Deutsche Post AG - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen - Stand: Januar 2020
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Inhalt 1. Überblick 3 2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 4 - 28 3. Phase II – Wahlscheinantrag 29 4. Phase III – Briefwahlunterlagen 30 - 34 5. Phase IV – Wahlbrief 35 - 41 6. Systemlösungen 42 - 44 Backup 46 Bitte beachten: Die in der Präsentation dargestellten Briefsendungen entsprechen nicht immer der Originalgröße der angegebenen Maße. Sie enthalten fiktive Beispielanschriften. Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 2
1. Überblick Die Durchführung von Wahlen stellt sich in 4 Phasen dar: Phase I - Wahlbenachrichtigung Versand von Wahl- benachrichtigungen durch den Wahlveranstalter als Brief oder Postkarte Phase II - Wahlscheinantrag Rücksendung des Wahl- scheinantrages durch den Wähler als Brief oder Postkarte Phase III - Briefwahlunterlagen Versand der Briefwahlunter- lagen durch den Wahl- veranstalter als Brief Phase IV - Wahlbrief Versand der Wahlbriefe durch den Wähler als Brief Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 3
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.1 Anforderungen an Wahlbenachrichtigungen für den Versand als Standardbrief oder Postkarte › Keine Mindestmengen (Ausnahme Einlieferung im Rahmen von Teilleistungen zur Erzielung von Rabatten) › Automationsfähigkeit Die Sendungen müssen die Vorgaben zur physischen Beschaffenheit und zur Gestaltung der Aufschriftseite gemäß des Leitfadens „Automationsfähige Briefsendungen“ erfüllen. Bei Nichterfüllen der Vorgaben zur physischen Beschaffenheit werden die Sendungen mit dem Entgelt für den Kompaktbrief abgerechnet. Bei der Einlieferung im Rahmen von Teilleistungen müssen die Sendungen zusätzlich maschinenlesbar sein. Informationen auf www.deutschepost.de/teilleistungen. Wir empfehlen, im Vorfeld immer ein Muster zur Begutachtung vorzulegen! Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 4
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.2 Entgelt › Postkarte: 0,60 €, Standardbrief: 0,80 €, Kompaktbrief: 0,95 € › Unter bestimmten Voraussetzungen können im Rahmen von Teilleistungen zusätzliche Rabatte (für 1 überregionale Sendungen in Höhe von 20 – 46 %2 und für regionale Sendungen in Höhe von 37 – 49 %3) erzielt werden. Informationen auf www.deutschepost.de/teilleistungen Versand von überregionalen Sendungen Versand von regionalen Sendungen Mind. 5.000 Briefsendungen im Format Standard, Mind. 250 Briefsendungen im Format Standard, Kompakt Kompakt oder Postkarte oder oder Postkarte oder Mind. 500 Briefsendungen im Format Groß oder Maxi Mind. 100 Briefsendungen im Format Groß oder Maxi Vorsortierung nach Leitregionen (ersten beiden Ziffern der Ausschließlich Empfänger innerhalb der Leitregion (ersten PLZ) beiden Ziffern der PLZ) des Briefzentrums, in dem Durchlaufende Nummerierung der Sendungen eingeliefert wird Maschinenlesbare Sendungen Durchlaufende Nummerierung der Sendungen Frankierung mit DV-Freimachung, Frankiermaschinen oder Maschinenlesbare Sendungen dem Frankierservice der Deutschen Post Frankierung mit DV-Freimachung, Frankiermaschinen oder Abschluss eines Vertrages über Teilleistungen BZA Brief dem Frankierservice der Deutschen Post Abschluss eines Vertrages über Teilleistungen BZE Brief 1 Darstellung der wesentlichen Voraussetzungen 2 In Abhängigkeit vom Format und der Einlieferungsmenge 3 In Abhängigkeit vom Format Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 5
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.3 Zusatzleistungen › Abholung: Gegen Entgelt und entsprechender Vereinbarung übernimmt die Deutsche Post die Abholung der Wahlbenachrichtigungen › Frankierung: Gegen Entgelt übernimmt die Deutsche Post die Frankierung der Wahlbenachrichtigungen (Frankierservice) › PREMIUMADRESS: Detaillierte Informationen finden Sie auf den Seiten 7 bis 9 Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 6
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.3.1 PREMIUMADRESS 8 Millionen Umzüge und 840.000 Sterbefälle pro Jahr in Deutschland führen zu Adressänderungen. Unsere Zusatzleistung PREMIUMADRESS bietet Ihnen optimale Adresspflege im Zustellprozess durch Prüfung der Empfängeradressen vor Ort und Abgleich mit aktuellen Datenbanken im Nachgang. Ihre Vorteile: Einzigartige Aktualität der Datenbasis. Aktualisierung von ca. 20-30% der Anschriften durch aktive Nachsendeaufträge. Zusätzlich wertvolle Verstorbenen-Informationen und Anschriftenkorrekturen. Schneller Zugriff auf aktualisierte Adressen via Download oder SFTP. Individuelle Steuerung des Sendungsschicksals -> Nachsendung, Rücksendung oder Vernichtung möglich. Verschiedene PREMIUMADRESS-Varianten ermöglichen einen auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Einsatz des Adresspflege-Services. Komfortable und transparente Sendungsvorbereitung und Adressverwaltung via Online-Portal unter www.premiumadress.de mit individuellen Zugangsdaten. Trefferbasierte Abrechnung nach Bereitstellung der Adressinformationen. Viele PREMIUMADRESS-Leistungen sind für die Versandart BRIEF kostenfrei! (siehe Übersicht) Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 7
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.3.1 PREMIUMADRESS Retoure BRIEF* Produktvarianten Basis Report Plus Fokus Hybrid Retoure Extra Preise2 Rücksendung bei Unzustellbarkeit entgeltfrei Rücksendung bei Umzug mit Nachsendeauftrag entgeltfrei Verbleib der Sendung Nachsendung bei Umzug mit Nachsendeauftrag entgeltfrei Vernichtung bei Unzustellbarkeit entgeltfrei Anschriftenkorrektur bei entgeltfrei3bzw. 0,28 Mängeln in der Anschrift EUR Umzugsadresse bzw. - information (bei Umzug mit 1,15 EUR Nachsendeauftrag) Adressinformation Unzustellbar weil nicht zu entgeltfrei3 bzw. 0,28 ermitteln / Annahme verweigert EUR / nicht abgeholt entgeltfrei3 bzw. 0,75 Unzustellbar weil verstorben 1 EUR Unzustellbar mit Datenbankbestätigung 0,50 EUR Optionale Zusatzleistung Neue Adresse aus Anschritftenrecherche 5,50 EUR Download entgeltfrei SFTP einmalig 500 EUR Datenbereitstellung 0,90 EUR /angef. 40 Ausdruck Adressliste Adressen * Auszug ohne Gewähr 1 wird als Adressmerkmal 10 geliefert 2 SFTP inkl. gesetzl. USt. Alle weiteren Leistungen zzgl. gesetzl. USt. 3 Entgeltfrei in Verbindung mit Basis oder Report, alle anderen kostenpflichtig Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 8
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.3.1 PREMIUMADRESS Voraussetzungen: Abschluss eines PREMIUMADRESS-Auftrags (Informationen hierzu unter www.premiumadress.de oder www.deutschepost.de/wahlen). Korrekte Kennzeichnung der Sendungen mit einem „P“ und einem Datamatrixcode, indem alle wichtigen Informationen zur gewünschten PREMIUMADRESS-Variante, die Kundennummer und die Sendungs-ID hinterlegt sind. Bitte stimmen Sie sich mit Ihrem Druckdienstleister hinsichtlich der Frankierung und Nutzung des Datamatrixcodes ab. Weitere Informationen: Unter www.premiumadress.de, der Infoseite Wahlen www.deutschepost.de/wahlen oder bei Ihrem jeweiligen Ansprechpartner der Deutschen Post AG erhalten Sie weiterführende Informationen – zur Sendungskennzeichnung mit PREMIUMADRESS. – zum Zugang zur Internetanwendung und den Downloadmöglichkeiten der digitalen Adressinformationen. – durch eine Guided Tour als kurze Beschreibung der Internetanwendung. – zur Möglichkeit einer Vorprüfung (Inhalt des Datamatrixcodes sowie Layout des Anschriftenfeldes). Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 9
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.4 Frankierung › Frankiermaschine, DV-Freimachung, Frankierservice oder Sonstige (z.B. Briefmarke, Internetmarke) › Informationen auf www.deutschepost.de/frankierung › Wenn Rabatte erzielt werden sollen, dann ist eine Frankierung mit DV-Freimachung, Frankiermaschinen oder dem Frankierservice der Deutschen Post erforderlich. Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 10
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.5 Einlieferungsstellen › Sendungen, die im Rahmen von Teilleistungen eingeliefert werden sollen, müssen in den Großannahmestellen der Briefzentren eingeliefert werden. › Mit DV-Freimachung oder Frankiermaschine frankierte Sendungen sind grundsätzlich bei der mit uns vertraglich vereinbarten Annahmestelle einzuliefern. › Eine Abholung durch die Deutsche Post gegen Entgelt ist ebenfalls möglich. Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 11
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.6.1 Gestaltungsbeispiel: Wahlbenachrichtigung im Format DIN lang1 Wahlbenachrichtigung für die Wahl zum Deutschen Bundestag ³) Absender: Wahlraum: Wahlbezirk/ Stadt Bonn, Die Oberbürgermeisterin Schulgebäude Agnesstraße 1 Wählerverzeichnis-Nr: Berliner Platz 2 53225 Bonn 316/00345 53111 Bonn Wahltag: Sonntag, der ………. Wahlzeit: 8.00 Uhr bis 18.00 Uhr Sehr geehrte Bürgerin, sehr geehrter Bürger, Sie sind in das Wählerverzeichnis eingetragen und können im oben angegebenen Wahlraum wählen. Bringen Sie diese Benachrichtigung zur Wahl mit und halten Sie ihren Personalausweis oder Reisepass bereit. Wenn Sie in einem anderen Wahlraum Ihres Wahlkreises oder durch Briefwahl wählen wollen, VG Heidesheim a Rh. - Am Goldenen Lamm 1 - 55262 Heidesheim am Rhein benötigen Sie einen Wahlschein. Voraussetzung für die Erteilung eines Wahlscheines ist, dass einer der im rückseitigen Wahlscheinantrag genannten Gründe vorliegt (Hinweis zu Rückseite Nr.2: Der 34. Tag vor der Wahl ist der …..). 01.20 0,60 Wahlscheinanträge – die auch mündlich, aber nicht fernmündlich gestellt werden können – werden nur bis zum …..18.00 Uhr oder bei nachgewiesener plötzlicher Erkrankung auch noch bis zum *55262*8153653-41545* Wahltage 15.00 Uhr entgegengenommen. Wahlscheine nebst Briefwahlunterlagen werden auf dem Herr Postwege übersandt oder amtlich überbracht. Sie können auch persönlich bei der Gemeinde Uwe Kleinert abgeholt werden. Wer für einen anderen Wahlschein und Briefwahlunterlagen beantragt, muss eine Mainzer Str. 10 schriftliche Vollmacht vorlegen. Etwaige Unrichtigkeiten in Ihrer nebenstehenden Anschrift teilen 55262 Heidesheim am Rhein Sie bitte der Gemeinde mit. Mit freundlichen Grüßen Die Oberbürgermeisterin der Stadt Bonn Bitte achten Sie bei nachträglicher Personalisierung auf einen gleichmäßigen und sauberen Druck der Anschrift/Aufschrift. Die dunkle Schrift muss sich mit einem deutlichen Kontrast vom Hintergrund abheben. 1 Es sind auch andere Formate möglich, bspw. 99 mm x 210 mm oder DIN C6 Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 12
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.6.1 Gestaltungsbeispiel: Wahlbenachrichtigung im Format DIN lang 74 mm Wahlbenachrichtigung für die Wahl zum Deutschen Bundestag ³) Absender: Wahlraum: Wahlbezirk/ Stadt Bonn, Die Oberbürgermeisterin Schulgebäude Agnesstraße 1 Wählerverzeichnis-Nr: Berliner Platz 2 53225 Bonn 316/00345 40 mm 53111 Bonn Wahltag: Sonntag, der ………. Wahlzeit: 8.00 Uhr bis 18.00 Uhr Absenderzone Frankierzone mind. 5 mm Sehr geehrte Bürgerin, sehr geehrter Bürger, 5 mm Sie sind in das Wählerverzeichnis eingetragen und können im oben angegebenen Wahlraum wählen. Bringen Sie diese Benachrichtigung zur Wahl mit und halten Sie ihren Personalausweis oder Der Trennstrich ist 1,2 mm breit. Reisepass bereit. Wenn Sie in einem anderen Wahlraum Ihres Wahlkreises oder durch Briefwahl wählen wollen, VG Heidesheim a Rh. - Am Goldenen Lamm 1 - 55262 Heidesheim am Rhein benötigen Sie einen Wahlschein. Voraussetzung für die Erteilung eines Wahlscheines ist, dass einer der im rückseitigen Wahlscheinantrag genannten Gründe vorliegt (Hinweis zu Rückseite Nr.2: Der 34. Tag vor der Wahl ist der …..). 01.20 0,60 Wahlscheinanträge – die auch mündlich, aber nicht fernmündlich gestellt werden können – werden nur bis zum …..18.00 Uhr oder bei nachgewiesener plötzlicher Erkrankung auch noch bis zum *55262*8153653-41545* Wahltage 15.00 Uhr entgegengenommen. Wahlscheine nebst Briefwahlunterlagen werden auf dem Herr Postwege übersandt oder amtlich überbracht. Sie können auch persönlich bei der Gemeinde Uwe Kleinert abgeholt werden. Wer für einen anderen Wahlschein und Briefwahlunterlagen beantragt, muss eine Mainzer Str. 10 schriftliche Vollmacht vorlegen. Etwaige Unrichtigkeiten in Ihrer nebenstehenden Anschrift teilen 55262 Heidesheim am Rhein Sie bitte der Gemeinde mit. Mit freundlichen Grüßen Die Oberbürgermeisterin der Stadt Bonn Codierzone (komplett freihalten) 15 mm 150 mm Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 13
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.6.1 Gestaltungsbeispiel: Wahlbenachrichtigung im Format DIN lang1 Wahlbenachrichtigung für die Wahl zum Deutschen Bundestag ³) Absender: Wahlraum: Wahlbezirk/ FR 15.01.20 0,60 PREMIUMADRESS Stadt Bonn, Die Oberbürgermeisterin Schulgebäude Agnesstraße 1 Wählerverzeichnis-Nr: Berliner Platz 2 53111 Bonn Wahltag: Sonntag, der ………. 53225 Bonn 316/00345 P 3D 1200 0003 00 0001 551E Wahlzeit: 8.00 Uhr bis 18.00 Uhr Sehr geehrte Bürgerin, sehr geehrter Bürger, Sie sind in das Wählerverzeichnis eingetragen und können im oben angegebenen Wahlraum wählen. Bringen Sie diese Benachrichtigung zur Wahl mit und halten Sie ihren Personalausweis oder Reisepass bereit. Wenn Sie in einem anderen Wahlraum Ihres Wahlkreises oder durch Briefwahl wählen wollen, benötigen Sie einen Wahlschein. Voraussetzung für die Erteilung eines Wahlscheines ist, dass einer der im rückseitigen Wahlscheinantrag genannten Gründe vorliegt (Hinweis zu Rückseite Nr.2: Der 34. Tag vor der Wahl ist der …..). Wahlscheinanträge – die auch mündlich, aber nicht fernmündlich gestellt werden können – werden nur bis zum …..18.00 Uhr oder bei nachgewiesener plötzlicher Erkrankung auch noch bis zum Wahltage 15.00 Uhr entgegengenommen. Wahlscheine nebst Briefwahlunterlagen werden auf dem Postwege übersandt oder amtlich überbracht. Sie können auch persönlich bei der Gemeinde abgeholt werden. Wer für einen anderen Wahlschein Herr und Briefwahlunterlagen beantragt, muss eine schriftliche Vollmacht vorlegen. Etwaige Unrichtigkeiten in Ihrer Uwe Kleinert nebenstehenden Anschrift teilen Sie bitte der Gemeinde mit. Hermannstraße 13 Mit freundlichen Grüßen Die Oberbürgermeisterin der Stadt Bonn 53225 Bonn Bitte achten Sie bei nachträglicher Personalisierung auf einen gleichmäßigen und sauberen Druck der Anschrift/Aufschrift. Die dunkle Schrift muss sich mit einem deutlichen Kontrast vom Hintergrund abheben. 1 Es sind auch andere Formate möglich, bspw. 99 mm x 210 mm oder DIN C6 Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 14
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.6.1 Gestaltungsbeispiel: Wahlbenachrichtigung im Format DIN lang 74 mm Wahlbenachrichtigung für die Wahl zum Deutschen Bundestag ³) Absender: Wahlraum: Wahlbezirk/ FR 15.01.20 0,60 PREMIUMADRESS Stadt Bonn, Die Oberbürgermeisterin Schulgebäude Agnesstraße 1 Wählerverzeichnis-Nr: Berliner Platz 2 53111 Bonn Wahltag: Sonntag, der ………. 53225 Bonn 316/00345 P 3D 1200 0003 00 0001 551E 40 mm Wahlzeit: 8.00 Uhr bis 18.00 Uhr Absenderzone Frankierzone Sehr geehrte Bürgerin, sehr geehrter Bürger, mind. 5 mm Sie sind in das Wählerverzeichnis eingetragen und können im oben angegebenen Wahlraum wählen. Bringen Sie diese Benachrichtigung zur Wahl mit und halten Sie ihren Personalausweis oder Reisepass bereit. 5 – 8 mm Wenn Sie in einem anderen Wahlraum Ihres Wahlkreises oder durch Briefwahl wählen wollen, benötigen Sie einen Wahlschein. Voraussetzung für die Erteilung eines Wahlscheines ist, dass einer der im rückseitigen Der Trennstrich ist 1,2 mm breit. Wahlscheinantrag genannten Gründe vorliegt (Hinweis zu Rückseite Nr.2: Der 34. Tag vor der Wahl ist der …..). Wahlscheinanträge – die auch mündlich, aber nicht fernmündlich gestellt werden können – werden nur bis zum …..18.00 Uhr oder bei nachgewiesener plötzlicher Erkrankung auch noch bis zum Wahltage 15.00 Uhr entgegengenommen. Wahlscheine nebst Briefwahlunterlagen werden auf dem Postwege übersandt oder amtlich überbracht. Sie können auch persönlich bei der Gemeinde abgeholt werden. Wer für einen anderen Wahlschein Herr und Briefwahlunterlagen beantragt, muss eine schriftliche Vollmacht vorlegen. Etwaige Unrichtigkeiten in Ihrer Uwe Kleinert nebenstehenden Anschrift teilen Sie bitte der Gemeinde mit. Hermannstraße 13 Mit freundlichen Grüßen Die Oberbürgermeisterin der Stadt Bonn 53225 Bonn Codierzone (komplett freihalten) 15 mm 150 mm Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 15
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.6.2 Gestaltungsbeispiel: Briefhülle ohne Fenster im Format DIN lang Soll die Absenderangabe innerhalb der Lesezone angebracht werden, so ist dies nur einzeilig oberhalb der Anschrift möglich. Besonders lange Absenderangaben können sinnvoll abgekürzt oder in der Absenderzone angebracht werden. Hinweise zum Inhalt (z.B.: „Amtliche Wahlsache“, „Eilige Wahlunterlagen“,…) können links neben der Aufschrift angebracht werden. Dabei ist ein Abstand von mindestens 20 mm zwischen dem Hinweis und der Aufschrift einzuhalten. Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 16
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.6.2 Gestaltungsbeispiel: Briefhülle ohne Fenster im Format DIN lang 74 mm Verbandsgemeinde Heidesheim am Rhein Wahlamt Am Goldenen Lamm 1 55262 Heidesheim am Rhein 40 mm Absenderzone Frankierzone Lesezone Abstand mindestens 20 mm VG Heidesheim a Rh. - Am Goldenen Lamm 1 - 55262 Heidesheim am Rhein Inhalt: 15 mm Wichtige Wahlunterlagen 01.20 0,80 15 mm *55262*8153653-41545* Herr Uwe Kleinert Mainzer Str. 10 55262 Heidesheim am Rhein Codierzone (komplett freihalten) 15 mm 150 mm Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 17
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.6.2 Gestaltungsbeispiel: Briefhülle ohne Fenster im Format DIN lang Soll die Absenderangabe innerhalb der Lesezone angebracht werden, so ist dies nur einzeilig oberhalb der Anschrift möglich. Besonders lange Absenderangaben können sinnvoll abgekürzt oder in der Absenderzone angebracht werden. Hinweise zum Inhalt (z.B.: „Amtliche Wahlsache“, „Eilige Wahlunterlagen“,…) können links neben der Aufschrift angebracht werden. Dabei ist ein Abstand von mindestens 20 mm zwischen dem Hinweis und der Aufschrift einzuhalten. Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 18
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.6.2 Gestaltungsbeispiel: Briefhülle ohne Fenster im Format DIN lang 74 mm Verbandsgemeinde Heidesheim am Rhein Wahlamt PREMIUMADRESS FR 15.01.20 0,80 Am Goldenen Lamm 1 55262 Heidesheim am Rhein P 3D 1200 0003 00 0001 551E 40 mm Absenderzone Frankierzone Lesezone Abstand mindestens 20 mm 15 mm Inhalt: 15 mm Herr Wichtige Wahlunterlagen Uwe Kleinert Mainzer Str. 10 55262 Heidesheim am Rhein Codierzone (komplett freihalten) 15 mm 150 mm Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 19
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.6.3 Gestaltungsbeispiel: Briefhülle mit Fenster im Format DIN lang Bei einer Briefhülle mit Fenster darf sich der Sendungsinhalt nicht so weit verschieben, dass Teile der Aufschrift verdeckt werden oder sonstige Angaben im Fenster erscheinen. Die Aufschrift muss immer vollständig im Fenster stehen und mindestens 3 mm von allen Rändern entfernt bleiben. Soll die Absenderangabe innerhalb des Fensters angebracht werden, so ist dies nur einzeilig oberhalb der Anschrift möglich. Besonders lange Absenderangaben können sinnvoll abgekürzt oder in der Absenderzone angebracht werden. Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 20
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.6.3 Gestaltungsbeispiel: Briefhülle mit Fenster im Format DIN lang 74 mm Verbandsgemeinde Heidesheim am Rhein - Wahlamt Am Goldenen Lamm 1 55262 Heidesheim am Rhein 40 mm Inhalt: Wahlbenachrichtigung Absenderzone Frankierzone VG Heidesheim a Rh. - Am Goldenen Lamm 1 - 55262 Heidesheim am Rhein 01.20 0,80 15 mm 15 mm *55262*8153653-41545* Herr Uwe Kleinert Mainzer Str. 10 55262 Heidesheim am Rhein Codierzone (komplett freihalten) 15 mm 150 mm Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 21
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.6.3 Gestaltungsbeispiel: Briefhülle mit Fenster im Format DIN lang Bei einer Briefhülle mit Fenster darf sich der Sendungsinhalt nicht so weit verschieben, dass Teile der Aufschrift verdeckt werden oder sonstige Angaben im Fenster erscheinen. Die Aufschrift muss immer vollständig im Fenster stehen und mindestens 3 mm von allen Rändern entfernt bleiben. Soll die Absenderangabe innerhalb des Fensters angebracht werden, so ist dies nur einzeilig oberhalb der Anschrift möglich. Besonders lange Absenderangaben können sinnvoll abgekürzt oder in der Absenderzone angebracht werden. Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 22
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.6.3 Gestaltungsbeispiel: Briefhülle mit Fenster im Format DIN lang 74 mm Verbandsgemeinde Heidesheim am Rhein - Wahlamt Am Goldenen Lamm 1 PREMIUMADRESS FR 15.01.20 0,80 55262 Heidesheim am Rhein P 3D 1200 0003 00 0001 551E 40 mm Inhalt: Wahlbenachrichtigung Absenderzone Frankierzone 15 mm *55262*8153653-41545* 15 mm Herr Uwe Kleinert Mainzer Str. 10 55262 Heidesheim am Rhein Codierzone (komplett freihalten) 15 mm 150 mm Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 23
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.6.4 Gestaltungsbeispiel: Briefhülle ohne Fenster im Format C6 Soll die Absenderangabe innerhalb der Lesezone angebracht werden, so ist dies nur einzeilig oberhalb der Anschrift möglich. Besonders lange Absenderangaben können sinnvoll abgekürzt oder in der Absenderzone angebracht werden. Hinweise zum Inhalt (z.B.: „Amtliche Wahlsache“, „Eilige Wahlunterlagen“,…) können links neben der Aufschrift angebracht werden. Dabei ist ein Abstand von mindestens 20 mm zwischen dem Hinweis und der Aufschrift einzuhalten. Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 24
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.6.4 Gestaltungsbeispiel: Briefhülle ohne Fenster im Format C6 74 mm Verbandsgemeinde Heidesheim am Rhein Wahlamt Am Goldenen Lamm 1 55262 Heidesheim am Rhein 40 mm Absenderzone Frankierzone Abstand mindestens 20 mm Lesezone VG Heidesheim a Rh. - Am Goldenen Lamm 1 - 55262 Heidesheim am Rhein Amtliche 15 mm Wahlsache 01.20 0,80 15 mm *55262*8153653-41545* Herr Uwe Kleinert Mainzer Str. 10 55262 Heidesheim am Rhein Codierzone (komplett freihalten) 15 mm 150 mm Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 25
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.6.4 Gestaltungsbeispiel: Briefhülle ohne Fenster im Format C6 Soll die Absenderangabe innerhalb der Lesezone angebracht werden, so ist dies nur einzeilig oberhalb der Anschrift möglich. Besonders lange Absenderangaben können sinnvoll abgekürzt oder in der Absenderzone angebracht werden. Hinweise zum Inhalt (z.B.: „Amtliche Wahlsache“, „Eilige Wahlunterlagen“,…) können links neben der Aufschrift angebracht werden. Dabei ist ein Abstand von mindestens 20 mm zwischen dem Hinweis und der Aufschrift einzuhalten. Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 26
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.6.4 Gestaltungsbeispiel: Briefhülle ohne Fenster im Format C6 74 mm Verbandsgemeinde Heidesheim am Rhein Wahlamt PREMIUMADRESS FR 15.01.20 0,80 Am Goldenen Lamm 1 55262 Heidesheim am Rhein P 3D 1200 0003 00 0001 551E 40 mm Absenderzone Frankierzone Lesezone Abstand mindestens 20 mm 15 mm Amtliche 15 mm Herr Wahlsache Uwe Kleinert Mainzer Str. 10 55262 Heidesheim am Rhein Codierzone (komplett freihalten) 15 mm 150 mm Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 27
2. Phase I – Wahlbenachrichtigung 2.7 Automationsfähigkeit der Wahlbenachrichtigung › Grundlage für den Versand als Brief oder Postkarte ist die Broschüre „Leistungen und Preise“ sowie der Leitfaden „Automationsfähige Briefsendungen“ in der jeweils gültigen Fassung. Voraussetzung für eine Einlieferung als Standardbrief oder Postkarte ist neben der geeigneten physischen Beschaffenheit der Sendungen auch die Erfüllung der Anforderungen an die Gestaltung der Aufschriftseite. › Mindestflächengewicht des Kartenmaterials: bis C6: 150 g/m² bis DIN lang: 170 g/m² bis Höchstmaß: 200 g/m² › Die ausreichende Stabilität einer Sendung in Kartenform resultiert aus unterschiedlichen Komponenten wie der Qualität des Papiers, seiner Beschaffenheit, der Schnittrichtung sowie dem Papierflächengewicht. Statisch aufgeladene, geknickte oder aufgewölbte Sendungen sind oftmals nicht maschinell bearbeitbar. Auch unsachgemäße Lagerung/Beförderung des Papiers bzw. der Sendungen sowie ungeeignete Druckprozesse können die maschinelle Bearbeitbarkeit der Sendungen verhindern. › Bitte beziehen Sie den Berater Automationsmanagement BRIEF (ABB) frühzeitig mit ein, damit bereits in der Planungsphase die für die Automationsfähigkeit notwendigen Details berücksichtigt werden. Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 28
3. Phase II – Wahlscheinantrag › Zur Anforderung der Briefwahlunterlagen (Wahlscheinantrag) nutzt der Empfänger der Wahlbenachrichtigung abhängig vom Format, mit der die Wahlbenachrichtigung versendet wird, z.B. die Rückseite der Benachrichtigung (Postkarte) oder ein entsprechendes Formular per Brief. › Nicht oder nicht ausreichend frankierte Briefsendungen werden dem Wahlamt mit Nachentgelt zugestellt (z.B. 0,80 € für Standardbrief1 + 0,70 € Einziehungsentgelt1). Fehlendes Entgelt1 + Einziehungsentgelt1 = Nachentgelt Standard 0,80 0,70 1,50 Kompakt 0,95 0,70 1,65 Groß 1,55 2,00 3,55 Maxi 2,70 2,00 4,70 1 Umsatzsteuerfrei Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 29
4. Phase III – Briefwahlunterlagen 4.1 Anforderungen an Briefwahlunterlagen › Der Versand der Briefwahlunterlagen erfolgt als Brief, wir empfehlen den Aufdruck: „Wichtige Wahlunterlagen“. › Keine Mindestmengen (Ausnahme Einlieferung im Rahmen von Teilleistungen zur Erzielung von Rabatten) › Automationsfähigkeit: Die Sendungen müssen die Vorgaben zur physischen Beschaffenheit und zur Gestaltung der Aufschriftseite gemäß des Leitfadens „Automationsfähige Briefsendungen“ erfüllen. Bei Nichterfüllen der Vorgaben zur physischen Beschaffenheit werden die Sendungen mit dem Entgelt für den Kompaktbrief abgerechnet. Bei der Einlieferung im Rahmen von Teilleistungen müssen die Sendungen zusätzlich maschinenlesbar sein. Informationen auf www.deutschepost.de/teilleistungen. Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 30
4. Phase III – Briefwahlunterlagen 4.2 Muster für Versand Briefwahlunterlagen Verbandsgemeinde Heidesheim am Rhein Wahlamt Am Goldenen Lamm 1 55262 Heidesheim am Rhein VG Heidesheim a Rh. - Am Goldenen Lamm 1 - 55262 Heidesheim am Rhein 01 030E 0928 06 011E 001E DV 01.20 0,80 Inhalt: *55262*8153653-41545* Wichtige Wahlunterlagen Herr Uwe Kleinert Mainzer Str. 10 55262 Heidesheim am Rhein Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 31
4. Phase III – Briefwahlunterlagen 4.2 Muster für Versand Briefwahlunterlagen 74 mm Verbandsgemeinde Heidesheim am Rhein Wahlamt Am Goldenen Lamm 1 55262 Heidesheim am Rhein 40 mm Absenderzone Frankierzone Lesezone Abstand mindestens 20 mm VG Heidesheim a Rh. - Am Goldenen Lamm 1 - 55262 Heidesheim am Rhein 01 030E 0928 06 011E 001E DV 01.20 0,80 15 mm Inhalt: 15 mm *55262*8153653-41545* Wichtige Wahlunterlagen Herr Uwe Kleinert Mainzer Str. 10 55262 Heidesheim am Rhein Codierzone (komplett freihalten) 15 mm 150 mm Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 32
4. Phase III – Briefwahlunterlagen 4.2 Muster für Versand Briefwahlunterlagen Verbandsgemeinde Heidesheim am Rhein Wahlamt FR 15.01.20 0,80 Am Goldenen Lamm 1 55262 Heidesheim am Rhein 3D 1200 0003 00 0001 551E Inhalt: Herr Wichtige Wahlunterlagen Uwe Kleinert Mainzer Str. 10 55262 Heidesheim am Rhein Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 33
4. Phase III – Briefwahlunterlagen 4.2 Muster für Versand Briefwahlunterlagen 74 mm Verbandsgemeinde Heidesheim am Rhein Wahlamt FR 15.01.20 0,80 Am Goldenen Lamm 1 55262 Heidesheim am Rhein 40 mm 3D 1200 0003 00 0001 551E Absenderzone Frankierzone Lesezone Abstand mindestens 20 mm 15 mm Inhalt: 15 mm Herr Wichtige Wahlunterlagen Uwe Kleinert Mainzer Str. 10 55262 Heidesheim am Rhein Codierzone (komplett freihalten) 15 mm 150 mm Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 34
5. Phase IV – Wahlbrief 5.1 Grundsätzliches zur Briefwahl › Nach dem Bundeswahlgesetz § 36 (4) können Wahlunterlagen von den Absendern unentgeltlich eingeliefert werden, wenn sie sich in amtlichen Wahlbriefumschlägen befinden. › Die Wahlbriefe sind farblich auffällig zu gestalten (Farbsättigung bis 30% ohne Schwarzanteile). › Für die Entrichtung des Beförderungsentgeltes bei der Deutschen Post seitens des Wahlleiters ergeben sich folgende Möglichkeiten: › Gestaltung des Wahlbriefes als Antwortsendung › Abschluss eines Auftrags zur Abrechnung von Wahlbriefen und entsprechende Gestaltung des Wahlbriefes Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 35
5. Phase IV – Wahlbrief 5.2 Abrechnung nicht frankierter Wahlbriefe als Antwortsendung 1 2 als Responseplus Sendung als Werbeantwort Sendung Kennzeichnung der Sendung: Kennzeichnung der Sendung: • Frankiervermerk inkl. Matrixcode • Produktkennzeichnung „ANTWORT“ • Rechteckvermerk z.B. „Entgelt bereits bezahlt“ • „Deutsche Post“ inkl. Posthorn • Frankiervermerk, z.B. „Entgelt zahlt Empfänger“ Abrechnung: Auf monatlicher Basis werden beim Empfänger Abrechnung: (z.B. Wahlamt) im Anschluss an die Beförderung Die Entgelte für die Antwortsendungen werden die Entgelte erhoben beim Empfänger (z.B. Wahlamt) direkt im Anschluss an die Beförderung erhoben. Vertrag: Für den Service RESPONSEPLUS ist ein Online- Vertrag: Auftrag erforderlich Ein besonderer Auftrag ist hier im Vorfeld der Wahl nicht erforderlich Kosten: Keine zusätzlichen Kosten Kosten: ggfs. zusätzliche Kosten je nach Abrechnungsverfahren Infos und Gestaltungsvorgaben zur WERBEANTWORT (deutschepost.de/werbeantwort) und RESPONSEPLUS (deutschepost.de/responseplus) entnehmen Sie bitte der jeweiligen Broschüre sowie der Broschüre „Automationsfähige Briefsendungen“ in der aktuellen Fassung. Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 36
5. Phase IV – Wahlbrief 5.2.1 Muster Wahlbrief als Antwortsendung als RESPONSEPLUS Größe des Rechteckvermerkes: Höhe: 17 – 30 mm Breite: 15 – 25 mm Höhe > Breite (deutlich erkennbares Rechteck) Text 2- bis 4-zeilig, zentriert Linienstärke 0,4 mm – 1,5 mm Die Mindestversalhöhe des Textes beträgt 2 mm. Zudem soll der Text einen Abstand von mindestens 1 mm zum Rahmen einhalten. Empfehlung: 24 mm x 20 mm (H x B) mit einer Rahmenstärke von 0,5 mm (= 1,5 pt) Hinweis: Alle Sendungen müssen vollständig automationsfähig sein. Werden die Vorgaben nicht eingehalten, erhöht sich das Entgelt des Basisproduktes. Hinweis: Lese-, Codier- sowie Frankierzone müssen weiß oder pastellfarben gestaltet sein, da andernfalls die Automationsfähigkeit beeinträchtigt bzw. verhindert wird. Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 37
5. Phase IV – Wahlbrief 5.2.2 Muster Wahlbrief als Antwortsendung als WERBEANTWORT Größe des Frankiervermerkes: Höhe: 17 – 30 mm Breite: 15 – 25 mm Höhe > Breite (deutlich erkennbares Rechteck) Text 2- bis 4-zeilig, zentriert Linienstärke 0,4 mm – 1,5 mm Die Mindestversalhöhe des Textes beträgt 2 mm. Zudem soll der Text einen Abstand von mindestens 1 mm zum Rahmen einhalten. Empfehlung: 24 mm x 20 mm (H x B) mit einer Rahmenstärke von 0,5 mm (= 1,5 pt) Hinweise: • Postkarten und Standardbriefe müssen vollständig automationsfähig sein. Kompakt-, Groß- und Maxisendungen müssen die Anforderungen der Maschinenlesbarkeit und Gestaltung der Aufschriftseite erfüllen. Werden die Vorgaben nicht eingehalten, erhöht sich das Entgelt des Basisproduktes. • Wahlbriefe ohne den Vermerk „ANTWORT“ werden - wenn sie nicht oder nicht vollständig freigemacht sind - mit Nachentgelt belegt (fehlendes Porto plus Einziehungsentgelt von z. Zt. 0,70 € für Standard/Kompakt und 2,00 € Hinweis: Lese-, Codier- sowie Frankierzone müssen weiß oder pastellfarben gestaltet sein, da für Groß/Maxi) andernfalls die Automationsfähigkeit beeinträchtigt bzw. verhindert wird. Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 38
5. Phase IV – Wahlbrief 5.3 Der Wahlbrief mit Auftrag zur Abrechnung von Wahlbriefen (Auftrag) › Setzen Sie sich bitte zum Abschluss eines Auftrags rechtzeitig mit Ihrem Ansprechpartner in Verbindung oder besuchen Sie unsere Internetseite www.deutschepost.de/wahlen. Wichtig! Der Auftrag muss spätestens zwei Monate vor dem Wahltermin abgeschlossen sein. › Das Wahlbriefaufkommen wird von der Deutschen Post täglich mengenmäßig erfasst und nach Gegenzeichnung ausgehändigt. › Sollen mehrere Empfangsstellen (Wahlämter) über einen Auftrag abgerechnet werden, so benötigen wir spätestens zwei Monate vor dem Wahltermin eine schriftliche Auflistung der Empfangsstellen. › Die Abrechnung erfolgt per Rechnungslegung. Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 39
5. Phase IV – Wahlbrief 5.3.1 Abschluss eines Auftrags zur Abrechnung von Wahlbriefen (Auftrag) Insbesondere bei großen Wahlen können über deutschepost.de/wahlen Aufträge zur Abrechnung von Wahlbriefen abgeschlossen werden. Vorteile • Die Entgelte aller von der Deutschen Post beförderten Wahlbriefe werden nach der Wahl in einer Summe in Rechnung gestellt. • Der Wahlbrief kann vom Wähler also ohne Porto (unfrei) versendet werden. • Ein Einziehungsentgelt wird nicht erhoben. Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 40
5. Phase IV – Wahlbrief 5.3.2 Muster Wahlbrief mit Auftrag 74 mm Größe des Frankiervermerkes: Höhe: 17 – 30 mm Ausgabestelle: Breite: 15 – 25 mm Höhe > Breite (deutlich Wahlschein-Nr.: Bereich/Wahlbezirk: Entgeltfrei im erkennbares Rechteck) Bereich der 40 mm Text 2- bis 4-zeilig, zentriert Deutschen Linienstärke 0,4 mm – 1,5 mm Post Die Mindestversalhöhe des Textes beträgt 2 mm. Zudem soll der Text Absenderzone Frankierzone einen Abstand von mindestens 1mm zum Rahmen einhalten. Lesezone Empfehlung: 15 mm 15 mm 24 mm x 20 mm (H x B) mit einer Rahmenstärke von 0,5 mm (= 1,5 pt) Weitere zulässige Vermerke: • „Entgeltfrei ausschließlich bei Wahlbrief Beförderung durch die Deutsche Post“ Stadt Bonn • Zusatz „AG“ hinter Post Die Oberbürgermeisterin Berliner Platz 2 53111 Bonn Codierzone (komplett freihalten) 15 mm 150 mm Hinweis: Lese-, Codier- sowie Frankierzone müssen weiß oder pastellfarben gestaltet sein, da andernfalls die Automationsfähigkeit beeinträchtigt bzw. verhindert wird. Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 41
6. Systemlösungen 6.1 Wahlbenachrichtigungen Wir bieten Ihnen Systemlösungen für den Bereich Wahlen an (Europa-, Bundestags-, Landtags-, Kommunalwahl etc.) Die Deutsche Post übernimmt für Sie unter anderem: › das Bedrucken Ihrer Wahlbenachrichtigungen mit den individuellen Empfängerdaten der Wahlberechtigten sowie den Daten der jeweiligen Wahllokale › die Frankierung › das portooptimierte Versenden Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 42
6. Systemlösungen 6.2 Briefwahlunterlagen Die Deutsche Post übernimmt nach Eingang des vom Bürger zurückgesendeten Briefwahlantrages unter anderem: › die elektronische Erkennung der Beleginformation › den elektronischen Abgleich gegen das Wählerverzeichnis › die Produktion, die Frankierung und den portooptimierten Versand der individuellen Briefwahlunterlagen Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 43
6. Systemlösungen 6.3 Ihre Vorteile › Angebot einer individuellen Lösung › Reduzierung von Fehlerquellen durch Abwicklung von Druck, Frankierung, Versand sowie Materialbeschaffung aus einer Hand › Schnelle und hochprofessionelle Bearbeitung › Sie müssen keine technischen und personellen Kapazitäten für wahlbezogene Aktionen vorhalten › Produktionssicherheit durch modernste Drucktechnik an mehreren Standorten › direkte Postauflieferung durch Standortnähe zum Briefzentrum › Wir garantieren die Einhaltung des Datenschutzes › Direkte Weitergabe der postalischen Rabatte Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 44
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Ansprechpartner Berater Automationsmanagement Brief (ABB) › Absprache bezüglich der Automationsfähigkeit der Wahlbenachrichtigungen und Wahlbriefe › Prüfung Ihrer geplanten Sendungen hinsichtlich korrekter Gestaltung der Aufschriftseite anhand von Layout-Dateien E-Mail: automationsfaehigebriefe@deutschepost.de Website: www.deutschepost.de/automationsfaehige-briefsendungen Kundenservice › Ggf. Produktionsabsprachen › Bearbeiten von Reklamationen › Ggf. Erstellen eines Angebotes „HIN+WEG“ oder „Servicefahrten“ Infos unter deutschepost.de/hinundweg Telefon: 0180 6 555555 * *6 ct je Verbindung aus den deutschen Festnetzen maximal 42 ct je angefangene 60 Sek. aus den deutschen Mobilfunknetzen Deutsche Post Deutsche Post - Ihr Partner für den Briefversand bei Wahlen. Stand: Januar 2020 46
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