DIGITALISIERUNGSSTRATEGIE - GESUNDHEITSAMT KREIS STEINFURT
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DIGITALISIERUNGSSTRATEGIE
GESUNDHEITSAMT KREIS STEINFURT
INHALT
VORWORT FÜR DEN KREIS STEINFURT 4
IMPRESSUM VISION FÜR DAS GESUNDHEITSAMT STEINFURT 2025 6
Herausgeber
UMSETZUNGSMASSNAHMEN 9
Kreis Steinfurt | Der Landrat
Tecklenburger Straße 10
48565 Steinfurt UMSETZUNGSFAHRPLAN 14
Tel. 02551 69-0
www.kreis-steinfurt.de VERSTETIGUNGSKONZEPT 18
Redaktion
Erste Entwurfsfassung
MASSNAHMESTECKBRIEFE 23
Sven Funk | Willi Wendt
sven.funk@fit.fichtner.de | willi.wendt@fit.fichtner.de
Layout & Satz
Carolin Köning | Carina Exeler | Lina Kloppenborg
Büro des Landrates
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Stand: März 2023
VORWORT
FÜR DEN KREIS STEINFURT
Sehr geehrte Damen und Herren, weiter steigern. Vor diesem Hintergrund ist es nun erforderlich, eine ganzheit-
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, liche Strategie zu entwickeln, die alle Dienstleistungen und Angebote unseres
Gesundheitsamtes berücksichtigt und dahingehend überprüft, inwiefern digitale
Der Begriff „Digitalisierung“ steht für eine stetige, Anwendungen tatsächlich Mehrwerte für die Bevölkerung und Sie als Mitarbei-
bereits seit vielen Jahren mittlerweile fast unbemerkt terinnen und Mitarbeiter bieten. Es muss insbesondere betrachtet werden, wie
verlaufende Veränderung unseres Lebens vor allem neue Prozesse sowohl im Amt als auch digital funktionieren und zur gewünschten
im beruflichen wie auch persönlichen Umgang und Wirkung gebracht werden können.
Verhalten – er betrifft uns somit alle und überall. Die
Herausforderungen, Chancen und ehrlicherweise auch Der gesamte Prozess ist nunmehr vor allen dadurch möglich geworden, dass man
Risiken, die mit der Digitalisierung einhergehen, sind auf Ebene der Bundespolitik der besonderen Bedeutung des Themas „Öffentliche
weitreichend und verändern sich nahezu täglich – ge- Gesundheit“ gewahr geworden ist und die seit vielen Jahren bestehenden Defizite
rade auch die Herausforderungen für den Öffentlichen in diesem Bereich anerkannt hat. Bundesseitig wurde daher das Förderprogramm
Gesundheitsdienst während der COVID-19 Pandemie „Pakt für den öffentlichen Gesundheitsdienst“ aufgelegt, das als eine wesentliche
haben dies schlaglichtartig und schonungslos offenge- Säule auch die umfassende Digitalisierung des ÖGD zum Ziel hat. Mit Unterstüt-
legt. Die durch den Pakt für den Öffentlichen Gesund- zung eines externen Projektpartners haben wir uns diesem Ziel nunmehr zuge-
heitsdienst bereits angestoßene Digitalisierungsof- wandt und in Folge als ersten Schritt eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie
fensive für das Gesundheitsamt soll Ihnen allen dabei entwickelt, die ich Ihnen hiermit vorstellen möchte.
helfen, Ihre Aufgaben schneller, im Ergebnis effektiver
und effizienter und somit auch bürgerorientierter zu Sie enthält unsere Vision für ein Gesundheitsamt der Zukunft, das als bürgernaher
bearbeiten. Dienstleister und attraktive Arbeitsstätte nach „Außen“ und nach „Innen“ Wir-
kung entfalten und zukunftsorientiert aufgestellt werden soll. Diese Ziele wollen
Digitale Dienste und Angebote des Öffentlichen wir für die Bürgerinnen und Bürger, für Sie als Mitarbeitende und vor allem auch
Gesundheitsdienstes, die sieben Tage die Woche rund mit Ihnen erreichen. Ich vertraue somit auf Ihre Mitarbeit und Akzeptanz und
um die Uhr von den Bürgerinnen und Bürgern genutzt freue mich sehr auf eine spannende Entwicklungs- und Um-
werden können, erhöhen die Akzeptanz des Öffentli- setzungszeit.
chen Gesundheitsdienstes in der Bevölkerung.
Der Erste Schritt auf dem Weg ist gemacht,
Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, lassen Sie uns die nächsten Schritte
gemeinsam weitergehen.
die nun angestoßene Digitalisierungsoffensive soll
natürlich auch Ihnen als wesentliches und bestim-
mendes Element des Gesundheitsamtes des Kreises
Steinfurt das Arbeitsleben erleichtern und somit Dr. Martin Sommer
auch Ihre Arbeits- und Berufszufriedenheit noch Landrat
4 5
WARUM MACHEN FÜR WEN
WAS MACHEN WIR? WIR DAS? MACHEN WIR DAS?
Abbildung 1: Leitfragen des Vision-Statements
Das Mission-Statement beschreibt, wie das Gesundheitsamt langfristig seine Visionen erreicht.
WANN WOLLEN WIR WIE WOLLEN WIR
WOHIN WOLLEN WIR? DAS ZIEL ERREICHEN? HIERBEI VORGEHEN?
Abbildung 2: Leitfragen des Mission-Statements
Mit diesen zwei richtungsweisenden
Elementen als Leitlinien wurde durch Mit-
arbeitende des Gesundheitsamtes und des
Amtes für IT und Digitalisierung des Kreises
Steinfurt folgende Vision entwickelt.
Diese Vision bildet den Rahmen für den
gesamten Strategieentwicklungs‑
prozess hin zum digitalen Gesundheitsamt
2025. Alle nachgelagerten Prozessschritte,
VISION
von der Definition von Umsetzungs-
maßnahmen bis zu deren Um-
setzung, werden stets anhand
dieses Wegweisers evalu-
FÜR DAS GESUNDHEITSAMT iert, reflektiert und wenn
nötig angepasst, um
STEINFURT 2025 unser Zielbild der
Zukunft zu errei-
WIR SIND DER DIENSTLEISTER FÜR DIE ÖFFENTLICHE
chen.
GESUNDHEIT DER GESAMTEN BEVÖLKERUNG.
Eine gemeinsame Vision ist für die erfolgreiche Zukunft jeder Organisation essentiell. FÜR UNS STEHEN BÜRGERFREUNDLICHE, BARRIEREFREIE
Sie bildet die Grundlage für Entscheidungen, ermöglicht eine organisationsausge- DIENSTE UND SERVICES IM MITTELPUNKT.
richtete Strategieentwicklung und trägt zur Identifikation der Mitarbeitenden bei.
UNSERE HANDLUNGEN UND ENTSCHEIDUNGEN SIND
Vor diesem Hintergrund hat das Gesundheitsamt Steinfurt die Vision einer modernen
HIERBEI UNABHÄNGIG, OBJEKTIV UND TRANSPARENT.
und digitalen Verwaltung entwickelt. Zwei Leitelemente stehen hierbei hinter dieser
Vision. Das Vision-Statement definiert das angestrebte Ziel in der Zukunft und steht
exemplarisch für die langfristige Entwicklung des Gesundheitsamts Steinfurt.
DURCH EINEN KONTINUIERLICHEN VERBESSERUNGS‑
PROZESS SOWIE EIN NACHHALTIGES WISSENS‑
MANAGEMENT NUTZEN WIR DIE UNS ZUR VERFÜGUNG
STEHENDEN RESSOURCEN EFFEKTIV UND EFFIZIENT.
6 7
UMSETZUNGSMASSNAHMEN
Die Umsetzungsmaßnahmen sollen dazu
beitragen, das Gesundheitsamt Stein- DIGITALISIERUNGS-
furt im Sinne der vorgestellten Vision zu STRATEGIE
digitalisieren. Um die Vielfalt der damit
einhergehenden Aufgaben und Themen- SOFTWARE, DATEN UND MITARBEITENDE
INTEROPERABILITÄT
stellungen adäquat abzubilden, wurde ein
Referenzmodell des Bundesministeriums • Digitalisierungsstrategie
für Gesundheit und des Forschungsprojekts • Mitarbeitende
„Reifegradmodell zur Digitalisierung der Ge- DIMENSIONEN • Prozessdigitalisierung
sundheitsämter“ (ReDiGe) zu Rate gezogen. PROZESS‑ • IT-Sicherheit
ZUSAMMENARBEIT DES REIFEGRAD- DIGITALISIERUNG
Das Referenzmodell bildet die digitale Reife • IT-Bereitstellung
des Gesundheitsamtes anhand von acht MODELLS • Bürgerzentrierung
Dimensionen ab: • Zusammenarbeit
• Software, Daten und Interoperabilität
BÜRGER*INNEN- IT-BEREITSTELLUNG
ZENTRIERUNG Abbildung 3: Dimensionen der digitalen Reife
eines Gesundheitsamtes,
Quelle: Projekt ReDiGe unter Förderung des BMG
IT-SICHERHEIT
Jede Dimension wird dabei durch unter- Mit dem Förderzuschlag stand neben
schiedliche Bewertungskriterien unterfüt- der Entwicklung der „Zielvision des
tert und messbar gemacht. Gesundheitsamtes Steinfurt 2025“
vor allem auch eine detaillierte Be-
Auf Grundlage dieses Referenzmodells hat trachtung der ersten Umsetzungsmaß-
der Kreis noch im Vorfeld der Antragstel- nahmen im Fokus. So wurde eingehend
lung zur Förderung durch den Pakt für den geprüft, ob die benannten Maßnahmen
öffentlichen Gesundheitsdienst eine Erst- bereits allen gewünschten Zielzustän-
einschätzung zum Ist-Stand der Digitalisie- den mit Blick auf Vision und Referenz-
rung im Gesundheitsamt vorgenommen. modell gerecht werden können oder
In einem zweiten Schritt wurde definiert, ob ggf. weitere Maßnahmen angedacht
welcher Zielzustand im Reifegradmodell im werden müssen. Alle mit einem * ge-
Rahmen des Förderprojektes erreicht wer- kennzeichneten Maßnahmen sind im
den soll und welche Maßnahmen in diesem Rahmen dieser zweiten Evaluations-
Kontext somit ergriffen werden müssen. schleife hinzugefügt worden.
8 9
Im Ergebnis wurden die folgenden Maßnahmen zur Zielerrei-
chung in den einzelnen Dimensionen definiert (vgl. Abbildung 4): Titel der Maßnahme Kurzbeschreibung
Dimension Prozessdigitalisierung
Entwicklung eines Dokumentations‑ Es wird ein Dokumentationskonzept zur
konzepts für Prozesse Prozesserhebung erstellt. Im Konzept
werden Vorgaben und Handlungsweisen
Titel der Maßnahme Kurzbeschreibung definiert, die dem Anwendenden als Leit-
Dringlichkeit: hoch faden bei der Prozessdokumentation im
Dimension Digitalisierungsstrategie GA dienen sollen.
Hinzuziehen einer externen Moderation Ausschreibung und Anbieterauswahl zur Erhebung und Visualisierung von
Prozessbegleitung zur Erarbeitung der Die 40 Hauptprozesse des GA werden in
Prozessen des GA Workshops erhoben und im Programm
Dringlichkeit: hoch (abgeschlossen) Digitalisierungsstrategie
Dringlichkeit: hoch PICTURE modelliert.
Digitalisierungsstrategie und Leitbild Einrichten einer Projektgruppe zur
Erarbeitung einer Digitalisierungs‑ Prozessoptimierung in Workshops Die erhobenen, modellierten Haupt-
Dringlichkeit: hoch strategie inkl. eines Leitbilds/einer Vision prozesse werden in Workshops auf ihr
des Gesundheitsamtes Dringlichkeit: hoch Optimierungspotenzial analysiert.
Prozessoptimierung mittels RPA Fünf der erhobenen, modellierten Haupt-
prozesse werden mithilfe von Robotic-
Dringlichkeit: hoch Process-Automation (RPA) automatisiert.
Regelmäßige Evaluation der
Titel der Maßnahme Kurzbeschreibung Prozessmodellierung Die modellierten Prozesse im GA werden
regelmäßig betrachtet.
Dimension Mitarbeitende Dringlichkeit: hoch
Entwicklung eines Es wird ein Kommunikationskonzept er-
Kommunikationskonzepts stellt, in dem festgeschrieben wird, wie
und in welchen zeitlichen Abständen die
Dringlichkeit: hoch Mitarbeitenden im Rahmen des Projektes
informiert werden. Titel der Maßnahme Kurzbeschreibung
Entwicklung eines Schulungskonzepts Es wird ein Schulungskonzept erstellt.
Dadurch wird schriftlich festgehalten,
Dimension IT-Bereitstellung
wie und welche Themen zu schulen *Inventur Hardware Es wird eine Bestandsaufnahme der im
sind. Im Rahmen der Digitalisierung von
Dringlichkeit: hoch GA genutzten Hardware durchgeführt.
Prozessen werden verschiedene neue
Technologien, Methoden und Werkzeuge *Anforderungsprofile an die Arbeitsplätze Es wird ein Anforderungsprofil für die
Dringlichkeit: hoch zum Einsatz kommen. Die entsprechende Musterausstattung eines Arbeitsplatzes
Schulung der betroffenen Mitarbeiten- Dringlichkeit: hoch im GA erstellt.
den ist ein Schlüssel zur erfolgreichen
Beschaffung Hardware Es wird auf Grundlage der durchgeführten
und nachhaltigen Nutzung dieser neuen
Inventur und vorgegebenen Anforde-
digitalen Elemente. Dringlichkeit: hoch rungsprofile Hardware beschafft.
Nichttechnische und Im Rahmen des Schulungskonzepts
Beschaffung und Installation eines
technische Schulungen werden Schulungen in verschiedenen Es wird ein digitales Whiteboard Tool
„Whiteboard Tool“
Bereichen der genutzten Anwendungen beschafft und installiert.
Dringlichkeit: mittel angeboten und durchgeführt. Dringlichkeit: gering/mittel
*Erstellung von Arbeitsmasken Für jedes SG soll eine Arbeitsmaske ge-
schaffen werden, die eine Verknüpfung
zu rechtlichen Grundlagen, Formularen,
Dringlichkeit: mittel Vordrucken, etc. enthält. Diese muss
aktuell gehalten werden.
*Organisationsweites Onboarding
adaptieren Es wird das organisationsweite Onboar-
ding im Gesundheitsamt adaptiert.
Dringlichkeit: gering
10 11Titel der Maßnahme Kurzbeschreibung Titel der Maßnahme Kurzbeschreibung
Dimension IT-Sicherheit Zusammenarbeit
Entwicklung eines Awareness-Konzepts Entwicklung und Etablierung eines Awa- Bestimmung AGORA „Key-Users“ Festlegung eines Key-Users für die
reness-Konzeptes zur Sensibilisierung der innerhalb des Gesundheitsamtes Rechte- und Zugangsverwaltung der
Dringlichkeit: hoch Mitarbeitenden mit Blick auf Datenschutz Mitarbeitenden des Gesundheitsamtes
und IT-Sicherheit. Dringlichkeit: hoch (abgeschlossen) auf der AGORA Plattform
Erstellung und Umsetzung eines Es wird ein IT-Sicherheitskonzept erstellt, Bedarfsorientierte Anmeldung von Mit-
IT-Sicherheitskonzeptes in dem Richtlinien und Sicherheits‑ arbeitenden auf der AGORA Plattform Die MA des GA kennen die AGORA Platt-
standards für die digitale Arbeit im GA form und melden sich anlassbezogen an.
Dringlichkeit: hoch Dringlichkeit: hoch (abgeschlossen)
vorgegeben werden.
Erstellung eines IT-Notfallkonzepts Es wird ein IT-Notfallkonzept erstellt, das
die gesamten Geschäftsprozesse im GA
Dringlichkeit: hoch beinhaltet und deren Priorität
untereinander abbildet.
Titel der Maßnahme Kurzbeschreibung
Software, Daten und Interoperabilität
*Erstellung eines Data Governance Entwicklung eines Data Governance
Titel der Maßnahme Kurzbeschreibung Konzeptes Konzeptes für interne Standards bzw.
Datenrichtlinien zur Erfassung,
Bürgerzentrierung Dringlichkeit: gering (Backlog) Speicherung, Verarbeitung und
Vernichtung von Daten.
Beschaffung und Einführung eines voll-
umfänglichen Terminkalendertools Es wird ein Tool beschafft und eingeführt,
das Termine im GA digital koordiniert.
Dringlichkeit: mittel
Beschaffung und Einführung eines Es wird ein Chatbot beschafft und einge-
Chatbots führt, der auf der Internetseite integriert
wird und über den die Bevölkerung stan-
Dringlichkeit: gering (im Backlog) dardisierte Informationen erhalten kann.
Beschaffung und Einführung eines
eLearning-Portals Anbindung an ein kreisweites
eLearning-Portal
Dringlichkeit: gering (im Backlog)
12 13UMSETZUNGS- Bedarfsorientierte
Anmeldung Entwicklung
Bestimmung eines
AGORA „Key-Users“
innerhalb des
FAHRPLAN
Entwicklung
von Mitarbeitenden eines Kommuni‑ eines Schulungs- Gesundheitsamtes
auf der AGORA kationskonzepts konzepts
Plattform
Anforderungs‑
Inventur
profile an die
Hardware
Arbeitsplätze Entwicklung eines
Dokumentations-
Organisations‑ konzeptes für die
weites Onboarding Erstellung von
adaptieren Prozessabläufen
nichttechnische
Der Umsetzungsfahrplan bildet einen essentiellen Meilenstein einer und technische Evaluations‑
Schulungen konzept
fortschreitenden Digitalisierungsstrategie des Gesundheitsamts
Steinfurt. Mit den geplanten Maßnahmen werden Ziele für Beschaffung und
Installation von Erstellung und
die nächsten Jahre adressiert und diese hinsichtlich ihrer Umsetzung eines
einem „Whiteboard
Machbarkeit und Dringlichkeit bewertet. Zudem werden Tool“ IT-Sicherheits‑
Abhängigkeiten zwischen einzelnen Maßnahmen und konzepts
deren logische Umsetzungsreihenfolge ersichtlich. Erstellung und
Entwicklung
Die vorgestellten Maßnahmen wurden dabei durch Umsetzung eines
eines Awareness
IT-Notfall‑
Vertreter des Gesundheitsamtes und des Amtes Konzepts
konzeptes
für IT und Digitalisierung des Kreises wie folgt
priorisiert (vgl. Abbildung 5).
IM PROZESS ABARBEITEN SOFORT ANGEHEN
Auf Grundlage der Maßnahmenbewertung Erhebung und
MACHBARKEIT
Erstellung von Visualisierung von
wurde der Umsetzungsfahrplan erarbeitet, PERIODISCH NEU BEWERTEN REALISIERUNG BEFÄHIGEN Prozessen des GA
Arbeitsmasken
der der folgenden Abbildung 6 entnommen
werden kann. Er liefert vor dem Hintergrund
sich ständig verändernder Rahmenbedin-
gungen und Abhängigkeiten ein Abbild der
Umsetzungsreihenfolge mit zeitlich begrenz- Beschaffung von
Beschaffung und Hardware
ter Gültigkeit von zwei Jahren. Darüber hin- Einführung eines
aus wurden drei Maßnahmen für die nächste Chatbots
Umsetzungsphase noch zurückgestellt. Sie Prozess‑
werden im Rahmen einer Neubewertung im optimierung in
Workshops
nächsten Umsetzungszyklus neu betrachtet.
Beschaffung und Prozess‑
Grundsätzlich ist es vor diesem Hintergrund not- Einführung eines optimierung
vollumfänglichen mittels RPA
wendig, ein fortlaufendes Monitoring und Verände-
Terminkalender-
rungsmanagement in das tägliche Handeln zu integ- tools
rieren und periodische Anpassungen vorzunehmen. Die
hierfür notwendigen Maßnahmen und organisatorischen
Strukturen werden im nachfolgenden Kapitel „Versteti-
gungskonzept“ genauer ausgeführt.
Regelmäßige
Beschaffung und Erstellung eines Evaluation der
Einführung eines Data Governance Prozessmodellierug
Portals Konzepts
DRINGLICHKEIT
Abbildung 5: Maßnahmenbewertung als
14 15 Grundlage für den UmsetzungsfahrplanHINZUZIEHEN
DIGITALISIERUNGSSTRATEGIE
EINER EXTERNEN
UND LEITBILD
MODERATION
ENTWICKLUNG
EINES SCHULUNGS‑ NICHTTECHNISCHE UND TECHNISCHE SCHULUNGEN
KONZEPTS
ENTWICKLUNG EINES
KOMMUNIKATIONS- ERSTELLUNG VON ARBEITSMASKEN
KONZEPTS
ORGANISATIONSWEITES
ONBOARDING ADAPTIEREN
PROZESSOPTIMIERUNG PROZESSOPTIMIERUNG
ENTWICKLUNG EINES IN WORKSHOPS MITTELS RPA REGELMÄSSIGE EVALUATION DER
DOKUMENTATIONS‑ PROZESSMODELLIERUNG
KONZEPTS FÜR PROZESSE
ERHEBUNG UND VISUALISIERUNG VON PROZESSEN DES GA
INVENTUR
HARDWARE BESCHAFFUNG UND
BESCHAFFUNG VON HARDWARE INSTALLATION EINES
ANFORDERUNGS- „WHITEBOARD TOOLS“
PROFILE AN
ARBEITSPLÄTZE
ENTWICKLUNG EINES
AWARENESS-KONZEPTS
ERSTELLUNG UND UM‑
SETZUNG EINES IT-SICHER-
HEITSKONZEPTES
ERSTELLUNG UND UM‑
SETZUNG EINES IT-NOTFALL-
KONZEPTES
BESCHAFFUNG UND EINFÜHRUNG EINES VOLLUMFÄNGLICHEN
TERMINKALENDERTOOLS (HERAUSFORDERUNG PROZESSDEFINITION
-> NR. PROZESS ZUR DEFINITION DER SOLL-PROZESSE)
BESTIMMUNG EINES AGORA
„KEY-USERS“ INNERHALB DES BEDARFSORIENTIERTE ANMELDUNG VON MITARBEITENDEN AUF DER AGORA PLATTFORM
GESUNDHEITSAMTES
START 1 JAHR 2 JAHRE
MASSNAHMEN-BACKLOG LEGENDE
DIGITALISIE- SOFTWARE,
BESCHAFFUNG UND EINFÜHRUNG EINES PORTALS PROZESS‑ IT-BEREIT‑ BÜRGER‑ ZUSAMMEN-
RUNGS‑ MITARBEITENDE IT-SICHERHEIT DATEN, INTER-
DIGITALISIERUNG STELLUNG ZENTRIERUNG ARBEIT
STRATEGIE OPERABILITÄT
BESCHAFFUNG UND EINFÜHRUNG EINES CHATBOTS
ERSTELLUNG EINES DATA GOVERNANCE KONZEPTES
Abbildung 6: Umsetzungsfahrplan
16 17VERSTETIGUNGS- Auf der Basis dieser regelmäßigen Evaluation können
Prozesse konsequent und zielführend weiterentwickelt
hierbei zu berücksichtigenden Prozessschritte und Be-
trachtungsebenen sind vielfältig. So müssen im Vorfeld
KONZEPT
werden und Projekte sinnvoll ineinandergreifen. Eine einer zielführenden Fortschreibung zunächst die zurück-
nachhaltige und iterative Fortschreibung von Zielbildern liegenden Prozesse analysiert werden, wobei die Eva-
und Umsetzungsprojekten stärkt außerdem die Ver- luation der Wirkung der Maßnahmen erst im zeitlichen
änderungsakzeptanz und -fähigkeit in der Verwaltung. Versatz zu ihrer eigentlichen Realisierung durchgeführt
Umsetzungsprojekte werden nicht mehr als isolierte werden kann (ex post-Betrachtung). Darüber hinaus
Wenn eine langfristige Vision mit einer Vielzahl zugehö- Einzelmaßnahmen verstanden, sondern als Teil eines müssen nicht nur Maßnahmen (operative Ebene) in den
riger Ziele verfolgt wird, müssen nicht nur die sich stetig langfristigen Gesamtprozesses. Evaluations- und Fortschreibungsprozess eingebunden
ändernden Rahmenbedingungen berücksichtigt werden. werden, sondern es sollte vielmehr auch die strategische
Es müssen auch Umsetzungsprojekte und ihre Wechsel- In diesem Sinne ist es für den Erfolg der Digitalisie- Ebene Berücksichtigung finden. Die folgende Abbildung
wirkungen konsequent im Auge behalten werden. Dabei rungsstrategie für das Gesundheitsamt Steinfurt von 7 bietet einen Überblick über die relevanten Schritte und
gilt es stets, das übergeordnete Ziel nicht aus dem Blick außerordentlicher Bedeutung, eine Vorgehensweise zur Betrachtungsebenen für ein umfassendes Verstetigungs-
zu verlieren und dieses stetig auf seine Gültigkeit hin zu Evaluation und Fortschreibung samt klarer Rollen- und konzept zur Digitalisierungsstrategie des Gesundheits-
überprüfen. Aufgabenbeschreibung zu definieren und zu leben. Die amts Steinfurt.
Regelzyklus: alle 2 Jahre
(PROZESS-) FORT‑ (WIRKUNGS-)
STRATEGIEEBENE
EVALUATION SCHREIBUNG EVALUATION
Bei Bedarf, Anpassung von: • Wirkung auf Reifegradmodell
• Prüfung des Zielerreichungsgrades des BMG Abbildung 7: Schritte und Betrachtungs-
• Vision/Mission, z.B. durch ebenen des Verstetigungskonzepts
• Überprüfung der Passfähigkeit der Ergänzung von Werten • Zielerreichung mit Blick auf die Vision
Umsetzungsprojekte des Gesundheitsamtes 2025
setzung erster Projekte
ca. 2-3 Jahre nach Um-
• Maßnahmedefinition oder
Projektorganisation
(PROZESS-) FORT‑
EVALUATION SCHREIBUNG (WIRKUNGS‑)
MASSNAHMEEBENE
Prüfung des Umsetzungserfolgs, EVALUATION
z.B. durch: Bei Bedarf, Anpassung von:
• Erzielt die Maßnahme das
• Prüfung der Einhaltung geplanter • Umsetzungsprozessen gewünschte Ergebnis
Ressourcen • Maßnahmedefinition und • Trägt die Maßnahme zur Ziel‑
• Bewertung der internen Kooperation -ausgestaltung erreichung zum Gesundheitsamtes
2025 bei?
• Dokumentation der „Lessons • Umsetzungsteams und
Learned“ Zuständigkeiten
nach Maßnahmeabschluss oder frühstens 1 Jahr nach
jährlich (bei längeren Maßnahmen) Projektumsetzung
18 19IM FOLGENDEN WERDEN A) ZIELE/AUFGABEN SOWIE B) MÖGLICHE METHODEN FÜR DAS
VERSTETIGUNGSKONZEPT ZUR DIGITALISIERUNGSSTRATEGIE DES GESUNDHEITSAMTES
PROZESSEVALUATION UND
STEINFURT DARGELEGT. DIESES INFORMATIONSSET WIRD DABEI FÜR DREI UNTERSCHIEDLI‑
FORTSCHREIBUNG AUF
CHE BETRACHTUNGSEBENEN KONKRETISIERT. DIE PROZESSEVALUATION UND FORTSCHREI‑
MASSNAHMENEBENE
BUNG WIRD AUF 1. STRATEGIE- UND 2. AUF MASSNAHMENEBENE BETRACHTET, WÄHREND
LETZTENDLICH DIE WIRKUNGSEVALUATION AUS GRÜNDEN GROSSER SCHNITTMENGEN
GEMEINSAM FÜR STRATEGIE- UND MASSNAHMENEBENE DARGELEGT WIRD. ZIEL/AUFGABE
Auf Maßnahmenebene geht es im Kern zunächst um die Damit auch zukünftige Prozesse von gewonnenen Er-
Frage, ob die einzelnen Maßnahmen erfolgreich um- kenntnisse profitieren können (positiv wie negativ), ist
gesetzt werden konnten. Diese Bewertung muss glei- es von außerordentlicher Bedeutung, die sogenannten
chermaßen für technische (Einführung neuer digitaler „Lessons Learned“ in einer Wissensdatenbank zu doku-
Services) sowie nichttechnische Maßnahmen (Entwick- mentieren.
PROZESSEVALUATION UND lung von Schulungskonzepten oder Durchführung von Für den Fall, dass die Maßnahmenevaluation überwie-
Schulungsprogrammen) erfolgen. gend positiv ausfällt, könnten weitere Umsetzungs-
FORTSCHREIBUNG AUF
projekte in Anlehnung an den ersten Definitionsprozess
STRATEGIEEBENE METHODIK (DIREKT NACH MASSNAHMEREALISIE‑ initiiert und durchgeführt werden.
RUNG UND FÜR LANGFRISTIGE UMSETZUNGS‑ Sollte mit Blick auf die benannten Evaluationskriterien
MASSNAHMEN JÄHRLICH) Verbesserungspotenzial bei der Maßnahmenumsetzung
ZIEL/AUFGABE METHODIK (ALLE 2 JAHRE) ausgemacht werden, könnten verschiedene Stellschrau-
Die Prozessevaluation kann sich zunächst an klar mess- ben im Rahmen der Fortschreibung ergriffen werden:
Im Rahmen der Evaluation auf der Strategieebene stehen Mit Blick auf die vorgestellten Kernfragen müssen ver- baren Kriterien orientieren:
zwei Kernfragen im Vordergrund: schiedene Bereiche einer kooperativen Betrachtung und • Prozessanpassung und -optimierung, z.B. mit Hilfe
• Entwickeln wir uns mit Hilfe der Strategie tatsächlich Beurteilung unterzogen werden. So gilt es, Vision und • Ist die Maßnahme fertig umgesetzt bzw. sind fortlau- agiler Projektmanagementmethoden wie „Objectives
in die Richtung, in die wir uns als Gesundheitsamt be- Mission mit der getroffenen Maßnahmenauswahl und fende Maßnahmen etabliert? and Key Results“ (OKR) (auch bereits bei der Maßnah-
wegen wollen? insbesondere den bereits umgesetzten Maßnahmen • Wurde bei der Umsetzung der festgesetzte Zeitplan mendefinition)
• Erreichen wir mit den gewählten Maßnahmen unsere abzugleichen. Darüber hinaus sollte insbesondere auch eingehalten? • Maßnahmenanpassung und Neuausrichtung bzw. im
(Umsetzungs-) Ziele das Reifegradmodell in die Überlegungen einbezogen • Waren bei der Umsetzung die eingeplanten finanziel- Notfall auch Verwerfen von Maßnahmen
werden. Einerseits ist es dabei von Relevanz inwiefern len, personellen und materiellen Ressourcen aus- • Anpassung von Umsetzungsteams, z.B. durch Einbin-
bereits Fortschritte erzielt wurden, andererseits gilt es kömmlich? dung von weiteren / anderen Sachbearbeitern
jedoch zu prüfen, ob eine Vorgehensweise im Sinne der
eigenen Zielsetzung zwingend ausschließlich am Reife- Darüber hinaus sollte jedoch auch betrachtet werden, Hinweis: Alle Maßnahmen sollten idealtypisch einer
gradmodell des Bundesministeriums für Gesundheit ob weichere und nicht messbare Erfolgskriterien erfüllt Zieldefinition im Sinne des SMART-Prinzips – spezifisch,
(BMG) auszurichten ist, oder ob auch andere Perspek- wurden. Dabei fallen insbesondere die folgenden drei messbar, ambitioniert, realistisch und terminiert – folgen.
tiven eine Rolle spielen (sollen und müssen). Beispiels- Betrachtungsperspektiven ins Gewicht: Grundsätzlich gilt, dass im Rahmen der Fortschreibung
weise finden sich in der Dimension der Mitarbeitenden der Strategie alle Maßnahmen aus dem Backlog – defi-
bisher keine gesonderten Maßnahmen mit Blick auf die • Formen der Zusammenarbeit bei der Projektumsetzung nierte, aber vormals zurückgestellte Maßnahmen – und
sich verändernden Arbeitsweisen und Kommunikations- (ämterintern und -übergreifend) noch nicht abgeschlossene Maßnahmen berücksichtigt
formen zwischen Führungskräften und ihren Mitarbei- • Formen der Beteiligung relevanter Mitarbeitender werden müssen. Sofern Maßnahmen wiederholt in den
tern wieder. • Kommunikation im Rahmen der Umsetzung (innerhalb Backlog geschoben werden, ist zu überprüfen, ob sie
des Umsetzungsteams und mit Blick auf betroffene tatsächlich von Bedeutung für die Zielerreichung des
Mitarbeitende) Gesundheitsamtes sind.
20 21WIRKUNGSEVALUATION AUF
STRATEGIE- UND
MASSNAHMENEBENEN
ZIEL/AUFGABE
Sowohl auf strategischer als auch auf (operativer) Maß- qualitativ:
nahmenebene kann die Wirkungsevaluation erst mit • Kundenbefragung bzgl. des digitalen Leistungsan-
deutlichem zeitlichen Versatz zum ersten Abschluss von gebots mit Blick auf Zufriedenheit mit bestehenden
Umsetzungsmaßnahmen erfolgen (ex post-Betrachtung). digitalen Leistungen, fehlenden Angeboten und
Zentrale Frage muss es dabei sein, ob der Kreis Steinfurt Verbesserungsbedarfen. Beispielsweise können zum
der erarbeiteten Vision eines digitalen Gesundheitsamtes Abschluss von neuen digitalen Prozessen direkt kurze
tatsächlich nähergekommen ist. Hierbei spielen die Um- Feedbackfragen an Kunden gerichtet werden.
setzungsmaßnahmen ebenso eine Rolle wie die Berück- • Nutzerseitige Befragung bei den eigenen Mitarbeiten-
sichtigung der Reifegraddimensionen des BMG. den zur Prozessqualität neuer Verfahrensweisen und
Usability neuer technischer Werkzeuge.
METHODIK (GRUNDSÄTZLICH NACH REALISIE‑ Auch für die Wirkungsevaluation gilt, dass negative Be-
RUNG; STRATEGISCHE EBENE: NACH FÜNF JAHREN, wertungen bei etwaigen Fortschreibungen berücksichtigt
(OPERATIVE) MASSNAHMENEBENE: FRÜHESTENS werden sollten. So können laufende Prozessbewertun-
EIN JAHR NACH UMSETZUNG) gen (z.B. einzelner digitaler Prozesse) ggfs. Hinweise für
sinkende Zufriedenheit und Anpassungsbedarfe liefern.
Praktisch können auf beiden Ebenen quantitative und Es gilt dann zu prüfen, inwiefern die Arbeitsmasken noch
qualitative Erhebungsmethoden zum Einsatz kommen. den Ansprüchen zeitgemäßer digitaler Prozesse genügen.
Unter Berücksichtigung der definierten (SMARTEN) Ziel-
setzung kommen unter anderem folgende Betrachtungs-
Auch eine verschlechterte allgemeine Zufriedenheit mit
den Angeboten des Gesundheitsamtes kann ein Anhalts- ANHANG
ansätze in Frage: punkt für Anpassungsbedarfe mit Blick auf Vision und
MASSNAHME-
Mission darstellen.
quantitativ:
• Erhebung der durchschnittlichen Verfahrensdauer von
Prozessen
STECKBRIEFE
• Erhebung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit von
Prozessen
• Durchgeführte Schulungsmaßnahmen je Mitarbeiter
22 23ENTWICKLUNG EINES
SCHULUNGSPROGRAMMS
Es wird ein Schulungskonzept erstellt. Dadurch wird
schriftlich festgehalten, wie und welche Themen
zu schulen sind. Im Rahmen der Digitalisierung von
Prozessen werden verschiedene neue Technologien,
Methoden und Werkzeuge zum Einsatz kommen. Die
entsprechende Schulung der betroffenen Mitarbeiten-
den ist ein Schlüssel zur erfolgreichen und nachhalti-
gen Nutzung dieser neuen digitalen Elemente.
ZIEL: VERANTWORTLICHE(R)
Befähigung erfolgreichen und nachhaltigen Nutzung FÜR DIE MASSNAHME
dieser neuen digitalen Elemente. Kompetenzent- • Annika Feldhues (Lead)
wicklung bei den Mitarbeitenden. • Andreas Heeke (Support)
DRINGLICHKEIT: VERANTWORTLICHE(R) FÜR
ENTWICKLUNG EINES BETEILIGTE AKTEURE
DIE MASSNAHME
sehr gering sehr hoch KOMMUNIKATIONSKONZEPTS • Siegfried Bergmann
• Annika Feldhues (Lead)
• Andreas Heeke (Support) Es wird ein Kommunikationskonzept erstellt, indem fest-
geschrieben wird, wie und welchen zeitlichen Abständen ANFORDERUNGEN
MACHBARKEIT: die Mitarbeitenden im Rahmen des Projektes informiert
BETEILIGTE AKTEURE • Beteiligung Personalrat
werden. • gesetzliche Anforderungen
sehr gering sehr hoch • Haupt-/Personalamt
• IT ZIEL:
• IT-Sicherheitsbeauftragter GEPLANTE UMSETZUNG
• Personalrat Alle MA sollen regelmäßig über aktuelle Entwicklungen
01/2023 – 04/2023
und Schritte im Rahmen des Projekts informiert werden.
ANFORDERUNGEN DRINGLICHKEIT:
• Beteiligung Personalrat
• gesetzliche Anforderungen
sehr gering sehr hoch
GEPLANTE UMSETZUNG
01/2023 – 04/2023 MACHBARKEIT:
sehr gering sehr hoch
SCHNITTSTELLEN ZU
ANDEREN MASSNAHMEN
• Abhängigkeit von anderen Maßnahmen
• Nichttechnische und technische Schulungen
24 25ENTWICKLUNG EINES
DOKUMENTATIONSKONZEPTS VERANTWORTLICHE(R)
Es wird ein Dokumentationskonzept zur Prozesserhe- FÜR DIE MASSNAHME
bung erstellt. Im Konzept werden Vorgaben und Hand- • René Goetsch
lungsweisen definiert, die dem Anwendenden als Leitfa-
den bei der Prozessdokumentation im GA dienen sollen.
BETEILIGTE AKTEURE
ZIEL: • GA
Es wird eine einheitliche Datengrundlage geschaffen, die
es ermöglicht, die aufgenommenen Prozesse aus ver- ANFORDERUNGEN
schiedenen Blickwinkeln hinsichtlich möglicher Optimie-
• Beteiligung Personalrat
rungspotenziale zu betrachten. VERANTWORTLICHE(R) • gesetzliche Anforderungen
DRINGLICHKEIT: FÜR DIE MASSNAHME
• Felix Marincel ERSTELLUNG & UMSETZUNG GEPLANTE UMSETZUNG
• Sarah Hagel (Support)
sehr gering sehr hoch
• Iris Echterhoff
EINES IT-SICHERHEITS‑ 02/2023 – 05/2023
KONZEPTS
MACHBARKEIT: BETEILIGTE AKTEURE Es wird ein IT-Sicherheitskonzept erstellt, in welchem
• IT-Sicherheit & Notfallmanagement Richtlinien und Sicherheitsstandards für die digitale
• GA Arbeit im GA vorgegeben werden.
sehr gering sehr hoch
ZIEL:
ANFORDERUNGEN
• Beteiligung Personalrat Ziel der Maßnahme ist die Informationssicherheit zum
• gesetzliche Anforderungen Erhalt der Handlungsfähigkeit.
DRINGLICHKEIT:
GEPLANTE UMSETZUNG
01/2023 – 04/2023 sehr gering sehr hoch
MACHBARKEIT:
sehr gering sehr hoch
26 27ERSTELLUNG EINES
IT-NOTFALLKONZEPTS
Es wird ein Nofallkonzept erstellt, dass die gesamten
Geschäftsprozesse im GA beinhaltet und deren Priorität
untereinander abbildet.
ZIEL:
Die koordinierte Wiederherstellung der Handlungsfähig-
keit im Fall eines Stromausfalls/BlackOuts/Hackeran- VERANTWORTLICHE(R)
griffs/etc. FÜR DIE MASSNAHME
DRINGLICHKEIT: • IT-Service (Lukas Bäumer)
sehr gering sehr hoch BETEILIGTE AKTEURE
• GA
MACHBARKEIT:
VERANTWORTLICHE(R)
FÜR DIE MASSNAHME GEPLANTE
sehr gering sehr hoch • Helen Büscher UMSETZUNG
11/2022 – 03/2023
INVENTUR HARDWARE
BETEILIGTE AKTEURE
Es wird eine Bestandsaufnahme der im GA genutzten
• GA
Hardware durchgeführt.
ANFORDERUNGEN ZIEL:
• Beteiligung Personalrat IST-Stand erfassen
• gesetzliche Anforderungen
DRINGLICHKEIT:
GEPLANTE UMSETZUNG
sehr gering sehr hoch
02/2023 – 05/2023
MACHBARKEIT:
sehr gering sehr hoch
29VERANTWORTLICHE(R)
FÜR DIE MASSNAHME
• Annika Feldhues (Lead)
• Andreas Heeke (Support)
BETEILIGTE AKTEURE
• Siegfried Bergmann
• Haupt-/Personalamt
• Personalrat
ANFORDERUNGEN
ANFORDERUNGSPROFIL AN • Beteiligung Personalrat
DIE ARBEITSPLÄTZE VERANTWORTLICHE(R)
Es wird ein Anforderungsprofil für die Musterausstattung FÜR DIE MASSNAHME GEPLANTE UMSETZUNG
eines Arbeitsplatzes im GA erstellt. • Annika Feldhues (Lead) 01/2023 – 07/2023
• Andreas Heeke (Support)
ZIEL:
Standards schaffen (gleiche Voraussetzung für gleiche BETEILIGTE AKTEURE ORGANISATIONSWEITES
Arbeit) • Siegfried Bergmann ONBOARDING ADAPTIEREN
• IT
DRINGLICHKEIT: Es wird ein organisationsweites Onboarding adaptiert
sehr gering sehr hoch
ANFORDERUNGEN ZIEL:
• Beteiligung Personalrat
• gesetzliche Anforderungen Effiziente, auf das GA zugeschnittene Einarbeitung
neuer MitarbeiterInnen.
MACHBARKEIT:
GEPLANTE UMSETZUNG DRINGLICHKEIT:
sehr gering sehr hoch 02/2023 – 04/2023
sehr gering sehr hoch
MACHBARKEIT:
sehr gering sehr hoch
31NICHTTECHNISCHE UND
TECHNISCHE SCHULUNGEN VERANTWORTLICHE(R)
Im Rahmen des Schulungskonzepts werden Schulungen FÜR DIE MASSNAHME
in verschiedenen Bereichen der genutzten Anwendungen • Felix Marincel
angeboten & durchgeführt.
ZIEL: BETEILIGTE AKTEURE
• GA
Befähigung erfolgreichen und nachhaltigen Nutzung • IT-Sicherheit & Notfallmanagement
dieser neuen digitalen Elemente. Kompetenzentwicklung (bei Bedarf)
bei den Mitarbeitenden. • Haupt-/Personalamt
DRINGLICHKEIT:
VERANTWORTLICHE(R) GEPLANTE UMSETZUNG
sehr gering sehr hoch FÜR DIE MASSNAHME 05/2023 – 12/2023
• Annika Feldhues (Lead)
• Andreas Heeke (Support)
MACHBARKEIT:
• Felix Marincel SCHNITTSTELLEN ZU
ERHEBUNG UND ANDEREN MASSNAHMEN
sehr gering sehr hoch BETEILIGTE AKTEURE VISUALISIERUNG VON • Abhängigkeit von anderen Maßnahmen
• Entwicklung eines Dokumentationskon-
• Siegfried Bergmann PROZESSEN DES GA zeptes für Prozesse
• IT
• Haupt-/Personalamt
Die 40 Hauptprozesse des GA werden in Workshops er-
hoben und im Programm PICTURE modelliert.
GEPLANTE UMSETZUNG
ZIEL:
ab 04/2023
Prozesse können hinsichtlich ihres möglichen
Optimierungspotenzial betrachtet werden
SCHNITTSTELLEN ZU
ANDEREN MASSNAHMEN DRINGLICHKEIT:
• Abhängigkeit von anderen Maßnahmen
sehr gering sehr hoch
• Entwicklung eines Schulungskonzepts
PRAXISBEISPIELE MACHBARKEIT:
• d.3-Schulungen (Grundlagen, Tipps & Tricks)
• Chat Bot-Schulung
sehr gering sehr hoch
33PROZESSOPTIMIERUNG IN
WORKSHOPS
Die erhobenen, modellierten Hauptprozesse werden in
Workshops auf ihr Optimierungspotenzial analysiert
ZIEL:
Prozesse werden effizienter und effektiver.
VERANTWORTLICHE(R)
DRINGLICHKEIT:
FÜR DIE MASSNAHME
sehr gering sehr hoch • Jannis Theile
BETEILIGTE AKTEURE
MACHBARKEIT: • IT-Sicherheit & Notfallmanagement
PROZESSOPTIMIERUNG • GA
sehr gering sehr hoch MITTELS RPA
5 der erhobenen, modellierten Hauptprozesse werden GEPLANTE UMSETZUNG
mithilfe von Robotic-Process-Automation (RPA)
01/2024 – 07/2024
automatisiert.
VERANTWORTLICHE(R) ZIEL:
SCHNITTSTELLEN ZU
FÜR DIE MASSNAHME Prozesse werden automatisch ausgeführt. ANDEREN MASSNAHMEN
• Felix Marincel Ressourcenersparnis.
• Abhängigkeit von anderen Maßnahmen
• Entwicklung eines Dokumentations‑
DRINGLICHKEIT:
konzeptes für Prozesse
BETEILIGTE AKTEURE
• GA sehr gering sehr hoch
• IT-Sicherheit & Notfallmanagement
(bei Bedarf)
MACHBARKEIT:
GEPLANTE UMSETZUNG
07/2023 – 04/2024 sehr gering sehr hoch
SCHNITTSTELLEN ZU
ANDEREN MASSNAHMEN
• Abhängigkeit von anderen Maßnahmen
• Entwicklung eines Dokumentations‑
konzeptes für Prozesse
35REGELMÄSSIGE EVALUATION BESCHAFFUNG VON
DER PROZESSMODELLIERUNG VERANTWORTLICHE(R) HARDWARE VERANTWORTLICHE(R)
Die modellierten Prozesse im GA werden regelmäßig FÜR DIE MASSNAHME Es wird auf Grundlage der durchgeführten Inventur und FÜR DIE MASSNAHME
betrachtet. • Annika Feldhues vorgegebenen Anforderungsprofile Hardware beschafft. • IT-Service
ZIEL: ZIEL:
BETEILIGTE AKTEURE BETEILIGTE AKTEURE
Modellierte Prozesse werden aktuell gehalten und ggf. Standards schaffen (gleiche Voraussetzung für gleiche
• GA • Annika Feldhues
optimiert. • IT (bei Bedarf) Arbeit); insgesamt zeitgemäße Ausstattung für digitales • Andreas Heeke
Arbeiten schaffen • Siegfried Bergmann
DRINGLICHKEIT:
GEPLANTE UMSETZUNG DRINGLICHKEIT:
sehr gering sehr hoch 01/2023 – 04/2023
GEPLANTE UMSETZUNG
sehr gering sehr hoch 05/2023 – 12/2023
MACHBARKEIT: SCHNITTSTELLEN ZU
ANDEREN MASSNAHMEN MACHBARKEIT: SCHNITTSTELLEN ZU
sehr gering sehr hoch
• Grundlage für Maßnahmen:
ANDEREN MASSNAHMEN
• - sehr gering sehr hoch
• Grundlage für Maßnahmen:
• Abhängigkeit von anderen Maßnahmen • -
• Entwicklung eines Dokumentations‑ • Abhängigkeit von anderen Maßnahmen
konzeptes für Prozesse • Hardwareinventur
• Prozessoptimierung in Workshops • Anforderungsprofile an Arbeitsplätze
• Prozessoptimierung mittels RPA
36 37BESCHAFFUNG UND
VERANTWORTLICHE(R) INSTALLATION VON EINEM VERANTWORTLICHE(R)
FÜR DIE MASSNAHME „WHITEBOARD TOOL“ FÜR DIE MASSNAHME
• Annika Feldhues (Lead) • IT
• Andreas Heeke (Support) Es wird ein digitales Whiteboard Tool beschafft
und installiert.
BETEILIGTE AKTEURE
BETEILIGTE AKTEURE ZIEL: • GA
• GA
Kollaboratives Arbeiten
ANFORDERUNGEN
GEPLANTE UMSETZUNG DRINGLICHKEIT:
• Beteiligung Personalrat
10/2023 – 08/2024 • gesetzliche Anforderungen
sehr gering sehr hoch
GEPLANTE UMSETZUNG
PRAXISBEISPIELE
MACHBARKEIT: 01/2024 – 02/2024
• vgl. Arbeitsmaske Infektionsschutz
sehr gering sehr hoch
PRAXISBEISPIELE
• Miro
ERSTELLUNG VON
„ARBEITSMASKEN“
Für jedes SG soll eine Arbeitsmaske geschaffen wer-
den, die eine Verknüpfung zu rechtlichen Grundlagen,
Formularen, Vordrucken, etc. enthält. Diese soll aktuell
gehalten werden.
ZIEL:
Nachhaltiges Wissensmanagement
DRINGLICHKEIT:
sehr gering sehr hoch
MACHBARKEIT:
sehr gering sehr hoch
39BESCHAFFUNG UND
EINFÜHRUNG EINES VERANTWORTLICHE(R)
VOLLUMFÄNGLICHEN FÜR DIE MASSNAHME
TERMINKALENDERTOOLS • Annika Feldhues
• Felix Marincel
Es wird ein Tool beschafft und eingeführt, das Termine
im GA digital koordiniert.
BETEILIGTE AKTEURE
ZIEL: • IT-Anwendungsbetreuung
• IT-Sicherheitsbeauftragte
Steigerung der Effizienz und Bürgerfreundlichkeit • GA
DRINGLICHKEIT:
ANFORDERUNGEN
sehr gering sehr hoch • Datenschutzkonformität
VERANTWORTLICHE(R)
FÜR DIE MASSNAHME GEPLANTE UMSETZUNG
ANMELDUNG ALLER MA MACHBARKEIT:
09/2023 – 06/2024
• Annika Feldhues
AUF DER AGORA PLATTFORM
sehr gering sehr hoch
Alle MA des GA melden sich auf der AGORA Plattform an.
BETEILIGTE AKTEURE SCHNITTSTELLEN ZU
ZIEL: • GA ANDEREN MASSNAHMEN
Überregionaler, kollaborativer Austausch und • Abhängigkeit von anderen Maßnahmen
Wissenstransfer GEPLANTE UMSETZUNG • Erhebung und Visualisierung von
Prozessen im GA
ab 01/2023
DRINGLICHKEIT:
PRAXISBEISPIELE
sehr gering sehr hoch
• Bsp. „samedi“
MACHBARKEIT:
sehr gering sehr hoch
41BESCHAFFUNG UND
EINFÜHRUNG EINES PORTALS VERANTWORTLICHE(R)
FÜR DIE MASSNAHME
Anbindung an ein kreisweites eLearning-Portal
• Felix Marincel
ZIEL:
Kollaboratives Arbeiten & nachhaltiges
BETEILIGTE AKTEURE
Wissensmanagement • GA
• Haupt-/Personalamt
DRINGLICHKEIT: • IT
VERANTWORTLICHE(R)
FÜR DIE MASSNAHME sehr gering sehr hoch
• Annika Feldhues
• Felix Marincel
BESCHAFFUNG UND EINFÜH- MACHBARKEIT:
RUNG EINES CHATBOTS BETEILIGTE AKTEURE sehr gering sehr hoch
Es wird ein Chatbot beschafft und eingeführt, welches • IT-Anwendungsbetreuung
auf der Internetseite integriert wird und mit dem ein • IT-Sicherheitsbeauftragte
Bürger standardisierte Informationen erhalten kann. • Büro des Landrats
• GA
ZIEL:
Steigerung der Bürgerfreundlichkeit
DRINGLICHKEIT:
sehr gering sehr hoch
MACHBARKEIT:
sehr gering sehr hoch
43VERANTWORTLICHE(R)
FÜR DIE MASSNAHME
• Andreas Heeke
• Annika Feldhues
• Felix Marincel
BETEILIGTE AKTEURE
VERANTWORTLICHE(R) ENTWICKLUNG EINER • Siegfried Bergmann
FÜR DIE MASSNAHME DIGITALISIERUNGSSTRATEGIE
• Andreas Heeke
• Annika Feldhues Es wird eine Digitalisierungsstrategie erstellt. ANFORDERUNGEN
• Felix Marincel
• Beteiligung Personalrat
ZIEL: • gesetzliche Anforderungen
BETEILIGTE AKTEURE Koordiniertes, strukturiertes Arbeiten/Vorgehen
• Siegfried Bergmann GEPLANTE UMSETZUNG
• Haupt-/Personalamt DRINGLICHKEIT:
10/2022 – 02/2023
sehr gering sehr hoch
GEPLANTE UMSETZUNG
10/2022 – 02/2023
MACHBARKEIT:
ENTWICKLUNG EINER VISION
sehr gering sehr hoch
Es wird eine Vision für das GA geschaffen
ZIEL:
Die Vision soll Leitlinien für die tägliche Arbeit vorgeben
& die Mitarbeitenden motivieren.
DRINGLICHKEIT:
sehr gering sehr hoch
MACHBARKEIT:
sehr gering sehr hoch
45ENTWICKLUNG EINES
AWARENESSKONZEPTS VERANTWORTLICHE(R)
Entwicklung und Etablierung eines Awareness-Konzep- FÜR DIE MASSNAHME
tes zur Sensibilisierung der Mitarbeitenden mit Blick auf • IT-Sicherheitsbeauftragte (Lead)
Datenschutz und IT-Sicherheit. • Externes Dienstleistungsunternehmen
(Support)
ZIEL:
Erfüllung des BSI-Bausteins ORP.3 Sensibilisierung und BETEILIGTE AKTEURE
Schulung zur Informationssicherheit • Projektleitung ÖGD im Amt für IT und
Digitalisierung, Gesundheitsamt
DRINGLICHKEIT:
sehr gering sehr hoch
ANFORDERUNGEN
• Beteiligung Personalrat
• Beteiligung Haupt- und Personalamt
• Beteiligung Datenschutz
MACHBARKEIT:
BILDQUELLEN
sehr gering
GEPLANTE UMSETZUNG
sehr hoch
01/2023 – 05/2023
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SCHNITTSTELLEN ZU Seite 8 © Studio Romantic – stock.adobe.com
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ANDEREN MASSNAHMEN Seite 14 © bittedankeschön – stock.adobe.com
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• Grundlage für Maßnahmen: Seite 20 © vegefox.com – stock.adobe.com
• nichttechnische und technische Seite 22 © S... – stock.adobe.com
Schulungen Seite 25 © thodonal – stock.adobe.com
• Abhängigkeit von anderen Maßnahmen Seite 26 © ipuwadol – stock.adobe.com
• Schulungskonzept Seite 26 © Blue Planet Studio – stock.adobe.com
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• Onboarding-Konzept
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• Messung und Auswertung des Lernerfolgs
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