Besprechungen und Events optimal planen und durchführen mit Microsoft Teams - MIB Abdul Kerim Aydemir
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Besprechungen und Events optimal planen und durchführen mit Microsoft Teams 28. und 29. Januar 2021 MIB Abdul Kerim Aydemir Product Manager | Digital Workplace Trainer | Consultant abdul.aydemir@digicomp.ch | T +41 44 447 21 37
Besprechungen und Events optimal planen und
durchführen mit Microsoft Teams
Grundlegendes zu Besprechungen Breakout Rooms (Gruppenräume)
Planen von Besprechungen Umfragen (MS Forms)
• über Teams Aufzeichnungen
• über Outlook Bildschirm teilen
Besprechungsdetails Whiteboard
Terminplanungsassistent Weitere Tipps & Tricks
Besprechung durchführen
• Warteraum
• Rollen definieren
Besprechung planen über Microsoft Teams Neue Besprechung Über die Schaltfläche «Neue Besprechung» kann ein neuer Termin (Einzeltermin oder Gruppenbesprechung) geplant werden. Kalender-Modul Über das Modul «Kalender» gelangen Sie in das Kalender in Teams, welches mit Ihrem Outlook-Kalender synchronisiert. Somit haben Sie die Übersicht über all Ihre Termine. Terminplanung per Doppelklick Per Doppelklick auf eine Uhrzeit an einem bestimmten Datum gelangen Sie ebenfalls zur Terminplanung. Details zur Uhrzeit und zum Datum können Sie im aufgehenden Fenster anpassen.
Besprechung planen über Outlook Neue Teams-Besprechung Im Kalender-Modul im Outlook finden Sie im Menüband die Schaltfläche «Neue Teams-Besprechung». Sobald Sie darauf klicken, wird das Besprechungsplanungsfenster geöffnet. Details der Besprechung Geben Sie alle Details Ihrer Besprechung hier ein. Wählen Sie alle Personen, die teilnehmen sollen aus, auch die, die optional eingeladen werden. Unter «Ort» wird Ihnen automatisch «Microsoft Teams Besprechung» eingetragen. Besprechungs-Link Nun wird Ihnen auch direkt im Nachrichtenbereich des Termins der Link zur Besprechung inkl. Besprechungsoptionen eingetragen. Sie können überhaupt dieser automatisierten Eingabe Ihren persönlichen Einladungstext einfügen und die Einladung abschicken.
Besprechung planen Terminplanungsassistent Terminplanungs-Assistent Mittels des Terminplanungs-Assistenten können Sie interne Termine (innert ETH Zürich) einfach und frei planen. Sie werden dabei mit Stati der Teilnehmenden etc unterstützt. Status der Teilnehmenden Microsoft Teams zeigt Ihnen dynamisch an, ob die Teilnehmenden, die Sie zum Termin einladen möchten, zu den von Ihnen gewählten Daten verfügbar sind oder nicht. Teilnehmende, die Gäste sind (aussherhalb der ETH Zürich) weisen den Status «Unbekannt» aus. Optionale Teilnehmende Nicht alle Teilnehmende müssten an einem Meeting teilnehmen. Sie können auch optionale Teilnehmende definieren, für die z.B. das Meeting nur eine Information ist. Dies tragen Sie unter «Optionale Teilnehmer» ein. Termin planung – Drag & Drop Die Terminplanung müssen Sie nicht durch ein statisches Eintragen des Datums und der Uhrzeit zu oberst im Fenster vornehmen. Sie können den aktuellen, violetten Balken auch per Drag & Drop so verschieben, bis alle Teilnehmenden den Status «Verfügbar» anzeigen.
An einer Besprechung teilnehmen Einstieg Besprechungstitel Sobald Sie auf den Teams-Besprechungslink geklickt haben, geht das Fenster (hier rechts) auf. Sie sehen zuoberst immer den Besprechungstitel. Vergewissern Sie sich, dass in das richtige Meeting einsteigen. Audiogerätauswahl Wählen Sie aus, mit was für einem Audiogerät Sie der Besprechung beitreten möchten. Neu haben Sie neben dem Computeraudio (PC, Laptop oder Kopfhörer) auch die Option von Telefonaudio sowie Raumaudio. Sie können auch dem Meeting stumm beitreten. Kamera Sie können entscheiden ob Sie mit oder ohne Kamera dem Meeting beitreten möchten. Dies machen Sie indem Sie den Regler verschieben. Über «Hintergrundfilter» können Sie einen virtuellen Hintergrund zu Ihrem Kamerabild auswählen. Weitere Einstellungen Über das Zahnrädchen können Sie weitere Geräteeinstellungen vornehmen, bevor Sie dem Meeting beitreten. Unter anderem können Sie die Kamera sowie die Audiogeräte bestimmen. (siehe Grafik rechts oben)
An einer Besprechung teilnehmen Bildschirm teilen
Steuerungsleiste
Teilnehmerliste
Mit diesem Symbol sehen Sie die
Teilnehmerliste und können auch über die
Suche nach Teilnehmenden suchen.
Hand aufheben
Falls Sie eine Frage Kamera ein-
haben, können Sie /ausschalten
Dauer der Besprechung mit diesem Symbol
Ganz links am Besprechungsfenster sehen Sie die Ihre Hand aufheben.
Dauer der Besprechung. Dieser startet sobald Sie in Der Referent wird Mikrofon ein-
das Meeting eingestiegen sind. dies mittels einer Breakout Rooms
Chat /ausschalten
gelben Umrandung (Gruppenräume)
Hierüber können Sie mit allen im Call Ihres Kontaktes Erstellen Sie
chatten und bei Umfragen mitmachen. merken. Gruppenräume, falls Sie
Zudem haben Sie Emojis zur Verfügung um ein Meeting in kleinere
Ihre Antworten, Entscheidungen, Gefühle Gruppen aufteilen
graphisch zu untermauern. möchten.Eine Besprechung durchführen Breakout Rooms (Gruppenräume) Raumeinstellungen Hierüber können Sie bestimmen, wie viel Räume Sie einrichten möchten. Maximal können aktuell 50 Räume eingerichtet werden. Teilnehmerzuweisung Teilnehmer können im zweiten Schritt entweder automatisch oder manuell den Räumen zugewiesen werden. Falls bestimmte Personengruppen, Teams etc. in einer Besprechung wieder zusammenkommen sollen, entscheiden Sie sich für die manuelle Zuweisung. Teilnehmerzuweisung Hier finde Sie die Übersicht aller Teilnehmenden. In diesem Beispiel gibt es keine Teilnehmenden. Die Teilnehmeden können nun den Räumen zugewiesen werden. Natürlich kann die Zuweisung auch verändert werden. Räume verwalten Räume können entsprechend benannt, gestartet, geschlossen oder auch gelöscht werden. Dies machen Sie über das Drei-Punkt- Menü neben der Raumbezeichnung.
Eine Besprechung durchführen
Bildschirm teilen
Computer Sound einschliessen
Falls Sie während des Meetings eine Video-
Meeting verlassen bzw. für alle
oder eine Audio-Datei abspielen möchten, beenden
müssen Sie beim Bildschirm teilen den Über diesen roten Knopf können alle das
Computer Sound einschliessen. Ansonsten Meeting verlassen. Der Organisation hat
können die Teilnehmenden keinen Ton zudem die Möglichkeit über das Pfeil-Symbol
hören. neben dran das Meeting für alle gleichzeitig zu
beenden.
Bildschirm teilen
Beim teilen von Bildschirmen ist vieles zu
beachten. Entscheiden Sie sicher, ob Sie das PowerPoint Präsentationen
gesamte Bildschirm oder ein Fenster teilen Sie können auch vorab PowerPoint
möchten. Aus Datenschutzgründen ist die Präsentationen hochladen und diese dann
Empfehlung nur ein Fenster zu teilen. direkt ohne lange Suchen öffnen.
Whiteboard
Während dem Meeting kann ein Whiteboard (wie ein digitales
Flipchart) gestartet werden. Hierüber können im Meeting kreativ
zusammengearbeitet und dann die entsprechende Datei
abgespeichert und/oder geteilt werden.Eine Besprechung durchführen
Weiter Aktionen
Weitere Aktionen
Über die Schaltfläche «Weitere Aktionen»
Ankündigen, wenn Anrufer
können Sie diverse Einstellungen für das beitreten oder verlassen
aktuelle Meeting vornehmen, u.a. Optionen Mit diesem Schieberegler können Sie
anpassen, Ansichten verändern, bestimmen, ob Sie einen Ton hören, wenn ein
Hintergrundeffekte einsehen, eine Teilnehmer das Meeting verlässt oder dem
Aufzeichnung starten, Liveuntertitel Meeting beitritt.
einschalten und Videos der Teilnehmenden
blockieren.
Wartebereich
Entscheiden Sie, wer den Wartebereich
umgehen darf. Hier haben Sie lediglich drei Stummschaltung
Hierüber können Sie auch direkt die
Optionen:
Entscheidung treffen ob die Teilnehmenden
• Jeder die Stummschaltung aufheben dürfen oder
• Personen in meiner Organisation nicht.
• Personen in meiner Organisation und
vertrauenswürdigen Organisationen
Referenten
Mit diesem DropDown bestimmen Sie wer während dem
Meeting präsentieren darf. Hier haben die Rollen eine grosse
Bedeutung. Wir unterscheiden zwischen Organisator, Referent,
Gast und Teilnehmer.Eine Besprechung durchführen
Besprechungs-Chat
Nach Apps suchen
Während einer Besprechung können Sie
nun mit Apps arbeiten. Sie können das Microsoft Forms Umfragen
aktuelle Wetter mitteilen, ein YouTube Wenn Sie während eines Meetings eine
Video zeigen oder eine Umfrage mit Umfrage starten möchte, können Sie dies nun
Microsoft Forms durchführen. tun mittels der App Microsoft Forms. Hierbei
wird eine Schnellabstimmung gestartet, bei
der Sie die Möglichkeit haben Single Choice
oder Multiple Choice Fragen zu stellen.
Messaging-Erweiterungen
Mittels Messaging-Erweiterungen können Sie
ein Meeting interaktiver gestalten wie bisher. Spielereien
Sie können wichtige Infos hervorheben, Emojis Mittels Emojis, Giphys sowie Aufkleber können
und weitere Spielereien verwenden oder auf Sie interaktiv und graphisch in einem Meeting
Apps zurückgreifen. auf Fragen eingehen.Microsoft Teams: Collaborate with success MIB Abdul Kerim Aydemir Product Manager | Digital Workplace Trainer | Consultant abdul.aydemir@digicomp.ch | T +41 44 447 21 37
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