-Zuschüsse                Steuerfreie Doppelte Haushaltsführung

             Kindergeld                                        Freibetrag DBA-Türkei

             Kammerbeitrag




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3.3.5.     SV-Vorjahreswerte

           Erfassen Sie zur korrekten Abrechnung von Märzklausel-Fällen die SV-Vorjahreswerte, wenn folgende
           Bedingungen erfüllt sind:
               §    Arbeitnehmer war im Vorjahr bei der Firma beschäftigt.
               §    Abrechnungsbeginn in den Monaten Januar bis März.
               §    Abrechnung von Einmalbezügen in den Monaten Januar bis März.

            SV-Vorjahreswerte erfassen

              »Stammdaten I Personaldaten| Arbeitnehmer öffnen | Register: Dialog | Schaltfläche:
            Lohnkontovorträge | Register: Sonstige«.

            Erfassen Sie das kumulierte SV-Brutto und die kumulierten SV-Tage des Vorjahres anhand des
            Lohnkontos des vorherigen Abrechnungssystems.




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3.3.6.     Geringfügig bzw. kurzfristig Beschäftigte

           Die Erfassung der Lohnkontovortragswerte bei Minijobbern ermöglicht einen vollständigen Ausweis auf
           dem Lohnkonto und auf der Verdienstbescheinigung (Brutto-Netto-Abrechnung).

           Lohnkontovortragswerte können für folgende Beschäftigungen erfasst werden:
               §    Geringfügige Beschäftigung mit 2 % Pauschsteuer
               §    Kurzfristige Beschäftigung mit Pauschalversteuerung

           Geringfügige Beschäftigung mit 2 % Pauschsteuer (Beitragsgruppe 6500)

            Register                           Wert erfassen für

            Steuer                             Gesamtbrutto

            SV                                 KV-Brutto
                                               RV-Brutto
                                               KV-Tage
                                               RV-Tage
                                               KV-Beitrag AG
                                               RV-Beitrag AG
                                               Gemeldetes SV-Brutto

            BG                                 BG-Brutto
                                               BG-Stunden

            Sonstige                           Insolvenzgeld-Brutto

           Geringfügige Beschäftigung mit 2 % Pauschsteuer (Beitragsgruppe 6100)
           Erfassen Sie die gleichen Werte wie für Beitragsgruppe 6500 und zusätzlich den Aufstockungsbetrag im
           Register »SV« im Feld »RV-Beitrag AN«.

           Kurzfristige Beschäftigung mit Pauschalversteuerung (Beitragsgruppe 0000)

            Register                           Wert erfassen für

            Steuer                             Gesamtbrutto

            SV                                 Weitere SV-Werte: Gemeldetes SV-Brutto

            BG                                 BG-Brutto
                                               BG-Stunden

            Sonstige                           Insolvenzgeld-Brutto




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4.         Details

4.1.       Zeitraum und Entgelt auf der SV-Meldung

           Auf der Sozialversicherungsmeldung (Jahresmeldung, Ab- oder Unterbrechungsmeldung) ist das SV-
           Brutto ab Systemwechsel angegeben.

           Das SV-Brutto aus dem alten Abrechnungssystem wurde bereits mit der Abmeldung wegen
           Systemwechsel (Grund 36) an die zuständige Krankenkasse gemeldet.


4.2.       Lohnsteuer-Jahresausgleich


            Lohnsteuerjahresausgleich bei unterjährigem Abrechnungsbeginn

            Prüfen Sie die Lohnkonten des vorherigen Abrechnungssystems auf Ausschlussgründe zur
            Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs. In diesem Fall darf LOHN keinen Jahresausgleich
            durchführen. Ändern Sie die Personaldaten wie folgt:

            1.     »Stammdaten I Personaldaten | Arbeitnehmer öffnen | Register: Steuer«.

            2. Kontrollkästchen  aktivieren.




                 Hinweis
                 Die einzelnen Ausschlussgründe für die Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs finden Sie
                 in der Kapitelhilfe unter dem Stichwort »Lohnsteuer-Jahresausgleich«:
                    »Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Register: Steuer«.


            Lohnsteuerjahresausgleich bei ganzjähriger Abrechnung mit Agenda LOHN

            Der Lohnsteuerjahresausgleich wird automatisch mit der Monatsberechnung Dezember für alle
            Arbeitnehmer durchgeführt, die das komplette Jahr in der Firma beschäftigt waren.

            LOHN erkennt Ausschlussgründe automatisch und führt bei den betreffenden Arbeitnehmern keinen
            Jahresausgleich durch.




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4.3.       Unterjährige Neueintritte vor Systemwechsel


            Vorverdienst bei Neueintritt bzw. voraussichtlicher Jahresverdienst und Systemwechsel

            Allgemein
            Die Erfassung im Feld »Vorverdienst bei Neueintritt« bzw. »voraussichtlicher Jahresverdienst«
            ermöglicht die korrekte Berechnung von sonstigen Bezügen nach der Jahrestabelle, wenn der
            Arbeitnehmer während des laufenden Jahres in das Unternehmen eingetreten ist.

            Beispiel mit Systemwechsel:
                         Der Arbeitnehmer tritt am 01.03. ein. Der Wechsel des Abrechnungssystems
                         (Softwarewechsel) erfolgt zum 01.07.

                         Erfassen Sie für den Arbeitnehmer die Lohnkontovorträge von 01.03. bis 30.06.

                         Wenn Ihnen die Werte aus dem vorherigen Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers
                         vorliegen, erfassen Sie den »Vorverdienst bei Neueintritt« unter »Stammdaten |
                         Personaldaten | Arbeitnehmer öffnen | Register: Adresse«.




                         Wenn Ihnen keine Werte aus dem vorherigen Arbeitsverhältnis vorliegen, erfassen Sie
                         den »voraussichtlichen Jahresverdienst«, indem Sie den laufenden Monatslohn auf 12
                         Monate hochrechnen:
                           »Stammdaten | Personaldaten | Arbeitnehmer öffnen | Register: Steuer«.




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5.         Wichtige Informationen

              Nr. 1605 DATEV Lohn und Gehalt: Datenübernahme LOHN

              Nr. 1606 DATEV LODAS: Datenübernahme LOHN

              Nr. 1607 Lexware: Datenübernahme LOHN

              Nr. 1608 Excel: Datenübernahme LOHN

              Nr. 1616 Pensionskasse

              Nr. 1651 Direktversicherung

              Nr. 1684 Märzklausel

              Nr. 86253 LOHN – Import aus Fremdprogrammen (offene Schnittstelle)


                Hinweis zu Aufbewahrung und Datenzugriff bei Systemwechsel (GoBD)

                Beachten Sie die Randziffern 142 – 144 im Kapitel 9.4 »Auslagerung von
                Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel«.
                  Nr. 1269 GoBD - BMF-Schreiben vom 14.11.2014, IV A 4 - S 0316/13/10003.




Autor: FL / 12.04.2019                                             © 2019 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
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