Markus Schaupp Forschungszentrum für Recht und Management öffentlicher Beschaffung KOINNO-Webinar, 25.01.2018 - KOINNO-Toolbox: Arbeitshilfen für ...

Die Seite wird erstellt Helge Falk
 
WEITER LESEN
Markus Schaupp Forschungszentrum für Recht und Management öffentlicher Beschaffung KOINNO-Webinar, 25.01.2018 - KOINNO-Toolbox: Arbeitshilfen für ...
KOINNO-Toolbox:
   Arbeitshilfen für die innovative öffentliche
                   Beschaffung

                         Markus Schaupp
Forschungszentrum für Recht und Management öffentlicher Beschaffung

                    KOINNO-Webinar, 25.01.2018
Markus Schaupp Forschungszentrum für Recht und Management öffentlicher Beschaffung KOINNO-Webinar, 25.01.2018 - KOINNO-Toolbox: Arbeitshilfen für ...
Agenda

Wir möchten heute mit Ihnen folgende Themenschwerpunkte
besprechen, diskutieren und gemeinsam weiterentwickeln…

     1    Konzeption und Bedeutung der innovativen öffentlichen Beschaffung

     2    Werkzeuge der innovativen öffentlichen Beschaffung in der Praxis

     3    Vorstellung des „Werkzeugkasten innovative Beschaffung“

                                                                              2
Markus Schaupp Forschungszentrum für Recht und Management öffentlicher Beschaffung KOINNO-Webinar, 25.01.2018 - KOINNO-Toolbox: Arbeitshilfen für ...
Was ist genau gemeint?
Definition „Innovative öffentliche Beschaffung“

 Beschaffung von innovativen Produkten: Das bedeutet Nachfrage von innovativen
  Produkten und Dienstleistungen als Ergebnis des Beschaffungsvorgangs.

 Innovatives Beschaffungswesen: Das bedeutet innovative Gestaltung der
  Beschaffungsprozesse und -organisation selbst.

                   Beschaffung                     Innovatives
                       von                     Beschaffungswesen
                   Innovationen

 Ziele:
  - Effizientere öffentliche Aufgabenerbringung (Kosten- und Nutzengröße)
  - Erreichung strategisch-politischer Ziele wie Innovationsförderung, Förderung von
    KMUs, umweltpolitische und sozialpolitische Ziele (hauptsächlich Nutzengrößen)
  - Wirtschaftlichkeit (unter Einbeziehung aller Kosten- und Nutzengrößen)
                                                                                       3
Markus Schaupp Forschungszentrum für Recht und Management öffentlicher Beschaffung KOINNO-Webinar, 25.01.2018 - KOINNO-Toolbox: Arbeitshilfen für ...
Was ist genau gemeint?
Beginn der innovativen Beschaffung

Die innovative öffentliche Beschaffung stellt uns vor Herausforderungen, für
deren Überwindung wir Ideen, Konzepte und Hilfsmittel nutzen müssen.
                                        „sich materialisierende      „antizipierte / prognostizierte
  Art der Problemlösung                       Problemstellung“       Problemstellung“
  durch die Anbieterseite

                                                                    Spezielle
                                                                   innovative       Nicht-existierender Markt
                                                                   ÖB (PCP,         für eine Problemlösung
                             Innovative                           Inno-Partn.)
       Neu                   öffentliche
                            Beschaffung                                             Bereits (in Teilen) existierender Markt
                                                   Hoch-Innovative
                                                   öffentliche                      für eine Problemlösung
                                                   Beschaffung

                                                                                    (1)   Notwendiger Funktionsumfang?
                                                          Innovative                (2)   Ausmaß an „Unbekannten“, an
                            Traditionelle
        Alt                                               öffentliche                     „Unsicherheit“ und „spezifischen
                            Beschaffung
                                                         Beschaffung                      Investitionen“ (Risiken)?
                                                                                    (3)   Wirtschaftlichkeit vor dem
                                                                                          Hintergrund zahlreicher Ziele?

                                                                                   Art der Problemstellung
                                                                                   auf der Abnehmerseite
                                  Alt                        Neu
                                                                                                                              4
Markus Schaupp Forschungszentrum für Recht und Management öffentlicher Beschaffung KOINNO-Webinar, 25.01.2018 - KOINNO-Toolbox: Arbeitshilfen für ...
Was ist genau gemeint?
Startpunkt der innovativen Beschaffung

Reifegradmodell der öffentlichen Beschaffung nach Harland et al (2007):

Ansatzpunkt der innovativen
Beschaffung                               Vorrangige Beschaffungsziele       Nachrangige Beschaffungsziele
          Strategische öffentliche                                        Innovation, Wirtschaftsförderung,
       7. Beschaffung                                                     Nachhaltigkeit (soziale und
                                                                                                             Strategische/
                                                                          ökologische Ziele)                  Politische
          Unterstützung                                                   Gleichbehandlung und Förderung von     Ziele
       6. strategischer Politik-Ziele                                     KMUs, grüne Beschaffung

                                        Value for Money (Objekt-wirtsch.,
       5. Wirtschaftlichkeit            bestes Kosten-Leistungs-Verhältnis,
                                        Lebenszykluskosten)                                                     Wirtschaftl.
                                                                                                                   Ziele
                                        Transparenz, Nichtdiskriminierung, Ethische Werte
       4. Verantwortung                 Faire Zusammenarbeit,
                                        Eignung der Bieter
          Effizienter                   Prozesswirtschaftlichkeit,
                                                                                                                  Rechtliche
       3. Ressourceneinsatz             Wettbewerb, Niedrige Preise                                                 Ziele

                                        Einhaltung von Gesetzen und
       2. Vergaberechtskonformität      Normen

                                        Bereitstellung von Gütern und
                                                                                                              Grundlegendes
       1. Bedarfsdeckung                Dienstleistung zur Erbringung                                        Beschaffungs-Ziel
                                        öffentlicher Aufgaben
Fundament der innovativen                                                                                                      5
Beschaffung
Markus Schaupp Forschungszentrum für Recht und Management öffentlicher Beschaffung KOINNO-Webinar, 25.01.2018 - KOINNO-Toolbox: Arbeitshilfen für ...
Wie sieht es in der Praxis aus?
    Aktueller Stand der IÖB

    Verteilung der Teilnehmer an der Umfrage        Verteilung der Umfrageteilnehmer           Verteilung der Teilnehmer an der Umfrage
             nach Verwaltungsebene                     nach Beschaffungsbereich                              nach Funktion
                  (440 Angaben)                  (872 Angaben, Mehrfachnennung möglich)                      (439 Angaben)

                                                                                                                          14
                                50
                      90                                                                                                 (3%)
                              (11%)                          197                                                 99
                    (20%)                                                      250                                           31
                                                            (23%)                                              (23%)
                                                                              (30%)                                        (7%)

                                          109                                                                                         127
                                         (25%)                                                                                       (29%)

                       191                                                                                       168
                      (43%)                                          395                                        (38%)
                                                                    (47%)

                      Bund    Kommune                                   VOB                         Behörden- / Einrichtungsleiter

                      Land    Sonstige                                  VOL                         Leiter zentrale Dienste / Zentrale Verwaltung

                                                                        VOF                         Leiter Beschaffungsabteilung / Vergabestelle
                                                                                                    Mitarbeiter Beschaffungsabteilung / Vergabestelle
                                                                                                    Sonstige

    Haben Sie in der Vergangenheit schon innovative Produkte beschafft? (440 Angaben)
                               50,5%                                                   49,5%

                                 Ja                                                    Nein

    Existiert eine Beschaffungsstrategie in ihrer Einkaufsabteilung? (440 Angaben)
                              48,2%                                                   51,8%

                               Ja                                                     Nein
                                                                                                                                                        6
Quelle: KOINNO-Umfrage 2016
Markus Schaupp Forschungszentrum für Recht und Management öffentlicher Beschaffung KOINNO-Webinar, 25.01.2018 - KOINNO-Toolbox: Arbeitshilfen für ...
Wie sieht es in der Praxis aus?
    Aktueller Stand der IÖB

    Welche der folgenden Ziele sind speziell für den Beschaffungsbereich in Ihrer Einrichtung wichtig?
                                                                     Verteilung                                                                Anzahl der Antworten           Mittelwert

                                      Vergaberechtskonformität                16%                                     77%                                    433                                  5,68

                 Transparenz des Beschaffungsprozesses                   11%            23%                                  63%                             432                              5,45

                                        Objektwirtschaftlichkeit            10%               29%                                54%                         431                              5,29

                  Versorgungssicherheit / Bedarfsdeckung                      12%             23%                               54%                          431                              5,24

                                           Nichtdiskriminierung          5%       15%            18%                            52%                          432                             5,10

                          Qualitätssicherung und -steigerung                   18%                     39%                              36%                  428                             5,04

          Niedrigster Anschaffungspreis / Kostenreduktion              6%            24%                     38%                             29%             430                            4,82

                                       Prozesswirtschaftlichkeit      5% 9%                25%                      32%                      25%             428                            4,58

                                  Weiterbildung der Mitarbeiter             11%            25%                      33%                       24%            433                            4,58

    Förderung kleiner und mittelständischer Unternehmen                        15%               24%                      32%                 19%            430                           4,37

                  Soziale Verantwortung / Sozialstandards               5%     12%               27%                      29%                17%         6% 428                            4,30

         Ökologische Verantwortung / Grüne Beschaffung                 6%      14%                  33%                         30%                13%       430                           4,23

    Bereitstellung innovativer Produkte und Lösungen 5% 10%                             18%               28%                   23%           10%     7% 428                           3,89

                         Vorbildfunktion für andere Sektoren           13%          15%             24%             14%          14%         9%      11%     430                     3,34

                 Innovationsförderung in der Wirtschaft               10%         14%               28%               20%              13%    5% 10%         431                     3,29

               völlig unwichtig (1)     größtenteils unwichtig (2)    eher unwichtig (3)         eher wichtig (4)         größtenteils wichtig (5)         sehr wichtig (6)     unbekannt

              In der aktuellen Vergabepraxis wird die Innovationsförderung bzw. die Beschaffung innovativer Produkte
              als nachrangiges Ziel betrachtet und kaum angewendet!
                                                                                                                                                                                                         7
Quelle: KOINNO-Umfrage 2016
Markus Schaupp Forschungszentrum für Recht und Management öffentlicher Beschaffung KOINNO-Webinar, 25.01.2018 - KOINNO-Toolbox: Arbeitshilfen für ...
Wie sieht es in der Praxis aus?
Relevanz der IÖB

Hochrechnung des öffentlichen Beschaffungsvolumens auf Basis von Haushaltsdaten und öffentlicher Statistiken:
 Bundesebene
                  Bundesministerien und -einrichtungen                                                     Einzelpläne der Ministerien des jährlich veröffentlichten Bundeshaushalts  Vollerhebung

 Landesebene                                                                                                                  Haushaltspläne der Länder; jährliche Vergabestatistik  Vollerhebung

                  Landesministerien und -einrichtungen

 Kommunalebene                                                                        Gemeindeübersicht nach Zensus 2013  Bildung von Gruppen  Erfassung der Haushaltsdaten der Stichprobe

                  Große Kommunen                                                                                                                                      Stichprobe  Hochrechnung

                  Mittlere Kommunen                                                                                                                                   Stichprobe  Hochrechnung

                  Kleine Kommunen                                                                                                                                     Stichprobe  Hochrechnung

                  Landkreise                                                                                                                                          Stichprobe  Hochrechnung

 Sonstige                                                Nutzung von Daten des stat. Bundesamts zu FEUs  Erfassung des durchschnittl. Materialaufwands aus den Jahresberichten  Hochrechnung

                                                                                                                                                 Auf Basis der KOINNO-Umfrage
                                                                                                                                                 wurden ermittelt, dass
                                                                                                                                                 durchschnittlich ca. 10% des
                                                                                                                                                 Beschaffungsvolumens laut
                                                                                                                                                 Aussage der Umfrageteilnehmer
                                                                                                                                                 im Durchschnitt auf die
                                                                                                                                                 Beschaffung innovativer
                                                                                                                                                 Produkte fallen könnte.
                                                                                                                                                 Dies ergäbe einen
  0%        10%       20%      30%      40%       50%        60%        70%        80%         90%        100%                                   Innovationsimpuls von 35 Mrd €
                                                                                                                                                 pro Jahr!!!

                                                                                                                                                                                                      8
Markus Schaupp Forschungszentrum für Recht und Management öffentlicher Beschaffung KOINNO-Webinar, 25.01.2018 - KOINNO-Toolbox: Arbeitshilfen für ...
Agenda

Wir möchten heute mit Ihnen folgende Themenschwerpunkte
besprechen, diskutieren und gemeinsam weiterentwickeln…

     1    Konzeption und Bedeutung der innovativen öffentlichen Beschaffung

     2    Werkzeuge der innovativen öffentlichen Beschaffung in der Praxis

     3    Vorstellung des „Werkzeugkasten innovative Beschaffung“

                                                                              9
Auftrag des Kompetenzzentrums innovative
Beschaffung

Mit dem Ziel der öffentlichen Beschaffung Hilfestellungen für die innovative
Beschaffung an die Hand zu geben werden zwei Arbeitshilfen entwickelt.

                                              Die Erarbeitung von Hilfestellungen zur
                                              Anwendung der innovativen Beschaffung
                                              ist integraler Bestandteil des
                                              Leistungsspektrums von KOINNO!

                                               Arbeitshilfe 1:
                                                Lebenszyklus-Tool-Picker

                                               Arbeitshilfe 2: Werkzeugkasten
                                                innovative Beschaffung

                                                                                   10
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB

     Frühzeitige Einbindung der       Anwendung betriebswirtschaftlicher
       Einkaufsfunktion in den               Methoden wie der
        Beschaffungsprozess             Lebenszykluskostenrechnung

                                  Fokus
                                           Professionalisierung der
                                      Beschaffungsfunktion und Einkäufer
             E-Vergabe                                  ̶̶̶̶
                                          Schaffung einer Profession
                                           „öffentlicher Beschaffer“

                                                                           11
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB

(1) Strategischer Beschaffungsprozess

      Frühzeitige Einbindung der       Anwendung betriebswirtschaftlicher
        Einkaufsfunktion in den               Methoden wie der
         Beschaffungsprozess             Lebenszykluskostenrechnung

                                   Fokus
                                            Professionalisierung der
                                       Beschaffungsfunktion und Einkäufer
              E-Vergabe                                  ̶̶̶̶
                                           Schaffung einer Profession
                                            „öffentlicher Beschaffer“

                                                                            12
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB

(1) Strategischer Beschaffungsprozess
                                             Umfassender Beschaffungsprozess
                                                              Vergabeprozess i.e.S.

                                                 Beschaffungsstrategie
      Bedarfs-                        Beschaffungs-               Beschaffungs-                   Beschaffungs-
      management                      marktforschung              vergabe                         abwicklung
     Bedarfsentstehung                Marktanalyse und         Festlegung des                  Festlegungen nach
     Bedarfsforschung                  –beobachtung              Vergabeverfahrens                Vertragsabschluss
     Bedarfsprüfung                   Prognose von             Erstellung der Vergabe-         Organisation der
     Bedarfsfestlegung                 Entwicklungstrends        unterlagen                       Logistik
                                       Kommunikation mit        Bekanntgabe der                 Güter- und Rechnungs-
                                        Beschaffungsmärkten       Beschaffung                      prüfung

                           %
                                                                 Bewertung und Auswahl           Rechnungsabwicklung
Wesentliche                                                       von Anbietern und Ange-
Kosten-/Leistungs-                                                boten (ggf. Verhandlung)
beeinflussung                                                    Zuschlagserteilung
                                                                                             Geringe Kosten-/

  Ebene mit eher strategischem Anteil                         Operative Ebene        %       Leistungs-
                                                                                               Ebene mit eher
                                                                                             beeinflussung
                                                                                               operativem Anteil
   nicht reguliert (Bedarfsbestimmungsrecht des Auf-          determiniert durch
    traggebers)                                                 Vergaberecht                    nicht reguliert
   Gestaltungsspielraum gegeben!                              Kaum Gestaltungs-               Gestaltungsspielraum
                                                                spielraum                        gegeben

                                                                                                                           13
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB

    (1) Strategischer Beschaffungsprozess

    Beispiel: Innovative Beschaffung

    Bedeutung                 8,16           7,94       6,73        6,31           6,70                5,39                 4,31           4,54             2,86              2,90

        Rang                     1            2          3           5               4                  6                    8              7                10                9

                                                                                     Ausschreibungs-

                                                                                                            Ausschreibung

                                                                                                                                                              Beschaffungs-
                                                                                                                                           entscheidung
                                                                                      vorbereitung

                                                                                                                                            Lieferanten-
                                                                     begründung

                                                                                                                             bearbeitung
                              feststellung

                                                                                                                                                               abwicklung
                                                        erkundung

                                                                                                                                                                               bewertung
                                                                                                                              Angebots-
   Öffentlicher

                                                                                                                                              auswahl-
                                Bedarfs-

                                             Bedarfs-

                                                                      Produkt-

                                                                                                                                                                                Produkt-
                                             planung

                                                          Markt-

 Beschaffungs-
      prozess:

                          Ebene mit eher strategischem Anteil                     Operative Ebene
                           nicht reguliert (Bedarfsbestimmungsrecht des           determiniert durch Vergaberecht                                         nicht reguliert
                            Auftraggebers)                                         Kaum Gestaltungsspielraum                                               Gestaltungsspielraum
                           Gestaltungsspielraum gegeben!                                                                                                    gegeben

           Eine frühzeitige Einbeziehung der Beschaffungsfunktion ist entscheidend für die
           Erreichung strategischer Ziele. Dies erfordert eine Veränderung des Fokus im
           Vergabeprozess und der durchführen Einkäufer.
                                                                                                                                                                                           14
Quelle: KOINNO-Umfrage 2016
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB

(2) Anwendung strategischer Instrumente

      Frühzeitige Einbindung der       Anwendung betriebswirtschaftlicher
        Einkaufsfunktion in den               Methoden wie der
         Beschaffungsprozess             Lebenszykluskostenrechnung

                                   Fokus
                                            Professionalisierung der
                                       Beschaffungsfunktion und Einkäufer
              E-Vergabe                                  ̶̶̶̶
                                           Schaffung einer Profession
                                            „öffentlicher Beschaffer“

                                                                            15
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB

    (2) Anwendung strategischer Instrumente
    Inwieweit nutzen Sie die folgenden betriebswirt. Methoden im Rahmen des Beschaffungsprozesses?
                                                               Verteilung                                                             Anzahl der Antworten      Mittelwert

                                      Angebotspreisvergleich          21%                                     76%                                429                                5,75

              Wirtschaftlichkeitsrechnung (Business Case)        12%        9%     7%         20%                 31%                15%     6% 417                          4,00

                                      Kosten-Nutzen Analyse 10%         10%        11%          24%                    30%            12%        422                      3,95

Lebenszykluskostenrechnung/Total Cost of Ownership                    22%               14%      14%          22%             15%     6% 7% 415                         3,11
     Kreativitätstechniken (Brainstorming, Mind-Mapping,
                                                                            32%               14%       14%         18%        11%          9% 405                   2,66
                        Ursache-Wirkungs-Diagramm etc.)
                                Prognoseverfahren (Forecast)                36%                 13%     9%        15%         12%          11%   408                 2,62

                              Technologielebenszyklus-Modell                      45%                  11%    10%       12%    8%          13%   405               2,21

                                         Kapitalwertmethode                    44%                     13%    11%       12%     7%         13%   404               2,17

                                                 ABC-Analyse                      46%                  8% 7% 10% 6%                   21%        404               2,08

                                             SWOT-Analyse                          51%                   10% 6% 9%                    19%        400              1,84

   Quality-Function-Deployment (QFD / House of Quality)                                 58%                   5% 7%                  23%         397             1,58

                                            SCOPE-Analyse                               60%                       7%                 23%         396             1,45

                                       nie (1)      sehr selten (2)         selten (3)         gelegentlich (4)         häufig (5)         immer (6)         unbekannt

           Die Lebenszykluskostenrechnung wird noch selten angewendet.
           Dieses komplexe Instrument bedarf einer umfangreichen Schulung der Einkäufer!                                                                                              16
Quelle: KOINNO-Umfrage 2016
Arbeitshilfe: Der Lebenszyklus-Tool-Picker

Der Lebenszyklus-Tool-Picker ist ein Excel-basiertes Instrument, zur
bedarfsorientierten Auswahl geeigneter LZK-Berechnungs-Tools!
                        Informationen zu            Auswahl der                  Anzeige der
       Startseite                                                                                               Endseite
                       Lebenszykluskosten           Warengruppe               verfügbaren Tools

 Anleitung          Definition des         Auswahl aus insgesamt        Anzeige der                  Neustart oder Beenden des
                      Lebenszyklusbegriffs   10 Warengruppen:             entsprechenden Tools.        „Pickers“
 Impressum
                     Kosten- &               Beleuchtung                Insgesamt sind 54 Tools      Anzeige der entsprechend
                      Leistungstreiber                                    in den „Picker integriert,   genutzten Tool-Quellen und
                                              Bürobedarf
                                                                          welche einfach durch         weiterführende Links
                     Vorteile & Nachteile
                                              Bürogeräte                 anklicken des
                     Hemmnisse & Treiber                                 entsprechenden
                                              Büromöbel
                     Vergaberechtliche                                   Symbols/Links geöffnet
                                              Dienstleistungen           werden können.
                      Aspekte
                                              Elektrogeräte              Zudem werden diverse
                     Rechenbeispiel
                                              Fahrzeuge                  Eigenschaften in der
                     Weiterführende                                      Tabelle berücksichtigt:
                      Literatur               Infrastruktur
                                                                           Unterwarengruppe
                                              Investitionsprojekte
                                                                           Art des Tools
                                              Textilprodukte
                                                                           Die Berücksichtigung
                                             + Universelle Tools, falls     von strateg. Zielen
                                             keine passende                 (Innovation, Umwelt,
                                             Warengruppe vorhanden          Sozial)
                                                                           Dateiart (Excel, PDF)
                                                                           Sprache
                                                                                                                                    17
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB

(3) E-Vergabe

      Frühzeitige Einbindung der       Anwendung betriebswirtschaftlicher
        Einkaufsfunktion in den               Methoden wie der
         Beschaffungsprozess             Lebenszykluskostenrechnung

                                   Fokus
                                            Professionalisierung der
                                       Beschaffungsfunktion und Einkäufer
                E-Vergabe                                ̶̶̶̶
                                           Schaffung einer Profession
                                            „öffentlicher Beschaffer“

                                                                            18
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB

    (3) E-Vergabe

    Wie oft nutzen Sie folgende Technologien im Zuge Ihrer Beschaffungen?

                                                              Verteilung                                                           Anzahl der Antworten   Mittelwert

                                          Vergabeplattform       14%       5% 5% 11%              26%                     36%                 426                         4,41

                               Elektronische Ausschreibung            26%           6% 5% 10%            24%                   27%            426                        3,85

                              Elektronische Angebotsabgabe                    45%                 8%       11%           20%            10%   424                  2,82

                                     Elektronischer Katalog                   47%                  6% 6%       12%        18%        6% 5% 423                    2,64

                              Vergabemanagementsoftware                         56%                            5% 11%             16%     5% 420                  2,56

                          Elektronische Bedarfsverwaltung                      52%                        6% 8%         12%       8%     9%   416               2,41

                         Elektronische Angebotsevaluation                       56%                      6% 5% 6%         12%      7% 8% 423                    2,28

                                     Elektronische Signatur                           65%                        6%       6% 8% 8%            422              2,05

                                      Elektronische Auktion                                 80%                               7%              424          1,34

                                                                    nie (1)                 selten (3)               häufig (5)         unbekannt
                                                                    sehr selten (2)         gelegentlich (4)         immer (6)

                                                                                                                                                                                19
Quelle: KOINNO-Umfrage 2016
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB

(4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion

      Frühzeitige Einbindung der       Anwendung betriebswirtschaftlicher
        Einkaufsfunktion in den               Methoden wie der
         Beschaffungsprozess             Lebenszykluskostenrechnung

                                   Fokus
                                             Professionalisierung der
                                       Beschaffungsfunktion und Einkäufer
              E-Vergabe                                   ̶̶̶̶
                                            Schaffung einer Profession
                                      „strategischer öffentlicher Beschaffer“

                                                                                20
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB

   (4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion

  Welche Ausbildung(en) haben Sie?                                                  Sind die für Ihre Behörde / Einrichtung
  (453 Angaben, Mehrfachnennung möglich)                                            zuständigen Mitarbeiter der Vergabestelle
                                                                                    explizit für die Beschaffung von Produkten
                                                                                    und Dienstleistungen ausgebildet?
                                    Sonstige                                        (401 Angaben)
           betriebswirtschaftliche (bitte ergänzen)
                        Ausbildung                verwaltungswissenschaftlicher
  betriebswirtschaftliches                        Hochschulabschluss
                                   20       56
        Hochschulstudium       49 (4%)    (12%)                                                                           Ja
                            (11%)     11               Verwaltungswirtschaftliche                                   96
                                     (2%)         68    Ausbildung                                                (31%)
technische Ausbildung 42                        (15%)
                        (9%)

                                                35    kaufmännischer
                                                (8%)                                                      212
                             90     11                Hochschulabschluss
          Technischer                       49                                                           (69%)
                           (20%)   (2%)
   Hochschulabschluss                  22 (11%)
                                                                                                  Nein
                                     (5%)        kaufmännische Ausbildung
                           juristische   juristischer Hochschulabschluss
                           Ausbildung

    Weitere: Steuerrechtliche Ausbildung, Beamtenausbildung, Forststudium,
    handwerkliche Ausbildung, Promotion in Philosophie, Fachausbildungen
    im Bereich behördliche Gefahrenabwehr, Koch etc.

          Professionalisierungsdefizit in der öffentlichen Beschaffung?
                                                                                                                                 21
Quelle: KOINNO-Umfrage 2016
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB

     (4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion

                           Früher:                                                                        Heute:
                   Einkauf als „Bestellwesen“                                               Einkauf als „Wertschöpfungspartner“

                                                                                       Schwerpunkt:
                                                                                       Einkauf von Leistungen zur Schöpfung von
                                                                                       Kosten-, Qualitäts- und Innovationspotential

                                                                                       Anforderungen:
                    Schwerpunkt:                                                       • Lieferantenmanagement
                    • Administrative                                                   • Schnittstellen- und Prozessmanagement
                      Prozesse                                                         • Wertschöpfungs- und Selbstmarketing
                    • Organisation                                                     • Kompetenter Verhandlungs- und
                    • Disposition                                                        Ansprechpartner für interne sowie externe
                    • Durchführung/                                                      Anspruchsgruppen
                      Abwicklung von
                      Bestellungen                                                     • Professionelle Prozessabwicklung
                                                                                       • Beherrschung effizienter Systeme

                                                                                                                                      22
Quelle: BMWi (2014), Impulse für mehr Innovationen im öffentlichen Beschaffungswesen
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB

(4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion
   Momentane Fähigkeiten                    Technisches Verständnis (Systemebene)
                                                                                       Technisches
   Zukünftige Fähigkeiten                                                               Know-how

  Business Case Development/Calculation                                             Technisches Verständnis (Module, Teile)

         Betriebs-
      wirtschaftliches
        Know-how

       Strategisches Controlling (Kosten-
                                                                                    Juristisches Know-How
            Leistungsüberwachung)

                                                                                     Verwaltungs-
                                                    Haushaltsmanagement              management
             Notwendige
             Fähigkeitserweiterung

  Als Folge der Anforderungen der strategischen Beschaffung erweitert sich das
  Anforderungsprofil an öffentliche Einkäufer  erhöhter Schulungsbedarf!                                                     23
Agenda

Wir möchten heute mit Ihnen folgende Themenschwerpunkte
besprechen, diskutieren und gemeinsam weiterentwickeln…

     1    Konzeption und Bedeutung der innovativen öffentlichen Beschaffung

     2    Werkzeuge der innovativen öffentlichen Beschaffung in der Praxis

     3    Vorstellung des „Werkzeugkasten innovative Beschaffung“

                                                                              KOINNO-Regionalkonferenz
                                                                                                    24
Vorgehen der Erstellung des Werkzeugkastens

Motivation zur Erstellung des Werkzeugkastens – 5 Thesen, 5 Problemlösungen:
1. Im Vergleich zur traditionellen Beschaffungspraxis, bringt die Umsetzung der IÖB eine höhere Komplexität sowie einen
   höheren Zeitaufwand mit sich!
   Durch Nutzung von Hilfsmitteln wie dem "Werkzeugkasten innovative Beschaffung", soll sowohl Komplexität und Zeitaufwand reduziert sowie eine
   effiziente Anwendung sichergestellt werden.

2. Die Kenntnisse und Zusammenhänge der IÖB sind schwierig zu verstehen. Es gibt etliche Werkzeuge die schon teilweise
   genutzt werden, andere sind eher unbekannt. Es fehlt ein Gesamtüberblick, sowie ein schnelles Nachschlagewerk zur IÖB!
   Der Werkzeugkasten bietet die Möglichkeit, die verschiedenen Instrumente kennenzulernen sowie Zusammenhänge der innovativen Beschaffung
   zu verstehen. Zudem gibt er anwendungsspezifische Informationen (Prozessbeschreibungen, Checklisten, Best-Practice-Fälle, Beispiele etc.), um
   die Werkzeuge schnell in die eigene Arbeit zu integrieren.

3. Es ist unklar welche Werkzeuge sich für meinen Anwendungsfall eignen bzw. welche Werkzeuge davon einfach und schnell
   umzusetzen sind!
   Je nach Art / Größe der Beschaffungsstelle, Art des Beschaffungsobjekts, der intendierten strategischen Zielrichtung oder Phase des
   Beschaffungsprozesses eignen sich andere Werkzeuge. Mit dem Werkzeugkasten kann auf Basis von wenigen Auswahlfragen eine personalisierte,
   bedarfsorientierte Werkzeugliste erstellt werden, die einen geleiteten Zugang und eine Priorisierung (Reihenfolge) zur Umsetzung bietet.

4. Die Vereinbarkeit der Werkzeuge der IÖB mit dem Vergaberecht ist fraglich bzw. durch die Umsetzung der IÖB ergeben sich
   Probleme/Risiken hinsichtlich der Vergaberechtkonformität!
   Der Großteil der Werkzeuge der IÖB unterliegt nicht dem Vergaberecht, da sie in den Beschaffungsprozessphasen vor der Vergabe, angewendet
   werden. Zudem wurden alle Werkzeuge einer vergaberechtlichen Prüfung unterzogen, Probleme bzw. Hinweise sind entsprechend vermerkt.

5. Die Umsetzung der IÖB scheitert nicht alleine an der Bereitschaft der Vergabe- / Beschaffungsstellen. Es gibt Barrieren bzw.
   Hemmnisse der IÖB, die von den Vergabe- / Beschaffungsstellen nicht beeinflusst werden können!
   Nicht nur die öffentlichen Vergabe- / Beschaffungsstellen sind hinsichtlich der Implementierung und Förderung der IÖB gefragt. Auch die politische
   (Leitungs-) Ebene, die Anbieter und die Bedarfsträger / Fachbereiche / Endnutzer sind hier gefragt. Auch für sie bietet der Werkzeugkasten
   Instrumente und Ansatzpunkte wie sie die IÖB positiv beeinflussen können.
Vorgehen der Erstellung des Werkzeugkastens

Welche Instrumente und Ansatzpunkte zur Implementierung und Steuerung der
innovativen Beschaffung lassen sich finden?
1.    Erfassung aller Instrumente (Werkzeuge) der IÖB
                                 Instrumente der IÖB
 1.   Lebenszykluskosten
 2.   Technisches Wissen auf Seiten der Beschaffer
 3.   Berücksichtigung von Nebenangeboten
 4.   Beschaffungsmarktwissen auf Seiten der Beschaffer
 5.   Frühzeitige und klare Kommunikation von Bedarfen in den Markt
 7.
      Vereinfachung der Beschaffungsprozesse und Angebotsabgabe (bspw. e-                 > 90 Werkzeuge
      Vergabetechnologien)
      Frühzeitige Kommunikation zwischen Beschaffern und Zulieferern sowie interaktives
 8.
      Lernen
 9.   Kompetenz im Vergaberecht
10.   Anwendung der funktionalen Leistungsbeschreibung
11.   Kontinuierliche Marktbeobachtung innovativer Produkte und Lösungen
12.   Anreize an Beschaffer durch leistungsorientierte Bezahlung und Erfolgsmessung
      Anwendung neuer Vergabeverfahren (Bspw. Wettbewerblicher Dialog,
13.
      Innovationspartnerschaft etc.)
14.   Aufteilung der Ausschreibungen in Lose
15.   Möglichkeit der Vorführung bzw. Vorab-Tests von Produkten/Prototypen
16.   Innovationsfördernde Kultur innerhalb der Beschaffungsstelle
17.   Bildung von interdisziplinären Teams im Zuge von Beschaffungsvorhaben
…                                              …
                                                                                           KOINNO-Regionalkonferenz
                                                                                                                 26
Vorgehen der Erstellung des Werkzeugkastens

Welche Kategorien eignen sich zur Systematisierung und zu einem geleiteten
Zugang zu den Werkzeugen?  Fall-spezifische Werkzeuglisten

               Zugang: Akteur                                                     Zugang:
         (Beschaffer, Manager,                                                    Strategische
          Politik, Anbieter etc.)                                                 Zielsetzung
                            Zugang:                                     Zugang:
                 Beschaffungsprozess                                    Beschaffungsobjekt
                                                      Zugang:
                                    Eignung für die Vergabe-/Beschaffungsstelle
                                         bzw. Komplexität des Werkzeugs
                                         (Wissensintensität, Zeitintensität,
                                                                                         KOINNO-Regionalkonferenz
                                                  Kostenintensität)                                            27
Geleiteter Zugang des Werkzeugkastens –
Filterlogik

       1. Filter                2. Filter                   3. Filter                  4. Filter

      Vergabe-/                                      Eignung für die eigene              Groß
                          Leitung / Management
  Beschaffungsstelle                                Vergabe-/ Beschaffungsst.
                                                                                         Klein

   Politische Ebene       Mitarbeiter / Einkäufer
                                                                                 Bedarfsmanagement

                                                           Phase im              Beschaffungsmarktf.
  Zulieferer / Anbieter
                                                      Beschaffungsprozess
                                                                                 Beschaffungsvergabe
    Bedarfsträger /
    Fachabteilung                                                               Beschaffungsabwicklung

  Werkzeugliste                                            Art des
                                                                                Verfügbarkeit am Markt
                                                      Beschaffungsobjekts

                                                                                Bauleistung/Dienstleist./
                                                                                         Lieferl.

                                                     Innovationsfördernde        Günstigste Lösung /
                                                     Prinzipien / Strategien     angepasste Lösung /
                                                                                 wirtschaftl. Lösung /
                                                                                 innovativste Lösung
                                                    Komplette Werkzeugliste

                                                       Werkzeugliste              Werkzeugliste
                                                                                     KOINNO-Regionalkonferenz
                                                                                                           28
Darstellung der Werkzeuge im
Beschaffungsprozess

                                                     Phasenübergreifend       6

      Bedarfs-                        Beschaffungs-                 Beschaffungs-                Beschaffungs-
                         17                          21                           21                               13
      management                      marktforschung                vergabe                      abwicklung

  • Frühzeitige                 • Eingehende                   • Zulassung von              • Konstruktives Feedback
    Kommunikation von             Durchführung der               Nebenangeboten im            an unterlegene Bieter
    (innovativen) Bedarfen in     Markterkundung                 Vergabeverfahren           • Formulierung von Best
    den Markt bzw. an           • Machbarkeitsstudien          • Anwendung des                Practices bzw.
    mögliche Anbieter                                            Wettbewerblichen             Kommunikation von
                                • Innovationsworkshops
  • Interdisziplinäre             mit Vertretern der
                                                                 Dialogs                      erfolgreichen
    Erarbeitung einer                                                                         Beschaffungsvorhaben
                                                               • Nutzung von
    langfristigen Bedarfs- /
    Investitionsplanung
                                  öffentlichen Hand und
                                  Anbietern                      innovations-förderlichen             …
                                                                 Umweltkriterien
           …                    • Recherche von
                                  Fördermöglichkeiten
                                                                           …
                                           …
                      Vor der Vergabe 38                         Während der Vergabe            Nach der Vergabe

Losgelöst vom Beschaffungsprozess – Grundlage:            32
• Vorhandensein bzw. Schulung von betriebswirt. Wissen und Kompetenz in der Anwendung betriebswirt. Methoden
• Vorhandensein bzw. Schulung von technischem Wissen und Produktkompetenz
• Sicherstellen einer Innovationskultur
• Einkaufs- / Beschaffungsstrategie
                               …                                                                      KOINNO-Regionalkonferenz
                                                                                                                            29
Screenshots – Auswahlmöglichkeiten

                                     KOINNO-Regionalkonferenz
                                                           30
Screenshots – Auswahlmöglichkeiten

                                     KOINNO-Regionalkonferenz
                                                           31
Screenshots – Auswahlmöglichkeiten

                                     KOINNO-Regionalkonferenz
                                                           32
Screenshots – Auswahlmöglichkeiten

                                     KOINNO-Regionalkonferenz
                                                           33
Screenshots – (Gefilterte) Werkzeugliste

                  Liste weiter
                  filtern / neu
                  anordnen

Weiterleitung
zum entspr.
Werkzeug-
steckbrief

                                              34
Screenshots – Werkzeugsteckbrief

                                   35
Screenshots – Werkzeugsteckbrief

                                   36
Sie können auch lesen