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GoBD-konforme Warenwirtschaft und Buchhaltung Auftragserfassung Bestellwesen Produktionsverwaltung Finanzbuchhaltung Artikelstamm Anpassung Mehrwert-Steuersatz SAM eCash Barverkauf Reklamationsbearbeitung Wenn Sie Fragen haben, dann rufen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne weiter.
SAM MwSt
Automatische Anpassung
Mehrwertsteuer-Satz
Temporäre Senkung der Mehrwertsteuer
Mit Ihrem GoBD-konformen Warenwirtschaftssystem SAMsurion können Sie die vie-
len unterschiedlichen Aufgaben in den verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens
in kürzester Zeit bewältigen. Darüber hinaus ist ein reibungsloser Informationsfluss
für effiziente Prozesse notwendig.
Mit dem Corona-Konjunkturpaket wurde die befristete Senkung der Mehrwert-
steuer beschlossen. Die derzeitigen Standard-Steuersätze von 19 % bzw. 7 % (ermä-
ßigter Steuersatz) gelten seit 1. Januar 2007 und sollen ab 1. Januar 2021 auch wieder
gelten. Vom 1. Juli bis zum 31. Dezember 2020 sollen der Mehrwertsteuersatz von
19 % auf 16 % und der ermäßigte Steuersatz von 7 % auf 5 % gesenkt werden.
Die Fälligkeit der Umsatzsteuer soll auf den 26. des Folgemonats verschoben werden.
Die Senkung der MwSt. stellt Sie vor große Herausforderungen in der Warenwirt-
schaft und in der Buchhaltung.
SAMsurion ist gerüstet -
SAMsurion Version 5 / SQL entlastet Sie bei der automatischen Umstellung und bei
der Rück-Umstellung:
Unser Zusatztool < SAM MwSt > nimmt Ihnen die notwen-
dige Arbeit ab und entlastet Sie zu den relevanten Stichta-
gen im Juni, am 1. Juli und am 1. Januar 2021.
Auch die e-Commerce-Verkaufsplattformen und Ihr Inter-
netshop sind betroffen. Das SAMsurion-Modul zur automatischen Übernahme Ihrer
e-Commerce-Bestellungen als Auftrag in SAMsurion wird mit dem Update von
SAMsurion aktualisiert.
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SAM MwSt
Wenn Sie für Ihren Barverkauf unser Zusatzmodul SAM eCash Barverkauf benutzen,
brauchen Sie Ihre Kassensoftware nicht anpassen. Mit der allgemeinen Umstellung in
SAMsurion wird auch der Barverkaufs-Bereich automatisch mit umgestellt.
Leistungsdatum entscheidet über die Höhe der MwSt.
Gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) ist der Zeitpunkt der Ausführung einer Lieferung
oder Leistung maßgeblich für die Anwendung des Steuersatzes und die Entstehung
der Umsatzsteuer. Gemäß § 14c Abs. 1 UStG (Unrichtiger Steuerausweis) schuldet ein
Unternehmer, der zu viel Umsatzsteuer ausweist, die zu viel ausgewiesene Umsatz-
steuer. Gleichzeitig kann die zu hoch ausgewiesene Steuer vom Leistungsempfänger
nicht als Vorsteuer abgezogen werden.
Die Mehrwertsteuersenkung bedeutet nicht, dass jede Rechnung, die Ihre Firma mit
Stichtag 1. Juli verlässt, auch den gesenkten Mehrwertsteuersatz ausweisen muss. Die
Höhe der Mehrwertsteuer richtet sich nicht nach dem Zahlungsziel, sondern nach der
Frage wann für Ihre Ware / Dienstleistung Mehrwertsteuer entstanden ist. Entschei-
dend ist also das Leistungsdatum.
Für jede Leistung, die Sie bis zum 30. Juni 2020 erbracht haben, wird auf Ihrer Rech-
nung der volle Mehrwertsteuersatz von 19 % beziehungsweise der auf 7 % ermäßigte
Satz ausgewiesen.
Alle Leistungen, die in dem Zeitraum zwischen dem 1. Juli und dem 31. Dezember
2020 erbracht werden, rechnen Sie mit dem angepassten Mehrwertsteuersatz von
16 %, beziehungsweise 5 % ab.
Sofern die Bundesregierung Ihren Beschluss nicht noch einmal ändert, gilt ab dem
1. Januar 2021 wieder der reguläre Mehrwertsteuersatz.
Maßgeblich bei Anzahlungen ist das Datum der Leistungserbringung. Hat der Kunde
im Juni 2020 eine Anzahlung geleistet, aber der Auftrag wird erst im Juli 2020
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SAM MwSt
ausgeführt, gilt der angepasste Mehrwertsteuersatz. Diese Regelung für den Leis-
tungszeitraum ist für Ihre Schlussrechnung relevant.
Anders sieht das mit der Abrechnung von Teilleistungen aus. Je nachdem, wann Sie
mit Ihrem Kunden abrechnen, müssen die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze be-
rücksichtigt werden. Ausgewiesen werden jeweils die Umsatzsteuersätze, die gültig
sind, wenn die Teilleistung erbracht wird.
Benutzung MwSt.-Tool
Installation MwSt-Tool
Das MwSt.-Tool installiert sich im Programmverzeichnis von SAMsurion.
Im Verzeichnis c\sam_2016 installiert sich Sie eine „SAM_Mwst.accdr“ -Datei.
Bitte wählen Sie bei der Installation „Desktop-Symbol“ erstellen aus, dann findet sich
ein Steuericon auf dem Bildschirm mit dem Sie das MwSt.-Tool starten können.
Wichtig:
Bevor Sie das SAM MwSt-Tool starten, müssen Sie sich einmal mit Ihrem Mandanten
(Access) / Catalog (SQL) verbinden und SAMsurion muss danach auf allen Rechnern
geschlossen werden, da die Datenbank neue Felder anlegen muss !
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SAM MwSt
Arbeiten Sie mit mehreren Mandanten (Access) bzw. Catalogen (SQL) müssen Sie die
im Folgenden beschriebenen Arbeitsschritte für jeden Mandanten einzeln ausführen.
(Das brauchen Sie für Ihre Jahres-Datensicherung älterer Geschäftsjahre nicht durch-
führen)
Für die Installation empfehlen wir Ihnen den Windows Internetexplorer oder Edge zu
nutzen.
Zeitlicher Ablauf der Änderungen in SAMsurion
19 % 19 %
bis 30.06.2020 1.07. bis 31.12.2020 ab 1.01.2020
Vorausgehende Arbeiten Juni 2020
Alle mit gekennzeichneten Positionen erledigt das SAM MwSt-Tool automatisch:
neue Steuerschlüssel anlegen, 16 %, 5 % MwSt.
(mehr als 9 Steuerschlüssel können nicht verwaltet werden)
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SAM MwSt
Nach der Umstellung am 1. Juli durch das SAMsurion-Tool werden Vorgänge mit
16 % MwSt. (oder ermäßigt) automatisch erfasst. Für Juni-Aufträge / Juni-Bestellungen
mit Lieferung ab 1. Juli 2020 müssen Sie die Artikel manuell mit 16 % erfassen (Auf-
tragserfassung, Bestellwesen) - Vorsicht bei VVV-Kosten (Versand, Versicherung, Ver-
packung), die müssen Sie gegebenenfalls manuell als Artikel erfassen für die Über-
gangszeit bis zum 1. Juli 2020.
Neue Konten anlegen für Mehrwertsteuer, Vorsteuer, Skontoaufwand und Skonto-
ertrag. Das betrifft Sie auch wenn Sie keine Buchhaltung machen oder Ihre Buchungs-
daten über die Datev-Schnittstelle an Ihr Steuerbüro übergeben.
Neue Konten für Buchungsarbeiten für Erlöse und Einkauf anlegen
Zuordnung der neuen Konten für die Datev-Übergabe
Anpassung der neuen Buchhaltungskonten an die Umsatzsteuer-Voranmeldung
(Kennziffer 35 für 16 %ige und 5 %ige Steuerpflichtige Erlöse; Kennziffer 95 für Inner-
gemeinschaftliche Steuerpflichtige Erwerbe)
Mit dem Klick auf den Button „Vorausgehende Arbeiten“ starten Sie diese:
Vorausgehende Arbeiten
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SAM MwSt
Dieses Übersichtsfenster der unterschiedlichen Steuersätze holt sich das SAM MwSt-
Tool aus Ihren Festkoten, es kann bei Ihnen anders aussehen als hier im Muster dar-
gestellt. In der Spalte „Steuersatz“ können Sie mit einem Doppelklick das Feld bear-
beiten, Steuersatz z. B. 16 eintragen und das Feld mit Enter verlassen.
Im nächsten Schritt „Festkonten Abgleich“ werden die Festkonten wie Vorsteuer,
Mehrwertsteuer, Versand etc. automatisch gefüllt analog der von Ihnen zuvor festge-
legten Steuersätze. (1)
Danach lassen Sie SAMsurion die Erlöskonten (2) und die Einkaufskonten (3) automa-
tisch anlegen. Sie klicken dafür auf die entsprechenden beiden Button der Reihe nach.
Die neuen Erlöskonten und Einkaufskonten müssen Sie auch dann anlegen lassen,
wenn Sie die Buchhaltung nur zum Teil oder gar nicht selbst erledigen. Die Konten
werden schon dann benötigt wenn Sie den Tagesabschluss in der Auftragserfassung
und im Bestellwesen ausführen. Den Tagesabschluss wiederum müssen Sie aber ma-
chen um eine GoBDkonforme Warenwirtschaft zu haben.
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Wir haben für die Kontenanlage eine Sicherheitsabfrage vor dem Starten hinterlegt.
Auch das Ende der Arbeiten wird angezeigt.
Achtung:
Der Standard-Steuersatz wird erst am 1. Juli 2020 umgesetzt !
Arbeiten, die Sie am 1. Juli 2020 ausführen müssen
(und dann rückwärtsgewand voraussichtlich wieder zum 1. Januar 2021)
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In Ihrem Mandanten (Access) bzw. Catalog (SQL) ist ein Standardsteuerschlüssel
für VVV-Kosten (Verpackung, Versand, Versicherung) hinterlegt. In der Auftragser-
fassung und im Bestellwesen tragen Sie die gewünschten z. B. Frachtkosten in den
entsprechenden Feldern ein. Der dazugehörige Steuersatz wird automatisch aus den
Festkonten geholt.
Deshalb müssen Sie am 1. Juli 2020 den neuen Steuerschlüssel für die VVV-Kosten
hinterlegen. (4/1)
MwSt-Schlüssel umstellen
Zunächst wählen Sie aus von welchem alten Steuerschlüssel Sie auf welchen neuen
Steuerschlüssel umstellen wollen. Danach starten Sie über den Button „Artikelab-
gleich“ die automatische Umsetzung der Steuerschlüssel im Artikelstamm. (4/2)
Wichtig:
Diese Einstellung speichert sich SAMsurion ab für die Rückumstellung im neuen Jahr!
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Den Artikelabgleich lassen Sie gemäß der zuvor hinterlegten Steuersätze unter Um-
ständen mehrfach durchlaufen, weil Sie z. B. den Steuersatz in mehreren Steuerschlüs-
seln hinterlegt haben oder aber auch Artikel mit vermindertem Steuersatz führen.
Standardsteuer-Schlüssel umstellen
Bitte rufen Sie nach der Umstellung am 1. Juli manuell das Menue < Stammdaten –
Festkonten > auf und klicken das Feld Standardsteuerschlüssel an, das vom 1. Juli 2020
bis vermutlich 31. Dezember 2020 gilt.
Formulare umstellen
Mit dem Button „Formulare Umstellen“ stellen Sie alle Formulare in der von Ihnen
zuvor ausgewählten Kategorie z. B. Rechnung auf einmal um, d. h. alle bisherigen For-
mulare werden in den Steuersätzen geändert. Wenn Sie für Ihren Ablauf bisherige
Formulare mit dem 19%igen Steuersatz beibehalten wollen, müssen Sie sich diese vor
der Umstellung kopieren und umbenennen. Die von SAMsurion automatisch umge-
stellten Formulare behalten Ihren bis-
herigen Namen.
Über die
Auswahl „Belegart“ wählen Sie zunächst die Kategorie
aus in welcher die Formulare umgestellt werden sollen.
Über den Button „Formulare Umstellen“ werden alle
Formulare dieser Kategorie automatisch umgestellt (4/3). SAMsurion meldet, wenn
die Formulare der auswählten Kategorie umgestellt sind.
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Wichtig:
Da sich SAMsurion zuvor die Einstellungen der MwSt-Schlüssel gespeichert hat (bei
der Umstellung der Artikel 4/2) kann SAMsurion die Steuerschlüsel in Ihren Formu-
laren entsprechend ändern. Diese Grundlage wird auch wieder für die Rückumstel-
lung der MwSt. auf 19 % im neuen Jahr benötigt !
MwSt.-Änderung manuell in Vorgängen
Durch die temporäre Umstellung der MwSt. müssen Sie unter Umständen manuell
Ihren MwSt.-Steuersatz im Lieferschein oder in der Rechnung manuell ändern von
19 % auf 16 % wenn die Lieferung vom 1. Juli bis 31. Dezember 2020 erfolgt, der Vor-
gang aber schon früher angelegt worden ist z. B. Rahmenverträge.
Achtung:
Für Aufträge, die Sie bereits in Teilen ausgeliefert haben, schlagen wir Ihnen vor die
MwSt.-Änderung erst im Lieferschein vorzunehmen, damit Ihr alter Auftrag im Ori-
ginal erhalten bleibt, damit er als Kopie jederzeit ausgedruckt werden kann!
Wenn Sie in Vorgängen wie Aufträge, Lieferscheine, Rechnung auf Lieferschein etc.
die MwSt.-Sätze ändern wollen/müssen, klicken Sie bitte auf die Artikelposition mit
einem Doppelklick
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und wählen den neuen Steuerschlüssel aus. Nach dem Abspeichern rechnet SAMsu-
rion den Vorgang neu durch und ermittelt den neuen Gesamt-MwSt. und Gesamt-
Rechnungsbetrag.
Arbeiten, die Sie am (vermutlich) 1. Januar 2020 ausführen
Für die Rückumstellung des MwSt.-Satzes auf 19 % zum (vermutlich) 1. Januar 2020
wird es ein (kostenloses) Update des SAM MwSt.-Tools geben.
Standardsteuer-Schlüssel umstellen
Bitte rufen Sie nach der Umstellung am (vermutlich) 1. Januar 2021 manuell das Me-
nue < Stammdaten – Festkonten > auf und klicken das Feld Standardsteuerschlüssel
an, das ab 1. Januar 2021 gilt.
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Arbeiten, die nur für die Buchhaltung relevant sind
In den zuvor beschriebenen Arbeitsschritten wurden bereits die neuen Konten (mit
den neuen Steuersätzen) angelegt. Da uns die neuen Datev-Konten zum jetzigen Zeit-
punkt noch nicht verlässlich vorliegen, müssen Sie den Datevbezug manuell eintragen
(Buchhaltung - Sachkontenstamm – Auswertungen).
Für den Fall, dass Sie die Datev-Schnittstelle nutzen, müssen Sie beim nächsten Datev-
Export im Register „SK-Verweise“ die neuen Datev-Bezüge hinterlegen. Falls Sie die
Datev-Bezüge im Sachkontenstamm schon hinterlegt haben, müssen Sie diese Arbeit
im Datev-Export nicht noch einmal ausführen, d. h. umgekehrt, dass die Bezüge im
Sachkontenstamm auch durch die Einträge im Datev-Export automatisch hinterlegt
werden können.
Ihre für die Buchhaltung hinterlegten eigenen standardisierten Buchungssätze müssen
Sie manuell auf die neue Konten anpassen. Dafür können wir keinen Automatismus
bereitstellen.
Wartungsaufträge umstellen
Zuvor haben Sie bereits den neuen Mehrwertsteuer-Schlüssel und die entsprechen-
den Konten angelegt.
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Über den Button „Wartungen Abgleich“ können Sie Ihre Wartungsverträge umstel-
len. Dabei können Sie wählen zwischen allen Wartungsaufträgen und den nur akti-
ven Wartungsaufträgen.
Während der Umstellung der Wartungsaufträge läuft ein Fortschrittsbalken.
Die Entwicklung der MwSt.-Sätze
Entwicklung der MwSt. in Deutschland
19,0% 19,0%
16,0% 16,0%
15,0%
14,0%
13,0%
12,0%
11,0%
10,0%
6,5% 7,0% 7,0% 7,0% 7,0% 7,0%
5,5% 6,0%
5,0% 5,0%
Steuersatz ermäßigter Steuersatz
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Verkaufspreis (nach)kalkulieren mit Excel
Mit Hilfe von Excel können Sie Ihre Verkaufspreise neu kalkulieren:
Jeden Preis in einer der 10 Preisstaffeln
Jeden Preis der 10 Mengenpreise einer der 10 Preisstaffeln
Jeden Kundenspezifischen Preis
Vorauswahl der Preisstaffel
Jede der 10 Preisstaffeln, bzw. die Mengenpreise oder die Kundenspezifischen Preise
müssen für sich genommen kalkuliert werden.
Das Prozedere an sich ist immer gleich:
Sie wählen zunächst die Kategorie aus mit der Sie kalkulieren wollen, z. B. die Arti-
kelpreise – Staffel 1 und geben an, in welchen Preisstaffel dieser Preis später erscheinen
soll z. B. Preisstaffel 5.
Ihrem Kunden weisen Sie im Register < Zahlung – Preisstaffel > die Preisstaffel zu, die
SAMsurion standardmäßig nutzen soll bei der Erfassung eines Artikels.
Wollen Sie dafür einen festen Wert nutzen z. B. 5 % können Sie diesen im Feld „Auf-
schlag %“ als Prozentsatz hinterlegen „105 %“. Sie können auch negative Werte nut-
zen.
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Export
Über den Button „Export“ geben Sie Ihre zuvor gewählten Voreinstellungen nach
Excel aus.
Die Tabelle können Sie bearbeiten:
Preise neu kalkulieren,
Preise manuell ändern,
Artikel löschen.
Achtung:
Alle anderen Änderungen werden nicht berücksichtigt. Die Tabelle muss mit seinen
Originalspalten erhalten bleiben !
Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, z. B. Artikelpreise erscheint eine Tabelle mit
allen Artikeln mit Artikelnr., NrZusatz, Bezeichnung1,2,3, Vertreter, Warengruppe
etc.
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Diese Tabelle können Sie mit Hilfe der (gelben) Filter- und Suchzeile bearbeiten, in
unserem Beispiel nur die Artikel bis Nr. 100012. Dann wird auch nur noch dieser Teil
der Artikel nach Excel übergeben.
Mit dem Klick auf den Button „Export“ wird die Tabelle exportiert. Den Speicherort
und den Namen der Tabelle können Sie dabei selbst definieren.
Der Export ist abgeschlossen, wenn der Fortschrittsbalken zu Ende durchgelaufen ist.
Wichtig:
An der Excel-Tabelle können Sie die Preise noch neu kalkulieren oder manuell ändern,
d. h. das Modul ist nicht dafür gedacht z. B. an der Artikelbezeichnung etwas zu än-
dern.
Die Tabelle muss ihr Original-Aussehen behalten. Die Excel-Tabelle ist im Format .xls
gewählt, damit auch ältere Excel-Programme genutzt werden können.
Unser Tipp:
Nach der Kalkulation der Preise erhalten Sie häufig eher unkonventionelle Verkaufs-
preise. Diese können Sie in Excel mit Hilfe der Befehle „Runden“ oder über die For-
matierung leicht bearbeiten. Z. B.
Kalkulierte Zahl 55,158 =Runden(Zahl/Zahlenfeld; -1) neu: 60
Formatieren der Zahl neu: 55,16
Kalkulierte Zahl 53,758 =Runden(Zahl/Zahlenfeld; 2) neu: 53,76
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Artikel ändern
Wenn Sie Änderungen am Artikelstamm durchführen wollen
nutzen Sie bitte das Menue „Artikel bearbeiten“ (das steht ab Version Pro zur Verfü-
gung). Dort können Sie Artikel filtern, selektieren und aus dem Modul heraus den
einzelnen Artikel aufrufen und bearbeiten. Die grundsätzlich zuvor gewählte Voraus-
wahl im Fenster „Artikel bearbeiten“ bleibt bestehen.
Import
Über den Button „Import“ können Sie die bearbeiteten Artikel zurückholen in den Ar-
tikelstamm von SAMsurion. Sie wählen zunächst die gewünschte Tabelle aus.
SAMurion bringt noch eine Sicherheitsabfrage „Möchten Sie die Übernahme jetzt star-
ten?“
SAMsurion zeigt an, wenn die Übernahme vollstän-
dig durchgelaufen ist.
Bei der Übernahme werden alle Verkaufspreise ent-
sprechend der von Ihnen gewählten Tabelle automa-
tisch aktualisiert.
Preishistorie
Beim Überspielen der Artikelpreise (nicht Mengenpreise, kundenspezifische Preise)
wird die Spalte „Preise alt“ im Button „Preise“ bei dem einzelnen Artikel automatisch
gefüllt mit dem Verkaufspreis, der vor der Preisänderung gültig war.
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Darüber hinaus wird die Preisänderung auch im Button „Preishistory“ dargestellt.
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Fazit: SAMsurion – GoBD, Datenschutz und E-Rechnung geht uns alle an
Mit unser aktuellen Version 5 / SQL genügen Sie den Anforderungen an GoBD-kon-
forme Warenwirtschaft & Buchhaltung. Sie können auf SAMsurion Version 5 (Basic,
Pro oder Enterprise SQL) jederzeit umstellen, wenn Sie:
bisher mit einer früheren Version von SAMsurion arbeiten oder
noch Office Control Easy V2000 oder V5 einsetzen,
ganz gleich mit welchem Betriebssystem Windows 7, Windows 8 oder Windows 10
Sie arbeiten.
Die umfangreichen Unterlagen zur Verfahrensdokumentation Ihrer Software Waren-
wirtschaft, Produktionssteuerung & Buchhaltung SAMsurion und zur Datenschutz-
grundverordnung sind in den online-Handbüchern unserer SAMinfothek verfüg-
bar.
Die Inhalte unserer SAMsurion-Datenblätter wurden mit größter Sorgfalt erstellt.
Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der allgemeinen Informationsda-
tenblätter können wir keine Gewähr übernehmen. Die in SAMsurion dargestellten
Software-Abläufe beziehen sich auf aktuelle Updats, zur Zeit Version 5.
OFFICE, im Juni 2020
Aktuelle Informationen rund um Ihre Software erhalten Sie telefonisch oder per E-Mail.
Telefon oder per @mail
0 57 65 / 94 26 20 info@samsurion.de
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