Exchange E-Mail Archivierung - mit inPoint CSE DIE EINFACHSTE ART MIT DOKUMENTEN ZU ARBEITEN - hs-soft.com
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DIE EINFACHSTE ART MIT DOKUMENTEN ZU ARBEITEN Exchange E-Mail Archivierung mit inPoint CSE Exchange E-Mail Archivierung
inPoint CSE - IHR ANSPRECHPARTNER Leiter Geschäftsbereich Business Communication Solutions E-Mail Adresse: Stephan.Gehling@hs-soft.com Telefonnummer: +49 151 55051 352 Stephan Gehling, MBA MCSE, MCSAM, MCSA, MCITP, MCNPS, MCPS, MCTS, CTT+
01 inPoint CONTENT SERVER EXCHANGE (CSE)
inPoint CONTENT SERVER EXCHANGE (CSE)
E-MAIL ARCHIVIERUNG FÜR
MS-EXCHANGE
2010/2013/2016/2019
EXCHANGE WEB SERVICES
(EWS) / EXCHANGE
ONLINE-MICROSOFT 365
KOMMUNIKATIONSKANÄLE
FÜR DIE INTERNE UND EXTERNE KOMMUNIKATION
Wie häufig kommen die folgenden Kommunikationskanäle für die interne und externe Kommunikation in Ihrem Unternehmen zum Einsatz?
inPoint CSE E-MAIL MANAGEMENT WEIT MEHR ALS NUR E-MAIL ARCHIVIERUNG
inPoint CSE
BEWEGGRÜNDE FÜR E-MAIL-MANAGEMENT
€ §
Technokratischer Compliance Prozessmanagement
Ansatz Ansatz Ansatz
Stichwort: Stichwort: Stichwort:
Mail-Server Entlastung Erfüllung rechtlicher Anforderungen Ablegen von Informationen
E-Mail-Archivierung
E-Mail-Management
inPoint CSE
TECHNOKRATISCHER ANSATZ - MAIL-SERVER ENTLASTUNG
• Steigendes Mailvolumen
• großen Datenmengen
• Datensicherung & Verfügbarkeit
• Kostensenkung durch Auslagerung
inPoint CSE
COMPLIANCE ANSATZ – ERFÜLLUNG RECHTLICHER ANFORDERUNGEN
• E-Mail = Geschäftsbrief
• E-Mail = Steuerlich relevant
• E-Mail = Beweismittel
• Produkthaftung
• Persönliche Haftung
• Datenschutz
• Skandal um Enron war der Anfang. (Sarbanes-Oxley Act)
• § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB)
• § 147 Abgabenordnung (AO)
• Seit 01. Januar 2017 – verbindlich die GoBD
• Seit 25. Mai 2018 – verbindlich die DSGVO
inPoint CSE
PROZESSMANAGEMENT ANSATZ – ABLEGEN VON INFORMATIONEN
zentralen Postfächern
(Funktions-Postfächern)
Geschäftsvorfall
Kundenkommunikationsstrategie
Antwort-ManagementinPoint CSE
ZIEL DER inPoint CSE E-MAIL ARCHIVIERUNG
• Bis zu 80% mehr Speicherplatz am MS-Exchange Server
• Bis zu 50% Zeitersparnis bei Backup
• Einfache und flexible Administration der Archivregeln- und Medien
• Zugriff auf archivierte E-Mails mit MS-Outlook, OWA/WebApp und Android/iOS Ap
• Einhalten von Rechtsvorschriften (z.B. GoBD)
• Zuordnen von eMails zu Geschäftsvorfällen02 ABGRENZUNG ZU EXCHANGE (ONLINE) ARCHIV
EXCHANGE (ONLINE) ARCHIV
• Storage in Exchange
Die Inhalte der Archivmailbox liegen wieder in einer Exchange Datenbank.
• Keine Single Instance Archivierung.
• Keine “Dearchivierung”
Wird die Archiv-Mailbox des Anwenders deaktiviert, steht diese dem Anwender nicht mehr zur Verfügung.
• Nach 30 Tagen wird die Archiv-Mailbox sogar gelöscht. Dies bedeutet den Totalverlust der E-Mails.
• Archiv ist nicht offline verfügbar
Business Nomaden sehen im Fehlen der offline Funktion eine eklatante Schwäche.
• Enterprise CAL für Personal Archive
Eine Zusatzoption, dafür müssen Unternehmen pro Anwender für Enterprise CAL Lizenzen zusätzlich in die Tasche greifen.
• Doppeltes Postfach / doppelte Strukturen
Die Archivierung in Form eines zusätzlich eingebundenen Postfaches, in welchem Exchange die Verzeichnisstruktur 1:1 nachzeichnet und eine Umbenennung nicht
zulässt, sondern den Ordner neu anlegt, wirkt nicht überzeugend.
• Insel-Lösung
Die Archivlösung wurde von Microsoft explizit nur für Exchange implementiert. Wer jedoch ein zentrales Archiv, bzw. ECM System aufbauen will, sollte auf inPoint
zurückgreifen.FAZIT
DIE ARCHIVFUNKTION VON MS EXCHANGE
Ein übersichtliches und funktionelles Feature für E-Mail Archivierung in kleinen und mittleren Unternehmen mit einfachen Anforderungen.
inPoint CSE
Bieten als E-Mail-Archivsystem deutlich mehr Möglichkeiten in der Gestaltung transparenter Archivprozesse.
Das Einbetten in ECM Systeme und umfangreiche E-Discovery Methoden erlaubt einfaches E-Mail Management.
Einfache Recovery-Funktionen erhöhen die Verfügbarkeit eines der wichtigsten Kommunikationswerkzeuge unserer Zeit.03 ZEHN PRAXISTIPPS BEIM E-MAIL-MANAGEMENT
ZEHN PRAXISTIPPS
1. Journalarchivierung in Kombination mit Server- und Clientarchivierung
2. Untersagung des Versendens privater E-Mails
3. Mitarbeitereinverständnis zur Archivierung eingehender privater E-Mails
4. Einbeziehung des Betriebsrats und des Datenschutzbeauftragten
5. Aufbewahrungsfristen beachten
6. Löschfristen personenbezogener Daten
7. Archivierungsformat für E-Mails
8. Anhänge immer im Originalformat aufbewahren
9. (Halb-)automatisierte, vorgangsbezogene Ablagestruktur im Archiv
10. Aktive Mitwirkung von Key-Usern bei der Ausgestaltung des E-Mail-Managements04 inPoint (CSE) - ARCHIVIERUNG
ARCHITEKTUR
inPoint CONTENT SERVER FOR EXCHANGE
Content Server for
Exchange
MS OUTLOOK
2010 – 2019 / Office 365
MS EXCHANGE Microsoft Exchange
Outlook Web App (OWA) 2013 – 2019
Offline Access Exchange Online
Via inPoint Add-In Microsoft 365inPoint CONTENT SERVER FOR EXCHANGE
KOMMUNIKATION
inPoint CSE
Exchange Web Services (EWS) Datenbankserver
Storage
IIS 7 oder 8
Exchangeserver Archivserver
ExchangestoreARCHIVIERUNG
REGELBASIEREND ODER MANUELL
ARCHIVIERUNG REGELBASIEREND
Der Administrator erstellt über eine komfortable webbasierte Oberfläche Archivregeln um E-Mails und Attachments zu archivieren.
• wenn sie ein bestimmtes Alter erreicht haben
• eine bestimmte Größe überschreiten
• einer bestimmten Nachrichtenklasse zugeordnet sind, oder
• alle sofort bei Eintreffen am Exchange Server (Journal Postfach)
ARCHIVIERUNG MANUELL
Zusätzlich können Anwender E-Mails manuell in einen Outlook Archivordner verschieben.
Diese werden periodisch von inPoint CSE abgeholt und archiviert.
Nutzung der inPoint MailApp in OWA oder Outlook.
PST ARCHIVIERUNG (optional)
Der PST Importer löst PST Dateien inklusive Folderstrukturen auf und archiviert diese im zentralen inPoint CSE E-Mail Archiv.EINBINDEN VON POSTFÄCHERN
Die zu archivierenden Postfächer und/oder Postfachgruppen wählt der Administrator aus dem in inPoint eingebundenen Active Directory.
E-MAIL ARCHIVIERUNG AUS DER ADMINISTRATOR SICHT
(Alle technischen Möglichkeiten zeigen wir in unseren Webinaren)05 inPoint CSE - ANWENDERSICHT
E-MAIL ARCHIVIERUNG
AUS DER ANWENDERSICHT
Anwender erkennen oft erst am geänderten E-Mail Icon in MS-Outlook, dass die E-Mail archiviert wurde und der Speicherbedarf schrumpft von MB-Größe
auf ein paar Bytes.
Der bekannte Doppelklick auf die archivierte E-Mail in MS-Outlook genügt und schon steht diese zur Bearbeitung zur Verfügung.
Die Volltextsuche erstreckt sich auch auf Attachments und auf sämtliche „eingebundene“ Postfächer.
Zugriff auf archivierte E-Mails mit MS-Outlook, OWA/WebApp und Android/iOS App.E-MAIL ARCHIVIERUNG
AUS DER ANWENDERSICHT
10 KBinPoint OUTLOOK
ADDIN
Archivierte E-Mail im inPoint OutlookClient AddinOUTLOOK WEB ACCESS
AB EXCHANGE 2013
Archivierte E-Mail in WebAppCONTENT WEB
WEB - OBERFLÄCHE
Archivierte E-Mail In contentWEB06 ZUGRIFF VON MOBILEN ENDGERÄTEN AUF
ARCHIVIERTE E-MAILSMOBILE ACCESS
AM iPhone (MAIL-APP)
Exchange Postfach in der Mail-App Archivierte Mails im Ordner Archivierte Mail am iPhoneMOBILE ACCESS
AM iPhone (MAIL-APP)
Mail (MSG) öffnen – derzeit in 3rd Party App „MSG Lense“
Anhang direkt öffnen
Archivierte Mail am iPhone Anhang direkt zu Öffnen Archivierte Mail am iPhoneZUGRIFF VON MOBILEN ENDGERÄTEN
AUF ARCHIVIERTE E-MAILS
VORAUSSETZUNGEN AM SERVER
• inPoint-Server (bzw. Proxy-Service) von extern erreichbar (z.B. inpoint.IhreFirma.com)
• SSL-Zertifikat am inPoint-Server
• HTML-Shortcuts
VORRUASSETZUNGEN AM DEVICE
• App die EML oder MSG Files öffnen und verarbeiten kann
• Derzeit noch 3rd Party Tool „MSG Lense“* am iPhone / iPad
• Android Mail-App kann EML direkt öffnen
• BlackBerry / Windows-Phone prinzipiell gleiches Prinzip
* https://itunes.apple.com/us/app/msg-lense/id1091362668?mt=807 inPoint CSE IN DMS UND BUSINESSPROZESSE
EINBINDENE-MAIL ALS INTEGRATIVER BESTANDTEIL
VON GESCHÄFTSPROZESSEN
E-Mail Archivierung schrittweise zum inPoint Enterprise Content Management ausbauen
inPoint CSE inPoint DMS Akte inPoint DMS Akte inPoint Workflow inPoint Workflow inPoint DMS Akte
Alle Dokumente und Bearbeitungsphasen werden während des gesamten Vorganges in der inPoint Akte abgelegt und aufgezeichnet
Aufgabe sequentiell oder
E-Mail rechtskonform Informationen und weitere
E-Mail autom. oder manuell Digitaler parallel über mehrere Alle Einzelschritte
mit inPoint CSE archivieren Dokumente dem Vorgang
klassifizieren und einer Bearbeitungsvorgang vorgegebene Arbeitsplätze als Protokoll
hinzufügen.
digitalen inPoint Akte manuell oder autom. aus lenken und andere der Akte
Entscheidungen durch
zuordnen der jeweiligen Akte starten Anwender ad-hoc zuordnen
Klicken treffen
befragen
Archivieren Zuordnen Start Bearbeitung .../.../.../... Ende Bearbeitung DokumentationinPoint BUSINESS COMMUNICATION SOLUTIONS
FÜR DEN FACHBEREICH
Mehr Infos unter https://hs-soft.com/business-communication-solutions/inPoint AKTE
AM BEISPIEL EINGANGSRECHNUNG
Im inPoint QuickView
InPoint ist Monitor werden
Mandantenfähig Dokumente
um alle angezeigt
Abteilungen im
hierarchischen Stil # skalieren
zu verwalten. # drehen
#…
Stamm- und
Bewegungsdaten Schnelle Vorschau
können mit von Dokumenten mit
ERP/CRM > 100 Seiten
Systemen
synchronisiert
werden.
Start Workflow
zu Dokument über
inPoint bildet eine Menübalken oder
Klammer über alle Kontextmenü.
Dokumente zum
Geschäftsfall.
Ablage
automatisch oder
via drag & drop
inPoint nutzt das Microsoft ActiveDirectory als Grundlage für das Berechtigungssystem. Mit integriertem Localizing bestens für internationales Rollout
vorbereitet.inPoint WORKFLOW AM BEISPIEL EINGANGSRECHNUNG Workflowdaten werden Alle Dokumente zu auf bidirektionalem Weg Geschäftsfall können mit der inPoint Akte sofort angezeigt werden synchronisiert. Transaktionen im Workflow Hinzufügen weiterer werden in der inPoint Akte Dokumente während der protokolliert Fallbearbeitung
inPoint AKTE
EINGEBETTET IN MS-OUTLOOK
inPoint Akte in MS-Office, MS-Explorer und als WebApp nutzbarH&S Heilig und Schubert Software AG Wagenseilgasse 14, 3.OG, AT 1120 Wien T: +43 1 21555-0 H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH Bahnhofstraße 2, DE 90402 Nürnberg T: +49 911 990980-0 www.hs-soft.com info@hs-soft.com
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