GRUNDAUSBILDUNG MAGISTRAT STAATSVERRECHNUNG

GRUNDAUSBILDUNG
    MAGISTRAT

STAATSVERRECHNUNG

        1

Inhaltsverzeichnis

die Kameralistik                                                 2

die VRV (Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 1997)    2

der Voranschlag                                                  2

der Rechnungsabschluss                                           4

Wichtiges zur Umsatzsteuer (UStG 1994)                           5

die Haushaltssatzung                                             5

die Bestanteile einer Verrechnungsanordnung                      6

die Organisation des öffentl.Rechnungswesens
(Schwerpunkt Stadtgemeinde Salzburg)                             6

das Finanzsystem BKF                                             8

Beispiel für Rechnung gem. UStG                                 12

variable Auflistungen (werden im Rahmen des Kurses verteilt)    12

Verfasser: Peter Niederreiter Stand Juli 2004

                                          2

die Kameralistik:
ist jener Rechnungsstil nachdem Bund, Länder und Gemeinden ihre Bücher zu
führen haben. Primäre Aufgabe der Kameralistik ist einerseits die Dokumentation der
Zahlungsströme („Cashflow Rechnung“) und der jährliche Vergleich zwischen Plan
(Budget,     Voranschlag)    und    tatsächlich     vorgeschriebener    Ausgaben
(Anordnungssoll).
Seinen Ursprung hat dieser Rechnungsstil zu Zeiten der Kaiserin Maria Theresia,
aufgrund ständiger Kriegswirren wurde ein Instrument zur Durchführung eines
Kassensturzes notwendig.
Für Unternehmungen ist diese Art der Verrechnung nicht geeignet, da die
Kameralistik keine Bestandsrechnung bzw. Periodizität kennt. Daher entwickelte sich
für den kaufmännischen Bereich die Doppik.

Beispiel 1:
Kameralistik: der Ankauf eines LKW wird im Jahre der Anschaffung als Ausgabe
verbucht und fließt in voller Höhe in die Ermittlung des Jahresergebnisses ein.
Doppik: der Anschaffungswert findet nur anteilig (AFA Satz) im Jahreserfolg seinen
Niederschlag.

Beispiel 2:
Kameralistik: Handelswaren bzw. Ersatzteile werden im Jahr des Einkaufes in voller
Höhe verrechnet.
Doppik: Anhand der Inventur wird der Wareneinsatz ermittelt, Güter die nicht
verbraucht (verkauft) wurden, erhöhen den Lagerbestand und mindern den
(Handels)wareneinsatz.

die VRV (Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 1997):
Die VRV regelt die Form und Gliederung der Voranschläge und
Rechnungsabschlüsse von Bund, Ländern der Gemeinden und von
Gemeindeverbänden. Durch diese verbindliche Normung ist u. a. die nationale
Vergleichbarkeit dieser Rechenwerke gegeben.

der Voranschlag (Budget):
Formell gesehen ist der Voranschlag eine geordnete Zusammenstellung aller
voraussichtlich fällig werdenden haushaltsmäßigen Einnahmen und Ausgaben für ein
kommendes Finanzjahr (Verwaltungsjahr, Rechnungsjahr). Rechtlich gesehen ist der
Voranschlag eine bindende Grundlage für die Vollziehung der Haushaltseinnahmen
und Haushaltsausgaben durch die Verwaltung. Für die Verrechnung ist der
Voranschlag der Kontenplan.
Für Dritte begründet der Voranschlag weder Rechte noch Pflichten. Die Verrechnung
dieser Ausgaben bzw. Einnahmen erfolgt auf den Voranschlagsstellen (kurz VASten,
oder Haushaltskonten, Aufbau siehe Punkt VA Gliederung).

Der Vollzug des Voranschlages erfolgt nach Voranschlagsgrundsätzen, diese legen
die Rahmenbedingungen für Aufbau und Gliederung fest:

                                        3

Voranschlagsgrundsätze:
   Grundsatz der Jährlichkeit:
der Veranschlagungszeitraum ist ein Finanzjahr = Kalenderjahr
   Grundsatz der Vollständigkeit
sämtliche Einnahmen und Ausgaben, die für das Finanzjahr erwartet (fällig) werden,
sind in den Voranschlag aufzunehmen.
   Grundsatz der Bruttoveranschlagung:
Einnahmen und Ausgaben sind ungekürzt mit dem Gesamtbetrag, das heißt ohne
Vorwegabrechung von Einnahmen bzw. Ausgaben zu veranschlagen. (z. B.
Gutschriften aufgrund Rückgabe von Altgeräten).
   Grundsatz der Vorherigkeit:
der Voranschlag ist vor Beginn der jährlichen Rechnungsperiode festzustellen.
   Weiters gibt es folgende Grundsätze:
Grundsatz der Einheit, Grundsatz der Klarheit, Grundsatz der Genauigkeit,
Grundsatz der Öffentlichkeit.

Zeitraum der Veranschlagung:
Der Voranschlag ist für das Kalenderjahr als Finanzjahr (Haushaltsjahr,
Verwaltungsjahr, Rechnungsjahr) zu erstellen.
Im so genannten Auslaufmonat, dessen Länge durch die Buchhaltung festgelegt
wird, den 31.1. des Folgejahres nicht überschreiten darf, können Ausgaben bzw.
Einnahmen, sofern die Lieferung bzw. Leistung im alten Jahr erfolgte zu Gunsten
bzw. zu Lasten des abgelaufenen Finanzjahres angewiesen werden.

Gegenstand der Veranschlagung:
Zu veranschlagen sind alle Einnahmen und Ausgaben, die im Laufe des kommenden
Finanzjahres voraussichtlich fällig werden.

Gliederung des Voranschlages:
Im ordentlichen Haushalt werden Ausgaben bzw. Einnahmen verrechnet, die sich
aus der regelmäßigen Wirtschaftsführung ergeben (Finanzierung erfolgt durch
„Eigenmittel“).
Im außerordentlichen Haushalt werden Ausgaben, wenn sie der Art nach im
Gemeindehaushalt lediglich vereinzelt vorkommen verrechnet.
In der Regel sind dies Bauvorhaben (Kanalbau, Schulbau etc.) und Großreparaturen
bzw. Sanierungen. Die Finanzierung dieser Projekte erfolgt über Fremdkapital
(Kreditaufnahmen) bzw. GAF Mittel.

Gliederung einer Voranschlagsstelle (VASt):
Die Einnahmen und Ausgaben sind nach:
haushaltswirtschaftlichen Gesichtspunkten durch den Haushaltshinweis, der dem
Ansatz voranzustellen ist, zu kennzeichnen.
    1 - Ordentliche Ausgaben
    2 - Ordentliche Einnahmen
    5 - Außerordentliche Ausgaben
    6 - Außerordentliche Einnahmen
    0 - Voranschlagsunwirksame (durchlaufende) Gebarung

funktionellen Gesichtspunkten (Aufgaben der Gebietskörperschaft z. B.: 24000
Kindergärten,    85100    Abwasserbeseitigung  usw.)    entsprechend     dem
Ansatzverzeichnis,

                                         4

ökonomischen Gesichtspunkten (Verwendung der Geldmittel; z. B.: 01000, Gebäude,
457000 Druckwerke) innerhalb der Ansätze nach dem Postenverzeichnis zu gliedern.

z. B.:
VAST: 1.85100.010000.3: ordentliche Ausgabe * Abwasserbeseitigung * Gebäude

Bindung an den Voranschlag
   Bindung an den Zweck:
Gemäß diesem Grundsatz sind die haushaltsmäßig einem bestimmten Zweck
zugewiesenen Mittel ausschließlich für diesen zu verwenden.
   Bindung an den Betrag (Kredit):
Die Ansätze des Voranschlages sind für die Gebarung bindend d.h. Budgetmittel
stellen unüberschreitbare Höchstbeträge dar. Die Haushaltsmittel dürfen nur insoweit
und nicht eher in Anspruch genommen werden, als es bei einer sparsamen,
wirtschaftlichen und zweckmäßigen Verwaltung erforderlich ist.
In der Praxis kommt es immer wieder zu Überschreitungen, diese werden wie folgt
unterschieden:
Überplanmäßige Überschreitung:
Hierbei handelt es sich um einen unvermeidbaren Mehraufwand, für den dem Zweck
nach im Voranschlag zwar vorgesorgt wurde, jedoch der Kredit zur Deckung nicht
ausreicht (z. B. der Energielieferant erhöht unerwartet die Strompreise).
Außerplanmäßige Überschreitung:
Hierbei handelt es sich um einen neuen Aufwand, der im Voranschlag nicht
vorgesehen war. (z. B. Hochwasser macht einen Katastropheneinsatz notwendig)
   Bindung an die Zeit:
Die im Voranschlag genehmigten Kredite gelten im Allgemeinen nur für das
Haushaltsjahr. Kredite, über die am Schluss des Rechnungsjahres noch nicht verfügt
wurden, gelten als erspart. Kreditübertragungen mithilfe von Rücklagen sind jedoch
zulässig.
Diese Bindungen können durch den Einsatz von Deckungsklassen bzw. Virements,
Mehreinnahmen etc. (vergl. Punkt Haushaltssatzung) administrativer gestaltet
werden.

der Rechnungsabschluss:
der Rechnungsabschluss ist analog zum Voranschlag entsprechend den
Grundsätzen der VRV zu erstellen. Im Grunde genommen werden die Einnahmen
und Ausgaben nach Ablauf eines Kalenderjahres differenziert nach Gebarungen
aufgerechnet und es wird ein Soll und Ist Überschuss bzw. Abgang ermittelt.
In diesem Zusammenhang sind Unterschiedsbeträge zwischen Voranschlag und
Anordnungssoll durch die Fachämter zu erläutern (Wertgrenze siehe Pkt. variable
Auflistungen).

                                         5

Wichtiges zur Umsatzsteuer (UStG 1994):
Jede Lieferung bzw. sonstige Leistung die ein Unternehmer im Rahmen seines
Unternehmens für Dritte erbringt, unterliegt der Umsatzsteuer (kurz USt). Nachdem
die Stadtgemeinde hoheitliche Aufgaben (z.B. Feuerwehrwesen, Bezirksverwaltung)
und unternehmerische Aufgaben (z. B. Kanal, Müll, Freibäder) zu erfüllen hat ist hier
differenziert vorzugehen.
    Hoheitsbereich:
Umsatzsteuertechnisch sind diese Organisationseinheiten „Endverbraucher“ d.h. bei
Ausgaben wird die Umsatzsteuer zum Kostenfaktor (Budgetwirksam). Einnahmen
brauchen nicht mit Umsatzsteuer vorgeschrieben werden.
    Betrieblichen Bereich:
ein Vorsteuerabzug ist möglich die USt wird daher nicht zum Kostenfaktor,
Einnahmen müssen jedoch „verustet“ werden.
Besonderheiten ergeben sich auch bei Rechnungen aus dem Ausland, aufgrund der
Komplexität der Materie wird im Zweifelsfall die Abstimmung mit der
Stadtbuchhaltung empfohlen.
    Eingangsrechnungen (Rechnungen von Lieferanten etc.) müssen die im § 11
UStG vorgeschriebenen Merkmale enthalten (Bsp. siehe S 12), ansonsten dürfen
diese nicht als Grundlage für die Erstellung einer Auszahlungsanordnung
herangezogen werden:
      Name und Anschrift des liefernden od. leistenden Unternehmers
      Name und Anschrift des Empfängers
      Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände od. Leistung
      Tag der Lieferung oder Leistungszeitraum
      Entgelt und Steuersatz (Bei Steuerbefreiung entspr. Hinweis)
      Entfallender Steuerbetrag
      Entgelt für die L + L (Bruttobetrag)
      Ausstellungsdatum
      Fortlaufende, eindeutige Nummerierung
      UID Nummer des Unternehmers

Bei „Kleinbetragsrechnungen“ (€ 150,00 Gesamtbetrag) genügen folgende
Angaben:
    Name und Anschrift des liefernden od. leistenden Unternehmers
    Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände od. Leistung
    Tag der Lieferung oder Leistungszeitraum
    das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe
    der Steuersatz

die Haushaltssatzung:
Die Haushaltssatzung ist ein internes Regelwerk zur Abwicklung des städtischen
Haushaltes, und wird jährlich mit dem Voranschlag durch den Gemeinderat
beschlossen. Die für den Mittelbewirtschafter wichtigs ten Reglements sind:
   Deckungsklassen:
Kredite mehrere VASten werden zusammengefasst, innerhalb dieses Betrages kann
variiert werden. Diese sind im § 7 HHSdefiniert (Abrufbar im Intranet) .

                                         6

Mehreinnahmen:
über Mehreinnahmen (Überschreitung des Budgetansatzes) können Mehrausgaben,
sofern ein Zusammenhang besteht bedeckt werden (z. B.: Mehreinnahmen aus
Verkauf eines KFZ können für den Ankauf ieses verwendet werden).
   Virement: Mittelübertragung innerhalb nicht deckungsfähiger VASten
   Ausgabenverfügung:
die Verfügung (Beauftragung eines Rechtsgeschäftes z. B. Auftrag) von Ausgaben
obliegt dem Gemeinderat und im Rahmen der von ihm erteilten Ermächtigungen dem
Stadtsenat, den Ausschüssen und dem Bürgermeister (Bürgermeister-Stellv ertreter
und Stadträten).
   Unterfertigung von Auszahlungsanordnungen:
welche Funktionsträger bis zu welcher Höhe Auszahlungsanordnungen unterfertigen
dürfen.
(Wertgrenzen für beide Punkte und Dienstanordnungen etc. siehe Pkt. Variable
Auflistungen)

die Bestandteile einer Verrechnungsanordnung:
Jede    Einnahme      bzw.   Ausgabe    bedarf   einer   Verrechnungsanordnung
(Auszahlungsanordnung bzw. Annahmeanordnung, Verlagsabrechnung), deren
Bestandteile sich aus vorstehender Gesetzen bzw. Verordnungen ergeben:
     anweisende Dienststelle
     Verrechnungsanweisung (Voranschlagsstelle)
     Betrag und Umsatzsteuercode
     Bezeichnung des Empfängers, dessen Anschrift Bankverbindung
     Zahlungsgrund/Grund der Einnahme
     Fälligkeit der Zahlung
     Haushaltsjahr
     Verfügung
     Eigenhändige Unterschrift des Anordnungsbefugten

Darüber hinaus können diese Anordnungen „freiwillige“ Bestandteile (z. B.
Kundennummer, Rechnungsnummer KST, KTR etc.) enthalten. Die Übermittlung
kann, sofern die Reproduzierbarkeit gegeben ist auch elektronisch erfolgen (z. B.
Annahmeanordnungen AKT 2000).

Bevor jedoch eine Auszahlungsanordnung erstellt wird, sind in der Regel bereits so
genannte Mittelbindungen vorzunehmen. Hierbei handelt es sich meist um eine
Reservierung (Budgetmittel einer VAST können unterteilt/vorreserviert werden) bzw.
einen Auftrag (Beauftragung eines Unternehmens bzw. interner Leistungsanbieter [z.
B. Wirtschaftshof] zu einer Lieferung oder Leistung).
Geregelt wird dies in Dienstanordnungen (Nummer siehe Pkt. variable Auflistungen
Dienstanordnungen zu Verfügung bzw. Beauftragungen).

die Organisation des öffentlichen Rechnungswesens
(Schwerpunkt Stadtgemeinde Salzburg):

Trennung Anordnung und Vollzug:
Grundsätzlich ist im öffentlichen Rechnungswesen die Trennung zwischen
Anordnung (Fachamt) und Vollzug (Rechnungsstellen) zu beachten in der
Stadtgemeinde wird dies wie folgt vollzogen:

                                        7

Durch das Fachamt wird die Auszahlungsanordnung nach sachlicher und
rechnerischer Prüfung der in einer Eingangsrechnung fakturierten Lieferung(en) oder
Leistung(en) erstellt.
Diese wird durch die Stadtbuchhaltung nochmals geprüft (Kontierung, Unterschriften,
Beschluss, Zahlungsempfänger, rechn. Richtigkeit) und gegebenenfalls zur
Mängelbehebung an das Fachamt retourniert.
Die Stadthauptkasse veranlasst nach Prüfung durch die Stadtbuchhaltung die
Auszahlung.

die Wichtigsten Aufgaben der Dienststellen im Rahmen der Finanzabwicklung:
Fachämter:
Erstellung des Jahresbudgets, Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
Erstellung der Verrechnungsunterlagen.

Finanzverwaltung:
Erstellung des Voranschlages, Bedeckungsäußerungen, Darlehensaufnahmen,
Zahlungserleichterungen, Nachlässe   und   Abschreibung   uneinbringlicher
Forderungen.

Buchhaltung:
Buchführung und Erstellung der Rechnungsabschlüsse für den Magistrat, Stiftungen
und Sondervermögen nach den Grundsätzen der Kameralistik, betriebliches
Rechnungswesen (Bilanzen für die Betriebe der Abt. 7, Kostenrechnung,
Kalkulationen), Prüfung sämtlicher Verrechnungsanordnungen, Kreditüberwachung.

Stadtkasse:
Abwicklung des baren und unbaren Zahlungsverkehrs, Verwahrung von
Kassenbeständen, Sparbüchern, Wertpapieren etc. Prüfung der Neben- und
Verlagskassen.

Kontrollorgane:
Das Kontrollamt (Innenkontrolle) zur Gebarungsprüfung, weiter Kontrollorgane
(Außenkontrolle) sind der Landesrechnungshof (Rechnungshofgesetz) und der
(Bundes)Rechnungshof.

                                        8

das Finanzsystem BKF:
Die Abwicklung der Finanzgebarung erfolgt unter Zuhilfenahme des BKF
(Betriebswirtschaftlich Kamerales Finanzsystem). Die wichtigsten Folgebilder bzw.
Parameter für die Mittelbewirtschafter werden in der Folge kurz dokumentiert.
Für Mitarbeiter die vermehrt mit Buchhaltungstätigkeit befasst sind, wird aufgrund der
Komplexität des Systems eine Schulung durch die Schulungsbeauftragte der Mag.
Abt. 08/01 empfohlen.

Die Haushaltsüberwachung Kreditprüfung erfolgt im FB 141:

Das FB 291 zeigt alle Einzelbuchungen ab den Stati „geprüft bzw. erstattet“

                                          9

das FB 249 zeigt alle erfassten Rechnungen zu einer VAST:

In den FB 241 (Einzelbuchung) bzw. 411 (aufgeteilte Rechnung) werden
Eingansrechnungen erfasst:

                                       10

Einnahmen werden in den FB 331 (Fakturen) und FB 351 (Annahmen) erfasst

                                     11

12

Rechnung gem. § 11 UStG 1994:

Kleinbetragsrechnungen (Gesamtbetrag der Rechnung unter 150,--€)
sind von dieser Änderung nicht berührt. Diese können daher wie bisher
ausgestellt werden.

Variable Auflistungen:
Auflistung über Wertgrenzen, gültigen Dienstanordnungen, Kontaktpersonen etc.
diese wird um eine optimale Aktualität zu gewährleisten im Rahmen des jeweiligen
Kurses verteilt.

                                        13