Kommunikationsräume gestalten - Woher es kommt?
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ManKom – Management von Kompetenzverschiebungen
Kommunikationsräume gestalten
Woher es kommt?
Nicht erst seit der so genannten „Corona-Krise“
ist der (Büro-)Arbeitsplatz einem großen
Wandel unterworfen.
Die zunehmende Verlagerung der
Kommunikation in den medialen Raum oder in
die Cloud, hat schon länger eine Ablösung der
Arbeit von einem festen Ort befördert.
Sicher ein Extrem: mittlerweile gibt es eine wachsende
Mobiltelefone mit Flatrate erlauben das Gruppe von digitalen Nomaden, die z.B. in einem
Telefonieren von überall; kleine, leistungs- ausgebauten Camper-Van unterwegs ist und
fähige Laptops befreien auch die IT- ausschließlich mobil arbeitet.
Infrastruktur: der Verlagerung der Arbeit in ein
Café, in das Home-Office oder in den „Van“ Eine Folge der veränderten Arbeits-
sind kaum noch Grenzen gesetzt. organisation: Es wird so viel kommuniziert, wie
nie zuvor!
Hinzu kommen veränderte Wünsche vor allem
von jüngeren Generationen, wie, wann und wo Zu den etablierten Kanälen Telefon und E-Mail
Arbeit stattfinden soll. Will man die Motivation sind zahlreiche weitere hinzugekommen: Slack,
und Energie dieser Menschen im Betrieb Trello, Whatsapp, MS Teams u.v.m. Dabei ist es
nutzen, muss man die Impulse ernst nehmen wichtig, zwischen synchroner (z.B. Telefon) und
und zielgerichtet gestalten. asynchroner (z.B. Messaging-Dienst) Kom-
Und schließlich hat das Anwachsen von munikation zu unterscheiden. Als Faustregel
Dienstleistungen, die bereits ausschließlich „im kann gelten: Je emotionaler das Thema, desto
Netz“ erbracht werden z.B. im Bereich Design, wichtiger ist synchrone Kommunikation also
Programmierung, Überwachung etc. einen z.B. via Skype; in dem Zusammenhang ist das
großen Impact. Versenden von Voice- und/oder Video-
Messages eine interessante Hybridform.
Das alles sind gute Gründe, den „Arbeitsplatz
Büro“ in seinem Nutzen und seiner Funktion zu Neben der Entgrenzung der Arbeit ist es immer
überprüfen und neu zu denken. noch so, dass Menschen in Teams arbeiten. Oft
sogar in interdisziplinären Teams, die sich
Hintergrund Projekt bezogen organisieren, in kurzen Sprints
zusammenkommen und relativ schnell wieder
Arbeit, so wie wir sie heute kennen, verändert in neuer Zusammensetzung an anderen
sich also rasend schnell. Der Lockdown hat Aufgaben arbeiten. Face-to-Face-
viele Menschen erstmalig in ein „Home-Office“ Kommunikation, echte Begegnungen bleiben
gezwungen und damit viele Fragen hier für einen Teamspirit wichtig.
aufgeworfen. Fest steht: ein Zurück in Vor-
Corona-Zeiten wird es nicht geben. Nach den Man kommt also oft nicht mehr zum
(auch nicht immer guten Erfahrungen) im „Arbeiten“ in das Büro, sondern zum
Home-Office wird man sich bewusster Austausch. Das Büro, bzw. der Ort, wo sich die
entscheiden, wo man arbeiten will. Mitglieder eines Teams oder eines
Unternehmens physisch treffen, ist selbst zu
ein Kommunikationstool geworden. Hier kann
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Tools #5 – Kommunikationsräume gestaltenManKom – Management von Kompetenzverschiebungen
im besten Fall aus eins und eins drei werden - • wenn ihr in Projektstrukturen
wenn der Raum das Unplanbare, das durch zusammenarbeitet.
zufälliges Aufeinandertreffen nebenbei • wenn ihr an komplexen Prozessen
entsteht – ermöglicht und befördert: Die Frage, arbeitet.
wie man diese Serendipität herstellt ist eine • wenn ihr in multidisziplinären Teams
der wichtigsten Fragen beim Remote-Work1. arbeitet.
• wenn ihr oft remote arbeitet, bei
Wenn das „Büro“ nun eine andere Bedeutung Kunden, im Home-Office oder von
hat, muss es auch in seiner Gestaltung unterwegs.
verändert werden. Es muss vielmehr als vorher • wenn ihr die Kommunikation im
als Kommunikationsraum gedacht werden. Unternehmen generell befördern und
verbessern wollt, um Synergien
Es muss Antworten geben können für die schneller zu erkennen und besser zu
Menschen, die sich morgens entscheiden nutzen.
können: gehe ich in das Büro oder bleibe ich • wenn ihr euch von einer „wissenden“
zuhause oder im Co-Working-Space. Welches zu einer „lernenden“ Organisation
Erleben bietet mir mein Arbeitsplatz? Bietet er entwickeln wollt.
mir einen Rückzugsort, weil ich zuhause nicht
fokussiert und konzentriert arbeiten kann oder Worum es geht…
einen Ort der Gemeinschaft? Finde ich eine
Vielfalt an Angeboten vor wie z.B. Zentraler Punkt ist, ein anderes Verständnis für
Entspannungsoasen (z.B. mit Holz das Lebens- und Arbeitssystem „Büro“ oder
ausgekleidete Räume), hellere, dunklere, „Firma“ zu gewinnen.
kühlere oder wärmere Räume, die mich je nach Durch eine Stärkung der synchronen
Arbeitsphase (kreativ, lernen, kommunizieren Kommunikation kann die Zusammenarbeit
etc.) unterstützen? Das Büro der Zukunft wird verbessert werden.
nicht nur hochdigital, hochkommunikativ,
sondern auch hochindividuell sein. Licht, Was ein Kommunikationsraum nicht ist
Temperatur, Gerüche, Farbgebung werden sich
individuell konfigurieren lassen und Ein Kommunikationsraum ist …
Wissensarbeiter*innen optimal unterstützen.
• kein Selbstzweck, der Raum steht im
Diese Handlungsempfehlung ist eine Dienst der Produktivität.
Hilfestellung, die eigene Arbeitsumgebung zu • keine Ecke mit einer Tischtennisplatte
reflektieren und mit ein paar einfachen Mitteln oder einem Kicker…oder einer Ecke mit
zu verbessern über die Zukunft des frischem Obst (auch wenn es
Arbeitsplatzes nachzudenken. Sie richtet sich in manchmal hilft).
erster Linie an die „Enabler“ und • kein Selbstläufer: damit er funktioniert
„Beweger*innen“ in einem Unternehmen. braucht es Regeln, eine Kultur und
Menschen, die sie pflegen, mittragen
Wann setzt du es ein? und weiterentwickeln.
• kein Patentrezept, sondern muss je
Gute Kommunikation ist zentraler Faktor und nach Unternehmenskultur gestaltet
überlebenswichtig in der modernen werden (s.o.).
Arbeitswelt. Gestaltete Kommunikations-
räume braucht ihr,…
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Remote-Work wird als Synonym for “Home-
Office” verwendet. Die Bezeichnung Home-Office
ist nur im deutschen Sprachraum üblich.
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Tools #5 – Kommunikationsräume gestaltenManKom – Management von Kompetenzverschiebungen
• Sprecht mit anderen Unternehmen
darüber, welche Lösungen sie
Umsetzung gefunden haben (vgl. tool #2).
• Schaut euch Coworking-Spaces an, die
Wenn du glaubst, dass dir und deinem Team es mittlerweile fast überall gibt.
ein gestaltetes Kommunikationssetting
weiterhelfen könnte: Organisator/Organisatorin - Rolle
• Sprich dein Team an. Wenn du die Arbeitsumgebung für dein Team
• Sprich deine Vorgesetzten an. verändern willst, brauchst du einen langen
• Erkläre das Vorhaben. Atem. Als Enabler dieses Veränderungs-
• Suche nach Beispielen. prozesses…
• Fange einfach an!
• sammelst du Ideen und Wünsche zum
Wie mache ich das? Arbeitsumfeld in deinem Betrieb.
• suchst Mitstreiter*innen
• Geht mit offenen Augen durch euer • verabredest nächste Schritte
Unternehmen und achtet auf die Rolle gemeinsam.
des Raumes. (Bsp.: Wenn du siehst, • gehst du in den Austausch mit der
dass in jedem Büro eine Geschäftsführung und bereitest den
Kaffeemaschine steht und die Türen Boden für den Veränderungsprozess.
meistens zu sind, weißt du, dass es hier • sammelst du Beispiele und machst
in Sachen Kommunikationskultur Luft Vorschläge, wie es aussehen könnte.
nach oben gibt.) • gehst du mit gutem Beispiel voran und
• Analysiere de bestehende Situation. motivierst zum Mitmachen und zur
o Wo sind jetzt die aktiven Nutzung neuer
kommunikativen Hot Spots? Rauminstallationen.
o Wo triffst du zufällig auf • achtest du auf die Bemerkungen
Kolleg*innen und wo deiner Kolleg*innen und erklärst die
entstehen interessante Hintergründe.
Gespräche? • übernimmst du Verantwortung z.B. für
• Sprich mit deinen Kolleg*innen, frag‘ Blumen oder die Anordnung von
sie nach Ihren Wünschen und Ideen. Raumelementen.
• Hier geht es oft auch um Geld:
o Evtl. müssen bauliche
Veränderungen durchgeführt Der Nutzen:
werden: prüft, ob es ein
Budget dafür gibt, ggf. im • Die Veränderung der Arbeits-
Rahmen von Renovierungs- umgebung soll sich in erster Linie
arbeiten o.ä., sorgt dafür, dass positiv auf die Kommunikation
jemand bei den auswirken und dadurch Synergien
entsprechenden Meetings herstellen.
dabei ist, der eure Ideen • Zudem fördert die Gestaltung der
einbringen kann. Räume das Wohlbefinden der
o Wahrscheinlich müssen Möbel Mitarbeiter*innen.
etc. angeschafft werden: auch • Die Arbeitsumgebung hat einen
hier solltet ihr Vertreter*innen großen Einfluss auf das psychische
bestimmen, die sich mit der Sicherheitsgefühl; ein zentraler Faktor
Idee von Kommunikations- vor allem bei hoch produktiven Teams.
räumen an den • Für eine Besprechung geht man auch
Besprechungen beteiligen. heute schon in einen
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Tools #5 – Kommunikationsräume gestaltenManKom – Management von Kompetenzverschiebungen
Besprechungsraum: die funktionale • Achtet darauf, dass man auch in
Differenzierung von Räumen erlaubt großen Räumen eine Übersicht
nun viel besser, sich auf die bekommt.
unterschiedlichen Aspekte – Dialog, • Gibt es eine clean-desk-Policy? Dann
Einzel- oder Teamarbeit einzulassen sind der Personalisierung des eigenen
(Telefonieren, Konzepte oder Arbeitsbereichs Grenzen gesetzt.
Angebote erstellen, Kundengespräche, • Als zentrale Gestaltungselemente
o.ä.) funktionieren:
• Arbeiten bedeutet immer auch Lernen o Regale, vor allem, wenn sie
(vgl. Tool 2) nicht massiv sind, sondern
• Methoden wie Design Thinking fordern etwas blickdurchlässig sind,
andere Räume als Voraussetzung für o Pflanzen, z.B. auch an Wänden
kreative Prozesse. o Beleuchtung: achtet darauf,
• Man erfährt sich als Teil eines größeren dass es keine dunklen Ecken
Ganzen, man hat das Gefühl, gibt und der Raum
gemeinsam etwas voranzubringen. ausgewogen beleuchtet ist.
D.h. nicht, dass überall
bürotypische Neonbe-
„Arbeit“ ist überall leuchtung angebracht ist, im
Gegenteil! Schafft
Der Raum ist ein Lehrer Atmosphäre!
• Schafft ein Angebot an
Getränken und Snacks.
Kommunikation braucht Struktur • Schafft Anlässe um gemeinsam
den Raum zu bespielen: einmal in
der Woche ein gemeinsames Essen
Tipps: oder Frühstück oder feiert gemeinsam
Projektabschlüsse.
• Es kommt darauf an, Menschen in • Eine Teeküche ist zu klein, um sich dort
Bewegung zu bringen. wirklich zu treffen. Sucht nach
• Leitgedanke: Schafft Offenheit und Möglichkeiten, Teeküchen oder
Transparenz. Aufenthaltsräume zusammenzulegen
• Leitgedanke: Schafft einen Marktplätz, und einen großen Raum zu schaffen.
einen Ort mit Café-Atmosphäre an • Sucht die Knotenpunkte in eurem
dem man sich gerne aufhält. Unternehmen, an denen sich möglichst
• Geht voran und nutzt die Angebote viele Wege kreuzen und platziert dort
selbst intensiv. Aufenthaltsmöglichkeiten.
• Installiert Info-Boards. • Wichtig: Achtet auf die soziale
• Pflanzen sorgen für ein angenehmes Akzeptanz! Bei der Einrichtung von
Raumgefühl. chill-and-work-Areas braucht es
• Leitgedanke: Sichtbar machen von Begleitung. Wer sich kritische
Menschen und ihren Qualitäten. Kommentare anhören muss, man
• Unregelmäßigkeiten schaffen, z.B. würde schon wieder beim
durch geschickte Anordnung von „Kaffeeklatsch“ sitzen, wird die
Schreibtischen und Trennelementen in Möglichkeit nicht nutzen. Wer sich
unterschiedlichen Formen und Höhen. hinter seiner geschlossenen Tür
versteckt, wird vielleicht länger
• Neu kombinieren: Beobachtet, was
brauchen, sich mit der neuen Situation
funktioniert und woran ihr euch stört:
anzufreunden. Gebt den
vielleicht könnt ihr in regelmäßigen
unterschiedlichen Bedürfnissen Raum
Abständen etwas ändern.
und schafft Angebote.
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Tools #5 – Kommunikationsräume gestaltenManKom – Management von Kompetenzverschiebungen
• Achtet darauf, dass auch der Café-
Bereich als Arbeitsraum definiert ist:
also Strom u. WLAN hat, ggf.
Whiteboard/Flipchart und Beamer zur
Verfügung stehen.
• Denkt daran: Anfangen ist besser als
ewig zu planen! Vielleicht tun es auch
erstmal drei Papphocker und ein
Flipchart! Oder ein günstiges IKEA-
Sofa…Let’s go!
Literaturtipp:
• New Workspace Playbook. Das
unverzichtbare Praxisbuch für neues
Arbeiten in neuen Räumen, Dark Horse
Innovation, Hamburg, 2018
Kontakt und Information:
www.bnw.de/ManKom
Bildungswerk der Niedersächsischen
Wirtschaft gemeinnützige GmbH
Damm 35, 26135 Oldenburg
Peter Grünheid/Jannike Bohlen
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