Herzlich Willkommen Business Apero Herbst 2021 - Lake Side, Zürich / Virtuell - OBT AG
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Herzlich Willkommen
Business Apero Herbst 2021
Lake Side, Zürich / Virtuell
Treuhand | Steuer-und Rechtsberatung
Wirtschaftsprüfung | Unternehmensberatung
Informatik-Gesamtlösungen
Agenda / 1. Teil
▪ Begrüssung
Tanja Savoca
▪ HR Digitalisierung Praxisbeispiel
Simone Müller, OPO Oeschger AG
▪ Zeugnisse, Mitarbeitergespräche, Dossier
Thomas Büchler & Marcel Baghdassarian
▪ Revisionssichere Archivierung
Selina Bruderer
Ihre OBT Referenten
Tanja Savoca Marcel Baghdassarian
Account Managerin Leiter Informatik KMU Markt,
Informatik KMU Markt Partner
Telefon: +41 44 278 46 68 Telefon: +41 44 278 47 54
E-Mail: tanja.savoca@obt.ch E-Mail: marcel.baghdassarian@obt.ch
Thomas Büchler
Selina Bruderer
Account Manager
Rechtsanwältin
Informatik KMU Markt
Telefon: +41 71 243 34 69
Telefon: +41 44 278 47 75
E-Mail: thomas.buechler@obt.ch
E-Mail: selina.bruderer@obt.ch
Human Resources im Überblick
Praxisbeispiel Simone Müller Leiterin Personalwesen, OPO Oeschger AG
OPO OESCHGER
Wer wir sind
• Familiengeführtes Schweizer
Handelsunternehmen
• Beschläge, Maschinen und
Werkzeuge
• für Schreiner, Holz-, Glas- und Metallbauer,
sowie Schulen und Wiederverkäufer
WERTE Gelebte Firmenkultur • Fortschrittlich • Verbindlich • Begeisternd
KERNKOMPETENZEN
Unser Versprechen. Ihr Nutzen.
Fachliche Kompetenz Digitale Exzellenz
Beratung, die Sie weiterbringt. Lösungen, die Sie effizient machen.
Umfassendes Sortiment Logistische Leistung
Produkte, die Sie wirklich Zuverlässigkeit, die Sie immer begleitet.
brauchen.
KERNKOMPETENZEN
Unser Versprechen. Ihr Nutzen.
Fachliche Kompetenz Digitale Exzellenz
Beratung, die Sie weiterbringt. Lösungen, die Sie effizient machen.
Umfassendes Sortiment Logistische Leistung
Produkte, die Sie wirklich Zuverlässigkeit, die Sie immer begleitet.
brauchen.
1042’000 Kundenberatungen vor Ort
210’000 Kundenberatungen am Telefon
Fachliche Kompetenz
Beratung, die Sie weiterbringt.
48
Verkaufsberater im Aussendienst
58
Verkaufsberater im Innendienst
4
Fachberater
26
KundenseminareSTANDORTE
Immer in Ihrer Nähe
Kloten St.Gallen
Pratteln
Köniz
Kriens
Crissier
Manno
14KERNKOMPETENZEN
Unser Versprechen. Ihr Nutzen.
Fachliche Kompetenz Digitale Exzellenz
Beratung, die Sie weiterbringt. Lösungen, die Sie effizient machen.
Umfassendes Sortiment Logistische Leistung
Produkte, die Sie wirklich Zuverlässigkeit, die Sie immer begleitet.
brauchen.
15370’000 Bestellungen
Digitale Exzellenz
Lösungen, die Sie effizient machen.
70
Prozent E-Business-Quote
∞
Unendlich viele massgeschneiderte Lösungen
1
Website: opo.chKERNKOMPETENZEN
Unser Versprechen. Ihr Nutzen.
Fachliche Kompetenz Digitale Exzellenz
Beratung, die Sie weiterbringt. Lösungen, die Sie effizient machen.
Umfassendes Sortiment Logistische Leistung
Produkte, die Sie wirklich Zuverlässigkeit, die Sie immer begleitet.
brauchen.
1890’000 Artikel
Umfassendes Sortiment
Produkte, die Sie wirklich brauchen.
22
Mio. Lagerwert
98
Prozent Lieferbereitschaft
60
Prozent aus der Schweiz
20KERNKOMPETENZEN
Unser Versprechen. Ihr Nutzen.
Fachliche Kompetenz Digitale Exzellenz
Beratung, die Sie weiterbringt. Lösungen, die Sie effizient machen.
Umfassendes Sortiment Logistische Leistung
Produkte, die Sie wirklich Zuverlässigkeit, die Sie immer begleitet.
brauchen.
21400’000 Lieferungen
Logistische Leistung
Zuverlässigkeit, die Sie immer begleitet.
18:00
Uhr Bestellmöglichkeit
∞
Unendlich viele LiefermöglichkeitenLogistische Leistung
Zuverlässigkeit, die Sie immer begleitet.
0.1
Prozent FehlerquoteARBEITEN BEI OPO Human Resources Management
ARBEITEN BEI OPO Wir bringen Sie weiter • Mit einer unschlagbaren Unternehmenskultur begeistern wir auch unsere Mitarbeitenden • Wertschätzender Umgang & Förderung von Eigeninitiative • Jährliche Mitarbeiter- / Fördergespräche • Interne und externe Weiterbildungen • Kompetenzwerkstatt mit Kursen und Trainings
ARBEITEN BEI OPO Was wir sonst noch bieten • Fairer Lohn und Chancengleichheit • Fortschrittliche Versicherungsleistungen • Flexible Arbeitszeiten / flexible Arbeitsorte • Sabbatical • Subventioniertes Personalrestaurant • Gratis Parkplatz oder Beteilung an den ÖV-Kosten • Angenehmes Arbeitsklima
KERNKOMPETENZEN
Unser Versprechen. Ihr Nutzen.
Fachliche Kompetenz Digitale Exzellenz
Beratung, die Sie weiterbringt. Lösungen, die Sie effizient machen.
Umfassendes Sortiment Logistische Leistung
Produkte, die Sie wirklich Zuverlässigkeit, die Sie immer begleitet.
brauchen.Human Resources Management Warum Abacus? • Modular aufgebaute Gesamtlösung • Die Software wächst mit unseren Bedürfnissen • Flexible Software, welche auch Eigeninitiative zulässt • Integration verringert Administration und Kosten
Einführung • Mitte 2018 haben wir gemeinsam mit der OBT ein Workshop für die HR Digitalisierung durchgeführt. Daraus resultierte ein Big Picture, welches als Grundlage für die Roadmap der einzelnen Teilprojekte diente. • Die Projektphasen der einzelnen Modulen von der Idee bis zur Einführung war immer sehr kurz. • In der kurzen Zeit die Tools auf unsere Bedürfnisse anzupassen war für die Fachspezialisten von OBT wie auch für uns eine grosse Herausforderung.
Human Resources Management
Abacus / Zeitschiene
1995 01.2019 01.2019
Lohnverarbeitung Zeiterfassung MyAbacus / SelfServicePortal
06.2019 07.2019 11.2019
AbaClick Digitale Spesenerfassung Bewerbermanagement
04.2020 05.2020 01.2021
Digitales Personaldossier AbaPlan Mitarbeiterbeurteilung
31Human Resources Management
Abacus / Zahlen und Fakten
265 Mitarbeitende im 220 Mitarbeitende mit
290 Mitarbeitende nutzen das
Monatslohn systematischer Zeiterfassung
SelfService-Portal
5 Mitarbeitende im 70 Mitarbeitende mit
Stundenlohn vereinfachter Zeiterfassung
Lohnverarbeitung Zeiterfassung MyAbacus / SelfServicePortal
290 Mitarbeitende nutzen das Ø 150 Spesenabrechnung Ø 5 offene Rekrutierungen mit
AbaClick monatlich bis zu 100 Bewerbungen
50 Mitarbeitende nutzen
AbaClick auch für die
Zeiterfassung
AbaClick Digitale Spesenerfassung Bewerbermanagement
290 aktive Personaldossiers 70 Mitarbeitenden mit 290 Mitarbeiterbeurteilungen
Einsatzplänen mit Selbst-, Fremdbeurteilung
und Fördergesprächen
Digitales Personaldossier AbaPlan Mitarbeiterbeurteilung
32Nächste Projekte
•
•
Zeugnismanager Data Analyzer
• Zeu
• Zeu
33Erfahrungen
• Mit der Unterstützung der Fachspezialisten von OBT haben wir in den letzten drei
Jahren einen riesigen Schritt in der Digitalisierung des HR gemacht.
• Wir haben die Prozesse optimiert, bieten operative Excellenz und den
Mitarbeitenden viele Möglichkeiten im Self-Service-Portal.
• Die ganze Umsetzung haben wir im HR zu zweit, mit 180 Stellenprozenten,
gemeistert…ohne die operative und strategische Personalarbeit zu vernachlässigen.Praxisbeispiel
• MyAbacus-Portal
∙ Zeiterfassung
∙ Stammdatenänderung
∙ Spesen
∙ Personaldossier
35Live Präsentation Zeugnis, Mitarbeitergespräch
Rechtssichere Archivierung Unter Berücksichtigung des revDSG und des MWStG
Gesetzliche Grundlagen
Art. 958f OR
▪ 1 DieGeschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind während
zehn Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres.
▪ 2 Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren.
▪ 3 DieGeschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise
aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und
Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
▪ 4 DerBundesrat erlässt die Vorschriften über die zu führenden Geschäftsbücher, die Grundsätze zu deren Führung
und Aufbewahrung sowie über die verwendbaren Informationsträger.Rechtliche Grundlagen
Art. 127 OR
Mit Ablauf von zehn Jahren verjähren alle Forderungen, für die das Bundeszivilrecht nicht etwas anderes bestimmt.
Art. 128 OR
Mit Ablauf von fünf Jahren verjähren die Forderungen:
1. für Miet-, Pacht- und Kapitalzinse sowie für andere periodische Leistungen;
2. aus Lieferung von Lebensmitteln, für Beköstigung und für Wirtsschulden;
3. aus Handwerksarbeit, Kleinverkauf von Waren, ärztlicher Besorgung, Berufsarbeiten von Anwälten,
Rechtsagenten, Prokuratoren und Notaren sowie aus dem Arbeitsverhältnis von Arbeitnehmern.Rechtliche Grundlagen Art. 3 Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit) Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Art. 5 GeBüV Allgemeine Sorgfaltspflicht Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sind sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren. Art. 6 GeBüV Verfügbarkeit 1Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können. 2Soweit es für die Einsicht und die Prüfung erforderlich ist, sind das entsprechende Personal sowie die Geräte oder Hilfsmittel verfügbar zu halten. 3Im Rahmen des Einsichtsrechts muss die Möglichkeit bestehen, die Geschäftsbücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar zu machen.
Rechtliche Grundlagen
Art. 7 GeBüV Organisation
▪ 1Archivierte Informationen sind von aktuellen Informationen zu trennen bzw. so zu kennzeichnen, dass eine
Unterscheidung möglich ist. Die Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu
dokumentieren.
▪ 2 Auf archivierte Daten muss innert nützlicher Frist zugegriffen werden können
Art. 8 GeBüV Archiv
▪ Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und
Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die
Datenträger.Mehrwertsteuerliche Besonderheiten
MWSt-Info: 16 Buchführung und Rechnungsstellung, 1.6.1. Aufbewahrungsart
▪ Geschäftsbücher und Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit
dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist
(Art. 958f Abs. 3 OR). Das Gleiche gilt für die mehrwertsteuerrelevante Geschäftskorrespondenz.
▪ Bei übermittelten und aufbewahrten Daten, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind,
müssen unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegen, die Grundsätze der ordnungsgemässen
Datenverarbeitung gewährleistet sein (Art. 2 GeBüV). Diese müssen so geführt und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert
werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Art. 3 GeBüV). Der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit kann
dann als erbracht angenommen werden, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957a Absatz 2 OR
eingehalten sind.
Quelle: https://www.gate.estv.admin.ch/mwst-webpublikationen/public/pages/taxInfos/cipherDisplay.xhtml?publicationId=1002536&componentId=1002576Datenschutzrechtliche Besonderheiten
▪ Revidiertes Datenschutzgesetz setzt den Schutz von natürlichen Personen in Vordergrund
▪ Art. 6 revDSG Grundsätze
[…]
4 Sie [Personendaten] werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr
erforderlich sind.
▪ Art. 12 revDSG Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten
1 Die Verantwortlichen und Auftragsbearbeiter führen je ein Verzeichnis ihrer Bearbeitungstätigkeiten.Handlungsempfehlungen
▪ Sicherstellung der Trennung der archivierten
und den aktuellen Informationen
▪ Erstellung einer Archivierungsrichtlinie
▪ Erstellung Löschungsrichtlinie
▪ Allgemeine Überprüfung der
datenschutzrechtlichen Compliance in Bezug auf
das revDSGPause
Agenda / 2. Teil
▪ CRM Präsentation
Tanja Savoca & Marcel Baghdassarian
▪ QR-Code Update
Thomas Büchler
▪ Ausblick Funktionen 2022
Thomas Büchler
▪ AperoLive Präsentation CRM Beispiel OBT
QR-Code Update
Neuer Einzahlungsschein
317 Tage
▪ Per 30. September 2022 nimmt PostFinance die roten und orangen Einzahlungsscheine vom Markt
▪ Link: https://www.einfach-zahlen.ch/de/home.html
▪ ERP System muss Rechnungen mit QR-Code erstellen
▪ Debitorenbuchhaltung muss bei Import aus Drittsystem die neue Referenzzeile verarbeiten können
▪ Mit dem Update auf Abacus 2020 oder höher ist Abacus für die QR-Rechnung bereit, die Umstellung der ABEA
Formulare und der Debitorenbuchhaltung kann erfolgenNeuer Einzahlungsschein
317 Tage
▪ AbaScan – die Lösung für die Digitalisierung vom Papierrechnungen – ist seit Version 2018 in der Lage, den
QR-Code zu lesen → kein Giromat etc. notwendig
▪ Bis 31.12.2021 unterstützt Sie Abacus mit der Digitalisierungs-Aktion (50% Rabatt auf die Lizenzen AbaScan,
Archivierung und AbaSearch) bei der Umstellung
▪ OBT hat ein White-Paper zum Umgang mit digitalen Dokumenten im Rechnungswesen erstellt, welches Kunden
bei der Einführung AbaScan erhalten
▪ Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Rechnungswesen-BeraterNeuer Einzahlungsschein
317 Tage
▪ Die Änderungen im Zahlungsverkehr haben eine erhöhte Beschäftigung der Unternehmen mit dem Thema
Versand- und Empfang von Dokumenten mit sich gebracht
▪ Technologien wie eBusiness – also der direkte Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen über Netzwerke –
werden vermehrt nachgefragt
▪ Abacus stellt mit dem Modul eBusiness einen Connector zur Verfügung, welcher die standardisierte Anbindung
Ihrer Abacus-Installation an die verschiedenen Netzwerke (eBill, Conextrade...) ermöglicht
▪ OBT bietet den Versand der Rechnung an Sie als Kunde als PDF, PDF mit ZUGFeRD sowie über eBusiness-
Netzwerke an – sprechen Sie uns an, wenn Sie die Weiterverarbeitung unserer Rechnungen optimieren wollen
NZahlungsverkehr – es geht weiter...
Zahlungsverkehr – es geht weiter...
DeepBox ▪ Unabhängig von Abacus laufender Dienst - https://www.deepbox.swiss/de/ ▪ KI-basiertes Dokumentenaustausch – Portal ▪ Datenhaltung in der Schweiz ▪ Anbindung an Abacus ab Version 2022 möglich
DeepBox Beispiele ▪ Analyse von Spesenbelegen via AbaClik3 (heute im Einsatz) ▪ Analyse von Spesenbelegen via MyAbacus (Version 2022) ▪ Austausch von Rechnungen Kunde → Treuhänder (Beta-Kunden) ▪ Reporting Treuhänder → Kunde (heute im Einsatz) ▪ Austausch mit Steuerverwaltung (KMS in Konzeption für NEST Steuern) ▪ Lieferung Lizenzen Abacus → DeepBox Kunde → Abacus Kunde (Version 2022) ▪ unvollständige Kreditoren-Belege mittels KI ergänzen (ab Version 2022) ▪ Adressen ergänzen (ab Version 2022) ▪ Etc.
Version 2022 – erster Ausblick
Version 2022 - Lohn Krankheits- und Unfallmeldungen ▪ Zusammenarbeit mit HRM Systems AG ▪ Erste Integration 2022 – Ausbau 2023 und folgende Versionen
Version 2022 - Liquiditätsplanung
Version 2022
▪ Finanzbuchhaltung/EB
Folgeversionen
▪ Nebenbücher/Lohn
▪ Projektverwaltung/ABEA
/AbaImmo...Version 2022 - Zeiterfassung
Version 2022 – AbaClik und AbaClock ▪ Push Benachrichtigungen AbaClik3 ▪ Gesichtserkennung AbaClock (AbaClock Face)
Version 2022 - Projektplanung
Version 2022 ▪ Debitoren: überarbeiteter Mahnprozess ▪ Kreditoren: Belegerkennung mittels KI (DeepBox) ▪ HR: Bewerbermanagement wird überarbeitet/verbessere Übersicht und Funktionalitäten im Portal/Zugang für Verwaltung erfolgt neu über MyAbacus ▪ ABEA: Offerten auch an reine Adressen möglich (bisher Debitoren) ▪ ABEA: Neues Auswertungsprogramm auf Basis Data Analyser (Standard- Auswertungen ohne ADA-Lizenz einsehbar)
Apero
Bei Fragen sind wir gerne
für Sie da!
Vielen Dank für Ihre
Teilnahme und einen
schönen Abend – bis bald!Sie können auch lesen
