Markus Schaupp Forschungszentrum für Recht und Management öffentlicher Beschaffung KOINNO-Webinar, 25.01.2018 - KOINNO-Toolbox: Arbeitshilfen für ...
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KOINNO-Toolbox: Arbeitshilfen für die innovative öffentliche Beschaffung Markus Schaupp Forschungszentrum für Recht und Management öffentlicher Beschaffung KOINNO-Webinar, 25.01.2018
Agenda Wir möchten heute mit Ihnen folgende Themenschwerpunkte besprechen, diskutieren und gemeinsam weiterentwickeln… 1 Konzeption und Bedeutung der innovativen öffentlichen Beschaffung 2 Werkzeuge der innovativen öffentlichen Beschaffung in der Praxis 3 Vorstellung des „Werkzeugkasten innovative Beschaffung“ 2
Was ist genau gemeint? Definition „Innovative öffentliche Beschaffung“ Beschaffung von innovativen Produkten: Das bedeutet Nachfrage von innovativen Produkten und Dienstleistungen als Ergebnis des Beschaffungsvorgangs. Innovatives Beschaffungswesen: Das bedeutet innovative Gestaltung der Beschaffungsprozesse und -organisation selbst. Beschaffung Innovatives von Beschaffungswesen Innovationen Ziele: - Effizientere öffentliche Aufgabenerbringung (Kosten- und Nutzengröße) - Erreichung strategisch-politischer Ziele wie Innovationsförderung, Förderung von KMUs, umweltpolitische und sozialpolitische Ziele (hauptsächlich Nutzengrößen) - Wirtschaftlichkeit (unter Einbeziehung aller Kosten- und Nutzengrößen) 3
Was ist genau gemeint? Beginn der innovativen Beschaffung Die innovative öffentliche Beschaffung stellt uns vor Herausforderungen, für deren Überwindung wir Ideen, Konzepte und Hilfsmittel nutzen müssen. „sich materialisierende „antizipierte / prognostizierte Art der Problemlösung Problemstellung“ Problemstellung“ durch die Anbieterseite Spezielle innovative Nicht-existierender Markt ÖB (PCP, für eine Problemlösung Innovative Inno-Partn.) Neu öffentliche Beschaffung Bereits (in Teilen) existierender Markt Hoch-Innovative öffentliche für eine Problemlösung Beschaffung (1) Notwendiger Funktionsumfang? Innovative (2) Ausmaß an „Unbekannten“, an Traditionelle Alt öffentliche „Unsicherheit“ und „spezifischen Beschaffung Beschaffung Investitionen“ (Risiken)? (3) Wirtschaftlichkeit vor dem Hintergrund zahlreicher Ziele? Art der Problemstellung auf der Abnehmerseite Alt Neu 4
Was ist genau gemeint? Startpunkt der innovativen Beschaffung Reifegradmodell der öffentlichen Beschaffung nach Harland et al (2007): Ansatzpunkt der innovativen Beschaffung Vorrangige Beschaffungsziele Nachrangige Beschaffungsziele Strategische öffentliche Innovation, Wirtschaftsförderung, 7. Beschaffung Nachhaltigkeit (soziale und Strategische/ ökologische Ziele) Politische Unterstützung Gleichbehandlung und Förderung von Ziele 6. strategischer Politik-Ziele KMUs, grüne Beschaffung Value for Money (Objekt-wirtsch., 5. Wirtschaftlichkeit bestes Kosten-Leistungs-Verhältnis, Lebenszykluskosten) Wirtschaftl. Ziele Transparenz, Nichtdiskriminierung, Ethische Werte 4. Verantwortung Faire Zusammenarbeit, Eignung der Bieter Effizienter Prozesswirtschaftlichkeit, Rechtliche 3. Ressourceneinsatz Wettbewerb, Niedrige Preise Ziele Einhaltung von Gesetzen und 2. Vergaberechtskonformität Normen Bereitstellung von Gütern und Grundlegendes 1. Bedarfsdeckung Dienstleistung zur Erbringung Beschaffungs-Ziel öffentlicher Aufgaben Fundament der innovativen 5 Beschaffung
Wie sieht es in der Praxis aus? Aktueller Stand der IÖB Verteilung der Teilnehmer an der Umfrage Verteilung der Umfrageteilnehmer Verteilung der Teilnehmer an der Umfrage nach Verwaltungsebene nach Beschaffungsbereich nach Funktion (440 Angaben) (872 Angaben, Mehrfachnennung möglich) (439 Angaben) 14 50 90 (3%) (11%) 197 99 (20%) 250 31 (23%) (23%) (30%) (7%) 109 127 (25%) (29%) 191 168 (43%) 395 (38%) (47%) Bund Kommune VOB Behörden- / Einrichtungsleiter Land Sonstige VOL Leiter zentrale Dienste / Zentrale Verwaltung VOF Leiter Beschaffungsabteilung / Vergabestelle Mitarbeiter Beschaffungsabteilung / Vergabestelle Sonstige Haben Sie in der Vergangenheit schon innovative Produkte beschafft? (440 Angaben) 50,5% 49,5% Ja Nein Existiert eine Beschaffungsstrategie in ihrer Einkaufsabteilung? (440 Angaben) 48,2% 51,8% Ja Nein 6 Quelle: KOINNO-Umfrage 2016
Wie sieht es in der Praxis aus? Aktueller Stand der IÖB Welche der folgenden Ziele sind speziell für den Beschaffungsbereich in Ihrer Einrichtung wichtig? Verteilung Anzahl der Antworten Mittelwert Vergaberechtskonformität 16% 77% 433 5,68 Transparenz des Beschaffungsprozesses 11% 23% 63% 432 5,45 Objektwirtschaftlichkeit 10% 29% 54% 431 5,29 Versorgungssicherheit / Bedarfsdeckung 12% 23% 54% 431 5,24 Nichtdiskriminierung 5% 15% 18% 52% 432 5,10 Qualitätssicherung und -steigerung 18% 39% 36% 428 5,04 Niedrigster Anschaffungspreis / Kostenreduktion 6% 24% 38% 29% 430 4,82 Prozesswirtschaftlichkeit 5% 9% 25% 32% 25% 428 4,58 Weiterbildung der Mitarbeiter 11% 25% 33% 24% 433 4,58 Förderung kleiner und mittelständischer Unternehmen 15% 24% 32% 19% 430 4,37 Soziale Verantwortung / Sozialstandards 5% 12% 27% 29% 17% 6% 428 4,30 Ökologische Verantwortung / Grüne Beschaffung 6% 14% 33% 30% 13% 430 4,23 Bereitstellung innovativer Produkte und Lösungen 5% 10% 18% 28% 23% 10% 7% 428 3,89 Vorbildfunktion für andere Sektoren 13% 15% 24% 14% 14% 9% 11% 430 3,34 Innovationsförderung in der Wirtschaft 10% 14% 28% 20% 13% 5% 10% 431 3,29 völlig unwichtig (1) größtenteils unwichtig (2) eher unwichtig (3) eher wichtig (4) größtenteils wichtig (5) sehr wichtig (6) unbekannt In der aktuellen Vergabepraxis wird die Innovationsförderung bzw. die Beschaffung innovativer Produkte als nachrangiges Ziel betrachtet und kaum angewendet! 7 Quelle: KOINNO-Umfrage 2016
Wie sieht es in der Praxis aus? Relevanz der IÖB Hochrechnung des öffentlichen Beschaffungsvolumens auf Basis von Haushaltsdaten und öffentlicher Statistiken: Bundesebene Bundesministerien und -einrichtungen Einzelpläne der Ministerien des jährlich veröffentlichten Bundeshaushalts Vollerhebung Landesebene Haushaltspläne der Länder; jährliche Vergabestatistik Vollerhebung Landesministerien und -einrichtungen Kommunalebene Gemeindeübersicht nach Zensus 2013 Bildung von Gruppen Erfassung der Haushaltsdaten der Stichprobe Große Kommunen Stichprobe Hochrechnung Mittlere Kommunen Stichprobe Hochrechnung Kleine Kommunen Stichprobe Hochrechnung Landkreise Stichprobe Hochrechnung Sonstige Nutzung von Daten des stat. Bundesamts zu FEUs Erfassung des durchschnittl. Materialaufwands aus den Jahresberichten Hochrechnung Auf Basis der KOINNO-Umfrage wurden ermittelt, dass durchschnittlich ca. 10% des Beschaffungsvolumens laut Aussage der Umfrageteilnehmer im Durchschnitt auf die Beschaffung innovativer Produkte fallen könnte. Dies ergäbe einen 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Innovationsimpuls von 35 Mrd € pro Jahr!!! 8
Agenda Wir möchten heute mit Ihnen folgende Themenschwerpunkte besprechen, diskutieren und gemeinsam weiterentwickeln… 1 Konzeption und Bedeutung der innovativen öffentlichen Beschaffung 2 Werkzeuge der innovativen öffentlichen Beschaffung in der Praxis 3 Vorstellung des „Werkzeugkasten innovative Beschaffung“ 9
Auftrag des Kompetenzzentrums innovative Beschaffung Mit dem Ziel der öffentlichen Beschaffung Hilfestellungen für die innovative Beschaffung an die Hand zu geben werden zwei Arbeitshilfen entwickelt. Die Erarbeitung von Hilfestellungen zur Anwendung der innovativen Beschaffung ist integraler Bestandteil des Leistungsspektrums von KOINNO! Arbeitshilfe 1: Lebenszyklus-Tool-Picker Arbeitshilfe 2: Werkzeugkasten innovative Beschaffung 10
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB Frühzeitige Einbindung der Anwendung betriebswirtschaftlicher Einkaufsfunktion in den Methoden wie der Beschaffungsprozess Lebenszykluskostenrechnung Fokus Professionalisierung der Beschaffungsfunktion und Einkäufer E-Vergabe ̶̶̶̶ Schaffung einer Profession „öffentlicher Beschaffer“ 11
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (1) Strategischer Beschaffungsprozess Frühzeitige Einbindung der Anwendung betriebswirtschaftlicher Einkaufsfunktion in den Methoden wie der Beschaffungsprozess Lebenszykluskostenrechnung Fokus Professionalisierung der Beschaffungsfunktion und Einkäufer E-Vergabe ̶̶̶̶ Schaffung einer Profession „öffentlicher Beschaffer“ 12
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (1) Strategischer Beschaffungsprozess Umfassender Beschaffungsprozess Vergabeprozess i.e.S. Beschaffungsstrategie Bedarfs- Beschaffungs- Beschaffungs- Beschaffungs- management marktforschung vergabe abwicklung Bedarfsentstehung Marktanalyse und Festlegung des Festlegungen nach Bedarfsforschung –beobachtung Vergabeverfahrens Vertragsabschluss Bedarfsprüfung Prognose von Erstellung der Vergabe- Organisation der Bedarfsfestlegung Entwicklungstrends unterlagen Logistik Kommunikation mit Bekanntgabe der Güter- und Rechnungs- Beschaffungsmärkten Beschaffung prüfung % Bewertung und Auswahl Rechnungsabwicklung Wesentliche von Anbietern und Ange- Kosten-/Leistungs- boten (ggf. Verhandlung) beeinflussung Zuschlagserteilung Geringe Kosten-/ Ebene mit eher strategischem Anteil Operative Ebene % Leistungs- Ebene mit eher beeinflussung operativem Anteil nicht reguliert (Bedarfsbestimmungsrecht des Auf- determiniert durch traggebers) Vergaberecht nicht reguliert Gestaltungsspielraum gegeben! Kaum Gestaltungs- Gestaltungsspielraum spielraum gegeben 13
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (1) Strategischer Beschaffungsprozess Beispiel: Innovative Beschaffung Bedeutung 8,16 7,94 6,73 6,31 6,70 5,39 4,31 4,54 2,86 2,90 Rang 1 2 3 5 4 6 8 7 10 9 Ausschreibungs- Ausschreibung Beschaffungs- entscheidung vorbereitung Lieferanten- begründung bearbeitung feststellung abwicklung erkundung bewertung Angebots- Öffentlicher auswahl- Bedarfs- Bedarfs- Produkt- Produkt- planung Markt- Beschaffungs- prozess: Ebene mit eher strategischem Anteil Operative Ebene nicht reguliert (Bedarfsbestimmungsrecht des determiniert durch Vergaberecht nicht reguliert Auftraggebers) Kaum Gestaltungsspielraum Gestaltungsspielraum Gestaltungsspielraum gegeben! gegeben Eine frühzeitige Einbeziehung der Beschaffungsfunktion ist entscheidend für die Erreichung strategischer Ziele. Dies erfordert eine Veränderung des Fokus im Vergabeprozess und der durchführen Einkäufer. 14 Quelle: KOINNO-Umfrage 2016
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (2) Anwendung strategischer Instrumente Frühzeitige Einbindung der Anwendung betriebswirtschaftlicher Einkaufsfunktion in den Methoden wie der Beschaffungsprozess Lebenszykluskostenrechnung Fokus Professionalisierung der Beschaffungsfunktion und Einkäufer E-Vergabe ̶̶̶̶ Schaffung einer Profession „öffentlicher Beschaffer“ 15
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (2) Anwendung strategischer Instrumente Inwieweit nutzen Sie die folgenden betriebswirt. Methoden im Rahmen des Beschaffungsprozesses? Verteilung Anzahl der Antworten Mittelwert Angebotspreisvergleich 21% 76% 429 5,75 Wirtschaftlichkeitsrechnung (Business Case) 12% 9% 7% 20% 31% 15% 6% 417 4,00 Kosten-Nutzen Analyse 10% 10% 11% 24% 30% 12% 422 3,95 Lebenszykluskostenrechnung/Total Cost of Ownership 22% 14% 14% 22% 15% 6% 7% 415 3,11 Kreativitätstechniken (Brainstorming, Mind-Mapping, 32% 14% 14% 18% 11% 9% 405 2,66 Ursache-Wirkungs-Diagramm etc.) Prognoseverfahren (Forecast) 36% 13% 9% 15% 12% 11% 408 2,62 Technologielebenszyklus-Modell 45% 11% 10% 12% 8% 13% 405 2,21 Kapitalwertmethode 44% 13% 11% 12% 7% 13% 404 2,17 ABC-Analyse 46% 8% 7% 10% 6% 21% 404 2,08 SWOT-Analyse 51% 10% 6% 9% 19% 400 1,84 Quality-Function-Deployment (QFD / House of Quality) 58% 5% 7% 23% 397 1,58 SCOPE-Analyse 60% 7% 23% 396 1,45 nie (1) sehr selten (2) selten (3) gelegentlich (4) häufig (5) immer (6) unbekannt Die Lebenszykluskostenrechnung wird noch selten angewendet. Dieses komplexe Instrument bedarf einer umfangreichen Schulung der Einkäufer! 16 Quelle: KOINNO-Umfrage 2016
Arbeitshilfe: Der Lebenszyklus-Tool-Picker Der Lebenszyklus-Tool-Picker ist ein Excel-basiertes Instrument, zur bedarfsorientierten Auswahl geeigneter LZK-Berechnungs-Tools! Informationen zu Auswahl der Anzeige der Startseite Endseite Lebenszykluskosten Warengruppe verfügbaren Tools Anleitung Definition des Auswahl aus insgesamt Anzeige der Neustart oder Beenden des Lebenszyklusbegriffs 10 Warengruppen: entsprechenden Tools. „Pickers“ Impressum Kosten- & Beleuchtung Insgesamt sind 54 Tools Anzeige der entsprechend Leistungstreiber in den „Picker integriert, genutzten Tool-Quellen und Bürobedarf welche einfach durch weiterführende Links Vorteile & Nachteile Bürogeräte anklicken des Hemmnisse & Treiber entsprechenden Büromöbel Vergaberechtliche Symbols/Links geöffnet Dienstleistungen werden können. Aspekte Elektrogeräte Zudem werden diverse Rechenbeispiel Fahrzeuge Eigenschaften in der Weiterführende Tabelle berücksichtigt: Literatur Infrastruktur Unterwarengruppe Investitionsprojekte Art des Tools Textilprodukte Die Berücksichtigung + Universelle Tools, falls von strateg. Zielen keine passende (Innovation, Umwelt, Warengruppe vorhanden Sozial) Dateiart (Excel, PDF) Sprache 17
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (3) E-Vergabe Frühzeitige Einbindung der Anwendung betriebswirtschaftlicher Einkaufsfunktion in den Methoden wie der Beschaffungsprozess Lebenszykluskostenrechnung Fokus Professionalisierung der Beschaffungsfunktion und Einkäufer E-Vergabe ̶̶̶̶ Schaffung einer Profession „öffentlicher Beschaffer“ 18
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (3) E-Vergabe Wie oft nutzen Sie folgende Technologien im Zuge Ihrer Beschaffungen? Verteilung Anzahl der Antworten Mittelwert Vergabeplattform 14% 5% 5% 11% 26% 36% 426 4,41 Elektronische Ausschreibung 26% 6% 5% 10% 24% 27% 426 3,85 Elektronische Angebotsabgabe 45% 8% 11% 20% 10% 424 2,82 Elektronischer Katalog 47% 6% 6% 12% 18% 6% 5% 423 2,64 Vergabemanagementsoftware 56% 5% 11% 16% 5% 420 2,56 Elektronische Bedarfsverwaltung 52% 6% 8% 12% 8% 9% 416 2,41 Elektronische Angebotsevaluation 56% 6% 5% 6% 12% 7% 8% 423 2,28 Elektronische Signatur 65% 6% 6% 8% 8% 422 2,05 Elektronische Auktion 80% 7% 424 1,34 nie (1) selten (3) häufig (5) unbekannt sehr selten (2) gelegentlich (4) immer (6) 19 Quelle: KOINNO-Umfrage 2016
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion Frühzeitige Einbindung der Anwendung betriebswirtschaftlicher Einkaufsfunktion in den Methoden wie der Beschaffungsprozess Lebenszykluskostenrechnung Fokus Professionalisierung der Beschaffungsfunktion und Einkäufer E-Vergabe ̶̶̶̶ Schaffung einer Profession „strategischer öffentlicher Beschaffer“ 20
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion Welche Ausbildung(en) haben Sie? Sind die für Ihre Behörde / Einrichtung (453 Angaben, Mehrfachnennung möglich) zuständigen Mitarbeiter der Vergabestelle explizit für die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen ausgebildet? Sonstige (401 Angaben) betriebswirtschaftliche (bitte ergänzen) Ausbildung verwaltungswissenschaftlicher betriebswirtschaftliches Hochschulabschluss 20 56 Hochschulstudium 49 (4%) (12%) Ja (11%) 11 Verwaltungswirtschaftliche 96 (2%) 68 Ausbildung (31%) technische Ausbildung 42 (15%) (9%) 35 kaufmännischer (8%) 212 90 11 Hochschulabschluss Technischer 49 (69%) (20%) (2%) Hochschulabschluss 22 (11%) Nein (5%) kaufmännische Ausbildung juristische juristischer Hochschulabschluss Ausbildung Weitere: Steuerrechtliche Ausbildung, Beamtenausbildung, Forststudium, handwerkliche Ausbildung, Promotion in Philosophie, Fachausbildungen im Bereich behördliche Gefahrenabwehr, Koch etc. Professionalisierungsdefizit in der öffentlichen Beschaffung? 21 Quelle: KOINNO-Umfrage 2016
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion Früher: Heute: Einkauf als „Bestellwesen“ Einkauf als „Wertschöpfungspartner“ Schwerpunkt: Einkauf von Leistungen zur Schöpfung von Kosten-, Qualitäts- und Innovationspotential Anforderungen: Schwerpunkt: • Lieferantenmanagement • Administrative • Schnittstellen- und Prozessmanagement Prozesse • Wertschöpfungs- und Selbstmarketing • Organisation • Kompetenter Verhandlungs- und • Disposition Ansprechpartner für interne sowie externe • Durchführung/ Anspruchsgruppen Abwicklung von Bestellungen • Professionelle Prozessabwicklung • Beherrschung effizienter Systeme 22 Quelle: BMWi (2014), Impulse für mehr Innovationen im öffentlichen Beschaffungswesen
Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion Momentane Fähigkeiten Technisches Verständnis (Systemebene) Technisches Zukünftige Fähigkeiten Know-how Business Case Development/Calculation Technisches Verständnis (Module, Teile) Betriebs- wirtschaftliches Know-how Strategisches Controlling (Kosten- Juristisches Know-How Leistungsüberwachung) Verwaltungs- Haushaltsmanagement management Notwendige Fähigkeitserweiterung Als Folge der Anforderungen der strategischen Beschaffung erweitert sich das Anforderungsprofil an öffentliche Einkäufer erhöhter Schulungsbedarf! 23
Agenda Wir möchten heute mit Ihnen folgende Themenschwerpunkte besprechen, diskutieren und gemeinsam weiterentwickeln… 1 Konzeption und Bedeutung der innovativen öffentlichen Beschaffung 2 Werkzeuge der innovativen öffentlichen Beschaffung in der Praxis 3 Vorstellung des „Werkzeugkasten innovative Beschaffung“ KOINNO-Regionalkonferenz 24
Vorgehen der Erstellung des Werkzeugkastens Motivation zur Erstellung des Werkzeugkastens – 5 Thesen, 5 Problemlösungen: 1. Im Vergleich zur traditionellen Beschaffungspraxis, bringt die Umsetzung der IÖB eine höhere Komplexität sowie einen höheren Zeitaufwand mit sich! Durch Nutzung von Hilfsmitteln wie dem "Werkzeugkasten innovative Beschaffung", soll sowohl Komplexität und Zeitaufwand reduziert sowie eine effiziente Anwendung sichergestellt werden. 2. Die Kenntnisse und Zusammenhänge der IÖB sind schwierig zu verstehen. Es gibt etliche Werkzeuge die schon teilweise genutzt werden, andere sind eher unbekannt. Es fehlt ein Gesamtüberblick, sowie ein schnelles Nachschlagewerk zur IÖB! Der Werkzeugkasten bietet die Möglichkeit, die verschiedenen Instrumente kennenzulernen sowie Zusammenhänge der innovativen Beschaffung zu verstehen. Zudem gibt er anwendungsspezifische Informationen (Prozessbeschreibungen, Checklisten, Best-Practice-Fälle, Beispiele etc.), um die Werkzeuge schnell in die eigene Arbeit zu integrieren. 3. Es ist unklar welche Werkzeuge sich für meinen Anwendungsfall eignen bzw. welche Werkzeuge davon einfach und schnell umzusetzen sind! Je nach Art / Größe der Beschaffungsstelle, Art des Beschaffungsobjekts, der intendierten strategischen Zielrichtung oder Phase des Beschaffungsprozesses eignen sich andere Werkzeuge. Mit dem Werkzeugkasten kann auf Basis von wenigen Auswahlfragen eine personalisierte, bedarfsorientierte Werkzeugliste erstellt werden, die einen geleiteten Zugang und eine Priorisierung (Reihenfolge) zur Umsetzung bietet. 4. Die Vereinbarkeit der Werkzeuge der IÖB mit dem Vergaberecht ist fraglich bzw. durch die Umsetzung der IÖB ergeben sich Probleme/Risiken hinsichtlich der Vergaberechtkonformität! Der Großteil der Werkzeuge der IÖB unterliegt nicht dem Vergaberecht, da sie in den Beschaffungsprozessphasen vor der Vergabe, angewendet werden. Zudem wurden alle Werkzeuge einer vergaberechtlichen Prüfung unterzogen, Probleme bzw. Hinweise sind entsprechend vermerkt. 5. Die Umsetzung der IÖB scheitert nicht alleine an der Bereitschaft der Vergabe- / Beschaffungsstellen. Es gibt Barrieren bzw. Hemmnisse der IÖB, die von den Vergabe- / Beschaffungsstellen nicht beeinflusst werden können! Nicht nur die öffentlichen Vergabe- / Beschaffungsstellen sind hinsichtlich der Implementierung und Förderung der IÖB gefragt. Auch die politische (Leitungs-) Ebene, die Anbieter und die Bedarfsträger / Fachbereiche / Endnutzer sind hier gefragt. Auch für sie bietet der Werkzeugkasten Instrumente und Ansatzpunkte wie sie die IÖB positiv beeinflussen können.
Vorgehen der Erstellung des Werkzeugkastens Welche Instrumente und Ansatzpunkte zur Implementierung und Steuerung der innovativen Beschaffung lassen sich finden? 1. Erfassung aller Instrumente (Werkzeuge) der IÖB Instrumente der IÖB 1. Lebenszykluskosten 2. Technisches Wissen auf Seiten der Beschaffer 3. Berücksichtigung von Nebenangeboten 4. Beschaffungsmarktwissen auf Seiten der Beschaffer 5. Frühzeitige und klare Kommunikation von Bedarfen in den Markt 7. Vereinfachung der Beschaffungsprozesse und Angebotsabgabe (bspw. e- > 90 Werkzeuge Vergabetechnologien) Frühzeitige Kommunikation zwischen Beschaffern und Zulieferern sowie interaktives 8. Lernen 9. Kompetenz im Vergaberecht 10. Anwendung der funktionalen Leistungsbeschreibung 11. Kontinuierliche Marktbeobachtung innovativer Produkte und Lösungen 12. Anreize an Beschaffer durch leistungsorientierte Bezahlung und Erfolgsmessung Anwendung neuer Vergabeverfahren (Bspw. Wettbewerblicher Dialog, 13. Innovationspartnerschaft etc.) 14. Aufteilung der Ausschreibungen in Lose 15. Möglichkeit der Vorführung bzw. Vorab-Tests von Produkten/Prototypen 16. Innovationsfördernde Kultur innerhalb der Beschaffungsstelle 17. Bildung von interdisziplinären Teams im Zuge von Beschaffungsvorhaben … … KOINNO-Regionalkonferenz 26
Vorgehen der Erstellung des Werkzeugkastens Welche Kategorien eignen sich zur Systematisierung und zu einem geleiteten Zugang zu den Werkzeugen? Fall-spezifische Werkzeuglisten Zugang: Akteur Zugang: (Beschaffer, Manager, Strategische Politik, Anbieter etc.) Zielsetzung Zugang: Zugang: Beschaffungsprozess Beschaffungsobjekt Zugang: Eignung für die Vergabe-/Beschaffungsstelle bzw. Komplexität des Werkzeugs (Wissensintensität, Zeitintensität, KOINNO-Regionalkonferenz Kostenintensität) 27
Geleiteter Zugang des Werkzeugkastens – Filterlogik 1. Filter 2. Filter 3. Filter 4. Filter Vergabe-/ Eignung für die eigene Groß Leitung / Management Beschaffungsstelle Vergabe-/ Beschaffungsst. Klein Politische Ebene Mitarbeiter / Einkäufer Bedarfsmanagement Phase im Beschaffungsmarktf. Zulieferer / Anbieter Beschaffungsprozess Beschaffungsvergabe Bedarfsträger / Fachabteilung Beschaffungsabwicklung Werkzeugliste Art des Verfügbarkeit am Markt Beschaffungsobjekts Bauleistung/Dienstleist./ Lieferl. Innovationsfördernde Günstigste Lösung / Prinzipien / Strategien angepasste Lösung / wirtschaftl. Lösung / innovativste Lösung Komplette Werkzeugliste Werkzeugliste Werkzeugliste KOINNO-Regionalkonferenz 28
Darstellung der Werkzeuge im Beschaffungsprozess Phasenübergreifend 6 Bedarfs- Beschaffungs- Beschaffungs- Beschaffungs- 17 21 21 13 management marktforschung vergabe abwicklung • Frühzeitige • Eingehende • Zulassung von • Konstruktives Feedback Kommunikation von Durchführung der Nebenangeboten im an unterlegene Bieter (innovativen) Bedarfen in Markterkundung Vergabeverfahren • Formulierung von Best den Markt bzw. an • Machbarkeitsstudien • Anwendung des Practices bzw. mögliche Anbieter Wettbewerblichen Kommunikation von • Innovationsworkshops • Interdisziplinäre mit Vertretern der Dialogs erfolgreichen Erarbeitung einer Beschaffungsvorhaben • Nutzung von langfristigen Bedarfs- / Investitionsplanung öffentlichen Hand und Anbietern innovations-förderlichen … Umweltkriterien … • Recherche von Fördermöglichkeiten … … Vor der Vergabe 38 Während der Vergabe Nach der Vergabe Losgelöst vom Beschaffungsprozess – Grundlage: 32 • Vorhandensein bzw. Schulung von betriebswirt. Wissen und Kompetenz in der Anwendung betriebswirt. Methoden • Vorhandensein bzw. Schulung von technischem Wissen und Produktkompetenz • Sicherstellen einer Innovationskultur • Einkaufs- / Beschaffungsstrategie … KOINNO-Regionalkonferenz 29
Screenshots – Auswahlmöglichkeiten KOINNO-Regionalkonferenz 30
Screenshots – Auswahlmöglichkeiten KOINNO-Regionalkonferenz 31
Screenshots – Auswahlmöglichkeiten KOINNO-Regionalkonferenz 32
Screenshots – Auswahlmöglichkeiten KOINNO-Regionalkonferenz 33
Screenshots – (Gefilterte) Werkzeugliste Liste weiter filtern / neu anordnen Weiterleitung zum entspr. Werkzeug- steckbrief 34
Screenshots – Werkzeugsteckbrief 35
Screenshots – Werkzeugsteckbrief 36
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