Dokumentation Stundenplan Erstellung

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D3.3-09A

                   Dokumentation
                    Stundenplan
                     Erstellung
                                Stundenplan SJ 2021/22

Freigabe durch die Schulleitung: 09. Dezember 2020

Erstellung Stundenplan        Freigabe durch SL am 09. Dezember 2020   Seite 1 von 11

D3.3-09A

Inhaltsverzeichnis

1.      Zweck des Dokuments und Grundlage ........................................................................ 4
     1.1 Aufgaben Zentrale Dienste ...................................................................... 4
2.      Dokumentation Prozessschritte Herbstsemester ....................................................... 5
     2.1 Initialisierung Erstellung Masterdokument .................................................. KW47 ........ 5
     2.2 Kick-off Stundenplanung ................................................................................. KW51 ........ 5
     2.3 Pensenwünsche einfordern (Verfügbarkeit, Volumen) ............................. KW02-03 ... 5
     2.4 Koordination mit externen Anspruchsgruppen .......................................... KW04-05 ... 5
     2.5 Grundpensensitzung ......................................................................................... KW04 ........ 6
     2.6 Turnhallensitzung ............................................................................................... KW06 ........ 6
     2.7 Erste Pensensitzung .......................................................................................... KW09 ........ 6
     2.8 Klassen- und Fächereröffnung im IM (inkl. provisorische Klassen) ..... KW10 ........ 6
     2.9 Provisorische Stundenpläne erstellen .......................................................... KW10-14 ... 6
     2.10 Zweite Pensensitzung ..................................................................................... KW15 ........ 6
     2.11 Feedback zu provisorischem Stundenplan einholen.............................. KW15 ........ 7
     2.12 Stundenplan optimieren bzw. fertigstellen ................................................ KW16-19 ... 7
     2.13 Provisorischen Stundenplan genehmigen ................................................ KW16-19 ... 7
     2.14 Elektronischen Stundenplan erstellen........................................................ KW20-23 ... 7
     2.15 Feedback zu elektronischem Stundenplan einholen .............................. KW24-26 ... 7
     2.16 Aufgabenliste erstellen ................................................................................... KW26-27 ... 7
     2.17 Vorbereitung für Verfügungen ...................................................................... KW27-28 ... 7
     2.18 Stundenpläne definitiv setzen (ausser Bereiche 54 – 56) ...................... KW28 ........ 8
     2.19 LP-Stundenpläne ausdrucken (ausser Bereiche 54 – 56) ...................... KW29 ........ 8
     2.20 Stundenpläne definitiv setzen (Bereiche 54 – 56) .................................... KW29 ........ 8
     2.21 LP-Stundenpläne ausdrucken (Bereiche 54 – 56) .................................... KW30 ........ 8
     2.22 LP-Stundenpläne versenden ......................................................................... KW30 ........ 8
     2.23 Klassenstundenpläne ausdrucken .............................................................. KW30 ........ 8
     2.24 Klassenstundenpläne verteilen .................................................................... KW31 ........ 8
     2.25 Zimmerverantwortungen festlegen.............................................................. KW31 ........ 9
     2.26 Zimmerbelegungspläne ausdrucken ........................................................... KW31 ........ 9
     2.27 Zimmerbelegungspläne versenden bzw. aushängen ............................. bis KW33 .. 9
     2.28 Gesamtstundenplan archivieren .................................................................. bis KW33 .. 9
3.      Dokumentation Prozessschritte Frühlingssemester................................................. 10
     3.1 Klassen- und Fächereröffnung im IM (Veränderungen) ........................... KW37 ...... 10
     3.2 Provisorische Stundenpläne aktualisieren .................................................. KW37-39 . 10
     3.3 Elektronischen Stundenplan erstellen .......................................................... KW39-43 . 10
     3.4 Import Stundenpläne in IM und erzeugen der prov. Stundenpläne ..... KW44 ...... 10

Erstellung Stundenplan                         Freigabe durch SL am 09. Dezember 2020                                   Seite 2 von 11

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  3.5 Feedback zu elektronischem Stundenplan einholen ................................ KW44-45 . 10
  3.6 Anpassungen im IM durch Stundenplaner .................................................. KW46-47 . 10
  3.7 Vorarbeiten für Verfügungen ........................................................................... KW48-49 . 10
  3.8 Klassenstundenpläne an Rektorat zur Prüfung ......................................... KW50 ...... 11
  3.9 Stundenpläne definitiv setzen ......................................................................... KW51-03 . 11
  3.10 LP-Stundenpläne ausdrucken ....................................................................... KW05 ...... 11
  3.11 LP-Stundenpläne versenden ......................................................................... KW05 ...... 11
  3.12 Klassenstundenpläne ausdrucken .............................................................. KW06 ...... 11
  3.13 Klassenstundenpläne verteilen .................................................................... KW06 ...... 11
  3.14 Zimmerbelegungspläne ausdrucken ........................................................... KW07 ...... 11
  3.15 Zimmerbelegungspläne versenden bzw. aushängen ............................. KW07 ...... 11
  3.16 Gesamtstundenplan archivieren .................................................................. KW08 ...... 11

Erstellung Stundenplan                 Freigabe durch SL am 09. Dezember 2020                             Seite 3 von 11

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1. Zweck des Dokuments und Grundlage
Das vorliegende Dokument beschreibt die einzelnen Aufgaben des Prozesses Stundenpla-
nerstellung.

     Bevor der Prozess gestartet werden kann, muss die Freigabe der Schulkommission
      betreffend den Ferientagen vorliegen

     Das Semester muss im Information Manager (IM) eröffnet und die Ferieneinträge inkl.
      Weiterbildungstag müssen vorgenommen werden (Lohnrelevanz)

Zeitpunkt definitive Info von Schulleitung: Nach Herbstferien

1.1 Aufgaben Zentrale Dienste

Zuständigkeit Eröffnung im IM (Technische Einstellungen): Leitung Kundencenter (Stv.:
Stundenplaner)

     Eintragen Semester

         Datei  Administration  Codetabellen  Ereignis  Semester [kurs]

              Frühlingssemester:
               Erster Tag nach Sportferien bis inkl.
               Letzter Tag Sommerferien

              Herbstsemester:
               Erster Tag nach den Sommerferien bis inkl.
               Letzter Tag Sportferien

     Eintragen Ferien, Weiterbildungstag und Ausfalltage (Feiertage und Betriebsfe-
      rientage)

         Add Ins  Tabellenmanager

Damit sind die Voraussetzungen geschaffen, um den Prozess „Stundenplan-Erstellung“ zu
starten.

Die Grundlage dazu bieten die folgenden beiden Dokumente:

        Vorbereitungstätigkeiten für die Erstellung des Herbstsemester-Stundenplans (im VIF
         unter D3.3-01)

        Vorbereitungstätigkeiten für die Erstellung des Frühlingssemester-Stundenplans (im
         VIF unter D3.3-02)

Da der Prozess für die Erstellung des Herbstsemester-Stundenplans gegenüber demjenigen
zur Erstellung des Frühlingssemesters zusätzliche Schritte beinhaltet wird der „Herbstsemes-
ter-Stundenplan“ als Basis für diese Dokumentation verwendet:

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2. Dokumentation Prozessschritte Herbstsemester
2.1 Initialisierung Erstellung Masterdokument                                        KW47
        Termin für Erstellung/Einträge: bis Kick-off Stundenplanung:
            o Stammdaten eintragen (durch HR)
            o Anpassung bekannte Austritte/Eintritte (durch HR)
            o Vorjahreswerte (laufendes Herbstsemester) übernehmen, z.B. Grundpensen,
                Entlastungen (durch HR)
            o Entlastungen wie Hausvorstand, usw. in Entlastungslisten eintragen (PR), vi-
                sieren (PR und DIR) und an HR melden

     Eintragung Entlastungen: Durch HR (Fachbearbeiter/in Lohn)
     Eintragung Lektionen: Durch Prorektoratssekretär/in

     Das Masterdokument wird aktiv nur von drei Personen bewirtschaftet: Stundenpla-
      ner/in, Prorektoratssekretär/in und Fachbearbeiter/in Lohn
     Wenn eine der obgenannten ausfällt, ist die Stellvertretung berechtigt zur Bewirt-
      schaftung

2.2 Kick-off Stundenplanung                                                          KW51
        Im Rahmen der Schulleitungs-Sitzung (Zuständigkeit: Rektorat)
        Schwerpunkt: Planung Stundenplanerstellung Herbstsemester
        Verifizierung und Anpassung Dokumentation "Stundenplan-Erstellung und Ablauf-
         plan"
        E-Mail Versand initiieren (Einforderung Pensenwünsche)
        Angebotsveränderungen (inkl. Auswirkungen auf Pensen und Infrastruktur)
        Rahmenbedingungen Schulbetrieb definieren
        Im Falle von Kündigungen Stellenanträge vorbereiten

2.3 Pensenwünsche einfordern (Verfügbarkeit, Volumen)                            KW02-03
Pensenwunschformular enthält in separater Auflistung auch Entlastungen für Klassen-LP,
Altersentlastung, usw.
     Einforderung durch Prorektorat bei zugeteilten Lehrpersonen und Kursleitenden für
       gesamtes Schuljahr
           o Rückmeldung an Prorektoratssekretariat und in Kopie an Prorektor/in und zu-
               ständige Bereichsleitung
     Zentrale Ablage aller eingegangenen Pensenwünsche (Zugang für betroffene BL und
       Stundenplaner)
     Pensenwünsche in Masterdokument eintragen (Prorektoratssekretariat)

2.4 Koordination mit externen Anspruchsgruppen                                   KW04-05
        Koordination mit Dritten (Laufender Kontakt)
          MBA: Bereichsleitung Grundbildung Hauswirtschaft
          Careum: Bereichsleitung FAGE
          AOZ: Prorektorat BEB
          Kunst und Sport Schule: Prorektorat BVB

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2.5 Grundpensensitzung                                                                  KW04
        Besprechung und Überprüfung und evtl. Anpassung der Grundpensen für neues
         Schuljahr
        Pensenwünsche berücksichtigen

2.6 Turnhallensitzung                                                                   KW06
        Leitung: Prorektorat BVB
        Mit betroffenen Bereichsleitenden (für Sportlehrpersonen und für Turnhalle zuständig)
        Turnhallen anfragen und buchen für gesamtes Schuljahr (Dokumente auf N-Laufwerk
         unter Prorektoratsübergreifend/Stundenplan)
        Sportlektionen werden in Sporthallenübersicht eingetragen
         1. Vorrang hat HBB aufgrund Vorgaben Careum
         2. Bereiche mit eigener Turnhalle
         3. Restliche Bereiche
         Bei der LP-Zuteilung werden zuerst die Sportlehrpersonen (unterrichten nur Sport)
         berücksichtigt. Zuteilung erfolgt durch die zuständige Bereichsleitung (Grundpensen
         beachten).

2.7 Erste Pensensitzung                                                                 KW09
        Im Rahmen der Schulleitungs-Sitzung (Zuständigkeit: Rektorat)
        Schwerpunkt: Angebote, Klassen, Wahlfächer

    Ergebnisse
     Klassen sind bereits gemäss Budget definiert. Schulleitung verfolgt Anmeldestände
     Wahlfächer festlegen
     Meldung an Kundencenter damit Klassen im IM eröffnet werden können
     Klassenlehrpersonen sind definiert und können den Klassen im IM zugewiesen
       werden (Vorschläge von BL, Bestätigung durch PR)
     Offizielle Mitteilung durch PR an BL für Start der provisorischen Stundenplanung (So-
       bald Klassen und Fächer bekannt sind)

2.8 Klassen- und Fächereröffnung im IM (inkl. provisorische Klassen)                    KW10
        Klasseneröffnung durch Kundencenter im IM (Auftrag durch LZD an Leitung Kunden-
         center)
        Fächer in IM eröffnen (durch Stundenplaner)

2.9 Provisorische Stundenpläne erstellen                                            KW10-14
        Provisorische Stundenpläne (ausserhalb IM) bereichsweise erstellen

2.10 Zweite Pensensitzung                                                               KW15
        Im Rahmen der Schulleitungs-Sitzung (Zuständigkeit: Rektorat)
        Schwerpunkt: Status und Lösungen
            o Ansprüche, Wünsche, Mehrfachanstellungen koordinieren
            o Pensen der LP besprechen (gemäss prov. Stundenplan inkl. SPO)
            o Nicht zugeteilte Lektionen  Lösungen suchen
            o LP mit zu wenig Lektionen  Lösungen suchen
            o Prüfen, ob provisorische Stundenpläne (ausschliessliches Lektionentotal) mit
               Masterdokument übereinstimmen durch PR
            o Rückmeldung an BL, insbesondere festgestellte Abweichungen

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2.11 Feedback zu provisorischem Stundenplan einholen                                  KW15
        Besprechung Bereichsleitung mit Lehrpersonen (Reminder durch Stundenplaner)

2.12 Stundenplan optimieren bzw. fertigstellen                                    KW16-19
        Durch Bereichsleitung

2.13 Provisorischen Stundenplan genehmigen                                        KW16-19
        Besprechung Bereichsleitung mit Prorektorat

2.14 Elektronischen Stundenplan erstellen                                         KW20-23
        Bereichsleitung gibt Stundenplan mit Stundenplaner-Tool ein, führt Konfliktprüfung
         durch und gibt OK an Stundenplaner für Übernahme in IM (Bereichsweise)
          Termin: KW21
        Kurswesen und modulare Angebote werden direkt im IM erfasst, da Stundenplaner-
         Tool nur für periodische Ereignisse ausgelegt ist
        Stundenplaner importiert Stundenpläne in IM und informiert BL, dass nun keine
         Anpassungen im Stundenplaner-Tool mehr vorgenommen werden sollen
        Stundenpläne werden im IM als „In Planung“ angezeigt und können Klassen- oder
         Lehrpersonenweise ausgedruckt werden
        Der Stundenplaner erfasst die Klassenlehrpersonen im IM (Infos aus Masterdoku-
         ment sowie durch BL (zugehörige Klasse))

2.15 Feedback zu elektronischem Stundenplan einholen                              KW24-26
        Klassenstundenpläne werden durch SP an BL versendet
        Besprechung Bereichsleitung mit Lehrperson
        Status-Information an Prorektorat durch Bereichsleitung

2.16 Aufgabenliste erstellen                                                      KW26-27
        Liste mit offenen Punkten (Vakanzen, Klassenänderungen) wird erstellt und geführt
         durch Stundenplaner/in inklusive Abgleich mit HR
        Zurückhalten der Verfügungen der betroffenen Lehrpersonen

2.17 Vorbereitung für Verfügungen                                                 KW27-28
        Abgleich IM-Daten mit geplanten Lektionen aus Masterdokument (Fachbearbeiter/in
         Lohn und Stv. Stellvertretung Abteilungsleitung Personal)
          Vier-Augen-Prinzip
        Entlastungslisten definitiv setzen und in Masterdokument übertragen (Fachbearbei-
         ter/in Lohn und Stv. Stellvertretung Abteilungsleitung Personal)
          Vier-Augen-Prinzip)
        Für zusätzlich durchgeführte Klassen dann auch die Entlastungen nachmelden: PR
         und BL

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2.18 Stundenpläne definitiv setzen (ausser Bereiche 54 – 56)                           KW28
        Deadline für Vakanzen Fixierung
        Alle Bereiche mit Ausnahme von 54/gbg, 55/gbw und 56/bew
         - Freitag, zweitletzte Schulwoche: Unterlagen (Klassen- und LP-Stundenpläne) sind
            bereit für den Ausdruck in und Prüfung durch Rektorat.
         - Montag/Dienstag letzte Schulwoche: Bereinigung der Befunde
         - Mittwoch letzte Schulwoche: Freigabe der bereinigten Stundenpläne
        Danach setzt der Stundenplaner den Stundenplan im IM definitiv und informiert Be-
         reichsleitungen, Prorektorat und Verantwortliche Lohnbuchhaltung und Stellvertre-
         tung Abteilungsleitung Personal mit Kopie an Rektorat

2.19 LP-Stundenpläne ausdrucken (ausser Bereiche 54 – 56)                              KW29
        Information durch Stundenplaner
        Ausdruck erfolgt durch Kundencenter

2.20 Stundenpläne definitiv setzen (Bereiche 54 – 56)                                  KW29
        Bereiche 54/gbg, 55/gbw und 56/bew
         - Freitag, letzter Schultag: Unterlagen (Klassen- und LP-Stundenpläne) sind bereit
            für den Ausdruck in und Prüfung durch Rektorat
         - Montag-Mittwoch der ersten Ferienwoche: Bereinigung der Befunde
         - Donnerstag der ersten Ferienwoche: Freigabe der bereinigten Stundenpläne
        Danach setzt der Stundenplaner den Stundenplan im IM definitiv und informiert Be-
         reichsleitungen, Prorektorat und Verantwortliche Lohnbuchhaltung und Stellvertre-
         tung Abteilungsleitung Personal mit Kopie an Rektorat

2.21 LP-Stundenpläne ausdrucken (Bereiche 54 – 56)                                     KW30
        Information durch Stundenplaner
        Ausdruck erfolgt durch Kundencenter

2.22 LP-Stundenpläne versenden                                                         KW30
        Begleitschreiben erstellt durch Rektorat
        Versand durch Kundencenter

2.23 Klassenstundenpläne ausdrucken                                                    KW30
        Durch Kundencenter

2.24 Klassenstundenpläne verteilen                                                     KW31
        Klassenstundenpläne durch Kundencenter an Klassenlehrperson verteilen

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2.25 Zimmerverantwortungen festlegen                                              KW31
        Durch Bereichsleitung festlegen und Information an Stundenplaner
        Erfassung im IM durch Stundenplaner

2.26 Zimmerbelegungspläne ausdrucken                                              KW31
        Durch Kundencenter

2.27 Zimmerbelegungspläne versenden bzw. aushängen                           bis KW33
        Durch Kundencenter bzw. Bereichsleitung

2.28 Gesamtstundenplan archivieren                                           bis KW33
        Durch Kundencenter: Ablage der ausgedruckten Stundenpläne

Erstellung Stundenplan         Freigabe durch SL am 09. Dezember 2020       Seite 9 von 11

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3. Dokumentation Prozessschritte Frühlingssemester
3.1 Klassen- und Fächereröffnung im IM (Veränderungen)                                  KW37
        Hinweis: Klassen und Fächer, welche unverändert zum Herbstsemester weitergeführt
         werden müssen nicht speziell behandelt, sondern können einfach übernommen wer-
         den
        Klasseneröffnung durch Kundencenter im IM (Auftrag durch LZD an Leitung Kunden-
         center)
        Fächer in IM eröffnen (durch Stundenplaner)

3.2 Provisorische Stundenpläne aktualisieren                                        KW37-39
        Provisorische Stundenpläne (ausserhalb IM) bereichsweise erstellen, bzw. aktuellen
         Stand aus dem Herbstsemester abbilden

3.3 Elektronischen Stundenplan erstellen                                            KW39-43
        Bereichsleitung gibt Stundenplan mit Stundenplaner-Tool ein, führt Konfliktprüfung
         durch und gibt OK an Stundenplaner für Übernahme in IM (bereichsweise)
          Termin: KW 43

3.4 Import Stundenpläne in IM und erzeugen der prov. Stundenpläne                       KW44
        Stundenplaner importiert Stundenpläne in IM und informiert BL, dass nun keine An-
         passungen im Stundenplaner-Tool mehr vorgenommen werden sollen
        Stundenpläne werden im IM als „In Planung“ angezeigt und können Klassen- oder
         Lehrpersonenweise ausgedruckt werden
        Der Stundenplaner erfasst die Klassenlehrpersonen im IM (Infos aus Masterdoku-
         ment sowie durch BL (zugehörige Klasse))
         Für bestehende Klassen werden die Daten aus dem Herbstsemester übernommen

3.5 Feedback zu elektronischem Stundenplan einholen                                 KW44-45
        Klassenstundenpläne werden durch Stundenplaner an BL versendet
        Bei Bedarf: Besprechung Bereichsleitung mit Lehrperson
        Status-Information an Prorektorat durch Bereichsleitung

3.6 Anpassungen im IM durch Stundenplaner                            KW46-47
    Notwendige Anpassungen werden durch den Stundenplaner direkt im IM
      vorgenommen
    Eventuelle Änderungen im Stundenplaner Tool werden nicht automatisch
      übernommen und müssen manuell nachgeführt werden

3.7 Vorarbeiten für Verfügungen                                                     KW48-49
        Abgleich IM-Daten mit geplanten Lektionen aus Masterdokument (Fachbearbeiter/in
         Lohn und Stv. Stellvertretung Abteilungsleitung Personal)
          Vier-Augen-Prinzip

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D3.3-09A

3.8 Klassenstundenpläne an Rektorat zur Prüfung                         KW50
    Deadline für Vakanzen Fixierung
    Die Klassenstundenpläne werden durch den Stundenplaner an das Rektorat
       zur Überprüfung gesendet
    Information zu Anpassungen gegenüber dem letzten Stand des Herbstsemes-
       ters erfolgen direkt via Prorektorat

3.9 Stundenpläne definitiv setzen                                                KW51-03
        Nach erfolgter Prüfung und Genehmigung durch Rektorat (Stundenpläne pro Bereich
         freigeben)
        Danach setzt der Stundenplaner den Stundenplan im IM definitiv und informiert Be-
         reichsleitungen, Prorektorat und Verantwortliche Lohnbuchhaltung und Stellvertre-
         tung Abteilungsleitung Personal mit Kopie an Rektorat

3.10 LP-Stundenpläne ausdrucken                                                      KW05
        Information durch Stundenplaner
        Ausdruck erfolgt durch Kundencenter

3.11 LP-Stundenpläne versenden                                                       KW05
        Versand durch Kundencenter

3.12 Klassenstundenpläne ausdrucken                                                  KW06
        Ausdruck erfolgt durch Kundencenter

3.13 Klassenstundenpläne verteilen                                                   KW06
        Klassenstundenpläne durch Kundencenter an Klassenlehrperson verteilen

3.14 Zimmerbelegungspläne ausdrucken                                                 KW07
        Ausdruck erfolgt durch Kundencenter

3.15 Zimmerbelegungspläne versenden bzw. aushängen                                   KW07
        Durch Kundencenter bzw. Bereichsleitung

3.16 Gesamtstundenplan archivieren                                                   KW08
        Durch Kundencenter: Ablage der ausgedruckten Stundenpläne

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