Kurzer Leitfaden für das Kennenlernen der Funktionen in TOOLSI - Verein
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EDV
kurzer Leitfaden
für das
Kennenlernen
der
Funktionen
in
TOOLSI - Verein
Zum Kennlernen von TOOLSI-Verein sollten Sie diese Kurzanleitung ausdrucken.
Die Reihenfolge der beschriebenen Funktionen entspricht dem Aufbau des Menüs.
So können Sie jedes Programm kennenlernen und erhalten schnell einen Überblick zu TOOLSI-Verein.
Weitere Informationen erhalten Sie immer über die F1 – Taste.
Stand: Juni 20211 Start DEMO-Verein 1 2 Startbildschirm 1 3 Menü Verwaltung 2 3.1 E-Mail an Fa. Kern 2 3.2 Mitgliederstamm 2 3.3 Verein 2 3.4 Chöre 2 3.5 Funktionäre 2 3.6 Termine 2 3.7 Stammdaten 2 3.8 Gruppen 2 3.9 E-Mails an Mitglieder / Personen 2 4 Finanzen 3 4.1 Lastschriften 3 4.2 Stammdaten 3 4.3 SEPA-Mandate 3 4.4 Rechnungen manuell 3 4.5 Beiträge berechnen 3 4.6 Rechnungen automatisch 4 4.7 Finanzübersicht 4 5 Datenaustausch 4 5.1 Jahresmeldung 4 5.2 Änderungsmeldung 4 5.3 OVERSO 4 6 Auswertungen 4 6.1 Auswertungen 4 6.2 Historie 4 6.3 Ehrungen 4 6.4 Berichte anpassen 4 7 Hilfe 5 8 Einstellungen 5 8.1 Einstellungen 5 8.2 Anmeldung 5 8.3 Registrierung 5 8.4 Pfade 5 8.5 Benutzer einrichten 5 9 Datensicherung 5 9.1 Datensicherung / Rekonstruktion intern 5 9.2 Datensicherung / Rekonstruktion extern 5 10 Datenübernahme 5 10.1 Datenbank importieren / exportieren 5 10.2 Datenübernahme aus TOOLSI-Verein3.2.1 5 10.3 Daten löschen 5 10.4 Übernahme der Mitglieder aus EXCEL 5 Kurzanleitung Demo – ToolsiVerein Stand Juni 2021 - II -
1 Start DEMO-Verein
Starten des DEMO – Verein erfolgt im Menü unter Hilfe / Start DEMO – Verein.
TOOLSI – Verein wird beendet und beim nächsten Neustart wird TOOLSI – Verein mit den DEMO – Daten
gestartet.
In der Anmeldemaske wird das Passwort „demo“ automatisch eingetragen.
Alle Daten im Demo-Verein sind frei erfunden.
Damit Sie im DEMO – Verein nach der Durchführung bestimmter Funktionen wieder erneut mit den
Ausgangsdaten starten können sollten Sie eine interne Datensicherung durchführen.
Starten Sie im Menü „Datensicherung / Datensicherung intern“ dadurch wird die DEMO – Datenbank
gesichert.
Über die Funktion „Rekonstruktion intern“ können Sie dann die gesicherte DEMO – Datenbank
wiederherstellen.
Für alle Masken und Funktionen ist die interne Hilfefunktion eingerichtet, der Aufruf erfolgt über die F1 –
Taste.
2 Startbildschirm
Auf dem Startbildschirm werden der Kalender und eine Auflistung der nächsten Geburtstage angezeigt.
Hier sollten Sie folgende Funktionen benützen:
Mit Klick auf auf der Anzeige des Kalenders wird der Geburtstagskalender erstellt.
Mit Klick auf
wird der Geburtstagskalender für die ausgewählten Monate erstellt und kann über EXCEL in DIN-A4 quer
ausgedruckt werden.
Mit Klick auf in der Anzeige der Geburtstagsliste wird eine EXCEL – Liste der Geburtstage erstellt.
Mit Klick im Kalender auf einen Tag mit einem Rahmen und anschließendem Klick auf das angezeigte
Mitglied erfolgt die Anzeige „Mitglieder – Gesamtübersicht“.
Mit Klick in die Spalte mailen können Sie ein E-Mail an das betreffende Mitglied senden. Das E-Mail wird
beim Mitglied in der Karteikarte „Dateianhänge“ gespeichert.
Mit Klick auf das Symbol erfolgt die Anzeige eines Videos.
Kurzanleitung Demo – ToolsiVerein2013
Stand Juni 2021 -1-3 Menü Verwaltung
3.1 E-Mail an Fa. Kern
Über diese Funktion können kurze formlose Anfragen an Firma Kern gesendet werden.
3.2 Mitgliederstamm
Wählen Sie verschiedene Selektionen aus, z.B. Standard, aktiv, passiv, Ehrenmitglieder usw. und prüfen Sie
die Zuordnung der Felder.
Klicken Sie auf den Spalteneditor und ordnen Sie weitere Felder hinzu.
Mit Klick auf erstellt TOOLSI-Verein eine Excel-Liste die Sie voher über den Spalteneditor
zusammengestellt und unter einem neuen Namen gespeichert haben. Die Feldbreite sowie die Reihenfolge
der Felder werden aus dem Layout direkt übernommen.
Wählen Sie das Layout „Serienbrief“ aus und klicken Sie auf das Symbol Serienbrief. Es wird über Word
ein Serienbrief erstellt. Für diese Funktion muss aber Word von Mikrosoft installiert sein.
Öffnen Sie die Auswahlbox „gewußt wie“ und lesen Sie die interne Dokumentation.
3.3 Verein
Bearbeiten der Vereinsdaten.
3.4 Chöre
Öffnen Sie die Bearbeitung der Chöre und klicken Sie die einzelnen Chöre und die Kateikarten an. Weitere
Infos erhalten Sie mit F1.
3.5 Funktionäre
Es erfolgt die Anzeige der angelegten Funktionen und die Auflistung der Mitglieder für die Zuordnung.
Weitere Infos unter F1.
3.6 Termine
Die Verwaltung der Termine kann für das erste Kennenlernen zurückgestellt werden. Klicken Sie auf das
Symbol über diese Funktion können Sie die Darstellung des Kalenders und die Anzeige der
Geburtstage auf der Startmaske individuell einstellen.
3.7 Stammdaten
Für die Eintragungen der Mitgliedsbeiträge und der Bankverbindungen des Vereins.
3.8 Gruppen
Über diese Funktion können erfasste Personen einer Gruppe z.B. Projektchor, Wandergruppe oder
Festtagsausschuss usw. zugeordnet werden.
3.9 E-Mails an Mitglieder / Personen
Über diese Funktion versenden Sie E-Mails direkt an die von Ihnen ausgewählten Personen oder Gruppen.
Weitere Infos über F1.
Kurzanleitung Demo – ToolsiVerein2013
Stand Juni 2021 -2-4 Finanzen
In diesem Menü sind die Lastschriften der Mitgliedsbeiträge, die Mandate, das Schreiben von Rechnungen
und die Finanzübersicht enthalten.
4.1 Lastschriften
Auf der ersten Karteikarte „Auswahl Bank“ werden die Bankdaten und die erfassten Beiträge angezeigt.
Diese Karteikarte dient nur der Kontrolle der Stammdaten.
Klicken Sie nun auf die Karteikarte „Stapel in Bearbeitung“.
Starten Sie das Erstellen der Lastschriften mit Klick auf den grünen Schaltknopf „Lastschriften erstellen“. Es
werden alle Mitglieder mit dem Eintrag Lastschrift in einem Stapel zusammengefasst. In unserem Beispiel
die jährlichen, halbjährlichen, vierteljährlichen und monatlichen Beiträge.
Klicken Sie auf die Karteikarte „SEPA-Lastschrift“.
Mit Klick auf den grünen Schaltknopf „Start Erstellen SEPA-Datei“ erfolgt der Aufbau der SEPA-
Lastschriftdatei im XML-Format. Diese Datei finden Sie im Verzeichnis: „C:\Program Files
(x86)\ToolsiVerein13\TOOLSIData\SEPA“.
Diese Datei kann nun über Ihr Online-Banking zu Ihrer Bank übertragen werden.
Klicken Sie auf die Karteikarte „ausstehende Zahlungen“.
Auf dieser Karteikarte können Sie den aktuellen Stapel zur Kontrolle drucken. Sollte ein Fehler aufgetreten
sein, können Sie mit dem Schaltknopf „Stapel löschen“ den Vorgang zurücksetzen und den Test erneut
durchführen.
Weitere Informationen erhalten Sie über die F1-Taste, passend zu jeder einzelnen Karteikarte.
4.2 Stammdaten
Für die Eintragungen der Mitgliedsbeiträge und der Bankverbindungen des Vereins.
4.3 SEPA-Mandate
In der SEPA-Datei für die Lastschriften muss das Feld Mandatsreferenz Nr. gefüllt sein. Die Verwaltung
der Mandate erfolgt von TOOLSI-Verein automatisch. Beim Starten der Lastschriften wird für jedes neue
Mitglied auch ein Mandat automatisch angelegt.
4.4 Rechnungen manuell
Sie können an erfasste und nicht erfasste Personen Rechnungen schreiben. Im DEMO – Verein ist ein
Standard – Logo im Rechnungskopf enthalten. Über einen integrierten Reportgenerator können Sie das
Rechnungsformular anpassen. Über die F1 – Taste erhalten Sie weitere Informationen.
4.5 Beiträge berechnen
Damit Sie diesen Vorgang mehrmals wiederholen können, sollten Sie unter dem Menü „Datensicherung /
Datensicherung intern“ die Datenbank sichern. Mit der Funktion „Rekonstruktion intern“ kann die gesicherte
Datenbank wiederhergestellt werden.
Mit dieser Funktion werden Beitragsrechnungen für alle Mitglieder erstellt, die als Zahlungsweise
"Überweisung" oder "Bar" eingetragen haben.
Tragen Sie einen Haken in das Feld Jahr ein,
Tragen Sie das Datum 31.12.2020 in das Feld „abgerechnet bis“ ein,
Tragen Sie das Datum 31.12.2021 in das Feld „abzurechnen bis“ ein,
ordnen Sie eine Zahlungsbedingung zu,
Klicken Sie auf dann werden 3 Rechnungen gedruckt.
Kurzanleitung Demo – ToolsiVerein2013
Stand Juni 2021 -3-4.6 Rechnungen automatisch
Sie können hier für eine beliebige Gruppe von Mitgliedern eine gleichlautende Rechnung erstellen.
Wählen Sie einige Mitglieder aus, in dem Sie einen Haken in der Spalte „berechnen ?“ setzen.
Ordnen Sie eine Zahlungsbedingung zu.
Tragen Sie einen Positionstext eine Stückzahl und einen Stückpreis ein.
HINWEIS:
Im Feld Formular muss noch das gewünschte Formular gewählt werden:
Rechnungdruck_MwSt.xml Formular in dem 3 MwSt–Sätze (0/7/19 ) gedruckt werden
Rechnungdruck_MwSt0.xml Formular ohne MwSt
Rechnungdruck_MwSt19.xml Formular mit 19% MwSt
Rechnungdruck_MwSt7.xml Formular mit 7% MwSt
Klicken Sie auf dann werden die Rechnungen gedruckt.
4.7 Finanzübersicht
Da die Finanzen in den Vereinen sehr unterschiedlich verwaltet werden, sind im DEMO – Verein keine
Stammdaten hinterlegt. Diese muss jeder Verein individuell anlegen.
ACHTUNG: Bei jedem Update werden die im DEMO – Verein eingetragenen Daten wieder zurückgesetzt.
5 Datenaustausch
5.1 Jahresmeldung
Über Knopfdruck werden alle Daten für die Jahresmeldung direkt an Ihren Regionalverband übertragen.
5.2 Änderungsmeldung
TOOLSI-Verein ermittelt alle Änderungen seit der letzten Änderungsmeldung und übergibt die Änderungen
an Ihren Regionalverband.
5.3 OVERSO
Ab dem 1.7.2021 erfolgt die Datenübergabe direkt von TOOLSI – Verein an OVERSO. Die Punkte 5.1 und
5.2 entfallen ab dem 1.7.2021.
6 Auswertungen
6.1 Auswertungen
In dieser Funktion können selektierte Auswertungen der Chöre, der Mitglieder und verschiedene
Geburtstagslisten aufgerufen werden. Weitere Informationen unter F1
6.2 Historie
Im Programm Historie werden die eingetragenen Daten in der Karteikarte Historie im Mitgliederstamm
ausgewertet. Sie erhalten dann eine Berechnung der Ehrungen für Ihren Verein, dem Regionalverband,
dem Landesverband und dem Bundesverband. Weitere Informationen unter F1
6.3 Ehrungen
Das Programm Ehrungen dient der Übersicht aller gespeicherten Ehrungen in der Karteikarte Ehrungen im
Mitgliederstamm.
6.4 Berichte anpassen
Gewünschte Anpassungen der vorinstallierten Ausdrucke können mit einem Reportgenerator durchgeführt
werden. Für das erste Kennlernen von TOOLSI-Verein kann dieser Punkt zurückgestellt werden. Weitere
Informationen unter F1
Kurzanleitung Demo – ToolsiVerein2013
Stand Juni 2021 -4-7 Hilfe
Für das erste Kennlernen von TOOLSI-Verein kann dieser Punkt zurückgestellt werden. Weitere
Informationen unter F1
8 Einstellungen
8.1 Einstellungen
In TOOLSI – Verein können einige Funktionen vom Anwender individuell eingestellt werden. Diese sind in
die Karteikarten Allgemein, SEPA, Historie, Excel, Hochzeitstage und Rechnungen unterteilt.
8.2 Anmeldung
Diese Funktion ist im DEMO – Verein gesperrt.
8.3 Registrierung
Diese Funktion ist im DEMO – Verein gesperrt.
8.4 Pfade
Für die Datenbank und auch einige Auswertungen können individuelle Pfade vorgegeben werden.
8.5 Benutzer einrichten
Sollten in einem Verein mit mehreren Personen mit einer Datenbank arbeiten, kann für jeden Benutzer ein
Login mit unterschiedlichen Berechtigungen für TOOLSI-Verein eingetragen werden.
9 Datensicherung
9.1 Datensicherung / Rekonstruktion intern
Mit Knopfdruck wird die Datenbank „toolsidb.accdb“ im Ordner „Datensicherung“ gesichert. Diese Funktion
sollten Sie beim Arbeiten im DEMO-Verein nutzen. Bevor Sie eine Aktion starten bei der Daten verändert
werden, sichern Sie die Datenbank und können dann über die „Rekonstruktion intern“ den Datenbestand
wieder zurückholen.
9.2 Datensicherung / Rekonstruktion extern
Mit dieser Funktion kann eine Datei oder ein gesamter Ordner auf ein externes Laufwerk gesichert werden.
Für jeden Sicherungslauf wird ein Job angelegt. Weitere Informationen unter F1.
10 Datenübernahme
10.1 Datenbank importieren / exportieren
Mit Hilfe dieser Funktion kann die Datenbank auf einen Datenträger kopiert und auf einem weiteren
Rechner wieder eingelesen werden.
10.2 Datenübernahme aus TOOLSI-Verein3.2.1
Über diese Funktion können Vereine, die noch mit der alten Version TOOLSI-Verein3.2.1 arbeiten, die
gesamten Daten in die neue Version TOOLSI-Verein13 übernehmen.
10.3 Daten löschen
Über diese Version werden alle Daten von TOOLSI-Verein gelöscht.
10.4 Übernahme der Mitglieder aus EXCEL
Die Übernahme der Mitglieder über eine EXCEL – Liste erfolgt in zwei Schritten. Mit Hilfe dieser Funktion
können die Spaltennamen einer vorhandenen EXCEL – Liste an die Anforderungen von TOOLSI – Verein
angepasst werden. Im zweiten Schritt werden die Mitgliedsdaten direkt aus EXCEL übernommen.
Weitere Informationen unter F1.
Kurzanleitung Demo – ToolsiVerein2013
Stand Juni 2021 -5-Sie können auch lesen
