GS-AUFTRAG SQL-Version - Schnelleinstieg Erste Schritte

GS-AUFTRAG                     

  SQL-Version

Schnelleinstieg · Erste Schritte

1.      Systemvoraussetzungen
Pentium 3 mit mindestens 350 MHz, 128 MB RAM, Betriebsystem Windows 98, NT, Windows 2000
oder XP, Internet-Explorer ab Version 5.00. MSDE 8.0 oder MS-SQL-Server ab Version 8.0.

2. Besonderheiten der SQL-Version
GS-AUFTRAG SQL ist eine Client/Server-Applikationen, die durch Unterstützung von MSDE und
Microsoft SQL-Server erweiterte Einsatzmöglichkeiten bietet. Die SQL-Version ist dabei auf den
Einsatz in Netzwerken mit größeren Datenmengen sowie mehreren Anwendern ausgelegt.
Anstelle eines Nachfolgers von GS-AUFTRAG steht mit der SQL-Version eine ergänzende Version
für den Einsatz in größeren vernetzten IT-Landschaften zur Verfügung. Die Buchhaltungsprogramme
GS-FIBU und GS-EAR, die Daten teilweise gemeinsam mit dem Warenwirtschaftssystem nutzen,
wurden ebenfalls entsprechend angepasst, so dass die gemeinsamen Stammdaten und Schnittstellen
zusammen mit GS-AUFTRAG SQL genutzt werden können.
Beim Start der SQL-Version werden ein Hinweis auf die aktive SQL-Funktionalität und die Anzahl
der zulässigen Datenbankzugriffe im Infobildschirm eingeblendet.

2.1      SQL-Datenbank
Zum Betrieb von GS-AUFTRAG SQL ist eine SQL-Datenbank erforderlich. Als kostengünstige
Alternative bietet sich der Einsatz der MSDE (Microsoft SQL Server Desktop Engine), eine Art
Lightversion des Microsoft SQL-Servers, an. Diese gestattet die Nutzung von bis zu fünf vernetzten
Arbeitsplätzen.
Ist ein MS SQL-Server vorhanden, kann dieser problemlos eingesetzt werden. Der Anwender muss
lediglich mit einigen einfachen Schritten das Programm an die Verwendung dieser Datenbasis
anpassen.

2.1.1     Vorteile der SQL-Datenbank
Gerade beim Einsatz in komplexen vernetzten Umgebungen und mit großen Datenbeständen spielen
relationale Datenbanken ihre Vorteile aus. Herkömmliche Fileserver-Strukturen müssen beim Laden
von Daten jeweils alle vorhandenen Komponenten eines Datensatzes übertragen, inklusive der Index-
und Dienstdateien. Dieser Vorgang wiederholt sich für jeden Bearbeitungsschritt, so dass es hier leicht
zu Performance-Engpässen kommt. Da zudem, vor allem wenn mehrere Mitarbeiter eine Anwendung
nutzen, meist mehr als nur eine Datenbanktabelle bearbeitet wird, wächst das Transfervolumen in
einem Netzwerk schnell an. SQL-Datenbanken nutzen das Client/Server-Prinzip, durch das genau
dieses immense Datenaufkommen vermieden wird. Hier wird die Übertragung auf die Daten
beschränkt, die tatsächlich benötigt und bearbeitet werden sollen. Dazu wird eine Kopie der
Originaldaten vom Server angefordert und auf dem Client zwischengespeichert. Die Bearbeitung der
Daten erfolgt mit dieser Kopie. Erst wenn die Daten vollständig bearbeitet sind, werden die Änderung-
en, und nur diese, in den Originaldatensatz zurück geschrieben. Dadurch wird das Transfervolumen im
Netzwerk deutlich verringert.

2.1.2     Der technische Hintergrund
Mit der neuen Version von GS-AUFTRAG auf Client/Server-Basis wird auf die bisher zugrunde
liegende Kombination von BDE (Borland Database Engine) und Paradox-Tabellen zum großen Teil
verzichtet. Zur Unterstützung von MS SQL-Server und MSDE wurde daher eine komplette Portierung
der Stammdaten, Bewegungsdaten und Verwaltungsinformationen auf deren Strukturen
vorgenommen. Damit hängt die Datenmenge und Anzahl der Anwender lediglich von den
Eigenschaften und den verfügbaren Lizenzen des Servers ab.
Für Anwender der bisherigen Lösungen ist der Umstieg auf die neue Version denkbar leicht und
jederzeit möglich. Beim Migrationsprozess wird einfach der gesamte Datenbestand übernommen und
auf die Bearbeitung mit der MSDE oder dem Microsoft SQL-Server angepasst. Da sich beide
Versionen der Software nahezu identisch bedienen lassen, bedarf es auch keiner Umschulung oder
Einarbeitungszeit für die Mitarbeiter eines Unternehmens.

2.2      Installation GS-AUFTRAG SQL
Wie die herkömmliche Version wird die Installation von GS-AUFTRAG über das Auswahlmenü der
CD gestartet. Auf der CD befindet sich neben der C/S Version von GS-Auftrag ein aktuelles Setup des
MDAC (Release 2.7) sowie MSDE 8.00. Sollten Sie bereits MDAC, MSDE oder MS-SQL Server
installiert haben, müssen Sie diese nicht erneut installieren. Sollte weder MDAC noch MSDE
installiert sein, werden Sie nach dem ersten Programmstart aufgefordert dies nachzuholen.
Nach dem Abschluss der Installation kann GS-AUFTRAG wie gewohnt gestartet werden. Auch GS-
AUFTRAG    SQL verwendet zunächst einen Mandanten im Paradox-Format. In den
Programmeinstellungen kann später die SQL-Funktionalität ausgewählt werden.

2.3      SQL-Einstellungen
In den Programmeinstellungen unter SONSTIGES → SQL-EINSTELLUNGEN sind einige, allein die
SQL-Version betreffende Programmeinstellungen vorzunehmen.

2.3.1     Maximale Datensatzanzahl
Um die Netzwerklast auf ein Minimum zu beschränken, wird beim Datenbankzugriff nur eine
begrenzte Anzahl Datensätze übertragen. In der Regel genügt die Übertragung von maximal 100
Datensätzen für ein komfortables Arbeiten mit GS-AUFTRAG SQL.

2.3.2     Selektionswahl
Im Unterschied zur herkömmlichen Version GS-AUFTRAG machen Sie in der SQL-Version beim
Öffnen der Stammdatenübersichten immer zuerst Angaben darüber, welche Daten vom Server
abgeholt werden sollen. Stellen Sie hier ein, ob Sie prinzipiell die Selektionskriterien neu definieren
wollen oder ob die zuletzt gewählten Datensätze wieder angezeigt werden sollen.

2.3.3     Client/Server-Funktionen aktivieren
GS-AUFTRAG arbeitet normalerweise auf der Basis einer Paradox-Datenbank. Für die Nutzung einer
SQL-Datenbank und der damit verbundenen Funktionen markieren Sie die Option „C/S Funktionaliät
aktivieren“.
Nach der Umstellung des Programms auf die SQL-Funktionalität wird bei der ersten Verbindung mit
dem Server automatisch geprüft, ob die MSDE (oder ein SQL-Server) auf dem angegebenen Rechner
installiert und ob der Datenzugriff vom Client aus möglich ist. Im Bedarfsfall werden die
entsprechenden Komponenten von der CD assistentenunterstützt nachinstalliert.

2.3.4     Grundeinstellungsdatei
Beim ersten Start der SQL-Version werden Sie zur Auswahl eines Verzeichnisses aufgefordert, in dem
die Grundeinstellungen für den SQL-Server und Mandanten abgelegt werden.

Dieses Verzeichnis muss sich auf einem Netzlaufwerk befinden, auf das jeder Anwender der SQL-
Version Zugriffsrechte besitzt. Die entsprechenden Vorgabendateien werden dann automatisch in
diesem Verzeichnis angelegt.

Ist keine Verbindung zu dem gewählten Server möglich, unterstützt Sie ein Assistent bei der
Einrichtung der erforderlichen Komponenten.

Die benötigten Treiber und Komponenten sind auf der Installations-CD enthalten und werden bei
Bedarf nachinstalliert. Abschließend wird der Computer zur Vervollständigung der Installation neu
gestartet.

2.3.5     Mandantenkonsole
Während fast alle anderen Programmteile nahezu unverändert bleiben, sind im Bereich der
Mandantenverwaltung im Zusammenhang mit der SQL-Umstellung einige Anpassungen notwendig.
Die neue Mandantenkonsole dient als Zentrale zur Auswahl, Anlage und Pflege aller SQL-
Datenbanken, die mit GS-AUFTRAG genutzt werden. Hier werden alle Parameter für den Zugriff auf
den aktuellen Mandaten eingetragen und verwaltet. Server, Anwendername, Passwort etc. werden
zusammen mit den Parametern des verbundenen Paradox-Mandanten gespeichert.

2.3.5.1 Mandant anlegen

Beim ersten Start von GS-AUFTRAG nach der Umstellung auf die SQL-Funktionalität öffnet sich die
Mandantenkonsole.

Um mit GS-AUFTRAG nun arbeiten zu können, muss zunächst ein neuer Mandant angelegt werden.
Die Datenbank ist bereits vorgewählt.
Servername
Über die Schaltfläche   erhalten Sie eine Liste der registrierten Server.

Fügen Sie den gewünschten Servernamen über NEU der Serverliste hinzu. Einige Felder enthalten
bereits vorgegebene Informationen. Zusätzlich kann ein Passwort für den System-Administrator (sa)
vergeben werden.

Nach dem Speichern ist der neu eingetragene Server in der Serverliste enthalten und steht für die
Auswahl eines Servers zur Verfügung. Geben Sie eine Bezeichnung und ggf. die Beschreibung des
neuen Mandanten ein.
Achtung:        Es dürfen bei der Bezeichnung keine Sonderzeichen verwendet werden!

2.3.5.2 Anmeldung / Sicherheit

Je nachdem wie die Sicherheitsstufe Ihres SQL-Servers oder der MSDE eingestellt wurde (Windows
oder Windows und NT-Authentifizierung), müssen Sie Benutzerkonten anlegen (fragen Sie ggf. Ihren
Netzwerkadministrator). Ist der Mischbetrieb gestattet (NT und Windows), brauchen Sie sich darum
nicht zu kümmern, ansonsten muss der Administrator des SQL-Servers / MSDE die Konten über den
Button „NT-Konten“ anlegen.

Innerhalb dieses Dialogs klicken Sie dazu auf den Button „Neu“. Ein weiterer Dialog wird geöffnet, in
dem Sie die Domäne und den Namen des Benutzers auswählen können.

Klicken Sie auf „Registrieren“, wird der Benutzer eingetragen. Nach der Anlage der Benutzer
verlassen Sie diesen Dialog mit dem Button „Zurück“. Jetzt können Sie den einzelnen Benutzern den
Zugriff auf die einzelnen Mandanten gewähren. Wählen Sie zunächst den Benutzer innerhalb der Liste
und klicken Sie anschließend auf den Button „Mandanten“.

Es wird eine Liste angezeigt, in der sämtliche verfügbaren Mandanten aufgelistet werden. Versehen
Sie die Mandanten durch anklicken mit einem Häkchen, auf die der Anwender zugreifen darf. Sollten
noch keine Mandanten angelegt worden sein (dies kann im Fall der Windows-Authentifizierung nur
der Administrator), Lesen Sie zunächst wie ein Mandant angelegt wird und wiederholen Sie nach der
Anlage eines oder mehrerer Mandanten diesen Schritt.

Server-Info
Über diesen Schalter können Sie Informationen über den ausgewählten Server abrufen.

Datenübernahme
Selbstverständlich werden auf Wunsch alle Daten, Aufträge, Formulare usw. aus der bisherigen
Version von GS-AUFTRAG übernommen. Setzen Sie dafür das Häkchen bei "Übernahme aus
Paradox".

Das bisherige Mandantenverzeichnis wird über die Schaltfläche    ausgewählt. Beachten Sie hierbei,
dass nur ein im Netzwerk befindliches Mandantenverzeichnis gewählt werden kann.

Wichtig, dies wird der Paradox-„Co-Mandant“ zum SQL-Mandanten, d.h. die Übergabe an die
Buchhaltung, GS-Shop oder der Zugriff auf die Voreinstellungen (DATEI.INI) findet immer in diesem
Mandantenverzeichnis statt. Klicken Sie jetzt auf den Button „Verbindung testen“ und nach
erfolgreichem Test auf „Anlegen“. Der Paradox-Mandant wird reorganisiert und anschließend der
SQL-Mandant angelegt sowie die Daten übernommen. Damit alle Anwender innerhalb des Netzwerks
auch auf den Co-Mandanten zugreifen können, muss sich dieser selbstverständlich auf einem
freigegebenen Netzlaufwerk befinden. GS-Auftrag speichert in diesem Fall allerdings nicht den
absoluten sondern einen UNC Pfad. Aus beispielsweise F:\GSWIN\00001 wird intern z.B.
\\meinserver\gswin\00001 sodass auch Anwender diesen Mandanten nutzen können, die die
Netzlaufwerke auf andere Laufwerksbuchstaben „gemappt“ haben.
Wurde die Datenmigration eines Paradox-Mandanten gewählt, wird dieses Mandantenverzeichnis vor
dem Anlegen des SQL-Mandanten automatisch reorganisiert und die Daten anschließend in die neue
Datenstruktur übertragen. Das Übertragungsprotokoll läuft sichtbar mit und endet mit der Mitteilung:
„Daten migriert“.

Hinweis:   Auch die Buchhaltungsprogramme GS-FIBU und GS-EAR (ab Version 2.10) sind in den
           relevanten Teilbereichen für die gemeinsame Nutzung mit GS-AUFTRAG SQL
           angepasst. Bereits bei der Auswahl eines auf SQL umgestellten Mandanten erkennt die
           Buchhaltung automatisch die korrekte Struktur, so dass die gemeinsamen Stammdaten
           und die Schnittstellen (Buchungsübernahme, Rückstapel, etc.) auch im Zusammenhang
           mit GS-AUFTRAG SQL genutzt werden können. Eine manuelle Anpassung oder
           Umstellung der Buchhaltungsprogramme ist nicht erforderlich!

2.3.5.3 Mandant wählen

Sind bereits SQL-Mandanten vorhanden, können Sie den gewünschten Mandanten über den Tab-
Reiter „Mandanten wählen / bearbeiten“ öffnen.

Wählen Sie zunächst den Server und stellen Sie eine Verbindung über die Schaltfläche „mit Server
verbinden“ her. Die auf dem gewählten Server verfügbaren SQL-Mandanten werden zur Auswahl
aufgelistet. Per Doppelklick oder über ÖFFNEN wählen Sie den gewünschten Mandanten aus.

2.3.5.4 Mandant kopieren

Der Tab-Reiter „Mandant kopieren“ enthält die Funktionen für das Duplizieren eines SQL-
Mandanten. Wählen Sie zunächst den Server aus und stellen Sie eine Verbindung über die
Schaltfläche „mit Server verbinden“ her. Die auf dem gewählten Server verfügbaren SQL-Mandanten
werden als Quellmandant zur Verfügung gestellt. Geben Sie eine Bezeichnung und ggf. die
Beschreibung des neuen Mandanten ein und starten Sie den Kopiervorgang über die Schaltfläche
KOPIEREN.

3.    Besondere Vorgehensweisen
Durch die Ergänzung der bestehenden Programme um die neue Form des Datenzugriffs wurden
Anwendungen geschaffen, die optisch „fast“ zu 100 Prozent mit den bekannten Produkten
übereinstimmen. Durch die geänderte Architektur sind aber an einigen Stellen Änderungen notwendig
– und auch sinnvoll.
Auf die Frage, warum man eine Client-Server-Version braucht, gibt es die schöne Antwort: „Wenn Sie
eine Telefonnummer in Berlin suchen, lassen Sie sich auch nicht das ganze Telefonbuch vorlesen, bis
der richtige Eintrag an der Reihe ist“. Richtig: Man gibt bei einer Anfrage an, was man über den
gesuchten Eintrag weiß.

3.1    Bedienung
Damit dieses Konzept eingehalten werden kann, machen Sie beispielsweise beim Öffnen der
Stammdatenübersichten in GS-AUFTRAG SQL immer zuerst Angaben darüber, welche Daten vom
Server abgeholt werden sollen.

3.2    Stammdatenselektion
Bei der Auswahl eines bestimmten Datensatzes ist es in der SQL-Version notwendig, die
abzurufenden Daten nach bestimmten Kriterien einzuschränken. Beispielsweise die Suche nach einem
Kunden kann auf einen bestimmten Anfangsbuchstaben im Suchbegriff beschränkt werden. Zu diesem
Zweck sind in allen Stammdatenbereichen Selektionsdialoge „vorgeschaltet“, die die Datenauswahl
ermöglichen. Innerhalb des Standarddialogs zur Vorselektion kann nach bestimmten Kriterien gesucht
werden.

Zusätzlich kann über erweiterte Selektionsmöglichkeiten, die je nach Aufgabe mehr oder weniger
komplex sind, jederzeit eine erneute Auswahl von Daten vorgenommen werden.

Auch ist es über das Buchstabengitter möglich, bestimmte Anfangsbuchstaben der Suchbegriffe auf
Knopfdruck als Selektionsbedingung zu definieren.

Die notwendigen Datenselektionen bilden den Hauptunterschied in der täglichen Bedienung des
Programms. Bei der Erstellung eines Auftrags ist diese Form der Selektion sowohl bei der Auswahl
des Kunden als auch bei der Angabe der zu fakturierenden Artikel nötig. In der Handhabung geschieht
also eigentlich nicht viel mehr als eine Umstellung der bisher gewohnten Schritte: Während Sie bisher
zunächst immer den kompletten Artikelstamm geöffnet und dann durch Eingabe eines Suchbegriffs
den gewünschten Artikel ausgewählt haben, geben Sie nun den Suchbegriff zuerst an und wählen dann
den gewünschten Artikel aus der Liste der möglichen Treffer der vorherigen Suche aus.

3.2.1 Vorgänge auswählen
Auch der vorhandene Schriftverkehr wird entsprechend der zuvor getroffenen Auswahl angezeigt.
Neben der Erfassungsart stehen der Auftragsstatus, und zeitliche Perioden als Selektionskriterium zur
Verfügung. Zusätzlich können Aufträge eines einzelnen Kunden oder die Aufträge eines kompletten
Vorgangs selektiert werden.

3.3    Umstellen Paradox-Version / Arbeiten mit lokalen SQL-Mandanten
Wollen Sie wieder mit dem ursprünglichen Paradox-Mandanten arbeiten, deaktivieren Sie einfach die
Option „C/S-Funktionalität aktivieren“.
Hinweis:    Wenn Sie die SQL-Version lokal (also nicht in einem Netzwerk mit mehreren
            Arbeitsplätzen) einsetzen wollen, können Sie GS-Auftrag mit dem Parameter /CSLOCAL
            starten. Nur in diesem Fall können Sie einen lokalen Paradoxmandanten übernehmen und
            das Parameterverzeichnis (CSPARAM) lokal anlegen.