TECHNISCHE ANFORDERUNGEN - TÄTIGKEITSBERICHTE 2017 - 2019 38. ORDENTLICHER VERBANDSTAG 27. JULI 2019 | KULTUR- UND BÜRGERHAUS DENZLINGEN - SBFV
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TECHNISCHE ANFORDERUNGEN
UND HINWEISE
TÄTIGKEITSBERICHTE
2017 –VERBANDSTAG
AUSSERORDENTLICHER 2019
38. ORDENTLICHER VERBANDSTAG
20. JUNI 2020 | 11.00 UHR | VIRTUELL
27. JULI 2019 | KULTUR- UND BÜRGERHAUS DENZLINGEN
außerordentlicher SBFV-Verbandstag
20. Juni 2020 | virtuell
Technische Anforderungen und Hinweise
Inhalt
1) TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN...................................................................................... 1
2) ZUGANGSDATEN ................................................................................................................. 1
3) ABLAUF & BEDIENUNG ....................................................................................................... 2
VIDEOKONFERENZ: ZOOM ...................................................................................................... 2
ABSTIMMUNGSTOOL: TEAMBITS ........................................................................................... 3
4) NUTZUNGSBEDINGUNGEN / HAFTUNG.............................................................................. 4
5) ERGÄNZENDE DATENSCHUTZHINWEISE ............................................................................. 5
6) KONTAKT ............................................................................................................................. 5
1) TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN
Bei der Durchführung des virtuellen außerordentlichen SBFV-Verbandstags sind insbesondere
technische Besonderheiten zu beachten. Wir verwenden die Videokonferenz-Software
ZOOM und das Abstimmungstool teambits.
Um am virtuellen außerordentlichen SBFV-Verbandstag teilnehmen und aktiv beitragen zu
können, müssen Sie als Delegierte/r über folgende technische Voraussetzungen verfügen:
• Optimal ist die Verwendung von zwei Geräten:
o PC / Laptop mit Lautsprecher für die Videokonferenz über ZOOM.
Wenn ein Wortbeitrag gewünscht ist, benötigen Sie zudem eine
Kamera sowie ein Mikrofon/Headset (Smartphone/Tablet wird nicht
empfohlen).
o Smartphone/Tablet für das Abstimmungstool teambits
(alternativ ist der Zugang auch über PC/Laptop möglich)
• Stabile Internetverbindung (kabelgebundene Verbindung wird empfohlen).
• Aktueller Internet-Browser (Google Chrome oder Firefox wird empfohlen).
• Es wird empfohlen, die ZOOM-Desktop-App herunterzuladen:
https://zoom.us/support/download.
Der Zugang über Ihren aktuellen Internet-Browser ist ebenfalls möglich.
2) ZUGANGSDATEN
Zur Teilnahme am außerordentlichen Verbandstag benötigen Sie persönliche Zugangsdaten.
Jede/r Delegierte erhält jeweils vor der Veranstaltung per E-Mail die entsprechenden
Zugangsdaten für die Videokonferenz, sowie den Zugang für das Abstimmungstool. Diese
Daten dürfen nicht an Dritte weitergeleitet werden.
WICHTIG: Sollte Ihnen die persönliche Teilnahme am außerordentlichen SBFV-Verbandstag
nicht möglich sein (z.B. spontan verhindert), geben Sie bitte in keinem Fall Ihre persönlichen
Zugangsdaten einer dritten Person weiter. Die Wahl zum Delegierten durch die Vereine des
Bezirks ist eine Personenwahl und ist nicht übertragbar.
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außerordentlicher SBFV-Verbandstag
20. Juni 2020 | virtuell
3) ABLAUF & BEDIENUNG
Der virtuelle Verbandstag wird als „Zwei-Komponenten-Lösung“ umgesetzt. Wir verwenden
die Videokonferenz-Software ZOOM und das Abstimmungstool teambits. Wir empfehlen
die Nutzung von zwei Endgeräten (PC/Laptop und Smartphone/Tablet).
VIDEOKONFERENZ: ZOOM
Registrierung und Zugang zur Videokonferenz
Sie erhalten im Vorfeld der Veranstaltung eine E-Mail mit den Zugangsdaten für die
Videokonferenz an ihre hinterlegte E-Mail-Adresse. Über den dort angegebenen Link gelangen
Sie direkt in die Videokonferenz.
Sollten Sie sich über die Meeting-ID und
Passwort einloggen (müssen), gelangen Sie
zunächst auf eine Registrierungsseite. Dort
müssen Sie ihre persönlichen Daten angeben.
Diese müssen zwingend mit den Daten in der
E-Mail (Name, Nachname, E-Mail-Adresse)
übereinstimmen, da sie sonst keinen Zugang
erhalten.
Bitte beachten Sie, dass der Einwahl-Link
nur für Sie persönlich bestimmt ist und
nur von einem Gerät genutzt werden
kann. Sie sollten den Link deshalb nicht
mit anderen teilen.
WICHTIG: Die Einwahl in die Veranstaltung muss vor dem offiziellen Beginn um 11.00 Uhr
erfolgen und ist ab ca. 10.30 Uhr möglich.
Sie können sich auch schon vor der Öffnung anmelden, dann bekommen sie eine „Warte-
Meldung“ angezeigt. Schalten Sie den PC/Laptop bitte bis zum Start des Online-Meetings nicht
mehr aus und beenden Sie das Programm Zoom nicht. Achten Sie darauf, dass Ihr PC/Laptop
an das Stromnetz angeschlossen ist.
Während der Videokonferenz
Während des Online-Meetings werden wir Ihre Mikrofone stumm schalten und Ihre Kameras
deaktivieren. Falls Sie eine Wortmeldung oder eine Frage haben, können Sie gerne jederzeit
die „Hand heben“-Funktion nutzen. Die Schaltfläche finden Sie am unteren Bildschirmrand in
der Mitte. Unseren Moderatoren wird die Wortmeldung sofort angezeigt.
Ihre Mikrofone werden chronologisch und zu einem passenden Zeitpunkt freigeschaltet. Wir
bitten Sie diesbezüglich um einen kurzen Moment Geduld.
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außerordentlicher SBFV-Verbandstag
20. Juni 2020 | virtuell
ABSTIMMUNGSTOOL: TEAMBITS
Die Abstimmungen/Wahlen werden mit dem Online-Tool Teambits durchgeführt. Teambits
wird zusätzlich zur Webkonferenz -idealerweise über ein Smartphone/Tablet- genutzt. Für den
Zugang zum Abstimmungs-System erhalten Sie mit einer gesonderten Mail einen Link und eine
individuelle PIN-Nummer.
WICHTIG: Die PIN-Nummer kann nur von einem Endgerät benutzt werden und darf nicht
weitergegeben werden. Schalten Sie ihr Gerät nach der Anmeldung bitte nicht mehr aus und
schließen den Browser möglichst nicht. Halten Sie ggf. ein Ladekabel für Ihr
Smartphone/Tablet bereit.
Gehen Sie zur Anmeldung bei Teambits wie folgt vor:
• Öffnen Sie den Zugangslink im Browser Ihres Endgeräts
o Smartphone, Tablet empfohlen, PC/Laptop ebenfalls möglich
• Geben Sie Ihre PIN (1) ein, um das für Sie hinterlegte Stimmrecht wahrzunehmen
• Nach der Anmeldung (2) im Abstimmungs-System müssen Sie zunächst nichts weiter
tun.
• Alle Abstimmungen werden in der Videokonferenz angekündigt und dann in
Teambits freigeschaltet. Sie erscheinen dann automatisch auf ihrem Endgerät. (3)
Achten Sie deshalb bitte stets auf die Anweisungen des Moderators.
• Für jede Abstimmung haben Sie 1 Minute Zeit.
Beachten Sie, dass Sie die Eingabe nach dem Absenden nicht mehr ändern können.
(1) (2) (3)
4außerordentlicher SBFV-Verbandstag
20. Juni 2020 | virtuell
4) NUTZUNGSBEDINGUNGEN / HAFTUNG
Online Teilnahme
Im Wege der Online-Teilnahme können die Teilnehmer die gesamte Mitgliederversammlung
in Bild und Ton über das Internet verfolgen und bei den Abstimmungen ihre Stimmen in
Echtzeit abgeben.
Abbruch der Mitgliederversammlung aufgrund höherer Gewalt:
Im Falle eines nicht zu erwartenden Abbruchs der Veranstaltung aufgrund von höherer Gewalt
bzw. eines auch durch vernünftigerweise zu erwartende Sorgfalt nicht abwendbaren
Ereignisses, insbesondere einer solchen technischen Störung, die die ordnungsgemäße
Durchführung der Mitgliederversammlung unmöglich macht oder wesentlich erschwert, wird
der außerordentliche SBFV-Verbandstag automatisch auf den Folgetag, Sonntag 21. Juni 2020,
Beginn 15:00 Uhr verlegt. Auch in diesem Falle würde den Mitgliedern gemäß Art. 2, § 5 Abs.
2 Nr. 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-,
Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-
Pandemie ermöglicht werden, an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am
Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen
Kommunikation auszuüben.
Nutzung des Internetservices
Die Mitgliederversammlung (außerordentlicher SBFV-Verbandstag) wird am 20. Juni 2020 ab
11:00 Uhr in voller Länge im Internet übertragen. Ton-, Bild-, Computer- oder sonstige
Aufzeichnungen von der Übertragung der Mitgliederversammlung sind unzulässig.
Der Südbadische Fußballverband ist für das technische Setup (PC/Laptop, Lautsprecher,
Videokamera, stabile Internetverbindung) auf Seiten des Teilnehmers nicht verantwortlich.
Der Teil-nehmer sorgt für eine den Anforderungen zur Teilnahme am digitalen
außerordentlichen SBFV-Verbandstag ausgelegtes IT-Equipment in Eigenregie. Die
Voraussetzungen wurden den Delegierten bei der Einberufung des außerordentlichen SBFV-
Verbandstages mitgeteilt. Die Stabilität und Verfügbarkeit der Internet-Übertragung der
Mitgliederversammlung kann nach dem heutigen Stand der Technik Schwankungen und
Störungen unterworfen sein. Der Südbadische Fußballverband hat keinen Einfluss auf
Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des
Telekommunikationsnetzes und der in Anspruch genommenen Internetdienste Dritter.
Sollten wir trotz aller getroffenen Sicherheitsvorkehrungen unbefugte Fremdeinwirkungen
auf die zur Durchführung der Stimmrechtsausübung per Internet gespeicherten und gemäß
der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) behandelten Daten feststellen, behalten wir uns
vor, die Nutzung des Systems ohne weitere Ankündigung zu unterbrechen oder vorzeitig zu
beenden. In diesem Fall werden nur solche per Internet erteilte Stimmrechtsausübungen
berücksichtigt, deren Manipulation ausgeschlossen werden kann.
Haftungsausschluss
Wir übernehmen keine Gewährleistung und Haftung für die Funktionsfähigkeit, Verfügbarkeit,
Stabilität und Zuverlässigkeit des internetgestützten elektronischen Videokonferenz- und
Abstimmungssystems sowie für den Zugang zum System einschließlich der in Anspruch
genommenen Internetdienste und der Netzelemente Dritter. Ferner übernehmen wir keine
Verantwortung für Fehler und Mängel der für die Stimmrechtsausübung per Internet
5außerordentlicher SBFV-Verbandstag
20. Juni 2020 | virtuell
eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten
Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt.
Hinweise zum Datenschutz
Ihre Daten werden ausschließlich zum Zwecke des elektronischen Abstimmungssystems sowie
im Zusammenhang mit der Live-Übertragung der Mitgliederversammlung im Internet
erhoben, gespeichert, verarbeitet und genutzt. Ergänzend beachten Sie bitte die ergänzenden
Datenschutzhinweise.
5) ERGÄNZENDE DATENSCHUTZHINWEISE
Ergänzende Datenschutzhinweise für Delegierte des außerordentlichen SBFV-Verbandstages.
Im Einklang mit der EU-Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) möchten wir Sie mit den
nachfolgenden Hinweisen über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von
Delegierten sowie Gästen der Mitgliederversammlung des außerordentlichen SBFV-
Verbandstages durch den Südbadischen Fußballverband informieren. Ergänzend gelten
unsere allgemeinen Datenschutzinformationen unter www.sbfv.de/datenschutzerklaerung in
denen Sie u.a. die erforderlichen Angaben zum Verantwortlichen und Hinweise auf Ihre
Betroffenenrechte finden.
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht. Wir
weisen Sie jedoch darauf hin, dass der Stream der Mitgliederversammlung für die
Öffentlichkeit einsehbar ist. Die Datenverarbeitung erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:
› Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO
› Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO
Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie
für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind oder eine weitere Nutzung durch
Ihren Widerspruch unzulässig wird und uns nicht gesetzliche Nachweis- und
Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten.
6) KONTAKT
HILFE-HOTLINES
Bei technischen Problemen und Fragen wenden Sie sich bitte an folgende Nummern:
ZOOM: 0761 / 28 269 -23 | Teambits: 0761 / 28 269 -37
Beide Nummern werden am Veranstaltungstag ab 10 Uhr besetzt sein.
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