OnOffice enterprise Checkliste- Ihr leichter Einstieg in onOffice

Die Seite wird erstellt Sebastian Grimm

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OnOffice enterprise Checkliste- Ihr leichter Einstieg in onOffice

onOffice enterprise Checkliste
– Ihr leichter Einstieg in onOffice

Diese Checkliste gibt Ihnen einen ersten Überblick über wichtige Funktionen in onOffice enterprise.
Bitte nutzen Sie diese, damit onOffice enterprise Sie bei Ihrer täglichen Arbeit optimal unterstützt.
Ausführliche Informationen zu den einzelnen Funktionen finden Sie nach Eingabe des Stichwortes
in unserer online Hilfe.

Sollten Sie Fragen haben kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner oder den onOffice Support.

Viel Erfolg beim vernetzten Makeln wünscht Ihnen
das gesamte onOffice Team

Allgemeine Funktionen

Firefox als Standardbrowser installieren

Tab-Browsing
Verwenden Sie die Tab-Browsing-Funktion, um mehrere Fenster parallel öffnen zu können
und in diesen zu arbeiten. Fahren Sie dazu einfach mit dem Mauszeiger auf den Link, den Sie
zusätzlich besuchen möchten. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie „Link in
neuem Tab öffnen“. Falls Sie die Möglichkeit haben das Mausrad zu klicken, können Sie dies
alternativ zum Tab-Browsing einsetzen.

Übersicht Zugangsdaten
Machen Sie sich zur besseren Übersicht eine Liste mit Ihren E-Mail- und Portalzugangsdaten.
Eine hilfreiche Liste finden Sie auf unserer Webseite unter
http://de.onoffice.com/downloads.xhtml

Grundeinstellungen prüfen
Prüfen Sie in Ihren Grundeinstellungen unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen
>> Grunddaten, ob Ihre Stammdaten und Ihr Impressum richtig eingegeben und gepflegt
sind. Vervollständigen Sie hier Ihre Angaben und halten Sie diese auf dem aktuellen Stand.

AGB / Rechtshinweis hinterlegen
Hinterlegen Sie bei der Einrichtung Ihrer onOffice enterprise Version Ihre Allgemeinen Ge-
schäftsbedingungen und Ihren Rechtshinweis. Die AGBs können beim Widerruf und weiteren
E-Mails eingebunden werden und der Rechtshinweis wird in Ihren Exposés aufgeführt. Die
Einstellungen finden Sie unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen.

Widerruf
Um Ihre gesetzliche Pflicht zur Widerrufsbelehrung erfüllen zu können, hat onOffice die ent-
sprechenden Werkzeuge zur Verfügung. Bitte konfigurieren Sie die Texte und Einstellungen
unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Widerruf.

allgemeine Einstellungen Ihrer onOffice enterprise Version
Unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Allgemein können Sie Ihre onOffice
enterprise Version indviduell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise können Sie Ihr
Logo hochladen, definieren wie die externe Objektnummer vergeben werden soll oder ob
Sie das Adress- oder Objektampelsystem nutzen möchten.

vernetzt makeln

Word-Upload installieren
Mit dem Tool „Word-Upload“ sind Sie in der Lage Ihre Word-Vorlagen selbst zu gestalten
und abzusichern. Gerne erstellen wir für Sie auch individuelle Exposé-Vorlagen nach Ihrem
Corporate Design. Kontaktieren Sie hierzu bitte den onOffice Support.

Quicksearch einrichten
Der Quicksearch ist der oberste Bereich in der Seitenleiste. Dies ist der schnellste Weg,
nach Immobilien oder Adressen zu suchen oder zu filtern. Die Suchkriterien, die im Quick-
search angezeigt werden, sind über die Administration unter Extras >> Einstellungen >>
Administration frei konfigurierbar.

Fragezeichen (?) - Menü
Unter dem ? - Menü finden Sie zahlreiche Hilfestellungen und Supportmöglichkeiten im
Umgang mit der onOffice enterprise Software. Zudem finden Sie in der ausführlichen online
Hilfe unter http://help.enterprise.onoffice.de konkrete Antworten auf Ihre Fragen.

Dashboard konfigurieren
Das konfigurierbare Dashboard kann selbstständig und nach eigenem Bedarf auf jeden User
angepasst werden. Sie entscheiden selber darüber, welche Widgets Sie auf ihrer „Startsei-
te“ angezeigt haben möchten. Die verschiedenen Widgets wie z.B. Statistiken, Termin- und
E-Mailübersichten, können flexibel auf dem Dashboard verschoben, verkleinert oder vergrö-
ßert werden. Somit erhält jeder onOffice enterprise User die Möglichkeit sein Dashboard
unkompliziert und individuell auf seine Bedürfnisse anzupassen.

Benutzerrechte einstellen
Auf dem Karteireiter „Rechte“ in der Benutzerverwaltung bestimmen Sie, welche Rechte die
einzelnen Benutzer eingeräumt bekommen. Damit nicht für jede Benutzerrolle die gleichen
Rechte manuell gesetzt und nachgepflegt werden müssen, können Sie diese Einstellungen
in onOffice als Template zusammenfassen und einem Benutzer zuweisen.

E-Mail zum Zusenden der Login Daten
Tragen Sie unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> Grunddaten (Feld: Email zum Zusen-
den der Login Daten) eine E-Mailadresse ein, die Sie auch unabhängig von onOffice enter-
prise abrufen können. Wenn Sie Ihr Passwort einmal vergessen sollten, können Sie sich ein
neues Passwort dann an die hier eingetragene Adresse schicken lassen.

www.onOffice.com

Immobilienverwaltung

Portalschnittstellen aktivieren
onOffice bietet Ihnen Schnittstellen zu über 100 Immobilienportalen an – darunter auch eine
Vielzahl an ausländischen Portalen. Treffen Sie eine bewusste Auswahl von kostenlosen und
kostenpflichtigen Portalen. Aktivieren Sie die gewünschten Portale unter Extras >> Einstellun-
gen >> Portaleinstellungen.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass immonet/immowelt einen Duo-Account haben. Sie müs-
sen Ihre Objekte in nur eines der Portale übertragen und diese werden in beiden Portalen
veröffentlicht. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den onOffice Support.

Ansprechpartner anlegen
Legen Sie für Ihre Objekte den jeweiligen Ansprechpartner in der Adressverwaltung mit der
Kontaktart „Makler“ an. Dieser wird dann bei der Übertragung zu den Portalen übermittelt.
Gehen Sie dazu in ein Objekt und verknüpfen Sie den Punkt „Ansprechpartner“ über das
Pfeil-Symbol mit dem zuständigen Mitarbeiter.

Eigentümerbenachrichtigung nutzen
Mit onOffice enterprise können Sie Ihre Eigentümer jederzeit über alle Aktivitäten auf dem
Laufenden halten. Auch neue Interessenten können dem Eigentümer unkompliziert mitge-
teilt werden.

Objektliste auf Ihrer Internetseite einbinden
onOffice bietet Ihnen die Möglichkeit eine Objektliste auf Ihrer persönlichen Internetseite
einzubinden. Der große Vorteil: Die Objektdaten werden automatisch aus Ihrer onOffice
enterprise Version übertragen. Für weitere Fragen kontaktieren Sie bitte Ihren vertrieblichen
Ansprechpartner.

Suchkriterien festlegen
Überlegen Sie sich vorab, welche Felder Sie als Suchkriterien für Ihre Interessenten festle-
gen möchten. Diese wirken sich auf alle Suchabfragen aus. Die Einstellungsmöglichkeiten
finden Sie unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Suchkriterien.

Immomatching-Funktion nutzen
Definieren Sie für jeden einzelnen Interessenten individuelle Suchkriterien und präzisieren Sie
dadurch das Suchergebnis. Mithilfe der Immomatching-Version können Sie noch genauer für Ihre
Interessenten die passende Immobilie aus Ihrem Objektbestand herausfiltern. Gehen Sie dazu
in den jeweiligen Adressdatensatz und wählen dort den Karteireiter „Suchkriterien“ an. Hier
können Sie nun neue Kriterien vergeben und bestehende deaktivieren oder löschen.

vernetzt makeln

Adressvervollständigung
onOffice bietet Ihnen die Möglichkeit per E-Mail einen Link zur Adressvervollständigung di-
rekt an den Kunden zu verschicken. Die Vervollständigung kann sich auf die Kontaktdaten,
die Suchkriterien oder beide Optionen beziehen. Sie finden die Adressvervollständigung
unter Adressdatensatz >> Aktionsleiste >> Adressvervollständigung.

MLS – mit Gemeinschaftsgeschäften zum Erfolg
Wir stellen Ihnen ein eigens entwickeltes MLS-Netzwerk zur Verfügung, bei der der Fokus zu
100 % auf dem Gemeinschaftsgeschäft liegt. Als onOffice Kunde können Sie das Netzwerk völlig
kostenlos nutzen.

Adressverwaltung

Arbeiten mit Wiedervorlagen
Legen Sie Wiedervorlagen mit Zeitangaben und Bemerkungen in Ihren Adressdatensätzen
an. Ein Hinweis für die entsprechende Wiedervorlage wird zum definierten Zeitpunkt auf der
Infoseite sichtbar.

www.onOffice.com

Terminverwaltung

Terminbestätigung
Versenden Sie schnell und einfach Terminbestätigungen (auch per SMS). Fügen Sie Ihrer
Bestätigung einen Link zur Routenplanung hinzu und lassen Sie sich benachrichtigen, ob Ihr
Kontakt zum Termin erscheint oder nicht.

Terminzuordnung zu Objekt und / oder Adresse
Die Übernahme ins Maklerbuch bzw. zu den Aktivitäten erfolgt automatisch.

onOffice Sync
Legen Sie Adressen und Termine von Ihrem Büro aus oder unterwegs in onOffice enterprise
an und nutzen Sie mit onOffice Sync (oder mit der onOffice App) die Möglichkeit alle Daten
in Ihren weiteren mobilen Endgeräten zu synchronisieren.

E-Mail-Verwaltung

Einrichtung des Postfachs
Sie können Ihr bestehendes Postfach in Ihre onOffice enterprise Version importieren. Details
zu der Einrichtung finden Sie in unserer online Hilfe. Bitte richten Sie das Postfach mög-
lichst als IMAP Account ein. Bei Fragen hilft Ihnen unser Support bei der Einrichtung.
Sollten Sie noch keine eigene Domain (@beispiel.de) haben, wenden Sie sich bitte an den
Vertrieb, dort wird Ihnen ein geeignetes Angebot für Ihre Wunsch-Domain erstellt.

E-Mail-Dialog nutzen
HTML-Signatur als Standard
Legen Sie Ihre Signatur im HTML-Format an, so können auch Bilder und Logos eingefügt
werden. Sollten Sie Hilfe bei der Erstellung Ihrer HTML-Signatur benötigen, kontaktieren
Sie bitte den onOffice Support.

E-Mails zuordnen
onOffice enterprise bietet die Möglichkeit einer automatischen Adress- und Objektzuord-
nung. Die E-Mails werden zudem in den jeweiligen Aktivitäten eingetragen.

Vorlagen durch Makros anpassen
Versehen Sie Ihre E-Mails z.B. mit einer automatisierten Objektvervollständigung oder
einem Link zum Widerrufsverzicht. Die Makro-Liste finden Sie unter dem Menüpunkt „?“.

vernetzt makeln

Signatur einrichten
Sie können ihre E-Mail-Signatur unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer im Reiter „E-Mail“
hinterlegen und leicht mehrere Signaturen verwalten. Meist werden Signaturen im HTML
Format genutzt, da dort auch Bilder, Logo und andere grafische Elemente sowie Schriftfor-
matierungen genutzt werden können.
Wenn Sie ein Foto über ein Makro in Ihre Signatur einbinden, ist es wichtig, dass Ihr Daten-
satz mit Ihrem Benutzer unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer im Reiter „Grunddaten“
verknüpft ist (Feld: Adresszuordnung).

Vorlagen

Erstellung von Exposé-Vorlagen
Erstellen Sie auf Basis der hinterlegten Objektdaten Exposés in unterschiedlichen Ausfüh-
rungen – kurz, lang, quer. Zudem stehen Ihnen auch verschiedene Dateiformate, wie Word
und PDF zur Verfügung.

individuelles Exposé in Ihrem Corporate Design
Nutzen Sie die Möglichkeit mit individuellen Exposés die eigene Außenwirkung positiv
zu beeinflussen und verwenden Sie diese als persönliche Visitenkarte für die erfolgreiche
Vermittlung. Gerne erstellen wir für Sie Ihr individuelles Exposé und unterbreiten Ihnen ein
unverbindliches Angebot.

PDF-Exposé-Baukasten
In onOffice enterprise finden Sie verschiedene Vorlagen, die Sie zur Erstellung Ihrer Exposés
nutzen können. Der PDF-Exposé-Baukasten macht es Ihnen jetzt noch einfacher. Gestalten
Sie Ihre eigenen Exposé-Vorlagen ganz nach Ihren Wünschen und Vorstellungen.

Word- und E-Mailvorlagen nutzen
Nutzen Sie die Vorlagen-Verwaltung für die tägliche Korrespondenz mit Ihren Kunden bzw.
Interessenten. Nutzen Sie die Standard-Layouts aus Ihrer onOffice enterprise Version oder
erstellen und speichern Sie eigene Briefe, E-Mail-, Word- und HTML-Vorlagen die Sie regel-
mäßig einsetzen. Auch Ihre individuellen Exposé-Vorlagen können Sie hier hinterlegen und
bearbeiten.

www.onOffice.com

mobil makeln

onOffice App
Die onOffice App wurde speziell für Ihr iPhone entwickelt, um Sie als Makler auch in mobi-
len Umgebungen zu unterstützen. „Mobil sein“ bedeutet, dass wenig Aufmerksamkeit und
Zeit zur Verfügung steht um sich einzelnen Aufgaben zu widmen. Auf diesen Kontext geht
die App ein: die wichtigsten Funktionen aus enterprise stehen Ihnen schnell und einfach zur
Verfügung. Verschicken Sie Exposés, antworten Sie auf Mails, oder bereiten Sie die kom-
menden Termine vor. Die Organisation des Makleralltags steht im Vordergrund.

App-Fragebogen
Besichtigungen, Wohnungsübergaben und Kundentermine gestalten Sie noch effizienter mit
den Fragebögen für unsere onOffice App. Erstellen Sie individuelle Fragebögen in onOffice
enterprise und nutzen Sie diese während Ihren Terminen auf Ihrem iPhone oder iPad. So er-
fassen Sie schnell alle Details und übertragen diese automatisch in Ihre onOffice enterprise
Version. Die onOffice App Fragebögen sind die perfekte Ergänzung zu unserer onOffice App
und unterstützen Sie zusätzlich beim mobilen Makeln.

onOffice Zusatzmodule
Gerne möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick zu weiteren onOffice Funktionen und Zu-
satzmodulen geben, die Sie optional zu Ihrer onOffice enterprise Version buchen können.
Für nähere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren persönlichen Ansprechpartner.

 onOffice Prozessmanager
Definieren und strukturieren Sie Prozesse und erhöhen Sie so die Servicequalität
Ihres Unternehmens.

 smart site 2.0 – Premium-Websites
Mit dem Homepage-Baukasten smart site 2.0 können Sie Ihre persönliche Internetsei-
te in wenigen Schritten selbst gestalten und einfach verwalten.

 onOffice Mehrsprachenmodul
Vermarkten, verwalten und pflegen Sie Ihre Objekte multilingual.

 automatischer Exposéversand
Das Zusatzmodul sucht automatisch in Ihrem Bestand nach Objekten, die zu dem Such-
profil Ihrer Interessenten passen und verschickt diese automatisiert an die von Ihnen
ausgewählten Interessenten.

vernetzt makeln

 onOffice Schaufenster-Modul
Erzeugen Sie aus Ihrem Objektdatenbestand Präsentations-PDF-Dateien.

 Projektverwaltung
Das Projekt-Modul unterstützt Sie bei der effizienten Verwaltung von beliebig vielen
Projekten, in dem neben Aufgaben auch Dateien, Termine und Notizen zugeordnet
werden können.

 onOffice Arbeitszeiterfassung
Erfassen Sie alle Arbeitszeiten sowie Urlaubs- und Krankheitstage Ihrer Mitarbeiter.

 Multi-Objekt-Modul
Das Multi-Objekt-Modul erlaubt es Ihnen Objekte mit verschiedenen Einheiten einfach
zu editieren und den Einheiten verschiedene Eigenschaften und Preise zuzuordnen.

 onOffice Objektwertanalyse-Modul
Ermitteln Sie mithilfe hinterlegter Objektdaten den Wert Ihrer gewünschten Immobilien.
Alternativ auch als NHK2010.

 Statistik-Baukasten
Mit dem Statistik-Baukasten haben Sie die Möglichkeit, über viele Ihrer Abläufe einen
umfangreichen Überblick zu bekommen. Es stehen mehrere Optionen für verschiedene
Statistikübersichten zur Verfügung.

 Erfolgscockpit
Um Erfolge mess- und greifbar zu machen haben wir das onOffice Erfolgscockpit ent-
wickelt. Das Erfolgscockpit ist unverzichtbar wenn Sie Arbeitsabläufe optimieren, Mitar-
beiter motivieren und Arbeitsstrukturen vereinfachen möchten.

 Telefonmodul
Mit wenigen Klicks wird Ihr Mobiltelefon zur Nebenstelle der Telefonanlage, die Tapi
unterstützt . Bleiben Sie flexibel und leiten Sie Ihre Anrufe nach Bedarf auf Ihr Handy um,
so sind Sie auch außerhalb des Büros immer erreichbar.

 Faktura light
Faktura light ist ein Rechnungsmodul, welches für die Erstellung und Bearbeitung von
Rechnungen geeignet ist. Innerhalb von wenigen Klicks haben Sie die Möglichkeit, sich
mit den Daten, die Sie bereits in der Software eingespeichert haben, eine eigene Rech-
nung zu erstellen. Das Modul wird laufend weiterentwickelt.

www.onOffice.com

Sie brauchen Hilfe?
|| onOffice Support-Direktdurchwahl:
Rufen Sie uns unter +49 (0)241 44686 - 122 an oder senden
Sie uns eine E-Mail an support@onOffice.com. Unser Support
steht Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

|| Umfangreiche online Hilfe
Unsere online Hilfe unterstützt Sie bei der Einstellung von ver-
schiedenen Funktionen und zeigt Ihnen Tipps zum optimalen
Umgang mit onOffice enterprise. Die online Hilfe ist über die
Navigationsleiste in onOffice enterprise unter dem „?-Symbol“
>> „online Hilfe“ oder über folgenden Link:
http://de.onoffice.com/hilfe/enterprise/ aufrufbar.

|| Schulungsvideos
Zur einfachen Erklärung verschiedener Funktionen und Featu-
res haben wir für Sie kleine Video-Clips produziert.
In diesen Videos zeigen wir Ihnen die richtige Einstellung und
Anwendung für einen optimierten Umgang mit
onOffice enterprise.

Alle Schulungsvideos finden Sie in unserer online Hilfe. Oder
schauen Sie in unser Youtube-Profil.

|| Webinare
Mit unseren Webinar-Schulungsangeboten bieten wir jedem
Kunden das passende Seminar für seine individuellen Bedürf-
nisse. Nehmen Sie bequem aus Ihrem Büro an den Webinaren
teil.

onOffice GmbH
Charlottenburger Allee 5 | 52068 Aaachen
Tel.: +49 (0) 241 446 86 151 | Fax: +49 (0) 241 446 86 250
sales@onOffice.com | www.onOffice.com

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