Projektabschluss für die Projekte - Leitfaden für die Projekte des 1. Projektaufrufs
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Programm Interreg V A Großregion
Projektabschluss für die Projekte
des 1. Projektaufrufs
Leitfaden für die Projekte des 1. Projektaufrufs
Fassung vom 25.06.2021
Gemeinsames Sekretariat Interreg V A Großregion
11, boulevard J.F. Kennedy
L-4170 Esch-sur-Alzette
Tel. (+352) 247-80122
info@interreg-gr.eu | www.interreg-gr.eu
Inhalt
Inhalt........................................................................................................................................................ 2
1. Abschlussunterlagen ....................................................................................................................... 3
2. Abschlussbericht ............................................................................................................................. 4
Teil A: Projektumsetzung .................................................................................................................... 4
Teil B: Finanzabwicklung des Projekts ............................................................................................... 9
Teil B1: Bestätigung generelle Abrechnung und öffentliche Aufträge .......................................... 10
Teil B2: Kofinanzierungen & Einnahmen ...................................................................................... 13
Teil B3: Abschlussbericht – Teil B: Finanzabwicklung .................................................................. 16
Teil C: Kommunikation ...................................................................................................................... 18
3. Abschlussprojektbegleitausschuss (A-PBA) ................................................................................. 19
Organisation/Leitung des Abschlussprojektbegleitausschusses ...................................................... 19
Verfassen des Protokolls des A-PBA ................................................................................................ 20
Entwurf des Abschlussberichts (Teile A, B & C) ............................................................................... 20
Konsolidierter Abschlussbericht - Teil A ........................................................................................... 20
4. Lenkungsausschuss ...................................................................................................................... 22
Konsolidierter Abschlussbericht - Teile B1, B2 & B3 ........................................................................ 22
Konsolidierter Abschlussbericht - Teil C ........................................................................................... 22
Genehmigter Abschlussbericht ......................................................................................................... 22
5. Projektabschluss und Fertigstellung der letzten Verwaltungsabläufe........................................... 23
Projektabschluss ............................................................................................................................... 23
Administrativer Abschluss ................................................................................................................. 23
6. Hochladen der Abschlussberichtsteile in Synergie-CTE .............................................................. 24
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1. Abschlussunterlagen
Die Abschlussunterlagen sind für den Abschluss eines Projekts unentbehrlich und müssen von den
Projektpartnern eines Projekts in ihrer Gesamtheit fertiggestellt werden, bevor sie dem
Lenkungsausschuss vorgelegt werden können, damit dieser über den offiziellen Abschluss des Projekts
entscheiden kann.
Der Abschlussbericht stellt den zentralen Teil der Abschlussunterlagen dar. Er besteht aus fünf
verschiedenen Dokumenten:
Teil A: Projektumsetzung
Teil B: Finanzabwicklung des Projekts
Teil B1: Bestätigung generelle Abrechnung und öffentliche Aufträge
Teil B2: Kofinanzierungen & Einnahmen
Teil B3: Abschlussbericht – Teil B: Finanzabwicklung
Teil C: Kommunikation
Zu diesen Dokumenten werden auch alle Anlagen, welche die verschiedenen Teile des
Abschlussberichts unterstützen, sowie das Sitzungsprotokoll des Abschlussprojektbegleitausschusses
(A-PBA) hinzugefügt. Da das Verfahren zum Abschluss eines Interreg VA-Projekts mehrere Monate
dauern kann, werden die Projekte gebeten, diesen Leitfaden so bald wie möglich zu lesen, um sich mit
allen Aspekten des Verfahrens vertraut zu machen und sich optimal auf den Abschluss vorzubereiten.
Die digitale Fassung der Projektabschlussunterlagen finden Sie auf Synergie-CTE. Weitere
Informationen darüber, wie und mit welchen Bezeichnungen die verschiedenen Unterlagen in Synergie-
CTE hochgeladen werden müssen, stehen in Kapitel 6 dieses Leitfadens.
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2. Abschlussbericht
Teil A: Projektumsetzung
Verfasst von: gemeinsames Verfassen von allen Projektpartnern
den Lenkungsausschuss auf Empfehlung des
Genehmigung durch:
Gemeinsamen Sekretariats (GS)
administrative Projektdaten / Dokumente /
Upload in Synergie-CTE unter:
Abschlussunterlagen
Die Fristen für Teil A des Abschlussberichts unterscheiden sich von den Fristen für Teil B und
Teil C. Da die Ergebnisse des Projekts während des A-PBA vorgestellt werden müssen, werden
die Fristen für die Einreichung einer endgültigen Version im Kapitel 3
„Abschlussprojektbegleitausschuss (A-PBA)“ dieses Leitfadens erläutert.
Teil A des Abschlussberichts umfasst fünfzehn auszufüllende Abschnitte. Dieser Teil soll eine globale
Zusammenfassung der Projektumsetzung präsentieren. Die in diesem Bericht hinzuzufügenden Daten
bilden folglich eine Zusammenfassung der Informationen, die in den von den Projektpartnern
ausgefüllten und von den Programmpartnern genehmigten Jahresberichten enthalten sind. Allerdings
analysiert dieser Teil ebenfalls die sozialen und wirtschaftlichen Auswirkungen des Projekts im
weitesten Sinne. Darüber hinaus enthält er administrative Fragen, die dem Programm helfen sollen,
seine Verfahren zu verbessern.
Zu diesem Zweck ist es wichtig, dass die Projekte eine ehrliche Analyse folgender Punkte vornehmen:
• aufgetretene Probleme und gegebenenfalls angewandte Lösungen
• am Programm vorzunehmende Verbesserungen
Bei Projekten mit hohem technischem Anspruch sollten Sie darauf achten, bei der Beschreibung Ihrer
Umsetzungen möglichst wenig technische Fachbegriffe und/oder Abkürzungen zu verwenden, um das
Verständnis für Fachfremde und für die für die Bewertung des Berichts zuständigen Personen zu
erleichtern. Wenn eine allgemeine Beschreibung der Aktionen nicht möglich ist, stellen Sie bitte ein
Glossar bzw. eine Definition/Erklärung der verwendeten Fachbegriffe bereit. (Dieses Glossar kann
ebenfalls in der Projektkommunikation verwendet werden).
1. Identifizierung des Projektabschlussberichts
Der erste Abschnitt des Abschlussberichts übernimmt die Schlüsseldaten des Projekts, insbesondere
den Projekttitel, den Kurztitel, die Dauer, die Achse und das spezifische Ziel des Projekts. Dieser Teil
hilft bei der schnellen Identifizierung des Projekts und seines Hauptansprechpartners (seines
federführenden Begünstigten - FB).
2. Wesentliche Projektumsetzung
Dieser Abschnitt dient dazu, die in der Projektlaufzeit erzielten Ergebnisse und sonstige besondere
Errungenschaften kurz zusammenzufassen.
ACHTUNG:
Dies ist keine Zusammenfassung der Projektziele. Es geht darum, die Ergebnisse und
Auswirkungen, die bei der Umsetzung der Projektziele erreicht wurden, genau zu identifizieren
und zu bewerten. Ebenso soll der grenzüberschreitende Mehrwert der Zusammenarbeit der
Projektpartner deutlich aufgezeigt werden.
Die Zusammenfassung soll die wesentlichen Umsetzungen des Projekts hervorheben und soll
auch für Nicht-Fachleute verständlich sein. Die Zusammenfassung soll im Stil einer
Pressemitteilung verfasst werden.
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3. Erreichte Ziele des Projekts
Dieser Abschnitt vertieft eingehender die Fortschritte, die während der Projektumsetzung erreicht
wurden. Jedes Ziel, das in dem vom Lenkungsausschuss genehmigten Antrag auf EFRE-Förderung
aufgezählt ist, muss separat beschrieben werden. Wir bitten Sie, die Ziele wie in den Jahresberichten
aufgezählt auch im Abschlussbericht aufzulisten. Der Fortschritt wird durch Ankreuzen des geeigneten
Kästchens (vollständig erreicht, in weiten Teilen erreicht, unvollständig erreicht oder nicht erreicht)
bestimmt. In der für die Begründung vorbehaltenen Spalte muss das Projekt die im Rahmen des Ziels
verzeichneten Fortschritte erläutern.
Für jedes Projektziel ist unabhängig von seinem erreichten Fortschritt eine Begründung zu erbringen.
Sollte ein Ziel „vollständig erreicht“ oder „in weiten Teilen erreicht“ sein, ist es wichtig zu beschreiben,
auf welche Weise das Ziel vollständig oder zu einem großen Teil erreicht wurde. Bei Zielen, die
„unvollständig erreicht“ oder „nicht erreicht“ wurden, ist es wichtig, die Ursachen hierfür zu erläutern.
Ziele, die zu ehrgeizig festgelegt wurden, und unvorhergesehene Schwierigkeiten, die aufgetreten sind,
sind wichtige Informationen, die es mit allen Mitgliedern des A-PBA auszutauschen gilt.
4. Erreichte Zielgruppen
Dieser Abschnitt dient zum Nachweis der Auswirkungen des Projekts auf die Zielgruppen. Die Liste der
während der Projektlaufzeit erreichten Zielgruppen bietet eine Übersicht der erreichten Gruppen
angesichts des Antrags auf EFRE-Förderung und ermöglicht somit den Mitgliedern des A-PBA, den
Erfolg der beschriebenen Aktion zu ermessen. Der Erfolg der Aktion wird ebenfalls anhand der dritten
Spalte bezüglich der Beschreibung der Einbindung der erreichten Zielgruppen bewertet. Hier ist es
wichtig, das Einbindungsniveau der Zielgruppen im Vergleich zu den Angaben im Antrag auf EFRE-
Förderung deutlich zu beschreiben, um eine korrekte Bewertung dieser Daten zu ermöglichen.
Hinweis:
In diesem Abschnitt ist die Auswirkung der Aktion auf die Zielgruppen und die Einbindung der
Zielgruppen in jede einzelne Aktion zu beschreiben. Der Inhalt der Aktion ist in diesem Teil nicht
detailliert zu erläutern. Es ist anzugeben, wie die Zielgruppen erreicht und in die Aktion
eingebunden wurden. Nach Möglichkeit ist diese Beschreibung mit konkreten Zahlen und einer
genauen Angabe der erreichten Akteure zu versehen (zum Beispiel Namen von Einrichtungen,
von KMU usw.).
5. Bericht pro Projektaktion
Dieser Abschnitt vertieft die während der Projektlaufzeit durchgeführten Aktionen. Jede Aktion, die im
genehmigten Antrag auf EFRE-Förderung des Projekts aufgezählt wird, ist separat zu beschreiben. Um
Irrtümer zu vermeiden, sollten Sie die Bezeichnungen der Aktionen aus dem Antrag auf EFRE-
Förderung (Abschnitt C4) herauskopieren. Der Fortschritt der Aktionen wird bestimmt, indem Sie das
geeignete Kästchen ankreuzen.
Hinweis:
Im Abschlussbericht besteht nur noch die Wahl zwischen „abgeschlossen“ und „nicht
abgeschlossen“.
In den Zeilen „zuständiger Partner“ und „teilnehmende Partner“ sind die an der Aktion teilnehmenden
Partner anzugeben. Sollten sich Änderungen bei den teilnehmenden und/oder zuständigen Partnern
im Vergleich zum Antrag auf EFRE-Förderung ergeben haben, bitten wir Sie, dies anzugeben.
In dem der Beschreibung vorbehaltenen Teil müssen die Projektpartner die maßgebenden
Umsetzungen für jede Aktion während der Projektlaufzeit sowie etwaige Änderungen der Aktion im
Vergleich zum ursprünglichen Antrag auf EFRE-Förderung erläutern. Eine Beschreibung ist
unabhängig von dem erzielten Fortschritt der Maßnahmen der Aktion zu erbringen. Wenn die Aktionen
zu ehrgeizig waren, oder unvorhergesehene Schwierigkeiten aufgetreten sind, ist es wichtig, diese
Informationen mit allen Mitgliedern des A-PBA auszutauschen, damit die Auswirkungen dieser zu
ehrgeizigen Aktionen oder der aufgetretenen Schwierigkeiten oder Unwägbarkeiten bewertet werden
können. Wird die Beschreibung der Aktion durch eine Anlage untermauert, bitten wir Sie, in der
Beschreibung der Aktion darauf hinzuweisen und die Nummer der Anlage anzugeben.
Seite 5 von 266. Ergebnisse des Projekts
In diesem Abschnitt sind die Ergebnisse und Zielwerte aus Kapitel C6 des Antrags auf EFRE-Förderung
(PDF-Version) zu übernehmen. Eine Erläuterung des Ergebnisses ist ebenfalls zu erbringen, das heißt,
es ist zu erklären, wie diese Ergebnisse erzielt wurden. Diese Erläuterung ist nicht zu verwechseln mit
der Begründung, die darlegen soll, aus welchem Grund oder aus welchen Gründen der erreichte Wert
den Zielwert unter- oder überschritten hat.
7. Beitrag des Projekts zu den Outputindikatoren
In den Verordnungen für den Programmzeitraum 2014-2020 hebt die EU-Kommission die
Interventionslogik der Programme und folglich die Bedeutung der Auswahl der Ergebnis- und der
Outputindikatoren hervor, um die geplanten Veränderungen im Kooperationsgebiet zu messen und
deren Fortbestand sicherzustellen. Der Beitrag eines Projekts zum zugeordneten spezifischen Ziel des
Kooperationsprogramms wird anhand der Outputindikatoren gemessen. Zum Ausfüllen dieser Tabelle
genügt es, die in den jeweiligen Jahresberichten angegebenen Werte zu kopieren und diese in die
entsprechende Spalte einzufügen.
Es ist ebenfalls notwendig, eine Beschreibung für jeden auf das Projekt angewandten Outputindikator
zu erbringen. Zu diesem Zweck wird eine separate Tabelle bereitgestellt, in der die Beschreibung
eingefügt werden kann. Die französische Fassung ist links und die deutsche Fassung ist rechts
darzustellen.
Um die Berechnung des erreichten Werts des ausgewählten Outputindikators nachvollziehen zu
können, muss das Projekt nicht nur die hierfür angewandte Berechnungsmethode angeben, sondern
auch eine Erklärung zur Berechnung liefern.
Diese Erklärung muss folgende Punkte beinhalten:
• Die Art und Weise, in der die in die Berechnung einbezogenen Daten erhoben wurden (z.B.
Erfassen der Anzahl der ausgebildeten Personen);
• Die Art und Weise, in der die erhobenen Daten berechnet wurden (z.B. Erfassen der Anzahl
der ausgebildeten Personen, Berechnung der Fläche der Großregion, die von den
Projektergebnissen profitiert, usw.).
Hinweis:
Hinsichtlich des spezifischen Ziels 10 sind beide Outputindikatoren zu beschreiben und
auszufüllen, genau wie bei den Jahresberichten.
8. Beitrag des Projekts zur Schaffung von Arbeitsplätzen in der Großregion
Jede Zeile der Tabelle entspricht einer Arbeitsstelle. Bitte füllen Sie ebenso viele Zeilen aus wie
Arbeitsplätze geschaffen wurden.
Um zu beurteilen, ob es notwendig ist, diese Tabelle auszufüllen, sollten Sie sich die folgende Frage
stellen:
Musste ich aufgrund der Beteiligung meiner Einrichtung/meines Unternehmens an diesem Projekt
Personal einstellen? Wenn die Antwort "Ja" lautet, muss die Tabelle ausgefüllt werden. Wenn die
Antwort "nein" lautet, muss die Tabelle nicht ausgefüllt werden.
Hinweis:
Wenn eine Person in der Struktur vor dem Projekt einen befristeten Vertrag hatte und ihr Vertrag nur
wegen des Projekts verlängert wurde, muss in der Tabelle eine befristete Stelle nur für die Dauer der
Vertragsverlängerung im Zusammenhang mit dem Projekt angegeben werden.
In der ersten Spalte („Anzahl geschaffener Vollzeitstellen“) müssen die Projekte die Anzahl der direkten
und indirekten Vollzeitstellen angeben, die dank des Projekts geschaffen wurden, aufgeschlüsselt nach
Geschlecht der eingestellten Person, Vertragsart und Art der Arbeitsstelle. In dieser ersten Spalte
berücksichtigen wir noch nicht die Art des Vertrags (d.h. unbefristeter Vertrag, befristeter Vertrag,
bezahltes Praktikum usw.), sondern nur, ob eine neue Stelle im Unternehmen geschaffen wurde und
ob es sich um eine Vollzeit- (1 VZÄ) oder Teilzeitstelle (weniger als 1 VZÄ) handelt.
Seite 6 von 26Die zweite Spalte („Dauer des Vertrags in Monaten“) ist nur auszufüllen, wenn es sich nicht um einen
unbefristeten Vertrag handelt.
In der dritten Spalte („Geschlecht der eingestellten Person“) ist eine Auswahl aus der angebotenen
Liste zu treffen. Diese Liste bietet folgende Möglichkeiten: weiblich, männlich, sonstige, weiblich mit
Behinderung, männlich mit Behinderung oder sonstige mit Behinderung. Die zutreffende Information ist
in die geeignete Zeile zu kopieren.
Hinweis
Bei einem Personalwechsel für die im Rahmen der Projektdurchführung geschaffene Stelle muss das
Geschlecht der zuletzt beschäftigten Person angegeben werden.
In der nächsten Spalte („Art des Vertrags“) ist zu erläutern, ob es sich um einen befristeten oder einen
unbefristeten Vertrag handelt. Die zutreffende Information ist in die geeignete Zeile zu kopieren. Handelt
es sich nicht um einen unbefristeten Vertrag, ist „befristeter Vertrag“ zu wählen. Zur Erinnerung: Wenn
es sich um einen unbefristeten Vertrag handelt, ist die Spalte „Dauer des Vertrags in Monaten“ nicht
auszufüllen.
In der fünften Spalte („Art der geschaffenen Arbeitsplätze“) bietet die dazugehörende Liste diverse
Tätigkeitsfelder an. Findet sich keine geeignete Beschreibung in der angebotenen Liste, wählen Sie
bitte diejenige, die die Art der Arbeitsstelle am besten beschreibt. Vermeiden Sie aber bitte so weit wie
möglich die Kategorie „Verschiedenes“. Falls Sie dennoch „Verschiedenes“ auswählen sollten, geben
Sie bitte die Art der Arbeitsstelle an.
Die letzte Spalte („Anzahl der geschaffenen indirekten Arbeitsstellen“) dient der Bewertung der
Auswirkungen der wirtschaftlichen Aktivität unter Berücksichtigung der Anzahl der durch das Projekt
geschaffenen indirekten Arbeitsstellen. Diese Spalte ist von Projekten auszufüllen, die Aus- oder
Fortbildungen angeboten haben. Das betroffene Projekt muss in dieser letzten Spalte die Anzahl an
Personen angeben, die dank dieser Aus- oder Fortbildung einen Arbeitsplatz gefunden haben. Die
zuvor genannten Spalten sind nach demselben Prinzip wie für geschaffene direkte Arbeitsstellen
auszufüllen. Wenn eine Stelle bei einem strategischen Partner geschaffen wurde, sollte diese Spalte
ebenfalls ausgefüllt werden.
9. Beitrag des Projekts zu den bereichsübergreifenden Grundsätzen
Es existieren insgesamt drei bereichsübergreifende Grundsätze: Nachhaltige Entwicklung,
Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung sowie Gleichstellung von Männern und Frauen. Dieser
Abschnitt bezieht sich auf Teil C12 des Antrags auf EFRE-Förderung. Bitte kreuzen Sie die Art des
Beitrags für jeden der bereichsübergreifenden Grundsätze an (positive Auswirkungen, neutral, negative
Auswirkungen) und beschreiben Sie die Umsetzungen während der Projektdurchführung im Hinblick
auf die Art des Beitrags, der im Antrag auf EFRE-Förderung für jeden der bereichsübergreifenden
Grundsätze vorgesehen war.
Der Abschlussbericht hat insbesondere den Beitrag zu den Grundsätzen der Chancengleichheit und
Nichtdiskriminierung sowie der Gleichstellung von Männern und Frauen zu überprüfen. Hier genügt es,
die für die drei Spalten geforderten Angaben einzutragen.
10. Aufgetretene Schwierigkeiten und angewandte Lösungen
In diesem Abschnitt muss das Projekt die aufgetretenen Probleme aufführen, auf die es bereits in
anderen Abschnitten des Berichts Bezug genommen hat, und erläutern, wie diese Probleme gelöst
wurden.
11. Zusammenfassung der auf Ebene des Projekts durch das Programm durchgeführten
Kontrollen
In diesem Abschnitt muss sich der FB mit den anderen Projektpartnern abstimmen, um alle Vor-Ort-
Kontrollen aufzuführen, die bei den unterschiedlichen Projektpartnern über die gesamte Projektlaufzeit
im Rahmen des Programms durchgeführt worden sind. Die im Bericht dargestellten Beispiele erheben
keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
12. Bilanz des Projekts
Seite 7 von 26Hier hat das Projekt drei unterschiedliche Fragen zu beantworten. Die erste Frage ermöglicht es dem
Projekt, eine allgemeine Bilanz des Projekts zu ziehen und sowohl positive als auch negative
Erfahrungen zu beschreiben, die das Projekt geprägt haben und die es zuvor im Bericht noch nicht
erläutern konnte, da es dazu noch keine Gelegenheit gab.
Die zweite Frage konzentriert sich auf die Verbesserungen, die in Zusammenarbeit zwischen den
unterschiedlichen Einrichtungen des Projektkonsortiums erzielt werden konnten. In diesem Kontext ist
zu beachten, dass es dem Projekt ebenfalls freisteht, eventuelle Verschlechterungen in der
Zusammenarbeit zu erläutern, die sich während der Projektumsetzung ergeben haben.
Die letzte Frage konzentriert sich auf die Hindernisse, die dank der Projektaktionen reduziert werden
konnten.
13. Dauerhaftigkeit des Projekts
Die erste Frage, die das Projekt beantworten soll, besteht in der Bewertung der Dauerhaftigkeit der
Partnerschaft nach Ablauf der Projektförderung. Bitte erläutern Sie hier, wie die Zusammenarbeit
weitergeführt wird. Wenn die Zusammenarbeit ggf. nicht mehr auf derselben Ebene (technisch,
operational, politisch, regional oder national) oder in der gleichen Konstellation erfolgen sollte, besteht
auch die Möglichkeit, dass bestimmte Projektpartner weiterhin an der Projektidee oder in anderen
Kontexten zusammenarbeiten. Bitte erläutern Sie, was ggf. eine Weiterführung der Partnerschaft
verhindert oder erschwert.
Das Projekt hat in der zweiten Frage anzugeben, wie seine Aktivitäten nach Auslauf der Finanzierung
durch das Programm weitergeführt werden. Das Projekt muss angeben, welche Aktionen
aufrechterhalten werden und welche gegebenenfalls eingestellt werden müssen. Bei
aufrechterhaltenen Aktionen hat das Projekt anzugeben, wie es genau vorsieht, diese Leistungen
weiterhin anzubieten und ob hierfür ein bestimmter Zeitraum eingeplant ist. Bitte erläutern Sie, was ggf.
eine Weiterführung der Projektaktivitäten verhindert oder erschwert.
14. Vorschläge und Empfehlungen an das Programm
Dieser Abschnitt ermöglicht es dem Projekt, dem Programm gegenüber verbesserungsbedürftige
Aspekte oder positive Punkte, deren weitere Aufnahme in das INTERREG-Programm wünschenswert
wäre, darzustellen.
15. Anhänge
In diesem letzten Abschnitt muss das Projekt die Anlagen zum Bericht auflisten. Jedes Dokument, das
zum einwandfreien Verständnis des Abschlussberichts notwendig ist, muss dem Bericht im Anhang
beigefügt werden.
Hinweis:
Nur wichtige Anhänge, die die Endergebnisse des Projekts hervorheben, sollten mit dem
Abschlussbericht verschickt werden. Es ist nicht notwendig, alle Anhänge, die zuvor mit den
Jahresberichten verschickt wurden, zu übermitteln.
Seite 8 von 26Teil B: Finanzabwicklung des Projekts
• FB (Teil B1)
Verfasst von: • finanzielle Projektpartner des Projekts (Teil B2)
• GS - Finanzreferent/in (Teil B3)
• Lenkungsausschuss (Teil B1 & B3)
Genehmigung durch:
• First-Level-Kontrolleure (FLK) (Teil B2)
administrative Projektdaten / Dokumente /
Upload in Synergie-CTE unter:
Abschlussunterlagen
Teil B - Finanzabwicklung des Projekts unterscheidet sich von den anderen Teilen des Berichts
dadurch, dass die Abschnitte, aus denen sich dieser Teil des Berichts zusammensetzt, von
verschiedenen Projekt- und Programminstanzen ausgefüllt werden müssen.
ACHTUNG:
Im Gegensatz zu den für Teil A vorgegebenen Fristen hängen die Bearbeitungszeiten für Teil B
des Abschlussberichts im Wesentlichen vom Einreichungsdatum des letzten in Synergie-CTE
eingereichten Mittelabrufs ab.
Gemäß den Bestimmungen des EFRE-Zuwendungsvertrags haben die Projektpartner nach
Projektende zwei Monate Zeit, um die letzten Rechnungen für Ausgaben, die während des im EFRE-
Zuwendungsvertrag festgelegten Förderzeitraums veranlasst wurden, zu begleichen. Die
Projektpartner müssen ihren letzten Mittelabruf spätestens am Ende des dritten Monats nach dem Ende
des Förderzeitraums in Synergie-CTE eingereicht haben. Daher müssen drei Monate nach Projektende
alle Ausgaben bezahlt und in Synergie-CTE im Rahmen eines finalen Mittelabrufs verbucht werden.
Alle drei Abschnitte des Teils B des Abschlussberichts sind bis zur Einreichung, Kontrolle und
Zertifizierung der letzten Mittelabrufe als vorläufig zu betrachten. Erst nach Abschluss des
Finanzkreislaufs des letzten Mittelabrufs ist es möglich, die endgültigen Finanzdokumente zu erstellen,
da erst zu diesem Zeitpunkt alle Ausgaben und Einnahmen in das System eingegeben sind.
Ohne die endgültigen Fassungen der drei Abschnitte des Teils B kann der Abschlussbericht nicht als
vollständig angesehen werden. Bis dahin können die Abschlussunterlagen auch nicht dem
Lenkungsausschuss zur Genehmigung vorgelegt werden.
Da aber auch der A-PBA einen Überblick über die finanzielle Projektumsetzung erhalten muss, sollte
eine vorläufige Fassung des Teils B2 während des A-PBA vorgestellt werden. Die Teile B1 und B3
müssen für den A-PBA noch nicht erstellt werden.
Zur Erinnerung:
Die Freigabe der Auszahlung der restlichen EFRE-Mittel (bis zu 15% der Fördermittel
insgesamt, je nach Mittelverausgabung) für das Projekt erfolgt durch die Entscheidung des
Lenkungsausschusses.
Seite 9 von 26Teil B1: Bestätigung generelle Abrechnung und öffentliche Aufträge
Verfasst von: FB
Genehmigung durch: Lenkungsausschuss
administrative Projektdaten / Dokumente /
Upload in Synergie-CTE unter:
Abschlussunterlagen
Dieses Dokument ist vom FB nach Projektende zu erstellen, nachdem der letzte konsolidierte
Mittelabruf eingereicht wurde. Das Dokument muss ausgedruckt, vom FB unterschrieben und
gestempelt werden und schlussendlich in Synergie-CTE in dem hier aufgeführten Ordner
hochgeladen werden.
Der Teil B1 lässt sich erzeugen, indem man auf Jahresbericht (Tabelle 1, roter Rahmen) klickt.
Teil B1 - Tabelle 1: „Bestätigung generelle Abrechnung und öffentliche Aufträge
(federführender Begünstigter)“
Dort muss der orange Button in der Spalte „Prüfbericht“ (Tabelle 2, roter Rahmen) angeklickt werden.
Seite 10 von 26Teil B1 - Tabelle 2: „Bestätigung generelle Abrechnung und öffentliche Aufträge (federführender
Begünstigter)“
Teil B1 - Tabelle 3: „Bestätigung generelle Abrechnung und öffentliche Aufträge (federführender
Begünstigter)“
Der Teil B1 muss nach Prüfung der im letzten konsolidierten Mittelabruf enthaltenen Ausgaben erstellt
werden (endgültige Fassung, die vom FB unterzeichnet und in Synergie-CTE hochgeladen werden
muss).
Der FB hat nur die Kapitel 2 und 5 des Berichts zu bearbeiten. Alle anderen Kapitel werden automatisch
durch das System erzeugt.
Nichtsdestotrotz wird der FB gebeten, alle fünf Kapitel zu lesen und etwaige Unstimmigkeiten per E-
Mail an den/die zuständige(n) Projektreferenten(in) zu senden und hierbei den oder die zuständige(n)
Finanzreferenten(in) in Kopie zu setzen.
Teil B1 - Tabelle 4: Kapitel 2 - Kontaktangaben der für den Bericht zuständigen Person
Diese Tabelle stellt das erste Kapitel dar, das vom FB zu bearbeiten ist. Als Kontaktangaben sind in
dieser Tabelle die Kontaktdaten des FB oder seines gesetzlichen Vertreters anzugeben. Die Person,
deren Kontaktdaten in diesem Kapitel angegeben sind, muss derjenigen Person entsprechen, die
diesen Bericht unterzeichnet.
Seite 11 von 26Teil B1 - Tabelle 5: Kapitel 5 - Bestätigung der Endabrechnung durch den federführenden
Begünstigten
Der FB muss die leeren Kästchen ausfüllen, das Dokument ausdrucken, es unterzeichnen, stempeln
und in Synergie-CTE hochladen, sobald die Prüfung des letzten konsolidierten Mittelabrufs
abgeschlossen wurde.
Seite 12 von 26Teil B2: Kofinanzierungen & Einnahmen
Verfasst von: jedem finanziellen Projektpartner
Genehmigung durch: FLK
administrative Projektdaten / Dokumente /
Upload in Synergie-CTE unter:
Abschlussunterlagen
Der Teil B2 des Berichts stellt eine Excel-Tabelle dar, die vom FB und von allen finanziellen
Projektpartnern ausgefüllt und im A-PBA vorgestellt werden muss.
Nach der A-PBA-Sitzung, nach Projektende und nach Einreichung des letzten Mittelabrufs sowie
nach Zertifizierung der letzten Projektausgaben muss das fertiggestellte Dokument von den FLK
geprüft und unterzeichnet werden. Anschließend wird es an die finanziellen Projektpartner
zurückgesendet, die das Dokument in Synergie-CTE hochladen müssen.
Im Teil B2 haben alle finanziellen Projektpartner die von ihnen über den gesamten
Projektdurchführungszeitraum tatsächlich erhaltenen Kofinanzierungsmittel anzugeben. Gleiches gilt
für die Einnahmen. Alle Projektpartner, die im Rahmen des Projekts Einnahmen generiert haben,
müssen diese in der Excel-Tabelle und in Synergie-CTE angeben (für weitere Informationen zu
Einnahmen und zu den anwendbaren Verfahrensweisen siehe Leitfaden zur Förderfähigkeit der
Ausgaben). Jegliche Unstimmigkeit zwischen den in Synergie-CTE eingereichten und zertifizierten und
den in Teil B2 angegebenen Beträgen ist zu korrigieren.
ACHTUNG:
Der Projektpartner verpflichtet sich, seinen FLK über etwaige Zahlungen, die nach Abschluss
des Projekts und bis Abschluss des Programms erfolgen, zu unterrichten. Er verpflichtet sich
ebenso, etwaige zusätzliche, ursprünglich nicht geplante Kofinanzierungen zu melden.
Hinweis:
Jeder finanzielle Projektpartner hat sein eigenes Dokument auszufüllen.
Sollte der A-PBA vor Projektende tagen und/oder sollten noch nicht alle Mittelabrufe im System
eingereicht sein, stellt dieses Dokument eine vorläufige Fassung dar. Sobald der letzte Mittelabruf im
System hinzugefügt wurde, kann das fertiggestellte Dokument an die FLK zwecks Überprüfung und
Unterzeichnung weitergeleitet werden. Die vorläufige Fassung dieses Dokuments ist beim A-PBA
vorzulegen. Die endgültige Fassung wird Bestandteil der Abschlussunterlagen sein und dem
Lenkungsausschuss zur Entscheidung vorgelegt werden.
Der Teil B2 besteht aus zwei separaten Seiten: „Kofinanzierung“ und „Verbrauch“. Beide Seiten sind
auszufüllen, zu unterzeichnen und zu stempeln.
ACHTUNG:
Die Projektpartner werden gebeten, nur die allgemeinen Projektinformationen und die gelb
hinterlegten Felder auszufüllen.
Die blau hinterlegten Felder sind dem FLK vorbehalten. Weiß hinterlegte Felder dürfen nicht
verändert werden.
Seite „Cofinancements / Kofinanzierungen“
Das Dokument bildet den durch das Programm zugewiesenen EFRE-Fördermittelbetrag sowie alle von
den Projektpartnern erhaltenen Kofinanzierungen ab.
Abschnitt 1 – „FEDER / EFRE“
Der Projektpartner muss die Summe der ihm zugewiesenen EFRE-Mittel angeben. Dieser Betrag ist
unter Artikel 6 des EFRE-Zuwendungsvertrags und in den möglichen Zusatzvereinbarungen
angegeben. Der angegebene EFRE-Betrag ist in das Dokument zu kopieren. Der Fördersatz ist
Seite 13 von 26ebenfalls im Artikel 6 des EFRE-Zuwendungsvertrags oder in der letzten Zusatzvereinbarung, die
diesen Artikel abgeändert hat, angegeben.
Der FLK gibt in dem Kästchen (blau hinterlegtes Feld) den nach der Kontrolle der eingereichten
Ausgaben gewährten Betrag an.
Abschnitt 2 „Kofinanzierungen & Eigenmittel“
Der Projektpartner muss die Summe aller während der Projektumsetzung erhaltenen Kofinanzierungen
angeben (gelb hinterlegte Felder).
Hinweis:
• Für jede Kofinanzierungsquelle ist eine separate Zeile zu nutzen und die Summe der
erhaltenen Kofinanzierungen anzugeben.
Beispiel: Wenn ein Projektpartner fünf separate Zahlungen von demselben Kofinanzierer
erhalten hat, sind diese Zahlungen zu addieren und die Summe ist im gelben Teil der Excel-
Tabelle hinzuzufügen.
• Wenn ein Projektpartner oder ein Kofinanzierer Sachleistungen beigesteuert hat, sind diese
ebenfalls in der Tabelle anzugeben. Für diese Art von Kofinanzierung ist in der Tabelle der
Wert anzugeben, der dem Wert der dem Projekt tatsächlich zur Verfügung gestellten
Sachleistungen entspricht.
Der FLK gibt den von ihm im Zuge der Prüfung dieser Kofinanzierungen zertifizierten Betrag an (blau
hinterlegte Felder). Die Nachweise der Kofinanzierungen werden in Synergie-CTE hochgeladen. Nach
dieser Kontrolle prüft der FLK, dass der jeweilige EFRE-Kofinanzierungssatz nicht den im EFRE-
Zuwendungsvertrag angegebenen EFRE-Kofinanzierungssatz überschreitet.
ACHTUNG:
Die Summe der EFRE- und Kofinanzierungssätze darf 100% nicht überschreiten. Ein etwaiger
Überschuss reduziert dementsprechend die dem Projekt gewährten EFRE-Fördermittel.
Seite - „Consommation / Verbrauch“
Diese Seite bildet den Mittelverbrauch pro Kostenkategorie für den jeweiligen Projektpartner sowie
seinen Gesamtverbrauch ab.
Abschnitt 1 – „Dépenses & solde / Ausgaben & Saldo“
In der ersten Spalte „genehmigte Ausgaben“ gibt der Projektpartner die Beträge auf der Grundlage des
letzten genehmigten Budgets an. In der zweiten Spalte „angegebene Ausgaben“ trägt der
Projektpartner die deklarierten Beträge pro Kostenkategorie ein. In der dritten Spalte „vom First-Level-
Kontrolleur zertifizierte Ausgaben“ gibt der FLK für jede Kostenkategorie den nach den First-Level-
Kontrollen zertifizierten Betrag an (blau hinterlegte Felder).
In der zweiten Tabelle dieses Abschnitts wird der für das Projekt noch zu zahlende Betrag berechnet.
Die erste Zahl gibt den dem Projekt gemäß Art. 6 des EFRE-Zuwendungsvertrags oder gegebenenfalls
nach der letzten Zusatzvereinbarung, die den Artikel 6 abgeändert hat, zustehenden EFRE-
Fördermittelbetrag an. Die zweite Zahl wird automatisch errechnet und stellt die Summe der von der
First-Level-Kontrolle zertifizierten EFRE-Mittel dar. Die dritte Zahl gibt den dem Projekt zustehenden
EFRE-Fördermittelbetrag an, der dem Projekt vor Projektabschluss gemäß Art.6 des EFRE-
Zuwendungsvertrags oder gegebenenfalls nach der letzten Zusatzvereinbarung, die den Artikel 6
abgeändert hat, zusteht. Die vierte Zahl gibt den dem Projekt nach Abschluss des Projekts tatsächlich
zustehenden Betrag an.
Hinweis:
Die 85% werden anhand der 100% des im EFRE-Zuwendungsvertrag genehmigten EFRE-
Betrags berechnet. Die verbleibenden Mittel stellen die Differenz zwischen dieser Zahl und dem
abschließend für das Projekt zertifizierten Verbrauch dar.
Abschnitt 2 – „Recettes / Einnahmen“
Seite 14 von 26Hier muss der Projektpartner die im Rahmen des Projekts erzielten Einnahmen angeben. Hat der
Projektpartner keine Einnahmen, ist diese Rubrik nicht auszufüllen. Der FLK muss gegebenenfalls den
zertifizierten Betrag der Einnahmen angeben.
Hinweis:
Die Einnahmen sind zwingend in Synergie-CTE anzugeben. Bitte schlagen Sie im Leitfaden zur
Förderfähigkeit der Ausgaben alle näheren Informationen zu den Einnahmen nach.
Prozedur zur Kontrolle und Unterschrift des Dokuments:
1. Der Projektpartner füllt zuerst die Tabelle wie oben angegeben aus.
2. Anschließend muss dieser den fertigen Bericht speichern und die Excel-Fassung an die FLK zur
Kontrolle weiterleiten.
3. Die FLK muss dann ihren Teil des Berichts im Excel-Dokument ausfüllen, speichern und an den
Projektpartner zur Unterschrift zurückschicken.
4. Der Projektpartner bestätigt diese Angaben, indem er das von der FLK übermittelte Dokument
unterschreibt. Das vom Projektpartner gestempelte und unterschriebene Dokument muss dann
im PDF Format an die FLK zur Gegenzeichnung geschickt werden. Der FLK schickt das von
beiden Parteien unterschriebene Dokument zurück an den Projektpartner.
5. Schlussendlich muss der Projektpartner die konsolidierte und von FLK sowie Projektpartner
unterschriebene Fassung in Synergie-CTE mit der Bezeichnung wie im Kapitel 6 angegeben
hochladen.
Hinweis:
Jeder Projektpartner muss sein eigenes Dokument ausfüllen.
Seite 15 von 26Teil B3: Abschlussbericht – Teil B: Finanzabwicklung
Verfasst von: GS - Finanzreferent/in und Unterschrift vom FB
Genehmigung durch: Lenkungsausschuss
administrative Projektdaten / Dokumente /
Upload in Synergie-CTE unter:
Abschlussunterlagen
Dieses Dokument muss vom GS nach der Einreichung des letzten Mittelabrufs erstellt werden.
Das Dokument muss vom FB ausgedruckt, unterschrieben und gestempelt werden und
schlussendlich in Synergie-CTE in dem oben aufgeführten Ordner hochgeladen werden.
Die Unterzeichnung durch den FB ist notwendig, um die Abschlussunterlagen zu
vervollständigen. Die Freigabe der verbleibenden EFRE-Mittel erfolgt dank der Entscheidung
des Lenkungsausschusses.
Der Teil B3 kann nicht vom FB erstellt werden. Dieser Teil wird durch das Gemeinsame Sekretariat
(GS) erstellt und von diesem ausgefüllt. Wenn ein Abschlussbericht für das Projekt erstellt wurde, kann
der FB hierauf zugreifen, indem er das Register „Abschlussbericht – Teil B: Finanzabwicklung“ (Tabelle
6 – Orangener Rahmen) anklickt.
Teil B3 - Tabelle 6: „Abschlussbericht – Teil B: Finanzabwicklung“
Hinweis:
Der Teil B3 des Abschlussberichts kann erstellt werden, sobald das GS all seine Prüfungen
abgeschlossen hat. In diesem Fall erhält der FB eine Information vom System.
ACHTUNG:
Der FB muss den Teil B3 unterzeichnen, um den Abschlussbericht zu vervollständigen, der mit
allen anderen Abschlussunterlagen dem Lenkungsausschuss zur Genehmigung vorlegt wird. Das
Projekt gilt als endgültig abgeschlossen, sobald die Abschlussunterlagen vom
Lenkungsausschuss genehmigt wurden.
Seite 16 von 26Dieser Bericht muss dem Lenkungsausschuss vorgelegt werden, um den offiziellen Abschluss des
Projekts zu genehmigen.
Durch Anklicken von „Abschlussbericht – Teil B: finanzielle Abwicklung“ öffnet das System folgendes
Fenster, genannt „Liste der Datenblätter zum Projektabschluss“ (Tabelle 7). Hier ist der Notizblock
anzuklicken (orangener Rahmen), um zum nächsten Bildschirm zu gelangen.
Teil B3 - Tabelle 7: „Liste der Datenblätter zum Projektabschluss“
Synergie-CTE öffnet jetzt das „Abschlussdokument Nr. X - nicht validiert“ (Tabelle 8). In diesem
Abschnitt erhält man ebenfalls eine Übersicht der unterschiedlichen im Finanzabschlussbericht
auszufüllenden Abschnitte.
ACHTUNG:
Der FB besitzt für den Teil B3 nur die Leseberechtigung und kann den Bericht nicht verändern
(mit Ausnahme von Kapitel 13). Stellt der FB eine Unstimmigkeit fest, muss er den oder die für
das Projekt zuständige(n) Finanzreferenten/in kontaktieren. Einzig das GS/die
Verwaltungsbehörde ist dazu berechtigt, Änderungen an diesem Bericht vorzunehmen.
Der FB hat nur das Kapitel 13: „Bestätigung der Endabrechnung durch den federführenden
Begünstigten“ (Tabelle 8) auszufüllen. Es handelt sich hierbei um das letzte Kapitel dieses Berichts,
das die vorgestellten Zahlen bestätigt. Die Tabelle ist durch den gesetzlichen Vertreter des FB
auszufüllen. Der Bericht ist nun auszudrucken, zu stempeln und durch den FB in Synergie-CTE im
Ordner „Abschlussunterlagen“ hochzuladen.
Mit der Unterzeichnung des Dokuments bescheinigt der FB, dass die angegebenen Informationen
korrekt sind, und beantragt, dass die dem Projekt noch zustehenden restlichen EFRE-Mittel (siehe
Artikel 8 des EFRE-Zuwendungsvertrags) ausgezahlt werden.
Teil B3 - Tabelle 8: „Bestätigung der Endabrechnung durch den federführenden Begünstigten“
Seite 17 von 26Teil C: Kommunikation
GS - Kommunikationsreferentin und das Projekt (alle
Verfasst von:
Projektpartner)
Genehmigung durch: GS - Kommunikationsreferentin
administrative Projektdaten / Dokumente /
Upload in Synergie-CTE unter:
Abschlussunterlagen
Das Kommunikationsplakat (Teil C) wird zusammen mit dem GS erstellt. Das GS stellt dem Projekt
eine Plakatvorlage bereit, aus dem die wesentlichen Daten des Projekts hervorgehen (Projekttitel,
Kurztitel, Anzahl der finanziellen und strategischen Projektpartner, Budget und geschätzter
Fördersatz).
Das Projekt muss dem GS eine Kurzbeschreibung des Projekts sowie zwei Bilder (Fotos, Grafiken
usw.) in dem Format und in der Größe, die auf dem Plakat vorgegeben sind, zukommen lassen.
Dieser Teil wird an den A-PBA zur Information weitergeleitet, jedoch erst nach Übermittlung der
Daten des FB zusammen mit dem GS konsolidiert.
Dieses Plakat wird nach Möglichkeit kurz nach Abschluss des Projekts auf der Webseite des
Programms veröffentlicht.
Zur Kommunikation ihrer Ergebnisse und ihrer Auswirkungen müssen alle Projekte ein
Kommunikationsplakat erstellen, aus welchem folgende Angaben hervorzugehen haben:
• der Projekttitel,
• der Kurztitel,
• die wesentlichen erzielten Ergebnisse,
• die Anzahl der finanziellen Projektpartner,
• die Anzahl der strategischen Projektpartner,
• das Gesamtbudget des Projekts,
• der EFRE-Fördersatz,
• zwei Bilder zum Projekt (zur Darstellung der Projektergebnisse).
Eine Plakatvorlage wird bei Projektabschluss bereitgestellt. Die Projekte müssen dem/der
Kommunikationsreferenten/in die in der Vorlage geforderten Informationen bereitstellen. Die endgültige
Version des Plakats wird vom GS in Absprache mit dem Projekt und auf Anfrage dessen für den A-PBA
erstellt. Das Plakat wird anschließend auf der Internetseite des Programms, die den Projekten
gewidmet ist, veröffentlicht. Sollte das Projekt keine Inhalte auf dieser Internetseite, die ihm durch das
Programm bereitgestellt wurde, haben, wird dieses Plakat mit den Links zu den Internetseiten der
Projektpartner dort hinterlegt.
ACHTUNG:
Eine Papierversion (A3-Poster) muss in den Räumlichkeiten der betroffenen Projektpartner,
mindestens bis zur Auszahlung des Restbetrags an die Projektpartner, ausgehängt werden.
Seite 18 von 263. Abschlussprojektbegleitausschuss (A-PBA)
Organisation/Leitung des Abschlussprojektbegleitausschusses
Der A-PBA dient als Abstimmungs- und Austauschplattform in Zusammenhang mit dem
Projektabschluss und ist spätestens innerhalb von drei Monaten nach Projektende abzuhalten. Der A-
PBA bietet die Möglichkeit, die inhaltlichen und finanziellen Projektumsetzungen, die der breiten
Öffentlichkeit zu kommunizierenden Informationen sowie die langfristigen Perspektiven der Aktivitäten
und Ergebnisse zu diskutieren. Zu diesem Zweck erörtern die Teilnehmer die im Rahmen des Projekts
durchgeführten Aktionen sowie etwaige bei der Umsetzung aufgetretene Probleme. Der A-PBA bezieht
Stellung zu etwaigen letzten (informellen/geringfügigen) Änderungsanträgen des Projekts, bevor diese
zur Prüfung und Entscheidung an die zuständigen Instanzen weitergeleitet werden.
Die Einladung zum A-PBA ist durch den FB mindestens zehn Werktage vor dem Sitzungstermin zu
versenden. Die Einladung ist zweisprachig allen Mitgliedern des PBA, die gleichzeitig auch Mitglieder
des A-PBA sind, zu übermitteln.
Bei unentschuldigter Abwesenheit eines Projektpartners ist eine weitere Sitzung zu organisieren, an
welcher der abwesende Projektpartner im Beisein des FB, seiner Kontaktstelle (KS) sowie des GS
teilzunehmen hat.
Verpflichtende Teilnahme am A-PBA:
• alle Projektpartner (alle finanziellen Projektpartner),
• das GS,
• die KS des FB.
Fakultative Teilnahme:
• die strategischen Projektpartner,
• die Programmpartner,
• die FLK,
• die Kofinanzierer,
• die KS der anderen Projektpartner.
Anlagen zur Einladung:
Tagesordnung 1 (Bei Fragen kontaktieren Sie bitte Ihre(n)
Projektreferenten/in / Ihre(n) Kontaktstelle.)
Entwurf des Abschlussberichts:
Teil A – Projektumsetzung (Entwurf) (Bei Fragen kontaktieren Sie bitte Ihre(n)
Projektreferenten/in / Ihre(n) Kontaktstelle.)
Teil B - Finanzabwicklung des Projekts (Bei Fragen kontaktieren Sie bitte Ihre(n)
Projektreferenten/in / Ihre(n) Kontaktstelle.)
B1 Bestätigung generelle Abrechnung
und öffentliche Aufträge (vorläufige
Fassung) (Bei Fragen kontaktieren Sie bitte Ihre(n)
B2 Kofinanzierungen & Einnahmen Finanzreferenten/in / Ihre(n) Kontaktstelle.)
(vorläufige Fassung)
B3 Abschlussbericht (vorläufige Fassung)
Teil C: Kommunikation (Bei Fragen kontaktieren Sie bitte Ihre(n)
Kommunikationsreferenten/in / Ihre(n)
Kontaktstelle.)
Der FB muss den Sitzungstermin des A-PBA vor Versendung der Einladung mit dem GS und seiner
zuständigen KS absprechen, damit das Datum mit dem Programmkalender übereinstimmt.
1 (Hinweis: Punkt 5 der Tagesordnung des A-PBA ist nicht zwingend und kann von der Tagesordnung gestrichen
werden, wenn keine Budgetverschiebungen oder Anträge auf geringfügige bzw. informelle Änderungen vor dem
finanziellen Abschluss des Projekts vorgesehen sind.)
Seite 19 von 26Die Arbeitssprachen des Programms sind Deutsch und Französisch. Daher - und sofern nicht
anderweitig angegeben - erfolgt jegliche offizielle Kommunikation mit dem Programm und seinen
Organen, darunter auch die Kommunikation bezüglich der Ausrichtung des A-PBA, in diesen beiden
Sprachen. Bei A-PBA-Sitzungen, bei denen nicht alle Teilnehmer dieselbe Sprache sprechen, hat der
FB für die Organisation einer Simultanverdolmetschung (DE/FR) zu sorgen, damit alle Beteiligten in
der Lage sind, die Ihnen unterbreiteten Informationen zu verstehen und sich hierzu zu äußern. Aus
organisatorischen Gründen werden die Projekte dazu ermuntert, in der Einladungs-E-Mail die
Notwendigkeit einer Verdolmetschung für die einzelnen Teilnehmer abzufragen, wobei darauf
hingewiesen wird, das einzig Französisch und Deutsch die offiziellen Programmsprachen sind. Erfolgt
keine Antwort in diesem Sinne, braucht das Projekt keine Dolmetscherdienste vorzusehen.
Zur Erinnerung:
Die externe Kommunikation (die in den unterschiedlichen Programmgebieten publiziert wird)
muss prinzipiell in beiden Sprachen erfolgen. Diese Kommunikation darf jedoch auf die Sprachen
der vom Projekt anvisierten Zielgruppen angepasst werden (siehe Kommunikationsleitfaden).
Verfassen des Protokolls des A-PBA
Der FB ist nicht nur für die Organisation/Leitung des A-PBA zuständig, sondern er ist auch für das
Verfassen des Sitzungsprotokolls des A-PBA verantwortlich. Das Protokoll muss den Mitgliedern des
A-PBA spätestens vier Wochen nach dem A-PBA zugesendet werden. Das konsolidierte Protokoll
muss in Synergie-CTE hochgeladen und per E-Mail an alle Mitglieder des A-PBA (finanzielle
Projektpartner, strategische Projektpartner, GS, KS, Programmpartner, FLK, Kofinanzierer) versendet
werden. Bitte beachten Sie, dass das Protokoll gemeinsam mit dem konsolidierten Abschlussbericht
(Teil A) zu versenden/hochzuladen ist.
Das Protokoll muss kurz die in der A-PBA-Sitzung angesprochenen Punkte aufgreifen und die
verschiedenen präsentierten Dokumente auflisten. Das Protokoll ist zweisprachig abzufassen, auch
wenn die A-PBA-Sitzung einsprachig abgehalten wurde. Wie auch bei dem Antrag auf EFRE-Förderung
muss die sprachliche Qualität des Protokolls in beiden Sprachen identisch sein.
Entwurf des Abschlussberichts (Teile A, B & C)
Dient der A-PBA als Informationsaustauschplattform für alle Themen, die in Zusammenhang mit der
inhaltlichen und finanziellen Projektumsetzung stehen, so stellt der Abschlussbericht (Teil A) die
Grundlage für die Diskussion der Projektumsetzungen dar.
Hinweis
Der Teil B2 und der Teil C der Abschlussdokumente müssen ebenfalls während des A-PBA
vorgestellt werden.
Der Entwurf des Abschlussberichts (Teile A, B2 & C) muss mindestens 10 Werktage vor der A-PBA-
Sitzung vorliegen, um allen Teilnehmern zu ermöglichen, sich auf die Sitzung vorzubereiten. Der
Berichtsentwurf ist auf Französisch und auf Deutsch zu verfassen, auch wenn das Projekt
hauptsächlich in einer einzigen Sprache umgesetzt wurde.
Der Berichtsentwurf (Teile A, B2 & C) ist nicht in Synergie-CTE hochzuladen. Der Berichtsentwurf (Teile
A, B2 & C) muss mit allen Anlagen, die zum einwandfreien Verständnis des Berichts notwendig sind,
per E-Mail an alle Mitglieder des A-PBA versendet werden.
Konsolidierter Abschlussbericht - Teil A
Im Anschluss an die Diskussionen in der A-PBA-Sitzung arbeitet der FB die Anmerkungen der
Teilnehmer zum Abschlussbericht in eine konsolidierte Fassung ein. Die konsolidierte Fassung
(zweisprachig) ist spätestens 4 Wochen nach der A-PBA-Sitzung in Synergie-CTE hochzuladen. Die
konsolidierte Fassung des Teils A des Abschlussberichts und das Protokoll sind ebenfalls per E-Mail
Seite 20 von 26an die Mitglieder des A-PBA zu versenden. Das GS analysiert den konsolidierten Bericht. Abhängig
von den Ergebnissen der Analyse des GS können zusätzliche Informationen beim FB angefordert
werden und gegebenenfalls kann dieser aufgefordert werden, den Bericht anzupassen.
Hinweis:
Sämtliche zum einwandfreien Verständnis des Berichts (Teil A) notwendigen Anlagen, die den
Fortschritt des Projekts sowie die erzielten Ergebnisse deutlich darlegen (zum Beispiel
Presseartikel usw.), sind gemeinsam mit dem konsolidierten Teil A des Abschlussberichts in
Synergie-CTE hochzuladen.
Die formale Genehmigung des Berichts erfolgt durch den Lenkungsausschuss, indem über die
Genehmigung des Projektabschlussberichts abgestimmt wird.
Seite 21 von 264. Lenkungsausschuss
Konsolidierter Abschlussbericht – Teil A
Die formale Genehmigung des Berichts - Teil A - erfolgt durch den Lenkungsausschuss, indem über
die Genehmigung des Projektabschlussberichts abgestimmt wird.
Konsolidierter Abschlussbericht - Teile B1, B2 & B3
In Übereinstimmung mit den Bestimmungen des EFRE-Zuwendungsvertrags verfügen die
Projektpartner nach Projektende über maximal zwei Monate, um die letzten Rechnungen für Ausgaben,
die während des im EFRE-Zuwendungsvertrag festgelegten Förderzeitraums veranlasst wurden, zu
bezahlen. Die Projektpartner müssen ihren letzten Mittelabruf spätestens bis zum Ende des dritten
Monats nach dem Ende des Förderzeitraums in Synergie-CTE einreichen. Die FLK verfügen
anschließend über eine Frist von drei Monaten, um diese Ausgaben zu prüfen. Die
Verwaltungsbehörde/Bescheinigungsbehörde verfügt danach ebenfalls über eine Frist von drei
Monaten, um die Ausgaben zu bescheinigen und die Auszahlung zu veranlassen. Die Abschlussbilanz
kann erst nach der letzten Zahlung, welche die 85%-Obergrenze berücksichtigt, erstellt werden.
Folglich können der endgültige Abschluss und dementsprechend die Auszahlung des Restbetrags (bis
zu 15%, je nach Mittelverbrauch) erst dann erfolgen, wenn die Abschlussunterlagen dem
Lenkungsausschuss vorgelegt wurden und dieser den Abschluss des Projekts bestätigt hat.
Konsolidierter Abschlussbericht - Teil C
Nachdem das Kommunikationsplakat vom GS genehmigt wurde, muss das Plakat bei allen
Projektpartnern aufgehängt werden. Ebenso muss die PDF-Version des Kommunikationsplakats in
Synergie-CTE hochgeladen werden, um die Abschlussunterlagen des Projekts zu vervollständigen.
Eine Papierversion (A3-Poster) muss mindestens bis zur Zahlung des Restbetrags an die
Projektpartner in den Räumlichkeiten der betreffenden Projektpartner ausgehängt werden.
Genehmigter Abschlussbericht
Damit der Lenkungsausschuss über den Projektabschluss entscheiden kann, müssen ihm die
Abschlussunterlagen des Projekts vollständig vorliegen. Es ist demzufolge von höchster Bedeutung:
o dass das Projekt die konsolidierte Fassung des Teils A fertiggestellt und das Protokoll des A-
PBA eingereicht hat.
o dass nach der Einreichung der letzten Mittelabrufe und den dazugehörigen Kontrollen der Teil
B2 von allen Projektpartnern ausgefüllt und von allen Parteien unterzeichnet wurde.
o dass nach der Einreichung der letzten Mittelabrufe, den dazugehörigen Kontrollen und der
Auszahlung der EFRE-Mittel an den FB, beziehungsweise an die Projektpartner (unter Vorbehalt,
dass die 85%-Obergrenze nicht erreicht wurde), die Teile B1 und B3 erstellt wurden. Der FB
muss die Teile B1 und B3 der Abschlussunterlagen überprüfen, unterschreiben und stempeln
und anschließend in Synergie-CTE hochladen.
o dass das Kommunikationsplakat erstellt wurde.
In der Sitzung des Lenkungsausschusses werden die vollständigen Abschlussunterlagen vom GS
vorgestellt und mit den Mitgliedern des Lenkungsausschusses diskutiert. Der Ausschuss stimmt
anschließend über die Genehmigung des Projektabschlusses ab.
Hinweis:
Die von den verschiedenen Programminstanzen genehmigte Fassung des Abschlussberichts
(Teile A, B und C) stellt den genehmigten Abschlussbericht dar. Nur diese Fassung des
Abschlussberichts ist in Synergie-CTE aufzubewahren. Alle vorherigen Versionen, die eventuell
in Synergie-CTE hochgeladen wurden, sind nach dem Upload des genehmigten
Abschlussberichts zu löschen.
Seite 22 von 265. Projektabschluss und Fertigstellung der letzten
Verwaltungsabläufe
Projektabschluss
. Nach der Genehmigung des Projektabschlusses durch den Lenkungsausschuss wird das Projekt per
E-Mail über die Entscheidung informiert.
Ab diesem Zeitpunkt gilt das Projekt als offiziell abgeschlossen und die Bescheinigungsbehörde kann
die Auszahlung der restlichen EFRE-Mittel, die dem Projekt noch zustehen, veranlassen.
Administrativer Abschluss
Nach dem offiziellen Abschluss des Projekts erhält der FB den restlichen EFRE-Betrag, der dem Projekt
noch zusteht, wie im Teil B2 des Abschlussberichts angegeben. Diese Summe muss dann, wie auch
jede andere Zahlung des Programms, gemäß der im EFRE-Zuwendungsvertrag festgelegten
Budgetverteilung an die Projektpartner weitergeleitet werden.
Nach den Zahlungen des FB müssen die Projektpartner noch die Überweisungsbelege in Synergie-
CTE hochladen. Sobald diese Überweisungsbelege in Synergie-CTE hochgeladen und von der
Bescheinigungsbehörde geprüft wurden, kann der administrative Projektabschluss auch in Synergie-
CTE erfasst werden.
ACHTUNG:
Der EFRE-Zuwendungsvertrag und der Partnerschaftsvertrag enden nicht mit der
Genehmigung des Projektabschlusses, da manche Verpflichtungen für alle Projektpartner
weiterhin bestehen bleiben.
Dies gilt insbesondere für folgende Artikel des EFRE-Zuwendungsvertrags:
Artikel 23: Kontrollen, Audits und Evaluierungen
Artikel 24: Aufbewahrungsfrist und -modalitäten der Dokumente
Artikel 25: Modalitäten der Wiedereinziehung der rechtsgrundlos gezahlten Beträge
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