SOCIAL INTRANET 2018 TRENDS - THEMEN - TIPPS - Business User

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SOCIAL INTRANET 2018 TRENDS - THEMEN - TIPPS - Business User
SOCIAL INTRANET 2018
TRENDS – THEMEN – TIPPS
SOCIAL INTRANET 2018 TRENDS - THEMEN - TIPPS - Business User
SCHOOL FOR COMMUNICATION                 UNITED PLANET
AND MANAGEMENT

Wissen ist die Quelle des Erfolgs        Seit 1998 greift United Planet seinen
jeder Unternehmung – und nichts ist      Kunden bei der digitalen Transformation
so schnell überholt, wie der „aktuelle   unter die Arme.
Wissensstand“.
                                         Zusammen mit über 100 bestens ausge­
Permanente Weiterbildung ist der         bildeten Partnern konnte das Software-Un-
Schlüssel zum persönlichen Erfolg und    ternehmen bis heute 5.000 Kunden beim
dem Aufstieg eines Unternehmens.         Weg von analog zu digital unterstützen.
Die SCM richtet sich mit ihrem Wei-      Ganz gleich, ob es um interne Kommuni­
terbildungsprogramm an (angehende)       kation, Geschäftsprozesse oder die Zu-
Fach- und Führungskräfte von heute       sammenarbeit mit Geschäftspartnern
und morgen.                              geht: Intrexx ist das ideale Werkzeug dafür.
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Kommunikation und Management mit
gezielter Weiterbildung in Form von      Mit einem ROI von meist weniger als
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sowie Inhouse-Schulungen und publi-      und aus kompliziert ganz leicht.
ziert darüber hinaus Fachbücher und
Studien.                                 Tätigkeitsschwerpunkte von
                                         United Planet:
Ansprechpartner:                         • Low-Code Development
Philipp Bahrt,                           • Digital Workplace
Projektleiter Interne Kommunikation      • Unternehmensportale
Telefon: +49 (0)30/479 897 89            • Social Collaboration
E-Mail: philipp.bahrt@scmonline.de       • Intranet-/Extranetlösungen
www.scmonline.de
                                         Ansprechpartner:
Presseinformationen:                     Ralf Bachmann, Public Relations
www.scmonline.de/presse                  Telefon: +49 (0)761/207 03 -402
                                         E-Mail: ralf.bachmann@unitedplanet.com
                                         www.unitedplanet.com

                                         Presseinformationen:
                                         www.unitedplanet.com/de/presse
SOCIAL INTRANET 2018 TRENDS - THEMEN - TIPPS - Business User
INHALT
     4    STUDIE
          Social Intranet 2018

8
     8    GESPRÄCHSRUNDE
          So gelingt die Einführung

     12   SO BIETET IHR SOCIAL INTRANET
          EINEN ECHTEN MEHRWERT

     14   DIE MUSTERLÖSUNG FÜR IHR
          SOCIAL INTRANET

12   16   BEST CASE
          Deutsche AIDS-Hilfe macht verbandsweite
          Zusammenarbeit ganz leicht

     18   SOCIAL INTRANET: DER 7-SCHRITTE-PLAN

22   20   DEN DIALOG FÖRDERN
          Social Intranet braucht Multiplikatoren

     22   SOCIAL INTRANET GUIDELINES
          Erste Hilfe für Community Manager

     24   INTRANET USABILITY
          Eine neue Generation des Intranets

     25   DIE ZUKUNFT DER ARBEIT
          Dispruptiver Wandel oder sanfte Transformation?
STUDIE: SOCIAL INTRANET 2018                                                          SCM / United Planet

     SCM und United Planet befragten im Frühjahr 2018 über 110 Kommuni-
     kationsexperten zur Verbreitung und Nutzung von Social Intranets im
     deutschsprachigen Raum. Das Ergebnis zeichnet ein umfassendes Bild der
     Triebfedern, Funktionen und Auswirkungen von Social-Intranet-Lösungen.
     Zentraler Befund: Social Intranets verbessern die Zufriedenheit hinsichtlich
     der internen Kommunikation deutlich.

     Insgesamt gut 45 Prozent der Befragten                         sich schon in der Umsetzungsphase.
     haben bereits ein Social Intranet im                           Für knapp 27 Prozent der Befragten
     Einsatz. Von den knapp 55 Prozent ohne                         ohne Social Intranet kommt die Einfüh-
     Social Intranet planen aktuell über                            rung einer solchen Lösung prinzipiell
     56 Prozent die Einführung oder befinden                        nicht in Betracht.

     Haben Sie bereits ein Social Intranet                          Plant Ihr Unternehmen die Einführung
     im Einsatz?                                                    eines Social Intranets?

                                                                                                       17       11
                                                                      Ja, wir gehen bald live
     Ja                                            45 %               Ja, wir suchen nach
                                                                      einer passenden Lösung                %
                                                                                                  27
                                                                      Nein                                           45
     Nein                                                 55 %
                                                                      Ich weiß nicht

     EIN TREND SETZT SICH FORT: ZUFRIEDENER MIT SOCIAL INTRANET
     Wie zufrieden sind Sie mit der internen                        In Unternehmen mit Social Intranet sind
     Kommunikation in Ihrem Unternehmen?                            rund 78 Prozent der Befragten sehr oder
                                                                    eher zufrieden mit der internen Kom-
          Befragte mit Social Intranet
          Befragte mit Social Intranet in Planung                   munikation. Dort, wo die Einführung
          Befragte ohne Social Intranet                             eines Social Intranets geplant ist, äußern
                                              60                    sich immerhin noch rund 39 Prozent
                     56                  55
                                                                    sehr oder eher zufrieden. Dahingegen
                                                                    überwiegt klar die Unzufriedenheit
                          33                                        in der Gruppe der Befragten, deren
                               27                                   Unternehmen keine Einführung einer
      22                            22
                                                               13   Social-Intranet-Lösung anstrebt: Nur
            6                                              6        rund 27 Prozent sind hier sehr oder eher
                0                                    0              zufrieden mit der internen Kommunika-
%
        Sehr           Eher          Weniger           Nicht        tion, über 73 Prozent sind weniger oder
      zufrieden      zufrieden      zufrieden        zufrieden      nicht zufrieden.

     4
Im Vorjahr ergab sich ein sehr ähnliches       37,5 Prozent. Bereits 2016 erhielten wir
Bild: Damals äußerten sich ebenfalls           eine analoge Tendenz. Damit erhärtet
rund 78 Prozent der Befragten mit Social       sich der Befund, dass Social Intranets
Intranet sehr oder eher zufrieden mit          die Zufriedenheit mit der internen Kom-
ihrer internen Kommunikation – ohne            munikation signifikant erhöhen.
Social Intranet waren es nur noch

FAST IMMER RAUM FÜR VERBESSERUNG:
EINFÜHRUNG VON SOCIAL INTRANET IST LOHNENSWERT
Zumindest zum Teil dürfte dieses Ergeb-        Hierzu ist anzumerken, dass die Rück-
nis darauf zurückzuführen zu sein, dass        wirkungen zwischen Social Intranets
die Bereitschaft zur Einführung eines          und Unternehmenskultur wechselsei-
Social Intranets immer auch mit der            tig sind: Bei erfolgreicher Einführung
jeweiligen Unternehmenskultur korres-          werden auch die neuen Funktionalitäten
pondiert, die selbst wiederum Rückwir-         bzw. ihre Nutzung für interne Kom-
kungen auf die Wahrnehmung interner            munikation die Unternehmenskultur
Kommunikation innerhalb der Organisa-          verändern. So geben rund 82 Prozent
tion hat. So geben mehr als 53 Prozent         der Befragten mit Social Intranet im
als Grund für ihre Ablehnung eines             Unternehmen an, die Plattform habe die
Social Intranets an, ihre Unternehmens-        interne Kommunikation verbessert oder
kultur sei „noch nicht reif dafür“. Dies       spürbar verbessert. Den Stellenwert des
ist der häufigste Grund neben „Noch            Social Intranets schätzen entsprechend
keine passende Lösung gefunden“ und            25,5 Prozent als hoch und 55,3 Prozent
„Es funktioniert auch ohne sehr gut“ mit       als eher hoch ein. Die Tendenz zeigt
jeweils knapp 27 Prozent. 20 Prozent           also klar: Die Einführung eines Social
geben an, es stünde kein Budget dafür          Intranets lohnt sich in den allermeisten
zur Verfügung.                                 Fällen.

Das Social Intranet hat die interne            Welchen Stellenwert besitzt Ihr
Kommunikation …                                Social Intranet aktuell im Unternehmen?

Spürbar                                        Hoch
                                 33 %                                     26 %
verbessert

Verbessert                              49 %   Eher hoch                                 55 %

Nicht                                          Eher niedrig
verbessert               18 %                                      13 %

Verschlech-    0%                              Niedrig          6%
tert

                                                                                            5
EINE LÖSUNG, VIELE FUNKTIONEN:
   WIE DAS SOCIAL INTRANET KOLLABORATION UNTERSTÜTZT
       Welche Funktionen sollte Ihr Social Intranet        Was sind die aktuell wichtigsten Funktionen
       bieten, wenn es eingeführt wird?                    Ihres Social Intranets?

 94 %                                       Redaktionelles Arbeiten                               63 %

                 47 %                           Activity Stream                                   59 %

           65 %                                  Chatfunktion                          30 %

                                              Kommunikation und
              53 %                       Zusammenarbeit mit Partnern                  22 %

          68 %                        Digitalisierung von Arbeitsabläufen                  37 %

                                    Integrierte Applikationen für verschiedene
                   44 %                                                             20 %
                                          Abteilungen (CRM, CMS etc.)

   85 %                              Zusammenführen von Informationen
                                                                                                      72 %
                                         auf einer zentralen Plattform

          68 %                           Dokumentenmanagement /                            39 %
                                       Dokumente gemeinsam bearbeiten

        74 %                            Mobile Verfügbarkeit der Lösung                       52 %

                            15 %                     Sonstiges                   9%

   Seinen Nutzen zieht das Social Intranet               der mobilen Verfügbarkeit der Lösung
   nach Meinung der Befragten mit Social                 beigemessene Bedeutung spiegelt einen
   Intranet vor allem aus dem Zusam-                     großen Trend der kommenden Jahre:
   menführen von Informationen auf einer                 Knapp 79 Prozent erachten diese als
   zentralen Plattform (71,7 Prozent), dem               sehr oder eher wichtig.
   redaktionellen Arbeiten etwa für Firmen-
   news oder die digitale Mitarbeiterzeit-               Dort, wo ein Social Intranet in Planung
   schrift (63 Prozent), dem Activity Stream             ist, werden – wenn auch mit leicht
   (58,6 Prozent) sowie einer mobilen                    abweichender Gewichtung – dieselben
   Verfügbarkeit der Lösung (52,2 Prozent).              Punkte als Wunsch für die Funktionalität
   Auch das Dokumentenmanagement                         der neuen Lösung genannt. Auch die
   (39,1 Prozent), die Digitalisierung von               Kommunikation und Zusammenarbeit
   Arbeitsabläufen wie Raumbuchungen                     mit Partnern sowie integrierte Appli-
   oder Urlaubsanträgen (37 Prozent)                     kationen für verschiedene Abteilungen
   und die Chatfunktion (30,4 Prozent)                   (CRM, CMS etc.) spielen hier zusätzlich
   sind gefragte Funktionen. Vor allem die               eine gewichtige Rolle.

   6
VIELSCHICHTIGE ZIELE: WARUM FÜR EIN SOCIAL INTRANET ENTSCHEIDEN?
Prinzipiell verfolgen Kommunikations-             Ein weiterer populärer Aspekt, der für
verantwortliche mit der Einführung                neue digitale Lösungen in der internen
eines Social Intranets folgende Ziele:            Kommunikation spricht, ist die Reduk-
Sie wollen vorwiegend den Informations-           tion des oftmals hohen E-Mail-Aufkom-
austausch verbessern (90,9 Prozent),              mens. 64,6 Prozent der Befragten mit
eine leichtere Zusammenarbeit ermög-              Social Intranet geben an, dass dieses
lichen (84,9 Prozent), hierarchie- und            die internen E-Mails deutlich oder
abteilungsübergreifende Kommunikati-              teilweise reduziert hat. Im Schnitt be-
on herbeiführen (81,8 Prozent), Wissen            stätigen zudem drei Viertel der Befrag-
zusammentragen und generieren (81,8               ten, dass ihre Social-Intranet-Lösung
Prozent) und moderne Arbeitsbedingun-             folgende Kernziele erfüllt: Sie ermöglicht
gen schaffen (72,7 Prozent). Überdies             direktere und schnellere Kommunika-
sind auch das Employer Branding und               tion, Austausch über Abteilungs- und
die Innovationstauglichkeit Hinterge-             Standortgrenzen hinweg, hierarchieüber-
danken bei der Einführung einer ent-              greifenden Austausch sowie das Finden
sprechenden Lösung. Die Befunde aus               und Sichern von organisationsinternem
der Praxis zeigen, dass diese Ziele bei           Wissen.
Einführung bzw. Vorhandensein einer
Social-Intranet-Lösung erreicht werden.

Welche Ziele verfolgen Sie mit der Einführung eines Social Intranets?

        91                85             73            82            39       42         82             %

Verbesserung        Leichtere Zu-   Moderne      Hierarchie- u.   Attrak-   Ideen/ Wissen zusam-
des Informations-   sammenarbeit    Arbeitsbe-   abteilungs-      tiver     Innova- mentragen und
austauschs                          dingungen    grenzenüber-     Arbeit-   tionen generieren
                                    schaffen     greifende Kom-   geber     hervor-
                                                 munikation       sein      bringen

VIELES IST IN BEWEGUNG: WAS BRINGT DIE ZUKUNFT?
Am meisten ausbaufähig sind nach                  strategie (29,3 Prozent) sowie die Perfor-
Meinung der Befragten die Einbindung              mance (19,5 Prozent) machen Kommu-
von Social Intranets in bestehende                nikationsverantwortlichen auf dem Weg
Software-Infrastrukturen (46,3 Prozent),          zur erfolgreichen Implementierung noch
die Akzeptanz bei den Mitarbeitern                zu schaffen. Dahingegen scheint die
(43,9 Prozent), die Usability (41,5 Pro-          Datenschutz-Problematik bzw. mangeln-
zent) und die Möglichkeiten zur Indi-             de Transparenz über die Verwendung
viduali­sierung (39 Prozent). Auch die            von Daten (12,2 Prozent) eher ein nach-
Einbindung in die Kommunikations­                 geordnetes Problem zu sein.

                                                                                                    7
GESPRÄCHSRUNDE:
SO GELINGT DIE EINFÜHRUNG

Rund um die Einführung eines Social
Intranets gibt es viele Fragen. Wir lassen
Experten aus der Praxis berichten, damit Ihr
Projekt ein Erfolg wird!

1. WELCHE GRUNDVORAUSSETZUNGEN              sind? Im nächsten Schritt sind grundle-
                                            gende Überlegungen zu den Use Cases
MÜSSEN IN EINEM UNTERNEHMEN AUS             erforderlich. Ein Ziel ist schließlich allen
IHRER SICHT BESTEHEN, DAMIT DIE             Projekten dieser Art gemein: Den Mit-
EINFÜHRUNG EINES SOCIAL INTRANETS           arbeitern ein produktiveres Miteinander
GELINGEN KANN?                              zu ermöglichen.

Katrin Fischer: Eine positive Einstellung   2. WER MUSS UNBEDINGT VON ANFANG
der Mitarbeiter und des Managements
für transparente Kommunikation ist          AN INS BOOT GEHOLT WERDEN? WIE
die beste Basis.                            STEHT ES UM DIE AUFGABENVERTEILUNG
Bei Schaeffler                              ZWISCHEN KOMMUNIKATIONSABTEILUNG,
war das Prinzip                             IT, HR UND GESCHÄFTSFÜHRUNG?
der sozialen
Funktionen be-                              Gerhard Sommer: Die interne Kommu-
reits aus einem                             nikation oder das Marketing sind sehr
offenen Forum                               oft die Treiber eines solchen Projekts.
im alten Intranet                           Die HR ist dann beteiligt, wenn der
bekannt, in             Katrin Fischer,     Betriebsrat involviert werden muss, und
welches jeder             Schaeffler        die Geschäftsführung ist der Geldgeber.
Mitarbeiter                                 Die IT steht für die technische Unter-
posten konnte. Zudem bestand der            stützung parat und berät bei der Aus-
Bedarf für eine zeitgemäße Plattform,       wahl der geeigneten Plattform. Wichtig
in der sich weltweit Experten finden und    ist, dass klar ist, wer die Projektleitung
austauschen können.                         hat. Es darf keinen „Machtkampf“
Martin Müller: Die Zielgruppenfrage         zwischen interner Kommunikation und
muss klar sein: Welche Mitarbeiter ha-      IT geben.
ben überhaupt Zugang? Und wie bindet        Katrin Fischer: Alle vier sind gleicher-
man diejenigen ein, die bisher nicht        maßen wichtig und sollten unbedingt
an die Unternehmens-IT angebunden           zusammenarbeiten. Dabei ist es nicht

8
zwingend entscheidend wo die Haupt-         4. IN WELCHER FORM MUSS DAS
verantwortung liegt. Das hängt vom          PROJEKT SOCIAL INTRANET FORTAN
Unternehmen ab, davon wo die Know-
how-Träger sitzen. Rein IT-getriebene
                                            BEGLEITET WERDEN? WIE WICHTIG
Projekte sind erfahrungsgemäß eher          SIND TRAININGS UND KOMMUNIKATI-
weniger erfolgreich. Mein Idealbild         ONSMASSNAHMEN VOR UND NACH DEM
ist: Projektauftrag vom Management,         ROLL-OUT?
Hauptverantwortung bei der Unterneh-
menskommunikation, Zusammenarbeit           Martin Müller:
bezüglich des Veränderungsprozesses         Schon im Vorfeld
mit HR und gemeinsame Tool-Auswahl          sollte klar aufge-
und Implementierung mit der IT.             zeigt werden, wie
                                            das Social Intranet
3. WIE WICHTIG IST DER KICK-OFF-TAG         den Arbeitsalltag
                                                                        Martin Müller
FÜR DAS GELINGEN DES PROJEKTS BZW.          erleichtern kann.       Vodafone Deutschland
                                            Zum Launch
WAS SOLLTE BEACHTET WERDEN?                 ­müssen alle Infor-
Martin Müller: Wer ein Social Intranet       mationen leicht zugänglich sein. Emp-
einführt, braucht einen langen Atem.         fehlenswert ist ein Mix aus Tutorials
Bereits vor dem Launch sollte eine           und einer persönlichen Ansprache, etwa
Teaser-Kampagne neugierig machen.            über ein Netzwerk aus „Botschaftern“
Im Idealfall führt der Kick-off-Tag dazu,    oder Roadshows. Wenn die anfängliche
dass ein großer Teil der Mitarbeiter sich    Euphorie vorüber ist und die Nutzung
zu diesem Datum mit den neuen Tools          noch ausbaufähig, gilt es rückblickend
vertraut macht. Das schafft man nicht        aufzuzeigen, wie die Mitarbeiter bereits
mit Flyern oder Mailings – es braucht        profitiert haben. Auch eine kleine Kam-
konkrete Handlungsempfehlungen. Sagt         pagne zur Reaktivierung hilft. Wir haben
den Mitarbeitern: „Nimm dir heute zehn       hierzu etwa einen „Digitalen Fitness­
Minuten Zeit und probiere folgendes          plan“ gestartet: An zehn Tagen mussten
aus“. Je mehr Mitarbeiter von Beginn an      die Mitarbeiter kleine Aufgaben inner-
dabei sind, umso stärker der Netzwerk­       halb der Digital-Workplace-Landschaft
effekt.                                      lösen.
Katrin Fischer: Die Bedeutung des Kick-      Katrin Fischer: In einem globalen
off-Tags hängt vom Vorgehen für die Ein-     Unternehmen mit verschiedenen
führung ab. Bei Schaeffler haben wir ein     Nationalitäten kann es für ein zentrales
schrittweises agiles Vorgehen gewählt        Projektteam im Headquarter schwer
und nach und nach einzelne Stakehol-         sein, alle Benutzer zu erreichen. Der
der-Gruppen während der Pilotphase           persönliche Kontakt, die lokale Sprache
ins Boot geholt. Unser Benutzerkreis hat     und die Berücksichtigung von kulturel-
sich ständig erweitert. Da kam ein groß      len Unterschieden sind hier der Schlüs-
angelegter Kick-off nicht in Frage.          sel zum Erfolg. Akzeptanz kann nur

                                                                                     9
erreicht ­werden, indem lokale Experten       nehmens zusammen. Bei Vodafone sind
aufgebaut werden. Die Veränderung der         es der offene Austausch im Enterprise
Arbeitsweise und der Art zu kommuni-          Social Network und das gemeinsame
zieren ist jedoch nie ganz abgeschlos-        und parallele Arbeiten an Dokumen-
sen und sollte weiterhin unterstützt          ten auf OneDrive. Die Zukunft bringt
werden.                                       hoffentlich nicht nur mehr zusätzliche
                                              Tools, sondern bessere Schnittstellen,
5. WELCHES SIND DIE WICHTIGSTEN               um eine homogene Intranet-Landschaft
FUNKTIONEN EINES SOCIAL INTRANETS?            zu schaffen: Ein modulares System, das
                                              an den Use Cases der unterschiedlichen
WAS WIRD AUF DEM WEG ZUM DIGITAL              Nutzer ausgerichtet ist und an das man
WORKPLACE NOCH AUF UNS                        neue Funktionalitäten bei Bedarf einfach
ZUKOMMEN?                                     andocken kann.
Gerhard Sommer:
Der Austausch                                 6. WELCHE STRATEGISCHEN ZIELE SIND
zwischen den                                  MIT DER EINFÜHRUNG EINES SOCIAL
Mitarbeitern, das
Kommunizieren
                                              INTRANETS AUF UNTERNEHMENSSEITE
in Gruppen, die                               VERBUNDEN?
einfache Bedie-                               Martin Müller: Im Kern geht es darum,
nung und die Er-        Gerhard Sommer        Mitarbeiter mit allen Informationen
                       United Planet GmbH
reichbarkeit von                              und Anwendungen auszustatten, um
jedem Ort der                                 produktiv und motiviert zu arbeiten.
Welt sind sehr wichtige Funktionen, die       Und: Ein Social Intranet ist kulturprä-
gegeben sein müssen. Über den Kom-            gend. Die neuen Möglichkeiten stärken
munikationsaspekt hinaus gibt es in           die bereichsübergreifende Zusammenar-
einem Social Intranet aber noch weitere       beit sowie den Zusammenhalt im Unter-
Anwendungen, die den Digital Workpla-         nehmen – eine wichtige Voraussetzung,
ce erst richtig ausmachen. Viele Vorgän-      damit sich ein Unternehmen agil auf
ge, die heute noch per Word und Excel         künftige Herausforderungen einstellen
erstellt und bearbeitet werden, werden        kann.
zukünftig in digitale Prozesse überführt      Katrin Fischer: Die mit einem Social
und können dann auch in den Activity          Intranet verbundenen Ziele können
Stream des Social Intranets integriert        vielschichtig sein, angefangen bei
werden. So kann von jedem Flecken der         einer erhöhten Arbeitseffizienz, über
Erde aus ein Investitionsantrag geneh-        transparente Kommunikation, globales
migt werden. Da die Feeds personali-          Wissensmanagement, die Etablierung
siert sind, sieht jeder Mitarbeiter nur die   einer Netzwerkkultur bis hin zu einer
für ihn relevanten Informationen.             wirklichen Veränderung der Kommuni-
Martin Müller: Am wichtigsten sind            kationskultur, die in einer gesteigerten
die Funktionen, die den Arbeitsalltag         Mitarbeitermotivation und -bindung
spürbar verbessern – das hängt immer          mündet. Bei Schaeffler unterstützt das
mit der Struktur und Kultur des Unter-        Social Intranet zudem direkt und

10
unmittelbar die definierten Führungs-       Gefühl, wenn in einem lokalen Forum
prinzipien „Transparenz, Vertrauen und      Fachfragen gestellt werden, die dann
Teamarbeit“ als Teil der Unternehmens-      unmittelbar von Experten am anderen
strategie.                                  Ende der Welt beantwortet werden.
                                            Martin Müller: Die Zusammenarbeit im
7. MIT WELCHEN WÜNSCHEN KOMMEN              Team und mit unseren Stakeholdern ist
KUNDEN AUF SIE ZU, WENN ES UM EINE          tatsächlich einfacher geworden. Do-
                                            kumente mit wenigen Klicks zu teilen,
PASSENDE SOCIAL-INTRANET-LÖSUNG             anstatt in E-Mail-Anhänge zu packen,
UND DEREN EINFÜHRUNG GEHT?                  spart eine Menge Zeit. Wir waren über-
Gerhard Sommer: Der größte Wunsch           rascht, wie wenig aktives Community
ist, die Kommunikation untereinander        Management bei uns nötig war. Unser
zu verbessern. Wenn in Projektteams         Enterprise Social Network reguliert sich
mit E-Mails gearbeitet wird, geht auf       selbst recht gut, Diskussionen verlaufen
dem Weg der Kommunikation oft der           fair und auf guten Niveau. Und es haben
Zusammenhang zwischen Frage und             sich einige reichweitenstarke Communi-
Antwort verloren. Mit dem Social Intra-     ties mit starken Diskursen gebildet.
net kann ich einfach eine Projektgruppe
erstellen und die gesamten Informa-         9. WAS HAT SICH FÜR DIE INSTITUTIONA-
tionen wie Dokumente, Termine etc.          LISIERTE INTERNE KOMMUNIKATION MIT
sind an einem Ort. Stelle ich eine Frage,
erhalte ich über die Kommentarfunktion
                                            DEM SOCIAL INTRANET VERÄNDERT?
die Antworten und die Zusammenhänge         Katrin Fischer: Die Unternehmenskom-
sind klar ersichtlich. So kann das We-      munikation hat innerhalb des Intranets
sentliche bereits im Vorfeld des nächs-     neue Kanäle bekommen. Dadurch wird
ten Meetings diskutiert werden. Das         die Welt für uns schneller, direkter und
alles führt zu weniger E-Mails, Meetings    bunter. Es kann nun tagesaktuell und
und schnelleren Entscheidungen.             auch über Videos kommuniziert werden.
                                            Über die sozialen Funktionen kann di-
8. WAS SIND IHRE ERFAHRUNGEN AUS            rekt das Feedback der Mitarbeiter emp-
DER TÄGLICHEN ARBEIT? GIBT ES AUS-          fangen werden. Das erfordert natürlich
                                            auch gewisse Veränderungen in unseren
WIRKUNGEN, DIE SIE NICHT ERWARTET           Arbeitsabläufen.
HÄTTEN?                                     Martin Müller: Für uns als Kommunika-
Katrin Fischer: Innerhalb unseres Pro-      toren wurde das Social Intranet ein wich-
jektteams haben wir das Social Intranet     tiges Instrument für internes Issue- und
bereits im Rohzustand als virtuellen        Themenmanagement. Wir sehen nun
Projektort genutzt. Das hat direkt sehr     noch besser, was wirklich für relevant
gut funktioniert. Jeden Tag freue ich       erachtet und unter den Mitarbeitern dis-
mich darüber, wie einfach und schnell       kutiert wird. Ein signifikanter Teil unserer
meine Projektarbeit durch das Tool ge-      Themenplanung für die internen Medien
worden ist und dass ich alles innerhalb     wird mittlerweile durch Diskussionen
von Sekunden finde. Es ist ein schönes      unserer Mitarbeiter getrieben.

                                                                                      11
SO BIETET IHR SOCIAL INTRANET
EINEN ECHTEN MEHRWERT

Ein Social Intranet erweitert das Kern-Intranet um Social
Media Features. Das heißt: Mitarbeiter chatten hier
miteinander, stellen Fragen oder teilen neue Inhalte mit              Christoph Herzog
anderen. Dadurch bietet ein Social Intranet den Angestellten
nicht nur die täglich benötigten Informationen, sondern
wird zu einer lebendigen Wissenssammlung.

DIESE VORTEILE BRINGT EIN SOCIAL INTRANET
• Schnelle und direkte Kommunikation:       • Zufriedene Mitarbeiter: Direkte Betei-
  Das Social Intranet bietet vielseitige      ligung an Abstimmungsprozessen,
  Kommunikationsmöglichkeiten.                schneller Kontakt und ständig auf
• Flexibilität: Was passiert in den ande-     dem neusten Stand der Dinge sein –
  ren Abteilungen? Und wie erreiche           das stellt Mitarbeiter zufrieden.
  ich Kollege XY? Das alles erfahren Sie    • Vernetzung: Die Arbeit verlagert sich
  im Social Intranet und zwar von überall     immer mehr hin zu Projekten mit
  und zu jeder beliebigen Uhrzeit.            Beteiligten aus unterschiedlichen Ab-
• Stetiger Wissensaustausch: Mit dem          teilungen oder Standorten. Das Social
  Social Intranet entwickeln Mitarbeiter      Intranet bringt dennoch alle digital
  gemeinsam Ideen, beantworten Fragen         zusammen.
  und erhalten Lösungen von internen
  Experten.

12
DIE WICHTIGSTEN FUNKTIONEN IM                 dennoch Stellen im Unternehmen, die
ÜBERBLICK                                     mit der internen Kommunikation und
                                              der gezielten Erstellung von Beiträgen
Welche Features das Social Intranet           beauftragt sind. Mit einem integrierten
bietet, ist je nach Unternehmen sehr un-      Content-Management-System (CMS)
terschiedlich. Die folgenden Funktionen       bereiten diese Beiträge auf und stellen
sollte die von Ihnen gewählte Plattform       sie an geeigneter Stelle zur Verfügung.
jedoch mindestens bieten:
                                              • Mobile Verfügbarkeit
• Activity Stream
                                              Die moderne Arbeitswelt ist im ständi-
Er ist das Herzstück Ihres Social Intra-      gen Wandel, mobile Endgeräte werden
nets. Die öffentliche Kommunikation           immer mehr zum Standard in Unter-
wird hier aufgeführt. Mitarbeiter können      nehmen. Arbeitnehmer setzen vermehrt
zum Beispiel Fragen stellen, die passen-      mobile Endgeräte ein, um ihre Aufgaben
den Experten im Unternehmen darauf            erfolgreich zu erfüllen. Der digitale Ar-
antworten. Manche Lösungen gehen              beitsplatz – zu dem das Social Intranet
noch weiter: Sie zeigen neben Meldun-         immer mehr wird – muss daher Infor-
gen von Kollegen auch Informationen           mationen, Prozesse und Applikationen
aus eingesetzten Softwaresystemen,            auch unterwegs verfügbar machen.
zum Beispiel Erinnerungen oder Aufga-
ben.                                          • Instant Messaging

• Benutzermanagement                          Diese Funktion ist für den direkten Aus-
                                              tausch zwischen einzelnen Mitarbeitern
In jedem Unternehmen gibt es unter-           gedacht. In Form von Direktnachrichten
schiedliche Gruppen von Anwendern,            können Auskünfte eingeholt werden.
die ganz verschiedene Funktionen              Die Kommunikation kann hier deutlich
benötigen. Durch ein rollenbasieren-          informeller und schneller ablaufen als
des Benutzermanagement sieht jeder            per E-Mail.
Mitarbeiter nur die Anwendungen und
Dokumente, für die er das entsprechende       • Teamräume
Lese- bzw. Schreibrecht hat. Jeder Mitar-
beiter erhält eine individuelle Ansicht mit   Sie dienen als digitale Projektgrup-
den jeweils relevanten Informationen.         pen. Hier bündeln Sie Dokumente
                                              und machen Sie für die gemeinsame
• Inhalte                                     Bearbeitung verfügbar. Teamräume oder
                                              Gruppen lassen sich für die unterschied-
Das Social Intranet lebt – wie jedes          lichsten Aufgaben nutzen. Beispielswei-
Portal – von den darin enthaltenen Infor-     se zur Vorbereitung von Meetings, die
mationen. Inhalte entstehen User-gene-        dadurch abgekürzt werden. Oder auch
riert aus der Kommunikation zwischen          zur Zusammenarbeit an längerfristigen
den Mitarbeitern. Oft gibt es aber            Projekten.

                                                                                        13
DIE MUSTERLÖSUNG FÜR IHR SOCIAL INTRANET

Ein Social Intranet ist
mehr als ein Facebook
fürs Unternehmen. Diese
Funktionen bieten Ihnen
einen echten Mehrwert.

BENACHRICHTIGUNGEN
Die Benachrichtigungen hal-
ten Sie auf dem Laufenden.
Per Klick auf den Hinweis ge-
 langen S ie zum entsprechen-
 den Zielort. Schnell, praktisch
 und ohne etwas zu verpassen.

BEITRÄGE
Teilen Sie Ihr Wissen und
Dateien mit den Kollegen.
Den Empfängerkreis bestim-
 men Sie. Auch, ob Ihre Nach-
 richt wichtig und dringend
 ist. Zur Sicherheit gibt es die
  Funktion „Lesebestätigung“.

FILTER
Was wichtig ist und was
nicht, entscheiden Sie.
Schaffen Sie Ordnung im
Activity Stream – mit den
Filtern einKinderspiel.

ACTIVITY STREAM
Das Herzstück: Im Activity
Streamfließen Ihre Informati-
onen zusammen. Diese filtern
Sie nach Ihren Bedürfnissen.

14
GRUPPEN
Virtuelle Arbeitsräume für Teams, Projektgruppen und Abteilungen.
Hier tauschen Sie Wissen und Dateien und arbeiten gemeinsam
an Projekten– auch standortübergreifend.

                                                SUCHE
                                                Gelangen Sie schnell an
                                                Wissen. D
                                                         ie Suche durch-
                                                kämmt Inhalte, Kontakte
                                                und Daten.

                                                ANZEIGEN
                                                Ihr digitales Schwarzes
                                                Brett für Ausschreibungen,
                                                Speisepläne oder wichtige
                                                Ankündigungen.

                                                KONTAKTE
                                                Das Profil ist Ihre digitale
                                                Visitenkarte. Verraten Sie
                                                Ihre Talente und Stärken. 
                                                So finden sich Experten-
                                                Teams heute.

                                                APPLIKATIONS PLUG-IN
                                                Per Plug-in binden Sie un-
                                                terschiedliche Applikationen
                                                in Ihr Social Intranet ein. So
                                                fließen Informationen daraus
                                                direkt in Ihren Activity Stream.

                                                                               15
BEST CASE: DEUTSCHE AIDS-HILFE
MACHT VERBANDSWEITE ZUSAMMENARBEIT
GANZ LEICHT

Ihre Mitarbeiter verteilen sich auf mehrere Standorte?
Und sollen sich trotzdem austauschen können
und gemeinsam an Projekten arbeiten?                                 Christoph Herzog
Genau diese Herausforderung löst die
Deutsche AIDS-Hilfe e. V. mit ihrem Social Intranet.

Die Deutsche AIDS-Hilfe                    Neben der Vernetzung der Haupt- und
ist ein Dachverband von rund 130 Orga-     Ehrenamtlichen gab es zwei wesent-
nisationen und Einrichtungen in ganz       liche Ziele: Die Ermöglichung pro-
Deutschland. Sie vertritt die Interessen   jektbezogener Gruppenarbeit sowie
von Menschen mit HIV/Aids in der           die Etablierung eines verbandsweiten
Öffentlichkeit sowie gegenüber Poli-       Wissensmanagements. Das allerorten
tik, Wissenschaft und medizinischer        vorhandene Wissen im Verband sollte
Forschung.                                 besser genutzt werden. Um diese Ziele
                                           zu erreichen, sollte ein Social Intranet
                                           eingeführt werden.
KOMMUNIKATION ALS SCHLÜSSEL
FÜR ERFOLGREICHE ARBEIT
                                           ÜBERZEUGENDE USABILITY UND
Die rund 500 hauptamtlichen Mitar-         WIRTSCHAFTLICHKEIT
beiter des Verbands bewältigen die
vielfältigen Aufgaben mit der Hilfe        Am Anfang stand eine umfangreiche
von ca. 5.000 Ehrenamtlichen. Früher       Marktanalyse. In Workshops mit Vertre-
gab es nur eine Möglichkeit, die vielen    tern der einzelnen Mitgliedsorganisati-
ehrenamtlichen Mitarbeiter regelmäßig      onen gewann die Deutsche AIDS-Hilfe
zu erreichen: der vom Dachverband          Klarheit darüber, was man eigentlich
verschickte Newsletter. „Eine richtige     brauchte und erwartete. Basierend
Interaktion konnte darüber natürlich       darauf erstellte das Team um Dirk
nicht stattfinden“, berichtet der Refe-    Hetzel ein anspruchsvolles Lastenheft.
rent für internetgestützte Prävention      Am Ende setzte sich Intrexx mit der
Dirk Hetzel. Das Ziel war daher klar:      inte­grierten Collaboration-Applikation
Der Austausch zwischen ehren- und          Intrexx Share durch.
hauptamtlichen Mitarbeitern sollte
besser werden.

16
Die Marktforschung hat sich gelohnt,            die stärksten Argumente. Das zahlt sich
wie Herr Hetzel bekräftigt: „Als ich auf        aus: Wir haben noch nie Anwendungs-
Intrexx aufmerksam wurde, hat es mich           rückfragen dazu bekommen.“ Neben der
sofort überzeugt. Die intuitive Oberflä-        leichten Bedienbarkeit sprach vor allem
che und die gute Usability waren für uns        die Wirtschaftlichkeit für das Produkt.

DIGITALE PROJEKTARBEIT BRINGT TEAMS ZUSAMMEN
In nur drei Monaten von der Entschei-           Verband wie die Deutsche AIDS-Hilfe
dung bis zum Go-Live wurde das Social           war es wichtig, mit dem Tool überregio-
Intranet mit Unterstützung durch den            nal zusammenarbeiten und Dokumente
Berliner Intrexx-Partner City & Bits auf-       austauschen zu können. Die bisher
gebaut. Ihre Vorteile spielt die Plattform      über 70 projekt- oder fachspezifischen
vor allem bei der projektbezogenen              Gruppen sind dafür eine geeignete
Gruppenarbeit aus. Für einen großen             Umgebung.

    Unser Social Intranet ermöglicht es uns auf
effektive und einfache Art, verbandsweit zusammen-
zuarbeiten. Kollegen, die intensiv mit der Gruppen-
funktion arbeiten, kamen schon auf mich zu und
sagten, das sei genau das, was sie sich schon immer
gewünscht haben.
              Dirk Hetzel, Referent für Internetgestützte Prävention, Deutsche AIDS-Hilfe e.V.

    Drei Tipps aus der Praxis:                  Als wichtigsten Tipp für ähnliche Projek-
                                                te betont Herr Hetzel die Bedeutung der
    • Ein detailliertes Lastenheft              guten Absprache mit der Geschäftsfüh-
      erstellen. Dazu alle internen             rung und den verbandsweiten Stake-
      Stakeholder einbeziehen!                  holdern: „Ohne deren Beteiligung wäre
    • In gute Usability investieren.            die Einführung vielleicht nicht so gut
      Das sichert die Akzeptanz für             gelaufen.“
      das Social Intranet.
    • Pro Abteilung Key-User benen-
      nen, die das Portal bewerben              Weitere Anwenderbeispiele
      und Fragen beantworten.                   finden Sie unter
                                                www.intrexx.com/referenzen

                                                                                             17
SOCIAL INTRANET:
DER 7-SCHRITTE-PLAN

Von Personalisierung bis zum Selber-Posten: Mit einem
Social Intranet wird gelerntes Verhalten aus den sozialen
                                                                        Olivia Patzelt
Netzwerken in den Arbeitsalltag übertragen und damit
auf eine offene Kommunikationskultur eingezahlt. Diese
wiederum ist essenziell für Unternehmen, die flexibel und
agil die Herausforderungen des Marktes meistern wollen.

Und damit sind wir auch schon am ent-      Steht die Plattform einmal fest, geht es
scheidenden Punkt: Unternehmen und         gleich mit der technischen Entwicklung
Mitarbeiter müssen ein Social Intranet     und dem Design weiter. Sie profitiert
und alles, was damit verbunden ist,        von einer guten Abstimmung zwischen
wirklich wollen. Keine verknöcherte Or-    IT, HR, Rechtsabteilung und Betriebsrat.
ganisation wird durch eine neue Platt-     Denn Datenschutz und Arbeitnehmer-
form zum Paradies für New-Work-Ent-        recht stehen manchmal im Widerspruch
husiasten. Aber: Ein Unternehmen, das      zu einer guten Usability; Kompromisse
die Grundvoraussetzungen erfüllt –         sind an der Tagesordnung.
Bereitschaft, Silodenken zu überwinden,
und Affinität zu digitaler Veränderung     Parallel steht die Entscheidung an, wel-
–, kann mit einem Social Intranet viel     che Inhalte initial in die neue Plattform
bewegen. Trotzdem warten auf dem           aufgenommen werden – und das ist oft
Weg dorthin viele Stolpersteine, die das   zunächst einmal eine Entscheidung ge-
Projekt ins Straucheln bringen können.     gen Content, der sich über Jahre ange-
                                           sammelt hat. Beim Aussortieren haben
Es fängt bei der Wahl der richtigen        uns Content Manager aus verschiede-
technischen Plattform an: Alle Wün-        nen Abteilungen geholfen: Sie wussten
sche erfüllt keine Plattform, aber den     nämlich besser als jeder andere, welche
wichtigsten Anforderungen (und dem         Inhalte für ihre Kollegen relevant sind.
Budget) sollte eine pragmatische Lö-       Außerdem haben wir so gleich das Re-
sung schon entsprechen. Wir konnten        daktionsteam für den laufenden Betrieb
viel Zeit sparen, indem wir Experten mit   aufgebaut.
der Beratung beauftragt haben und die
Belegschaft nach ihren Vorstellungen       Der Kulturwandel begleitet die gesamte
für ein Social Intranet gefragt haben.     Entwicklung: Denn ein Social Intranet
Letzteres steigert später auch die Ak­     lebt vom Mitmachen – und stirbt einen
zeptanz.                                   frühen Tod, wenn die Mitarbeiter nicht

18
1.
       Anforderungsprofil, Budget und personelle Ressourcen klären

                                         2.
            Richtiges Tool gemeinsam mit Experten auswählen

                                         3.
         Technische Möglichkeiten und gesetzliche Bestimmungen
                          in Einklang bringen

                                         4.
         Konzept für relevante Inhalte entwickeln – und die Arbeit
                        auf viele Schultern verteilen

                                         5.
           Erwartungshaltung managen und reden, reden, reden

                                         6.
                    Kick-off für einen guten Start nutzen

                                         7.
      Mit regelmäßigen Schulungen und Informationen dranbleiben

von Anfang an Initiative zeigen oder          zu setzen. Das Ziel: Die Mitarbeiter
die Geschäftsleitung nicht überzeugt          mit Aktionen und Botschaften in allen
ist. Wir haben daher mit allen Stake­         verfügbaren Kanälen zu erreichen, den
holdern viel und offen über unser             Nutzen glasklar zu machen, Hilfestel-
neues Social Intranet geredet: Was            lung zu geben und so möglichst viele
wird es können? Was wird sich ändern?         Nutzer auf die Plattform zu bekommen.
Ab wann kann ich damit rechnen? So            Bei uns ist das gelungen. Und der gute
waren unsere Kollegen am Stichtag             Start erleichtert es uns jetzt, die Erfolgs-
bestens vorbereitet.                          geschichte fortzuschreiben – ganz prag-
                                              matisch mit alltagstauglichen Schulun-
Denn der Kick-off-Tag bietet die Chan-        gen und Trainings, relevanten Inhalten
ce, das neue Social Intranet in Szene         und überzeugenden Funktionen.

                                                                                        19
DEN DIALOG FÖRDERN. SOCIAL INTRANET
BRAUCHT MULTIPLIKATOREN

Das Social Intranet lebt mit und von vielen authen-
tischen Beiträgen. Social Features fördern den
Austausch. Doch sie sind kein Selbstläufer – zwei                   Ania Dornheim
weitere Faktoren sind entscheidend, damit die                       und Sabine Krippl
Angebote zur Interaktion auch genutzt werden:
Motivation und Schreibkompetenz.

Was motiviert Mitarbeiterinnen und         Für Kommunikatoren ist es wichtig,
Mitarbeiter, Beiträge im Intranet zu       solche Meinungen, Denkweisen und
kommentieren oder eigene Beiträge          Bewertungen zu kennen und darauf zu
zu liefern? Dies ist die Kernfrage – die   reagieren.
jedoch viel zu selten gestellt wird.
                                                Wie in Social Media
Ein großer Energieversorger bietet         müssen auch im Social Intranet
im Social Intranet zum Beispiel einen
Wettbewerb an. Die internationale
                                           die Nutzer einen Mehrwert
Belegschaft soll neue ökologische          – einen persönlichen Gewinn –
Angebote des Unternehmens in klei-         erkennen. Nur dann beteiligen
nen Textbotschaften alltagssprachlich      sie sich aktiv.
erklären. Für die besten Beiträge sind
Preise ausgelobt. Doch das Unterneh-       Der Schlüssel zu mehr Beteiligung:
men hat Mühe ausreichend Beiträge          Auch Entscheider und Führungskräfte
zu erhalten. Der Grund: Die Teilnahme      sind im Intranet aktiv – jedoch nicht als
wird als Zeichen geringer Auslastung       Kontrolleur, sondern aus Interesse. So
verstanden. Ein weiteres Beispiel: Die     wird das Intranet für Mitarbeitende und
Mitarbeitenden einer Direktbank kön-       Teams zu einer Plattform, auf der sie
nen sich im Social Intranet interdiszip-   ihre Ideen, Wissen und auch Kritik wir-
linär in Bootcamps austauschen. Und        kungsvoll platzieren können. Unterneh-
dies schon seit vielen Jahren. Doch        men sollten aktive Multiplikatoren in
die Beteiligung an den verschiedenen       jedem Team ausbilden – darunter auch
Workshop-Formaten lässt beständig          Führungskräfte. Fit gemacht werden sie
nach. Es stellt sich heraus: Die Mitar-    in speziellen Workshops und regelmä-
beitenden haben das Gefühl, die For-       ßigen Feedback-Runden – zum Beispiel
mate sind reine Show-Veranstaltungen.      mit der Unterstützung externer
Kaum etwas wird umgesetzt.                 Spezialisten wie textwende.

20
Durch das Training wissen die Multipli-       Wer sich über die Qualität und die
katoren, wie sie Beiträge lebendig und        Wirkung des eigenen Textes unsicher
motivierend formulieren, worauf es            ist, wird wenig schreiben – selbst wenn
beim Kommentieren ankommt und wie             er möchte. Und wer seine Schreibkom-
sie selbst durch ihre Beiträge profitieren.   petenzen überschätzt, erhält weniger
                                              Feedback. Gelesen wird im Intranet
Im vermeintlich anonymen Raum der             nämlich nur, wenn Inhalt und Formulie-
sozialen Medien schreiben viele drauf         rungen ansprechend und wertschätzend
los – im Social Intranet sind die gleichen    ­formuliert sind. Und wer kein Feedback
Personen hingegen gehemmt. Wie wirke           erhält, hat weniger Lust sich zu
ich? Was denken die anderen?                   beteiligen …

   Die Schreibkompetenz der Multiplikatoren ist der zweite
wichtige Faktor für den Erfolg des Social Intranets. Ohne Mimik
und Gestik werden Sachinformationen trocken und langweilig
und Worte können schnell missverstanden werden.

WAS ZEICHNET GUTE TEXTE FÜR DAS SOCIAL INTRANET AUS?
Entscheidend ist, wie der Text in den         erst mühevoll erarbeiten? Sind die In-
ersten Sekunden auf den Nutzer wirkt.         halte motivierend oder eher belehrend?
Werden bereits erste Antworten gege-          Texte für das Social Intranet beteiligen
ben? Oder muss man sich die Inhalte           die Nutzer am Prozess. Sie bieten einen
                                                                schnellen Überblick
                                                                durch Haltepunkte
                                                                und liefern Mög-
                                                                lichkeiten der Inter-
                                                                aktion – selbst bei
                                                                klassischen Infobei-
                                                                trägen! Wer ein Social
                                                                Intranet plant, sollte
                                                                sich deshalb vorab
                                                                auch professionell mit
                                                                den Inhalten und ihrer
                                                                textlichen Darstellung
                                                                auseinandersetzen
                                                                und die Templates
                                                                entsprechend gestal-
                                                                ten lassen. Links ein
                                                                gelungenes Beispiel
                                                                aus dem Bankbereich.

                                                                                    21
SOCIAL INTRANET GUIDELINES –
ERSTE HILFE FÜR COMMUNITY MANAGER

Was wäre ein Social Intranet ohne engagierte Nutzer?
Schließlich lebt es von deren Partizipation. Es ist wünschens-
wert, dass sich möglichst viele Mitarbeiter an Diskussionen          Christoph Herzog
beteiligen, eigene Beiträge verfassen und damit zur
Ideenfindung beitragen.

Um diese virtuellen Gemeinschaften         5 TIPPS FÜR IHRE SOCIAL INTRANET
aufzubauen und zu moderieren setzen        GUIDELINES
viele Unternehmen auf Community
Manager. Diese können ihre Aufgabe         1. Orientieren Sie sich an allgemeinen
hauptamtlich bekleiden. Der Normalfall        Social Media Guidelines. Was für die
ist jedoch eher, dass das Community           Kommunikation Ihrer Mitarbeiter auf
Management für das Social Intranet            Kanälen wie Facebook und Twitter
neben anderen Aufgaben mitläuft. Ge-          gilt, sollte auch intern gelten.
rade in diesem Fall sind Social Intranet   2. Stellen Sie nicht zu viele Regeln auf.
Guidelines eine große Hilfe: Sie setzen       Fehler sind menschlich. Was dann
Spielregeln für den Austausch der User        zählt, ist der transparente und takt-
im Social Intranet.                           volle Umgang mit der Situation.
                                           3. Es gilt immer: Respekt und Anstand
                                              sind das A und O der Kommuni-
                                              kation. Machen Sie daher deutlich:
                                              Beleidigungen und Verunglimpfun-
                                              gen sind im Social Intranet uner-
                                              wünscht und können Folgen nach
                                              sich ziehen.
                                           4. Appellieren Sie an die Eigenverant-
                                              wortung der Mitarbeiter. Es muss
                                              klar sein, dass jeder selbst für seine
                                              Äußerungen und Handlungen ver-
                                              antwortlich ist.
                                           5. Bieten Sie neben den Guidelines die
                                              Möglichkeit für Rückfragen. Key-User
                                              oder auch regelmäßige Info-Veran-
                                              staltungen helfen Ihren Mitarbeitern,
                                              offene Fragen zu klären.

22
IHRE „LEITPLANKEN“ MÜSSEN ZUM                                 ENTSCHEIDUNGSHILFE:
UNTERNEHMEN PASSEN                                            WAS TUN, WENN’S BRENNT?
Je nach Unternehmensgröße und Bran-                           Die Social Media Guidelines geben so-
che können die Guidelines sehr unter-                         wohl dem Community Manager als auch
schiedlich sein. Der Umgang in einer                          den einzelnen Usern verbindliche Re-
Großkanzlei oder einer Bank ist zumeist                       geln. Was geschieht jedoch, wenn eine
anders als in einem Startup.                                  Diskussion trotzdem „zu heiß“ wird?
Der Anbieter Ihrer Social-Intranet-Lö-                        Mit dem folgenden Diagramm können
sung kann Sie bei der Definition „Ihrer“                      Community Manager einschätzen, wie
Guidelines unterstützen oder Ihnen                            kritisch ein Beitrag ist und schnell eine
kompetente Berater empfehlen!                                 angemessene Reaktion finden.

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Ein positiver Beitrag
                         Eine neutrale Frage
  („Super, dass die
                              („Welche                Ein kritischer
Kantine nun auch ve-
                        ­Weiterbildungen gibt            Beitrag
gane Mittagsmenüs
                        es im Bereich XYZ?“)
     ­anbietet!“)

                                                                             Unspezifisch
                                                      Spezifisch         („Warum geht es der       Ein klarer Verstoß
                        Kamen schon             ­(„Warum bekomme         Firma so schlecht?“)    gegen die ­Guidelines
                        antworten von              ich i­mmer noch                                    ­(„Wieso wird
                          Kollegen?              keinen Mitarbeiter-    Nachfragen, was genau      dieser Taugenichts
                                                     parkplatz?“)        gemeint ist. Kommt       ­Abteilungsleiter?“)
                                                                          eine Erläuterung?

                                Ja                 Nein          Ja              Nein

                                                        Community
                                                                                                1) Verweis auf­
   Beitrag ­positiv                               ­ anager ­antwortet
                                                   M
                        Kollegen antworten                                Beobachten, aber          Guidelines
 bewerten / liken und                             in ­Abstimmung mit
                             lassen und                                   nicht weiter darauf   2) Löschen des B­ ei-
  ggf. ­empfehlen /                                ­Fachabteilung und
                            ­moderieren                                        eingehen             trags mit Verweis
         teilen                                      ggf. Kommunika­
                                                                                                    auf die Regeln
                                                      tionsabteilung

                                                                                                                    23
INTRANET USABILITY:
EINE NEUE GENERATION DES INTRANETS
Eine neue Generation des Intranets: Der Digitale Arbeits-
platz als komplexes Arbeitsinstrument bzw. als Werkzeug,
welches den Mitarbeiter täglich bei seiner Arbeit unterstützt.           Natalie Panek
Er hilft Mitarbeitern dabei, schneller ihre Ziele zu erreichen,
sich Wissen interaktiv, auf einfachste Weise einzuholen und
weiterzugeben – zu jeder Zeit und an jedem Ort.

Das persönliche Ziel zu erreichen ist       arbeiten. Womit sind die Benutzer
allerdings nur dann möglich, wenn Ihr       besonders unzufrieden? Fragen Sie Ihre
Intranet eine hohe Nutzerakzeptanz          Benutzer nach Bedürfnissen und Wün-
erfährt und effizientes sowie effektives    schen. Das Ziel – Informationen schnell
Nutzen zulässt. Doch nicht nur das allei-   und einfach zu finden und zu verstehen
ne reicht aus, um die Nutzer abzuholen.     – sollte dabei niemals aus den Augen
Heutzutage ist auch das Nutzungser-         verloren werden.
lebnis wichtig. Unter Experten sagt man
auch „Joy of Use“ – ergänzt die tradi-      • Funktionalität ist das A und O:
tionelle Usability und bezieht sich auf
Ästhetik und Emotionen.                     Zunächst steht die Funktionalität im Vor-
                                            dergrund. Der Benutzer sollte sich schnell
Leider wird die Benutzerfreundlichkeit      zurechtfinden, im besten Fall ohne eine
interner Systeme oftmals vernachlässigt.    ausführliche Einweisung in das System.
Jedoch sollte eine gute Usability berück-
sichtigt werden, da relativ schnell eine    • Standards:
Benutzer-nicht-Akzeptanz aufgebaut
wird. In diesem Fall würde das System       Standards unterstützen Benutzer, sich
fast immer intrinsisch abgelehnt, die       schnell im System zurechtzufinden und
Nutzung aber wäre erzwungen bzw.            Funktionsweisen von Elementen zu
notwendig für die tägliche Arbeit – es      verstehen. Ein Beispiel hierfür ist, dass
entsteht ein innerer Konflikt.              Links in der Regel unterstrichen und
                                            Suchfunktionen standardmäßig rechts
Damit dies gar nicht erst eintritt, haben   oben platziert sind. Natürlich sollen diese
wir folgende Tipps für Sie:                 Regeln nicht zu sehr einschränken und
                                            kreative Ideen unterdrücken. Da das Nut-
• Ist-Analyse:                              zerverhalten und auch die Technologien
                                            im stetigen Wandel sind, sollten Sie hier
Analysieren Sie den Ist-Zustand des         aufmerksam sein und das System immer
Systems und wie die Mitarbeiter damit       wieder prüfen und weiterentwickeln.

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DIE ZUKUNFT DER ARBEIT: DISPRUPTIVER
WANDEL ODER SANFTE TRANSFORMATION?

Als Menschen sind wir darauf ausgerichtet, Veränderungen
wahrzunehmen und uns dem Neuen zuzuwenden. Doch                    Dr. Bernhard Albert
auch wenn die Veränderungen der Arbeitswelt fundamen-
tal sein werden, gilt für dieses wie für jedes andere Zukunftsthema: Es inter-
essiert, was sich ändert, vernachlässigt wird, was bleibt. Aktive Gestaltung von
Zukunft gelingt denen, die das verstehen und zwischen den Welten vermitteln.

Viele zeichnen nur ein Bild der Zukunft.    tiver Aufgaben von Maschinen übernom-
Experten jedoch arbeiten mit Zukünften,     men wird, die Arbeit geht uns nicht aus.
denn mögliche Zukünfte lassen sich
vorausdenken. In einem gemeinsamen
Projekt mit SOS-Global Partners, dem
                                            NEUE ACHTSAMKEIT
TÜV Rheinland, dem incore e. V., einer      Die größte Herausforderung der Zukunft
von der KPMG geförderten Bildungsfor-       wird das Nebeneinander der unter-
schungseinrichtung, und der Agentur für     schiedlichen Arbeits- und Lebenswelten
LiveKommunikation circ sowie unserem        sein. Während die einen permanent auf
Beratungshaus Foresight Solutions           der digitalen Überholspur sind, ent-
wurden vier unterschiedliche Szenarien      decken die anderen die Langsamkeit
zur Zukunft von Arbeit entwickelt. Jedes    analoger und sozialer Umfelder. Viele
dieser Szenarien ist geprägt von Tenden-    wechseln abhängig von Launen, Le-
zen, die bereits heute sichtbar sind. Von   bensphasen und Optionen mühelos von
Menschenhand gesteuerte gigantische         der einen in die andere Welt, während
Maschinenwelten scheinen hier genauso       andere daran scheitern. Zusammenhal-
denkbar, wie ein individuelles Cocooning    ten und pflegen können wir beide nur
in digitalen Home-Offices mit Ausflügen     durch Kommunikation. Sie ist Währung,
in virtuelle Welten. Ebenso vorstellbar     Motor und Gestaltungsmacht.
sind regionalisierte Gegenwelten, in
denen analoge Tätigkeiten dominieren,
oder auch eine empathische Gesellschaft
                                            AUTONOMIE
der Glückssucher, in der Technologien       Autonome Fahrzeuge, Maschinen,
kaum sichtbar als Hilfsmittel in alles      Geräte und künstliche Intelligenzen
integriert sind, was ist. Verschiedene      sind in aller Munde, doch echte Eigen-
Entwicklungen, die auch nebeneinander       ständigkeit werden sie noch lange nicht
existieren können. Die Zukunft der Arbeit   erlangen. Sie sind in ihrer Entwicklung
wird also vielfältig sein. Und obgleich     abhängig von ständiger Interaktion und
eine ganze Reihe monotoner und repeti-      Kommunikation – mit Menschen oder

                                                                                  25
anderen Systemen. Besonders trifft das     sind im anderen strikt verboten, und
auf selbst lernende Systeme zu. Diese      kompatibel miteinander sind sie schon
müssen nicht nur große Datenmengen         gar nicht. In den Arbeitswelten der
sammeln und anhand vorgegebener            Zukunft wird man noch einige Zeit mit
Parameter bewerten, sondern sich           solchen Kinderkrankheiten von Techno-
auch flexibel auf neue und unerwartete     logien zu kämpfen haben. Doch wenn
Situationen einstellen. Nur wenn man in    sie einmal überwunden sind, können
allen schwierigen Situationen mit ihnen    Menschen orts- und zeitunabhängig
kommuniziert, können sie lernen, die       zusammenarbeiten und auf große Teile
gewünschten Entscheidungen zu treffen.     der zeitraubenden Meta-Kommunikation
Zentral für ihren Erfolg ist also Kommu-   verzichten.
nikation.
                                           ALLGEGENWART
MENSCH-MASCHINE-KOMMUNIKATION              In Zeiten großer technologischer
Schon heute verschwindet die noch          Fortschritte, erwarten Produzenten und
spürbare Distanz zwischen Men-             Anwender, dass Technik allgegenwär-
schen und Maschinen sowie zwischen         tig sichtbar ist. Unter den Vorzeichen
Büroarbeit, Fertigung und Service.         des ökologischen Wandels und einer
Dieser Abstand wird in Zukunft ganz        zunehmenden Orientierung an mensch-
verschwinden. Mobile Endgeräte in          lichen Bedürfnissen, werden digitale
Form von Datenbrillen, Wearables oder      Technologien ebenso unsichtbar werden,
Smartphones verbinden Mensch und           wie andere wichtige Infrastrukturen. In
Maschinen sowie diese untereinander.       einem unserer Szenarien dienen sie den
Menschen steuern Produktionsanlagen        Menschen, ohne von diesen überhöht
vom Schreibtisch aus, Computer regen       zu werden.
eigenständig Einkaufsprozesse an. Am
Ende ist nur mehr wichtig, dass die
Aufgaben erledigt werden, ganz gleich
                                           BEDROHUNG: TECHNOKOLLAPS
von wem.                                   Doch was geschieht, wenn die Dinge
                                           schief gehen, wenn Menschen durch
                                           künstliche Intelligenzen, Cybercrime
KOLLABORATION                              und Cyberwar ernstlich und wiederholt
Die Zusammenarbeit mittels digita-         zu Schaden kommen? Werden sie sich
ler Infrastrukturen ist heute oft noch     dann von der Technik abwenden oder
mühsam und störanfällig. Gescheiterte      diese grundlegend überdenken? Auch
Telefonkonferenzen, ein ellenlanger Aus-   dieser Frage haben wir uns in unserer
tausch über E-Mails, teure Online-Tools    Szenarien-Studie gestellt.
mit großen Mängeln und Dokumente
in der Cloud, aus denen unerklärlich
wichtige Überarbeitungen verschwun-        Wie denken Sie darüber?
den sind, kennt jeder. Lösungen, die       Schreiben Sie uns:
im einen Unternehmen Standard sind,        ba@foresight-solutions.com

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AUTOREN

Christoph Herzog ist Content Marke-                  Gerhard Sommer ist Senior Custo-
ting Manager bei der United Planet                   mer Success Manager bei der United
GmbH. Seit Januar 2016 betreibt er au-               Planet GmbH. Er ist Spezialist für
ßerdem den Blog www.arbeitsplatz40.                  Digital Workplaces und Enterprise
de. Er inte­ressiert sich insbesondere               Portale. Sein Fokus liegt auf der strategischen
für die Berührungspunkte von (Arbeits-)Kultur        Nutzung von Portal-Technologien zur Prozessopti-
und Technologie: Wie verändert die Digitalisierung   mierung. Mit seiner lang­jährigen Projekterfahrung
unsere Art zu arbeiten? Und welche Chancen und       unterstützt er mittelständische Unternehmen bei
Herausforderungen ergeben                            der Gewinnung nachhaltiger Wettbewerbsvorteile.
sich daraus?
                                                     Dr. Bernhard Albert ist Politikwissen-
Ania Dornheim und Sabine                             schaftler und seit 20 Jahren in der
Krippl sind Partnerinnen                             wissenschaftlichen Zukunftsforschung.
der Düsseldorfer Agentur                             Er ist Gründer des Beratungshauses
Textwende. Sie beraten Un-                           Foresight Solutions, der Advanced
ternehmen bei der schriftlichen Kommuni­kation       Foresight Group und Board Member des Netz-
und bilden Mitarbeitende zu Textcoaches und          werk Zukunftsforschung. Wichtig sind ihm eine
Multiplikatoren aus. Kontakt: info@textwende.de      360°-Perspektive und ein partizipatives Vorgehen,
                                                     das alle relevanten Akteure berücksichtigt.
Katrin Fischer ist seit 2014 bei Scha-
effler Projektleiterin in der Digitalen              Olivia Patzelt leitet seit 2016 die interne
Unternehmenskommunikation                            Kommunikation beim Kabelnetzbetreiber
und für die Einführung des globalen                  Unitymedia. Nach dem Studium der
Social Intranets verantwortlich.                     Soziologie, Politik und Kommunikations-
Die Wirtschaftsinformatikerin bringt langjährige     wissenschaft war sie u. a. Seniorberaterin
Beratungserfahrung für die Einführung von Unter-     bei Deekeling Arndt Advisors und leitete die
nehmensportalen, Intranets und Plattformen zur       Unternehmenskommunikation beim Getriebe­
Zusammenarbeit mit.                                  hersteller GETRAG.

Martin Müller ist seit 2013 in der                   Natalie Panek ist Usability Engineer bei
Unternehmenskommunikation von                        der Firma QuinScape GmbH in Dort-
Vodafone Deutschland tätig. Als                      mund. Shared Service Design & UX sind
Digital Media Specialist verantwortete               seit Januar 2016 ihre Passion – ihre Lei-
er unter anderem die Einführung des Digital Work-    denschaft. Ausgebildet bei der QuinScape GmbH
place im Unternehmen. Er versucht täglich, das       zur Fachinformatikerin lebt sie ihre Expertise in
Buzzword-Bingo der Digitalisierung mit Leben zu      allen Bereichen aus – so auch realisiert in ihrem
füllen – macht aber auch gern mal Print.             Blog www.panekowski.de, wo das Entwicklerherz
                                                     mit dem Gesunden und Nützlichen verbunden ist.

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Herausgeber:

SCM                             United Planet GmbH                Redaktion: Philipp Bahrt (SCM)
Lars Dörfel                     Katrin Beuthner
Lehmbruckstraße 24              Schnewlinstraße 2                 Grafik: mint communications GbR
10245 Berlin                    79098 Freiburg
Telefon: +49(0)30 47989789      Telefon: +49(0)761 20703 0        Bildnachweise: iStock.com/
Fax: +49(0)30 479898 00         Fax: +49(0)761 20703530           enisaksoy (Titel), sorbetto (S. 3, 12),
E-Mail: info@scmonline.de       E-Mail: info@unitedplanet.com     Enis Aksoy (S. 3, 22)
Web: www.scmonline.de           Web: www.unitedplanet.com

                                                                                                        27
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