HANDBUCH XBASE WEBCLIENT - VERSION 2.0 - LANDKREIS PASSAU
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Handbuch xBase WebClient Version 2.0 © Boll und Partner Software GmbH Lämmerspieler Straße 58 63165 Mühlheim am Main Telefon 06108 / 9046 – 0 Fax 06108 / 9046 -66
Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in den Beispielen verwendeten Firmen, sonstige Namen und Daten sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der Boll und Partner Software GmbH darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke ver- vielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht. © 1997 - 2021 Boll und Partner Software GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Microsoft, MS-DOS, Windows und SQL Server sind eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. UNIX ist ein eingetragenes Warenzeichen in den USA und/oder anderen Ländern unter Exklusivlizenz durch X/Open Company, Ltd. ORACLE ist ein eingetragenes Warenzeichen der Oracle Corporation. InstallShield ist ein eingetragenes Warenzeichen der InstallShield Software Corporation. Daniel Kaffenberger Stand: 09.09.2021 2 Handbuch xBase WebClient
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis..............................................................................................................................................................3
Vorwort .............................................................................................................................................................................5
Zusammenfassung und Zielgruppe ...................................................................................................................5
Aufruf des „xBase WebClient“ ..................................................................................................................................6
Schritt 1: Browserstart...........................................................................................................................................6
Schritt 2: Zieladresse eingeben...........................................................................................................................6
Schritt 3: Bauverwaltung Online starten ........................................................................................................7
Schritt 4: Sichere Anmeldung ..............................................................................................................................7
Funktionsauswahl.........................................................................................................................................................8
Neuen Antrag stellen...............................................................................................................................................8
Antragsart und Rechtsgrund ..........................................................................................................................9
Antragsteller / Bauherr ....................................................................................................................................9
Stellvertreter ....................................................................................................................................................9
Ehe- bzw. Lebenspartner.............................................................................................................................9
Vorhaben .............................................................................................................................................................. 10
Grundstück .......................................................................................................................................................... 11
Flurstück bearbeiten .................................................................................................................................. 11
Dienstbarkeiten ................................................................................................................................................. 12
Entwurfsverfasser ............................................................................................................................................ 12
Nachbarn .............................................................................................................................................................. 13
Anlagen ................................................................................................................................................................. 13
Unterschriften .................................................................................................................................................... 14
Baubeschreibung erstellen ................................................................................................................................ 14
Antrag in das Baubuch übernehmen ............................................................................................................. 14
Kontakt erfassen .................................................................................................................................................... 15
Kontakt.................................................................................................................................................................. 16
Qualifikationen .................................................................................................................................................. 17
Baubücher ................................................................................................................................................................ 18
Stellungnahme erfassen ................................................................................................................................. 19
Antragsteller / Lage auswählen............................................................................................................. 19
Handbuch xBase WebClient 3Inhaltsverzeichnis
Stellungnahme .............................................................................................................................................. 19
Formular drucken / speichern.................................................................................................................... 20
Zustimmung der Gemeinde .......................................................................................................................... 20
Bearbeitungsstand einsehen ............................................................................................................................ 22
Weiterbearbeitung durch die Gemeinde ................................................................................................ 22
4 Handbuch xBase WebClientZusammenfassung und Zielgruppe Vorwort Zusammenfassung und Zielgruppe Dieses Dokument beschreibt die Vorgehensweise für Gemeinden, um über das Internet das Onlineangebot der Bauverwaltung des jeweiligen Landratsamtes zu nutzen. Das Landratsamt nutzt xBase Bau für seine Arbeit, der WebClient ist eine Plattform, mit der die Städte und Gemeinden im Landkreis integriert werden In diesem Handbuch wird das gesamte Funktionsangebot des „xBase WebClient“ (Stand: 09.09.2021) dargestellt. Handbuch xBase WebClient 5
Schritt 1: Browserstart
Aufruf des „xBase WebClient“
Achtung: Benutzen Sie zur Navigation innerhalb des WebClient nicht die Browser eigenen
Vor- und Zurücktasten! Diese haben eine Abmeldung vom WebClient und somit den Verlust
aller aktuell auf der Eingabemaske / im aktuell zu bearbeitenden Vorgang, eingetragenen
Daten zur Folge. Gleiches gilt für das Aktualisieren der Seite.
Benutzen Sie stattdessen ausschließlich die Felder am unteren Rand des Fensters
beziehungsweise im Menüband (s. Abb. 1, Abb. 2).
Abb. 1: Navigation, unterer Rand
Abb. 2: Navigation, Menüband
Schritt 1: Browserstart
Starten sie ihren Browser (z.B. Microsoft Edge, Firefox).
Schritt 2: Zieladresse eingeben
Geben sie die jeweilige Zieladresse ein:
z.B. www.teststadt.de
Den Einstiegspunkt zum Aufruf von „Bauverwaltung Online“ erfragen Sie ggf. bei Ihrem
zuständigen Bauamt.
6 Handbuch xBase WebClientSchritt 3: Bauverwaltung Online starten Schritt 3: Bauverwaltung Online starten Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den entsprechenden Link (Bauverwaltung Online), um anschließend auf die folgende Seite zu gelangen: Abb. 3: xBase WebClient - Anmeldung Gemeinde Schritt 4: Sichere Anmeldung Geben Sie zur sicheren Anmeldung die vom Bauamt des Landratsamtes mitgeteilte Online-ID und PIN ein und drücken Sie anschließend den Anmelde-Button. Handbuch xBase WebClient 7
Neuen Antrag stellen
Funktionsauswahl
Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint zunächst eine Übersichtsseite zu Bauanträgen aus dem
aktuellen Baubuch, laufenden Anträgen im Genehmigungsverfahren sowie solchen, die sich noch
in Vorbereitung befinden. Links befindet sich die Transaktionsleiste, die das Wechseln zwischen
den verschiedenen Bereichen (Arbeitsbereiche, Transaktionen und Aufgaben) ermöglicht.
Abb. 4: xBase WebClient - Übersicht
Neuen Antrag stellen
Mit einem Klick auf „Neuen Antrag stellen“ können Sie einen neuen Bauantrag anlegen. Im
Folgenden wird die Erfassung eines neuen Bauantrags am Beispiel einer „Baugenehmigung im
vereinfachten Verfahren“ dargestellt. Unvollständig ausgefüllte Anträge werden zur späteren
Fertigstellung in der Tabelle „Noch nicht freigegebene Anträge“ angezeigt.
Abb. 5: Transaktion „Neuen Antrag stellen“
8 Handbuch xBase WebClientNeuen Antrag stellen
Antragsart und Rechtsgrund
Abb. 6: Neuen Antrag stellen
Wählen Sie zunächst mit Hilfe der Auswahlliste die entsprechende Antragsart und den
entsprechenden Rechtsgrund aus. Geben Sie zuletzt das Antragsdatum an (drücken Sie hierbei die
Taste ‚X‘ um automatisch das aktuelle Datum zu ergänzen) und wechseln Sie mit klicken von
„Speichern“ auf die nächste Seite.
Antragsteller / Bauherr
Abb. 7: Tabelle Antragsteller
Unter dem Reiter „Antragsteller/Bauherr“ können Daten zu einem oder mehreren Antragstellern
gespeichert werden. Der Stern markiert dabei den Hauptkontakt für einen Bauantrag. Gleichzeitig
können hier auch allgemeine Adressen zum Vorgang erfasst werden. Das Erfassen eines neuen
Kontaktes verläuft an allen Stellen nahezu identisch und wird deshalb unter dem Punkt Kontakt
erfassen näher beleuchtet.
Stellvertreter
Der Reiter „Stellvertreter“ wird erst aktiv, wenn bereits ein Hauptkontakt erfasst ist.
Ehe- bzw. Lebenspartner
Über das per Rechtsklick auf einen bereits
erfassten Kontakt zu öffnende Kontextmenü
kann zu diesem ein Ehe- oder Lebenspartner
erfasst werden, vorausgesetzt diese sind unter
der gleichen Adresse zu erreichen.
Abb. 8: Ehe- oder Lebenspartner erfassen
Handbuch xBase WebClient 9Neuen Antrag stellen
Vorhaben
Abb. 9: Vorhaben
Unter dem Reiter „Vorhaben“ finden sich allgemeine Angaben zum Vorhaben, wie beispielsweise
eine genaue Bezeichnung des Vorhabens, die Handhabung von Brandschutznachweisen und
denkmalschutzrechtlichen Erlaubnissen oder die Gebäudeklasse. Bei der Auswahl der
Gebäudeklasse wird der Einfachheit halber neben dem Auswahlfeld zusätzlich eine kurze
Erklärung der einzelnen Klassen angezeigt.
10 Handbuch xBase WebClientNeuen Antrag stellen
Grundstück
Auf dem Reiter „Grundstück“
können alle für die
Baumaßnahme relevanten
Flurstücke eingetragen
werden. Wählen Sie hierzu
zunächst durch klicken von
„Auswahl der Gemarkung“ die
Gemarkung aus (Postleitzahl
und Ort [Abb. 10] sowie die Abb. 10: Baugrundstück
Daten aus dem Feld
Gemarkung [Abb. 11] werden dann automatisch ergänzt) und füllen Sie die restlichen Felder aus.
Das Feld „Ortsteil“ wird nicht explizit benötigt. Um das Baugrundstück der untenstehenden
Tabelle hinzuzufügen, klicken Sie
auf „Flurstück übernehmen“. Es
können mehrere Flurstücke zu
einem Bauantrag zugeordnet
werden, es muss aber mindestens
eines angegeben werden. Dadurch
werden automatisch auch die Daten
des zugehörigen
Straßenverzeichnisses (s. Abb. 11)
Abb. 11: Felder Gemarkung & Straßenverzeichnis
geladen. Mit einem Klick auf
lässt sich die Zuordnung jederzeit rückgängig machen.
Flurstück bearbeiten
Mit einem Doppelklick (oder per Rechtsklick → Bearbeiten) lassen sich die Eigenschaften eines in
der Tabelle ausgewählten Flurstücks bearbeiten. An dieser Stelle können Daten wie die Fläche,
Kategorie oder Koordinaten des Flurstücks, besondere Eigenschaften und Baulasten oder
allgemeine Hinweise vermerkt werden. Die Zuweisung von Baulasten, Flurstückseigenschaften
und Straßen zu einem Flurstück erfolgt über die jeweilige Schaltfläche (Bsp. s. Abb. 12).
Abb. 12: Straße zuordnen
Handbuch xBase WebClient 11Neuen Antrag stellen
Dienstbarkeiten
Abb. 13: Dienstbarkeiten / Baugrundstück (forts.)
Entwurfsverfasser
Unter dem Reiter „Entwurfsverfasser“ können die Kontaktdaten des Entwurfsverfassers
zugeordnet werden.
Abb. 14: Entwurfsverfasser
12 Handbuch xBase WebClientNeuen Antrag stellen
Nachbarn
Abb. 15: Tabelle Nachbarn
Unter dem Reiter „Nachbarn“ können Nachbarn sowie deren Beteiligungsstatus eingetragen
werden. Das Erfassen eines Nachbarn verläuft analog zur Erfassung des Antragstellers.
Abb. 16: Optionen zur Nachbarbeteiligung
Anlagen
Mit Hilfe des Reiters „Anlagen“ können für die Genehmigung des Antrages benötigte Dokumente
wie beispielsweise Bauzeichnungen, Standsicherheitsnachweise, Ermittlung der
Grundflächenzahl, etc. hochgeladen werden. Klicken Sie dazu einfach beim entsprechenden
Tabelleneintrag auf „Wählen Sie“ und wählen Sie die Datei über den Windows Explorer aus. Sollten
die benötigten Unterlagen nicht bereits in der Tabelle vermerkt sein, können Sie diese durch einen
Klick auf „Unterlagen hinzufügen“ ergänzen.
Abb. 17: Anlagen
Handbuch xBase WebClient 13Baubeschreibung erstellen
Unterschriften
Abb. 18: Unterschriften
Unter dem Reiter „Unterschriften“ können eingeholte Unterschriften vermerkt und, falls nötig,
datiert werden.
Baubeschreibung erstellen
Ist die Antragstellung abgeschlossen kann aus der Antragsübersicht eine detaillierte
Baubeschreibung erfasst werden.
Abb. 19: Transaktionen - Baubeschreibung
Antrag in das Baubuch übernehmen
Bevor der Antrag an die zuständige Baubehörde überstellt werden kann, muss ein Eintrag in das
Baubuch der Gemeinde übernommen werden.
Rufen Sie hierfür per Rechtsklick auf den gewünschten Antrag das Kontextmenü auf und wählen
Sie „Antrag in Baubuch übernehmen“.
Abb. 20: Antrag ins Baubuch übernehmen
Das in Abb. 20 zu sehende offene Schloss symbolisiert einen Antrag, der noch nicht für die
zuständige Baubehörde freigegeben wurde.
14 Handbuch xBase WebClientKontakt erfassen
Kontakt erfassen
Abb. 21: Transaktion „Meine Kontakte“
Wird in der Transaktionsleiste die Option „Meine Kontakte“ aufgerufen, lädt der WebClient
zunächst eine Tabelle mit Kontakten der Gemeinde. Über diese können vom einzelnen Antrag
unabhängige Kontakte eingepflegt werden. Der einzige Unterschied zur Kontakterfassung aus der
Antragserstellung / Antragsbearbeitung liegt hier in der (nahezu) freien Auswahlmöglichkeit der
Funktion des jeweiligen Kontaktes (Abb. 22).
Abb. 22: Funktion des Kontakts
Handbuch xBase WebClient 15Kontakt erfassen
Kontakt
Wählen Sie zuerst, ob es sich bei dem Kontakt um eine natürliche oder eine juristische Person
handelt. Handelt es sich um eine juristische Person muss zusätzlich zu den persönlichen Daten
des Ansprechpartners der Name der juristischen Person und eventuelle Abteilungsnamen bzw.
Zusätze angegeben werden.
Abb. 23: Persönliche Daten des Kontakts
Rechterhand können Anschriften und Daten zur
Kommunikation verwaltet werden. Zu beachten
ist dabei, dass pro Kontakt mehrere Adressen
bestehen können, zur weiteren Bearbeitung aber
mindestens eine Adresse mit Postleitzahl,
Wohnort und Straße angegeben werden muss.
Benutzen Sie zur Erfassung und Verwaltung Abb. 24: Anschriften verwalten
mehrerer Adressen die blau markierte
Navigationsleiste (Abb. 24).
Das Feld „Kommunikation“ bietet die
Möglichkeit verschiedene Wege der
Kontaktaufnahme wie Telefonnummern, E-
Mail-Adressen o.Ä. zum Kontakt zu speichern
und aus ihnen einen Standard auszuwählen.
Über den Reiter „Stellvertreter“ kann zum
jeweiligen Kontakt ein Stellvertreter (z.B. ein
Abb. 25: Kommunikation Notar, Architekt, Bauzeichner, o.Ä.)
zugeordnet werden.
16 Handbuch xBase WebClientKontakt erfassen
Qualifikationen
Auf dem nächsten Reiter können die vom jeweiligen Kontakt mitgebrachten Qualifikationen
ausgewählt werden.
Abb. 26: Qualifikationen
Handbuch xBase WebClient 17Baubücher
Baubücher
Abb. 27: Transaktion „Baubücher“
Mit einem Klick auf die Transaktion „Baubücher“ gelangen Sie zu einer Übersicht aller aktuellen
Anträge, sortiert nach ihrem jeweiligen Baubuch. Wählen Sie hier einen Antrag aus und wählen
Sie im Kontextmenü die Option „Baubucheintrag bearbeiten“ um den Beschluss der
Gemeinderatssitzung und darauffolgend eine Stellungnahme zu erfassen. Geben Sie auf der
folgenden Maske zunächst das Datum der Gemeinderatssitzung sowie des Beschlusses und einen
Beschlusstext an. Das Feld „Weitergabe“ wird bei der Freigabe für das zuständige Bauamt
automatisch befüllt.
Abb. 28: Beschluss der Gemeinderatssitzung
18 Handbuch xBase WebClientBaubücher
Stellungnahme erfassen
Um eine Stellungnahme zu erfassen, klicken Sie in der Tabelle „Stellungnahme“ auf die
gleichnamige Schaltfläche (Abb. 29) Hierbei ist zu beachten, dass maximal eine Stellungnahme zu
einem Antrag zu erfassen ist, die dann ggf. im Nachhinein korrigiert werden kann.
Abb. 29: Stellungnahme erfassen
Antragsteller / Lage auswählen
Die Tabelle Antragsteller ist an dieser Stelle ein Relikt des Formulars in Papierform. Sie kann nicht
zur Auswahl oder Erfassung anderer Kontakte genutzt werden.
Der untere Teil der Maske dient zur Auswahl der Lage des Bauvorhabens. Sie hat direkten Einfluss
auf den Inhalt des nächsten Reiters.
Abb. 30: Lage auswählen
Stellungnahme
Während sich der Inhalt des Reiters „Lage“ je nach Auswahl auf dem vorherigen Reiter ändert, ist
dies bei der Bedienung nicht der Fall. Kreuzen Sie auf den restlichen Reitern zutreffende Aussagen
an und ergänzen Sie, falls nötig, die Informationen in den Textfeldern. Sind alle relevanten Daten
eingetragen, gelangen Sie mittels „Speichern“ oder „Zurück“ wieder auf den Eintrag im Baubuch.
Handbuch xBase WebClient 19Baubücher
Formular drucken / speichern
Gespeicherte Baubeginnsanzeigen, Baubeschreibungen und Stellungnahmen erscheinen in der
Übersicht des zugehörigen Antrages. Um ein gespeichertes Formular als PDF auszudrucken oder
herunterzuladen, wählen Sie mittels Rechtsklick auf das Stellungnahmeformular die Option
„Anzeigen“.
Abb. 31: Stellungnahme anzeigen
Der Client speichert alle benötigten Daten zwischen, öffnet ein
Formular und fügt die Daten dort ein. Das Dokument lässt sich dann
mittels PDF-Viewer ihres Browsers (Abb. 32, hier mit Firefox) drucken Abb. 32: Drucken / Herunterladen
oder direkt herunterladen.
Zustimmung der Gemeinde
Ist die Bearbeitung seitens der Gemeinde abgeschlossen, können Sie die Zustimmung der
Gemeinde über das Baubuch für die zuständige Baubehörde übermitteln. Rufen Sie dazu das
Kontextmenü des Antrages auf und wählen Sie die Option „Antrag freigeben“. Fehlen Daten für die
Freigabe, so erscheint ein Hinweis. Ein freigegebener Antrag wird in der Übersicht mit
Abb. 33: Antrag freigeben
markiert.
20 Handbuch xBase WebClientBaubücher Handbuch xBase WebClient 21
Bearbeitungsstand einsehen
Bearbeitungsstand einsehen
Ist ein Antrag zur Bearbeitung durch das Landratsamt freigegeben, so kann dessen
Bearbeitungsstand jederzeit über die Tabelle „Laufende Anträge im Genehmigungsverfahren“ aus
der Übersicht aufgerufen werden. Klicken Sie hierzu in der Tabellenzeile des Antrages, Spalte
Aktionen, auf den
Button „Details
anzeigen“ oder
Abb. 34: Bearbeitungsstand einsehen
wählen Sie im
Kontextmenü die Option „Bearbeiten“. Auf der sich öffnenden Übersichtsseite erhalten Sie im
Bereich Bauamt Informationen über Bearbeitungsstand und Transaktionshistorie des Antrages,
den Status eingereichter Unterlagen, Urteile beteiligter Behörden sowie allgemeine Notizen des
bearbeitenden Landratsamts.
Abb. 35: Übersicht Bearbeitungsstand
Weiterbearbeitung durch die Gemeinde
Für die Weiterbearbeitung durch die Gemeinde steht im unteren Teil der Bereich Gemeinde zur
Verfügung. Öffnen Sie diesen durch Klick auf den Pfeil , sofern der Bereich geschlossen ist. Hier
haben Sie die Möglichkeit Ihre Stellungnahme zu Erfassen (siehe auch Kapitel Stellungnahme
erfassen) und nach Beschluss durch die Gemeinderatssitzung digital an das Landratsamt
weiterzureichen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Zeile mit der erfassten
Stellungnahme um das Kontextmenü zu öffnen und wählen „Stellungnahme freigeben“. Daraufhin
erscheint ein Dialog, ob die Stellungnahme für das Landratsamt freigegeben werden soll. Sobald
Sie diesen bestätigt haben, ist Ihre Stellungnahme für das Landratsamt sichtbar.
22 Handbuch xBase WebClientBearbeitungsstand einsehen
Abb. 36: Arbeitsbereich Gemeinde
Abb. 37: Stellungnahme freigeben
Darüber hinaus können hier die Nachbarn erfasst (siehe auch Kapitel Nachbar erfassen) sowie
eventuelle Einsprüche hochgeladen werden. Die Erfassung des Nachbarn erfolgt analog zur
Erfassung des Bauherren. Hier kann zusätzlich erfast werden, ob die Unterschrift bereits vorliegt,
bzw. wann ene Beteiligung durchgeführt wurde.
Abb. 37: Nachbarbeteiligung
Handbuch xBase WebClient 23Bearbeitungsstand einsehen
Bitte erfassen Sie auch das Grundstück des Nachbarn vollständig, sowie einen eventuellen
Vertreter. Auf dem reiter Dokumente, können Sie durch den Nachbarn eingegangene
Widersprüche hochladen und an das Landratsamt digital weiterreichen.
Abb. 38: Nachbaranhörung Dokumente
Auch hier geben Sie die Nachbaranhörung durch Freigabe an das Landratsamt weiter. Klicken Sie
hierfür mit der rechten Maustaste auf die Zeile mit der Nachbaranhörung und geben Sie diese
durch klicken auf „Nachbaranhörung freigeben“ frei.
Abb. 39: Nachbaranhörung freigeben
24 Handbuch xBase WebClientSie können auch lesen
