BALLBROSCHÜRE - Messe Dornbirn
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BALLBROSCHÜRE
2022
www.messedornbirn.at
Inhaltsverzeichnis Willkommen in der Messe Dornbirn.................................................................. 3 Location............................................................................................................ 4 Terminvereinbarung & Vorlaufzeit..................................................................... 5 Zeitplan............................................................................................................ 6 Ausstattung...................................................................................................... 7 Technik............................................................................................................. 8 Personal & Gastronomische Betreuung.............................................................. 9 Veranstaltungsablauf........................................................................................ 10 Allgemeine Informationen ................................................................................ 11 Kostenaufstellung............................................................................................. 14 Ihre Ansprechpartner ....................................................................................... 15 2
Willkommen in der Messe Dornbirn
Sie wollen, dass Ihr Ball zu einem unvergesslichen und außergewöhnlichen
Erlebnis wird? Dann ist das Messequartier Dornbirn der richtige Ort für Sie.
Mit der Mohren Halle 13 bieten wir für Ihre Veranstaltung die optimale Location
mit modernster Infrastruktur für bis zu max. 1.900 Besucher (Sitz- und Stehplätze
sowie Late Night Tickets).
Reisen Sie ganz komfortabel an. Ein sehr guter Anschluss an das öffentliche
Verkehrsnetz (Bus & Bahn) und einer unmittelbaren Anbindung an die Autobahn
garantieren eine komfortable An- und Heimreise. Am Messequartier Dornbirn
sind ausreichend Parkmöglichkeiten vorhanden.
Das Team der Messe Dornbirn ist seit vielen Jahren auf Messen, Ausstellungen
und Veranstaltungen aller Art spezialisiert und unterstützt Sie gerne von der
Planung bis zur Durchführung.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und ein erfolgreiches Miteinander.
Das Veranstaltungsteam der Messe Dornbirn.
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Location Räumlichkeiten Im Messequartier Dornbirn werden folgende Räumlichkeiten für die Ballveranstaltung zur Verfügung gestellt: Mohren Halle 13: Ballsaal Halle 12*): Disco Foyer 13/14: Eingang & Empfangsbereich Freigelände: Raucherbereich Je nach Verfügbarkeit wird die Disco in die Halle 14 verlegt. *) Dies obliegt der Messe Dornbirn GmbH. 4
Terminvereinbarung & Vorlaufzeit
Terminvereinbarung
Wir empfehlen Ihnen eine möglichst frühzeitige Kontaktaufnahme, um den
Wunschtermin für Ihren Abschlussball zu fixieren.
Vorlaufzeit
ca. ¾ Jahr vor dem Ball Terminanfrage
anschließend Informationsgespräche
4 Wochen vor dem Ball Bekanntgabe sämtlicher Anforderungen
an die Messe Dornbirn
1 Woche vor der Generalprobe Abgabe Programmablauf und Regieplan
Abgabe Kontaktdaten Ballkomitee
Abgabe sämtlicher Aufnahmen
1 - 2 Tage vor dem Ball Generalprobe
4 Stunden - von 16:00 - 20:00 Uhr
oder nach Absprache
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Zeitplan
Aufbau
Der Aufbau (Dekoration, Tombola, Band, etc.) beginnt generell am Nachmittag
des Balltages. Wenn am Vortag keine Veranstaltung in den Veranstaltungsräum-
lichkeiten stattfindet, besteht nach vorheriger Absprache die Möglichkeit, bereits
am Vormittag des Balltages aufzubauen.
Ablauf Beispiel
15.00 Uhr Beginn Aufbau (Dekoration, Tombola, Band, etc.)
16.00 Uhr Soundcheck Band & DJ
17.30 Uhr Briefing Ballkomitee
18.00 Uhr Aufbau Fotograf
18.45 Uhr Abschluss Soundcheck
19.00 Uhr Einlass Foyer und Sektempfang
19.30 Uhr Einlass Ballsaal
20.00 Uhr Programmbeginn im Ballsaal
22.00 Uhr Einlass Late-Night Tickets und Öffnung Disco
24.00 Uhr Mitternachtseinlage
01.00 Uhr Ausschank-Stopp im Ballsaal
01.15 Uhr Musik-Ende im Ballsaal
01.30 Uhr Ballsaal schließt für Besucher
02.00 Uhr Ballsaal schließt für Maturanten
(Ballsaal und Backstage-Bereich sind leergeräumt)
02.30 Uhr Ausschank-Stopp in der Disco
02.45 Uhr Musik-Ende in der Disco
03.00 Uhr Sperrstunde - Hallen schließen
Abbau
Am darauffolgenden Tag
bzw. Montag Abbau von diverser Dekoration, Tombola, Transpa-
renten, etc. und Reinigung besenrein am darauf-
folgenden Tag bzw. Montag in Absprache mit der
Projektleitung der Messe Dornbirn.
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Ausstattung
Grundausstattung
Die Grundausstattung für Ihren Ball ist im Paketpreis enthalten:
- Gala- bzw. Bankettbestuhlung für die Mohren Halle 13
- Bar-Mobiliar für die Disco
- Garderobe im Foyer - Betreuung wird von der Messe Dornbirn organisiert
- Technikpaket (Details S. 8)
Deko & Tischschmuck
Der Tischschmuck ist vom Veranstalter zu organisieren. Die Speisekarte kann
individuell nach Absprache mit dem Messe-Caterer selbst gestaltet werden.
Die gesamte Dekoration in und vor den Hallen muss den gängigen Brandschutz-
bestimmungen (Ö-NORM 13 501-1) entsprechen. Aus Brandschutzgründen ist
ausschließlich der Gebrauch von LED-Kerzen erlaubt.
Die Anbringung von Dekoration oder Plakaten an den Wänden sowie der Aufbau
sind im Vorfeld mit dem Projektleiter der Messe Dornbirn abzustimmen.
Konfetti, Feenstaub, Glitzer oder kleinteilige Dekoration ist nicht gestattet.
Kontakt:
Die Hochzeitsfeen
Gabi Micheluzzi
Telefon: +43 5574 73165
E-Mail: info@hochzeitsfeen.com
Web: www.hochzeitsfeen.com
Werbeflächen
Sponsoren können wie folgt präsentiert werden:
Foyer: Roll-ups, Sponsorenwand, Beachflags
Mohren Halle 13 : Einspielungen über Beamer
Disco: Transparente
Die Beklebung des Bodens oder der Wände ist nicht gestattet.
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Technik Im Preis des Standard-Technikpakets sind folgende Leistungen inkludiert: Bühne / Ausstattung Die 12 x 7 m Bühne inkl. Vorhang steht Ihnen zur freien Verfügung und kann optimal für Einlagen, Mitternachtsshows und andere Highlights genutzt werden. Individuelle Besonderheiten müssen vorab abgesprochen werden. Technikpaket - Dunsterzeuger (Hazer) - Musikanlage - Beamer + Leinwand (16:9) - Konzert-Mikrofonierung - Lichttechnik inkl. Grundbeleuchtung, (bis maximal 24 Mikrofone) Effektlicht, Ambientelicht Zusatztechnik Zusätzliche Technikanforderungen (zB. Live-Kamera inkl. Kameramann/frau und Aufzeichnungen) sind optional möglich und können bei unserem Technikpartner angefragt werden. Die Zusatztechnik muss spätestens zwei Wochen vor Ge- neralprobe bestellt werden. Ansonsten wird ein Mehraufwand verrechnet. Kontakt: Plus Eventsupport GmbH, Sonja Fitz / Telefon: +43 5573 200 83-0 E-Mail: sonja@plus-eventsupport.at / Web: www.plus-eventsupport.at Serviceleistungen - Abmischen der Band - Einspielen der Programmpunkte Musikaufnahmen, Filme und PPP müssen spätestens eine Woche vor der General- probe bei der Technik qualitativ hochwertig (1280x720px, mp4, mov,…) abgege- ben werden, sodass die Daten geprüft werden können. Personal Technik In der Ballpauschale inkludiert sind: 1x Generalprobe à max. 4 Stunden 1 Lichttechniker (am Veranstaltungstag) 1 Tontechniker (am Veranstaltungstag) Der Personalaufwand bezieht sich auf den Ablauf (siehe Seite 6). Zusätzliche Per- sonalstunden oder Leistungen werden gesondert verrechnet. Bei Bedarf stellen wir gerne weitere Leistungen zur Verfügung. Diese werden gesondert verrechnet. 8
Personal & Gastronomische Betreuung
Gastronomische Betreuung
Für die Kulinarik während Ihrer Veranstaltung sorgt unser Messe-Caterer – sowohl
im Ballsaal als auch in der Disco. Eine eigene Bewirtung ist nicht möglich.
Kontakt:
Wäldar Partycrew, Andreas Meusburger / Tel.: +43 664 4779647
Mail: a.meusburger@aon.at / Web: www.waeldar-party-crew.com
Sektempfang und Tombola
Der Sektempfang findet im Foyer statt. Dazu wird von der Messe Dornbirn eine
Sekttheke zur Verfügung gestellt. Die Abwicklung, Getränkekühlung sowie die
eventuelle Organisation von Sektgläser muss im Vorfeld mit dem Messe-Caterer
abgestimmt werden.
Um einen reibungslosen Sektempfang zu gewährleisten, empfehlen wir
den Veranstaltern mind. 15 Personen (keine Programmmitwirkenden) für den
Sektempfang einzuteilen.
Nach dem Sektempfang ist dieser Bereich im Foyer von den Veranstaltern
(Schülern) selbst für die Tombola umzubauen.
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Veranstaltungsablauf Einlass Ausschließlich Personen mit einer gültigen Eintrittskarte oder einem entspre- chenden Ausweis (z. B. Ballkomitee, Musik,…) erhalten Zutritt zur Veranstaltung. Beim Einlass werden die Eintrittskarten in Kontrollstempel umgetauscht. „M" Unter 16 „16“ 16-18 Jahre „18“ Erwachsene (ab 18 J.) Weitere Details dazu finden Sie unter dem Punkt Jugendschutz. Folgende Personen erhalten zusätzlich ein Eintrittsband: - Maturanten sowie, Lehrpersonen für den Einlass in den Backstage Bereich - Late Night Tickets Die Eintrittsbänder unterscheiden sich farblich. Die Einlasskontrolle erfolgt durch den Sicherheitsdienst. Die Sicherheitskräfte sind ab Einlass bis zum Ende der Veranstaltung vor Ort und haben ausdrücklich die Befugnis, Taschen und Rucksäcke der Ballbesucher auf alkoholische und andere Getränke sowie Drogen zu kontrollieren. Abendkassa Vor Beginn der Veranstaltung ist ein Ansprechpartner des Ballkomitees zu benen- nen. Nach Abstimmung mit dem Projektleiter der Messe Dornbirn und Bekannt- gabe der Anzahl vorverkaufter Tickets ist eine Abendkassa möglich. Die Betreuung der Abendkassa wird von den SchülerInnen organisiert. Garderobe Es besteht Garderobenpflicht für alle Gäste. Für die Abwicklung wird ein Gardero- bendienst seitens der Messe Dornbirn beauftragt. Schließflächer befinden sich im 1. UG und stehen für einen Unkostenbeitrag von € 2,00 pro Schließfach zur Verfügung. Platzanweisung Um einen reibungslosen Veranstaltungsbeginn zu gewährleisten, empfehlen wir den Veranstaltern, die Gäste mit 10-12 Platzanweisern an die Tische zu begleiten. Tischpläne werden im Eingangsbereich ausgestellt. Security Mitarbeiter des Sicherheitsdienstes werden von der Messe Dornbirn eingeteilt. Das Briefing mit den Verantwortlichen des Ballkomitees findet am Tag der Veran- staltung um 17.30 Uhr statt. Security-Bedarf außerhalb der Hallen oder für Shuttle- busse muss zusätzlich bestellt werden. 10
Allgemeine Informationen
Haftung Backstage
Für Wertsachen und Bargeld in den zur Verfügung gestellten Backstage Räum-
lichkeiten (OK Büro, Garderoben, Sicherheitszentrum) wird seitens der Messe
Dornbirn keine Haftung übernommen.
Versicherung
Jeder Veranstalter ist verpflichtet, eine Veranstalterhaftpflichtversicherung abzu-
schließen.
Die Messe Dornbirn empfiehlt eine freiwillige Zusatzversicherung gegen Vandalis-
mus und Beschädigungen abzuschließen. Versicherungsleistungen sind bereits ab
einem Betrag von 350,00 zu erwerben.
GrECo International AG
Versicherungsmakler und Berater in Versicherungsangelegenheiten
Marktstrasse 16a | 6850 Dornbirn
Herwig Ganahl
Tel.: +43 5 04 04-515
Mail: h.ganahl@greco.services
Vergnügungssteuer und Kriegsopferabgabe
Tanzveranstaltungen mit lebender Musik unterliegen keiner Abgabenpflicht.
Für die Band (sog. "lebende Musik") besteht keine Steuerpflicht. Tanzveranstal-
tungen mit DJ sind in Dornbirn jedoch abgabenpflichtig. Steuern und Abgaben
werden anteilsmäßig auf den Eintrittspreis berechnet.
Steuerpflichtige Veranstaltungen sind spätestens drei Tage vor ihrer Durch-
führung anzumelden. Binnen drei Tagen nach der Veranstaltung hat der Veran-
stalter der Stadt Dornbirn eine Abgabenerklärung vorzulegen und gleichzeitig die
errechnete Abgabe zu entrichten.
Amt der Stadt Dornbirn
Herr Johannes Lenz
Rathausplatz 2 | 6850 Dornbirn
Tel. +43 5572 306-7300
11Allgemeine Informationen Jede öffentliche Aufführung von Musik ist der AKM im Vorhinein zu melden. Die Anmeldung der Veranstaltung ist bei der jeweilig zuständigen Geschäfts- stelle der AKM bis drei Tage vor der Veranstaltung vorzunehmen. AKM Geschäftsstelle Bregenz Klostergasse 7 bzw. Postfach 105 6900 Bregenz Tel: +43 50717 18588 gest.bregenz@akm.at www.akm.at Reinigung Die Hallen werden gereinigt an die Veranstalter übergeben und nach dem Ball besenrein von den Schülern verlassen, die Endreinigung der Hallen und die WC-Betreuung wird durch die Messe Dornbirn organisiert. Bei groben Verschmutzungen wird der Mehraufwand gesondert verrechnet. 12
Allgemeine Informationen
Feuerwehrpolizeiliche Bestimmungen
Alle Dekorationen sowie Dekorationsartikel müssen den gängigen Brandschutz-
verordnungen entsprechen. Feuer- sowie pyrotechnische Showelemente müssen
im Vorfeld mit der Messe Dornbirn geklärt werden.
Alkoholbestimmungen/Jugendschutzgesetz
Die Ballbesucher werden beim Einlass von der Security mit entsprechenden Kon-
trollbändchen/Kontrollstempel ausgestattet, welche nach dem Jugendschutzge-
setz zum Erwerb von alkoholischen Getränken berechtigen.
Bis 16 Jahre Von 16 bis 18 Jahre
Alkoholverbot Nur leichte Getränke wie z. B. Wein, Bier erlaubt
Über 18 Jahre
Auch „harte“ Getränke wie z. B. Cocktails, Alkopops erlaubt
Der Eintritt für Jugendliche unter 16 Jahren ist nur in Begleitung von Erwachse-
nen gestattet. Für die Einhaltung des Jugendschutzgesetzes ist der Veranstalter
verantwortlich.
Nichtraucherschutzgesetz / Drogenverbot
Es gilt in allen Hallen der Messe Dornbirn absolutes Rauchverbot. Für die Raucher
ist ein Bereich im Freigelände vorgesehen. Der Konsum von Drogen ist auf dem
gesamten Messequartier strengstens untersagt.
Verantwortlichkeiten
Die Verantwortlichen der einzelnen Bereiche müssen spätestens eine Woche vor
der Generalprobe namentlich mit Mobilnummer der Messe Dornbirn bekannt
gegeben werden.
Rechnungslegung
Nach abgeschlossener Veranstaltung erhalten Sie die Rechnung der Messe Dorn-
birn direkt per E-Mail. Die Rechnungslegung erfolgt immer aufwandsbezogen,
d.h. abgerechnet wird nach tatsächlichem Aufwand. Der Betrag ist nach Erhalt
der Rechnung innerhalb 14 Tagen zahlbar.
13Kostenaufstellung Preise 2022 Für die Messe Dornbirn fallen folgende Kosten an: (exkl. AKM und anderen Abgaben) Ballpauschale netto 21.500,00 20 % MwSt 4.300,00 Zwischensumme 25.800,00 1 % Vertragsgebühr 258,00 Gesamt brutto 26.058,00 Die Ballpauschale beinhaltet: - Miete Mohren Halle 13, - Bühne 12x7 m inkl. Vorhang Disco-Halle und Foyer 13/14 - Theke für Sektempfang - Grundausstattung (Details Seite 7) - 1 Person Veranstaltungsdienst - Betriebskosten - Sicherheitsdienst - Einmalige Bestuhlung - Reinigung - Technikpaket inkl. Betreuung - WC-Betreuung (Details Seite 8) - Kontrollstempel / Kontrollbänder Die Ballpauschale basiert auf dem beschriebenen Ablauf (siehe Seite 6). Bei Änderungen im Zeitplan können Zusatzkosten entstehen Impressionen 14
Ihre Ansprechpartner
Veranstaltungen
Angela Malsiner
Leitung
+43 5572 305-472
angela.malsiner@messedornbirn.at
Katharina Müller
Projektmanagement
+43 5572 305-473
katharina.mueller@messedornbirn.at
Veranstaltungsdienst
Ansprechperson während dem Ball
Messe Dornbirn
+43 5572 305-600
15www.messedornbirn.at
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