Elektronische Kassenbetriebsprüfung - Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt und Hinweise zur sicheren Kassenführung - Anja Keidel ...
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Elektronische Kassenbetriebsprüfung –
Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt und
Hinweise zur sicheren Kassenführung
Anja Keidel, Steuerberaterin
Schuber & Partner Steuerberatungsgesellschaft
1Inhaltsverzeichniss
1. Einleitung
2. Grundlagen einer ordnungsgemäße
Kassenführung und Aufbewahrungsfristen
3. Prüfung der Kasseneinnahmen durch das
Finanzamt
4. Praxisempfehlungen zur sicheren Kassenführung
5. Fazit zu Kassenprüfungen
2Einleitung
3Einleitung
Verstärktes Misstrauen der Prüfer der Finanzverwaltung bei
bargeldintensiven Betrieben („Hochrisikobetriebe“)
durch Einsatz neuer Prüfungsmethoden, intensiver Schulung der
Betriebsprüfer und verstärkte Prüfung bargeldintensiver Betriebe
wurden in der Vergangenheit zunehmend Mängel aufgedeckt
damit können erhebliche Steuernachforderungen und ggf. auch die
Einleitung von Strafverfahren verbunden sein
Um so wichtiger ist es, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
bei Bargeschäften zu beachten, insbesondere die verschärften
Vorschriften bei digitalen Kassen
4Einleitung
Aufgaben moderner Kassensysteme
Fiskal-
funktion Überwachung
(Erfassung der Einnahmen des Personals
für Besteuerungszwecke) (Verhinderung von Betrug)
Betriebs-
wirtschaftliche
Zwecke
(Umsatz nach Artikeln,
Umsatz pro Mitarbeiter,
Zeitanalysen
usw.)
5Einleitung
Arten von Kassensystemen
Kassen
Offene
PC-Kassensysteme Proprietäre Kassen
Ladenkasse
Geldlade mit elektronischem
Schuhkarton Journal
mechanische oder
Ohne elektronisches
elektronische
Journal
Rechensysteme
6Einleitung
Manipulation von Kasseneinnahmen
Der Finanzverwaltung sind seit langem alle Möglichkeiten zur
Manipulation der Kasseneinnahmen bekannt
Besonders häufig vorkommende „Tricks“ sind:
Nutzung des Trainingsspeichers (Tische oder Personal)
Stornierung von Umsätzen
Nichtverbuchung von Einnahmen
Falsche Programmierung der Kassensoftware
Verwendung mehrerer Kassen (eine fürs Finanzamt und eine so)
Manuelle Löschung von Journalbuchungen
…
7Einleitung
Hochrisikobetriebe aus Sicht des Finanzamtes
Gastronomie
Hotellerie Apotheken
Taxigewerbe Einzelhandel
Hochrisiko
Bareinnahmen
Bäcker
Tankstellen
Fleischer
Friseur-
usw.
betriebe
8Grundlagen ordnungsgemäßer
Kassenbuchführung
9Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung
Für die Führung einer Kasse und eines Kassenbuches,
gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer
Kassenbuchführung (GoB), bei elektronischen Kassen
zusätzlich die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-
gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
Sind Bargeschäfte im betrieblichen Bereich vorhanden, so
ist das Führen einer Geschäftskasse erforderlich
Das Fehlen einer Kasse ist nur dann nicht von Bedeutung,
wenn der Barverkehr nur sehr geringfügig ist
10Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung
„Tägliches Festhalten“ gemäß 146 Abs. 1 AO
Nur durch Erfassen von Bareinnahmen und –ausgaben
noch am Tag der Vereinnahmung wird die wichtigste
Eigenschaft der Kassenführung gewährleistet, die
Kassensturzfähigkeit
Für Kassenaufzeichnungen gilt grundsätzlich
Einzelaufzeichnungspflicht, d.h. Aufzeichnung auch
des Inhalts des Geschäfts, Name der Firma und Anschrift
des Vertragspartners
11Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung
Ausnahme: wenn Waren von geringem Wert in
unbestimmter Anzahl nicht bekannten Personen
verkauft werden, z.B. Einzelhandel
Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht
und geordnet zu führen
Beim Einsatz einer Registrierkasse muss das
Zustandekommen der Summe durch Aufbewahrung von
Ursprungsbelegen, wie Kassenstreifen, Kassenzettel,
Kassenbon und dergleichen nachgewiesen werden
12Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung
Zur Vereinfachung lässt die Finanzverwaltung zu, das
stattdessen der sog. Tagessummenbon (auch Z-Bon
oder Finanzbericht genannt) aufbewahrt wird
Allerdings sind Einzelaufzeichnungen immer dann
erforderlich, wenn der Wert des Bargeschäftes ca. 15.000
EUR erreicht
Nicht nur die Aufzeichnung von Erlösen ist erforderlich,
sondern auch alle anderen Geldbewegungen
(Entnahmen/Einlagen, Geldtransit etc.)
13Prüfung der Kasseneinnahmen
durch das Finanzamt
14Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
Kasseneinnahmen gehören zu den Daten, die sich hervorragend prüfen lassen!
Nach der (vorübergehenden) Nichteinführung des Fiskalchips
hat die Finanzverwaltung ihr Herz für die Kasse
wiederentdeckt
Ab 2008 ist ein starkes Ansteigen der Prüfungstätigkeit auf
diesem Gebiet zu beobachten
Kassenprüfungen bilden Schwerpunkt der Prüfungen
Spezielle Schulung der Betriebsprüfer zur Prüfungstechnik
und den rechtlichen Grundlagen
Besonders der Einsatz der digitalen Datenanalyse hat die
Prüfungspraxis grundlegend beeinflusst
15Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
Entwicklung der digitalen Betriebsprüfung
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
(GDPdU) vom 16. Juli 2001
Seit dem 1. Januar 2002 ist der Finanzverwaltung das Recht eingeräumt
worden, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte
Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen ( 146 und
147 AO)
Dazu gehören: Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung
Aber auch in anderen Bereichen befinden sich steuerrelevante
elektronische Daten.
Digitale Unterlagen müssen in digitaler Form bereitgestellt werden!
Ausdruck der Buchhaltung auf Papier und Löschung der Daten ist nicht mehr
möglich!
16Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
Entwicklung der digitalen Betriebsprüfung
„Level-2-Audit“ – die digitale Betriebsprüfung hat gerade
erst begonnen!
Bisher nur Prüfung der Finanzbuchhaltung – Manipulationen finden aber in
der Regel vorher statt
Datenzugriff durch die Prüfer nimmt hinsichtlich Umfang und Tiefgang zu
(„Level-2-Audit“)
Verstärkte Einbeziehung von Daten aus vorgelagerten Systemen in die
Betriebsprüfung
BMF-Schreiben vom 26.11.2010 zur Aufbewahrung digitaler Daten speziell
bei elektronischen Registrierkassen
Manipulationen lassen sich dadurch wesentlich besser aufdecken
17Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
Was sind Daten aus vorgelagerten Systemen?
Vorgelagerte Systeme sind im weitesten Sinne alle unter
Verwendung eines Datenverarbeitungssystems oder einer Software
erzeugten betrieblichen Daten (im Unternehmen), insbesondere:
Kassendaten oder elektronische Waagen
Branchensoftware jeglicher Art (für Angebote, Lieferscheine,
Betriebsverwaltung)
Warenwirtschaftssysteme, Kostenrechnung
Fakturierungsprogramme, Auftragsverwaltung
Programme für Zahlungsverkehr (z.B. Quicken, Starmoney)
Elektronische Fahrtenbücher,
usw. …
18Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
Worin besteht in der Praxis die Schwierigkeit?
In der Praxis sind eine Vielzahl von verschiedenen Kassen
vorhanden
Nicht alle Kassen genügen den Anforderungen der Finanzverwaltung
I.d.R. sind die Kassen so eingerichtet, das bei der Erstellung des
Tagessummenbons die Daten gelöscht werden, insbesondere weil
auch keine Speicherkapazitäten vorhanden
Der Unternehmer muss nun prüfen, ob durch Softwareanpassungen
oder Speichererweiterung die Kasse den zukünftigen Anforderungen
genügt
Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen und darf aus
steuerlicher Sicht nicht unterschätzt werden
19Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
Sanktionen bei Nichterfüllung des Datenzugriffs
Werden Daten – auch aus vorgelagerten Systemen - nicht vorgelegt, droht
ein Verzögerungsgeld
146 Abs. 2b AO bspw. bei Nichteinräumung des Datenzugriffs
Es reicht der Hinweis auf die Möglichkeit eines Verzögerungsgelds
(Androhung des Verzögerungsgelds ist nicht erforderlich)
Verzögerungsgeld beträgt mindestens 2.500 € bis maximal 250.000 €
Nach Übergabe der Daten wird das Verzögerungsgeld nicht erstattet
Einführung eines Risikomanagementsystems (RMS) in der Finanzverwaltung
zur gezielten Auswahl der zu prüfenden Unternehmen!
20Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
Prüfungsmethoden der Finanzverwaltung
Die für die Prüfung zur Verfügung stehenden Daten haben wesentlichen Einfluss auf
die angewendeten Prüfungsmethoden.
Datenherkunft
Daten aus
Daten der Vorsystemen
Finanzbuchhaltung (Journaldaten des
Kassensystems)
Die Prüfungsmöglichkeiten werden nur durch die Phantasie des Betriebsprüfers
begrenzt!
21Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
Prüfungsmethoden der Finanzverwaltung (Aufzählung nicht vollständig)
Überblick
Prüfungsmethoden
Klassische Methoden Plausibilitätsprüfungen
Prüfung auf
diverse Ziffernprüfung
logische Plausibilität
Chi-Quadrat-Test Zeitreihenvergleich
Newcomb-Benford-
Verteilungsanalyse
Analyse
Betriebsvergleiche
Lückenanalyse
(extern o. intern)
22Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
Revisionssoftware der Finanzverwaltung
Betriebsprüfung / Finanzverwaltung setzt Prüfsoftware WinIDEA
(Interactiv Data Extraction and Analysis) der Firma CaseWare
International Inc. ein
Wichtige Funktionen der Revisionssoftware:
Import großer Datenmengen aus verschiedensten Formaten
Filtern, Sortieren, Extrahieren und Exportieren der Daten
Integration von Funktionen zur Datenanalyse
23Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
Beispiel für klassische Prüfmethode
Kontrollmitteilung
Die Veranlagung oder ein anderer Prüfer
findet in den Ausgaben einen „verdächtigen“
Kassenbon!
Dieser wird an die USt-Sonderprüfung
übergeben!
Testkauf
Vor Beginn oder während der Prüfung geht
die Prüferin oder eine Kollegin als normale
Kundin in der Fleischerei essen!
24Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
Ziffernanalyse – Chi-Quadrat-Anpassungstest
• Jeder Mensch hat Lieblingszahlen!
• Der Chi-Quadrat-Anpassungstest ist eine mathematisch-statistische
Prüfungsmethode
• Geprüft wird, ob die Endziffern der Tageseinnahmen gleich verteilt sind
In der Regel werden die erste
Ziffer vor dem Komma oder die
erste bzw. zweite Ziffer nach dem
Komma untersucht. Liegt keine
Gleichverteilung vor, ist dies ein
Indiz für eine Manipulation.
25Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
Lückenanalyse
Beispiele für Lückenanalyse:
• Tage ohne Kasseneinnahmen (mit Feiertagen nach Bundesland
und individuellen Öffnungstagen - hier Montag bis Freitag)
• Fehlende Rechnungsnummern
• Fehlende Bonnummern aus dem Kassenjournal
26Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
Zeitreihenvergleich
Der Zeitreihenvergleich ist eine der effektivsten
Prüfungsmethoden, da sie – im Gegensatz zu den mathematisch-
statistischen Verfahren - relativ einfach ist und in
unterschiedlichsten Varianten angewendet werden kann
Besonders die graphische Darstellung macht Probleme sofort
sichtbar
Gegenüberstellung von Vergleichsgrößen, z. B. Umsatz und
Wareneinsatz oder Gegenüberstellung mit anderen Perioden
Unter Einbeziehung von Daten, die nicht manipulierbar sind, z. B.
Wetterdaten (Eisdielen oder Biergärten), können auch
systematische Manipulationen wie die Verkürzung von Umsatz und
Wareneinsatz aufgedeckt werden
27Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
Zeitreihenvergleich
Beispiel:
- Prüfung der Tagesend-
bestände einer Kasse
drei Feststellungen mit
einer Prüfung – 3 in 1
1. Kassenminusprüfung
2. unglaubwürdig hohe
Kassenbestände
3. Zweifel an der
geldmäßigen
Kassenführung da das
Geld nur etwa 2 mal pro
Monat aus der Kasse
genommen wird
28Praxisempfehlungen zur sicheren Kassenführung
Mängel und Folgen in der Kassenbuchführung
Gem. 158 AO müssen die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen der
Besteuerung zu Grunde gelegt werden, wenn die den gesetzlichen
Formvorschriften entsprechen und sich keine Hinweise auf sachliche
Unrichtigkeit ergeben
Der Gesetzgeber unterscheidet formelle und sachliche Mängel
Nur die materiell und formell ordnungsmäßige Buchhaltung wird der
Besteuerung zugrunde gelegt
Ob formelle oder sachliche Mängel vorliegen ist im Ergebnis
unbeachtlich
Entscheidend ist, wie schwer der Mängel ist
Der Gewichtung der Mängel kommt in der Praxis große Bedeutung zu
29Praxisempfehlungen zur sicheren Kassenführung
Materielle und formelle Ordnungsmäßigkeit
Ordnungsmäßigkeit
der Buchhaltung
Materielle Formelle
Ordnungsmäßigkeit Ordnungsmäßigkeit
Bedeutet: Wenn die Neben der richtigen Erfassung der
Tageseinnahmen 1.000 € betragen, Einnahmen müssen auch alle anderen
dann müssen in der Fibu auch Unterlagen und Belege vorhanden
1.000 € Einnahmen erfasst sein. sein!
30Praxisempfehlungen zur sicheren Kassenführung
Folgen
Enthält die Kassenbuchführung nur kleinere formelle Mängel, die das
Ergebnis nicht beeinflussen, ist die Ordnungsmäßigkeit nicht
beeinflusst, z.B. das Fehlen nur eines Z-Bons
Gleiches gilt bei geringfügigen sachlichen Mängeln, z.B. geringfügige
Kassenfehlbeträge etc.
Aber ist die Kassenführung mit schweren formellen und sachlichen
Mängeln behaftet, verliert sie den Beweischarakter
Die Buchführung ist nicht ordnungsgemäß und kann der Besteuerung
nicht mehr zu Grunde gelegt werden
Die Besteuerungsgrundlagen können vom Betriebsprüfer geschätzt
werden
Die Gewichtung des Mangels hängt vom konkreten Fall ab
Je nach Schwere wird in Einzelfällen die Steuerfahndung
hinzugezogen und ein Steuerstrafverfahren eingeleitet
31Praxisempfehlungen zur
sicheren Kassenführung
32Praxisempfehlungen zur sicheren Kassenführung
Organisationsunterlagen elektronischer Kassen
Gemäß 145 Abs. 1 AO muss die Kassenführung durch einen
Sachverständigen Dritten prüfbar sein
Dazu ist es notwendig , dass die maßgeblichen
Organisationsunterlagen aufbewahrt werden müssen
Wichtig sind vor allem die Programmier- und
Bedienungsanleitung der Kasse, damit sich ein sachverständiger
Dritter einen Überblick über die Möglichkeiten, die die Kasse bietet,
machen kann
Fragen wie, welche Berichtsarten bietet die Kasse, inwieweit kann
man in die Programmierung eingreifen, müssen feststellbar sein
Aufbewahrt werden müssen auch die programmierten
Grundeinstellungen bei Inbetriebnahme (z.B. Artikellisten mit
Preisen) und die Dokumentation über Änderungen
33Praxisempfehlungen zur sicheren Kassenführung
Organisationsunterlagen elektronischer Kassen
Mit der Trainingskellner-Funktion soll vorschriftsmäßig die
Bedienung der Kasse geübt werden, darüber erfasste Umsätze sind
nicht in den Tageseinnahmen enthalten
Die Nutzung des Trainingskellners ist zulässig, es muss aber eine
Dokumentation der Einrichtung vorliegen. Außerdem müssen auch
die Trainerumsätze vorliegen und auf ihre Plausibilität prüfbar sein
In der Praxis werden die Kassengrundeinstellungen und Änderungen
bei der Programmierung oftmals nicht aufbewahrt
Auch mit der Kasse erstellte Rechnungen (Bewirtungsrechnungen)
sind aufzubewahren, sofern sie 150 EUR übersteigen
→ gleiches gilt auch für elektronische Waagen und Taxameter
→ Das Löschen der Journaldaten und die Aufbewahrung des
Kassenberichts ist nicht mehr zulässig!
34Praxisempfehlungen zur sicheren Kassenführung
Organisationsunterlagen elektronischer Kassen
Weitere Anforderungen sind:
Aufzeichnung der unterschiedlichen Zahlungswege
(Barzahlung oder Kreditkarte; Lastschriften,…)
Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Kassen sind zu
protokollieren und aufzubewahren
Aufzeichnungen für jede einzelne Kasse getrennt führen und
aufbewahren
35Praxisempfehlungen zur sicheren Kassenführung
Z-Bon mit geforderten Angaben
Folgende Angaben muss ein Z-Bon enthalten:
Name des Betriebs
Datum
Summe der Tageseinnahmen
Fortlaufende Nummer des Bons
Stornos und Retouren
Zahlungswege bar, Kredit, Scheck
Entnahmen
Besondere Bedeutung kommt der fortlaufenden Nummer und den
Stornos/Retouren zu
Im Belegzusammenhang zu den Z-Bons müssen alle weiteren i.R. des
Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse, z.B.
betriebswirtschaftliche Auswertungen, Zeitzonenberichte, Ausdruck des
Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte,
Warengruppenberichte etc. aufbewahrt werden
36Praxisempfehlungen zur sicheren Kassenführung
Anforderungen am Kassensysteme
Ältere Kassen können aus technischen Gründen die Anforderungen oft
nicht erfüllen
Auch bei moderneren Kassensystemen müssen regelmäßig Änderungen
der Programmierung und/oder Nachrüstungen bei der Hardware erfolgen
Fraglich ist, wann eine Kasse nachrüstbar ist oder nicht
Keine Aussage bis wann dies erfolgen muss
Ist keine Nachrüstung möglich, gelten die bisherigen rechtlichen
Anforderungen (BMF-Schreiben vom 9. Januar 1996) weiter
Genügt meine Kasse den Anforderungen oder muss ich aktiv werden?
37Praxisempfehlungen zur sicheren Kassenführung
Übergangsregelung
Übergangsregelung
Kasse genügt
Kasse genügt den
nicht den technischen
Anforderungen
Anforderungen
Modernisierung ist Modernisierung
Sofortige Anwendung
nicht möglich, dann ist möglich, dann
der Neuregelung!
Nutzung bis 31.12.2016! Umrüstung (keine Frist)!
38Fazit zu
Kassenprüfungen
39Fazit zu Kassenprüfungen
Die Praxis zeigt, das die Aufbewahrungs- und
Aufzeichnungspflichten in den seltensten Fällen vollständig erfüllt
werden
Werden Pflichten zu Kassenaufzeichnungen nicht befolgt,
Anforderungen an Registrierkassen nicht beachtet und führen die
Prüfmethoden der Finanzverwaltung zu Auffälligkeiten, so führt dies
zur Umkehr der Beweislast
D.h. Der Unternehmer muss dann nachweisen, dass sein
Betriebsergebnis stimmt
Ist das nicht möglich führt das unweigerlich zu Hinzuschätzungen
von Betriebseinnahmen, in Einzelfällen auch zur Einleitung von
Steuerstrafverfahren
40Fazit zu Kassenprüfungen
Praxisempfehlung
Seien Sie für die nächste Betriebsprüfung gut vorbereitet!
Überprüfen Sie, welches Kassensystem in ihrem Unternehmen
Anwendung findet
Überprüfen Sie ob Anpassungen an die neuen Anforderungen
seitens der Finanzverwaltung notwendig sind, ggf. Aufrüstung oder
Negativbescheinigung durch Kassenhersteller
Bei Neuinvestitionen Anforderungen hinsichtlich der
Übergangsregelung (31.12.2016) prüfen!
Kontrolle der in der Praxis vorhandenen Auswertungen auf
Vollständigkeit der Angaben (z.b. fortlaufende Numerierung Z-Bon,
Stornos etc.)
41Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Bernhard-Thiersch-Str. 6
38820 Halberstadt
Tel. 03941/5663-0
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