Automatisierter Datenaustausch zwischen den Lieferanten und der Deutschen Bahn
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Automatisierter Datenaustausch zwischen den Lieferanten und
der Deutschen Bahn
Konstanze Wagner
Deutsche Bahn AG
Stuttgart, 19. Mai 2011
Agenda
Deutsche Bahn im Überblick
Strategische Ausrichtung Katalogmanagement und IT-Strategie
Voraussetzungen für die durchgehende Integration der Unternehmen
Potentiale durch aktives C-Teile-Management
Ausblick: Weiterentwicklung, Konsolidierung, Internationalisierung
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 2Die DB hat sich zu einem führenden Mobilitäts-
und Logistikunternehmen entwickelt
1,9 Mrd. Reisende pro Jahr im 341 Mio. Tonnen beförderte
Schienenpersonenverkehr Güter auf der Schiene pro Jahr1
26.906 Züge pro Tag 4.739 Güterzüge pro Tag
Verkehrsmarkt
800 Mio. Reisende pro Jahr im 484 Tonnen pro Zug
Busverkehr 70 Mio. Sendungen im euro-
Ca. 4 Mio. BahnCards im Umlauf päischen Landverkehr pro Jahr
Größtes Streckennetz in Europa
63.914 km Gleise2
5.707 Personenbahnhöfe
7.754 km Bahnstromnetz
143,3 Mio. Stationshalte pro Jahr
Stand 31.12.2009; 1 Bruttotonnen; 2 Länge aller Gleise
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 3Mit insgesamt neun Geschäftsfeldern hat die DB 2009
einen Umsatz von knapp 30 Mrd. € erwirtschaftet
1
DB Bahn DB Schenker DB Netze
Fernverkehr Rail Fahrweg
Nr. 2 im öffentlichen Personen- Umsatz (Mio. €) 3.565 Umsatz (Mio. €) 4.055 Umsatz (Mio. €) 4.369
nahverkehr in Europa EBIT (Mio. €) 141 EBIT (Mio. €) -189 EBIT (Mio. €) 558
Mitarbeiter (Tsd.) 15 Mitarbeiter (Tsd.) 34 Mitarbeiter (Tsd.) 40
Nr. 2 im Schienenpersonen-
verkehr in Europa
DB Netze
Nr. 1 im europäischen DB Bahn DB Schenker
Personen-
Schienengüterverkehr Regio Logistics
bahnhöfe
Nr. 1 im europäischen
Landverkehr Umsatz (Mio. €) 6.856 Umsatz (Mio. €) 11.292 Umsatz (Mio. €) 1.025
EBIT (Mio. €) 870 EBIT (Mio. €) 199 EBIT (Mio. €) 217
Nr. 1 größtes Schienennetz Mitarbeiter (Tsd.) 25 Mitarbeiter (Tsd.) 57 Mitarbeiter (Tsd.) 5
in Europa
DB Bahn DB Dienst- DB Netze
Umsatz (Mrd. €) 29,3 Stadtverkehr leistungen Energie
EBIT (Mrd. €) 1,685 Umsatz (Mio. €) 1.985 Umsatz (Mio. €) 1.237 Umsatz (Mio. €) 2.308
EBIT (Mio. €) 100 EBIT (Mio. €) 125 EBIT (Mio. €) 103
Mitarbeiter (Tsd.) 239 Mitarbeiter (Tsd.) 13 Mitarbeiter (Tsd.) 24 Mitarbeiter (Tsd.) 2
Stand 31.12.2009; Umsatz als Gesamtumsatz; 1 Differenz zwischen Summe Ressorts und DB-Konzern resultiert aus Sonstige Aktivitäten/Konsolidierung
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 4Die DB agiert zunehmend auf internationalen Märkten, das
Hauptaugenmerk liegt nach wie vor auf der Schiene und auf Deutschland
Umsatz nach Aktivität Umsatz nach Regionen
68%
57%
43% 32%
Schiene Deutschland
Nicht-Schiene International
Auf Basis 2009; Angaben gerundet
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 5Agenda
Deutsche Bahn im Überblick
Strategische Ausrichtung Katalogmanagement und IT-Strategie
Voraussetzungen für die durchgehende Integration der Unternehmen
Potentiale durch aktives C-Teile-Management
Ausblick: Weiterentwicklung, Konsolidierung, Internationalisierung
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 6Das strategische Katalogmanagement stellt die
Benutzerfreundlichkeit für alle Prozessbeteiligten in den Mittelpunkt
ZIELE UND NUTZEN KATALOGEINKAUF
Benutzerfreundlichkeit des Einkaufsprozesses durch bebilderte elektronische Kataloge.
Schnelligkeit. Beschleunigung des gesamten Beschaffungsprozesses bei Kleinteilen:
Suche, Freigabe, Bestellung, Übermittlung, Rechnungsabwicklung -> Gutschriftverfahren,
komplett elektronisch!
Günstige Preise für alle. Unterstützung/Verbesserung des Zugangs zu Rahmenverträgen
mit günstigen Konditionen für eine breiten Nutzerkreis in der DB AG
Fehlerreduktion sowie Reduktion von Medienbrüchen und Papieraufwand.
Aktualität. Schnellere Aktualisierungen der Kataloge gewährleisten aktuelle Produkte,
Preise und Konditionen.
Stärkere Integration von Lieferanten in DB-Prozesse, Vereinfachungen bei Lieferanten und
Bedarfsbündelung führen zu Preisvorteilen.
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 7Der KlickShop ist das eProcurement-System der Deutschen
Bahn für C-Teile und ist durchgehend automatisiert
Der KlickShop ist das eProcurement für Kleinteile (elektronische Beschaffung über das Internet).
Mit dem Katalogeinkaufssystem KlickShop werden bei der Deutschen Bahn AG Leistungen,
Büromaterialien, Werkzeuge, Elektroartikel und weitere C-Artikel eingekauft.
Der KlickShop optimiert den Procure-to-pay Prozess.
Bestellung
@ Wareneingang
Beschaffung
über Katalog
Entscheidende
Schritte im System
Automat. WE-
Abrechnung
Anforderung
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 8Angebotsvergrößerung und erhöhte Nutzerfreundlichkeit sind die
Hauptstossrichtungen zur verstärkten Nutzung des Klickshop
KLICKSHOP: ZIELE & STOSSRICHTUNGEN BIS 2011
Ziele Strategische Stossrichtungen
Content-Bereinigung & Standardisierung vorantreiben
Erhöhung Nutzerfreundlichkeit Optimierung Usability z.B. eine zentrale Suche
KlickShop über alle Systeme für Kataloge & Rahmenverträge
Tiefere Prozessintegration & Automation (Vorsysteme/SAP-
Übergaben/Anbindung Lieferantensysteme/automat. WE)
Migration zu eProcurement Grundsatz: geeignetes ‚Neugeschäft‘ immer über KlickShop
wo immer möglich & sinnvoll Überführung von geeigneten RVs in den KlickShop, insb.
Erschließung Dienstleistungssektor
Prüfung von Händleranbindungen mit Pauschalrabattierung
und elektronischer Warenkorbübergabe statt EBst
Vorbereitung Katalog für Sprachen/ Währungen/ Steuern
Vorbereitung Internationalität sowie Flexibilisierung SRM für abweichende Prozesse/
Backend-Systeme nötig
Etablierung und Harmonisierung Prozesse Katalog-Mgmt.
Aufbau geeignete Lieferantenlandschaft
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 9Für die Zielstellung des e-Procurement aus Anwendersicht wurden
neue Partner am Markt gesucht
IN NUR DREI MONATEN VOM PROJEKTSTART ZUM GO-LIVE
20.000 Bestellvorgänge / Monat
Lieferantenregistrierung, 66 Lieferanten
Vergabe Anbindung EDI- 3.000 Katalog-Benutzer
Lieferanten
Ausschreibung Projekt- Go-Live
neuer Katalog/ Start
Marktplatz
Dez März April Juni Juli Heute
2009 2010 2010 2010 2010
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 10Die IT-Strategie der DB zielt auf eine Reduzierung der Systeme u.
eine weitestgehende Abbildung der Prozesse mit SAP-Lösungen.
ZUKÜNFTIGE IT-LANDSCHAFT DES BEREICHS BESCHAFFUNG DER DB AG
Einkäufer- und Lieferantenportal
Reportingsystem
(SAP BI)
SAP R/3 SAP Add-On
Konzern Lösungen
Vergabe-
SRM * plattform
FI SD QM
SPP ** (Non-SAP)
CO PS MM
PLM ***
Konsolidiertes Dokumentenmanagementsystem / Archiv
•Supplier Relationship Management; ** Spare Part Planning; *** Product Lifecycle Management
Systeme / Komponenten zur Unterstützung des Lieferantenbewertungsprozesses
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 11Agenda
Deutsche Bahn im Überblick
Strategische Ausrichtung Katalogmanagement und IT-Strategie
Voraussetzungen für die durchgehende Integration der Unternehmen
Potentiale durch aktives C-Teile-Management
Ausblick: Weiterentwicklung, Konsolidierung, Internationalisierung
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 12Der Einsatz von eCl@ss dient einheitlicher internationaler
Klassifikationsstandard bei der DB AG
eCl@ss kann entlang der gesamten Wertschöpfungskette während des gesamten
Produktlebenszyklus - von der Entwicklung über den Vertrieb bis zur Entsorgung - eingesetzt
werden.
eCl@ss bildet in seiner vierstufigen Struktur die
Vertriebs- und Beschaffungsmärkte ab
eCl@ss bildet mit seinen Merkmalsleisten die
technischen Zusammenhänge ab
Datenstrukturen
Engineering, Lagerung,
Entwicklung, Vertrieb eCommerce Beschaffung
Material- Instand- Entsorgung
Produktion u.-systeme Content- u.-systeme
wirtschaft haltung
beschreibung
Lieferanten Kunden
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 13Durch einheitliche IT-Standards bmecat und EDIFACT kann eine
kostenoptimale Anbindung für alle Beteiligten gewährleistet werden
BMECAT 2.0 DB AG
Kunde 1 Kunde
Aufbau der Kataloge
– Beschreibung der Produkte
– Bilder
– Produkteigenschaften
– Preise Lieferant
EDIFACT
Elektronische Übermittlung
– Bestellung
– Auftragsbestätigungen*
– Gutschriften
– Rechnungen*
Lieferant 1 Lieferant 3
Lieferant 2
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 14Agenda
Deutsche Bahn im Überblick
Strategische Ausrichtung Katalogmanagement und IT Strategie
Voraussetzungen für die durchgehende Integration der Unternehmen
Potentiale der elektronischen Anbindung der Lieferanten
Ausblick: Weiterentwicklung, Konsolidierung, Internationalisierung
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 15Die Potentiale für elektronische Versendung von Abrufbestellungen ist die
Erweiterung der Integration des Lieferanten über den Klickshop hinaus
POTENTIALE ABRUFBESTELLUNGEN
Ausgangssituation Elektronische Anbindung
Abrufbestellungen Abrufbestellungen gehen automatisch aus dem
– Werden per Fax SAP über SupplyOn beim Lieferanten ein
durch die DB AG
versendet
– Die Abrufbestellungen werden automatisch im
– Manuelles ERP System des Lieferanten verarbeitet
Monitoring des
– Durch die abgestimmte Datenpflege werden nur
Versand der
fehlerhafte Eingaben ausgewiesen und müssen
Abrufbestellungen
geklärt werden
– Nach Versand wird
das Fax
elektronisch Potential der elektronische Anbindung
abgelegt
DB AG: Weniger manuelle Kontrolle bzgl. des
Fax-Versand
Lieferant: Keine fehlerhafte manuelle
Übernahme der Bestellungen
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 16Die Potentiale für elektronische Versendung von Auftragsbestätigungen
liegen im effizienten verarbeiten der Informationen
POTENTIALE AUFTRAGSBESTÄTIGUNGEN
Ausgangssituation Elektronische Anbindung
Auftrags- Auftragsbestätigungen gehen automatisch aus dem
bestätigungen ERP System des Lieferanten über den Marktplatz
– Werden per Fax an SupplyOn in das SAP System ein und werden
die DB AG mittels Workflow verarbeitet
versendet – Die Auftragsbestätigung bestätigt die Bestellung,
– Werden manuell so wird der Datensatz automatisch verarbeitet
mit der Bestellung – Die Auftragsbestätigungen weicht von der
abgeglichen Bestellung ab, so wird mittels Workflos dem
– Werden manuell im zuständigen Einkäufer eine Information
SAP System übermittelt
gepflegt Potential der elektronische Anbindung
Fehlende Auftrags-
bestätigungen DB AG: Wenige manuelle Eingaben
– Werden maschinell Lieferant: Weniger Aufwand und Kosten beim
Potential derVersenden
elektronische Anbindung
der Auftrags-
aus dem SAP
angemahnt bestätigungen
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 17Die Potentiale für elektronische Versendung von Rechnungen liegen im
schnellen Durchlauf der Zahlungsregulierung
POTENTIALE RECHNUNGSVERSAND
Ausgangssituation Elektronische Anbindung
Rechnungen Rechnungen gehen automatisch aus dem ERP-
– Werden per Papier System des Lieferanten über der den Marktplatz
an die DB AG SupplyOn in das SAP System ein
verschickt – Die Rechnungen werden eindeutig den
– Werden gescannt betreffenden Bestellungen zugeordnet*
und über OCR – Die manuelle Zuordnung erfolgt nur noch in
Erkennung im Ausnahmefällen
Rechnungseingang
abgelegt
– Zuordnungen der
Rechnungen zu Potential der elektronische Anbindung
den Bestellungen
müssen überprüft DB AG: Manuelle Zuordnung der
werden Rechnungen werden minimiert
Potential
Lieferant: elektronische
der Anbindung
Rechnungslegung beim Lieferanten
*Sammelrechnungen müssen als Papierversion
eingehen, damit die Buchungen durchgeführt
wird vereinfacht
werden können
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 18Technische und inhaltliche Weiterentwicklung der elektronischen Anbindung
sind bis 2011 durchgeplant
ZEITACHSE ELEKTRONISCHE ANBINDUNG
Technische Wechsel Anbindung Piloten Anbindung Piloten
Weiterent- des Abrufbestellungen Rechnungen
wicklung Marktplatz
Anbindung Piloten
SRM- Auftragsbestätigungen
Einführung
Ausgangspunkt Heute
2010 2011 Juni 2011 2012
Elektronische
Klickshop- Konzeption
bestellung/Gut- Rechnungslegung
schriften
Konzeption
Inhaltlich- Auftragsbestätigung
organisator. Konzeption
Weiterent- Abrufbestellung
wicklung R/3K
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 19Agenda
Deutsche Bahn im Überblick
Strategische Ausrichtung Katalogmanagement und IT-Strategie
Voraussetzungen für die durchgehende Integration der Unternehmen
Potentiale der elektronischen Anbindung der Lieferanten
Ausblick und Visionen
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 20Die Vision: Der Lieferant hat über ein Portal alle Zugriffe der
interaktiven Anwendungen der DB AG
Lieferanten
Lieferantenportal
Rechnungen
bestätigung
Bestellung
Bestellung
Gutschrift
entwicklung
Lieferanten-
Lieferanten-
Angebote
Auftrags-
Anfrage
Qualif.
SRM
SAP R/3K Klickshop Lieferanten- E-Vergabe
bewertung
Deutsche Bahn AG, Konstaze Wagner, TEA 11, 20.05.2011 21Fragen und Antworten
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Autorin:
Tel. 030 297-56620
Konstanze konstanze.wagner@deutschebahn.com
Wagner
Deutsche Bahn AG
Leiterin Systemverbund Bahn-Beschaffung
Tool und Methoden Caroline-Michaelis Straße 5-11
Beschaffung 10115 Berlin
www.deutschebahn.com
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