Preisanfrage für das Draussen am See - Outdoorfestival 2021: Infrastruktur - Veranstalter
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Preisanfrage für das Draussen am See
– Outdoorfestival 2021:
Infrastruktur
Veranstalter In Kooperation mit Festivalleitung
Eigenbetrieb Touristik, Freizeit und Tourismus Zentrale Saarland GmbH Agentur Erlebnisraum GmbH
Kultur
Gemeinde Losheim am See1. Über die Veranstaltung
1.1 Beschreibung
Das Draussen am See - Outdoorfestival findet zum ersten Mal vom 25. bis 27. Juni 2021
in Losheim am See statt.
Bei dem dreitägigen Festival dreht sich alles um Bewegung und Erleben in der Natur. Rund um den
See finden zahlreiche Events wie das Trailfest und ein Open-Water-Swim statt. Außerdem bieten
regionale Akteure eine Vielfalt an Grenzenlos-Events wie Yoga, Waldbaden, Outdoor-Kochkurse und
vieles mehr an. Abgerundet wird das Aktiv-Event von Live-Auftritten, Chill-Out-Area auf
der Girtenmühle, dem kulinarischen Markt und einigem mehr. Das Eventgelände nutzt die
Gesamtflächen des Strandbades und des Seegartens in Losheim.
Zentrum des Festivals wird das Strandbad am Losheimer Stausee sein. Hier warten eine Outdoor-
und Genussmesse mit regionalen Partnern wie der „Genuss Region Saarland“ oder „Ebbes von Hei“,
ein Familienbereich sowie ein Bühnenprogramm mit Konzerten, Vorträgen, Vorführungen und
Lesungen auf alle, die Sehnsucht nach einem Wochenende „Draussen am See“ haben.
1.2 Programmbestandteile
• Die „Headliner“ des Festivals:
o Ultralauf-Event Losheimer Trailfest: https://trailfest.de/
o Mountainbike-Event Losheimer Gipfelstürmer CTF: https://www.losheimer-
gipfelsturmer-ctf.de/
o Schwimmevent Saarland-Open-Swim: www.triathlon-stu.de/
• Grenzenlosangebot
o Über 30 regionale und überregionale Anbieter aus den Bereichen Outdoor, Sport
und Entspannung
• Outdoor- und Genussmesse
o Aussteller:innen
o Gastronomisches Angebot / Food-Trucks
• Kulturelles Rahmenprogram auf der Bühne im Strandbad
o Unter künstlerischer Leitung des Kreiskulturzentrums Villa Fuchs
Weitere Informationen zum Festival finden Sie hier: www.draussen-am-see.saarland
2. Rahmendaten
2.1 Öffnungszeiten des Festivals
• Freitag, 25.06.2021, 14:00 – 22:00 Uhr
• Samstag, 26.06.2021, 10:00 – 22:00 Uhr
• Sonntag, 27.06.2021, 10:00 – 22:00 Uhr
2.2 Aufbau und Abbau
Der Aufbau erfolgt am Donnerstag 24.06.2021 von 9:00 – 20:00 Uhr
Der Abbau beginnt am Sonntag, 27.06.2021 nach Festivalende (ca. 23 Uhr und nach dem Abgang der
Besucher) und muss bis Montag, 28.08.2021, 18:00 Uhr abgeschlossen sein. Ausnahmen sind nur
nach Absprache möglich.2.3 Flächenplanung / Geländeplan
Der aktuelle Flächenplanung befindet sich im Anhang dieser Ausschreibung.
3. Ausschreibungen – Aufforderung zur Angebotsabgabe
Zur Vereinfachung des Bewerbungsverfahrens wurden die Angebotspunkte in einer Ausschreibung
zusammengefasst. Bitte reichen Sie separate Angebote ein, falls ihr Dienstleistungsportfolio mehrere
Ausschreibungspositionen umfasst. Bsp.: Wenn Sie als Dienstleister:in ein Angebot für die
Veranstaltungstechnik und die Elektroverteilung einreichen möchten, benötigen wir zwei separate
Angebote.
Für folgende Dienstleistungen können Angebote eingereicht werden:
3.1 Veranstaltungstechnik
3.1.1 Veranstaltungstechnik, Bühne, Lichttechnik
Zum Rahmenprogramm des Festivals gehört eine überdachte Bühne. Am Vormittag und am Abend
ist ein Musikprogramm geplant. Über den Tag verteilt werden Moderation und Präsentationen auf
der Bühne durchgeführt.
Anforderungen:
- Überdachte Bühne, ca. 8x6m
- Die Möglichkeit mindestens 2 Werbebanner eines Sponsors anzubringen
- Tontechnik für Moderation und 5-7 köpfige Musikkapellen (Bands)
- Dem Rahmen entsprechende Lichttechnik
- Durchgehende Betreuung durch einen Veranstaltungstechniker über die Öffnungszeiten des
Festivals
3.1.2 Optional: Videowand / Leinwand & Beamer
Für einen Abend ist ein Kinoabend ab 21 Uhr geplant. Wir benötigen einen Preis für die Miete und
Betreuung einer Videowand oder eines lichtstarken Projektors inkl. Leinwand.
3.2 Elektroinstallation / Infrastruktur Elektroverteilung / Ausleuchtung Wegelicht
3.2.1 Planung und Durchführung der Außenverteilung für Markt- und Essensstände, Bühne
und Veranstaltungstechnik
Auf dem Gelände befinden sich mindestens 3 fest installierte Elektroverteiler mit jeweils 150kw/h
Leistung. Ein weiterer mobiler Verteiler kann zwischen Toilettenhaus und Bistro aufgestellt werden.
Die Positionen der Elektroverteiler sind auf dem beigefügten Flächenplan eingezeichnet.
Geplante Verbraucher:
• 2-3 Kühltransporter / Kühlwagen
• Ca. 10 Markstände / Imbissbetriebe / Getränkestände
• Bühne mit Veranstaltungstechnik
Der / die Anbietende stellt mit eigenem Material (z.B. Anschlusskabel, Baustromverteiler) die
Elektroverteilung sicher und sorgt auch für die gesetzlich erforderliche Absicherung (z.B
Kabelbrücken).3.2.2 Wegbeleuchtung
Für den Abgang der Besucher nach 21:45 Uhr muss an den 3 Festivaltagen eine Wegbeleuchtung von
der Bühne zum Ausgang des Strandbades hergestellt werden. Die Wegstrecke ist auf dem
beigefügten Flächenplan eingezeichnet.
3.3 Veranstaltungshelfer / Hands
Für Aufbau, Durchführung und Abbau benötigen wir ein Team aus voraussichtlich jeweils 4
Veranstaltungshelfern:
Geplanter Einsatzzeitraum Tätigkeit
Donnerstag, 24.05.2021 9 – 20 Uhr Aufbau
Freitag, 25.06.2021 12 – 22 Uhr Unterstützung der Festival-
Orga, Parkanweiser,
Infrastruktur
Samstag, 26.05.2021 10 – 20 Uhr Unterstützung der Festival-
Orga, Parkanweiser,
Infrastruktur
Sonntag, 27.06.2021 10 – 20 Uhr Unterstützung der Festival-
Orga, Parkanweiser,
Infrastruktur
Montag, 28.06.2021 9 – 20 Uhr Abbau
Für einen reibungslosen Auf- und Abbau und der Durchführung des Festivals muss die
Zusammensetzung des Teams an allen Tagen möglichst die gleiche bleiben.
3.4 Sicherheits- und Ordnungsdienst
3.4.1 Nachtwache
Für den Zeitraum vom 24.06.2012 – 28.06.2021 (Do. – Mo., 4 Nächte) benötigen wir einen
Wachdienst für das Festivalgelände (Strandbad und Seegarten). Das Gelände ist mit einem Zaun
umfriedet und alle Zugänge sind abschließbar.
Zeitraum der Nachtwache: 22:00 – 8:00 Uhr
Gesamtfläche: ca. 8ha
3.4.2 Zugangskontrolle
Zu den Öffnungszeiten des Festivals benötigen wir einen Sicherheitsdienst, der den Zugang zum
Gelände nach den Auflagen zur Eindämmung der Corona-Pandemie kontrolliert. Diese Auflagen
können u.a. sein:
- Kontrolle über den Nachweis eines durchgeführten Antigen-Schnelltests
- Digitale Fiebermessung
- Kontrolle ob die Registrierung über eine App (Bsp.. Luca-App) durchgeführt wurde
Bitte erstellen sie uns ein Angebot mit dem Hauptzugang am Strandbad und optional mit einem
weiteren Zugang am Eingang zum Seegarten (Seebistro).3.4.3 Ordnungsdienst auf dem Parkplatz
Zu den Öffnungszeiten benötigen wir einen Ordnungsdienst, der den ordnungsgemäßen Zu- und
Abgang der Fahrzeuge auf dem Parkplatz sicherstellt. Weitere Aufgaben:
- Deeskalation im Konfliktfall
- Information der Festivalleitung / des Ordnungsamtes bei „Falschparkern“ und
Verstößen gegen die Parkordnung
3.5 Sanitäre Anlagen
3.5.1 Toilettenanlagen
Zur Erweiterung der Kapazitäten benötigen wir ausreichend Toiletten laut
Versammlungsstättenverordnung (VStättVO) des Saarlandes für folgende Personenzahlen:
- 2.000 Personen (Orientierungswert: ca. 20 Toiletten)
- 3.000 Personen (Orientierungswert: ca. 30 Toiletten)
- 5.000 Personen (Orientierungswert: ca. 50 Toiletten)
Zugang zu Wasserzulauf und Abfluss ist vorhanden. Mögliche Toilettenanlagen auf dem Gelände:
- Chemietoilette (Beispiel: „Dixie“)
- Toilettenwagen
- Komposttoilette (Beispiel: „Öklo“)
3.5.2 Reinigungspersonal
Wir benötigen Reinigungspersonal, welches die Unterhaltsreinigung im Betrieb der Toilettenanlage
und die regelmäßige Desinfektion sicherstellt.
4. Besondere Stornobedingungen (Covid-19)
Der Anbieter / die Anbieterin berücksichtigt bei der Angebotsabgabe folgende Stornobedingungen,
falls das Festival wegen den Maßnahmen zur Eindämmung der Corona-Pandemie nicht stattfinden
kann:
• Die Beauftragung erfolgt nach dem 10.05.2021, wenn das Festival zu dem Zeitpunkt laut der
Ortspolizeibehörde genehmigungsfähig ist. Wenn diese nicht genehmigungsfähig ist, wird
die Veranstaltung zu gleichen Bedingungen in das nächste Jahr verschoben.
• Stornobedingungen:
o Kostenfreier Storno bis 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn
o Bei Stornierung bis 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn: 10% der
Gesamtauftragssumme wird fällig
o Bei Stornierung bis 1 Woche vor Veranstaltungsbeginn: 20% der
Gesamtauftragssumme wird fällig5. Auswahlkriterien / Zuschlagserteilung
Unter den geeigneten Bewerbungen erhält der Anbieter / die Anbieterin mit dem besten bzw.
überzeugendsten Angebot gemäß den vorgegebenen Kriterien den Zuschlag. Voraussetzung ist die
Einhaltung der Rahmenbedingungen / Leistungsanforderungen. Die Bewertung des Angebotes
erfolgt durch folgendes Bewertungsschema:
Kriterium Gewichtung
Preis 60%
Qualität der Dienstleistung 20%
Nachhaltigkeit 20%
Die Zulassung der Anbieter erfolgt auf Grundlage der vom Eigenbetrieb Touristik, Freizeit und Kultur
der Gemeinde Losheim am See beschlossenen Richtlinien des Draussen am See – Outdoorfestivals.
Die Bewerbungen werden nach den folgenden Kriterien bewertet: Niedrigster Preis, Qualität der
Dienstleistung und Nachhaltigkeit.
Bei dem Kriterium “Qualität der Dienstleistung“ werden Punkte wie Schulungen / Ausbildung des
Personals und eingereichte Referenzen beurteilt.
Bei dem Punkt “Nachhaltigkeit” werden sowie die Herkunft der Produkte, Regionalität und kurze
Lieferwege beurteilt, als auch eine nachhaltige Unternehmensführung.
6. Form und Abgabetermin des Angebots
Bitte reichen Sie Ihr Angebot schriftlich per Post und in digitaler Form bis zum 14. Mai 2021 um
11.00 Uhr mit
• der Aufschlüsselung der einzelnen Kosten (Bsp.: Aufteilung der Kosten für 3.1.1 und 3.1.2)
• Anschauungsmaterial
• Referenzen
beim Eigenbetrieb Touristik, Freizeit und Kultur der Gemeinde Losheim am See, z.H. Jürgen Tamble,
Merziger Straße 3, 66679 Losheim am See, wie nachstehend dargestellt ein.
Die Angebotsunterlagen müssen in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Angebot für
die Infrastruktur des Draussen am See Outdoorfestivals; bitte erst am 14. Mai 2021 um 11.00
öffnen“ eingereicht werden.
Anlagen:
• Flächenplan
• NachhaltigkeitskonzeptSie können auch lesen
