Prozesse einfach digital - FORM ...
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Case Study
orochemie GmbH + Co. KG
Prozesse
einfach
digital
orochemie hat wichtige Prozesse mit
FORM-Guard digitalisiert. Die Vorteile
für das Chemie- und
Pharmaunternehmen: Papierberge sind
passé, Prozesse können flexibel
angepasst werden und alle Inhalte
liegen in digitaler Form vor. Nach dem
Start im Qualitätsmanagement wird
FORM-Guard auch in weiteren
Unternehmensbereichen eingesetzt. ►
CASE STUDY: orochemie GmbH + Co. KG
An das letzte Audit erinnert sich Jörg Winkens Dokumente. „Da war es eine logische
gerne. Nach drei Tagen intensiver Prüfung Erweiterung“, berichtet Jörg Winkens, dass
lautete das Urteil der Dekra-Prüfer: „Keine das Unternehmen aus Kornwestheim auch
Beanstandungen“. „Das Audit hätte nicht seine Formularprozesse digitalisiert. Die
besser ausfallen können“, freut sich der Leiter bisherigen Formularprozesse waren „schlicht
Qualitätskontrolle des mittelständischen nicht mehr zeitgemäß“, berichtet Jörg
Unternehmens. Jörg Winkens ist überzeugt, Winkens. Offene-Word-Dokumente, E-Mail als
dass FORM-Guard am positiven Urteil der Medium, Papierablagen – „das geht besser“
Prüfer einen wesentlichen Anteil hatte. Dank wusste Jörg Winkens und freute sich, als er
der Software-Lösung für das Formular- erfuhr, dass der SOP-Guard-Hersteller aiti
Management, konnte orochemie alle GmbH mit FORM-Guard bereits ein
Anforderungen der Auditoren schnell erfüllen. entsprechendes Produkt in der Pipeline hatte.
So wollten die Tester unter anderem wissen,
wie viele Reklamationen und Abweichungen Viele Produkte überdimensioniert
es bei dem mittelständischen Unternehmen Der Verantwortliche bei orochemie sah sich
seit dem letzten Audit gegeben hat. „Um einige andere Produkte für das Formular-
diese Daten zu liefern, brauchte ich nur einen Management an, fand sie aber schnell
Mausklick“, erzählt Jörg Winkens. Früher hätte „überdimensioniert, unflexibel und vor allem
er die Angaben aus Akten heraussuchen unwirtschaftlich“. An FORM-Guard gefiel Jörg
„Die Digitalisierung der müssen. Jörg Winkens ist darum überzeugt: Winkens von Anfang an, dass die Lösung
Formularprozesse im „Die Digitalisierung der Formularprozesse im „flexibel, schlank und auf die Kernfunktionen
Qualitätsmanagement ist für uns ein Qualitätsmanagement ist für uns ein enormer fokussiert ist“. Außerdem schätzt er das Preis-
enormer Qualitätsschritt.“ Qualitätsschritt.“ Leistungs-Verhältnis der Lösung aus dem
österreichischen Graz.
Jörg Winkens FORM-Guard „logische Erweiterung“ orochemie hat FORM-Guard im Jahr 2018
Leiter Qualitätskontrolle orochemie optimiert laufend seine Prozesse eingeführt. Jörg Winkens nutzte dabei intensiv
orochemie GmbH + Co. KG im Qualitätsmanagement. Seit 2013 nutzt der die Kernfunktion von FORM-Guard - er legte
Hersteller von Desinfektions- und die neuen digitalen Prozesse mit Hilfe des in
Reinigungsmitteln, dentalmedizinischen der Lösung integrierten Visualisierungstools
Prophylaxemitteln und Röntgenchemikalien selbst an. Es dauere ein wenig bis man sich in
SOP-Guard für die Verwaltung seiner GMP-
CASE STUDY: orochemie GmbH + Co. KG
die Prozessgestaltung hineingefuchst habe, „Das ist ein Gewinn an Flexibilität fürs ganze
aber dann gehe sie leicht von der Hand, Unternehmen.“
berichtet er. Die Prozesse selbst gestalten zu Changes, Abweichungen und Reklamationen
können, sieht er als wesentlichen Vorteil von gehören heute zu den wichtigsten digitalen
FORM-Guard. Er wolle schließlich nicht von Prozessen bei orochemie. Mit bis zu 15 Stufen
Problem: einem Anbieter einen Prozess vorgegeben ist der Entwicklungsprozess neuer Produkte
Formularprozesse laufen offline – mit allen bekommen, sondern jeden Prozess so der umfangreichste. Mittlerweile haben auch
Nachteilen: Offene-Word-Dokumente, E- gestalten „wie wir ihn brauchen“. andere Abteilungen den Charme von FORM-
Mail als Medium, Papierablagen. Suchen Validierung sehr hilfreich Guard entdeckt und Prozesse online
kostet Zeit. Nützlich fand Jörg Winkens bei der Einführung abgebildet. So nutzt etwa der Einkauf für den
auch, dass der FORM-Guard-Hersteller die Vorgang der „Erstmusterprüfung“ für neue
Lösung: Validierung der Software unterstützt. Rohstoffe die Funktionen der Software.
Einführung von FORM-Guard und Sämtliche Validierungsunterlagen, inklusive Denkbar ist auch, dass etwa die IT die
Digitalisierung der gesamten Risikoanalysen und Prüfprotokolle bekam er Berechtigungsvergabe für neue Mitarbeiter
Formularprozesse, zunächst im aus Österreich, so dass er die Validierung mit mit dem Formularsystem abdeckt, berichtet
Qualitätsmanagement und zunehmend reduziertem Arbeitsaufwand vollziehen Jörg Winkens. „Viele im Unternehmen
auch in anderen Unternehmensbereichen, konnte. schauen sich unsere Arbeit interessiert an.
etwa im Einkauf und in der IT. Binnen zwölf Monaten hat orochemie in FORM-Guard kann jeden papierbetriebenen
Eigenregie die wichtigsten Prozesse im Prozess ersetzen.“
Ergebnis: Qualitätsmanagement digitalisiert. Nur
Prozesse, die sehr selten genutzt werden, Auswertungsmöglichkeiten von Vorteil
Prozesse sind nun digital abgebildet. Sie sind Einen großen Vorteil sieht Jörg Winkens in
schnell zu ändern, Inhalte lassen sich leicht beließ man im bisherigen Offline-Verfahren.
Die bisherigen Prozesse wurden eins zu eins in den Auswertungsmöglichkeiten von FORM-
finden, Auswertungen sind per Mausklick Guard. Da alle Eingaben nun in digitaler Form
möglich. Audits können optimal vorbereitet digitale abgebildet, mittlerweile wurden sie
angepasst und liegen heute bereits in vorliegen, lassen sich die Inhalte schneller
werden. finden als je zuvor. Berichte lassen sich mit
mehreren Versionen vor. „Das ist das gute an
dem Tool. Wenn es einen Änderungswunsch wenigen Mausklicks erstellen. Jörg Winkens
gibt, dann lässt sich der sehr schnell umsetzen freut sich, wenn hier die
und die Änderung ist zugleich automatisch Darstellungsmöglichkeiten der Software in
rechtssicher dokumentiert“, so Jörg Winkens. Zukunft weiter ausgebaut werden.
CASE STUDY: orochemie GmbH + Co. KGWohlwollen beim Management
Beim Management von orochemie stieß der
Digitalisierungsschritt, der vom
Qualitätsmanagement ausging, auf
Wohlwollen, berichtet Jörg Winkens.
Und bei den Mitarbeitern? Dort war es wie
immer, wenn neue Tools eingeführt werden.
Der anfänglichen Skepsis folgte die
Erkenntnis, dass digitale Prozesse den
analogen Prozessen deutlich überlegen sind.
Kontakt:
Jörg Winkens
orochemieGmbH + Co. KG
Max-Planck-Str. 27
D-70806 Kornwestheim
Tel: +49 7154 1308 55
j.winkens@orochemie.de
www.orochemie.de
Martin Mühlbacher
aiti GmbH
A-8010 Graz
Tel: +43 316 810 907
martin.muehlbacher@aiti.at
www.aiti.at
www.form-guard.com
www.sop-guard.com
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