E-POST DOCUGUIDE DOKUMENTE AUTOMATISCH VERSENDEN KUNDENPRÄSENTATION - Deutsche Post AG
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E-POST DOCUGUIDE DOKUMENTE AUTOMATISCH VERSENDEN KUNDENPRÄSENTATION Bonn, Dezember 2022 Deutsche Post AG
Als Teil des E-POST Hybridpost-Portfolios deckt docuguide spezielle Kunden-
bedarfe mit Blick auf Automatisierung und Optimierung von Versandprozessen ab
▪ Software-basierte Lösung zum Einsparen von Versandkosten
▪ Hardware-basierte Lösung zum Einsparen von
und Vereinfachen des Briefversands
Versandkosten und Vereinfachen des Briefversands
▪ Umfangreiche standardisierte Funktionalitäten für
▪ Umfangreiche standardisierte Funktionalitäten
nationalen und internationalen Briefversand,
für nationalen und internationalen Briefversand
inkl. Einschreiben
▪ Günstige Alles-Inklusive-Preise je Brief
▪ Günstige Alles-Inklusive-Preise je Brief,
ohne Monatspauschale nutzbar E-POST E-POST und monatliches Grundentgelt
MAILER BUSINESSBOX
▪ Webservice-Schnittstelle zur nahtlosen
▪ Online-basierte Lösung (Software-as-a- E-POST Integration des hybriden Briefversands
Service) zum Automatisieren von Versand- BUSINESSAPI in individuelle Software-Lösungen
abläufen und Einsparen von Prozesskosten
▪ Steigerung des Mehrwerts eigener Soft-
▪ Anpassung an Kundenbedarf durch Standard-
ware durch medienbruchfreien Briefversand
module kombiniert mit hoher Prozessintegration
direkt aus der Anwendung
▪ Günstige Alles-Inklusive-Preise je Brief und
▪ Günstige Alles-Inklusive-Preise je Brief für Versender
monatliches Grundentgelt
und monatliches Grundentgelt für Software-Anbieter
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Dezember 2022 2
Briefe automatisiert versenden - für Kunden mit individuellen
Anforderungen beim Dokumentenversand
Individuelle Einrichtung und
Administration „as a service“
Vollautomation wiederkehrender
Dokumentenprozesse
Komplett Cloud-basiert mit Zugang
über Webportal
Anwenderseitig installationsfrei
Multi-mandantenfähig
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Dezember 2022 3
docuguide bietet umfassende Leistungen für den automatisierten
Dokumentenversand bei einfacher Nutzbarkeit
Automatisierte Verarbeitung
▪ Zusammenfassung von ▪ Dynamische Briefbögen und
Sendungen an einen Empfänger Duplexautomatik
▪ Zusteuerung von Anlagen ▪ Konvertierung eInvoicing-Formate
▪ Trennung nach Mandanten ▪ Umfassendes Rechte- und
Nutzermanagement
Automatisierter Multi-Kanal-Versand
▪ Vollautomatischer Versand (regelbasiert) Einfache Implementierung & Nutzung
▪ Hybrider Brief- und Dialogpost-Versand
▪ Client-seitig komplett installationsfrei
▪ eInvoicing und E-Mail Ausleitung (mit/ ohne
Bouncing-Automatik) ▪ Kundenindividuelle Anbindung & Einrichtung
▪ Fax und SMS-Versand ▪ Vertragsabschluss via Online-Registrierung
▪ Einschreiben mit Status-Abfrage
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Dezember 2022 * Vermeidung von Emissionen durch zusätzliche Reduktions- 4
maßnahmen im Logistik-Netzwerk der Deutschen Post
Ihr Einstieg in die Nutzung von docuguide erfolgt über eine einfache technische Implementierung Einfache Datenübertragung docuguide fungiert auf Kundenseite als virtueller Drucker. Alternativ können Daten auch per sFTP/https via Upload bereitgestellt werden. Multi-Kanal Ausleitung Nach Übertragung per Drucker bzw. Upload werden die Daten im Rechenzentrum verarbeitet und via hybridem Brief oder elektronisch (E-Mail, Webpor- tale, sFTP) bzw. Fax versendet. Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Dezember 2022 5
Beispielhafte Kunden-Cases*
Branche/ • Personen- und Güterschienenverkehr • Weltweit tätiger führender Hersteller von • Kommunaler Energieversorger der Stadt
Unternehmens- Türen, Toren und Antrieben für privaten, Bad Tölz (Strom, Gas, Wasser, Fernwärme)
• Tochter DB ZugBus bedeutendster Nah-
gegenstand gewerblichen, industriellen Einsatz • Smart Home- und E-Mobility-Services
verkehrs-Anbieter in Region Alb Bodensee
• Versand von rd. 30.000 Mahnungen p.a. • Novoferm nutzt zentrale, Linux-basierte • Automatisierung manueller Versandpro-
für nicht bezahlte Schüler-Abos ERP-Lösung von SAP u.a. zur Ausgabe von zesse von Software-basiert erstellten
• Um Versandprozesse zu automatisieren Rechnungen, Angeboten, Auftrags- Rechnungen, Mahnungen, Abschlagsän-
und Zahlungsquote zu erhöhen, soll Ver- bestätigungen. derungen, Vertragsbestätigungen etc.
Herausforderung
Kunde sand der Mahnung automatisiert werden • Zur Prozessautomatisierung sollen diese • E-POST Formatvorlagen durch genutzte
• Die Mahnung soll um einen Zahlungs- Briefsendungen per E-POST versendet Software nicht umsetzbar
träger und GiroCode erweitert werden werden ohne Anpassung des SAP- • Je Sendungstyp eigener Briefbogen zu
Systems oder Einsatz neuer Software verwenden
• Druck des wöchentliche Mahnlaufs auf • Übermittlung Dokumente über virtuellen • Übermittlung Dokumente über virtuellen
dem virtuellen docuguide-Drucker Drucker an eine File-Ablage und Drucker an docuguide
• Automatische Zusteuerung Zahlungs- anschließend per sFTP an docuguide. • docuguide erkennt Sendungstyp,
Lösung träger mit Summe der offenen Posten und • Automatischer Versand einer hinterlegt passenden Briefbogen und
docuguide Verwendungszweck Übermittlungsbestätigung an auf dem bereitet Dokumente E-POST-konform auf
• Generierung und Einfügen GiroCode zur Dokument genannten Mitarbeiter • Übergabe der Sendungen mit vorge-
Erhöhung der Zahlungsquote • Formatkonforme Platzierung Absender- sehener Verarbeitungsart (schwarz/weiß,
• Druck und Zustellung der Sendungen zeile und Empfängeradresse und Farbe) an E-POST für Druck und
Übergabe fertiger Dokumente an E-POST postalische Zustellung
* Details unter https://portal.docuguide.com
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Dezember 2022 6
Kompletter, modular wählbarer Funktionsumfang und
individuell gestaltbare Verarbeitungsprozesse
Automatische Proaktives Reporting Dynamische XRechnung/
Duplexautomatik
Zusammenfassung per E-Mail Briefbögen ZUGFeRD
Vollautomatische
Dynamische Bedingte
Verarbeitung und Completion Check Mandantenreinheit
Kostenstellen Zusammenfassung
Versand
Dynamische Duplizieren von
Anlagensteuerung Zentralregulatoren
GiroCodes Dokumenten
Rückführung in DMS-
Dynamische
Dynamisches Splitting Systeme inkl. E-Mail Versand Einschreiben
Rechtevergabe
Steuerdaten
Rückseiten- Aussortieren von Print Mailings per
AD-Import Dubletten-Check
Automatik Dokumenten Dialogpost
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Vorteile von docuguide (1/6)
Komfortabler Zugriff über intuitives Webportal
docuguide bietet ein Web-Portal, das über gängige Browser von überall zugänglich ist. Auf einer
übersichtlichen Benutzeroberfläche besteht Zugriff auf sämtliche Dokumente.
✓ Steuerung ohne ✓ Webportal für globalen ✓ Intuitive ✓ Kompakte Darstellung aller
zusätzliche Software Zugriff Benutzeroberfläche relevanten Informationen
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Dezember 2022 8
Vorteile von docuguide (2/6)
Komplett automatisierte Verarbeitungsprozesse
Mandantenreine Verarbeitung und
Rechnungsstellung Automatische Briefbogenauswahl
Alle Dokumenteninhalte zur Steuerung
Automatische Anpassung des
Verwendbar:
Adressfelds für DV-Freimachung
z.B. Zusammenfassung auf
Kundennummer-Basis
Individuelle Prozesse auf Basis des
Dokumententyps
Anlagensteuerung z.B. auf Basis von
Dokumenteninhalten oder des
Dokumententyps
BezahlCode
Dynamisches Generieren von GiroCodes
und Befüllen von Zahlscheinen
Automatisiertes Splitting
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Vorteile von docuguide (3/6)
Umfangreiche Steuerungs-/Bearbeitungsmöglichkeiten Ihrer Briefe
PDF-Download
Massenbearbeitung
Massen-Anlagen
Kommentarfunktion
Einzelanlagen
Freigabe Work-Flow Löschen von
Dokumenten
Sprechende
Benennung
✓ Detaillierte Vorschau der verarbeiteten
✓ Weitreichende Steuerungsmöglichkeiten
Dokumente
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Dezember 2022 10Vorteile von docuguide (4/6)
Umfassendes Rechtemanagement für Multi-User-Einsatz
Gruppenberechtigung
Für einfache Einzeluser-Verwaltung
Administrierbarkeit
✓ AD-Extrakte importierbar für
✓ Einfache Verwaltung der Rechte
automatisierte Verwaltung
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Dezember 2022 11Vorteile von docuguide (5/6)
Weitreichende Reporting-Möglichkeiten für mehr Transparenz
✓ Detaillierte Protokollierung der
✓ CSV oder Excel-Report
Versande
✓ Angepasste Reports direkt für Ihr ERP-
✓ Custom-Reports per E-Mail
System
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Dezember 2022 12Vorteile von docuguide (6/6)
Einfacher und kostengünstiger Print Mailing-Versand per Dialogpost
Zusammenfassung der
Auftraggeber-Daten
Übersichtliche Darstel- inkl. E-Mail-Adressen
lung der eingegebenen für Auftragsbestätigung
Kampagnendaten
Bestätigung der
Auftragskonditionen
(Preise & Vertrag)
Transparente
Kostendarstellung vor
Auftragserteilung
Absenden des Auftrags
✓ Aussendung inhaltsgleicher werblicher ✓ Elektronische Übermittlung, Verarbeitung,
Briefsendungen über das Webportal Produktion und Zustellung der Sendungen
✓ Kompletter Service zum Festpreis, der vor ✓ Günstiges Dialogpost-Porto und attraktive
Auftragserteilung angezeigt wird Preise für Produktion/Druck
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Dezember 2022 13Klimaneutraler Versand von Hybridbriefen mit docuguide – immer
und ohne Mehrkosten enthalten dank GoGreen Plus
Unser Service GoGreen Plus („Insetting“) im
Überblick:
• 100 % klimaneutrale Sendungen
• Aktive Vermeidung von Emissionen im Netz von
DPDHL, kein nachträglicher Ausgleich über
externe Klimaschutzzertifikate
• Investitionen in spezielle Nachhaltigkeits-
maßnahmen oder strukturelle Änderung
von Liefer-/Transportketten
als integrierter Teil des • Beispielmaßnahmen: Biogas-/Elektro-LKW,
Leistungsversprechens1) Wärmepumpen
• Methodik zertifiziert durch externen Auditor
Kein Zusatzvertrag Kein Aufpreis
• Ausstellung eines kostenlosen jährlichen
1) Nationale und internationale Briefsendungen, keine Dialogpost Zertifikats über die eingesparten CO2e-Mengen
(ab 1.1.2023)1)
1) Ab einer jährlichen Mindestsendungsmenge von 500 Hybridbriefen
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Dezember 2022 14Preisliste - Anbindung, Servicepauschale und Versandpreise
Servicepreise Tarif (alle Preise netto in Euro, Stand: 01.01.2023)
Anbindungsgebühr (einmalig) nach beauftragtem Aufwand (Stundensatz € 135)
Servicepauschale (monatlich) pro jur. Einheit1) 19,00 / 49,00
Versandpreise Brief – physische Zustellung inkl. Produktion2) National
S/W - einseitig S/W - beidseitig Farbe - einseitig Farbe - beidseitig
Standard bis 20g, inkl. 1 Blatt 0,69 0,70 0,72 0,79
Kompakt bis 50 g, inkl. 4 Blatt 0,98 1,02 1,10 1,38
Groß bis 500 g, inkl. 10 Blatt 1,68 1,78 1,98 2,68
International3)
S/W - einseitig S/W – beidseitig Farbe - einseitig Farbe - beidseitig
Standard bis 20g, inkl. 1 Blatt 1,33 1,34 1,36 1,43
Kompakt bis 50 g, inkl. 4 Blatt 2,05 2,09 2,17 2,45
Groß bis 500 g, inkl. 10 Blatt 4,31 4,41 4,61 5,31
Druckpreise
S/W - einseitig S/W - beidseitig Farbe - einseitig Farbe - beidseitig
pro weiterem Blatt2) 0,04 0,05 0,07 0,14
1) Die Servicepauschale i.H.v. 19,00 € gilt pro juristischer Einheit ab einer Versandmenge von 10.000 Sendungen p.a.;
Bei geringeren Versandmengen, komplexen Verarbeitungsprozessen, bei mehr als einem Webnutzer oder bei Buchung
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Dezember 2022 von Premium-Druck beträgt sie 49,00 €. Höhere Servicepauschalen nach individueller Vereinbarung möglich. 15
2) Bei Premium-Druck wird ab 1.1.2023 ein Zuschlag von 0,01€ je Blatt berechnet (auch für Inklusivblätter)
3) Beförderungsentgelt und Produktionspreis werden separat abgerechnet. Beförderungsentgelt abzgl. 1% DV-Rabatt.Preisliste - Anbindung, Servicepauschale und Versandpreise
Elektronischer Versand
Digitale Sendung (E-Mail, sFTP, Webportal, etc.) 0,07
Fax (pro Seite) 0,07
Elektron. Rechnungsversand (X-Rechnung, ZUGFeRD) 0,291)
Briefzusatzleistungen (Einschreiben)
Zusatzleistungen (z. B. Einschreiben) können zu den Konditionen des Brief-Einzelversands gemäß aktuellem Verzeichnis „Leistungen und
Preise“ der Deutschen Post AG genutzt werden. Der Preis der jeweiligen Briefsendung richtet sich in diesem Fall nach dem im aktuellem
Verzeichnis „Leistungen und Preise“ für den Brief-Einzelversand angegebenen Entgelt (Briefversand plus Zusatzleistung) zzgl.
Produktion/Druck (Preise auf Anfrage).
Dialogpost-Versand
Der Versand von Dialogpost-Sendungen erfolgt zum regulären Beförderungsentgelt (Porto) für Dialogpost Standard national (ab 1.1.2023
0,33 € abzgl. erzielbarer Rabattierung) zzgl. mengenabhängiger Kosten für Produktion und Druck (ab 0,14 € pro Sendung im Simplex-Druck).
Preisdetails sind auf Anfrage verfügbar.
1) Bei Nutzung des elektronischen Rechnungsversands wird zudem immer eine erhöhte Monatspauschale von 49,00 € berechnet.
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Dezember 2022 16Starten Sie risikolos mit docuguide
durch einen kundenfreundlichen Onboarding-Prozess
Erst testen, dann entscheiden – kostenloser Test und Funktionsprüfung vor Vertragsabschluss
Protokollierung der Angebot
Produktvorführung Kostenloser Testbrief
Prozesse und Umsetzung
Erleben Sie die weitreichenden Nach der Produktpräsentation Zur sauberen Dokumentation Versand des Angebots nach
Möglichkeiten eines bestätigen wir Ihnen die und für die Erstellung des Prüfung aller technischen
automatisierten technische Machbarkeit, indem Angebots stimmen wir Ihre Voraussetzungen.
Dokumentenversands im Zuge wir einen Brief aus Ihrer detaillierten Verarbeitungs- Sie schließen den Vertrag ganz
einer kostenlosen und Fachanwendung an Sie und Versandprozesse in einem einfach per Online-
unverbindlichen versenden – kostenlos und Telefonat ab und halten sie Registrierung ab, und die
Produktpräsentation. unverbindlich. schriftlich fest. Umsetzung kann starten.
✓ Kostentransparenz und bestätigte
Funktion vor Vertragsabschluss!
Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Dezember 2022 17Für Multikanal-Anwendungsfälle bietet docuguide mit der E-Mail Bouncing-Automatik eine spezielle Funktionalität 1. Einfache Datenübertragung Kunde liefert Druckstrom bzw. PDF der Sendung über gewohnte Schnittstelle ein 2. E-Mail Versand Ausleitung der Sendung an Empfänger per E-Mail 3. Bouncing und Briefversand Bei Unzustellbarkeit Fehler- meldung an Versender und automatische Generierung eines Briefes aus der E-Mail mit postalischer Zustellung Post & Paket Deutschland | Kundenpräsentation docuguide | Bonn | Dezember 2022 18
Kontakt
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• und jeder anderen Geschäftspost
Installationsfreie Lösung der Deutschen Post AG. Vertrieb E-POST
Damit Sie kein Risiko eingehen, testen und bestätigen wir Ihnen die Deutsche POST AG
Funktionalität mit Ihrer Fachanwendung oder ERP-System, bevor Sie einen
Vertrag abschließen. Fon: +49 (0) 7161 – 65159 - 99
E-Mail: hello@docuguide.com
Bei Fragen kommen Sie einfach auf uns zu.
Produktvideo: QR-Code mit Ihrem Handy scannen
http://go.docuguide.com/film
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