SOCIAL INTRANET 2018 TRENDS - THEMEN - TIPPS - Business User
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
SCHOOL FOR COMMUNICATION UNITED PLANET AND MANAGEMENT Wissen ist die Quelle des Erfolgs Seit 1998 greift United Planet seinen jeder Unternehmung – und nichts ist Kunden bei der digitalen Transformation so schnell überholt, wie der „aktuelle unter die Arme. Wissensstand“. Zusammen mit über 100 bestens ausge Permanente Weiterbildung ist der bildeten Partnern konnte das Software-Un- Schlüssel zum persönlichen Erfolg und ternehmen bis heute 5.000 Kunden beim dem Aufstieg eines Unternehmens. Weg von analog zu digital unterstützen. Die SCM richtet sich mit ihrem Wei- Ganz gleich, ob es um interne Kommuni terbildungsprogramm an (angehende) kation, Geschäftsprozesse oder die Zu- Fach- und Führungskräfte von heute sammenarbeit mit Geschäftspartnern und morgen. geht: Intrexx ist das ideale Werkzeug dafür. Denn Intrexx ist die Low-Code Development Dabei verbindet sie die Bereiche Plattform für Ihren Digital Workplace. Kommunikation und Management mit gezielter Weiterbildung in Form von Mit einem ROI von meist weniger als Tagungen, Workshops, Intensivkursen zwölf Monaten wird aus analog digital sowie Inhouse-Schulungen und publi- und aus kompliziert ganz leicht. ziert darüber hinaus Fachbücher und Studien. Tätigkeitsschwerpunkte von United Planet: Ansprechpartner: • Low-Code Development Philipp Bahrt, • Digital Workplace Projektleiter Interne Kommunikation • Unternehmensportale Telefon: +49 (0)30/479 897 89 • Social Collaboration E-Mail: philipp.bahrt@scmonline.de • Intranet-/Extranetlösungen www.scmonline.de Ansprechpartner: Presseinformationen: Ralf Bachmann, Public Relations www.scmonline.de/presse Telefon: +49 (0)761/207 03 -402 E-Mail: ralf.bachmann@unitedplanet.com www.unitedplanet.com Presseinformationen: www.unitedplanet.com/de/presse
INHALT 4 STUDIE Social Intranet 2018 8 8 GESPRÄCHSRUNDE So gelingt die Einführung 12 SO BIETET IHR SOCIAL INTRANET EINEN ECHTEN MEHRWERT 14 DIE MUSTERLÖSUNG FÜR IHR SOCIAL INTRANET 12 16 BEST CASE Deutsche AIDS-Hilfe macht verbandsweite Zusammenarbeit ganz leicht 18 SOCIAL INTRANET: DER 7-SCHRITTE-PLAN 22 20 DEN DIALOG FÖRDERN Social Intranet braucht Multiplikatoren 22 SOCIAL INTRANET GUIDELINES Erste Hilfe für Community Manager 24 INTRANET USABILITY Eine neue Generation des Intranets 25 DIE ZUKUNFT DER ARBEIT Dispruptiver Wandel oder sanfte Transformation?
STUDIE: SOCIAL INTRANET 2018 SCM / United Planet SCM und United Planet befragten im Frühjahr 2018 über 110 Kommuni- kationsexperten zur Verbreitung und Nutzung von Social Intranets im deutschsprachigen Raum. Das Ergebnis zeichnet ein umfassendes Bild der Triebfedern, Funktionen und Auswirkungen von Social-Intranet-Lösungen. Zentraler Befund: Social Intranets verbessern die Zufriedenheit hinsichtlich der internen Kommunikation deutlich. Insgesamt gut 45 Prozent der Befragten sich schon in der Umsetzungsphase. haben bereits ein Social Intranet im Für knapp 27 Prozent der Befragten Einsatz. Von den knapp 55 Prozent ohne ohne Social Intranet kommt die Einfüh- Social Intranet planen aktuell über rung einer solchen Lösung prinzipiell 56 Prozent die Einführung oder befinden nicht in Betracht. Haben Sie bereits ein Social Intranet Plant Ihr Unternehmen die Einführung im Einsatz? eines Social Intranets? 17 11 Ja, wir gehen bald live Ja 45 % Ja, wir suchen nach einer passenden Lösung % 27 Nein 45 Nein 55 % Ich weiß nicht EIN TREND SETZT SICH FORT: ZUFRIEDENER MIT SOCIAL INTRANET Wie zufrieden sind Sie mit der internen In Unternehmen mit Social Intranet sind Kommunikation in Ihrem Unternehmen? rund 78 Prozent der Befragten sehr oder eher zufrieden mit der internen Kom- Befragte mit Social Intranet Befragte mit Social Intranet in Planung munikation. Dort, wo die Einführung Befragte ohne Social Intranet eines Social Intranets geplant ist, äußern 60 sich immerhin noch rund 39 Prozent 56 55 sehr oder eher zufrieden. Dahingegen überwiegt klar die Unzufriedenheit 33 in der Gruppe der Befragten, deren 27 Unternehmen keine Einführung einer 22 22 13 Social-Intranet-Lösung anstrebt: Nur 6 6 rund 27 Prozent sind hier sehr oder eher 0 0 zufrieden mit der internen Kommunika- % Sehr Eher Weniger Nicht tion, über 73 Prozent sind weniger oder zufrieden zufrieden zufrieden zufrieden nicht zufrieden. 4
Im Vorjahr ergab sich ein sehr ähnliches 37,5 Prozent. Bereits 2016 erhielten wir Bild: Damals äußerten sich ebenfalls eine analoge Tendenz. Damit erhärtet rund 78 Prozent der Befragten mit Social sich der Befund, dass Social Intranets Intranet sehr oder eher zufrieden mit die Zufriedenheit mit der internen Kom- ihrer internen Kommunikation – ohne munikation signifikant erhöhen. Social Intranet waren es nur noch FAST IMMER RAUM FÜR VERBESSERUNG: EINFÜHRUNG VON SOCIAL INTRANET IST LOHNENSWERT Zumindest zum Teil dürfte dieses Ergeb- Hierzu ist anzumerken, dass die Rück- nis darauf zurückzuführen zu sein, dass wirkungen zwischen Social Intranets die Bereitschaft zur Einführung eines und Unternehmenskultur wechselsei- Social Intranets immer auch mit der tig sind: Bei erfolgreicher Einführung jeweiligen Unternehmenskultur korres- werden auch die neuen Funktionalitäten pondiert, die selbst wiederum Rückwir- bzw. ihre Nutzung für interne Kom- kungen auf die Wahrnehmung interner munikation die Unternehmenskultur Kommunikation innerhalb der Organisa- verändern. So geben rund 82 Prozent tion hat. So geben mehr als 53 Prozent der Befragten mit Social Intranet im als Grund für ihre Ablehnung eines Unternehmen an, die Plattform habe die Social Intranets an, ihre Unternehmens- interne Kommunikation verbessert oder kultur sei „noch nicht reif dafür“. Dies spürbar verbessert. Den Stellenwert des ist der häufigste Grund neben „Noch Social Intranets schätzen entsprechend keine passende Lösung gefunden“ und 25,5 Prozent als hoch und 55,3 Prozent „Es funktioniert auch ohne sehr gut“ mit als eher hoch ein. Die Tendenz zeigt jeweils knapp 27 Prozent. 20 Prozent also klar: Die Einführung eines Social geben an, es stünde kein Budget dafür Intranets lohnt sich in den allermeisten zur Verfügung. Fällen. Das Social Intranet hat die interne Welchen Stellenwert besitzt Ihr Kommunikation … Social Intranet aktuell im Unternehmen? Spürbar Hoch 33 % 26 % verbessert Verbessert 49 % Eher hoch 55 % Nicht Eher niedrig verbessert 18 % 13 % Verschlech- 0% Niedrig 6% tert 5
EINE LÖSUNG, VIELE FUNKTIONEN: WIE DAS SOCIAL INTRANET KOLLABORATION UNTERSTÜTZT Welche Funktionen sollte Ihr Social Intranet Was sind die aktuell wichtigsten Funktionen bieten, wenn es eingeführt wird? Ihres Social Intranets? 94 % Redaktionelles Arbeiten 63 % 47 % Activity Stream 59 % 65 % Chatfunktion 30 % Kommunikation und 53 % Zusammenarbeit mit Partnern 22 % 68 % Digitalisierung von Arbeitsabläufen 37 % Integrierte Applikationen für verschiedene 44 % 20 % Abteilungen (CRM, CMS etc.) 85 % Zusammenführen von Informationen 72 % auf einer zentralen Plattform 68 % Dokumentenmanagement / 39 % Dokumente gemeinsam bearbeiten 74 % Mobile Verfügbarkeit der Lösung 52 % 15 % Sonstiges 9% Seinen Nutzen zieht das Social Intranet der mobilen Verfügbarkeit der Lösung nach Meinung der Befragten mit Social beigemessene Bedeutung spiegelt einen Intranet vor allem aus dem Zusam- großen Trend der kommenden Jahre: menführen von Informationen auf einer Knapp 79 Prozent erachten diese als zentralen Plattform (71,7 Prozent), dem sehr oder eher wichtig. redaktionellen Arbeiten etwa für Firmen- news oder die digitale Mitarbeiterzeit- Dort, wo ein Social Intranet in Planung schrift (63 Prozent), dem Activity Stream ist, werden – wenn auch mit leicht (58,6 Prozent) sowie einer mobilen abweichender Gewichtung – dieselben Verfügbarkeit der Lösung (52,2 Prozent). Punkte als Wunsch für die Funktionalität Auch das Dokumentenmanagement der neuen Lösung genannt. Auch die (39,1 Prozent), die Digitalisierung von Kommunikation und Zusammenarbeit Arbeitsabläufen wie Raumbuchungen mit Partnern sowie integrierte Appli- oder Urlaubsanträgen (37 Prozent) kationen für verschiedene Abteilungen und die Chatfunktion (30,4 Prozent) (CRM, CMS etc.) spielen hier zusätzlich sind gefragte Funktionen. Vor allem die eine gewichtige Rolle. 6
VIELSCHICHTIGE ZIELE: WARUM FÜR EIN SOCIAL INTRANET ENTSCHEIDEN? Prinzipiell verfolgen Kommunikations- Ein weiterer populärer Aspekt, der für verantwortliche mit der Einführung neue digitale Lösungen in der internen eines Social Intranets folgende Ziele: Kommunikation spricht, ist die Reduk- Sie wollen vorwiegend den Informations- tion des oftmals hohen E-Mail-Aufkom- austausch verbessern (90,9 Prozent), mens. 64,6 Prozent der Befragten mit eine leichtere Zusammenarbeit ermög- Social Intranet geben an, dass dieses lichen (84,9 Prozent), hierarchie- und die internen E-Mails deutlich oder abteilungsübergreifende Kommunikati- teilweise reduziert hat. Im Schnitt be- on herbeiführen (81,8 Prozent), Wissen stätigen zudem drei Viertel der Befrag- zusammentragen und generieren (81,8 ten, dass ihre Social-Intranet-Lösung Prozent) und moderne Arbeitsbedingun- folgende Kernziele erfüllt: Sie ermöglicht gen schaffen (72,7 Prozent). Überdies direktere und schnellere Kommunika- sind auch das Employer Branding und tion, Austausch über Abteilungs- und die Innovationstauglichkeit Hinterge- Standortgrenzen hinweg, hierarchieüber- danken bei der Einführung einer ent- greifenden Austausch sowie das Finden sprechenden Lösung. Die Befunde aus und Sichern von organisationsinternem der Praxis zeigen, dass diese Ziele bei Wissen. Einführung bzw. Vorhandensein einer Social-Intranet-Lösung erreicht werden. Welche Ziele verfolgen Sie mit der Einführung eines Social Intranets? 91 85 73 82 39 42 82 % Verbesserung Leichtere Zu- Moderne Hierarchie- u. Attrak- Ideen/ Wissen zusam- des Informations- sammenarbeit Arbeitsbe- abteilungs- tiver Innova- mentragen und austauschs dingungen grenzenüber- Arbeit- tionen generieren schaffen greifende Kom- geber hervor- munikation sein bringen VIELES IST IN BEWEGUNG: WAS BRINGT DIE ZUKUNFT? Am meisten ausbaufähig sind nach strategie (29,3 Prozent) sowie die Perfor- Meinung der Befragten die Einbindung mance (19,5 Prozent) machen Kommu- von Social Intranets in bestehende nikationsverantwortlichen auf dem Weg Software-Infrastrukturen (46,3 Prozent), zur erfolgreichen Implementierung noch die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu schaffen. Dahingegen scheint die (43,9 Prozent), die Usability (41,5 Pro- Datenschutz-Problematik bzw. mangeln- zent) und die Möglichkeiten zur Indi- de Transparenz über die Verwendung vidualisierung (39 Prozent). Auch die von Daten (12,2 Prozent) eher ein nach- Einbindung in die Kommunikations geordnetes Problem zu sein. 7
GESPRÄCHSRUNDE: SO GELINGT DIE EINFÜHRUNG Rund um die Einführung eines Social Intranets gibt es viele Fragen. Wir lassen Experten aus der Praxis berichten, damit Ihr Projekt ein Erfolg wird! 1. WELCHE GRUNDVORAUSSETZUNGEN sind? Im nächsten Schritt sind grundle- gende Überlegungen zu den Use Cases MÜSSEN IN EINEM UNTERNEHMEN AUS erforderlich. Ein Ziel ist schließlich allen IHRER SICHT BESTEHEN, DAMIT DIE Projekten dieser Art gemein: Den Mit- EINFÜHRUNG EINES SOCIAL INTRANETS arbeitern ein produktiveres Miteinander GELINGEN KANN? zu ermöglichen. Katrin Fischer: Eine positive Einstellung 2. WER MUSS UNBEDINGT VON ANFANG der Mitarbeiter und des Managements für transparente Kommunikation ist AN INS BOOT GEHOLT WERDEN? WIE die beste Basis. STEHT ES UM DIE AUFGABENVERTEILUNG Bei Schaeffler ZWISCHEN KOMMUNIKATIONSABTEILUNG, war das Prinzip IT, HR UND GESCHÄFTSFÜHRUNG? der sozialen Funktionen be- Gerhard Sommer: Die interne Kommu- reits aus einem nikation oder das Marketing sind sehr offenen Forum oft die Treiber eines solchen Projekts. im alten Intranet Die HR ist dann beteiligt, wenn der bekannt, in Katrin Fischer, Betriebsrat involviert werden muss, und welches jeder Schaeffler die Geschäftsführung ist der Geldgeber. Mitarbeiter Die IT steht für die technische Unter- posten konnte. Zudem bestand der stützung parat und berät bei der Aus- Bedarf für eine zeitgemäße Plattform, wahl der geeigneten Plattform. Wichtig in der sich weltweit Experten finden und ist, dass klar ist, wer die Projektleitung austauschen können. hat. Es darf keinen „Machtkampf“ Martin Müller: Die Zielgruppenfrage zwischen interner Kommunikation und muss klar sein: Welche Mitarbeiter ha- IT geben. ben überhaupt Zugang? Und wie bindet Katrin Fischer: Alle vier sind gleicher- man diejenigen ein, die bisher nicht maßen wichtig und sollten unbedingt an die Unternehmens-IT angebunden zusammenarbeiten. Dabei ist es nicht 8
zwingend entscheidend wo die Haupt- 4. IN WELCHER FORM MUSS DAS verantwortung liegt. Das hängt vom PROJEKT SOCIAL INTRANET FORTAN Unternehmen ab, davon wo die Know- how-Träger sitzen. Rein IT-getriebene BEGLEITET WERDEN? WIE WICHTIG Projekte sind erfahrungsgemäß eher SIND TRAININGS UND KOMMUNIKATI- weniger erfolgreich. Mein Idealbild ONSMASSNAHMEN VOR UND NACH DEM ist: Projektauftrag vom Management, ROLL-OUT? Hauptverantwortung bei der Unterneh- menskommunikation, Zusammenarbeit Martin Müller: bezüglich des Veränderungsprozesses Schon im Vorfeld mit HR und gemeinsame Tool-Auswahl sollte klar aufge- und Implementierung mit der IT. zeigt werden, wie das Social Intranet 3. WIE WICHTIG IST DER KICK-OFF-TAG den Arbeitsalltag Martin Müller FÜR DAS GELINGEN DES PROJEKTS BZW. erleichtern kann. Vodafone Deutschland Zum Launch WAS SOLLTE BEACHTET WERDEN? müssen alle Infor- Martin Müller: Wer ein Social Intranet mationen leicht zugänglich sein. Emp- einführt, braucht einen langen Atem. fehlenswert ist ein Mix aus Tutorials Bereits vor dem Launch sollte eine und einer persönlichen Ansprache, etwa Teaser-Kampagne neugierig machen. über ein Netzwerk aus „Botschaftern“ Im Idealfall führt der Kick-off-Tag dazu, oder Roadshows. Wenn die anfängliche dass ein großer Teil der Mitarbeiter sich Euphorie vorüber ist und die Nutzung zu diesem Datum mit den neuen Tools noch ausbaufähig, gilt es rückblickend vertraut macht. Das schafft man nicht aufzuzeigen, wie die Mitarbeiter bereits mit Flyern oder Mailings – es braucht profitiert haben. Auch eine kleine Kam- konkrete Handlungsempfehlungen. Sagt pagne zur Reaktivierung hilft. Wir haben den Mitarbeitern: „Nimm dir heute zehn hierzu etwa einen „Digitalen Fitness Minuten Zeit und probiere folgendes plan“ gestartet: An zehn Tagen mussten aus“. Je mehr Mitarbeiter von Beginn an die Mitarbeiter kleine Aufgaben inner- dabei sind, umso stärker der Netzwerk halb der Digital-Workplace-Landschaft effekt. lösen. Katrin Fischer: Die Bedeutung des Kick- Katrin Fischer: In einem globalen off-Tags hängt vom Vorgehen für die Ein- Unternehmen mit verschiedenen führung ab. Bei Schaeffler haben wir ein Nationalitäten kann es für ein zentrales schrittweises agiles Vorgehen gewählt Projektteam im Headquarter schwer und nach und nach einzelne Stakehol- sein, alle Benutzer zu erreichen. Der der-Gruppen während der Pilotphase persönliche Kontakt, die lokale Sprache ins Boot geholt. Unser Benutzerkreis hat und die Berücksichtigung von kulturel- sich ständig erweitert. Da kam ein groß len Unterschieden sind hier der Schlüs- angelegter Kick-off nicht in Frage. sel zum Erfolg. Akzeptanz kann nur 9
erreicht werden, indem lokale Experten nehmens zusammen. Bei Vodafone sind aufgebaut werden. Die Veränderung der es der offene Austausch im Enterprise Arbeitsweise und der Art zu kommuni- Social Network und das gemeinsame zieren ist jedoch nie ganz abgeschlos- und parallele Arbeiten an Dokumen- sen und sollte weiterhin unterstützt ten auf OneDrive. Die Zukunft bringt werden. hoffentlich nicht nur mehr zusätzliche Tools, sondern bessere Schnittstellen, 5. WELCHES SIND DIE WICHTIGSTEN um eine homogene Intranet-Landschaft FUNKTIONEN EINES SOCIAL INTRANETS? zu schaffen: Ein modulares System, das an den Use Cases der unterschiedlichen WAS WIRD AUF DEM WEG ZUM DIGITAL Nutzer ausgerichtet ist und an das man WORKPLACE NOCH AUF UNS neue Funktionalitäten bei Bedarf einfach ZUKOMMEN? andocken kann. Gerhard Sommer: Der Austausch 6. WELCHE STRATEGISCHEN ZIELE SIND zwischen den MIT DER EINFÜHRUNG EINES SOCIAL Mitarbeitern, das Kommunizieren INTRANETS AUF UNTERNEHMENSSEITE in Gruppen, die VERBUNDEN? einfache Bedie- Martin Müller: Im Kern geht es darum, nung und die Er- Gerhard Sommer Mitarbeiter mit allen Informationen United Planet GmbH reichbarkeit von und Anwendungen auszustatten, um jedem Ort der produktiv und motiviert zu arbeiten. Welt sind sehr wichtige Funktionen, die Und: Ein Social Intranet ist kulturprä- gegeben sein müssen. Über den Kom- gend. Die neuen Möglichkeiten stärken munikationsaspekt hinaus gibt es in die bereichsübergreifende Zusammenar- einem Social Intranet aber noch weitere beit sowie den Zusammenhalt im Unter- Anwendungen, die den Digital Workpla- nehmen – eine wichtige Voraussetzung, ce erst richtig ausmachen. Viele Vorgän- damit sich ein Unternehmen agil auf ge, die heute noch per Word und Excel künftige Herausforderungen einstellen erstellt und bearbeitet werden, werden kann. zukünftig in digitale Prozesse überführt Katrin Fischer: Die mit einem Social und können dann auch in den Activity Intranet verbundenen Ziele können Stream des Social Intranets integriert vielschichtig sein, angefangen bei werden. So kann von jedem Flecken der einer erhöhten Arbeitseffizienz, über Erde aus ein Investitionsantrag geneh- transparente Kommunikation, globales migt werden. Da die Feeds personali- Wissensmanagement, die Etablierung siert sind, sieht jeder Mitarbeiter nur die einer Netzwerkkultur bis hin zu einer für ihn relevanten Informationen. wirklichen Veränderung der Kommuni- Martin Müller: Am wichtigsten sind kationskultur, die in einer gesteigerten die Funktionen, die den Arbeitsalltag Mitarbeitermotivation und -bindung spürbar verbessern – das hängt immer mündet. Bei Schaeffler unterstützt das mit der Struktur und Kultur des Unter- Social Intranet zudem direkt und 10
unmittelbar die definierten Führungs- Gefühl, wenn in einem lokalen Forum prinzipien „Transparenz, Vertrauen und Fachfragen gestellt werden, die dann Teamarbeit“ als Teil der Unternehmens- unmittelbar von Experten am anderen strategie. Ende der Welt beantwortet werden. Martin Müller: Die Zusammenarbeit im 7. MIT WELCHEN WÜNSCHEN KOMMEN Team und mit unseren Stakeholdern ist KUNDEN AUF SIE ZU, WENN ES UM EINE tatsächlich einfacher geworden. Do- kumente mit wenigen Klicks zu teilen, PASSENDE SOCIAL-INTRANET-LÖSUNG anstatt in E-Mail-Anhänge zu packen, UND DEREN EINFÜHRUNG GEHT? spart eine Menge Zeit. Wir waren über- Gerhard Sommer: Der größte Wunsch rascht, wie wenig aktives Community ist, die Kommunikation untereinander Management bei uns nötig war. Unser zu verbessern. Wenn in Projektteams Enterprise Social Network reguliert sich mit E-Mails gearbeitet wird, geht auf selbst recht gut, Diskussionen verlaufen dem Weg der Kommunikation oft der fair und auf guten Niveau. Und es haben Zusammenhang zwischen Frage und sich einige reichweitenstarke Communi- Antwort verloren. Mit dem Social Intra- ties mit starken Diskursen gebildet. net kann ich einfach eine Projektgruppe erstellen und die gesamten Informa- 9. WAS HAT SICH FÜR DIE INSTITUTIONA- tionen wie Dokumente, Termine etc. LISIERTE INTERNE KOMMUNIKATION MIT sind an einem Ort. Stelle ich eine Frage, erhalte ich über die Kommentarfunktion DEM SOCIAL INTRANET VERÄNDERT? die Antworten und die Zusammenhänge Katrin Fischer: Die Unternehmenskom- sind klar ersichtlich. So kann das We- munikation hat innerhalb des Intranets sentliche bereits im Vorfeld des nächs- neue Kanäle bekommen. Dadurch wird ten Meetings diskutiert werden. Das die Welt für uns schneller, direkter und alles führt zu weniger E-Mails, Meetings bunter. Es kann nun tagesaktuell und und schnelleren Entscheidungen. auch über Videos kommuniziert werden. Über die sozialen Funktionen kann di- 8. WAS SIND IHRE ERFAHRUNGEN AUS rekt das Feedback der Mitarbeiter emp- DER TÄGLICHEN ARBEIT? GIBT ES AUS- fangen werden. Das erfordert natürlich auch gewisse Veränderungen in unseren WIRKUNGEN, DIE SIE NICHT ERWARTET Arbeitsabläufen. HÄTTEN? Martin Müller: Für uns als Kommunika- Katrin Fischer: Innerhalb unseres Pro- toren wurde das Social Intranet ein wich- jektteams haben wir das Social Intranet tiges Instrument für internes Issue- und bereits im Rohzustand als virtuellen Themenmanagement. Wir sehen nun Projektort genutzt. Das hat direkt sehr noch besser, was wirklich für relevant gut funktioniert. Jeden Tag freue ich erachtet und unter den Mitarbeitern dis- mich darüber, wie einfach und schnell kutiert wird. Ein signifikanter Teil unserer meine Projektarbeit durch das Tool ge- Themenplanung für die internen Medien worden ist und dass ich alles innerhalb wird mittlerweile durch Diskussionen von Sekunden finde. Es ist ein schönes unserer Mitarbeiter getrieben. 11
SO BIETET IHR SOCIAL INTRANET EINEN ECHTEN MEHRWERT Ein Social Intranet erweitert das Kern-Intranet um Social Media Features. Das heißt: Mitarbeiter chatten hier miteinander, stellen Fragen oder teilen neue Inhalte mit Christoph Herzog anderen. Dadurch bietet ein Social Intranet den Angestellten nicht nur die täglich benötigten Informationen, sondern wird zu einer lebendigen Wissenssammlung. DIESE VORTEILE BRINGT EIN SOCIAL INTRANET • Schnelle und direkte Kommunikation: • Zufriedene Mitarbeiter: Direkte Betei- Das Social Intranet bietet vielseitige ligung an Abstimmungsprozessen, Kommunikationsmöglichkeiten. schneller Kontakt und ständig auf • Flexibilität: Was passiert in den ande- dem neusten Stand der Dinge sein – ren Abteilungen? Und wie erreiche das stellt Mitarbeiter zufrieden. ich Kollege XY? Das alles erfahren Sie • Vernetzung: Die Arbeit verlagert sich im Social Intranet und zwar von überall immer mehr hin zu Projekten mit und zu jeder beliebigen Uhrzeit. Beteiligten aus unterschiedlichen Ab- • Stetiger Wissensaustausch: Mit dem teilungen oder Standorten. Das Social Social Intranet entwickeln Mitarbeiter Intranet bringt dennoch alle digital gemeinsam Ideen, beantworten Fragen zusammen. und erhalten Lösungen von internen Experten. 12
DIE WICHTIGSTEN FUNKTIONEN IM dennoch Stellen im Unternehmen, die ÜBERBLICK mit der internen Kommunikation und der gezielten Erstellung von Beiträgen Welche Features das Social Intranet beauftragt sind. Mit einem integrierten bietet, ist je nach Unternehmen sehr un- Content-Management-System (CMS) terschiedlich. Die folgenden Funktionen bereiten diese Beiträge auf und stellen sollte die von Ihnen gewählte Plattform sie an geeigneter Stelle zur Verfügung. jedoch mindestens bieten: • Mobile Verfügbarkeit • Activity Stream Die moderne Arbeitswelt ist im ständi- Er ist das Herzstück Ihres Social Intra- gen Wandel, mobile Endgeräte werden nets. Die öffentliche Kommunikation immer mehr zum Standard in Unter- wird hier aufgeführt. Mitarbeiter können nehmen. Arbeitnehmer setzen vermehrt zum Beispiel Fragen stellen, die passen- mobile Endgeräte ein, um ihre Aufgaben den Experten im Unternehmen darauf erfolgreich zu erfüllen. Der digitale Ar- antworten. Manche Lösungen gehen beitsplatz – zu dem das Social Intranet noch weiter: Sie zeigen neben Meldun- immer mehr wird – muss daher Infor- gen von Kollegen auch Informationen mationen, Prozesse und Applikationen aus eingesetzten Softwaresystemen, auch unterwegs verfügbar machen. zum Beispiel Erinnerungen oder Aufga- ben. • Instant Messaging • Benutzermanagement Diese Funktion ist für den direkten Aus- tausch zwischen einzelnen Mitarbeitern In jedem Unternehmen gibt es unter- gedacht. In Form von Direktnachrichten schiedliche Gruppen von Anwendern, können Auskünfte eingeholt werden. die ganz verschiedene Funktionen Die Kommunikation kann hier deutlich benötigen. Durch ein rollenbasieren- informeller und schneller ablaufen als des Benutzermanagement sieht jeder per E-Mail. Mitarbeiter nur die Anwendungen und Dokumente, für die er das entsprechende • Teamräume Lese- bzw. Schreibrecht hat. Jeder Mitar- beiter erhält eine individuelle Ansicht mit Sie dienen als digitale Projektgrup- den jeweils relevanten Informationen. pen. Hier bündeln Sie Dokumente und machen Sie für die gemeinsame • Inhalte Bearbeitung verfügbar. Teamräume oder Gruppen lassen sich für die unterschied- Das Social Intranet lebt – wie jedes lichsten Aufgaben nutzen. Beispielswei- Portal – von den darin enthaltenen Infor- se zur Vorbereitung von Meetings, die mationen. Inhalte entstehen User-gene- dadurch abgekürzt werden. Oder auch riert aus der Kommunikation zwischen zur Zusammenarbeit an längerfristigen den Mitarbeitern. Oft gibt es aber Projekten. 13
DIE MUSTERLÖSUNG FÜR IHR SOCIAL INTRANET Ein Social Intranet ist mehr als ein Facebook fürs Unternehmen. Diese Funktionen bieten Ihnen einen echten Mehrwert. BENACHRICHTIGUNGEN Die Benachrichtigungen hal- ten Sie auf dem Laufenden. Per Klick auf den Hinweis ge- langen S ie zum entsprechen- den Zielort. Schnell, praktisch und ohne etwas zu verpassen. BEITRÄGE Teilen Sie Ihr Wissen und Dateien mit den Kollegen. Den Empfängerkreis bestim- men Sie. Auch, ob Ihre Nach- richt wichtig und dringend ist. Zur Sicherheit gibt es die Funktion „Lesebestätigung“. FILTER Was wichtig ist und was nicht, entscheiden Sie. Schaffen Sie Ordnung im Activity Stream – mit den Filtern einKinderspiel. ACTIVITY STREAM Das Herzstück: Im Activity Streamfließen Ihre Informati- onen zusammen. Diese filtern Sie nach Ihren Bedürfnissen. 14
GRUPPEN Virtuelle Arbeitsräume für Teams, Projektgruppen und Abteilungen. Hier tauschen Sie Wissen und Dateien und arbeiten gemeinsam an Projekten– auch standortübergreifend. SUCHE Gelangen Sie schnell an Wissen. D ie Suche durch- kämmt Inhalte, Kontakte und Daten. ANZEIGEN Ihr digitales Schwarzes Brett für Ausschreibungen, Speisepläne oder wichtige Ankündigungen. KONTAKTE Das Profil ist Ihre digitale Visitenkarte. Verraten Sie Ihre Talente und Stärken. So finden sich Experten- Teams heute. APPLIKATIONS PLUG-IN Per Plug-in binden Sie un- terschiedliche Applikationen in Ihr Social Intranet ein. So fließen Informationen daraus direkt in Ihren Activity Stream. 15
BEST CASE: DEUTSCHE AIDS-HILFE MACHT VERBANDSWEITE ZUSAMMENARBEIT GANZ LEICHT Ihre Mitarbeiter verteilen sich auf mehrere Standorte? Und sollen sich trotzdem austauschen können und gemeinsam an Projekten arbeiten? Christoph Herzog Genau diese Herausforderung löst die Deutsche AIDS-Hilfe e. V. mit ihrem Social Intranet. Die Deutsche AIDS-Hilfe Neben der Vernetzung der Haupt- und ist ein Dachverband von rund 130 Orga- Ehrenamtlichen gab es zwei wesent- nisationen und Einrichtungen in ganz liche Ziele: Die Ermöglichung pro- Deutschland. Sie vertritt die Interessen jektbezogener Gruppenarbeit sowie von Menschen mit HIV/Aids in der die Etablierung eines verbandsweiten Öffentlichkeit sowie gegenüber Poli- Wissensmanagements. Das allerorten tik, Wissenschaft und medizinischer vorhandene Wissen im Verband sollte Forschung. besser genutzt werden. Um diese Ziele zu erreichen, sollte ein Social Intranet eingeführt werden. KOMMUNIKATION ALS SCHLÜSSEL FÜR ERFOLGREICHE ARBEIT ÜBERZEUGENDE USABILITY UND Die rund 500 hauptamtlichen Mitar- WIRTSCHAFTLICHKEIT beiter des Verbands bewältigen die vielfältigen Aufgaben mit der Hilfe Am Anfang stand eine umfangreiche von ca. 5.000 Ehrenamtlichen. Früher Marktanalyse. In Workshops mit Vertre- gab es nur eine Möglichkeit, die vielen tern der einzelnen Mitgliedsorganisati- ehrenamtlichen Mitarbeiter regelmäßig onen gewann die Deutsche AIDS-Hilfe zu erreichen: der vom Dachverband Klarheit darüber, was man eigentlich verschickte Newsletter. „Eine richtige brauchte und erwartete. Basierend Interaktion konnte darüber natürlich darauf erstellte das Team um Dirk nicht stattfinden“, berichtet der Refe- Hetzel ein anspruchsvolles Lastenheft. rent für internetgestützte Prävention Am Ende setzte sich Intrexx mit der Dirk Hetzel. Das Ziel war daher klar: integrierten Collaboration-Applikation Der Austausch zwischen ehren- und Intrexx Share durch. hauptamtlichen Mitarbeitern sollte besser werden. 16
Die Marktforschung hat sich gelohnt, die stärksten Argumente. Das zahlt sich wie Herr Hetzel bekräftigt: „Als ich auf aus: Wir haben noch nie Anwendungs- Intrexx aufmerksam wurde, hat es mich rückfragen dazu bekommen.“ Neben der sofort überzeugt. Die intuitive Oberflä- leichten Bedienbarkeit sprach vor allem che und die gute Usability waren für uns die Wirtschaftlichkeit für das Produkt. DIGITALE PROJEKTARBEIT BRINGT TEAMS ZUSAMMEN In nur drei Monaten von der Entschei- Verband wie die Deutsche AIDS-Hilfe dung bis zum Go-Live wurde das Social war es wichtig, mit dem Tool überregio- Intranet mit Unterstützung durch den nal zusammenarbeiten und Dokumente Berliner Intrexx-Partner City & Bits auf- austauschen zu können. Die bisher gebaut. Ihre Vorteile spielt die Plattform über 70 projekt- oder fachspezifischen vor allem bei der projektbezogenen Gruppen sind dafür eine geeignete Gruppenarbeit aus. Für einen großen Umgebung. Unser Social Intranet ermöglicht es uns auf effektive und einfache Art, verbandsweit zusammen- zuarbeiten. Kollegen, die intensiv mit der Gruppen- funktion arbeiten, kamen schon auf mich zu und sagten, das sei genau das, was sie sich schon immer gewünscht haben. Dirk Hetzel, Referent für Internetgestützte Prävention, Deutsche AIDS-Hilfe e.V. Drei Tipps aus der Praxis: Als wichtigsten Tipp für ähnliche Projek- te betont Herr Hetzel die Bedeutung der • Ein detailliertes Lastenheft guten Absprache mit der Geschäftsfüh- erstellen. Dazu alle internen rung und den verbandsweiten Stake- Stakeholder einbeziehen! holdern: „Ohne deren Beteiligung wäre • In gute Usability investieren. die Einführung vielleicht nicht so gut Das sichert die Akzeptanz für gelaufen.“ das Social Intranet. • Pro Abteilung Key-User benen- nen, die das Portal bewerben Weitere Anwenderbeispiele und Fragen beantworten. finden Sie unter www.intrexx.com/referenzen 17
SOCIAL INTRANET: DER 7-SCHRITTE-PLAN Von Personalisierung bis zum Selber-Posten: Mit einem Social Intranet wird gelerntes Verhalten aus den sozialen Olivia Patzelt Netzwerken in den Arbeitsalltag übertragen und damit auf eine offene Kommunikationskultur eingezahlt. Diese wiederum ist essenziell für Unternehmen, die flexibel und agil die Herausforderungen des Marktes meistern wollen. Und damit sind wir auch schon am ent- Steht die Plattform einmal fest, geht es scheidenden Punkt: Unternehmen und gleich mit der technischen Entwicklung Mitarbeiter müssen ein Social Intranet und dem Design weiter. Sie profitiert und alles, was damit verbunden ist, von einer guten Abstimmung zwischen wirklich wollen. Keine verknöcherte Or- IT, HR, Rechtsabteilung und Betriebsrat. ganisation wird durch eine neue Platt- Denn Datenschutz und Arbeitnehmer- form zum Paradies für New-Work-Ent- recht stehen manchmal im Widerspruch husiasten. Aber: Ein Unternehmen, das zu einer guten Usability; Kompromisse die Grundvoraussetzungen erfüllt – sind an der Tagesordnung. Bereitschaft, Silodenken zu überwinden, und Affinität zu digitaler Veränderung Parallel steht die Entscheidung an, wel- –, kann mit einem Social Intranet viel che Inhalte initial in die neue Plattform bewegen. Trotzdem warten auf dem aufgenommen werden – und das ist oft Weg dorthin viele Stolpersteine, die das zunächst einmal eine Entscheidung ge- Projekt ins Straucheln bringen können. gen Content, der sich über Jahre ange- sammelt hat. Beim Aussortieren haben Es fängt bei der Wahl der richtigen uns Content Manager aus verschiede- technischen Plattform an: Alle Wün- nen Abteilungen geholfen: Sie wussten sche erfüllt keine Plattform, aber den nämlich besser als jeder andere, welche wichtigsten Anforderungen (und dem Inhalte für ihre Kollegen relevant sind. Budget) sollte eine pragmatische Lö- Außerdem haben wir so gleich das Re- sung schon entsprechen. Wir konnten daktionsteam für den laufenden Betrieb viel Zeit sparen, indem wir Experten mit aufgebaut. der Beratung beauftragt haben und die Belegschaft nach ihren Vorstellungen Der Kulturwandel begleitet die gesamte für ein Social Intranet gefragt haben. Entwicklung: Denn ein Social Intranet Letzteres steigert später auch die Ak lebt vom Mitmachen – und stirbt einen zeptanz. frühen Tod, wenn die Mitarbeiter nicht 18
1. Anforderungsprofil, Budget und personelle Ressourcen klären 2. Richtiges Tool gemeinsam mit Experten auswählen 3. Technische Möglichkeiten und gesetzliche Bestimmungen in Einklang bringen 4. Konzept für relevante Inhalte entwickeln – und die Arbeit auf viele Schultern verteilen 5. Erwartungshaltung managen und reden, reden, reden 6. Kick-off für einen guten Start nutzen 7. Mit regelmäßigen Schulungen und Informationen dranbleiben von Anfang an Initiative zeigen oder zu setzen. Das Ziel: Die Mitarbeiter die Geschäftsleitung nicht überzeugt mit Aktionen und Botschaften in allen ist. Wir haben daher mit allen Stake verfügbaren Kanälen zu erreichen, den holdern viel und offen über unser Nutzen glasklar zu machen, Hilfestel- neues Social Intranet geredet: Was lung zu geben und so möglichst viele wird es können? Was wird sich ändern? Nutzer auf die Plattform zu bekommen. Ab wann kann ich damit rechnen? So Bei uns ist das gelungen. Und der gute waren unsere Kollegen am Stichtag Start erleichtert es uns jetzt, die Erfolgs- bestens vorbereitet. geschichte fortzuschreiben – ganz prag- matisch mit alltagstauglichen Schulun- Denn der Kick-off-Tag bietet die Chan- gen und Trainings, relevanten Inhalten ce, das neue Social Intranet in Szene und überzeugenden Funktionen. 19
DEN DIALOG FÖRDERN. SOCIAL INTRANET BRAUCHT MULTIPLIKATOREN Das Social Intranet lebt mit und von vielen authen- tischen Beiträgen. Social Features fördern den Austausch. Doch sie sind kein Selbstläufer – zwei Ania Dornheim weitere Faktoren sind entscheidend, damit die und Sabine Krippl Angebote zur Interaktion auch genutzt werden: Motivation und Schreibkompetenz. Was motiviert Mitarbeiterinnen und Für Kommunikatoren ist es wichtig, Mitarbeiter, Beiträge im Intranet zu solche Meinungen, Denkweisen und kommentieren oder eigene Beiträge Bewertungen zu kennen und darauf zu zu liefern? Dies ist die Kernfrage – die reagieren. jedoch viel zu selten gestellt wird. Wie in Social Media Ein großer Energieversorger bietet müssen auch im Social Intranet im Social Intranet zum Beispiel einen Wettbewerb an. Die internationale die Nutzer einen Mehrwert Belegschaft soll neue ökologische – einen persönlichen Gewinn – Angebote des Unternehmens in klei- erkennen. Nur dann beteiligen nen Textbotschaften alltagssprachlich sie sich aktiv. erklären. Für die besten Beiträge sind Preise ausgelobt. Doch das Unterneh- Der Schlüssel zu mehr Beteiligung: men hat Mühe ausreichend Beiträge Auch Entscheider und Führungskräfte zu erhalten. Der Grund: Die Teilnahme sind im Intranet aktiv – jedoch nicht als wird als Zeichen geringer Auslastung Kontrolleur, sondern aus Interesse. So verstanden. Ein weiteres Beispiel: Die wird das Intranet für Mitarbeitende und Mitarbeitenden einer Direktbank kön- Teams zu einer Plattform, auf der sie nen sich im Social Intranet interdiszip- ihre Ideen, Wissen und auch Kritik wir- linär in Bootcamps austauschen. Und kungsvoll platzieren können. Unterneh- dies schon seit vielen Jahren. Doch men sollten aktive Multiplikatoren in die Beteiligung an den verschiedenen jedem Team ausbilden – darunter auch Workshop-Formaten lässt beständig Führungskräfte. Fit gemacht werden sie nach. Es stellt sich heraus: Die Mitar- in speziellen Workshops und regelmä- beitenden haben das Gefühl, die For- ßigen Feedback-Runden – zum Beispiel mate sind reine Show-Veranstaltungen. mit der Unterstützung externer Kaum etwas wird umgesetzt. Spezialisten wie textwende. 20
Durch das Training wissen die Multipli- Wer sich über die Qualität und die katoren, wie sie Beiträge lebendig und Wirkung des eigenen Textes unsicher motivierend formulieren, worauf es ist, wird wenig schreiben – selbst wenn beim Kommentieren ankommt und wie er möchte. Und wer seine Schreibkom- sie selbst durch ihre Beiträge profitieren. petenzen überschätzt, erhält weniger Feedback. Gelesen wird im Intranet Im vermeintlich anonymen Raum der nämlich nur, wenn Inhalt und Formulie- sozialen Medien schreiben viele drauf rungen ansprechend und wertschätzend los – im Social Intranet sind die gleichen formuliert sind. Und wer kein Feedback Personen hingegen gehemmt. Wie wirke erhält, hat weniger Lust sich zu ich? Was denken die anderen? beteiligen … Die Schreibkompetenz der Multiplikatoren ist der zweite wichtige Faktor für den Erfolg des Social Intranets. Ohne Mimik und Gestik werden Sachinformationen trocken und langweilig und Worte können schnell missverstanden werden. WAS ZEICHNET GUTE TEXTE FÜR DAS SOCIAL INTRANET AUS? Entscheidend ist, wie der Text in den erst mühevoll erarbeiten? Sind die In- ersten Sekunden auf den Nutzer wirkt. halte motivierend oder eher belehrend? Werden bereits erste Antworten gege- Texte für das Social Intranet beteiligen ben? Oder muss man sich die Inhalte die Nutzer am Prozess. Sie bieten einen schnellen Überblick durch Haltepunkte und liefern Mög- lichkeiten der Inter- aktion – selbst bei klassischen Infobei- trägen! Wer ein Social Intranet plant, sollte sich deshalb vorab auch professionell mit den Inhalten und ihrer textlichen Darstellung auseinandersetzen und die Templates entsprechend gestal- ten lassen. Links ein gelungenes Beispiel aus dem Bankbereich. 21
SOCIAL INTRANET GUIDELINES – ERSTE HILFE FÜR COMMUNITY MANAGER Was wäre ein Social Intranet ohne engagierte Nutzer? Schließlich lebt es von deren Partizipation. Es ist wünschens- wert, dass sich möglichst viele Mitarbeiter an Diskussionen Christoph Herzog beteiligen, eigene Beiträge verfassen und damit zur Ideenfindung beitragen. Um diese virtuellen Gemeinschaften 5 TIPPS FÜR IHRE SOCIAL INTRANET aufzubauen und zu moderieren setzen GUIDELINES viele Unternehmen auf Community Manager. Diese können ihre Aufgabe 1. Orientieren Sie sich an allgemeinen hauptamtlich bekleiden. Der Normalfall Social Media Guidelines. Was für die ist jedoch eher, dass das Community Kommunikation Ihrer Mitarbeiter auf Management für das Social Intranet Kanälen wie Facebook und Twitter neben anderen Aufgaben mitläuft. Ge- gilt, sollte auch intern gelten. rade in diesem Fall sind Social Intranet 2. Stellen Sie nicht zu viele Regeln auf. Guidelines eine große Hilfe: Sie setzen Fehler sind menschlich. Was dann Spielregeln für den Austausch der User zählt, ist der transparente und takt- im Social Intranet. volle Umgang mit der Situation. 3. Es gilt immer: Respekt und Anstand sind das A und O der Kommuni- kation. Machen Sie daher deutlich: Beleidigungen und Verunglimpfun- gen sind im Social Intranet uner- wünscht und können Folgen nach sich ziehen. 4. Appellieren Sie an die Eigenverant- wortung der Mitarbeiter. Es muss klar sein, dass jeder selbst für seine Äußerungen und Handlungen ver- antwortlich ist. 5. Bieten Sie neben den Guidelines die Möglichkeit für Rückfragen. Key-User oder auch regelmäßige Info-Veran- staltungen helfen Ihren Mitarbeitern, offene Fragen zu klären. 22
IHRE „LEITPLANKEN“ MÜSSEN ZUM ENTSCHEIDUNGSHILFE: UNTERNEHMEN PASSEN WAS TUN, WENN’S BRENNT? Je nach Unternehmensgröße und Bran- Die Social Media Guidelines geben so- che können die Guidelines sehr unter- wohl dem Community Manager als auch schiedlich sein. Der Umgang in einer den einzelnen Usern verbindliche Re- Großkanzlei oder einer Bank ist zumeist geln. Was geschieht jedoch, wenn eine anders als in einem Startup. Diskussion trotzdem „zu heiß“ wird? Der Anbieter Ihrer Social-Intranet-Lö- Mit dem folgenden Diagramm können sung kann Sie bei der Definition „Ihrer“ Community Manager einschätzen, wie Guidelines unterstützen oder Ihnen kritisch ein Beitrag ist und schnell eine kompetente Berater empfehlen! angemessene Reaktion finden. Der Post ist ... Ein positiver Beitrag Eine neutrale Frage („Super, dass die („Welche Ein kritischer Kantine nun auch ve- Weiterbildungen gibt Beitrag gane Mittagsmenüs es im Bereich XYZ?“) anbietet!“) Unspezifisch Spezifisch („Warum geht es der Ein klarer Verstoß Kamen schon („Warum bekomme Firma so schlecht?“) gegen die Guidelines antworten von ich immer noch („Wieso wird Kollegen? keinen Mitarbeiter- Nachfragen, was genau dieser Taugenichts parkplatz?“) gemeint ist. Kommt Abteilungsleiter?“) eine Erläuterung? Ja Nein Ja Nein Community 1) Verweis auf Beitrag positiv anager antwortet M Kollegen antworten Beobachten, aber Guidelines bewerten / liken und in Abstimmung mit lassen und nicht weiter darauf 2) Löschen des B ei- ggf. empfehlen / Fachabteilung und moderieren eingehen trags mit Verweis teilen ggf. Kommunika auf die Regeln tionsabteilung 23
INTRANET USABILITY: EINE NEUE GENERATION DES INTRANETS Eine neue Generation des Intranets: Der Digitale Arbeits- platz als komplexes Arbeitsinstrument bzw. als Werkzeug, welches den Mitarbeiter täglich bei seiner Arbeit unterstützt. Natalie Panek Er hilft Mitarbeitern dabei, schneller ihre Ziele zu erreichen, sich Wissen interaktiv, auf einfachste Weise einzuholen und weiterzugeben – zu jeder Zeit und an jedem Ort. Das persönliche Ziel zu erreichen ist arbeiten. Womit sind die Benutzer allerdings nur dann möglich, wenn Ihr besonders unzufrieden? Fragen Sie Ihre Intranet eine hohe Nutzerakzeptanz Benutzer nach Bedürfnissen und Wün- erfährt und effizientes sowie effektives schen. Das Ziel – Informationen schnell Nutzen zulässt. Doch nicht nur das allei- und einfach zu finden und zu verstehen ne reicht aus, um die Nutzer abzuholen. – sollte dabei niemals aus den Augen Heutzutage ist auch das Nutzungser- verloren werden. lebnis wichtig. Unter Experten sagt man auch „Joy of Use“ – ergänzt die tradi- • Funktionalität ist das A und O: tionelle Usability und bezieht sich auf Ästhetik und Emotionen. Zunächst steht die Funktionalität im Vor- dergrund. Der Benutzer sollte sich schnell Leider wird die Benutzerfreundlichkeit zurechtfinden, im besten Fall ohne eine interner Systeme oftmals vernachlässigt. ausführliche Einweisung in das System. Jedoch sollte eine gute Usability berück- sichtigt werden, da relativ schnell eine • Standards: Benutzer-nicht-Akzeptanz aufgebaut wird. In diesem Fall würde das System Standards unterstützen Benutzer, sich fast immer intrinsisch abgelehnt, die schnell im System zurechtzufinden und Nutzung aber wäre erzwungen bzw. Funktionsweisen von Elementen zu notwendig für die tägliche Arbeit – es verstehen. Ein Beispiel hierfür ist, dass entsteht ein innerer Konflikt. Links in der Regel unterstrichen und Suchfunktionen standardmäßig rechts Damit dies gar nicht erst eintritt, haben oben platziert sind. Natürlich sollen diese wir folgende Tipps für Sie: Regeln nicht zu sehr einschränken und kreative Ideen unterdrücken. Da das Nut- • Ist-Analyse: zerverhalten und auch die Technologien im stetigen Wandel sind, sollten Sie hier Analysieren Sie den Ist-Zustand des aufmerksam sein und das System immer Systems und wie die Mitarbeiter damit wieder prüfen und weiterentwickeln. 24
DIE ZUKUNFT DER ARBEIT: DISPRUPTIVER WANDEL ODER SANFTE TRANSFORMATION? Als Menschen sind wir darauf ausgerichtet, Veränderungen wahrzunehmen und uns dem Neuen zuzuwenden. Doch Dr. Bernhard Albert auch wenn die Veränderungen der Arbeitswelt fundamen- tal sein werden, gilt für dieses wie für jedes andere Zukunftsthema: Es inter- essiert, was sich ändert, vernachlässigt wird, was bleibt. Aktive Gestaltung von Zukunft gelingt denen, die das verstehen und zwischen den Welten vermitteln. Viele zeichnen nur ein Bild der Zukunft. tiver Aufgaben von Maschinen übernom- Experten jedoch arbeiten mit Zukünften, men wird, die Arbeit geht uns nicht aus. denn mögliche Zukünfte lassen sich vorausdenken. In einem gemeinsamen Projekt mit SOS-Global Partners, dem NEUE ACHTSAMKEIT TÜV Rheinland, dem incore e. V., einer Die größte Herausforderung der Zukunft von der KPMG geförderten Bildungsfor- wird das Nebeneinander der unter- schungseinrichtung, und der Agentur für schiedlichen Arbeits- und Lebenswelten LiveKommunikation circ sowie unserem sein. Während die einen permanent auf Beratungshaus Foresight Solutions der digitalen Überholspur sind, ent- wurden vier unterschiedliche Szenarien decken die anderen die Langsamkeit zur Zukunft von Arbeit entwickelt. Jedes analoger und sozialer Umfelder. Viele dieser Szenarien ist geprägt von Tenden- wechseln abhängig von Launen, Le- zen, die bereits heute sichtbar sind. Von bensphasen und Optionen mühelos von Menschenhand gesteuerte gigantische der einen in die andere Welt, während Maschinenwelten scheinen hier genauso andere daran scheitern. Zusammenhal- denkbar, wie ein individuelles Cocooning ten und pflegen können wir beide nur in digitalen Home-Offices mit Ausflügen durch Kommunikation. Sie ist Währung, in virtuelle Welten. Ebenso vorstellbar Motor und Gestaltungsmacht. sind regionalisierte Gegenwelten, in denen analoge Tätigkeiten dominieren, oder auch eine empathische Gesellschaft AUTONOMIE der Glückssucher, in der Technologien Autonome Fahrzeuge, Maschinen, kaum sichtbar als Hilfsmittel in alles Geräte und künstliche Intelligenzen integriert sind, was ist. Verschiedene sind in aller Munde, doch echte Eigen- Entwicklungen, die auch nebeneinander ständigkeit werden sie noch lange nicht existieren können. Die Zukunft der Arbeit erlangen. Sie sind in ihrer Entwicklung wird also vielfältig sein. Und obgleich abhängig von ständiger Interaktion und eine ganze Reihe monotoner und repeti- Kommunikation – mit Menschen oder 25
anderen Systemen. Besonders trifft das sind im anderen strikt verboten, und auf selbst lernende Systeme zu. Diese kompatibel miteinander sind sie schon müssen nicht nur große Datenmengen gar nicht. In den Arbeitswelten der sammeln und anhand vorgegebener Zukunft wird man noch einige Zeit mit Parameter bewerten, sondern sich solchen Kinderkrankheiten von Techno- auch flexibel auf neue und unerwartete logien zu kämpfen haben. Doch wenn Situationen einstellen. Nur wenn man in sie einmal überwunden sind, können allen schwierigen Situationen mit ihnen Menschen orts- und zeitunabhängig kommuniziert, können sie lernen, die zusammenarbeiten und auf große Teile gewünschten Entscheidungen zu treffen. der zeitraubenden Meta-Kommunikation Zentral für ihren Erfolg ist also Kommu- verzichten. nikation. ALLGEGENWART MENSCH-MASCHINE-KOMMUNIKATION In Zeiten großer technologischer Schon heute verschwindet die noch Fortschritte, erwarten Produzenten und spürbare Distanz zwischen Men- Anwender, dass Technik allgegenwär- schen und Maschinen sowie zwischen tig sichtbar ist. Unter den Vorzeichen Büroarbeit, Fertigung und Service. des ökologischen Wandels und einer Dieser Abstand wird in Zukunft ganz zunehmenden Orientierung an mensch- verschwinden. Mobile Endgeräte in lichen Bedürfnissen, werden digitale Form von Datenbrillen, Wearables oder Technologien ebenso unsichtbar werden, Smartphones verbinden Mensch und wie andere wichtige Infrastrukturen. In Maschinen sowie diese untereinander. einem unserer Szenarien dienen sie den Menschen steuern Produktionsanlagen Menschen, ohne von diesen überhöht vom Schreibtisch aus, Computer regen zu werden. eigenständig Einkaufsprozesse an. Am Ende ist nur mehr wichtig, dass die Aufgaben erledigt werden, ganz gleich BEDROHUNG: TECHNOKOLLAPS von wem. Doch was geschieht, wenn die Dinge schief gehen, wenn Menschen durch künstliche Intelligenzen, Cybercrime KOLLABORATION und Cyberwar ernstlich und wiederholt Die Zusammenarbeit mittels digita- zu Schaden kommen? Werden sie sich ler Infrastrukturen ist heute oft noch dann von der Technik abwenden oder mühsam und störanfällig. Gescheiterte diese grundlegend überdenken? Auch Telefonkonferenzen, ein ellenlanger Aus- dieser Frage haben wir uns in unserer tausch über E-Mails, teure Online-Tools Szenarien-Studie gestellt. mit großen Mängeln und Dokumente in der Cloud, aus denen unerklärlich wichtige Überarbeitungen verschwun- Wie denken Sie darüber? den sind, kennt jeder. Lösungen, die Schreiben Sie uns: im einen Unternehmen Standard sind, ba@foresight-solutions.com 26
AUTOREN Christoph Herzog ist Content Marke- Gerhard Sommer ist Senior Custo- ting Manager bei der United Planet mer Success Manager bei der United GmbH. Seit Januar 2016 betreibt er au- Planet GmbH. Er ist Spezialist für ßerdem den Blog www.arbeitsplatz40. Digital Workplaces und Enterprise de. Er interessiert sich insbesondere Portale. Sein Fokus liegt auf der strategischen für die Berührungspunkte von (Arbeits-)Kultur Nutzung von Portal-Technologien zur Prozessopti- und Technologie: Wie verändert die Digitalisierung mierung. Mit seiner langjährigen Projekterfahrung unsere Art zu arbeiten? Und welche Chancen und unterstützt er mittelständische Unternehmen bei Herausforderungen ergeben der Gewinnung nachhaltiger Wettbewerbsvorteile. sich daraus? Dr. Bernhard Albert ist Politikwissen- Ania Dornheim und Sabine schaftler und seit 20 Jahren in der Krippl sind Partnerinnen wissenschaftlichen Zukunftsforschung. der Düsseldorfer Agentur Er ist Gründer des Beratungshauses Textwende. Sie beraten Un- Foresight Solutions, der Advanced ternehmen bei der schriftlichen Kommunikation Foresight Group und Board Member des Netz- und bilden Mitarbeitende zu Textcoaches und werk Zukunftsforschung. Wichtig sind ihm eine Multiplikatoren aus. Kontakt: info@textwende.de 360°-Perspektive und ein partizipatives Vorgehen, das alle relevanten Akteure berücksichtigt. Katrin Fischer ist seit 2014 bei Scha- effler Projektleiterin in der Digitalen Olivia Patzelt leitet seit 2016 die interne Unternehmenskommunikation Kommunikation beim Kabelnetzbetreiber und für die Einführung des globalen Unitymedia. Nach dem Studium der Social Intranets verantwortlich. Soziologie, Politik und Kommunikations- Die Wirtschaftsinformatikerin bringt langjährige wissenschaft war sie u. a. Seniorberaterin Beratungserfahrung für die Einführung von Unter- bei Deekeling Arndt Advisors und leitete die nehmensportalen, Intranets und Plattformen zur Unternehmenskommunikation beim Getriebe Zusammenarbeit mit. hersteller GETRAG. Martin Müller ist seit 2013 in der Natalie Panek ist Usability Engineer bei Unternehmenskommunikation von der Firma QuinScape GmbH in Dort- Vodafone Deutschland tätig. Als mund. Shared Service Design & UX sind Digital Media Specialist verantwortete seit Januar 2016 ihre Passion – ihre Lei- er unter anderem die Einführung des Digital Work- denschaft. Ausgebildet bei der QuinScape GmbH place im Unternehmen. Er versucht täglich, das zur Fachinformatikerin lebt sie ihre Expertise in Buzzword-Bingo der Digitalisierung mit Leben zu allen Bereichen aus – so auch realisiert in ihrem füllen – macht aber auch gern mal Print. Blog www.panekowski.de, wo das Entwicklerherz mit dem Gesunden und Nützlichen verbunden ist. IMPRESSUM Herausgeber: SCM United Planet GmbH Redaktion: Philipp Bahrt (SCM) Lars Dörfel Katrin Beuthner Lehmbruckstraße 24 Schnewlinstraße 2 Grafik: mint communications GbR 10245 Berlin 79098 Freiburg Telefon: +49(0)30 47989789 Telefon: +49(0)761 20703 0 Bildnachweise: iStock.com/ Fax: +49(0)30 479898 00 Fax: +49(0)761 20703530 enisaksoy (Titel), sorbetto (S. 3, 12), E-Mail: info@scmonline.de E-Mail: info@unitedplanet.com Enis Aksoy (S. 3, 22) Web: www.scmonline.de Web: www.unitedplanet.com 27
28
Sie können auch lesen