Entscheidungsprozess zur Einführungsnotwendigkeit von De-Mail in einer Behörde

Senatsverwaltung für Inneres und Sport
- Projekt „Einführung De-Mail in der Berliner Verwaltung“

Senatsverwaltung für Inneres und Sport, Klosterstraße 47, 10179 Berlin

                          Entscheidungsprozess
                      zur Einführungsnotwendigkeit
                       von De-Mail in einer Behörde

                                                      Version 1.0

Hinweis:              Wenn im Konzept der Einfachheit halber nur die männliche Form, wie
                      beispielsweise „Nutzer“, verwendet wird, ist dies geschlechterneutral zu
                      verstehen und schließt die weibliche Form immer mit ein.

140714_ZSC2MC_Entscheidungsprozess_De-Mail_v1.0.doc

De-Mail-Entscheidungsprozess                                                                                                Seite 2

Inhaltsverzeichnis

ENTSCHEIDUNGSPROZESS .................................................................................................................. 3
ABBILDUNG ............................................................................................................................................. 6

De-Mail-Entscheidungsprozess                                          Seite 3

Entscheidungsprozess
Vor der Grundsatzentscheidung zur Einführung von De-Mail in einer Behörde ist an-
hand der Rechtslage und anderer Gründe auch aus Gründen der Wirtschaftlichkeit zu
entscheiden, ob und wie De-Mail zur Ermöglichung einer vertraulichen, sicheren und
nachweisbaren elektronischen Kommunikation über das Internet bereitzustellen ist.

Dabei werden folgende Entscheidungsstufen zu durchlaufen:

1. Welche Rechtsbereiche sind anzuwenden?
    Die Geltungsbereiche des Bundes- und Landesrechts sowie kommunaler Satzun-
    gen und im Justizbereich bestimmen jeweils den Ausgangspunkt der Betrachtun-
    gen.

2. Kommt Spezial- und Fachrecht zur Anwendung?
    Je nach fachlicher und organisatorischer Zuständigkeit ist zu prüfen, ob sich aus
    dem Spezial- und Fachrecht des jeweiligen Rechtsbereiches schon eine Notwen-
    digkeit zur Bereitstellung von De-Mail ergibt (Lex specialis).
    Ist dies erforderlich, so muss in jedem Fall De-Mail angeboten werden.
    Beispiel: Die Fahrzeug-Zulassungsverordnung (FZV) des Bundes, die durch die
    kommunalen Kfz-Zulassungsbehörden zu beachten ist, regelt gemäß § 14 Abs. 2
    FZV die Außerbetriebsetzung eines KFZ, die auch elektronisch beantragt werden
    kann. Nach § 14 Abs. 4 FZV erfolgt die Bekanntgabe der Außerbetriebsetzung an
    den Halter (zwingend) mittels De-Mail, sofern der Halter in seinem elektronischen
    Antrag ein auf seinen Namen eingerichtetes De-Mail-Konto benennt und den elekt-
    ronischen Kommunikationsweg eröffnet. Diese Regelung tritt zum 1. Januar 2015
    in Kraft.

3. Finden Vorschriften des allgemeinen Verwaltungsrechts Anwendung?
    Ergibt sich aus dem Spezial- und Fachrecht des jeweiligen Rechtsbereiches noch
    keine konkrete Einführungserfordernis, so ist zu prüfen, ob sich aus dem allgemei-
    nen Verwaltungsverfahrensrecht Anwendungsgebote ergeben.
    Beispiel: Mit dem E-Government-Gesetz des Bundes wurde u.a. das Verwaltungs-
    verfahrensgesetz geändert. Diese Änderung des Verwaltungsverfahrensgesetz
    (VwVfG) gilt entweder durch dynamische Verweisung (z.B. Berlin) oder wird durch
    synchrone Gesetzgebungen in den Ländern umgesetzt (z.B. Hamburg).
    Gemäß § 3a Abs. 2 Satz 4 Nr. 2 und 3 VwVfG ersetzt die (absenderbestätigte) De-
    Mail eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform. Diese Regelung ist zum
    1. Juli 2014 in Kraft getreten.

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    Zudem lässt § 5a Verwaltungszustellungsgesetz (VwZG) die förmliche Zustellung
    per De-Mail (mit Abholbestätigung) zu. Auch hier gibt es entweder dynamische
    Verweisungen oder synchrone Rechtssetzungen.
    Sollen diese Einsatzmöglichkeiten zum tragen kommen, können Verwaltungsbe-
    hörden bereits heute De-Mail nutzen.

4. Gibt es andere Gründe, die den Einsatz von De-Mail rechtfertigen?
    Auch wenn sich aufgrund des Spezial- sowie des allgemeinen Verwaltungsrechts
    keine zwingender Einsatzbedarf für De-Mail ergeben hat, so können doch weitere
    Gründe für eine entsprechende Bereitstellung sprechen.
    Beispiele: Gibt es einen politischen Willen zur Umsetzung? Will man sich zu-
    kunftsorientiert und innovationsfreudig darstellen?
    Der IT-Planungsrat hat mit Zustimmung der Länder im Oktober 2013 die „Strategie
    für eID und andere Vertrauensdienste im E-Government (eID-Strategie)“ verab-
    schiedet. Damit soll u.a. der Einsatz von De-Mail in Bund, Ländern und Kommunen
    vorangetrieben werden. Dazu heißt es in Maßnahme M2: „… Der IT-PLR setzt sich
    dafür ein, dass auch die Länder mit ihren Kommunen auf Ebene der Behörden
    den elektronischen Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen mit der eID-Funktion
    des neuen Personalausweises und mit De-Mail eröffnen …“. In diversen Regie-
    rungsprogrammen ist der Wille zur elektronischen Abwicklung von Verwaltungsab-
    läufen manifestiert.
    Die Bundesverwaltung geht voran, da sie alle Bundesbehörden nach Verfügbarkeit
    eines zentralen De-Mail-Angebotes (De-Mail-Gateway) zur De-Mail-Nutzung ver-
    pflichtet hat. Mit einer Betriebsaufnahme ist kurzfristig zu rechnen, so dass es
    Verwaltungskunden schwer vermittelbar sein wird, dass man bei Bundesbehörden
    De-Mail einsetzen darf, bei Landes- und Kommunalbehörden dagegen nicht.
    Wirtschaftlich betrachtet ergeben sich erkennbare Vorteile: Mit De-Mail lassen sich
    Prozess-, Porto-, Druck- und Materialkosten in erheblichem Umfang sparen. Ins-
    besondere bei den Portokosten lassen sich erhebliche Kosteneinsparungen reali-
    sieren. Der größte Nutzen ergibt sich jedoch durch die Etablierung durchgängiger
    medienbruchfreier elektronischer Prozesse und dem damit verbundenen Entfall
    der Medienbruchkosten.
    Aber auch der Wunsch der Verwaltungskunden nach einer sicheren Kommunikati-
    on sollte Berücksichtigung finden.

5. Welche Integrationsstufen sind für De-Mail vorzusehen?
    Ergibt sich ein Einführungsbedarf für De-Mail, so ist zu prüfen, mit welcher Integra-
    tionstiefe die De-Mail-Infrastruktur aufgebaut werden soll. Dies bestimmt am Ende
    im Wesentlichen die technischen und organisatorischen Anforderungen sowie die
    Investitionskosten.
    Beispiel: Soll ein Fachverfahren direkt an die De-Mail-Infrastruktur angebunden
    werden, um direkt De-Mail-Nachrichten zu versenden, so muss dies über eine
    Schnittstelle beidseitig sichergestellt werden.

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    Auch wenn kein Fachverfahren direkt anzubinden ist, kann der Umfang der elekt-
    ronischen Kommunikation die Auswahlentscheidung für die De-Mail-Infrastruktur
    beeinflussen. Bei einem hohen Aufkommen an elektronischen Nachrichten bietet
    sich analog zu den Fachverfahren eine direkte Anbindung an die De-Mail-
    Infrastruktur an und entsprechende Schnittstellen sind notwendig.

Am Ende kann des Entscheidungsprozesse steht fest, ob die Voraussetzungen für ei-
nen De-Mail-Einsatz der Behörde zu schaffen sind und welche Nutzungsvariante um-
gesetzt werden sollte.
In der Regel wird sich eine Behörde mittels De-Mail-Gateway an ihr De-Mail-Konto
anbinden. Nur mit dieser Nutzungsvariante kann gewährleistet werden, dass entweder
Fachverfahren oder die E-Mail-Infrastruktur direkt mittels De-Mail kommunizieren kön-
nen. Werden zudem De-Mail-Gateways als zentraler IT-Basisdienst aufgebaut und
bereitgestellt, können sich mehrere Behörden die zentralen Infrastrukturen teilen, da
die Gateways i.d.R. mandantenfähig sind.
Die Einführung von De-Mail in Form eines Webpostfachs ist als Basisangebot bei ge-
ringem Aufkommen an elektronischer Kommunikation als Einstiegsszenario denkbar.
Es bietet jedoch keine Möglichkeiten zur Fachverfahrensintegration oder zur Integrati-
onsmöglichkeit in die Bürokommunikation.

In der folgenden Abbildung ist der Entscheidungsprozess zur Einführungsnotwendig-
keit von De-Mail in einer Behörde abgebildet.

De-Mail-Entscheidungsprozess   Seite 6

 Abbildung