MentorIng-handB uch Sommersemester 2019 - Internationales Büro International Office - weltweit vernetzt. thüringen verpflichtet.
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Internationales Büro
International Office
Mentoring-handbuch
Sommersemester 2019
Betreuungszeitplan/Checkliste
Hier können Sie die Termine, die Sie mit den Studierenden vereinbaren, eintragen. Versuchen
Sie, die Reihenfolge möglichst einzuhalten, um doppelte Wege zu vermeiden. Sie können die
Liste auch kopieren, wenn Sie mehrere Studierende betreuen.
IB = Internationales Büro der FSU Jena = Immatrikulationsrelevant
Name der/des Betreuten: Telefon:
Status: Gast / DSH / Bachlor / Master E-Mail:
Papiere, die im IB abge-
Aufgabe S. benötigte Dinge Termin
geben werden müssen
Kontaktaufnahme zwischen 7 E-Mail-Konto, Skype,
Mentor/in und Mentee soziale Netzwerke
Abholen, ins Wohnheim bringen 7 Anreise mit Wohntutor/
in abstimmen
Mietvertrag unterschreiben 9 Pass, Kontodaten, ggf.
1.Miete/Kaution in bar,
Imma- bzw. Studien-
bescheinigung aus
Friedolin
Immatrikulation im IB (Starterpa- 10 Pass, Zulassungsbrief ggf. Passbild
ket, vorläufige Ausweise, etc.)
Anmeldung Bürgerservice 11 Pass, Adresse (Mietver-
trag), Online-Terminver-
einbarung, Wohnungs-
geberbescheinigung
Bankonto eröffnen, Semesterbei- 15 Pass (+Kopie), thoska,
trag bezahlen Anmeldebescheinigung
v. Bürgerservice, steuer-
liche Identifikations-Nr.
Kontoauszug holen (Bank) als 14 Bankkarte Kopie des Kontoaus-
Nachweis der Semesterbeitrags- zugs oder des elekt-
zahlung ronisch gestempelten
Bezahlscheins
Krankenversicherung abschließen 16 Pass, Jenaer Adresse, Nachweis der Kranken-
thoska, Konto versicherung s. S. 16
Papiere gesammelt an IB sen- 18 Adressformular, Nachweis Krankenversicherung
den/Briefkasten vor IB einwerfen und Nachweis Zahlung Semesterbeitrag
→ thoska erhalten
Anmeldung Rechenzentrum 19 thoska, Pass
Stundenplanbau, Kursanmeldung 20 Friedolin- oder Onleila-Anmeldung
Aufenthaltstitel beantragen oder 23 ausführlich auf Seite 23
verlängern (Ausländerbehörde)
Private Haftpflicht-, evtl. Hausrat- 24 Jenaer Adresse, Pass,
versicherung Konto
Exmatrikulation Gaststudierende 28 Exmatrikulationsantrag,
thoska
Inhalt
Betreuungszeitplan 2
AN Die Mentor/innen 4
Einleitung 4
Erwartungen 5
Mentoring-Einmaleins 6
Erste Schritte 7
Kontaktaufnahme 7
Anreise/Betreuungszeit 7
Wohnen 8
Mietvertrag abschließen 9
Immatrikulation 10
Einschreibung 10
Adresse 11
Anmeldung Einwohnermeldeamt (Bürgerservice) 11
Semesterbeitrag 14
Bankkontoeröffnung 15
Krankenversicherung 16
Einschreibung abschließen 18
Studierendenausweis thoska 18
Studienstart 19
Anmeldung Rechenzentrum 19
Anmeldung ThULB (Bib) 20
Stundenplanbau, Kurs-, Prüfungsanmeldung 20
leben in Jena 23
Anmeldung Ausländerbehörde 23
Haftpflichtversicherung 24
Unfallversicherung 24
Rundfunkbeitrag 24
Jobs und Praktika - Arbeitserlaubnis 25
Hochschulsport 26
Studentische Gruppen 26
Tipps zur Kommunikation/Mediennutzung 26
Hilfe, Beratung und Betreuung 27
Abreise 28
Exmatrikulation 28
Nützliches 30
Internetseiten 30
Glossar (deutsch-englisch) 30
Termine und Feiertage 31
Sachbearbeiter/innen Studierendenwerk Wohnen 32
Aufenthaltstitel "Visum" 33
Notfallkontakte 35
4 AN Die Mentor/innen
Liebe Mentorinnen und Mentoren,
herzlichen Dank, dass Sie sich im Mentoring-Programm des Internationalen Büros
(erneut) engagieren und neu ankommenden internationalen Studierenden Ihre Hilfe
anbieten werden. Ihre Unterstützung schätzen wir sehr!
Um den ausländischen Studierenden den Studienstart in Jena zu erleichtern, begleiten
Sie sie zu Ämtern und Behörden, insbesondere zum Bürgerservice, zur Immatrikulati-
on, zur Bank, zum Studierendenwerk oder zur Anmeldung im Rechenzentrum. Ebenso
hilfreich ist es, wenn Sie Ihre Mentees beim Stundenplanbau unterstützen und ihnen
einen Einblick in das studentische Leben in Jena geben. Darüber hinaus geben Sie alle
möglichen Tipps und sind Ansprechpartner/in für verschiedenste Fragen zum Studien-
start. Es soll aber auch um einen interkulturellen Austausch gehen und darum, dass
die Neuankömmlinge sofort eine vertraute Ansprechperson an einem für sie noch
fremden Ort haben. Als Mentor/in tragen Sie dazu bei, dass sich die neuen Studieren-
den in Jena willkommen fühlen, sich schnell einleben und sich gut an der Universität
und in der Stadt zurechtfinden.
Dieses Mentoring-Handbuch dient als Leitfaden, an dem Sie sich orientieren sollten. Es
beinhaltet Ihre Mentoring-Aufgaben und erläutert, welche Dinge Sie ggf. vor Ankunft der
Studierenden bedenken und in welcher Reihenfolge Sie mit den Studierenden nach deren
Ankunft alle notwendigen und zusätzlich hilfreichen Wege gehen sollten. Wenn Sie die
Reihenfolge einhalten, vermeiden Sie Probleme und evtl. Mehrfachbesuche bei Behör-
den. Sie finden in diesem Handbuch außerdem wichtige Ansprechpersonen, Adressen
und Öffnungszeiten (aktuelle Broschüre: https://www.uni-jena.de/Mentoringprogramm
e+international.html).
Wir bemühen uns immer darum, Ihnen Studierende 'zuzuteilen', deren Sprache Sie
sprechen oder deren Fach Sie studieren. Sollte dies nicht möglich sein, bitten wir Sie
um Verständnis. Wir haben, soweit möglich, Anregungen aus früheren Semestern auf-
genommen und umgesetzt. Wenn Sie Verbesserungsvorschläge bezüglich der Arbeit
des Internationalen Büros (IB) oder dieses Leitfadens haben, sind uns diese immer
sehr willkommen.
Wir wünschen Ihnen viel Freude bei der Mentoring-Tätigkeit und bedanken uns im
Voraus ganz herzlich für Ihr Engagement.
Ihr Internationales Büro
Besonderheit ! Wichtig
+
Tipp Zusatzinformation (» 6) Seitenverweis
AN Die Mentor/innen 5 Unsere Erwartungen an Sie als Mentor/innen Die Mentoring-Tätigkeit ist freiwillig und ehrenamtlich. Wir schätzen es sehr, dass Sie Ihre (Frei-)Zeit dafür nutzen, internationalen Studierenden den Studienstart zu erleich- tern. Wie viel Unterstützung Ihre jeweiligen Mentees brauchen werden, kann sehr un- terschiedlich sein: Die einen sind möglicherweise sehr selbständig, sprechen schon gut Deutsch, wollen viele Dinge selbst erledigen während andere mehr Unterstützung brauchen. Ihre Unterstützung ist auf jeden Fall sehr willkommen und sollte zugleich natürlich nicht überstrapaziert werden. Dennoch gibt es seitens des Internationalen Büros be- stimmte Erwartungen, was standardmäßig an Aufgaben und Pflichten zu Ihrer Men- toring-Tätigkeit gehört: Als Mentor/innen müssen Sie zeitnah, wenn möglich vor deren Ankunft, mit Ihren Mentees Kontakt aufnehmen die Ankunft Ihrer Mentees vorbereiten (Abholung organisieren, Wegbeschreibung schicken) dem Koordinationsteam rückmelden, wenn kein Kontakt zustande kommt Fragen der Mentees weitestgehend beantworten bzw. an entsprechende Stellen verweisen die Mentees zur Immatrikulation begleiten und sie dabei unterstützen Begleitung zu wichtigen Behördengänge anbieten (optimalerweise vorab Termine dafür vereinbaren) sich Zeit nehmen für die Betreuung Ihrer Mentees und auf Anfragen zeitnah reagieren bei Notfällen Ansprechpartner/in sein respektvoll miteinander umgehen Als Mentor/innen können Sie Ihre Mentees am hiesigen Bahnhof/ZOB/o.ä. abholen und zur Unterkunft bringen bei der Wohnungssuche/Mietvertragsunterzeichnung behilflich sein bei der Wahl der Versicherungen unterstützen Mentees über einen längeren Zeitraum hinweg betreuen / Kontaktperson bleiben Abschlussstudierende auf die Fachbetreuung des IB Mentoring-Programms ver- weisen, wenn diese Fragen haben zu ihrem Fach oder Schwierigkeiten bei Prüfun- gen etc. befürchten. Als Mentor/innen sollten Sie für Ihre Mentees niemals Bürgschaften übernehmen und in finanzielle Vorleistung gehen Verträge unterzeichnen Ihr Rechenzentrums-Login weitergeben.
6 AN Die Mentor/innen
Scheuen Sie sich nicht, Ihre Grenzen klar abzustecken. Wichtig ist immer: Der Ton
macht die Musik, d. h. Sie sollten die Dinge freundlich, aber offen als Ich-Botschaften
ansprechen, so dass keine Missverständnisse oder falschen Erwartungen entstehen.
Die Studierenden sind darüber informiert, dass die Mentoring-Tätigkeit ein Ehrenamt
ist und Sie als Mentor/in aus Freude am Umgang mit Studierenden aus aller Welt Ihre
Hilfe und Unterstützung anbieten. Nichtsdestotrotz kann es natürlich vorkommen,
dass die Chemie nicht immer stimmt. Gern unterstützen wir Sie bei Fragen und Unsi-
cherheiten. Kontaktieren Sie uns bitte und wir finden eine Lösung.
Ansonsten ist die Erfahrung als Mentor/in eine sehr spannende und wir wünschen
Ihnen viel Freude dabei. Schön, dass Sie dabei sind!
Mentoring-Einmaleins
Das Internationale Büro ist erster Ansprechpartner für die über 2.500 Studierenden
mit ausländischer Staatsangehörigkeit, die kein deutsches Abitur haben, sogenann-
te „Bildungsausländer“.
Das StudierendenServiceZentrum (SSZ) verwaltet Deutsche und Bildungsinländer,
trotzdem werden einige Angelegenheiten der Bildungsausländer im Abschlussstu-
dium ebenfalls dort bearbeitet z.B. Änderungen der Studierendendaten, Fach- und
Studiengangswechsel, Beurlaubung sowie Exmatrikulation.
Gaststudierende sind Studierende von Partnerhochschulen oder Stipendiaten, die in
Jena keinen Abschluss erhalten, z.B. Erasmus-Studierende. Sie zahlen den vollen Se-
mesterbeitrag.
Sie melden ihre Kurse und Prüfungen nicht über Friedolin an, sondern direkt bei
den Dozent/innen und zusätzlich bei ONLEILA.
DSH-Kurs-Teilnehmende bereiten sich 1-2 Semester in einem Intensivkurs auf die
Deutsche Sprachprüfung für den Hochschulzugang (DSH) vor. Der Kurs wird vom
JenDaF e.V. angeboten, kostet um die 850€ und umfasst 20h/Woche. Er schließt
nach 1 oder 2 Semestern mit dem DSH-Test (Stufe 1, 2 oder 3) ab.
Eingangstest und Immatrikulationstermin beachten. (» 31) Die Testergebnis-
se stehen unter https://www.uni-jena.de/Studienstart+international.html. Es kann
passieren, dass DSH-Mentees den Test nicht bestehen. In diesem Fall bitte an Frau
Dwars im IB verweisen.(» 31)
Studierende im Studium mit Abschluss erhalten am Ende ihres Studiums einen
akademischen Abschluss der FSU Jena. Hierzu zählen auch Studierende, die einen
Doppelabschluss von zwei Universitäten erhalten und im Rahmen dieses Studiums 1-2
Semester in Jena studieren.
Evtl. ist vor einem Abschlussstudium noch die DSH-Prüfung zu bestehen.
(→ entsprechende Bedingung auf ihrer Zulassung zum Studium).
erste schritte 7
Kontaktaufnahme
Wann Zuteilung Ihrer Mentees von ca. März-April bzw. September-Oktober
Wie E-Mail vom IB mit Namen, E-Mail-Adressen, Facebookname, weiteren
wichtigen Infos.
Bitte schreiben Sie Ihren Mentees, sobald Sie ihren Kontakt haben. Checken Sie regel-
! mäßig Ihre E-Mails. Sollten Sie keine Antwort bekommen oder Ihre Mails den Adres-
saten nicht erreichen, melden Sie sich bitte umgehend bei ib-mentoring@uni-jena.de.
Schauen Sie bitte auch in Ihren SPAM-Ordner!
Was In Ihrer Mail an die Studierenden sollten Sie erklären, wer Sie sind,
warum Sie sich melden und welche Unterstützung Sie anbieten. Kom-
munizieren Sie möglichst auch Ihre Telefonnummern (+ Ländervorwahl).
Denken Sie an Skype zum kostenlosen Telefonieren und andere soziale
Medien. Erfragen Sie die Unterkunft Ihrer Meentes.
Studienstartwegweiser: Alles, was man für die Einschreibung an der FSU erledigen
oder mitbringen muss, wird nach Eingabe einiger weniger Informationen für jeden
individuellen Fall hier erklärt. Nutzen Sie dieses Infoportal auch selbst, um Ihre Stu-
dierenden gut informiert und individuell zu betreuen: https://www.uni-jena.de/studi-
enstartwegweiser.html (Englisch: https://www.uni-jena.de/en/enrolmentguide.html).
Sie können schon vor der Ankunft Ihrer Mentees einen Termin beim Bürgerservice
und bei der Bank buchen, um längere Wartezeiten zu vermeiden.
Anreise- und Betreuungszeit
Zeitraum Sie sollten mehrere Tage hintereinander im Zeitraum vom 25.03. -
05.04.2019 in Jena zur Verfügung stehen und ggf. davor/darüber hinaus.
Sollte Ihnen dies nicht oder nur eingeschränkt möglich sein, informieren Sie uns bitte
! zeitnah, auch bei jeder Änderung.
Wann Viele Studierende werden Ende März ankommen. Möglicherweise
können Wohnheimzimmer jedoch erst ab dem 1. April (Montag)
bezogen werden (Wohntutor/innen kontaktieren!) (» 8, 32)
Das Internationale Büro empfiehlt dennoch die Anreise vor Vorle-
sungsbeginn, damit die Studierenden die Studieneinführungstage
(STET) nicht verpassen und bis zum Vorlesungsbeginn alle wicht-
igen Dinge erledigen können. Je später die Anreise, umso weniger
Zeit bleibt für die Immatrikulation.
In vielen Ländern haben Lebensmittelgeschäfte auch Sonn- und Feiertags geöffnet.
Nicht so in Jena: Reisen Ihre Mentees am Wochenende an, geben Sie Ihnen den Tipp,
bereits am Flughafen oder einem größeren Bahnhof Lebensmittel einzukaufen.
8 erste schritte
Mitbringen gültigen Pass (auch EU-Bürger/innen für die Anmeldung im Bürger-
service), gültige Europäische Krankenversichertenkarte bzw. das ent-
sprechende Formular (bei der Versicherung anzufordern).
Abholung Stellen Sie sicher, dass Sie am richtigen Bahnhof warten und die
Handynummern austauschen. Wenn Sie den vereinbarten Termin
nicht einhalten können, organisieren Sie bitte selbst eine verlässli-
che Person zur Abholung und informieren Sie die Studierenden.
Semestertickets gelten immer erst ab dem 01.04./01.10. und die thoska der neuen
! internationalen Studierenden wird nicht an ihre Mentor/innen ausgegeben.
Wohnen
Wohnheim Stimmen Sie – in Absprache mit Ihrem Mentee – bitte den Anreise
termin mit dem/der Wohntutor/in ab (» 32 ganz unten) und verein
baren Sie die Schlüsselübergabe. Dies ist besonders wichtig, wenn
Ihre Mentees am Wochenende, spät abends oder an Feiertagen an
kommen. Den Namen des Wohnheims erfahren Sie von Ihrem Men-
tee. Wer vor dem 01.04./01.10. einziehen kann und möchte, zahlt
15€/Tag zusätzlich Miete.
Im Wohnheim gibt es Bettzeug und Bettwäsche im Set für 35 €, das vorher bei dem/r
Wohntutor/in bestellt werden muss. Geschirr und andere Einrichtungsdinge kann man
kostenlos im Umsonstladen (Saalbahnhofstr. 15A) abholen und am Ende wieder abge-
ben. Im Rahmen der Willkommenstage wird oft eine Fahrt zu Ikea (z. B. zum Kauf von
Vorhängen) angeboten.
Alternative Unterkunft: Sollten die Studierenden noch nicht ins Wohnheim einziehen
können oder kein Zimmer reserviert haben, gibt es günstige Alternativunterkünfte, die
aber vorher reserviert werden müssen:
Hostel Alpha-One, Lassalle-Str. 8, www.hostel-jena.de, (03641-597897)
Internationales Gästehaus am Herrenberge 3, www.gaestehaus-jena.de (03641-6870)
Links zur Zimmersuche: https://www.uni-jena.de/Jena+Leben+international.html
Absage: Sollte ein Mentee absagen und nicht mehr nach Jena kommen, geben Sie
! dem IB (bzw. uns ib-mentoring@uni-jena.de) bitte umgehend Bescheid, da wir diese
Information nicht immer direkt erhalten.
erste schritte 9
Mietvertrag abschließen
Studierende mit Wohnheimplatz müssen den Mietvertrag bei dem/r zuständigen
Sachbearbeiter/in Vermietung abschließen. Die 300 € Kaution und die Miete werden
vom deutschen oder SEPA-fähigen ausländischen Konto (» 15) abgezogen.
Die erste Miete und Kaution können ausnahmsweise an der Kasse des Studierenden-
werks (Philosophenweg 20) eingezahlt werden.
Mitbringen Imma-Bescheinigung, Kontodaten, Rückmeldung, wann deut-
sches Konto gedeckt ist (bei Neueröffnung), Internet-Antrag.
Zimmerübergabe Schäden des/r Vormieters/in im Protokoll notieren.
Mit dem Mietvertrag erhalten die Studierenden automatisch die Vermieterbescheini-
! gung, die für die Anmeldung beim Bürgerservice wichtig ist.
Bitte weisen Sie Gaststudierende vor der Vertragsunterzeichnung auf Folgendes hin:
Die Verträge laufen über 5 oder 11 Monate; die Miete ist für diesen Zeitraum festge-
! legt. Zieht jemand früher oder später aus, ändert sich die Miethöhe (Umlage Kaltmie-
te). Also am besten vorher gut überlegen, bis wann man wirklich bleiben will (Prüfungs-
zeitraum!).
Die Studierenden sollten sich nach Erhalt der thoska aus Friedolin eine Studienbe-
! scheinigung ausdrucken und bei der Studierendenwerksverwaltung / dem Hausmeis-
ter abgeben (nicht die Bescheinigung für die Ausländerbehörde!) (» 18)
Wer noch keinen Wohnplatz hat, sollte trotzdem noch einmal beim Studierendenwerk
nachfragen, ob es Restplätze gibt.
Studierende, die nicht im Wohnheim wohnen, sollten einen (Unter-)Mietvertrag ab-
schließen. Er muss die Namen des/r Mieters/in und Vermieters/in, die Adresse, die
Dauer des Mietverhältnisses und die Miete (Kaltmiete, Nebenkosten), eventuell auch
Rechte und Pflichten des/r Vermieters/in und Mieters/in enthalten. Beide müssen den
Vertrag unterschreiben.
Studierende, die in einer WG wohnen, sollten die üblichen Rechte und Pflichten des
WG-Lebens (Putzplan, Badnutzungszeiten, Mülldienst u.ä.) beachten.
Außerdem sollten sie sich mit dem Mietvertrag immer auch die Vermieterbescheini-
gung aushändigen lassen!
10 Immatrikulation
Einschreibung
Die Immatrikulation sollte einer der ersten gemeinsamen Schritte mit den Studierenden
in Jena sein. Alle neuen internationalen Studierenden, auch Gaststudierende, müssen
sich persönlich im IB (zunächst vorläufig) immatrikulieren. Bitte "besuchen" Sie vorab
den online Studienstartwegweiser der FSU Jena, um sich nach Eingabe weniger Daten
individuell erstellen zu lassen, welche Anmeldungen für Ihre/n Mentee erforderlich sind
und welche Dokumente dafür erforderlich sind. Das spart Zeit bei der Immatrikulation
im Universitätshauptgebäude (UHG) https://www.uni-jena.de/studienstartwegweiser.
html.
Bei der Immatrikulation erhalten die Studierenden auf Vorlage ihres Zulassungsbe-
scheides alle wichtigen Informationen und ein Starterpaket. Dieses enthält den
vorläufigen Studierendenausweis. (» Heftrückseite)
! Erasmus-Studierende müssen zeitnah ein Formular zur Bestätigung der Ankunft an
ihre Heimatuni absenden; dieses wird nur vom IB ausgefüllt (und gefaxt). Das Gleiche
gilt für die den Aufenthalt abschließende Anwesenheitsbescheinigung. Das Learning
Agreement muss bis ca. Ende April wie folgt unterschrieben werden:
(1) Student/in, (2) Heimatuni, (3) vom IB der FSU – Stefanie Müller.
Das Servicepaket des Studierendenwerks, ein spezielles Angebot für internationale
Studierende, enthält den Semesterbeitrag, die Miete für das Wohnheim und Essenmar-
ken für Mensen. Es muss bereits im Heimatland beantragt werden. Die 140 Essen- und
Getränkemarken sind in der INFOtake des Studierendenwerks auf dem Campus abzu-
holen. Diese „Privatzahler“ müssen nur 27€ Semesterbeitrag an die FSU zahlen.
Vervollständigung der Immatrikulation:
Wann? so schnell wie möglich, spätestens bis 18.04.2019
Wie? Unterlagen vervollständigen und beim IB abgeben
Was? • Adressformular (im Starterpaket)
• Nachweis einer Krankenversicherung
• Nachweis der Semesterbeitragszahlung
Wo? Briefkasten neben Raum 0.18
Internationales Büro
Fürstengraben 1
07743 Jena
Erst nach Abgabe aller Dokumente wird den Studierenden die thoska per Post zugesendet!
Im folgenden Kapitel wird erläutert, was bei den verschiedenen Dokumenten zu berück-
sichtigen ist und welche Vorgehensweisen z. B. bei der Eröffnung eines Bankkontos in
Jena oder Anmeldung beim Einwohnermeldeamt (Bürgerservice) hilfreich sind.
Nach Erhalt des vorläufigen Studierendenausweises können sich Ihre Mentees bereits
im Rechenzentrum anmelden, um das Internet zu nutzen. (» 19)Immatrikulation 11
Adresse
Eine deutsche Postadresse ist dem IB mitzuteilen, auch eine temporäre Adresse
wird akzeptiert. Dies ist wichtig, da die Uni dorthin den Studierendenausweis thoska
und wichtige Briefe schickt.
Wie Adressformular (im Starterpaket) ausfüllen, beim IB zusammen mit
dem Kontoauszug (» 14) und der Krankenversicherung (» 16) abgeben.
Bei der Wohnungsnummer geben Sie bitte an, was am Briefkasten steht (nicht die
! „Wohnplatznummer“ aus dem Vertrag).
Anmeldung im Einwohnermeldeamt (Bürgerservice)
Die Anmeldepflicht gilt für Bürger/innen aller Staaten, auch für EU-Bürger/innen.
Wann innerhalb von 2 Wochen nach Anreise in Jena, nach jedem Umzug
Wo im Einwohnermeldeamt des Wohnortes Ihrer Mentees
In Jena: Bürgerservice Jena (Löbdergraben 12 a, Stadtzentrum)
Notwendig Online-Terminvereinbarung: www.jena.de/de/234323
Mitbringen Personalausweis oder Reisepass, Vermieterbescheinigung
Wohnungsgeberbestätigung (Vermieterbescheinigung):
Das Meldegesetz schreibt seit 2015 vor, dass beim Anmelden im Einwohnermelde-
amt diese zwingend vorgelegt wird. Sie wird i. d. R. zusammen mit dem Vertrag vom
Vermieter/in/Wohnungseigentürmer/in/Hauptmieter/in an den Mieter/die Mieterin
oder Untermieter/in ausgehändigt. D. h. Mieter/innen müssen sie selbst nicht ausfül-
len, aber sie bei An-/Um- und Abmeldung im Bürgerservice vorzeigen. Bitte versuchen
Sie, Studierenden, die kein Deutsch können, klar zu machen, was sie vom Vermieter/
in bekommen sollen und beim Bürgerservice vorlegen müssen.
Formular unter: https://www.jena.de/de/234592 ("Wohnungsgeberbestätigung")
Wohnungsgeberbestätigung Anschrift der Wohnung in die eingezogen oder aus der ausgezogen wird:
§ 19 Absatz 3 Bundesmeldegesetz
Postleitzahl:
Zur Vorlage bei der Meldebehörde
Wohnort:
Angaben zum Wohnungsgeber:
Straße:
Familienname:
Hausnummer:
Vorname: Zusatzangaben
bei einer juristischen Person (z. B. Stockwerks- oder Wohnungsnummer):
deren Bezeichnung:
Postleitzahl: Ort: Folgende Person/Personen ist/sind in die angegebene Wohnung ein- bzw. ausgezogen:
Straße:
Familienname:
Hausnummer
(einschl. Adressierungszusätze): Vorname:
Familienname:
Vorname:
Angaben zum Eigentümer der Wohnung:
(nur ausfüllen, wenn dieser nicht selbst Wohnungsgeber ist [§ 3 Absatz 2 Nr. 10 Bundesmeldegesetz]
oder die Immobilie vom Eigentümer selbst bezogen wird) Familienname:
Vorname:
Familienname: Familienname:
Vorname:
Vorname:
bei einer juristischen Person Familienname:
deren Bezeichnung:
Vorname:
Postleitzahl: Ort:
Familienname:
Straße:
Vorname:
Hausnummer
(einschl. Adressierungszusätze):
Datum, Unterschrift des Wohnungsgebers oder des Wohnungseigentümers (nur bei Eigennutzung)
Gegebenenfalls weitere Eigentümer:
Angaben zu der vom Wohnungsgeber beauftragten Person:
Familienname:
Vorname: Familienname:
bei einer juristischen Person Vorname:
deren Bezeichnung: bei einer juristischen Person
deren Bezeichnung:
Postleitzahl: Ort:
Postleitzahl: Ort:
Straße:
Straße:
Hausnummer Hausnummer
(einschl. Adressierungszusätze): (einschl. Adressierungszusätze):
Einzug / Datum des Einzugs: Datum, Unterschrift der vom Wohnungsgeber beauftragten Person
2 von 2
Auszug / Datum des Auszugs: 1 von 2 Zwischenspeichern Drucken Zurücksetzen12 Immatrikulation
Die Jenaer Adresse ist bei ausländischen Studierenden normalerweise der Haupt-
wohnsitz. Das Einwohnermeldeamt bittet Studierende aus Ländern, deren Heimat-
adressen nicht „euro-kompatibel“ sind, d. h. deren Adressen nicht nach Schema
„Straße → Hausnummer → Stadt“ aufgebaut sind (z.B. Korea, Japan, ...), die Adressen
im vorhinein aufschreiben und erklären zu lassen.
Hilfreich (aber nicht verpflichtend) ist es, zur Vorbereitung das Formular "An- oder
Ummeldung bei der Meldebehörde (Zuzug nach Jena oder Umzug innerhalb Jen-
as)" gemeinsam auszufüllen, siehe: https://www.jena.de/de/234592.
EU-Bürger/innen (» 33)
Sie müssen sich nicht bei der Ausländerbehörde (AB) anmelden, aber eine Passkopie
! zum Bürgerservice mitbringen und dort das Formular „Aufenthaltsanzeige EU“ aus-
füllen. Diese wird an die Ausländerbehörde weitergeleitet, die Ihnen später per Post
eine „Bescheinigung über das Aufenthaltsrecht“ zusendet.
Nicht-EU-Bürger/innen (» 33)
! 4 Tage nach Anmeldung beim Einwohnermeldeamt sollte online ein Termin bei der
Ausländerbehörde des Wohnortes gebucht werden. zu diesem Termin sollte bereits
ein ausgefüllter Visumsantrag mitgebracht werden. Das Formular können die Studie-
renden im Internationalen Büro erhalten.
Hauptwohnsitz-Prämie
Die Stadt Jena zahlt als kleinen Anreiz jedem Studierenden, der seinen Hauptwohn-
sitz erstmals in Jena angemeldet und das 30. Lebensjahr noch nicht vollendet hat,
eine Ausbildungshilfe. Diese beträgt 60,00 € pro Semester und wird einmal jährlich,
zeitversetzt zur Beantragung im April/Mai ausgezahlt. Die Beantragung ist für insge-
samt 2 Semester möglich.
Wann 1. April bis 30. Juni des laufenden Kalenderjahres
Wo INFOtake des Studierendenwerks
Wie persönlich oder postalisch
Mitbringen Erstanmeldung/Umzugsmeldung des Bürgerservice, Personalaus-
weis, gültige StudienbescheinigungImmatrikulation 13
Wohngeld
Grundsätzlich können auch internationale Studierende Wohngeld beantragen, aber
bei Bezug von Wohngeld erfüllen Ausländer nicht die allgemeinen Erteilungsvor-
aussetzungen des § 5 Abs. 1 Nr. 1 Aufenthaltsgesetz, da der Lebensunterhalt dann
nicht mehr ohne Inanspruchnahme öffentlicher Mittel bestritten wird. Ob er/sie
trotz fehlender Lebensunterhaltssicherung im Sinne des Aufenthaltsgesetzes
einen Aufenthaltstitel behalten kann, wird im Rahmen einer Ermessensentschei-
dung durch die Ausländerbehörde entschieden. Daher sollten die Nicht-EU-Bürger/
innen, die Wohngeld beantragen, beachten, dass die Ausländerbehörde unter Berück-
sichtigung des Einzelfalles aufgrund des Wohngeldbezugs den Aufenthaltstitel wider-
rufen kann.
+ Beim Bürgerservice können beglaubigte Kopien angefertigt werden. Von deut-
schen Dokumenten bitte vorab eine Kopie machen und diese gemeinsam mit dem
Original vorlegen. Bei Urkunden in nichtdeutscher Sprache machen die Mitarbeiter/
innen des Bürgerservice die Kopie selbst. Ausnahme: standesamtliche Urkunden.14 Immatrikulation
Semesterbeitrag
Zahlen alle Studierende jedes Semester für das Semesterticket und die thoska.
Wann Sofort; Nachweis der Zahlung bis 18. April 2019 abgeben
Wie 241,67 € überweisen an die FSU Jena
Empfänger Friedrich-Schiller-Universität Jena
Bank Deutsche Bundesbank
IBAN DE09 8200 0000 0083 0015 03
BIC/SWIFT MARKDEF1820
Referenz 191-Matrikelnummer-799, Name
Das SEPA-Formular (im Starterpaket) auszufüllen, hilft Fehler zu vermeiden:
1. bei eigener Bank in Deutschland abgeben ODER am Bankterminal Daten selbst ein-
geben ODER Onlinebanking nutzen (alles ggf. kostenpflichtig)
2. nach 1-2 Tagen Kontoauszug (gebuchter Umsatz, kein Auftrag!) drucken
3. Kopie des Kontoauszugs beim Internationalen Büro abgeben, zusammen mit dem Ad-
ressformular aus dem Starterpaket (» 11) und dem Nachweis der Krankenversicherung
(» 16).
BANK
Der Semesterbeitrag soll erst nach der Einschreibung (d. h. nach der Abholung des
! Starterpakets im Internationalen Büro), gezahlt werden.
Überweisungen sind vom eigenen Konto oder vom Konto einer Vertrauensperson oder
per Barüberweisung (nur noch bei Postbank und gebührenpflichtig) möglich. Überwei-
sungen aus dem Ausland werden nur akzeptiert, wenn der Nachweis auf Deutsch oder
Englisch erstellt wird! Wichtig als Nachweis ist der Beleg, dass das Geld vom eigenen
Konto abgebucht wurde und an die FSU Jena gegangen ist. Somit sind Nachweise in
Form von Screenshots nur dann akzeptabel, wenn diese in Englisch/Deutsch verfügbar
sind und eindeutig den Umsatz nachweisen.Immatrikulation 15
Studierende im Programm ErasmusPlus Internationale Dimension müssen ihren Semes-
terbeitrag nicht überweisen, er wird mit der 1. Stipendienrate verrechnet.
Bankkontoeröffnung
Zur Erledigung der finanziellen Angelegenheiten während des Aufenthaltes in Jena (z.B.
Bezahlung der Miete; für Wohnheimbewohner/innen unbedingt notwendig) benötigen die
Studierenden ein deutsches bzw. SEPA-fähiges (» 14) Konto.
Ob die Empfänger/innen des IB-Servicepakets ein Konto benötigen, müssen sie selbst ent-
scheiden (z. B. für KV, Internet, Daueraufträge). Informationen zum Sperrkonto (» 34).
Wann nach Anmeldung im Einwohnermeldeamt (Bürgerservice)
Kosten Fragen Sie nach einem kostenlosen Studierendenkonto
Mitbringen Personalausweis/Reisepass, Meldebescheinigung, thoska, steuerliche
Identifikationsnummer (Finanzamt - kann nachgereicht werden)
Beispiele • Commerzbank (Fischergasse 10, Tel: 03641 590428)
• Deutsche Bank (Leutragraben 1, Terminvereinbarung nur online!)
• HypoVereinsbank (Schillerstraße 4, Tel. 03641 5930)
• Postbank (Engelplatz, online-banking)
Kopie IB
Gleich nach der Kontoeröffnung kann schon Geld eingezahlt werden und der Semes-
terbeitrag an die FSU überwiesen werden. (Die vollständige Nutzung kann allerdings
nach der Kontoeröffnung noch ca. 2-3 Wochen dauern.)
Dauert die Aktivierung des Kontos zu lange, ist auch eine Zahlung mit Girocard (frü-
her EC-Karte) oder Kreditkarte im Internationalen Büro möglich.16 Immatrikulation
Krankenversicherung
Der Nachweis der Krankenversicherung ist für alle Studierenden Pflicht!
Wann Versicherungsdauer mindestens ab 01.04.2019 bis 30.09.2019
Nachweis bis 18. April 2019 abgeben
Wie Versicherungsbescheinigung beim Internationalen Büro abgeben
Welche je nach Herkunft und Alter, siehe Schema unten
Ansprechperson Mathias Kirchner, mathias.kirchner@uni-jena.de
Nicht akzeptiert werden private Reise-, Kranken- oder Notfallversicherungen aus dem
Ausland (außer EHIC)!, auch wenn diese oft für die Visumsbeantragung notwendig
! sind. Befreiungen von der Versicherungspflicht durch die gesetzlichen Krankenkas-
sen auf Grundlage privater Versicherungen werden nur in gewissen Ausnahmefällen
akzeptiert.Immatrikulation 17
Eine Liste mit Englisch sprechenden Ärzt/innen in Jena finden Sie unter:
www.jena.de/fm/41/Fremdsprachenkenntnisse%20Englisch.111400.pdf
Studierende sollten möglichst keine Medikamente aus dem Ausland bestellen, da
diese beim Zoll zumeist nicht durchkommen. Besser eine deutschen Arztpraxis auf-
suchen und sich dort etwas verschreiben lassen.
*Für DSH-Kursteilnehmende sind Krankenversicherungen mit Studierendentarif bei
! der Barmer GEK möglich und empfehlenswert (statt einer privaten Versicherung).
Nicht den billigsten Tarif wählen, sondern darauf achten, dass am meisten
abgedeckt wird, z.B. auch chronische und/oder Vorerkrankungen, Psychothe-
rapie oder Schwangerschaft
Bei Krankheit:
Man zahlt selbst keine Behandlungskosten, sondern der Arzt/ die Ärztin füllt
das Formular „Muster 80“ oder „Muster 81“ aus, unterschreibt und schickt es
an die AOK, welche die Kosten übernimmt.
- Briefkasten18 Immatrikulation
Einschreibung abschließen
Wenn Sie alle eben beschriebenen Schritte erfolgreich erledigt haben, können Sie die
Einschreibung mit Ihren Mentees abschließen. Dafür müssen alle notwendigen Unter-
lagen:
• Adressformular (» 11)
• Kontoauszug/Nachweis des Semesterbeitrags (» 14)
• Krankenversicherung/Nachweis der Krankenversicherung (» 16)
fristgerecht bis zum 18.04.19 im Briefkasten des Internationalen Büros abgeben werden.
Alle Unterlagen werden vom IB geprüft und bei fehlenden oder falschen Dokumenten
werden die Studierenden per E-Mail informiert.
Studierendenausweis thoska
Nach Eingang der vollständigen Dokumente wird die thoska produziert und per Post
an die deutsche Anschrift des/der Studierenden geschickt. Die thoska ist auch für
Ihre Mentees Universitätsausweis mit Matrikelnummer, Bibliotheksausweis, Leihkar-
te, Kopierkarte und Bezahlkarte für Mensa und Cafeteria.
! Sie können nicht vorab die thoska für Ihre Mentees abholen.
Teilnehmende am DSH-Vorbereitungskurs erhalten ebenfalls eine thoska nach Zah-
lung des Semesterbeitrags.
+ Studienbescheinigung
Nicht-EU-Bürger/innen bekommen mit der thoska auch eine vom IB unterschriebene
und gestempelte Studienbescheinigung für die Ausländerbehörde zugeschickt. Diese
ist bitte nicht im Studierendenwohnheim abzugeben. Die Bescheinigung für das Stu-
dierendenwerk kann man stattdessen selbst über Friedolin ausdrucken.Studienstart 19
Anmeldung im Rechenzentrum
Die Aktivierung des Nutzeraccounts ist sehr wichtig und notwendig für Netznutzung
(W-Lan-Zugang), Aktivierung des Computer-Logins, Friedolin-Login, und um studien-
relevante Informationen der FSU per E-Mail zu erhalten. (FSU-E-Mail-Konto)
! Die Anmeldung ist nur nach Erhalt des vorläufigen Studierendenausweises möglich.
Wann am Tag nach Erhalt des (temporären) Studierendenausweises
Wie Gaststudierende online mit PIN aus dem Starterpaket (bei Imma)
unter: https://portal.uni-jena.de/web/urz-portal/selbstregistrierung
alle ANDEREN persönlich:
Wo im IT-Service-Zentrum am Ernst-Abbe-Platz 4, 1. OG, Raum 1209
Mitbringen Studierendenausweis und Reisepass
Geben Sie keinesfalls Ihre eigenen Login-Daten weiter. Dies kann zur Sperrung Ihres
! Nutzeraccounts führen!
Kostenloses Internet gibt es Mo-Fr 10-19 Uhr im Internationalen Centrum (Haus auf
der Mauer, Johannisplatz 26). Internetcafés gibt es in der Stadt; das W-LAN in allen
Uni-Gebäuden und einigen Studentenwohnheimen ist erst nach Anmeldung im Re-
chenzentrum nutzbar. Es empfiehlt sich daher, Ihren Mentees eine Weiterleitung der
Uni-E-Mails auf das private E-Mail-Account einzurichten.
Smartphone www.uni-jena.de/WLAN_der_FSU_Jena.html
Computerstandorte Ernst-Abbe-Platz 8, 2.OG; Carl-Zeiss-Str.3, 2.OG
In Wohnheimen des Studierendenwerks gibt es den Internetanschluss nur nach
Anmeldung im Uni-Rechenzentrum und bei der Wohnhausverwaltung. Der Internet-
zugang kostet pauschal 10€ / Monat (zahlt jeder selbst) – LAN-Kabel erforderlich!
Für die W-LAN-Freischaltung in Uni-Gebäuden ist die Benutzerkennung etwas an-
ders als sonst und zwar Kennung + @uni-jena.de! Bsp.: ab12cde@uni-jena.de + per-
sönliches Passwort20 Studienstart
Anmeldung in der ThULB (Bibliothek)
Anmeldung erfolgt automatisch, keine persönliche Anmeldung nötig
Wann in der Regel einen Tag nach Erhalt des (temporären) Studierenden-
ausweises, frühstens ab dem 01.04.19
Zu Beginn des Semesters finden regelmäßige Einführungen, auch auf Englisch, in der
Thüringer Landes- und Universitätsbibliothek (ThULB) statt, siehe
www.thulb.uni-jena.de.
Anmeldung bei der Information im Bibliothekshauptgebäude.
Weisen Sie Ihre Mentees drauf hin, dass 2 € für die Schließfächer (oder ggf. ein eige-
nes Vorhängeschloss) und Geld für die Kopien (thoska-Aufladung) benötigt werden.
Stundenplanbau, Kurs-/Prüfungsanmeldung
DSH-Kurs-Teilnehmende
Kurz nach dem verpflichtenden Einstufungstest (» 31, nur ein Termin!) kann man die
Kurseinstufung online unter www.uni-jena.de/Studienstart+international.html einse-
hen. Wer nicht bestanden hat, wendet sich bitte an Frau Dwars. In welchen Kurs zu
welchen Zeiten jemand kommt, wird nach der Einschreibung (» 31) bekannt gegeben.
Gaststudierende
Dies sind Studierende von Partnerhochschulen oder Stipendiaten, die nur 1-2 Semes-
ter in Jena studieren und hier keinen Abschluss erhalten. Da sie Kurse und Prüfungen
nicht über Friedolin anmelden, sondern diese nur zu Kurs- und Modulrecherche nutzen,
gibt es für sie ONLEILA.
Kurswahl: Die Anforderungen bezüglich der Lerninhalte und zu erbringenden Credits
legt die Heimatuni fest. Sie weichen teilweise sehr von unserem System ab. An vielen
Heimatunis werden die Stundenpläne zentral koordiniert – in Jena nicht – so dass
der Stundenplanbau eine Herausforderung sein kann. Daher sollten Sie die Gaststudie-
renden auf die Unterschiede zum deutschen Studiensystem und Anmeldemodalitäten
vorab hinweisen und ihnen soweit wie möglich bei der Auswahl geeigneter Kurse/Mo-
dule helfen. Idealerweise haben die Studierenden vorab mit der Heimatuni besprochen,
welche Kurse sie belegen sollen. Eine Liste mit englischsprachigem Kursangebot
finden Sie auf der ECTS-Informationsseite des IB.
Beratung/Hilfe: Erasmus-Koordinator/innen (www.uni-jena.de/erasmuskoordinato-
ren) oder allgemein Stefanie Müller im IB.
Alle Informationen zum European Credit Transfer System stehen Ihnen, den Studie-
renden, den Heimatunis und Jenaer Ansprechpartner/innen unter folgenden Links zur
Verfügung:
www.uni-jena.de/Gaststudium+Credits.html (Deutsch und Englisch)
www.uni-jena.de/Credittabellen.html (Deutsch und Englisch)
https://friedolin.uni-jena.de Friedolin mit dem aktuellen Kursangebot (Deutsch)Studienstart 21
Onleila statt Friedolin: Alle Gaststudierende, die keinen Abschluss in Jena anstre-
ben und reguläre Kurse besuchen, können sich nicht über Friedolin für Kurse und
Prüfungen anmelden, sondern müssen dies persönlich bei den Dozent/innen tun.
Alle müssen über Onleila (www.uni-jena.de/onleila/cgi) einen Studienplan (Learning
Agreement/LA) abschließen.
Informationsveranstaltungen zu Onleila und allen Fragen rund um das Gaststudium
! werden angeboten. Bei Bedarf nehmen Sie dieses Angebot bitte wahr.
Nähere Infos finden Sie hier: www.uni-jena.de/Gaststudium+Credits.html
Wann 02.04.2019
10:00 Uhr (Deutsch) und 11:00 Uhr (Englisch)
Wo R 2.35, Unihauptgebäude (Fürstengraben 1)
Themen 1. Wie erstelle ich den Stundenplan?
2. Wo finde ich meine Kurse?
3. Brauche ich das ganze Modul oder nur Modulteile?
4. Wie viele Credits erhalte ich für meinen Kurs?
5. Wie und wo melde ich mich für meine Kurse an?
6. Wie und wo melde ich mich für Prüfungen an?
7. Welche Leistungen werden von mir erwartet?
Welche Arten der Leistungsüberprüfung gibt es?
8. Wie werden meine Leistungen bewertet?
9. Wie viele Credits muss ich in einem Semester erarbeiten?
Einige Fächer haben spezielle Angebote für Gaststudierende:
Auslandsgermanistik (DaF-ATS-Kurse), Rechtswissenschaften (Deutsche Rechts-
sprache). Die Medizin (Kontakt: www.uni-jena.de/erasmuskoordinatoren) vereinbart
individuelle Pläne mit allen Gaststudierenden/Praktikanten vorab.
Studium mit Abschluss (Bachelor, Master, Staatsexamen, Diplom, Lehramt)
Kurswahl: Es gelten die gleichen Regeln und Abläufe (Friedolin etc.) wie
für deutsche Studierende. Spätanreisende sollten unbedingt und schnellst-
möglich das ASPA kontaktieren, um sich für Module/Kurse und Prüfun-
gen anzumelden. Bitte die Termine der Studieneinführungstage beachten:
www.uni-jena.de/studieneinfuehrungstage.html
Ansprechpartner/innen: Bei Fragen wenden Sie sich an die Studiengangskoordina-
tion, Studienfachberatung oder das zuständige Prüfungsamt, siehe Instituts-/Fakul-
tätswebseiten oder unter: www.uni-jena.de/Studienangebot.html.
Das IB führt Studienberatungen allgemeiner Art durch.22 Studienstart
Bei Problemen: Für internationale Studierende sind Probleme im Studium fast immer
auch relevant für ihren Aufenthalt in Deutschland. Ein Studienabschluss sollte nahe an
der Regelstudienzeit, ein Fachwechsel nicht zu spät erfolgen.
Daher gilt: Bei Problemen frühzeitig Hilfe in Anspruch nehmen, zur Fachberatung, Prü-
fungsamt und IB kommen.
Machen Sie Ihre Studierenden auf Tutorien zum wissenschaftlichen Arbei-
ten aufmerksam. Es gibt außerdem eine kostenlose Schreibberatung für die,
die noch nie Referate gehalten und Hausarbeiten geschrieben haben, unter:
www.uni-jena.de/kursangebot.de und www.schreibenlernen.uni-jena.de. Zusätzlich
bietet das IB eine Fachbetreuung für ausländische Abschluss-Studierende an.
Nähere Informationen unter: www.uni-jena.de/Mentoringprogramme+international.
html.
Bitte weisen Sie Ihre Mentees auf die Anmeldefristen für Klausuren/Prüfungen hin.
! Das Verfahren kann je nach Fach unterschiedlich sein und meist sind die Fristen rela-
tiv zeitnah zum Vorlesungsbeginn. Am besten Friedolin entsprechend überprüfen.
Sprachkurse
Weisen Sie Ihre Mentees auf das zahlreiche Angebot von Sprachkursen auf allen Ni-
veaus hin. Die Sprachkurse im Sprachenzentrum kann jeder besuchen.
Wann 2-4 Stunden pro Woche oder Intensivkurse, auch in den Ferien
Wo Ernst-Abbe-Platz 8, 5. Etage
Anmeldung und Infos: www.uni-jena.de/spz.html
Kosten zum Beispiel: 20€ für einen 2-Stunden-Kurs (15 Wochen)
DaF-Kurse (ATS = Ausländische Teilstudierende) sind nur für DaF-Studierende zugäng-
! lich!
Sehr empfehlenswert sind die multimedialen Selbstlernkurse bis Niveau B1, die
vom Sprachenzentrum angeboten werden.
www.uni-jena.de/Selbstlerntutorium.html.
Alternative: IntRo • Sprachtreff Deutsch: www.introseite.de
• Tandem: www.introseite.de
Zu beachten sind die Termine für Einstufungstests des Sprachenzentrums bzw. der
! DaF für die ATS-Kurse für ausländische Germanisten (» 31).Leben in Jena 23
Anmeldung Ausländerbehörde (AB)
Alle Nicht-EU-Bürger/innen (» 33), die keinen Aufenthaltstitel für die gesamte Dauer
ihres Studiums haben, müssen sich bei der Ausländerbehörde der Stadt, in der sie ge-
meldet sind (Wohnort), anmelden. (Ausnahme: Jemand hat das Visum schon für die
gesamte Studienzeit; dann muss er/sie nur zum Bürgerservice.) Die Anmeldung bei
der Ausländerbehörde muss nicht sofort, allerdings bis 45 Tage vor Ende des Einrei-
sevisums/45 Tage nach Einreise, erfolgen. Bitte frühzeitig, aber frühstens 3 Monate
vor Ablauf des Visums, einen Termin mit der Ausländerbehörde vereinbaren.
EU-Bürger/innen müssen sich nur beim Bürgerservice anmelden, nicht bei der Aus-
! länderbehörde.
Wo Löbdergraben 12, 3. OG (Stadtzentrum)
Wann 4 Tage nach Anmeldung im Bürgerservice (» 11),
Termin bei der Ausländerbehörde des Wohnorts buchen
Wie In Jena: online Termin buchen: https://tevisweb.jena.de/?rs oder
über QR-Code und nach Erhalt der E-Mail den Termin bestätigen:
Terminbestätigungsemail
Kosten 110 €
E-Mail auslaenderbehoerde@jena.de (Terminabsage)
Mitbringen Reisepass
Kopie der Meldebescheinigung (Bürgerservice)
ausgefülltes Anmeldeformular fürs Visum (online, IB, Inforaum)
Mietvertrag
Studienbescheinigung mit Unterschrift und Stempel des IB (im
thoska-Brief). Aus Friedolin selbst ausgedruckten Bescheinigun-
gen werden von der Ausländerbehörde nicht akzeptiert.
Studierendenausweis thoska
Nachweis über die Krankenversicherung
Nachweis zur Finanzierung des Studiums (Eltern/Geld-/Stipen-
diengeber) bzw. Kontoauszug (ca. 700-750€/Monat)
1 biometrisches Passbild (beim Fotografen erfragen)
EC-Karte und PIN-Code
Bei der Ausstellung des elektronischen Aufenthaltstitels (eAT= Chipkarte) wird eine
Gebühr von bis zu 110€ erhoben, welche bevorzugt mit EC-Karte (PIN nicht verges-
sen!) bezahlt werden kann. Diese entfällt für Studierende mit einem Stipendium aus
deutschen Mitteln (DAAD, FSU). Für die Abholung der eAT-Karte in der Ausländer-
behörde erhält man bei Antragstellung einen Termin (6 Wochen später). Falls die
Terminvergabe so erfolgt, dass eine fristgemäße Beantragung unmöglich ist, gilt die
E-Mail mit der Terminbestätigung als vorläufige Aufenthaltsgenehmigung ("Fiktions-
bescheinigung").
Mit dem per E-Mail verlängerten Aufenthaltstitel sind die Wiedereinreise nach
! Deutschland und Arbeiten nicht möglich. Für diesen Fall muss kostenpflichtig eine
Fiktionsbescheinigung beantragt werden.24 Leben in Jena
Haftpflichtversicherung
Klären Sie die Studierenden bitte darüber auf, dass die Universität und das Studieren-
denwerk nicht für Schäden (z. B. Brand- oder Wasserschäden) haften, die Studierende
außerhalb der Uni oder im Wohnheim verursachen. Es ist daher unbedingt ratsam, eine
private Haftpflichtversicherung abzuschließen. Diese käme für Schäden auf, die unab-
sichtlich einer Person oder ihrem Eigentum zugefügt wurden.
! Wichtig ist vor allem eine hohe Deckungssumme (min. 5 Mio.) für Personenschäden!
Meist kommen die Studierenden ohne eine Haftpflichtversicherung nach Deutsch-
land bzw. die Heimatversicherungen greifen hier nicht. Manchmal ist sie jedoch in
der Reise-Krankenversicherung inbegriffen.
Was spezielle Reiseversicherung für die Aufenthaltsdauer mit individueller
Vertragslaufzeit (Standard-Privathaftpflicht-Versicherungen meist
mit Mindestlaufzeit von einem Jahr)
! Varianten Unterschiede in mit/ohne Selbstbeteiligung, zusätzlicher Unfallversi-
cherung und Deckungssumme
Wo private Versicherungsanbieter, online-Recherche
Kosten 3 - 4 €/Monat, Versicherungssumme: min. 1 Mio €
Unfallversicherung (UV)
Zusätzlich zur gesetzlichen UV sind alle Studierenden über das Studierendenwerk
Thüringen auch während der Freizeit unfallversichert. Darunter fallen alle Unfälle
außerhalb der Hochschule, außerhalb des direkten Weges zu und von der Hochschule,
die somit nicht unter die gesetzliche Unfallversicherung fallen. Die Versicherung deckt
Folgekosten eines Unfalls weltweit ab (u. a. dauerhafte körperliche Beeinträchtigung,
Transport- und Bergungskosten, kosmetische Operationen), aber Kosten einer ärztli-
chen Behandlung sind nicht inbegriffen.
Nicht versichert sind Unfälle, die aus Extremsportarten resultieren!
Unfälle sollten in jedem Fall so schnell wie möglich dem Studierendenwerk gemeldet wer-
! den. INFOtake Ernst-Abbe-Platz 5, Tel: 03641-930506, infotake-jena@stw-thueringen.de.
Rundfunkbeitrag
Auch internationale Studierende müssen Rundfunkgebühren für Radio und TV-Emp-
fang bezahlen, auch wenn sie nie Radio hören oder fernsehen und auch kein Emp-
fangsgerät besitzen. Es wird kontrolliert, ob man zahlt, und es gibt hohe Geldstrafen
für Nichtzahlende. www.stw-thueringen.de/deutsch/wohnen/rundfunkbeitrag/index
Kosten 17,50 €/Monat pro Wohnung
Wohnungsgemeinschaften können sich die Gebühr teilen
Wie? Anmeldung und Infos: www.rundfunkbeitrag.de,
www.stw-thueringen.de/deutsch/wohnen/rundfunkbeitrag/index
Wer? Jeder außer BAföG-StipendiatenLeben in Jena 25
Jobs und Praktika – Arbeitserlaubnis
Alle Studierenden dürfen als studentische Hilfskräfte oder im Rahmen eines Pflicht-
praktikums ohne Arbeitserlaubnis arbeiten.
Bürger/innen der EU-Staaten, des EWR und der Schweiz benötigen keine Arbeitser-
laubnis und dürfen immer als Teilzeitbeschäftigte arbeiten. Es gibt für sie auch keine
Obergrenze der Stundenzahl.
Bürger/innen aller anderen Staaten dürfen ohne Arbeitserlaubnis nur 120 ganze oder
240 halbe Tage arbeiten (1 Tag = 8 Stunden). Hiwi-Jobs an der Uni zählen nicht mit.
Für Jobs, die länger dauern, benötigen sie eine Arbeitserlaubnis (Visum plus Arbeits-
erlaubnis, nach vorheriger Prüfung durch das Arbeitsamt). Die Arbeitserlaubnis muss
bei der Ausländerbehörde beantragt werden.
Beachten Sie die Obergrenze der Stundenzahl in der Studienordnung, maximal 20
! Stunden pro Woche dürfen gearbeitet werden, wenn sie Vollzeit studieren, andern-
falls muss ein Wechsel ins Teilzeitstudium beantragt werden.
Die Arbeit muss vom Arbeitgebenden angemeldet (legal) sein, andernfalls wird die
Aufenthaltsgenehmigung riskiert. Ihre Mentees brauchen einen Arbeitsvertrag. Wer
mehr als 120 Tage im Jahr arbeiten will, muss dies mit dem Arbeitgebenden bei der
!
Ausländerbehörde beantragen, signalisiert damit aber gleichzeitig der Ausländerbe-
hörde, dass die Studienfinanzierung nicht gesichert ist und riskiert den Verlust der
Aufenthaltserlaubnis für das Studium.
Steuern werden automatisch vom Lohn abgezogen
Praktika • Pflichtpraktika (» Studienordnung): Studienfachberatung fragen.
Kontakte: www.uni-jena.de/Studienangebot.html
• Freiwillige Praktika: müssen selbst gesucht werden
www.cwp.uni-jena.de/Career+Point/Wissenswertes.html
www.hith.uni-jena.de/fuer-internationale-studierende/praktikan-
tenprogramm26 Leben in Jena
Hochschulsport
Grundsätzlich können alle internationalen Studierenden zu den gleichen Konditionen
wie Deutsche an Sportkursen teilnehmen.
Kosten je nach Kurs, 15 - 40 €/Semester
Bezahlung i.d.R. per Überweisung
Wie Anmeldung und Infos: www.hochschulsport.uni-jena.de/Service/
International+Students
Ausländische Studierende können sich auch später beim Kursleiter oder im Service-
büro (USZ Oberaue 1) anmelden. Für bestimmte Kurse gibt es Ausnahmen wegen be-
grenzter Platzzahl (Kanu, Rudern, Indoor-Cycling).
Studentische Gruppen
Es gibt eine Vielzahl studentischer Gruppen an der Universität mit politschen, kulturellen
und interkulturellen Aktivitäten.
Wo • Internationales Centrum (Johannisplatz 26) mit allen interkulturellen
Gruppen: www.internationales-centrum-jena.de
• Int.Ro (Johannisplatz 26), das interkulturellen Referat des Studie-
rendenrates: www.introseite.de
Tipps zur Kommunikation/Mediennutzung
Haus auf der Mauer: Hier kann man den Computer-Pool kostenlos nutzen. Dieser ver-
fügt über Internet und man braucht kein Login für die Nutzung. Gerade in der Anfangs-
zeit ist das eine gute Möglichkeit, damit Ihre Mentees schnell mit Familie und Freunden
in Kontakt treten können.
Zum Chatten und Telefonieren: Skype und Whatsapp kann man bei guten Internetkon-
ditionen sehr gut und vor allem günstig dafür nutzen.
Handy- oder Internetverträge: Wir raten Gaststudierenden dringend davon ab, Ver-
träge mit Mobilfunk- oder Internetanbietern einzugehen. Diese Verträge kann man
nur schwer vorzeitig kündigen und es entstehen hohe Kosten. Sollten Studierende
einfach abreisen und die späteren Mahnungen nicht zahlen, folgt ein Eintrag bei der
Schufa; dies könnte sich später einmal negativ auf die Visumsbeantragung auswirken.
! Bitte warnen Sie die Studierenden davor!
Genauso sollten Sie sie darauf hinweisen, dass hierzulande Downloads aus dem
Internet häufig kostenpflichtig und schwierig kündbar sind.Leben in Jena 27
Mobilfunk-Karte: Einfach ins mitgebrachte Handy einlegen; erhältlich auch bei Billig-
Supermärkten wie Aldi mit persönlicher Identifizierung (entweder Online über eine
Webcam oder Offline bei einer Supermarktfiliale) oder online. Günstige Handys gibt es
(inkl. Prepaidkarten) auch in diversen Supermärkten.
Internet: Sofern nicht im Wohnheim/Wohnung vorhanden, empfiehlt sich ein Surfstick
(Prepaid, ohne Vertrag) oder Nutzung von Uni-Rechenzentrum, W-LAN, Internationales
Centrum, Internetcafés. (» 19)
Hilfe, Beratung und Betreuung
In den Mentoring-Schulungen bitten wir Sie darum, auch bei Notfällen für Ihre Mentees
als Ansprechpartner/in zur Verfügung zu stehen. Für bestimmte Notfälle gibt es einfa-
che, aber z.T. überlebenswichtige Verhaltensregeln. Jeder Ihrer Mentees findet diese
auf einem blauen Blatt „Tipps für den Notfall“ (» 35) in ihrem/seinem Starterpaket und
sollte diese kennen oder bei sich haben.
! Im Zweifelsfall in einer Gefahrensituation für Leib und Leben immer die 112 wählen!
Allgemein Internationales Büro: Studienfachwahl, Aufenthaltsrecht, Leben in
Deutschland, Fragen oder Probleme an: incoming@uni-jena.de
Studium Studienfachberatung oder Prüfungsamt:
www.uni-jena.de/Studienangebot.html
Studierendenrat: www.stura.uni-jena.de
Leben Allgemeine Sozialberatung, Rechtsberatung und Psychosoziale
Beratung des Studierendenwerks: soziale, finanzielle, rechtliche
oder psychische Probleme oder Sorgen. (ggf.anoyme Beratung und
auf Englisch) www.stw-thueringen.de/deutsch/beratung/index.html
Konflikte Ombudspersonen für internationale Studierende:
Beratung/Mediation:
https://www.uni-jena.de/Betreuung+Beratung+international.html
Mediationsangebot des StuRa: mediation@stura.uni-jena.de
Finanzierung Beratung zur Studienfinanzierung und Stipendien des IB:
incoming@uni-jena.de
Unterstützung interkultureller Aktivitäten aus Mitteln des DAAD:
Internationales Büro, incoming@uni-jena.de
Fundbüro Löbdergraben 12 (Bürgerservice), Tel. 03641-492523.28 Abreise
Exmatrikulation
Bevor die Gaststudierenden Jena verlassen, müssen sie sich im IB und der Bibliothek
abmelden. Dazu wird der gelbe Exmatrikulationsantrag verwendet. Er wird zunächst
von der Bibliothek unterschrieben und dann beim IB eingereicht. Ihre Studierenden
sollten sich außerdem selbst beim Studierendenwerk (Auszug planen), Bürgerser-
vice, der Krankenkasse und der Bank (Kontoauflösung) abmelden.
Checkliste für Gaststudierende:
Aufgabe Bitte beachten!
In der letzten Vorlesungswoche/ nach den Prüfungen:
Unterschriften für die Kurskarte (KK) einholen und im IB
abgeben KK muss möglichst vollständig ausgefüllt sein
Abos (z.B. BahnCard) kündigen, Rundfunkbeitrag Kündigungsfristen beachten, siehe Vertrag
abmelden
3 Wochen vor Abreise:
Bankkarte NICHT mehr als Zahlungsmittel nutzen Sonst kann das Konto später u.U. nicht geschlossen
werden
2-3 Wochen vor Abreise:
Wohnheimauszug mit der Verwaltung klären Kaution gibt es nur zurück, wenn das Zimmer in
ordentlichem Zustand verlassen wird und es keine
Mietschulden gibt
1-2 Wochen nach Abgabe KK:
Transcript im IB abholen Bitte persönlich zur Sprechzeit kommen!
Sollte Studierende bereits abgereist sein, kann
Transcript auch nachgesendet werden
1 Woche vor Abreise:
Antrag auf Exmatrikulation (gelb) im IB abholen Formular gibt es im UHG vor dem Raum 0.17 des IB oder
im IB-Download-Bereich
Danach:
Abmeldung bei ThULB Exmatrikulationsantrag von der ThULB unterschreiben
lassen, erst möglich, wenn keine Bücher mehr
ausgeliehen sind und keine Mahngebühren zu zahlen
sind
2-3 Tage vor Abreise:
Abmeldung beim Bürgerservice Abmeldung nur kurz vor Abreise möglich!
1-2 Tage vor Abreise:
Exmatrikulation im IB Antrag auf Exmatrikulation vollständig ausgefüllt
mitnehmen, thoska mitbringen!
1-2 Tage vor Abreise:
Zimmerübergabe, Auszug, Kaution entgegennehmen Für die letzten 1 bis 2 Nächte Unterkunft suchen!
1Tage vor Abreise:
Abmeldung bei der Krankenkasse, letzten Beitrag erfragen Mitnehmen: Exmatrikulationsbescheinigung und
ggf. letzte Überweisung in Auftrag geben Abmeldebescheinigung vom Bürgerservice
1 Tag vor Abreise (evtl. nach Abmeldung Krankenkasse):
Konto bei der Bank schließen Sicherstellen, dass eventuell veranlasste Überweisungen
vor Schließung gebucht werden!
Gaststudierende sollten die Exmatrikulation erst am letzten Aufenthaltstag erledigen,
um ihr Stipendium (Laufzeit) nicht zu gefährden. Erasmus-Studierende erhalten bei
der Abmeldung im IB eine Bescheinigung über die Dauer ihres Aufenthaltes, die sie zu
! Hause unbedingt abgeben müssen. Manchmal haben sie zu Hause dafür ein Formular
erhalten, dieses sollten sie mitbringen. Diese Bescheinigung wird ausschließlich am
letzten Tag des Aufenthaltes (bei der Exmatrikulation) ausgefüllt, nicht vorher, nicht
nachher!Sie können auch lesen
