Ausschreibung Dienstleister - GPM/IPMA

Ausschreibung Dienstleister

Für das Projekt „Website Relaunch“ suchen wir von März 2021 bis voraussichtlich Oktober 2021 einen
festen Partner, der uns bei der Konzeption, Layoutgestaltung und Programmierung einer neuen
Website/Plattform unterstützt. Eine Zusammenarbeit über den genannten Zeitraum hinaus und für
voraussichtlich drei Jahre wird angestrebt.

21.01.2021, Nürnberg

1. Über die GPM

   Die GPM ist ein gemeinnütziger Fachverband für Projektmanagement. 1979 gegründet bildet die GPM
   heute ein weitreichendes Netzwerk für Projektmanagement-Experten aus allen Bereichen der
   Wirtschaft, der Hochschulen und der öffentlichen Institutionen. Der Fachverband trägt wesentlich zur
   Professionalisierung und Weiterentwicklung des Projektmanagements in Deutschland bei und bietet
   umfangreiche Möglichkeiten zur Aus- und Weiterbildung sowie zur Zertifizierung im
   Projektmanagement.
   Über den Dachverband International Project Management Association (IPMA) ist die GPM weltweit
   vernetzt und bringt auch auf internationaler Ebene die Arbeit an Normen und Standards voran.
   Jährlicher Höhepunkt im Veranstaltungskalender der GPM ist das PM Forum in Nürnberg – mit rund
   1.000 Teilnehmern der wichtigste europäische Fachkongress für Entscheidungs- und
   Verantwortungsträger im Projektmanagement.

   Der Verein setzt sich aus verschiedenen Gremien zusammen und ist auf das ehrenamtliche
   Engagement seiner Mitglieder angewiesen (Aktive). Einen wichtigen Bereich des Vereins bilden die
   Regional- und Fachgruppen, die bereits heute schon wesentliche Teile ihrer ehrenamtlichen Arbeit
   über die Website abbilden können. Dabei handelt es sich insbesondere um die Organisation von
   Veranstaltungen unterschiedlicher Größenordnung und Ausrichtung. Zudem umfasst die Website
   auch einen wirtschaftlich orientierten Bereich des Vereins, der sich mit der Weiterbildung und
   Zertifizierung von Projektmanagern befasst. Nähere Informationen finden Sie in unserer
   Verbandspräsentation, die wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung stellen.

2. Über das Projekt

   Im Jahr 2009 wurde die Website der GPM das letzte Mal neu aufgesetzt. Das letzte Typo3 Upgrade
   wurde 2016 eingespielt. Inzwischen hat sich viel verändert – die GPM ist gewachsen. Neben der
   bestehenden Notwendigkeit eines technischen Upgrades des CMS-Systems Typo3 bis Ende Oktober
   2021, sollen in diesem Jahr auch die Struktur, Funktionen und das Layout erneuert werden. Um
   diesen Schritt vorzubereiten, wurden bereits zahlreiche Informationen zusammengetragen, anhand
   derer identifiziert werden kann, an welchen Stellen die größten Veränderungen stattfinden müssen. In
   einem Analyse-Bericht sind die Ergebnisse zusammengefasst. Im Kern besteht aber der größte
   Anpassungsbedarf bei den Funktionen der Website, die die GPM ihren Stakeholdern zur Verfügung
   stellen möchte. Eine Auflistung der Anforderungen ist bereits erstellt worden und wird den Anbietern
   bei Interesse zur Verfügung gestellt. Eine Herausforderung stellen dabei die vielen unterschiedlichen
   Stakeholdergruppen dar, die für die Website berücksichtigt werden müssen, aber auch das breite
   Spektrum von Produkten und Dienstleistungen, das ganz unterschiedliche Anforderungen an die neue
   Website stellt. Dazu gehören z.B. Veranstaltungen, Bücher und Studien, Weiterbildungen und
   Zertifizierungen sowie Awards. Die aktuell eingesetzten technischen Lösungen sind nicht mehr
   zeitgemäß und müssen neu gedacht werden.

   Es soll eine Online-Plattform geschaffen werden, welche die GPM authentisch darstellt und eine
   verbesserte Wahrnehmung der GPM und ihrer Angebote nach außen schafft. Zudem sollen Prozesse,
   die bereits bestehen verbessert, sowie neue Prozesse digital abgebildet werden. Die vermutlich
   größte Herausforderung ist der Aufbau eines geschützten Bereichs, in dem verschiedene
   Stakeholdergruppen anhand ihrer jeweiligen Berechtigungen Zugriff auf unterschiedliche

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Informationen und Funktionen erhalten. In einem Logprotokoll sollen Anmeldungen und Zugriffe sowie
   durchgeführte Änderungen der Benutzer in datenschutzkonformer Weise dokumentiert werden.
   Zudem müssen alle Anforderungen der DSGVO mitgedacht und benötigte Funktionen auf der Website
   abgebildet werden (z.B. Cookies etc.). Die Umsetzung des Projektes erfolgt in enger Zusammenarbeit
   mit dem Marketing-Team und den IT-Fachleuten der GPM.

   Die GPM sucht für die Konzeption, Kreation und Programmierung eines neuen Webauftritts einen
   starken Partner, der Erfahrung mit der Durchführung von komplexen Website-Projekten hat. Dabei
   geht es im Wesentlichen um die Entwicklung einer tragfähigen Struktur, die auch neue Komponenten
   wie z.B. eine Austauschplattform/Community oder einen Shop berücksichtigt. Wir suchen somit einen
   Partner, der uns mit methodischem Wissen und viel Erfahrung bei der Konzeption, Gestaltung und
   Programmierung der Website unterstützt und leitet. Der richtige Partner für uns hat neben fachlicher
   Expertise auch ein hohes Maß an zwischenmenschlichen Kompetenzen und Argumentationsgeschick.
   Daher planen wir mit vorab ausgewählten Agenturen auch einen persönlichen Termin. Da wir als
   gemeinnütziger Verein aber auch sehr preissensibel agieren müssen, bitten wir Sie dies bei dem
   Angebot und der Kostenschätzung (Programmieraufwand) zu berücksichtigen. Damit Sie die
   entstehenden Kosten so gut wie möglich einschätzen können, stellen wir Ihnen gerne auch unseren
   Analysebericht zur Verfügung (siehe Punkt 6 - Vorgehen und Zeitplan).

3. Unsere Anforderungen an den Dienstleister

    -   Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Konzeption, Kreation und Programmierung von
        komplexen Webauftritten. Im Falle der Einbeziehung von Unterauftragnehmern sollten diese
        ebenfalls über mindestens fünf Jahre Erfahrung im angebotenen Bereich verfügen
    -   Innovatives und zukunftsorientiertes Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern, davon
        mindestens fünf erfahrene Mitarbeiter in der Programmierung
    -   Mehrjährige Erfahrung im Umgang mit CMS-Systemen, Schnittstellenprogrammierung/ -
        implementierung und Sonderprogrammierung
    -   Kenntnisse bzgl. neuer digitaler Entwicklungen, Trends und Tools
    -   Spezialist im Bereich Struktur, Usability und Nutzerführung
    -   Erfahrungen mit Eventmanagement-Systemen, -Tools oder ähnlichem
    -   Kenntnisse im Umgang mit Login-gestützten Bereichen bzw. Intranet/Communities, ggfs. auch
        umfassende Kompetenzen bei der Sonderprogrammierung eines solchen Bereichs
    -   Sicherer Umgang mit den Themen Datenschutz und Sicherheit
    -   Langfristige Zusammenarbeit für drei Jahre mit Option auf Verlängerung gewünscht
    -   Projektleiter sollte über mindestens dreijährige Erfahrung in ähnlich komplexen Projekten
        verfügen

4. Lieferergebnisse im Zuge des Website-Projekts

    -   Konzeption: Erarbeitung einer Struktur für die GPM Website inkl. Einarbeitung/Konsolidierung der
        Websites pm-zert.de, gpm-hochschulen.de und youngcrew.de, User Experience, Erstellung von
        Wireframes und Klickdummies, inkl. drei Korrekturschleifen. HINWEIS: Website-Personas
        wurden bereits erstellt. Es sollen alle Anforderungen (siehe Anlage 2) konzipiert werden, welche
        in drei Phasen unterteilt sind, wobei nur Phase 1 bis Ende Oktober umgesetzt werden muss. Die
        Kostenschätzung soll für alle drei Phasen und je Phase angegeben werden.

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-       Layout: 2 verschiedene Entwürfe des Websitelayouts für vier Ebenen, inkl. drei
            Korrekturschleifen für Phase 1. Das Layout muss für die Phasen 2 und 3 adaptierbar sein, aber
            nicht ausgearbeitet werden. Die Erstellung eines Design Guides für weitere Websites der GPM
            soll als gesonderter Punkt kalkuliert werden.
    -       Konkretisierung des Lastenhefts auf Basis unserer Vorgaben und Erarbeitung des Lieferumfangs
            bzw. Pflichtenhefts
    -       Programmierung: Aufbau der Website in einem CMS ggfs. mit Erweiterungen und/oder anderen
            Tools, Fertigstellung der Website gemäß den in Phase 1 (siehe Anlage 2) definierten Funktionen
            sowie darüberhinausgehender Content bis Ende Oktober 2021 inkl. Testing und Live-Gang.
    -       Datenübernahme aus aktuellem Typo3 System: Content, Daten des Moduls Eventmanager
            (Individualprogrammierung), Benutzerkonten
    -       Dokumentation mit Erklärungen zur Pflege der Website und deren möglichen Erweiterungen

5. Teilnahmebedingungen für die Ausschreibung

    -       Teilnehmen dürfen nur Unternehmen, die die Bereiche Konzeption, Kreation und
            Programmierung vollumfänglich abbilden können. Die Zusammenarbeit mit maximal einem
            Unterauftragnehmer ist erlaubt, allerdings nur für die Bereiche Konzeption und SEO. Der
            Unterauftragnehmer muss aber in der Bewerbung benannt werden und den Fragebogen (Anlage
            1) ebenfalls ausfüllen.
    -       Die verbindliche Zusicherung der Fertigstellung einer lauffähigen Version der Website bis Ende
            Oktober 2021 ist Voraussetzung dafür, dass der Dienstleister für die Teilnahme an der
            Ausschreibung zugelassen wird.
    -       Die unter Punkt 6 geforderten Unterlagen müssen bis spätestens 18.02.2021 eingereicht werden.

6. Vorgehen und Zeitplan

    -       Zeigen Sie uns bis zum 01.02.2021, dass Sie an dem Projekt interessiert sind und an der
            Ausschreibung teilnehmen möchten. Senden Sie uns dazu bitte den ausgefüllten Fragebogen
            (Anlage 1) – auch für Unterauftragnehmer erforderlich, per E-Mail an websiteprojekt@gpm-
            ipma.de.
    -       Wir stellen Ihnen den Ergebnisbericht unserer Website-Analyse zur Verfügung, damit Sie die
            Kosten besser kalkulieren können.
        -   Erstellen Sie uns bitte bis 18.02.2021 folgende Unterlagen:
            a) Konkretes Angebot für die Konzeption und Layout der Website auf Basis der Anlage 2 (mit
               allen Phasen)
            b) Grobe Kostenschätzung für die Programmierung, unterteilt in die drei Phasen auf Basis der
               Anlage 2 (jeweils einzeln ausgewiesen)
            c) Angebot oder konkrete Empfehlung für Webhosting
            d) Angebot für Wartungs- und Pflegevertrag. Die Vertragslaufzeit ist auf den Hauptvertrag (auf
               mindestens drei Jahre mit Option auf Verlängerung) abgestimmt
            e) Aufstellung der benötigten Mitarbeiter inkl. Funktion, Qualifizierung und Tagessatz (Phase 1)
            f) Aufstellung der auftraggeberseitigen Pflichten und wie die Zusammenarbeit mit der GPM
               geregelt wird

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g) Empfehlung eines geeigneten CMS für Content- und Veranstaltungsmanagement. Das
           Veranstaltungsmanagement kann auch über ein separates Tool oder Webdienst realisiert
           werden (Eventmanagement-/Buchungstool)
        h) Angabe von vier Referenzen, davon zwei aus dem Vereinswesen oder
           Dienstleistungsgewerbe, auch für Unterauftragnehmer erforderlich
        i) Projektstrukturplan, aus dem die Arbeitsorganisation des Auftragnehmers deutlich wird. Es soll
           ersichtlich sein, welche Aufgaben der Projektleiter wahrnimmt und welche Leistungen durch
           die Mitarbeiter erbracht werden (Phase 1)
        j) Zeitplan des Projekts für Phase 1

    -   Wir melden uns bis spätestens 01.03.2021 mit einer Antwort auf Ihre Bewerbung bei Ihnen.
    -   Bitte planen Sie sich den 04. und 05.03.2021 für einen möglichen Onlinetermin ein, zur
        Vorstellung Ihrer Firma und ein gegenseitiges Kennenlernen.
    -   Bis zum 11.03.2021 erhalten Sie Rückmeldung zu unserer Entscheidung.
    -   Bis Ende Oktober soll die Website fertig programmiert sein und den unterschiedlichen
        Stakeholdern live zur Verfügung stehen (Phase 1 siehe Anlage 2).

Wir freuen uns über Ihr Interesse. Bitte senden Sie uns Ihre Unterlagen an websiteprojekt@gpm-ipma.de.
Sollten Sie Fragen haben, können Sie sich dazu jederzeit an Frau Treiber wenden.

Mit freundlichen Grüßen

Christine Treiber (Projektleitung)

GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.
Am Tullnaupark 15
90402 Nürnberg

E-Mail: websiteprojekt@gpm-ipma.de
Internet: www.gpm-ipma.de
Blog: www.gpm-blog.de

Eingetragen im Vereinsregister des Amtsgerichts Nürnberg unter Nummer 3329 Vertretungsberechtigt
gemäß § 26 BGB: Vizepräsident Daniel Stumpf

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