Anleitung zur Führung und Revision der Klassenkasse - Kanton St.Gallen Bildungsdepartement Kantonsschule Sargans
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Kanton St.Gallen
Bildungsdepartement
Kantonsschule Sargans
Anleitung zur Führung und Revision
der Klassenkasse
Jörg van der Heyde
Version 3.0
Januar 2021Inhaltsübersicht
1 Einleitung
2 Bankkonto und Online-Banking
2.1 Allgemeines und Kontakte
2.2 PDF-Belege über Posteinzahlungen
2.3 Bareinzahlungen von Eltern am Postschalter
2.4 Einzahlungsscheine
2.5 Bargeld
2.6 Maestro-Karten
2.7 Kontoführungsgebühren
2.8 Negativer Kontostand
3 Klassenkasse in Nesa führen
3.1 Mehrfachbuchungen
3.2 Einzelbuchung
3.3 Übersicht
3.4 Kontoauszug
3.5 Kontoauszüge im pdf-Format
3.6 Bankkontoauszug
3.7 Benutzer zuordnen
4 Revision
4.1 Kontrolle im Januar (für alle Stufen obligatorisch):
4.2 Kontrolle im Juli/August
5 Fragen und Antworten
Kantonsschule Sargans - Anleitung zur Führung und Revision der Klassenkasse Seite 11 Einleitung
Diese Anleitung hilft Ihnen bei der Verwaltung der Klassenkasse. Sie benötigen:
1. Bankkonto mit Online-Zugriff
2. Zugang zu Nesa inkl. Berechtigung zur Führung der Klassenkasse
Sämtliche Einzahlungen durch die Eltern bzw. Schüler sollten bargeldlos auf das Bankkonto
der Klassenkasse zu erfolgen. Bitte nehmen Sie kein Bargeld entgegen. Die Auszahlung von
kleineren Beträgen kann in Bargeldform erfolgen. Es ist aber auch hier wenn immer möglich
die bargeldlose Variante vorzuziehen.
2 Bankkonto und Online-Banking
2.1 Allgemeines und Kontakte
Die KSS eröffnet für alle Klassen ein Bankkonto bei der St. Galler Kantonalbank. Vollmach-
ten und die dazu notwendigen Formulare können über das Sekretariat der KSS
(Andy Schnider) beschafft werden.
Zuständig ist grundsätzlich die Filiale der St. Galler Kantonalbank in Sargans. Intern ist Frau
Martina Zeller unsere Ansprechperson. Sie ist bestens vertraut mit unseren zahlreichen
Konten. Auf Wunsch gibt sie gerne eine kurze Einführung in die Bedienung des Online-Ban-
kings. Einfach bei ihr melden und einen Termin abmachen. Sie steht auch für alle weiteren
Fragen gerne zur Verfügung. Frau Martina Zeller, martina.zeller@sgkb.ch / +41 81 720 46 53
2.2 PDF-Belege über Posteinzahlungen
PDF-Belege über Bareinzahlungen am Postschalter können nach etwas mehr als zwei
Monaten im Onlinebanking nicht mehr eingesehen werden. Nach dieser Frist ist somit nicht
mehr ersichtlich, von wem die Einzahlung stammt. Posteinzahlungen sollten deshalb
spätestens nach zwei Monaten in Nesa verbucht werden. Der PDF Beleg wird am besten
auf Papier ausgedruckt und im Ordner abgelegt.
2.3 Bareinzahlungen von Eltern am Postschalter
Bareinzahlungen am Postschalter verursachen Spesen von Fr. 3.10 pro Einzahlung. Dieser
Betrag wird am Jahresende dem Bankkonto belastet. Diese Gebühren sind dem jeweiligen
Einzahler zu belasten. Am einfachsten in Nesa nach der Verbuchung der Einzahlung gleich
einen zweiten Eintrag verbuchen: Auszahlung Fr. 3.10 „Gebühr Posteinzahlung“.
2.4 Einzahlungsscheine
Geben Sie Ihren Mitschülern bei Bedarf Einzahlungsscheine für die Überweisung von
weiteren Teilzahlungen ab. Rote Einzahlungsscheine können in der Onlinebanking unter
„Dienstleistungen“ bestellt werden.
2.5 Bargeld
Bitte machen Sie keine Barbezüge von der Klassenkasse. Lehrpersonen und weitere Gläubi-
ger sollen ein Bankkonto für eine Überweisung angeben. Es gibt keine Barauszahlungen.
2.6 Maestro-Karten
Es gibt keine Maestro-Karten für diese Klassenkonten.
Kantonsschule Sargans - Anleitung zur Führung und Revision der Klassenkasse Seite 22.7 Kontoführungsgebühren Es gibt keine pauschalen Kontoführungsgebühren. Die St. Galler Kantonalbank erlässt uns die sonst üblichen Kontoführungsgebühren. Bareinzahlungen von Eltern am Postschalter verursachen jedoch eine Gebühr. 2.8 Negativer Kontostand Die Konten können nicht überzogen werden, d.h. es muss immer ein Guthaben vorhanden sein. Zahlungen, die zu einem negativen Kontostand führen würden, werden nicht ausgeführt. 3 Klassenkasse in Nesa führen In Nesa können Sie die Klassenkasse einfach verwalten. Dazu benötigen Sie eine entsprechende Berechtigung. 3.1 Mehrfachbuchungen Unter Mehrfachbuchungen können Sie Buchungen erfassen, welche mehrere Klassen- kassen-Mitglieder betreffen. Dies können Ausgaben (Bücherkauf, Maturreise, etc.) oder Einnahmen (Einzahlungen der Eltern, etc.) mit identischen Beträgen pro Schüler sein. 3.2 Einzelbuchung Einzelbuchungen können Einzahlungen, Ausgaben oder Überträge sein, welche nur ein Mitglied der Klassenkasse betreffen. 3.3 Übersicht Zeigt die wichtigen Daten der Klassenkasse auf einer A4-Seite an. Tipp: Stellen Sie in Ihrem Browser unter „Seite einrichten“ auf „Landscape“ um. Von der Übersicht aus können direkt Einzahlungen erfasst und der Kontostand der einzelnen Schülerinnen und Schüler abgefragt werden. 3.4 Kontoauszug Für jeden Schüler und jede Schülerin kann ein Kontoauszug erstellt werden. Diesen können die Schüler auch direkt, d.h. wenn sie sich selbst am System anmelden, abfragen. 3.5 Kontoauszüge im pdf-Format Durch Klicken auf den Knopf „Auszüge erstellen“ werden alle Kontoauszüge in ein pdf-Doku- ment exportiert. Falls Sie das Feld Stichtag leer lassen, werden alle Buchungen berücksich- tig. Bei einem Eintrag eines Stichtages werden alle Buchungen vor diesem Stichtag in einem Eintrag „Übertrag“ zusammengefasst. Dies eignet sich vor allem für Situationen, in welchen Sie z.B. nur das 2. Schuljahr ausdrucken und den Kontoauszug von den Eltern unterschrei- ben lassen möchten. 3.6 Bankkontoauszug Den „Bankkontoauszug“ können Sie direkt mit dem Auszug, welchen Sie von Ihrer Bank erhalten, vergleichen. Der „Bankkontoauszug“ in Nesa wird aufgrund Ihrer Eingaben bei Einfach- und Mehrfachbuchungen erzeugt. 3.7 Benutzer zuordnen Unter diesem Menupunkt können Sie bzw. die Klassenlehrperson beliebige Benutzer von Nesa (Lehrpersonen und SchülerInnen) der Klassenkasse zuordnen. Somit ist es theoretisch möglich, die Klassenlehrperson in die Klassenkasse zu integrieren. Die Schülerinnen und Schüler bleiben auch nach Verlassen der Klasse in der Klassenkasse, bis sie von Hand gelöscht werden, wenn ihr Saldo ausgeglichen ist. Kantonsschule Sargans - Anleitung zur Führung und Revision der Klassenkasse Seite 3
4 Revision der Klassenkasse
Mit der Kontrolle der Klassenkasse durch die Mitschüler/Verwaltung KSS werden die
Klassenkassiere von der Verantwortung ihrer Arbeit entlastet.
4.1 Kontrolle im Januar (für alle Stufen obligatorisch):
1. Der Klassenkassier verbucht alle Gutschriften und Ausgaben auf dem Klassenkonto.
Stichtag ist jeweils der 31. Dezember.
2. Die Mitschüler haben in Nesa Zugriff auf alle Buchungen. Sie können ihren Eltern jeder-
zeit Einblick auf die Buchungen und den Saldo geben.
3. Der Klassenkassier druckt pro Mitschüler einen Kontoauszug (.pdf) und gibt diesen zu
Handen der Eltern ab.
4. Der Klassenkassier füllt das Revisionsformular aus und gibt es im Sekretariat ab. Abgabe-
termin ist Ende der ersten Schulwoche nach den Weihnachtsferien.
Folgende Punkte sind enthalten: - Klassenbezeichnung und Kassier
- Unterschriften der Mitschüler
- Saldo Bankkonto und Saldo Nesa
(falls Differenz vorhanden – Erklärung)
- Datum und Unterschrift des Klassenkassiers
5. Bei Unregelmässigkeiten wird die Verwaltung der KSS den Ordner sowie die Buchungs-
unterlagen einfordern um eine Überprüfung durchzuführen.
4.2 Kontrolle im Juli/August
1. Es ist darauf zu achten, dass jeweils vor den Ferien alle offenen Zahlungen abgeschlossen
werden (Bank und Nesa).
2. Wichtig! Bitte unbedingt darauf achten, dass Schüler welche die Kanti verlassen oder die
Klasse wechseln, abgerechnet und saldiert (ausgebucht) werden müssen!
5 Fragen und Antworten
Die Klasse nimmt mit einem Kuchenverkauf am Elternabend Fr. 72.50 als Gewinn in die
Klassenkasse ein. Wie soll dies verbucht werden?
Das Geld kann auf das Bankkonto einbezahlt werden. In Nesa erfolgt kein Eintrag. Das
Bankkonto der SGKB hat nun ein höheres Guthaben als es gemäss Klassenkasse in
Nesa haben müsste. Die Differenz ist das private Vermögen der Klasse.
Die Klasse beschliesst, ein gemeinsames Weihnachtsessen in einer Pizzeria durchzufüh-
ren. Können die Kosten dafür über die Klassenkasse beglichen werden?
Als Klassenkassier dürfen Sie nur direkt mit der Schule bzw. Ausbildung zusammenhä-
gende Ausgaben übernehmen. Das sind insbesondere Lehrbücher, Kopien und
Exkursionen (inkl. Skilager). Auch wenn die Klasse (die Schüler!) einstimmig
beschliessen sollten, dass die Kosten für das Weihnachtsessen über die Klassenkasse
zu begleichen sind, dürfen Sie dies als Klassenkassier nicht tun. Sie übernehmen
gegenüber den Eltern Ihrer Mitschüler die Verantwortung für die korrekte Verwendung
der Gelder. Sie müssten somit die (schriftliche) Zustimmung sämtlicher Eltern einholen.
Dies gilt auch dann, wenn die Schülerinnen und Schüler volljährig sind und die Einlage
von den Eltern geleistet wurde. Bitte seien Sie strikt in diesem Punkt. Andernfalls könnten
Sie von unzufriedenen Eltern haftbar gemacht werden.
Kantonsschule Sargans - Anleitung zur Führung und Revision der Klassenkasse Seite 4 Aktueller Saldo des Bankkontos in Nesa stimmt nicht mit dem wirklichen Saldo des Bank-
kontos der St.Galler Kantonalbank überein.
Es gibt zwei Möglichkeiten:
Auf dem Bankkonto der Kantonalbank ist mehr Geld als gemäss Nesa eigentlich sein
müsste: Die Differenz ist das private Vermögen der Klasse (z.B. Gewinn
Mittelschulfest). Das ist in Ordnung. Die Differenz sollte erklärbar sein.
Auf dem Bankkonto der Kantonalbank ist weniger Geld als gemäss Nesa eigentlich
sein müsste: Es liegt ein Fehler vor. Die Sache muss zwingend sofort abgeklärt
werden. Das private Vermögen der Klasse darf nie negativ sein.
Die Klasse hat ein privates Vermögen in der Klassenkasse (z.B. aus Verkauf Kuchen).
Sie möchten nun ein gemeinsames Glace-Essen daraus bezahlen. Wie kann dies ge-
macht werden?
Der Klassenkassier bezahlt die Ausgabe am Kiosk für die ganze Klasse bar und
überweist anschliessend den Betrag auf sein privates Bankkonto.
Ein Schüler hat seit einiger Zeit einen negativen Saldo. Trotzt Aufforderung leistet er
keine Einzahlung.
Bitte wenden Sie sich an die Klassenlehrperson. Diese wird Ihnen bei der Mahnung
behilflich sein. Oft hilft ein Telefonanruf der Klassenlehrperson bei den Eltern. Falls trotz
mehrfacher Mahnung nicht bezahlt wird, ist die Schulleitung zu informieren.
Die Bank verrechnet Spesen oder Kontoführungsgebühren. Wie sollen diese verbucht
werden?
Pauschale Kontoführungsspesen werden keine belastet. Belasten Sie deshalb wenn
immer möglich die Spesen verursachergerecht. Wer beispielsweise am Postschalter
einzahlt, übernimmt die Spesen die unserem Bankkonto belastet werden. Falls die
Spesen von der ganzen Klasse übernommen werden müssen, gilt es eine entsprechende
Belastung (Auszahlung) bei allen Schülern einzutragen.
Wie sollen die Zinsen verbucht werden?
Die allenfalls gutgeschriebenen Zinsen am Jahresende erhöhen das private Vermögen
der Klasse. In Nesa erfolgt somit keine Verbuchung.
Was geschieht am Schluss mit der Klassenkasse?
Die Klassenkasse ist abzuschliessen und das Bankkonto ist spätestens per Ende Mai
vom letzten Schuljahr an die Kantonsschule zurückzugeben. Das restliche Guthaben
muss rechtzeitig an die Eltern zurückerstattet werden. Eine Rückerstattung an Schüler
oder eine Barauszahlung ist nicht zulässig. Die Eltern können zugunsten des Kulturfonds
der Kantonsschule Sargans auf die Rückerstattung von kleinen Restguthaben verzichten.
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