Online-Hausverwaltung: Einfacher verwalten und vermieten
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Digitalisierung ❙ Hausverwalter-Portale
FOTO: 1599685sv/stock.adobe.com
Was Internet-Portale und Cloud-Anwendungen können
Online-Hausverwaltung:
Einfacher verwalten und vermieten
Büro-, Objekt- und Mieterdaten jederzeit abrufen, mit Mietern oder Eigentümern einfacher kommunizieren,
Objekte einfacher vermieten – das und mehr versprechen Hausverwalter-Portale. Wer bietet was?
D
ie Digitalisierung in der Wohnungs- nen Daten-Servern. Das bietet den Vor- menarbeit mit externen Partnern wie Haus-
wirtschaft hat pandemiebedingt teil eines plattform-, zeit- und ortsunab- meistern, Handwerkern oder Instandhaltern
einen Schub erhalten. An vielen Stel- hängigen Zugriffs auf Programme, Daten, wird einfacher, weil alle zugriffsberechtig-
len gibt es aber noch Medienbrüche: Zäh- Dienstleistungen oder Speicherkapazitä- ten Nutzer die für sie freigegebenen Inhalte
lerstände, Stör- oder Schadensmeldungen ten. Damit kann man nicht nur im Büro, einsehen können, mit derselben Datenba-
werden mit Bleistift und Papier erfasst, sondern auch über mobile Rechner unter- sis arbeiten und Änderungen für alle sofort
Wohnungsabnahmeformulare handschrift- wegs, beim Mieter oder vom Homeoffice sichtbar sind.
lich ausgefüllt, Dokumente und Belege mal aus auf stets aktuelle Daten zugreifen –
digital, mal analog abgelegt und so weiter. sofern vor Ort eine ausreichend schnelle Einfacher kommunizieren
Das kostet Zeit, ist inkonsequent und feh- und stabile Internetverbindung vorhanden
lerbehaftet. Abhilfe versprechen spezielle ist. Man arbeitet auf stets aktueller Daten- Auch die Kommunikation mit Mietern oder
Online-Portale, die mobile Cloud-Dienste basis und mit stets aktuellen Programmen, Mitarbeitern wird einfacher. Sie passt sich
mit Hausverwalter- bzw. Vermieterfunktio- ohne diese installieren, konfigurieren, aktu- an aktuelle Kommunikationsgewohnheiten
nen verbinden. Was können sie und worauf alisieren oder Wartungsverträge abschlie- insbesondere der jüngeren Generation an
sollte man achten? ßen zu müssen. Auch um die Datensi- und umfasst neben den konventionellen
cherung und -archivierung kümmert sich, Kommunikationskanälen E-Mail, SMS oder
Einfacher arbeiten zusätzlich zum Nutzer, auch der Anbieter. Telefon beispielsweise auch „digitale Aus-
Besonders attraktiv sind cloudbasierte hänge“ für die schnelle Informationsvertei-
Hausverwalter-Portale können betriebssys- Lösungen für Unternehmen mit mehre- lung oder den elektronischen Briefversand.
temunabhängig von jedem Standort aus ren Firmensitzen oder externen Mitarbei- Letzterer erübrigt und vereinfacht das zeit-
über einen (mobilen) Internetzugang per tern. Letztere können problemlos und ohne aufwendige Eintüten und Verschicken von
Webbrowser bedient werden. Anwenderda- umständliche Remote-Zugriffe von unter- Rundschreiben, Einladungen zu Versamm-
ten werden nicht auf der Festplatte des wegs, von der Zweigstelle oder vom Home- lungen oder Serienbriefen für den Versand
eigenen PCs abgelegt, sondern auf exter- office aus mitarbeiten. Auch die Zusam- von Abrechnungen. Über eine integrierte
30 IVV immobilien vermieten & verwalten sonderpublikation 2021/2022
Hausverwalter-Portale ❙ Digitalisierung
Messenger-Funktion lassen sich teilweise
auch Textnachrichten, Dokumente, Audio-/
Videodaten oder Standortinformationen
und Kontaktdaten zwischen zwei oder mehr
Teilnehmern austauschen. Anfragen lassen
sich so blitzschnell klären, Beteiligte zeit-
nah auf dem Laufenden halten, Fotos, PDF-
Grundrisse oder andere Dokumente unkom-
pliziert austauschen. Nachrichten können
über sogenannte Channels (Kanäle) nach
Mietern, Objekten oder aktuellen Projek-
ten strukturiert werden. So werden ein- und
ausgehende Informationen automatisch
korrekt zugeordnet. Der gesamte Kommu- FOTO: Zenhomes/Vermietet.de
nikationsverlauf wird dokumentiert, archi-
viert und Beteiligte können auf relevante
Projektdaten jederzeit zugreifen. Papierdo-
kumente wie Briefe oder Belege werden ein-
fach fotografiert und digital abgelegt. Über
eine Suchfunktion sind Nachrichten oder Aufgaben-, Termin-, Mieter- oder Objektdaten hat man per App auch mobil stets parat.
Dokumente schnell auffindbar, sodass man
die Kommunikationsdaten auch für Doku-
mentationszwecke, als Nachweis, Daten- konzentrieren, unterstützen andere darü- tionen das Portal im Einzelnen bietet, hängt
bank und Archiv nutzen kann. ber hinaus auch das Dokumentenmanage- vom jeweiligen Konzept, der Zielgruppe und
ment, das Unternehmenscontrolling und natürlich von den monatlichen Kosten ab.
Was können Hausverwalter-Portale? alle Prozesse rund um die Vermarktung von Da die meisten Lösungen modular aufge-
Immobilien. baut sind, kann der Anwender das für die
Hausverwalter-Portale unterstützten sowohl Im Fokus vieler Hausverwalter-Portale eigenen Bedürfnisse passende Angebot
kaufmännische als auch administrative Pro- steht auch die Mieter-Kommunikation und wählen und später auf eine erweiterte Pro-
zesse rund um die Verwaltung, Vermietung der Mieter-Service. Über eine Service-App duktvariante umsteigen.
und Abrechnung von Wohn- und teilweise erhalten Mieter oder Eigentümer, je nach Das Preismodell ist unterschiedlich, einige
auch Gewerbeimmobilien. Damit beschleu- individuellem Berechtigungsprofil, Zugriff Portale sind in der Basisversion oder für
nigen und rationalisieren sie Arbeitsabläufe auf Mitteilungen, Termine, Ansprechpart- einen begrenzten Testzeitraum kosten-
und minimieren den Zeitaufwand, vermei- ner, Dokumente wie Abrechnungen, Ver- los. Für Vollversionen liegen die Preise, je
den eine Mehrfacherfassung von Daten, träge und Versammlungsbeschlüsse oder nach Leistungsumfang, zwischen fünf und
senken Fehlerquoten und Kosten für ver- Verlinkungen auf externe Inhalte. Das stei- 35 Euro pro Nutzer und Monat (zzgl. MwSt.),
waltende und kaufmännische Tätigkeiten. gert nicht nur die Servicequalität, sondern aber auch mehr. Achten sollte man dar-
Während sich einige Portale auf die Kern- verbessert und vereinfacht auch die Kom- über hinaus auf eventuelle Zusatzkosten
prozesse wie die Objekt- und Mieterverwal- munikation und Kooperation mit den Kun- für die Server-Nutzung oder Datenablage
tung, Korrespondenz, Buchhaltung, Neben- den, weil wichtige Daten nicht mehr indivi- sowie auf Mindest-Vertragslaufzeiten oder
kostenabrechnung oder Instandhaltung etc. duell verteilt werden müssen. Welche Funk- Kündigungsfristen.
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Digitalisierung ❙ Hausverwalter-Portale
Sind Hausverwalter-Portale sicher? nicht jedermanns Sache. Cloud-Kritiker zentige Verfügbarkeit gewährleisten. Fällt
sehen den Kontrollverlust über die eige- einer der beiden Dienste aus technischen
Sensible Mieter-, Objekt- und Bürodaten nen Daten und die Abhängigkeit gegenüber Gründen aus, kommt man an Programme
nicht mehr auf der eigenen Festplatte zu dem Portal-Anbieter als größte Nachteile. und Daten temporär nicht dran.
haben, sondern auf externen Servern, So kann etwa kein Anbieter – und übrigens Die Herausgabe persönlicher Daten ist für
über die man keine Kontrolle hat – das ist auch kein Internet-Provider – eine 100-pro- viele ebenso eine Herausforderung, auch
Portal-Beispiele: und einen digitalen Aushang erreichen die Informationen der
Wer bietet was? Verwaltung schnell und zuverlässig ihre Empfänger. Dokumente
sind über ein DSGVO-konformes Dokumentenmanagement
stets abrufbar. (www.hausify.de)
Immo42 versteht sich als „digitaler Verwaltungsassistent“,
der mit einem „Dashboard“ einen Überblick über bereits
beglichene und noch ausstehende Mieten oder den Mieter-
Kontostand ermöglicht. Zahlungserinnerungen, Mahnun-
gen und andere Anschreiben werden ebenso automatisiert,
wie Bankvorgänge. So werden alle Buchungen automatisch
synchronisiert, analysiert und ihren Mietern zugeordnet. In
einem Mieter-Logbuchwerden wichtige Dokumente, Fotos
und Notizenchronologisch sortiert hinterlegt, womit sich die
Mieterhistorie lückenlos nachvollziehen lässt. (www.immo42.de)
Immocloud Mit der Immobilienverwaltung können Miet
FOTO: Objego
eingänge geprüft, Ist-Stände erfasst oder Betriebskosten
abrechnungen erstellt werden. Über die digitale Mieterkommu
Ob vom Büro, von unterwegs oder vom Homeoffice aus – über nikation lassen sich Schreiben per E-Mail, SMS oder Post
Hausverwalter-Portale lassen sich viele Aufgaben einfacher, versenden. Im Mieterportal können Dokumente und Ansprech-
schneller und flexibler erledigen. partner geteilt, Nachrichten ausgetauscht oder Ankündigun-
gen hinterlegt werden. Das Finanzmanagement vereinfacht
Betriebskostenabrechnungen. Das Dokumentenmanagement
verwaltet Dokumente, die über das Mieterportal geteilt werden
Die folgenden Absätze stellen eine Auswahl von Hausverwal-
können. (www.immocloud.de)
ter- und Vermieterportalen vor, ohne Anspruch auf Vollständig-
keit. Sowohl im Funktionsumfang als auch in der Detailtiefe MyVerwalto Mit der webbasierten Plattform lassen sich
unterscheiden sich die Online-Lösungen teilweise deutlich Wohnimmobilien im Büro, von zu Hause oder von unterwegs
von PC-basierten OnPremise-Lösungen (siehe auch Mark am PC, Laptop, Tablet oder Smartphone verwalten. Über die
tübersicht Hausverwalter-Software: www.vermieter-ratgeber. Dokumentenverwaltung kann man Dokumente Aktionen zuord-
de/marktuebersicht-hausverwalter-software-2019). nen. Damit stehen Rechnungen, Gutschriften, Mietverträge
oder Schreiben an Mieter strukturiert online zur Verfügung.
Casavi digitalisiert Prozesse in der Immobilienverwaltung und MyVerwalto unterstützt auch die Betriebskostenabrechnung
vernetzt alle Beteiligten rund um die Immobilie in einer Platt- und Steuererklärung. Anhand von Auswertungen und Statisti
form. Sie ermöglicht eine zeitsparende Kommunikation mit ken zu Einnahmen und Ausgaben haben Hausverwalter alle
Eigentümern, Mietern und Dienstleistern. Zu den zahlreichen Kostenentwicklungen im Blick. (www.myverwalto.eu)
Funktionen gehören das Vorgangsmanagement, eine Service-
App samt Kundenportal oder die Möglichkeit, Eigentümerver- Objego verspricht eine Nebenkostenabrechnung in wenigen
sammlungen hybrid oder vollständig digital abzuhalten. Schritten: Immobilien-, Mieter- und Vertragsdaten eingeben,
Über eine API lassen sich auch externe Programme wie umlagefähige Kosten eingeben, Daten überprüfen, Betriebs-
ERP-Systeme einbinden. (www.casavi.de) kostenabrechnung als PDF erstellen und an Mieter versenden.
Schritt-für-Schritt-Abfolgen helfen, Fehler bei der Nebenkos-
Cunio unterstützt Vermieter und Betreiber von Wohn tenabrechnung zu vermieden. Weitere Funktionen zur Verwal-
immobilien mit mehreren Funktionen, wie der Multichannel- tung von Ein- und Mehrfamilienhäusern, Eigentumswohnungen,
Kommunikation per App, E-Mail, SMS oder Telefon. Dies Gewerbe- und Mischimmobilien sind eine zentrale Dokumen-
ermöglicht einen schnellen Informationsaustausch mit Mietern tenverwaltung oder eine Finanzverwaltung, die Mietzahlungen
oder Interessenten. Das Besichtigungs-Management erinnert und Rechnungen im Blick behält. (www.objego.de)
Bewerber an Besichtigungstermine und vereinfacht die Organi-
Vermietet.de ist ein Partner von Immo Scout 24 und unter-
sation von Einzel- oder Sammelterminen. Eine Dienstleistungs-
stützt Hausverwalter ebenfalls bei der Erstellung nachvoll-
Bewertung unterstützt den Immobilienbetrieb. (www.cunio.de)
ziehbarer Nebenkostenabrechnungen, darüber hinaus bei der
Hausify ist ein Hausverwalter- und ein Mieter- und Eigentümer- Objekt- und Mieterverwaltung, der Buchhaltung, der Finanzver-
Portal. Ein Ticketsystem ermöglicht eine gerichtete Kommunika- waltung, Instandhaltung und Neuvermietung. Vorlagen für Mah-
tion und einen Austausch privater und öffentlicher Nachrichten, nungen, Kündigungen, Mieterhöhungen etc. beschleunigen
mit oder ohne Kommentarfunktion. Eine Dienstleisteranbin- Arbeitsabläufe. Über die Instandhaltung lassen sich Schäden
dung per E-Mail oder App automatisiert Workflows rund um die erfassen, Aufgaben zuordnen und der Bearbeitungsstatus kont-
Instandhaltung. Über das Bewohnerportal, das als App und rollieren. Anhand übersichtlicher Berichte behalten Hausverwal-
Desktop-Version für PC, MAC, iOS, Android sofort nutzbar ist, ter wichtige Vorgänge und Daten im Blick. (www.vermietet.de)
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Hausverwalter-Portale ❙ Digitalisierung
wenn das die Portal-Nutzung vereinfacht. Cloud-Verträge haben: So ist nicht immer immer zum Besten bestellt und in punkto
So werden die Daten beispielsweise beim klar, welche Konsequenzen es hat, wenn Daten-Backup schneiden Cloud-Anwendun-
Erstellen von Dokumenten automatisch der Vertrag ausläuft oder gekündigt wird. gen meist besser ab.
eingefügt und müssen nicht mehr manu- Auch aus technischer Sicht ist ein Anbie- Wichtige Fragen sollten in jedem Fall zuvor
ell eingetragen werden. Portal-Anbieter wer- terwechsel nicht unproblematisch, denn geklärt werden: Wie komme ich an meine
ben deshalb mit Sicherheitsstandards wie Anwenderdaten lassen sich aufgrund feh- Daten bei einem Serverausfall oder Anbie-
etwa der SSL-Verschlüsselung von zu über- lender Standards nicht automatisch, son- terwechsel? Welchen Schutz gibt es vor
mittelnden Daten. Auch die Datenschutz- dern meist nur mit viel manuellem Aufwand Hacker-Angriffen? Was ist, wenn es keinen
Grundverordnung (DSGVO) bietet einen von einem auf ein anderes System über- Netzzugang gibt, etwa weil der Internetpro-
gewissen Schutz. So dürfen etwa personen- tragen. vider technische Probleme hat? Was pas-
bezogene Daten nach europäischen Daten- siert nach einer Vertragskündigung mit den
schutzbestimmungen nicht die EU-Grenzen Fazit: Daten? Anwender herkömmlicher PC-Soft-
verlassen. In welchem Land und auf wel- Flexible Technik mit Fragezeichen ware sind in diesen Punkten noch skep-
chem Server Kundendaten abgelegt werden tisch. Vermutlich etabliert sich die neue
oder welche Dienstleistungen Dritter genutzt Online-Portale machen die Hausverwal- Technik aber auch ganz von alleine – mit
werden, darüber geben Cloud-Anbieter aber tung und Vermietung flexibler, vereinfa- der nächsten Anwendergeneration, die
nicht immer verlässlich Auskunft. Einige chen und beschleunigen Prozesse. Die Pro- geschäftliche Daten ebenso bedenkenlos
Anbieter wie beispielsweise Cunio, Hau- zessbeschleunigung setzt aber auch kurze dem Netz anvertraut, wie sie es mit priva-
sify, Immo42 oder Immocloud geben an, die Reaktionszeiten voraus: Melden Mieter ten Daten in Sozialen Netzwerken tut.
Kundendaten ausschließlich auf deutschen per App Störungen oder Schäden, erwar-
Datenservern, teilweise mit ISO 27001 Zer- ten sie auch eine schnelle Reaktion. Auch
tifizierung, zu speichern. Hausverwalter soll- die Cloud-Technik muss noch Hürden neh-
ten sich vom Anbieter deshalb die Zusage men – psychologisch wie technisch. Wer
schriftlich einholen, dass die verwendete seinen Server samt Büro- und Projektda-
Technik DSGVO-konform ist. ten bei sich stehen hat, anstatt irgendwo Autor
Zusätzlich sollte man einen sogenannten im weltweiten Datennetz, hat ein besse- Marian Behaneck,
Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen, res Gefühl. Das kann aber auch trügen, Dipl.-Ing. Architektur,
in dem sich der Portalbetreiber zu einem denn um die Datensicherung, -archivierung freier Autor
DSGVO-konformen Umgang mit den Anwen- und IT-Sicherheit ist es in den Unterneh-
derdaten verpflichtet. Tücken können auch men laut diverser Untersuchungen nicht
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