Veranstaltungsregie - System Dialog med. AG
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THEMA
Veranstaltungsregie
Auf jedes Detail kommt es an
Alles läuft reibungslos: die Moderation, die Betreuung der Referenten, die
Technik für Ton und Präsentation, die Plenumsabstimmungen mittels
moderner interaktiver Technik, um nur die wichtigsten Beispiele zu nennen.
Was so selbstverständlich und mühelos im Ablauf einer Veranstaltung
wirkt, ist das Ergebnis der Koordination vieler Details – insbesondere
in der Vorbereitung. An dem Beispiel ZNS DIALOGE der UCB Pharma
schauen wir hinter die Regiekulissen einer Großveranstaltung.
Am Anfang stehen die Ideen, jährlichen Großveranstaltung in gebrochen. „Inzwischen gibt es so-
das Brieing und die Vorgaben von Zusammenarbeit mit den Verant- gar eine Warteliste“, verrät Carmen
UCB Pharma. Die Aufgabe für Sys- wortlichen auf Unternehmensseite. Daniels und fügt hinzu, „dass die
tem Dialog Med. lautet: Konzepti- einzelnen Workshops nicht mehr
on, Umsetzung und Moderation Teilnehmer zuließen, aus Platz-
Spannende, nicht alltägli-
einer zertiizierten „Leuchtturmver- gründen und auch, um die inhalt-
anstaltung“ im Bereich ZNS für die che ZNS-Themen liche Qualität zu gewährleisten.“
Indikationen Epilepsie, Parkinson Von den sechs praxisorientierten
und später auch Restless Legs Syn- Mehr als 250 Fachärzte folgen Workshops pro Tag können jeweils
drom. Das war im Jahr 2009. Seither jedes Jahr der Einladung der UCB drei ausgewählt werden, sodass die
betreut System Dialog Med. die ZNS Pharma zu den ZNS DIALOGEN. Ins- Teilnehmer sich ihr Programm indi-
DIALOGE, die seit 2010 jedes Jahr gesamt werden den Teilnehmern viduell zusammenstellen können.
im Januar stattinden. Bis 2015 in zwölf Workshops, vier Plenumsvor-
München, seit 2016 in Berlin. träge inklusive Diskussion sowie
Nach der Veranstaltung ist
zwei Beiträge geboten, die eine et-
was andere, besondere Perspektive vor der Veranstaltung
Inhaltlich und qualitativ auf die Neurologie aufzeigen. In
herausragend diesem Jahr hießen diese Themen In der Gesamtregie der Veran-
Mobile Health: Chancen oder Ri- staltung vor Ort ist von System
„Mit Leuchtturmveranstaltung siken und Gier & Priming – wie Dialog Med. nicht nur ein straffes
war und ist gemeint, dass diese menschliches Entscheidungsver- Timing an den zwei Tagen gefor-
Fortbildungsveranstaltung inhalt- halten unbewusst gesteuert wird. dert. Entscheidend ist die Vorberei-
lich und qualitativ so herausragend Zwei spannende, nicht alltägliche tung bis ins kleinste Detail. Diese
ist, dass sie jedes Jahr ein MUSS für ZNS-Themen, die aber wichtig sind beginnt nach der Veranstaltung
die jeweiligen Fachärzte darstellt“, für den heutigen praktischen Alltag im Januar direkt im Frühjahr. Für
beschreibt Carmen Daniels die Aus- der Therapeuten und Patienten. Die Carmen Daniels und ihre Kollegen
gangssituation. Gemeinsam mit Fortbildungsveranstaltung geht bedeutet dies stets „nach der Ver-
ihren Kollegen Dagmar Paulwitz, über zwei Tage von Samstagmit- anstaltung ZNS DIALOGE ist vor
Maike Starke, Cécilia Mesa und tag bis Sonntagmittag. der Veranstaltung ZNS DIALOGE“.
Markus Daniels, der die Veranstal-
tung auch moderiert, führt sie in Das Interesse der Ärzte an den Das Gleiche gilt für die Refe-
der Agentur die Gesamtregie der ZNS DIALOGEN ist nach wie vor un- renten und die Veranwortlichen
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THEMA
Plenumsvortrag
Plenumsvortrag
Workshop Runde 1
Workshop Runde 2
Workshop Runde 3
Plenumsvortrag
von UCB. Nach kurzer Manöver- log Med. in enger Abstimmung mit engem Kontakt. Liegt das Ok aller
kritik werden im Frühjahr bereits UCB moderierte Referententreffen Referenten vor, kann UCB mit der
die inhaltlichen Eckpfeiler für die durch. Ein Großteil der Abstimmun- Produktion der Einladungen star-
nächsten ZNS DIALOGE gesetzt. gen indet über Telefonkonferenzen ten. Noch vor den Sommerferien
Die groben Inhalte werden in den statt. Auch diese koordiniert und müssen die Einladungsschreiben
jeweiligen Referententeams fest- dokumentiert System Dialog Med. beim Außendienst sein. Nach der
gelegt. Die Gesamtkoordination Kommunikationsexpertin Carmen grundsätzlichen Abstimmung der
zwischen UCB und Referenten stellt Daniels schätzt allein die Anzahl Inhalte bis zu den Sommerferien
den Löwenanteil in der Vorberei- der einzelnen telefonischen Ab- erfolgt die Formulierung und Aus-
tung dar. Dazu führt System Dia- stimmungen und Mails zwischen arbeitung der einzelnen Vorträge
Agentur und Referenten im drei- durch die Referenten bis Mitte De-
stelligen Bereich. Hinzu kommen zember. Das bedeutet wieder vol-
die Detailabstimmungen zwischen len Einsatz für Carmen Daniels und
Agentur und UCB. Cécilia Mesa in der Koordination der
Teilnehmer- Inhalte zwischen den Referenten.
stimmen Abstimmung der Inhalte
Technische Logistik
„Danke! Diese Veran- Sämtliche Themen für die Ple-
staltung habe ich als sehr numsvorträge und Workshops müs- Parallel zu den inhaltlichen Vor-
professionell erlebt, sehr sen bis Mitte des Jahres für den Ein- bereitungen wird auch die tech-
hilfreich, sehr angenehm!“ ladungslyer stehen. Das bedeutet nische Logistik über System Dia-
auch, dass dann von allen Referen- log Med. geplant und organisiert.
„Sehr gute Veranstal- ten die Freigaben für ihre Präsenta- Von der Agentur gestellt werden
tung mit der richtigen Mi- tions- und Workshoptitel vorliegen Ton-, Präsentations- und TED-Tech-
schung aus Wissenschaft, und dokumentiert sein müssen. nik für Abstimmungen im Plenum.
Praxisrelevanz und Erfah- Hierum kümmert sich ebenfalls das Jeder Referent wird mit moderner
rungsaustausch.“ Team von System Dialog Med. und Mikrofontechnik ausgestattet. Auf
steht mit den dreißig Referenten in Wunsch wird ihm auch ein Laptop
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THEMA
zur Verfügung gestellt, sodass er Teilnehmer im Plenum als Mode- sicheres Erfassen der CME-Punkte
unter Umständen nur mit einem rator in den Dialog mit den Refe- für alle Teilnehmer.
Stick anzureisen braucht. Auch renten und sorgt für Interaktivi-
Beamer und Leinwände werden tät. Die Referenten werden in der Die zwei Veranstaltungstage
gestellt. Damit die Referenten ins Referentenlounge, die auch für die selbst bedeuten Dauereinsatz für
rechte Licht gerückt werden, darf inalen Abstimmungen genutzt Carmen Daniels und ihre Kollegin-
eine entsprechende Beleuchtung wird, vom Team der System Dialog nen und Kollegen. Rund fünfzehn
nicht fehlen. Kurz, die IT-, Bild- und Med. betreut. Hier inden sie immer Mitarbeiter aus Agentur und Tech-
Tonexperten von System Dialog einen Ansprechpartner und die nö- nik betreuen die ZNS DIALOGE vor
Med. sorgen für technisch rei- tigen Informationen rund um die Ort. Nicht eingerechnet die guten
bungslose Präsentationen und ex- ZNS DIALOGE. Geister hinter den Kulissen, die für
zellente Tonqualität. Die Regie und den nächtlichen Auf- und Umbau
die Koordination vor Ort erfolgt sorgen.
Zertiizierungsprozedere
durch System Dialog Med.
Schließlich wickelt System Dia-
Details greifen ineinander
Interaktivität log Med. auch das gesamte Zertii-
zierungsprozedere mit den Ärzte-
Die exakte Vorbereitung und
Neben der Technik sorgt die kammern und Teilnehmern ab – im
enge Koordination zwischen UCB,
Agentur auch atmosphärisch für Vorfeld, während und nach der Ver-
Referenten und Agentur sind wie
das gute Gelingen der Veranstal- anstaltung. Dies gewährleistet ein
bei jeder Veranstaltung auch hier
tung. Markus Daniels bringt die
der Schlüssel für den Erfolg. Alle
Details greifen ineinander. Eine
der größten Herausforderungen
ist, dafür zu sorgen, dass die Re-
CARMEN DANIELS
ferenten ihre Zeitfenster – in der
betreut als Projektleiterin
Vorbereitung und auch vor Ort –
seit sieben Jahren mit ihrem
einhalten. „Aber auch da sind wir
Team die ZNS DIALOGE
erfahren genug, dies für alle Betei-
0 22 03-10 06-366
ligten zufriedenstellend zu lösen“,
c.daniels@sdmed.de
fasst Carmen Daniels schmunzelnd
zusammen. Das Feedback der Teil-
nehmer motiviert, direkt nach den
ZNS DIALOGEN wieder Gas für die
nächste Veranstaltung zu geben.
Drei Fragen an UCB Pharma GmbH
„Wie läuft der interne Aus- „Welche Rückmeldung erhal- „Was schätzen Sie an der
tausch in der Vorbereitung der ten Sie von den Teilnehmern der Zusammenarbeit mit System
ZNS DIALOGE ab?“ Fortbildung?“ Dialog Med.?“
„Das Veranstaltungsmanage- „Die Teilnehmer geben uns „Wir schätzen die Zuverläs-
ment koordiniert die Organisati- das Feedback, dass es sich hier sigkeit der Zusammenarbeit.
on. Inhalte werden unter Feder- um eine sehr relevante Veran- Als Agentur der ersten Stunde
führung der medizinischen Ab- staltung für sie handelt. Mitt- ist System Dialog Med. in alle
teilung erarbeitet, dabei stehen lerweile gehen die Dialoge ins Abläufe bestens eingebunden
aktuelle Themen aus den drei achte Jahr und sind schon fast zu und erleichtert uns die Durch-
Indikationsbereichen im Vorder- einer Institution geworden. Auch führung der Dialoge durch eine
grund. Auch diese drei Bereiche dass viele Teilnehmer wiederholt effektive Steuerung im Vorfeld
stehen natürlich in enger Ab- an den Dialogen teilnehmen, un- und in der Durchführung dieser
stimmung miteinander.“ terstreicht dies.“ für uns sehr wichtigen Leucht-
turmveranstaltung.“
Ansprechpartner im Hause UCB Pharma:
Jörn Kaiser, Senior Brand Manager ZNS
Kartrin van Niersen, Senior Convention Manager
6THEMA
Zahlen und Fakten zu den jährlichen UCB-ZNS DIALOGEN
1 Tage
Großveranstaltung 2
Indikationen
3 550
Charts
6Plenumsvorträge
Workshops
12
Referenten
250
30 Teilnehmer
Maßgeschneiderte Leuchtturmveranstaltungen,
lassen Sie uns darüber sprechen!
Markus Daniels, Leitung Konzeption / Moderation – 0 22 03-10 06-300, m.daniels@sdmed.de
Heike Heuser, Leitung Veranstaltungsmanagement – 0 22 03-10 06-315, h.heuser@sdmed.de
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