Das AWO-Mitarbeiter-Portal und die AWO-App - digitale Vernetzung auf allen Ebenen - Deutscher ...
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Das AWO-Mitarbeiter-Portal und die AWO-App digitale Vernetzung auf allen Ebenen
Von der klassischen Personalverwaltung
zur modernen, digitalen HR- Plattform
Die Ausgangssituation
Die AWO-Oberbayern ist Träger von 140 Einrichtungen
verteilt in ganz Oberbayern und beschäftigt dort insgesamt
rund 3.800 Mitarbeiter*innen. Wir stellen etwa
4.250 Kinderbetreuungsplätze, 430 Plätze in der Sozialpsychiatrie
sowie 1.900 Wohn- und Pflegeplätze für Senioren zur Verfügung.
Die administrative Personalarbeit wird hauptsächlich zentral
vom Standort München aus durchgeführt.
Von der klassischen Personalverwaltung
zur modernen, digitalen HR- Plattform
Zeit, Umwelt und Fehlerquellen
– Viel Papier wurde verwendet und verschwendet
– Verschiedene Systeme der Personalarbeit liefen nebeneinander
ohne Schnittstelle
– Datentransfer vom Papier ins Digitale führte zu Fehlern
– Prozesse waren häufig nicht nachvollziehbar
(wo liegt was, wer hat was erledigt?)
– Kommunikation an Mitarbeiter*innen war schwierig,
da viele keinen Bildschirmarbeitsplatz haben
(die Corona-Krise verschärfte das Problem)
– Hoher Aufwand und lange Prozesslaufzeiten
Von der klassischen Personalverwaltung
zur modernen, digitalen HR- Plattform
Unser Ziel
– Alle Prozesse auf einer Plattform – für jede*n Mitarbeiter*in
– Reduzierung der Dateneingaben; bereits der*die Antrag-
steller*in pflegt die Daten ein, diese werden digital weiter
verarbeitet und automatisch ins System übertragen
– Vollständig digitale Prozesse mit Genehmigung und
automatischer Dokumentenerstellung und -ablage
– Schnelle, direkte und transparente Kommunikation
mit Mitarbeiter*innen
– Kaum Portokosten: online können Dokumente eingesehen
und auch weiter verarbeitet werden.
– Bedienung der Systeme als Webapplikation und App für
Smartphone
– Absolute Datensicherheit
Von der klassischen Personalverwaltung
zur modernen, digitalen HR- Plattform
Levadoc
Die Lösung – Belegflusssteuerung
Personalabrechnung Bewerbermanagement
fidelis.Personal – Stellenausschreibungen
– Ein-Austritt – Bewerberkommunikation
– Veränderungsmeldungen – Schnittstelle zu externen
– digitale Personalakte
AWO Portal Anbietern
Recruiting
Mitarbeiter Einrichtungsleitung
Einrichtungsleitung Führungskräfte
Zeugnisgenerator Job mit mir
– Bausteinsystem – Mitarbeiter werben
Freunde
freiwillig
AWO Net APP
– Verlinkung – News
Workflows – eigene Dokumente /
– Eintritt Gehaltabrechnung
– Versetzung
– Austritt – Workflows
– Arbeitszeitänderung
– Tätigkeitswechsel – Namensänderung – Stellenausschreibungen
– Urlaub – Anschriftänderung
– Kostenstellen- – Bankverbindung
änderung – Krankenkassenwechsel
Der Weg zur Komplettdigitalisierung
Schritt 1: Digitale Personalakte
– Ersatz für Papierablage
– Gewöhnung an digitale Prozesse
Schritt 2a: Self Service
– Mitarbeiter*innen können Daten selbst pflegen (Adressänderung,
etc.), aber auch Vorgesetzte können das übernehmen
– Publizierung der Gehaltsabrechnung etc. online im Portal
– WIR (Mitarbeiterzeitung) als Online Tool, Nachrichten können
sofort und ohne Verzögerung an alle Mitarbeiter*innen
versendet werden
Schritt 2b: Bewerberportal
– Alle internen Stellen
– Externe Schnittstelle wurde angebunden
Schritt 3: Personalprozesse
– Einführung komplexerer Prozesse (Eintritt, Versetzung, etc.)
als Online Workflows mit automatischer Pflege der HR-Systeme
und automatischer Ablage der Dokumente in der digitalen Akte
– Schnittstelle mit Gehaltabrechnung
Die Umsetzung
Beispiel: Urlaubsantrag stellen …
Antrag
AWO Portal
Antrag
Antrag Antrag
Antrag
Früher Heute
Umfangreiches
Kommunikationskonzept
Der Ausbruch der Corona-Pandemie machte unsere geplante Ver-
anstaltung zunichte. Quasi „über Nacht“ entwickelten wir eine
alternative Kommunikationsstrategie, bestehend aus unterschied-
lichen Elementen.
Die Herausforderung
wie erreichen wir unsere Mitarbeiter*innen, die in ganz
Oberbayern verteilt und größtenteils ohne Bildschirmarbeitsplatz
tätig sind?
Die Lösung
– Eine ansprechend gestaltete Postkarte geht an alle
Mitarbeiter*innen; sie enthält einen QR-Code zu einem kurzen
Film, indem unsere Vorstandsvorsitzende die Vorzüge des
Mitarbeiter-Portals beschreibt.
– Kurze Zeit darauf erhält jede*r Mitarbeiter*in die Zugangsdaten
zum Portal per Post.
– Erklärvideos im Portal beschreiben alle Funktionen verständlich
auch für ungeübte Nutzer*innen.
April 2020:
2019: Entwicklung In Windeseile wurde
des AWO-Portals eine alternative
Damit unsere Führungskräfte Kommunikations-
einheitlich von einer Ober- strategie entwickelt
fläche aus verschiedene
Prozesse der Personalver-
waltung bearbeiten können,
2018: Festlegung März 2020:
haben wir alle Programme
HR Prozesse, Kick-Off-Veranstaltung
zu einem Portal zusammenge-
2016: einheitliche Steuerung mit allen Führungskräften
führt und interne sowie
Erst-Digitalisierung aus allen dezentralen (ca. 150 Personen) war
Einrichtungen zur externe Schnittstellen definiert.
von 250 Akten geplant
als Pilot Personalabteilung
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Ende 2017 – 2018: 2019: Festlegung 2019: Der Vorstand wünscht
Voll-Digitalisierung der Workflows Portal auch als APP Juni 2020:
3600 Mitarbeiter*innen, und erstes Roll Out eines Bei der Entwicklung der Unser Portal und
alle Haupt- und zentralen digitalen Postein- AWO-App konnten wir uns nur unserer App
Nebenakten gangs (Levadoc 01.04.2019) einen Partner vorstellen: gehen online
für die Personalabteilung BEGIS. So haben wir mit dem
März 2020:
gleichen Projektteam die
Die Veranstaltung musste
Levadoc erkennt automatisch WEB-Darstellung in die App
wegen der Corona-Pan-
Dokumente und lässt sie in die überführt.
demie abgesagt werden
E-Akte einfließen
Umsetzen des
Roll-out-Konzepts
https://youtu.be/kJ3Zmjkq1s8
Start des AWO-Portals
und der Mitarbeiter-App Smar tphone
Wie das Ganze funktioniert
wird durch 5 Erklärvideos
veranschaulicht.
https://youtu.be/pUsxk1C-FEc https://youtu.be/7A7kP-6Fyss https://youtu.be/w58QyCYQ1Qg https://youtu.be/7jDDjblfr6o
„Ich habe meine Vision „Ich habe meine Vision
einer gerechteren Welt einer gerechteren Welt
verwirklicht. Doch wir verwirklicht. Doch wir
sind noch nicht am Ziel.“
sind noch nicht am Ziel.“ Hauptverwaltung
Teaser für das Portal Edelsbergstr. 10
80686 München
Tel. 089 54714-0
Unser AWO-Portal
unter www.portal-awo-obb.de
WIR
Unsere digitale Hauszeitschrift
Offene Stellen
Online Karriere machen
Dokumente
Papierlos, der Umwelt zuliebe
AWO App
Alles auch per Smartphone
Services ab 2021
Persönliche Daten einfach ändern
Job mit mir
Freunde werben und
Marie Juchazc
Wir schreiben das Jahr 2020 und es ist fast genau 100 Jahre her, dass Marie
Juchacz in schwierigen Zeiten die AWO gegründet hat. Sie war damals eine
Pionierin für gesellschaftlichen Wandel, durfte als erste Frau in Deutschland
Gründerin der AWO
per Postkarte an alle info@awo-obb.de
www.awo-obb.de
U4 / U5 / S7 Heimeranplatz
Wir haben dieses Portal extra für Sie als Mitarbeiter*in des AWO Bezirksver-
bands Oberbayern geschaffen, um Ihnen in Zeiten der digitalen Welten unsere
Was bisher in regelmäßigen Ab-
ständen per Papier versandt wurde,
In unserem internen Bewerbungs-
bereich sehen Sie alle offenen Stellen
Jeden Monat ist es ein aufwändiger,
aber wichtiger Prozess – die Gehalts-
Sie können unser AWO-Portal mit
jedem Internet-Browser nutzen –
Sie sind umgezogen oder Ihre Bank-
verbindung hat sich geändert? Sie
Prämie erhalten
Sie können sich Ihre Kolleg*innen
Mitarbeiter*innen
eine Parlamentsrede halten und war im Verfassungsausschuss der Weimarer MetroBus 63 Haltestelle wichtigsten Bereiche und Services online zur Verfügung zu stellen. Welche das erleben Sie nun digital und stets der AWO Oberbayern. Denn wir abrechnung wird in Papierform an auch mit dem Browser auf dem wechseln die Krankenkasse oder selber aussuchen und erhalten dafür
Republik. Siegenburger Straße sind, möchten wir Ihnen im Folgenden vorstellen. aktuell. möchten Ihnen die Gelegenheit ge- alle Mitarbeiter*innen verschickt. Smartphone. Da wir wissen, dass dies haben geheiratet? Vorbei sind die noch eine Prämie. Im Ernst. Denn
ben, sich auch innerhalb unserer Doch ist das noch zeitgemäß? Viele manchmal auf einem kleinen Bild- Zeiten von Formularen, die Sie erst „jobmitmir“ ist ein Recruiting-Tool,
Damals war es schwierig, eine Organisation wie die AWO aufzubauen, Um sich im Portal anmelden zu können, benötigen Sie zunächst Ihre Zugangs- Im Bereich »WIR« erfahren Sie, AWO beruflich zu verändern. Sei es, Dokumente, vom Kontoauszug Ihrer schirm nicht mehr gut dargestellt suchen oder Notizen, die Sie an mit dem wir neues Personal durch
Kommunikationswege waren kompliziert, die gesellschaftlichen Verhältnisse daten, die Sie von unserer Personalabteilung erhalten. Das Portal erreichen Sie was es gerade Neues bei uns gibt. dass Sie Ihren Arbeitsort wechseln, Bank bis hin zu Versicherungsun- werden kann, haben wir unsere Ihre*n Vorgesetzte*n oder die Per- persönliche Empfehlungen unserer
unsicher. Doch stets war Marie Juchacz bereit zu lernen und Veränderungs- über jeden PC / Tablet unter der Adresse https://portal-awo-obb.de oder mit Meldungen vom Vorstand, aus der eine andere Aufgabe wahrnehmen terlagen können Sie heute schon eigene AWO-App entwickelt. Die gibt sonalabteilung schreiben mussten. Mitarbeiter*innen gewinnen.
prozesse zu akzeptieren. Und so ist aus ihrer Idee ein Sozialverband mit unserer App für IOS und Android. Personalabteilung oder den Fach- oder einfach mal prüfen wollen, was online einsehen. Warum also nicht es kostenfrei sowohl für Android Und den Versand per Post können Sie
tausenden Einrichtungen und vielen tausend Mitarbeiter*innen und frei- abteilungen halten Sie stets auf es an interessanten Jobs bei der auch die Gehaltsabrechnung? Im als auch für IOS. sich nun auch sparen. Mit unseren Über verschiedene digitale Kanäle
erin der AWO willigen Helfer*innen geworden. Allein im AWO Bezirksverband Oberbayern Wenn Sie sich das erste Mal anmelden, müssen Sie ein persönliches Passwort dem Laufenden. Sie können »WIR« AWO gibt. Bereich »Dokumente« können Sie Services ändern Sie Ihre persönlichen (WhatsApp, Facebook, Xing, etc.)
kümmern sich täglich über 3.600 Mitarbeiter*innen und 200 Auszubildende anlegen, sowie Sicherheitsfragen hinterlegen. Diese Sicherheitsfragen be- über Ihr Smartphone oder Ihren PC genau dies. Wir werden Ihnen Um die App zu installieren, melden Daten auf Ihrem PC / Tablet oder können Sie freie Stellen mit
um die Bedürfnisse und Anliegen der nötigen Sie, wenn Sie doch einmal Ihre Zugangsdaten vergessen haben. lesen. Die Beiträge sind übersicht- Die Stellen sind im Portal übersicht- pünktlich jeden Monat Ihre Gehalts- Sie sich im AWO-Portal an und klicken Smartphone. Einfach im AWO-Portal Freund*innen und Bekannten teilen.
Betreuten in Projekten und Einrich- lich gestaltet und in verschiedene lich geordnet nach Sparten, Stellen- abrechnung zur Verfügung stellen. ganz unten auf »App anfordern«. Sie oder der App einloggen und den Be- Ihre Empfehlung kann sich dann
tungen in ganz Oberbayern. Weiterhin ist es erforderlich, dass Sie den Datenschutzbestimmungen und Kategorien unterteilt, sodass Sie bezeichnungen oder Landkreisen. Darüber hinaus können Sie die erhalten dann auf Ihre angegebene reich »Services« auswählen. Hier er- ganz einfach über E-Mail, „job mit
dem digitalen Verfahren zustimmen. Dies ist notwendig, um die Services und auch jederzeit nach den Themen Sie können sie nach vielen vorgege- DEÜV-Meldung, Ihre Lohnsteuerbe- E-Mail-Adresse oder per SMS eine halten Sie dann in einer Übersicht mir“ oder direkt über das jeweilige
Die heutige Zeit ist ständig von Verän- digitalen Dokumente zu nutzen. filtern können, die Sie interessieren. benen Kriterien individuell filtern. scheinigung und die ZVK-Meldung Nachricht mit einem Link. Über die Themen, die Sie online bearbei- soziale Netzwerk bei uns bewerben.
derungsprozessen geprägt – die Digitalisierung hält immer mehr Einzug in Haben Sie nun Ihren neuen Traum- zur Zusatzversicherung einsehen, diesen Link können Sie die App ten können. In der Übersicht können
Unser Redaktionsteam sorgt dafür, job gefunden, können Sie sich mit drucken, auf Ihrem PC speichern automatisch auf Ihrem Smartphone Sie auch jederzeit den Status Ihres Sobald wir eine neue Stelle ausschrei-
unser Leben - privat und beruflich. Und so haben wir bei der AWO im Jahr
dass Sie stets umfassend informiert wenigen Klicks direkt darauf be- oder einfach im Bereich »meine installieren. Die Anmeldedaten sind angestoßenen Arbeitsablaufs nach- ben, erhalten Sie die Information
2016 den Grundstein für die Digitalisierung gelegt und starten nun in 2020
werden und auch bereichsüber- werben. Dokumente« belassen. die gleichen wie auf dem AWO-Portal sehen – transparent und aktuell. per Newsletter. So können Sie aktiv
mit den ersten Online-Services für unsere Mitarbeiter*innen.
greifend wissen, was bei Ihrer AWO und Sie finden in der App alle Ihren Kollegenkreis mitgestalten und
Schauen Sie immer wieder mal
los ist! Der einfache Weg zum neuen Job. Sollten Sie dem digitalen Verfahren Funktionen, die Sie auch im Portal erhalten bei erfolgreicher Einstellung
Mit den neuen digitalen Tools verbessern wir die Kommunikation im Unter- vorbei, wir werden Ihnen in Zukunft
nicht zugestimmt haben, erhalten zur Verfügung haben – Sie können eine Prämie. Dank Ihrer Unterstüt-
nehmen, wir werden schneller und direkter und können Sie ohne Zeitverzug noch weitere Services zur Verfügung
Sie Ihre Abrechnung natürlich wei- also auch von unterwegs Ihre per- zung finden wir Menschen, die
über aktuelle Themen aus der AWO-Welt informieren. Aber auch Sie erreichen stellen.
terhin in Papierform. sönlichen Dokumente einsehen, oder perfekt in Ihr Arbeitsumfeld passen.
uns einfach und schnell: mit wenigen Klicks können Sie beispielsweise Ver-
die News im Bereich »WIR« lesen.
änderungen in Ihrem privaten Umfeld melden, keine Formulare mehr, kein
Broschüre zum Portal
Seien Sie gespannt, was wir noch
Postweg. Auch Ihre Gehaltsabrechnung erreicht Sie jeden Monat online.
alles geplant haben.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, sich über offene Stellen bei der AWO
zu informieren und bei Bedarf zu bewerben. Natürlich ist die Nutzung des
Portals für Sie freiwillig. Nach wie vor stellen die Einrichtungsleiter*innen
wichtige Multiplikatoren dar und wenn Sie es wünschen, können Sie wie
gehabt Ihre Gehaltsabrechnung in Papier erhalten oder uns postalisch be-
Eine übersichtlich gestaltete
nachrichtigen, wenn Sie umgezogen sind. Doch all dies geht nun eben auch
von Ihrem PC / Tablet von zuhause aus oder über unsere kostenfreie App auf
Ihrem Smartphone, die Sie über unser Portal installieren können.
Broschüre erklärt einfach und Die Zukunft ist offen,
en,
talten. Wir sind damit Vorreiter der Sozialverbände, denn wir sind davon über-
zeugt, dass wir die digitalen Medien für unseren gemeinsamen Vorteil zum
informativ unser Portal. wir werden sie gestalten.
Einsatz bringen müssen.Innerhalb von einer Woche haben sich bereits 1.800 Mitarbeiter*innen im AWO-Portal registriert. Wenn man Digitalisierung richtig betreibt, wird aus einer Raupe ein Schmetterling. Wenn man es nicht richtig macht, hat man bestenfalls eine schnellere Raupe! Nadin Canli Bereichsleitung Personal und Recht, AWO-Oberbayern Projektleitung
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