SCHRITT FÜR SCHRITT ANLEITUNG SODEXO BENEFITS PASS - 10.02.2021 www.sodexo.de

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SCHRITT FÜR SCHRITT ANLEITUNG
SODEXO BENEFITS PASS
10.02.2021

PROZESSABLAUF FÜR HDI KUNDEN

    SODEXO ABLAUFPLAN

    1.   Versand des Bestellformulars an den Kunden erfolgt durch den Vertriebspartner der HDI
         ➢ Kunde füllt das beschreibbare Bestellformular vollständig aus                              ACHTUNG:
         ➢ Kunde schickt das Bestellformular inkl. eines aktuellen Handelsregisterauszugs             ▪ Variante 1: „Bestellformular für HDI Wechsel-Kunden“
                                                                                                      ▪ Variante 2: „Bestellformular für HDI Neu-Kunden“
             oder eines Gewerbenachweises per Mail an kooperation.de@sodexo.com

    2. Prüfung auf Vollständigkeit des Bestellformulars durch Sodexo innerhalb von 24 Stunden

    3.   Sollte der Kunde sich für die Bezahlung per Bankeinzug entscheiden gilt es folgendes zu beachten
         ➢   Der Kunde erhält das SEPA B2B Formular in dreifacher Ausfertigung (Hausbank, Sodexo und Kunde) per Mail von Sodexo
         ➢   Die Kundennummer wird von Sodexo vorab in das Formular schon eingetragen
         ➢   Die Ausfertigung für die Bank des Zahlungspflichtigen sendet der Kunde an seine Hausbank
         ➢   Die Hausbank bestätigt dem Kunden die erfolgreiche Hinterlegung des SEPA‘s per Mail
         ➢   Die Bestätigung der Hausbank leitet der Kunde inkl. des ausgefüllten SEPA‘s (Formular für Sodexo) und der Unterschrift per Mail an
             kooperation.de@sodexo.com
         ➢ Sodexo hinterlegt das SEPA im System
         ➢ Die Beladung der Karten erfolgt bei SEPA-Mandat am Tag des Geldeinzugs

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PROZESSABLAUF FÜR HDI KUNDEN

    SODEXO ABLAUFPLAN

     4. Kunde erhält bei Design oder Logowunsch den entsprechenden Link dazu per Mail zum Upload der Grafikdatei
          ➢ Vorgaben seitens Sodexo sind: Siehe Vertriebsmaterialien

     5.    Kunde erhält von Sodexo per Mail eine Auftragsbestätigung
          ➢ Somit weiß der Kunde, dass alles in Ordnung ist und sein Auftrag nun weiter bearbeitet wird

     6.    Dem Administrator der Firma werden die Zugangsdaten für das Kundenportal www.mein-sodexo.de per Mail zugesandt
          ➢   Dauer ca. 2-4 Tage nach Versendung der Auftragsbestätigung
          ➢   Bestellung und Beladung sowie Verwaltung erfolgt in Eigenregie des Administrators über das Kundenportal
          ➢   Bei Fragen steht das Onboarding-Team zur Verfügung:
          ➢   Kontaktdaten: Frau Heike Friedrich, Tel: 069-73996-6189, E-Mail: kooperation.de@sodexo.com
                            Frau Doris Forstner, Tel: 069-73996-6189, E-Mail: kooperation.de@sodexo.com
     7.    Die Kartenproduktion inkl. der Zustellung an den Kunden dauert ca. 14 Tage nach Bestellung im Kundenportal
     8.    Die Aktivierung der Karten erfolgt automatisch nach drei Werktagen ab Bestellung der Karten
     9.    Der Arbeitnehmer kann sich nach Erhalt seiner Karte und PIN im Mitarbeiterportal anmelden (Beschreibung im Mailpack vorhanden)
    10.    Der Arbeitnehmer kann sich unsere kostenfreie APP downloaden (Apple & Android) (Beschreibung im Mailpack vorhanden)

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WICHTIGE INFO FÜR ALLE HDI VERTRIEBSPARTNER

    ZUFLUSSPRINZIP DES SACHBEZUGS

    1. Damit das Zuflussprinzip des Sachbezugs im jeweiligen Monat eingehalten werden kann (keine rückwirkende Beladung von Karten erlaubt) ist es
        wichtig, dass das Bestellformular der Neukunden bis zum 15. eines Monats in der Fachabteilung „Kooperation“ vorliegt.

    2. Liegt das Bestellformular des Neukunden der Fachabteilung „Kooperation“ nach dem 15. eines Monats vor und wünscht der Kunde noch einen Start
        in dem jeweiligen Monat, muss zwingend Rücksprache mit der Fachabteilung „Kooperationen“ gehalten werden.

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ONLINEPORTAL FÜR ARBEITGEBER

    DASHBOARD

                                   1.   Dashboard
                                          • Überblick kumulierte Beladungen im aktuellen Kalenderjahr
                                          • Überblick Anzahl aktuell angebundener Niederlassungen
                                          • Überblick Anzahl aktiver Arbeitnehmer mit Karte
                                          • Automatische Aktivierung der Karten
                                          • Überblick über die letzten Aktivitäten
                                          • Fragen und Antworten

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KOMBI BESTELLDATEI – BESTELLUNG UND BELADUNG DER KARTEN

Vorgehensweise Erst- und Folgebestellungen und Beladungen

Im Portal steht eine Excel-Liste bereit die mit den Datensätzen der Mitarbeiter aus den jeweiligen Lohnprogrammen (SAP, DATEV usw.) befüllt wird. Diese Excel-
Liste wird mittels einer CSV Datei hochgeladen und der Bestellprozess für die Kartenproduktion wird angestoßen. Die gleiche Excel-Liste wird zur Beladung der
Karten verwendet.

Monatlicher Aufwand: Ca. 5 Minuten

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BIILDER - KUNDENPORTAL

    FAQ

                             Im Bereich FAQ haben alle Administratoren des Unternehmens die Möglichkeit
                             aktuelle Fragen unter Umständen gleich beantwortet zu bekommen.
                             Sollte dies nicht der Fall sein, so stehen den Administratoren die Kontaktdaten
                             zu unserer Fachabteilung zu Verfügung.
                             Anfragen können jederzeit per Mail oder Telefon gestellt werden.

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ANSICHT - APPLÖSUNG

    KOSTENFREIE APP FÜR APPLE & ANDROID BETRIEBSSYSTEME

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ANSICHT - BROWSERLÖSUNG

    GUTHABENSTAND – GUTSCHEINPARTNER – NEUESTE INFOS

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ANSICHT - BROWSERLÖSUNG

     AKZEPTANZPARTNERSUCHE

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ANSICHT - BROWSERLÖSUNG

     GENERIERUNG VON GUTSCHEINEN

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TELEFONISCHER KONTAKT

     FÜR ALLE DIE KEIN SMARTPHONE UND KEINEN COMPUTER BESITZEN

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INDIVIDUELLES KARTENDESIGN

     SO KÖNNTE IHRE KARTE AUSSEHEN

       Standard Lösung          Standard Lösung mit ArbG-Logo           Individuelles Kartendesign mit ArbG-Logo

                                                        individuelles
                                                         ArbG-Logo
                                                         platzierbar

          kostenfrei           kostenfrei für HDI Wechsel-Kunden        kostenfrei für HDI Wechsel-Kunden ab 10
                                                                                          Karten

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