Organisationshandbuch - Teilprojekt Willkommen Hessisches Kultusministerium
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Hessisches Kultusministerium Willkommen Teilprojekt Organisationshandbuch der selbstständigen beruflichen Schule (SBS) Wiesbaden, 29. März 2011
Hessisches Kultusministerium Agenda • Zielsetzung • Aktivitäten in den Arbeitspaketgruppen (AP1 – AP5) • Qualitätssicherung • Aufbau und Struktur des SBS-Organisationshandbuchs • Bereitstellung des Handbuchs • Ausblick 29. März 2011 2
Hessisches Kultusministerium Zielsetzung Ziel des Projektes ist die Erstellung eines Organisationshandbuchs zur Unterstützung der selbstständigen beruflichen Schule (SBS) in den relevanten schulischen Prozessen. Das SBS-Organisationshandbuch soll - Prozessabläufe, - Zuständigkeiten bzw. Verantwortlichkeiten und - Instrumentarien in standardisierter Weise beschreiben, um allen Beteiligten auf den unterschiedlichen Verwaltungsebenen Verfahrens- und Rechtssicherheit zu gewähren. 29. März 2011 3
Hessisches Kultusministerium
Organisation des Projekts SBS-Organisationshandbuch
Teilprojektleitung: HKM
Stellv. Teilprojektleitung: BS
Projekt-
beirat Steuergruppe
Arbeitspaket 2.1 Arbeitspaket 2.2 Arbeitspaket 3 Arbeitspaket 4 Arbeitspaket 5
(Kapitel 2.1) (Kapitel 2.2)) (Kapitel 3) (Kapitel 4) (Kapitel 5)
Personal- Personal- Budget Regionale Schulische
entwicklung verwaltung Kooperation Organisation
Festlegung Entwicklung
einheitlicher von Empfeh-
Modellierungs- lungen für An-
vereinbarung- Beschreibung der Prozesse gemäß der in AP1 zu passungen der
en zur Siche- erstellenden Modellierungsvereinbarung schulischen
rung der Organisation,
Modellie- um die neuen
rungsqualität Zuständigkei-
ten einer SBS
zu berücksich-
tigen
Projektbüro
29. März 2011 4Hessisches Kultusministerium
Projektstruktur und -mitglieder
Teilprojektleitung: Frau Braun-Grimmelbein (HKM)
Stellvertretung: Herr Metternich (BS)
Projekt- Leitung: Frau Braun-Grimmelbein (HKM) Mitglieder: Teilprojektleitung, Arbeitspaketleitungen,
beirat Steuergruppe Stv. Leitung: Herr Metternich (BS) Projektbüroleitung
Mitglieder:
• Fr. Arbeitspaket 2.1 Arbeitspaket 2.2 Arbeitspaket 3 Arbeitspaket 4 Arbeitspaket 5
Galetzka
(BS)
• H. Glanz
Personal- Personal- Budget Regionale Schulische
(BS) entwicklung verwaltung Kooperation Organisation
• H. Greven
(HKM) Leitung: Leitung: Leitung Leitung: Leitung: Leitung:
• H. Kiesel • Frau Dr. Gastl • Frau Borowski (BS) • Herr Schönberger • Herr Herget (BS) • Herr Hochstätter • Herr Querbach (BS)
(BS) (HKM) (SSA) (HKM)
• H. Linke Stv. Leitung:
(SSA) Stv. Leitung: Stv. Leitung: Stv. Leitung: Herr Finke (SSA) Stv. Leitung: Stv. Leitung:
• H. Litschel • Herr Jung (BS) Herr Drude (SSA) Frau Borowski (BS) Herr Kößler (BS) • Herr Dr. Herget
(HKM)
Mitglieder: Mitglieder: (BS)
• H. Martin
(Uni KS) • Herr Metternich Mitglieder: Mitglieder: • Herr Fachinger Mitglieder:
• H. Zboril (BS) • Herr Dr. Burggraf • Herr Buchhorn-Klos (HKM-KOBE) • Frau Dr. Gastl Mitglieder:
(HKM) • Herr Rödiger (ext.) (HKM-KOBE) (SSA) • Herr Denfeld (BS) (HKM) • Frau Benner (HKM)
• H. Herlein. • Herr Zeiger (HKM) • Frau Maschler • Herr Dr. Bott (HKM) • Herr Merhof (BS) • Herr Schmitt (SSA) • Frau Dr. Reitz
(Vertr. der
• Projektbüro MR (HKM) • Frau Kaiser (BS) • Frau Schwarz • Herr Walter (HKM)
AG Direk- • Herr Philipp (HKM) • Herr Koch (BS) (HKM) Schwarz (BS) • Herr Stahler (SSA)
toren) • Herr Vaupel (HKM) • Herr Schöler (ext.) • Frau Pedersen • Herr Weber (HKM- • Herr Jung (BS)
• Projektbüro MR • Herr Zeiger (HKM) (HKM) KOBE) • Projektbüro MR
• Projektbüro MR • Projektbüro MR • Projektbüro MR
Projektbüro Leitung: Herr Zeiger (HKM) Mitglieder: Frau Dr. Gastl (HKM), Frau Benner (HKM)
29. März 2011 5Hessisches Kultusministerium
AP 1 „Systematisierung der Vorgehensweise“:
Statusbericht (1/2)
Aktivität Endprodukt Status
• Abstimmung von Art und Umfang der Prozess-Dokumentation
- Abstimmung der fachlichen Anforderungen an das Handbuch • Gliederungs- abg.
auf Basis eines Gliederungsentwurfs entwurf
- Entwicklung eines Prozess-Prototyps und Überprüfung der • Prozess- abg.
Verständlichkeit durch Testanwender Prototypen
- Spezifikation der technischen Anforderungen (Handbuch- • Anforderungs- abg.
Report Entwicklung) spezifikation
• Programmierter i. B.
Handbuch-Report
• Festlegung der Modellierungsvereinbarungen • Dokumentierte abg.
Modellierungs-
vereinbarungen
• Abstimmung der Art der technischen Bereitstellung des • Bereitstellungs- abg.
Handbuchs konzept
29. März 2011 6Hessisches Kultusministerium
AP 1 „Systematisierung der Vorgehensweise“:
Statusbericht (2/2)
Aktivität Endprodukt Status
• Sicherung der Dokumentationsqualität
- Definition der Qualitätskriterien • Kriterienkatalog abg.
- Entwicklung und Koordination eines QS-Prozesses • Prozess- abg.
spezifikation
• Dokumentation der i. B.
Prüfungsaktivitäten
• Definition des Aktualisierungsprozess im Regelbetrieb • Prozess- offen
spezifikation
• Vorstellung von Möglichkeiten der Weiterbearbeitung der • Vorgehensplan/ offen
SBS-Prozessmodelle durch die Schulen zur Unterstützung Empfehlungen
des schulischen Prozess- und Qualitätsmanagements
29. März 2011 7Hessisches Kultusministerium AP 2 „Personalmanagement“: Statusbericht • Die Übersicht über die relevanten Prozesse liegt in hierarchisch strukturierter Form vor. Die Zahl der Prozesse, die bis Mai in gesicherter Qualität vorliegen, ist auf Basis des Ende Februar erreichten Modellierungsforschritts erfolgt. • Die Modellierung schreitet voran – die AP-Gruppe 2.1 hat bislang zwölf, die AP-Gruppe 2.2 sechzehn Workshops mit dem Projektbüro Marburg durchgeführt. Zwei bzw. vier weitere Modellierungsworkshops sind bereits bis Ende April terminiert. • Bis Mai werden alle verbleibenden Modellierungsaktivitäten zunächst auf die Qualitätssicherung der vorhandenen Prozessmodelle gerichtet, bevor die Modellierung neuer Prozesse fortgeführt wird. 29. März 2011 8
Hessisches Kultusministerium
AP 3 „Budget“: Statusbericht
• Die Prozessmodellierung und Dokumentation der Budgetprozesse gliedert
sich in zwei Teilbereiche, “kleines” und dem “großes” Schulbudget.
• Status der Modellierung und Dokumentation des „kleinen“ Schulbudgets:
- Die Prozesse des „Kleinen Schulbudgets“ wurden unter Leitung von Herrn
Heimer (Haushaltsreferat) modelliert.
- Die Modelle wurden durch die AP-Gruppe hinsichtlich des Inhalts, der
Dokumentation und der grafischen Darstellung geprüft (vgl. Qualitätskriterien)
und die Ergebnisse an die Modellierungsgruppe zurückgespielt.
• Die Prozessmodellierungen und Dokumentation des „großen“ Schulbudgets
sollen bis zum 31.12.2011 erarbeitet werden.
29. März 2011 9Hessisches Kultusministerium AP 4 „Regionale Kooperation“: Statusbericht • Modellierung und Beschreibung von Prozessen zum Auf- bzw. Ausbau regionaler Kooperationen auf der Grundlage des neuen Hessischen Schulgesetzes • Vorlage zur Erarbeitung einer Verordnung für berufliche Schulen und die (Weiter-)Entwicklung von regionalen Kooperations- vereinbarungen in Ergänzung des Hessischen Schulgesetzes 29. März 2011 10
Hessisches Kultusministerium AP 5 „Schulische Organisation“: Statusbericht • Es werden Empfehlungen für die schulinterne Organisation entwickelt. • Erfahrungen und bewährte Verfahrensweisen aus den SV-Plus-Schulen werden einbezogen. 29. März 2011 11
Hessisches Kultusministerium
Qualitätssicherung –
Dimensionen und Kriterien der Modellqualität (1/2)
Dimension Qualitätskriterium Beispiel
Inhalt • Richtigkeit • Ist der Sachverhalt (Prozessabfolge, Zustän-
digkeiten, Input/Output) korrekt abgebildet?
• Vollständigkeit • Wurden alle relevanten Prozessschritte
modelliert?
Dokumen- • Vollständigkeit • Sind alle Pflichtattribute beschrieben?
tation • Sollten optionale Attribute ergänzt werden?
(z. B. rechtliche Grundlage, Muster/Vorlagen)
• Ausführlichkeit • Sind die Beschreibungen ausreichend, um den
Sachzusammenhang zu verstehen?
• Verständlichkeit / Klarheit • Sind die Beschreibungen für die Adressaten
nachvollziehbar und verständlich?
• Sind die Prozessnamen aussagekräftig?
• Konsistenz der • Werden Begriffe einheitlich verwendet?
Begrifflichkeiten
• Sprachliche Richtigkeit • Sind die Texte frei von Rechtschreibfehlern?
• Werden die männliche und weibliche Form
durchgängig gebraucht?
29. März 2011 • Abkürzungserläuterungen • Sind alle verwendeten Abkürzungen erfasst?12Hessisches Kultusministerium
Qualitätssicherung –
Dimensionen und Kriterien der Modellqualität (2/2)
Dimension Qualitätskriterium Beispiel
Grafische • Übersichtlichkeit • Würde die Ausgliederung von Unterprozessen
Darstellung die Übersichtlichkeit erhöhen?
• Lesbarkeit • Sind die Symbolbeschriftungen lesbar?
• Sind die Start- und Endpunkte von
Verbindungslinien klar erkennbar?
• Konsistenz in der • Werden dieselben Rollen oder Informationen
Verwendung von stets durch dasselbe Symbol abgebildet?
Modellelementen
Format • Keine ungewollten
Zeilenumbrüche
• Keine doppelten Leerzeichen
• Konsistente und • Sind Überschriften, Listen, Hervorhebungen
einheitliche Verwendung u. a. entsprechend formatiert?
von Formatvorlagen
• Einheitlicher Aufbau der
Prozessdokumentationen
• Kontrolle von Seitenumbrüchen
29. März 2011 13Hessisches Kultusministerium
Aufteilung der Verantwortlichkeiten im Vorschlag
Qualitätssicherungsprozess
QS-Prozess- • Fr. Benner
koordination
Inhaltliche Prüfung • Fr. Galetzka • Hr. Jung • Hr. Schütz*
(2 Personen/Prozess) • Hr. Glanz • Hr. Linke • Fr. Mosný*
• Hr. Günder • Hr. Querbach
Sprachliche Prüfung • Hr. Roediger
• Fr. Schneider
Methodische Prüfung • Projektbüro Marburg
Formale Prüfung • Fr. Dr. Gastl
* Fokus auf inhaltliche Prüfung hinsichtlich juristischer Aspekte
29. März 2011 14Hessisches Kultusministerium
Aufbau und Struktur des SBS-Organisationshandbuchs
Gliederungsentwurf
BACKUP
Vorwort der Ministerin* 4 Personalbeschaffung
Würdigung der Autoren (Autorenverzeichnis) 5 Personaladministration
Registerübersicht 6 Beteiligungsverfahren
1 Leitbild/Philosophie der selbstständigen 7 Kostenmanagement
beruflichen Schule
8 Regionale Kooperation
2 Einführung in das SBS-Organisa-
tionshandbuch 9 Empfehlungen für die schulische
2.1 Zielsetzung des Handbuchs Organisation
2.2 Einführung in die SBS-Prozess- Anhang
landkarte
A Verzeichnis der beteiligten Rollen und
2.3 Aufbau des Handbuchs
Gruppen
3 Personalplanung und -entwicklung
B Prozessverzeichnis
3.1 Geschäftsprozesse im Überblick
3.2 Geschäftsprozess A C Alphabetische Übersicht verfügbarer
3.3 Geschäftsprozess B Muster, Vorlagen und Checklisten
… D Erläuterung der Grafiksymbole
Manuell erstelltes Dokument
29. März 2011 * zu klären 15
ARIS-ReportHessisches Kultusministerium Inhaltliche Struktur der Einzelprozesse • Prozesssteckbrief - Angaben zum Prozess - Prozessbeteiligte mit Zuständigkeiten - Schnittstellen zu anderen Prozessen - Angaben zu rechtlichen Grundlagen - Verfügbare Muster/Vorlagen • Prozessablauf bzw. Abfolge der Arbeitsschritte • Übersicht der erzeugten und benötigten Informationen 29. März 2011 16
Hessisches Kultusministerium
Umfang der bis zum Mai-Termin fertig
gestellten Handbuch-relevanten Geschäftsprozesse
Prozessanzahl Stand 28.03.2011 Umfassen 31 Teil-
prozesse, d. h.
durchschn. 5 Teil-
3 prozesse pro mehr-
stufiger Prozess
6
14
5
Fertige Ohne Einstufig Mehrstufig
Prozesse Verfeine-
im Mai rung
Komplexitätsgrad
Personalplanung und
-entwicklung (PP + PE) 6 2 2 2
Personalbeschaffung (PB) 2 - - 2
Personaladministration (PA) 3 1 2 -
Beteiligungsverfahren (BV) 2 - 2 -
Budget 1 - - 1
29. März 2011 17Hessisches Kultusministerium Bereitstellung des SBS-Organisationshandbuchs Anforderungen Bereitstellung einer druckbaren Version • Das • Im Mai 2011 wird ein großer Teil der Prozesse Organisationshandbuch zur Personalentwicklung und Personalverwaltung soll für alle Adressaten sowie zum Kleinen Schulbudget in erarbeiteter einfach zugänglich sein. Form vorliegen und für die Veröffentlichung • Die Art der Bereit- freigegeben werden. stellung muss eine • Bis zum 01.08.2011 wird den Schulen die leichte Aktualisierbarkeit Erstausgabe des Organisationshandbuchs mit bzw. Möglichkeit zur den o. g. Prozessen als Druckversion zugehen. Fortschreibung gewähr- • Ergänzungslieferungen der nachrangig leisten. priorisierten Prozesse erfolgen zum Jahresende • Bekannte Zeit- und 2011 bzw. in Folge bei Bedarf. Kostenrestriktionen • Eine zusätzliche Bereitstellung in einem sind einzuhalten zentralen Downloadbereich wird geprüft. 29. März 2011 18
Hessisches Kultusministerium
Projektzeitplan bis Mai
Mrz Apr Mai
Aktivitäten KW 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
• Finalisierung der Prozessmodelle
- Modellierungsworkshops AP 2.1
- Modellierungsworkshops AP 2.2
15.04.
- Inhaltliche und sprachliche Qualitätssicherung
- Methodische und formale Qualitätssicherung
01.05.
• Programmierung Handbuch-Report
• Veröffentlichung
- Druckplanung
- Layout-Genehmigungsprozess
- Druck
• Entwicklung der allgemeinen Handbuch-Kapitel
- Leitbild
- Einführung in das SBS-Organisationshandbuch
29. März 2011 19Hessisches Kultusministerium
Vielen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit!
29. März 2011 20
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