Globaler Leitfaden Zum Lieferanten-onboarding - Buy & Pay Standards für effiziente Zusammenarbeit Lieferantenanlage & -update, Purchase to Pay ...
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Classification: Public
Globaler Leitfaden
Zum Lieferanten-
onboarding
Buy & Pay Standards für effiziente Zusammenarbeit
Lieferantenanlage & -update, Purchase to Pay (P2P),
Ariba Network P2P Supplier Enablement
Language Versions
English
1
Classification: Public
START
Globaler Leitfaden für Lieferanten
LIEFERANT PURCHASE ARIBA NETWORK
ERSTELLUNG & TO P2P SUPPLIER
AKTUALISIERUNG PAY (P2P) ENABLEMENT
2
Classification: Public
START
Globaler Leitfaden für Lieferanten
LIEFERANTEN PURCHASE ARIBA NETWORK
ANLAGE & UPDATE TO P2P SUPPLIER
PAY (P2P) ENABLEMENT
Über das Supplier Allgemeine P2P Standards Unterstützung für
Information Form (SIF): & Kontakte Lieferanten
Was ist das SIF Formular? Versand der Bestellung Lieferanten-
Warum ist es so kritisch? Informationsportal
Auftragsbestätigung
Wann ist es anzuwenden? Katalogerstellung
Rechnungs- und
Welche Datei ist auszufüllen und Zahlungsanforderungen Nützliche Links
welche entsprechenden
Richtlinien sind zu beachten?
3
Classification: Public
START
LieferantenAnlage & -UPDATE
Über das ‘Supplier Information Form’ (SIF)
(1/2) Links | SIF Form & Guiding Documents
A. EMEA Supplier Information Form (SIF) und Guidebook
• SIF EMEA (Excel Tab 1)
• Was ist das ‘Supplier Information Form’ (SIF)? B. Länderspezifisches Supplier Information Form (SIF) – Für
• Formular zum Erfassen kritischer Daten Lieferanten, die mit unseren Unternehmen in Nord-, Mittel- und
• Für die korrekte und vollständige Erstellung oder Südamerika sowie in der APAC-Region Geschäfte machen.
Aktualisierung der Lieferantenstammdaten in unserem
Amerika APAC
System, welches für Bestellungen, Rechnungen Zahlungen etc.
benötigt wird • Argentinien • Australien
• Brasilien •APAC
China
• Warum ist das korrekte Ausfüllen des SIF wichtig?
• Gewährleistet hohe Qualität der Lieferantenstammdaten • Kanada • • Australia
Hong Kong
• Ermöglicht effiziente P2P End-to-End Zusammenarbeit –
• Chile • • China
Indien
keine Verzögerungen bei der Übermittlung von Bestellungen
oder der Zahlung von Rechnungen • Kolumbien • • India
Indonesia
• Ecuador • • Japan
Japan
• Anwendbarkeit des SIF?
• Wasserfallprinzip bei der Umsetzung bis 2022: • Guatemala & Panama • • Malaysia
Malaysia
▪ Ein standardisiertes Formular pro Region
• Mexiko • • Indonesia
Neuseeland
▪ 1. Welle: Lieferanten, die mit unserem Unternehmen
in EMEA Geschäfte machen • Peru • • New Zealand
Philippinen
• Lieferanten, die Geschäfte mit non-EMEA Unternehmen
• Uruguay • • Philippines
Singapur
tätigen, müssen die länderspezifischen SIF befolgen.
• Health Care Professionals/Health Care Organization (HCP/HCO) • US • • Singapore
Südkorea
Lieferanten – wenden Sie sich an unseren
• • South
Taiwan 1 Korea
Unternehmensvertreter, für eine separate Anleitung.
• • Thailand
Thailand
4
1 to be updated in January 2022
Classification: Public
START
LieferantenAnlage & -UPDATE
Über das ‘Supplier Information Form’ (SIF)
(2/2)
‘Lieferantenanlage’ - Anlegen eines neuen Lieferantenstammsatzes
1. EMEA: Lesen Sie sorgfältig das Leitdokument (Guidebook) für die Erstellung eines neuen Lieferantenkontos.
2. Füllen Sie das Supplier Information Form (SIF) vollständig und korrekt aus. Zu unterschreiben von einem Vertreter des Lieferanten.
3. Vorbereitung gültiger Nachweise für die im SIF eingetragenen Informationen.
4. SIF und unterstützende Dokumente müssen in einem nicht bearbeitbaren Format, z. B. PDF, und frei von jeglichen Änderungen oder
Streichungen gespeichert werden.
5. Senden Sie das vollständig ausgefüllte SIF mit den obligatorischen Nachweisen per E-Mail an Ihren Ansprechpartner in unserem
Unternehmen.
6. Erst nach erfolgreicher Erstellung eines Lieferantenkontos können Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen verarbeitet werden.
‘Lieferantenupdate’ - Aktualisierung eines existierenden Lieferantenstammsatzes
1. Für die Aktualisierung bestehender Lieferanteninformationen (es wird hierbei empfohlen, den zu aktualisierenden Teil des
Formulars auszufüllen) senden Sie die Anfrage an Ihren Ansprechpartner in unserem Unternehmen und fügen Sie gültige und
zulässige Belege für die gewünschte Änderung bei.
2. Ein Call Back kann von unserem Unternehmensvertreter initiiert werden, wenn die Aktualisierung ein kritisches Detail betrifft.
Die beidseitige Authentifizierung kann erfolgen, um die Sicherheit des Anrufs und die Verhinderung von Betrug zu
gewährleisten.
3. Ein Vertreter unseres Unternehmens wird die im Telefonat vereinbarte Änderung per E-Mail dokumentieren. Lassen Sie die
geteilten Informationen überprüfen und bestätigen.
5Classification: Public
START
PURCHASE TO PAY (P2P)
GENERELLE P2P VERSAND DER AUFTRAGS- RECHNUNGS- &
STANDARDS BESTELLUNG BESTÄTIGUNG ZAHLUNGS-
& KONTAKTE ANFORDERUNGEN
6Classification: Public
START
Generelle P2P Normen
Bitte befolgen Sie die Richtlinien1, um einen effizienten P2P-Prozess mit termingerechter Rechnungsbearbeitung zu gewährleisten:
1. Warten Sie auf eine formelle Bestellung (PO) und prüfen Sie deren Inhalt:
• Initiieren Sie keine Warenlieferung oder Dienstleistung/Rechnung, bevor Sie ein offizielles Bestelldokument erhalten haben
• Klären Sie bei Bedarf inhaltliche Aspekte der Bestellung (z. B. Zahlungsbedingungen, Preis, Waren-/Leistungsbeschreibung) mit dem
Ansprechpartner im Einkauf → siehe Abschnitt "Allgemeine P2P-Kontakte"
2. Um eine zügige Zahlung zu gewährleisten sollten die Rechnungen:
• Unmittelbar nach der Lieferung von Waren/Dienstleistungen2 versendet werden
• Steuerkonform sein → siehe Abschnitt Rechnungs- & Zahlungsbedingungen
• Mit dem Inhalt der Bestellung übereinstimmen, z. B. Menge, Preis, Beschreibung, Zahlungsbedingungen
• Nur eine PO-Nummer in Rechnung stellen
• An die korrekte Anschrift der Gesellschaft ausgestellt werden (z.B. Merck KGaA vs. Merck Healthcare Gesellschaften)
• Elektronisch per E-Mail:
• Nur im PDF-Format,
• Eine separate PDF-Datei für jede Rechnung mit allen Rechnungsseiten und relevanten Anhängen (z. B. Leistungs-, Servicenachweisen)
• Mit gültigen Merck-Referenzen (Bestellnummer/Merck-Kontaktname)3
• An das richtige Buchhaltungs Team:
→ Zu unseren regionalen Entity Appendix Files4: APAC, EMEA, LATAM, US/CAN
→ Siehe Registerkarte “How to use” in Excel für eine detaillierte Anleitung zur Verwendung der Datei
→ Wählen Sie die betreffende Merck Gesellschaft aus und gehen zur Spalte ‘E-mail address for sending invoices’:
Die Missachtung dieser Richtlinie behindert einen effizienten P2P-Prozess mit pünktlicher Rechnungsbearbeitung:
Nichtbefolgung führt zur Ablehnung oder Verzögerung der Rechnungsbearbeitung
Beispiele: Dupikate, physische Sendungen, Hyperlinks, mehrere Rechnungen in einem PDF, Zip-Dateien, fehlende PO-Nummer / Kontaktperson
1 Bitte beachten Sie mögliche länderspezifische Rechnungsanforderungen, sofern zutreffend. Siehe Abschnitt Rechnungs- & Zahlungsanforderungen
2 Ausgenommen ausgehandelte Vorauszahlungen
7
3 Kontaktnamen nur für gültige Nicht-PO-Rechnungsfälle (z.B. Finanztransaktionen, Rechts- & Berhördenkosten, Personalkosten, Kosten für medizinische Fachkröfte, Reisen & Spesen sowie Mitgliedsbeiträge.
4 Für eine optimale Nutzung der Datei öffnen Sie bitte die Excel-Datei als Desktop-Version oder mit dem Browser IE, Edge.Classification: Public
START
Generelle P2P Kontakte
Wen kontaktieren Sie für Ihre Anfrage??
Bitte schauen Sie sich unsere regionalen Appendix Dateien an zu unseren Merck Gesellschaften1 APAC, EMEA, LATAM, US/CAN
→ Siehe Registerkarte “How to use” in Excel für eine detaillierte Anleitung zur Verwendung der Datei
1. Wählen Sie die entsprechende Merck-Gesellschaft
2. Gehen Sie zu den folgenden Spalten, um die korrekte E-Mail-Adresse und/oder Hotline zu finden:
Welche Referenzen sind wichtig für eine reibungslose Bearbeitung Ihrer Anfrage?
• Bezüglich Bestellung: Bestellnummer und/oder Nummer des Lieferantenkontos
• Bezüglich Rechnung/Zahlung: Rechnungsnummer und/oder Bestellnummer, Rechnungsanschrift
1 Für eine optimale Nutzung öffnen Sie die Excel-Datei als Desktop-Version oder mit den Browsern IE, Edge
8Classification: Public
START
Versand der Bestelllung
Versand der Bestellung (PO) an Sie Regionale Abweichungen vom Standard
Standard
Elektronischer Versand der Bestellung aus unserem ERP System
per E-Mail/Ariba Network
Ausnahmen
Regionale Abweichungen APAC
Um einen reibungslosen Versand der Bestellung an Sie
zu gewährleisten, bitten wir Sie:
LATAM
1. Geben Sie über unser Supplier Information Form (SIF)
die richtige E-Mail-Addresse für den Erhalt / die Bearbeitung der
Bestellung bei Ihnen durch zuständige(s) Vertriebskontakte/ -team an
→ siehe Supplier Information Form (SIF), Feld: ‚Sales Email Address for Purchase Orders’
2. Nehmen Sie unsere E-Mail Domäne(n) in die Elektronische und Manuelle PO Übermittlung
Whitelist Ihres IT-Systems auf, um zu verhindern, manuelle Übermittlung
dass Bestellungen in Ihren Spam-Ordner geleitet werden1 mit spanischem Inhalt &
für Brasilien mit
3. Kontaktieren Sie unser Einkaufsteam → siehe Allgemeine P2P Kontakte portugiesischem Inhalt
im Falle eines Übertragungsfehlers trotz Einhaltung von 1. und 2.
für eine gemeinschaftliche Lösung des fehlerhaften Falls.
1@merckgroup.com @milliporesigma.com
@emdgroup.com @sial.com
@versummaterials.com @biocontrolsys.com
9
@emdsharedservices.com @bioreliance.com
@emdmillipore.com @stupendo.ceClassification: Public
START
AUFTRAGSBESTÄTIGUNG
Auftragsbestätigungen von Ihnen für unsere Bestellungen
Standard
Bitte überprüfen Sie die Details der Bestellung, sobald diese an Sie übermittelt wurde.
Sollte unser Purchasing team → siehe allgemeine P2P-Kontakte
keine E-Mail mit Fragen von Ihnen erhalten, wird angenommen, dass die Bestellung von Ihrer Seite aus bestätitgt ist.
10RECHNUNGS- & ZAHLUNGS-
Classification: Public
START
Anforderungen (1/2)
Land / Region Abweichungen von den Zahlungsstandards
Frankreich
Gundlagen für die Bezahlung von Rechnungen
Basisdatum: Rechnungsdatum
Zahlungen an Lieferanten werden in Zahlungsläufen durchgeführt
• basierend auf den vereinbarten Bedingungen & Konditionen in der Spanien* Skandinavien (DK, FI, NO, SE)
Bestellung oder den Master Service Agreements Basisdatum: Basisdatum: Rechnungsdatum
• in Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften, gemäß den unten genannten Datum des
APAC
Zahlungsstandards sowie Länder-/ Regionen Abweichungen: Wareneingangs*
Wöchentliche Zahlungen
Indien*
Basisdatum:
Datum des Wareneingangs /
Rechnungsdatum
Bezahlung der Rechnung | Datum, Frequenz, Abwicklung
LATAM China/HK,
für Banküberweisungen an Fremdlieferanten (nicht für bspw. Scheck)
Wöchentliche Japan,
Zahlungen Thailand Malaysia,
Standards
Basisdatum: Datum des Rechnungeingangs Zahlungen Philippinen,
Frequenz der Zahlungen: Täglich von Montag bis Donnerstag alle Singapur,
zwei Wochen SüdKorea,
Ausnahmen Taiwan,
Land & Regionen Abweichungen: Vietnam
Australien / NZ Basisdatum:
Chile / Argentinien Basisdatum:
Hinweise zur Abwicklung Basisdatum: Rechnungs-
Rechnungsdatum, datum
• Die Zahlungsabwicklung über die Bank dauert in der Regel 1-2 Arbeitstage Rechnungsdatum Tägliche Zahlungen
• Mit der Bezahlung einer am Freitag fälligen Zahlung kann am
darauffolgenden Dienstag / Mittwoch gerechnet werden
• Bitte passen Sie die Toleranz in Ihrem System entsprechend an.
11
*Besonderheiten für Spanien & Indien: Liegt kein Wareneingang (WE) vor, Basisdatum: Datum des Rechnungseingangs (Spanien) & Rechnungsdatum (Indien); bei mehreren WE, Basisdatum: Letzter WareneingangRECHNUNGS- & ZAHLUNGS-
Classification: Public
START
ANFORDERUNGEN (2/2)
Um Ihre Rechnung effizient zu bearbeiten und pünktlich zu bezahlen, berücksichtigen Sie bitte bei der Rechnungserstellung:
Zahlungsmethode
Standard
Bitte halten Sie sich an die Merck-Zahlungsmethode Standard ‘Electronic bank transfer/Wire’.
Ausnahmen
Für jede Abweichung ist eine Begründung und Genehmigung erforderlich, was zu Verzögerungen bei der Rechnungszahlung führen kann.
Bitte melden Sie Ihre möglichen Abweichungen an Ihren zuständigen AP-Kontakt. → siehe Abschnitt "Generelle P2P-Kontakte’
Steuerliche Anforderungen an Rechnungen
Beachten Sie unsere globale Übersicht an steuerliche Anforderungen für Rechnungen:
1. Filtern Sie nach dem relevanten Land, in dem die Rechnung ausgestellt wird
2. Gehen Sie zu dem grünen Abschnitt Requirements auf der rechten Seite and prüfen Sie die invoicing tax requirements mit den
verschiedenen Dimensionen ‘Mandatory’, ‘One option must be selected’, ‘Only under certain conditions’ in 2 areas:
1. Allgemeines (Erster Abschnitt)
2. Unter Schwellenwert (rechts von der violetten Spalte ‘Scope of Application’)
12ARIBA NETWORK (AN)
Classification: Public
START
P2P SUPPLIER ENABLEMENT
Für welche Lieferanten gilt dieses Kapitel?
Merck nutzt Ariba Network für den elektronischen Austausch von P2P-Dokumenten mit zugelassenen Lieferanten in ausgewählten Merck-Gesellschaften.
Dies gilt nur für den indirekten Einkauf. Um Kataloge bereitstellen zu können, benötigen Lieferanten einen Enterprise (Full) Account.
LIEFERANTEN LIEFERANTEN KATALOG- NÜTZLICHE
UNTERSTÜTZUNG INFORMATIONS ERSTELLUNG LINKS
PORTAL
13AN P2P Supplier enablement
Classification: Public
START
Lieferanten Unterstützung
Während der Projektphase Lieferantenunterstützung Nach Projekt Go-Live
Globale Kundenbetreuung
Ariba Network Registrierung oder Konfigurationsunterstützung
• Nutzen Sie das Help Center
• Registrierung, Gebühren für Lieferanten, Konto Konfiguration
direkt von Ihrem individuellem Ariba Network Account aus
• Kontaktieren Sie unser Enablement Team über dieses Kontaktformular
Lieferanten Unterstützung für Katalog
Während Projekt & nach Projekt Go-Live
• Katalog-Anbindung
• Beratung bei katalogbezogenen Fragen
• Kontaktieren Sie unser Global Catalog Manager Team
Enablement Business Prozessunterstützung Informationsportal für Lieferanten
• Geschäftsbezogene Fragen • Wie Sie das Supplier Information Portal finden
• Kontaktieren Sie unser AN Team mit Dokumenten von Merck → siehe die nächsten Folien im Details
14AN P2P Supplier enablement
Classification: Public
START
INFORMATIONSPORTAL FÜR
LIEFERANTEN
Informationsportal für Lieferanten
1. Wählen Sie das Menü Unternehmenseinstellungen
in der oberen rechten Ecke und klicken Sie dann auf den
Link Kundenbeziehungen.
2. Wählen Sie den Käufernamen, um die
Transaktionsregeln einzusehen: Die Regeln für
1 Kundenrechnungen legen fest, was Sie beim Erstellen
von Rechnungen eingeben können.
3. Wählen Sie das Supplier Information Portal, um auf
die von Merck bereitgestellten Dokumente zuzugreifen.
2 3
15Classification: Public
START
AN P2P supplier enablement
KatalogErstellung (1/2)
Katalogerstellung
1. Wählen Sie das Katalog-Menü in der oberen Menüleiste,
1 klicken Sie dann auf den Katalogtyp den Sie erstellen möchten (Standard oder Punch Out)
2. Geben Sie den Katalognamen und die Beschreibung ein
3. Wählen Sie Hinzufügen, um fortzufahren
4. Suchen oder durchsuchen Sie die Kategorien,
und wählen Sie aus den Ergebnissen Ihre Produkt- oder Dienstleistungskategorie
5. Wählen Sie Hinzufügen und dann OK, um fortzufahren
6. Wählen Sie Weiter aus und auf der nächsten Seite den Kunden für diesen Katalog
7. Wählen Sie Weiter
2
3
4
6
5
16Classification: Public
START
AN P2P Supplier enablement
Katalogerstellung (2/2)
Katalogerstellung
8. Wählen Sie das Format, das Sie hochladen möchten
9. Suchen Sie die Datei und
8
(optional) Bilddateien oder Anhangsdateien auf Ihrem Computer
9
10. Wählen Sie Validieren und Veröffentlichen
11. Weitere Unterlagen finden Sie im Supplier Information Portal
→ So finden Sie das Informationsportal für Lieferanten (Supplier Information
Portal)
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11
17Classification: Public
START
AN P2P Supplier enablement
NÜTZLICHE LINKS
Weitere nützliche Links
Ariba Network Lieferanten Trainings Seite
https://support.ariba.com/Adapt/Ariba_Network_Supplier_Training/
Ariba Network Portal für Lieferanten
https://support.ariba.com/item/view/181629
Unterstützungsportal für die Abrechnung & Video zur Erklärung der Gebühren
Ariba Network Supplier Membership Program - Ariba Billing Information
Ariba Fees (screencast.com)
Ariba Network FAQs
Ariba Network Frequently Asked Questions | SAP Ariba
Ariba Cloud Statistiken
Detaillierte Informationen und aktuelle Benachrichtigungen zu Produktproblemen und geplanten Ausfallzeiten
– falls vorhanden – an einem bestimmten Tag
http://trust.ariba.com
Ariba Discovery
http://www.ariba.com/solutions/discovery-for-suppliers.cfm
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