Leitfaden "SpeakUp" - Version: Januar 2021 - INDUS Holding AG
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Leitfaden „SpeakUp”
Version: Januar 2021Leitfaden “SpeakUp”
Version: Januar 2021
Seite 2
INHALTSVERZEICHNIS
1 LEITBILD 3
2 UMFANG UND ZWECK 3
3 KENNTNIS ODER BEGRÜNDETER VERDACHT EINES MISSSTANDS 3
4 VORSÄTZLICHE FALSCHMELDUNGEN 4
5 ZUWEISUNG VON ZUSTÄNDIGKEITEN 4
6 KEINE WEITERVERFOLGUNG EINER MELDUNG 5
7 BERICHTERSTATTUNG 5
8 SCHUTZ UND RECHTE DES MELDENDEN 5
9 SCHUZT UND RECHTE VON BESCHULDIGTEN 6
10 DATENSCHUTZ 6
11 KONTAKTDETAILS 7
12 SCHAUBILD HINWEISPROZESS 8
13 DATENFLUSSDIAGRAMM HINWEISGEBERSYSTEM 9
Anmerkung.:
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher, weiblicher und anderer Sprachformen verzichtet.
Sämtliche Personenbezeichnungen gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat
nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.Leitfaden “SpeakUp”
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Leitfaden „SpeakUp“
Inkrafttreten: 1. Januar 2021
1 LEITBILD
Nachhaltiges Wirtschaften begründet die Zukunftsperspektive für Umwelt, Gesellschaft und
Wirtschaft und auch für jeden einzelnen Mitarbeiter oder Geschäftspartner von INDUS.
Grundpfeiler der INDUS-Kultur sind die Aufteilung zentraler Anforderungen und deren
eigenverantwortliche Umsetzung und Steuerung in den Tochterunternehmen sowie ein
gemeinsames Verständnis für Werte und Risikominimierung für eine nachhaltige
Unternehmensentwicklung.
Das Hinweisgebersystem “SpeakUp” schafft durch eine für jeden zugängliche, klar definierte
Struktur für das Reporting und den Eskalationsprozess zusätzliches Vertrauen und Sicherheit, auf
Missstände hinzuweisen und damit den nachhaltigen Erfolg der Gruppe zu sichern und Schaden
abzuwenden.
2 UMFANG UND ZWECK
2.1 Dieser Leitfaden „SpeakUp“ beschreibt die Vorgehensweise bei Meldung von bestätigten oder
vermuteten Missständen oder Fehlverhalten.
2.2 Er gilt für alle Mitarbeiter (auch für Zeitarbeiter), Kunden, Lieferanten und alle, die ein Interesse
am Wohlergehen der Gesellschaft haben.
3 KENNTNIS ODER BEGRÜNDETER VERDACHT EINES MISSSTANDS
3.1 Wir möchten jeden zu einer Meldung ermutigen, der Kenntnis oder einen begründeten Verdacht
hinsichtlich eines maßgeblichen Fehlverhaltens/Missstands (Gesetzesbruch oder unethisches
Verhalten im Widerspruch zu unserem Verhaltenskodex) hat.
3.2 Wir ermutigen jeden, solche Sachverhalte auf den bekannten und etablierten Berichtswegen zu
melden. Dies sind (beispielhaft)
- Vertrauensperson
- Personalwesen
- Betriebsrat
- Geschäftsführung
- Innerbetriebliches Vorschlags- und Meldewesen
- ComplianceLeitfaden “SpeakUp”
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3.3 Sollten all diese Berichtswege für Ihre Meldung nicht in Betracht kommen, steht Ihnen das
Hinweisgebersystem „SpeakUp“ als Meldeweg zur Verfügung. „SpeakUp“ wird durch einen
unabhängigen Dritten betrieben.
3.4 Durch „SpeakUp“ erfolgen Meldungen direkt an den Compliance-Beauftragten der INDUS
Holding AG. Meldungen können, sofern der Hinweisgeber das bei Abgabe seiner Meldung so
eingibt, auch anonym erfolgen.
4 VORSÄTZLICHE FALSCHMELDUNGEN
Vorsätzliche Falschmeldungen werden als Verstoß gegen den Verhaltenskodex gewertet und
dementsprechend behandelt. Sie können zu Disziplinarmaßnahmen und/oder Strafverfolgung
führen.
5 ZUWEISUNG VON ZUSTÄNDIGKEITEN
5.1 Muttersprachlich abgegebene Meldungen, die über „SpeakUp“ erfolgen, werden, sofern dies
erforderlich ist, übersetzt und (ggf. auch anonym, vgl. Tz. 3.4) an den Compliance-Beauftragten
der INDUS Holding AG geleitet. Die Rechtsabteilung der INDUS Holding AG übernimmt in
Vertretung die Überwachung der eingehenden Meldungen, soweit dies durch eine Abwesenheit
des Compliance-Beauftragten notwendig ist.
5.2 Nach Eingang einer Meldung über behauptetes Fehlverhalten oder betrügerisches Verhalten bei
dem Compliance-Beauftragten der INDUS Holding AG, wird der Sachverhalt anhand der
enthaltenen Informationen einer ersten Prüfung unterzogen. Über „SpeakUp“ ist eine anonyme
Kommunikation mit dem Hinweisgeber möglich und bei Bedarf sichergestellt. Rückfragen an den
Hinweisgeber zur weiteren Beurteilung des Sachverhaltes unter Wahrung der Anonymität sind
möglich.
5.3 Ausgehend von dieser ersten Prüfung bestimmt sich der weitere Weg zum Umgang mit dem
Sachverhalt.
Je nach Schwere des Vorwurfs, betroffenem Personenkreis und Rechtsgebiet erfolgt die weitere
Prüfung unmittelbar durch den Compliance-Beauftragten der INDUS Holding AG oder es erfolgt
eine Übergabe der Meldung an die verantwortliche Stelle der jeweils betroffenen Beteiligung
oder Beteiligungsgruppe (in der Regel die Geschäftsführung der direkten INDUS-Beteiligung oder
soweit dies eingerichtet ist den Compliance Beauftragten der Beteiligungsgruppe).
Bei der weiteren Prüfung des Missstands können externe Sachverständige, z.B. Rechtsanwälte,
hinzugezogen werden. Es kann zu einer Anzeigepflicht bei hinreichendem Verdacht einer Straftat
kommen.
Der Compliance Beauftragte der INDUS Holding AG wird sicherstellen, dass alle gemeldeten Fälle
untersucht, hinreichend dokumentiert abgeschlossen werden.
5.4 Meldungen, die ein Vorstandsmitglied der INDUS Holding AG betreffen, werden ebenfalls, je
nach Schwere des Sachverhalts und/oder der betroffenen Person, durch den Gesamtvorstand
oder den Aufsichtsrat gewürdigt. Die Berichterstattung an den Aufsichtsrat ist bei einer den
Vorstandsvorsitzenden betreffenden Meldung erforderlich. Sofern der Gesamt-Vorstand
betroffen ist, so ist auch dies dem Aufsichtsrat zu melden.Leitfaden “SpeakUp”
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5.5 Die Gesellschaft erwartet von Führungskräften und Vorgesetzten auf allen Hierarchieebenen,
solche Meldungen ernst zu nehmen, sie streng vertraulich zu behandeln und mit den
entsprechenden Vorgaben und erforderlichen Maßnahmen zeitnah aufzuklären, um den
Missstand zu beseitigen.
6 KEINE WEITERVERFOLGUNG EINER MELDUNG
Der Compliance-Beauftragte der INDUS Holding AG kann zu dem Ergebnis kommen, dass eine
Meldung nicht weiterverfolgt wird, zum Beispiel wenn
- nur unzureichende Informationen für eine adäquate Untersuchung zur Verfügung stehen
und auch keine Möglichkeit besteht, weitere Informationen zu erhalten;
- die Meldung nachgewiesenermaßen eine Falschmeldung ist.
7 BERICHTERSTATTUNG
Eine Berichterstattung erfolgt regelmäßig durch den Compliance-Beauftragten der INDUS
Holding AG an den Vorstand und durch diesen wiederum an den Prüfungsausschuss des
Aufsichtsrats; auf Anforderung des Prüfungsausschusses auch unmittelbar durch den
Compliance-Beauftragten.
Die Berichterstattung erfolgt detailliert für die Fälle, die gemäß Tz. 5.3 durch die INDUS Holding
AG selbst untersucht werden. Die Fälle, die im Sinne der dezentralen INDUS-Organisation an die
Compliance-Verantwortlichen der jeweiligen Beteiligungen bzw. Beteiligungsgruppen
abgegeben werden, werden nur berichtet hinsichtlich
- Fallkategorien (betroffene Rechtsgebiete / betroffene Kapitel Verhaltenskodex),
- Prüfungsstatus (in Arbeit / abgeschlossen),
- Untersuchungsergebnis und Schlussfolgerungen.
8 SCHUTZ UND RECHTE DES MELDENDEN
8.1 Die Identität aller Meldenden wird absolut vertraulich behandelt. Der Dienstleister, durch den
„SpeakUp“ betrieben wird, wird unter keinen Umständen die Sprachnachrichten, IP-Adressen
und/oder Telefonnummern offenlegen, es sei denn, Tz. 8.3 ist anwendbar.
8.2 Niemand, der eine Meldung abgibt, hat dadurch negative Konsequenzen zu befürchten. Jedoch
genießen auch Meldende (als Hinweisgeber) keinen Schutz bei Fehlverhalten.
8.3 In den folgenden Fällen ist der Schutz des Meldenden nicht garantiert:
- Auf Anforderung z.B. von Strafverfolgungsbehörden ist der Dienstleister verpflichtet,
Sprachnachrichten, IP-Adressen und/oder Telefonnummern zur Verfügung zu stellen. Eine
Weitergabe dieser Information an die Gesellschaft oder an die INDUS Holding AG erfolgt
dagegen nicht.Leitfaden “SpeakUp”
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- Fälle, bei denen festgestellt wurde, dass Meldungen vorsätzlich falsch bzw. wider besseres
Wissens und/oder in böser Absicht („bösgläubig“) gemacht wurden;
- oder wenn die Meldung selbst als Straftat oder Verstoß gegen den Verhaltenskodex
eingeordnet werden muss (z.B. üble Nachrede oder Bedrohung).
8.4 Sofern der Meldende mit dem Ergebnis der Untersuchung nicht einverstanden ist, hat er erneut
die Möglichkeit, dies über „SpeakUp“ oder direkt über den Compliance-Beauftragten der INDUS
Holding AG kund zu tun. Hierüber wird der Vorstand der INDUS Holding AG informiert.
9 SCHUTZ UND RECHTE VON BESCHULDIGTEN
9.1 Sollten aufgrund einer Meldung Ermittlungen eingeleitet werden, wird die Gesellschaft die
Betroffenen spätestens binnen 3 Arbeitstagen informieren. Diese Phase kann unter Abwägung
der fallspezifischen Situation auch verlängert werden, z.B. wenn das Risiko besteht, dass Beweise
vernichtet oder die eingeleiteten Ermittlungen anderweitig behindert werden.
9.2 Betroffene haben das Recht, sich über gegen sie gerichtete Ermittlungen zu beschweren. Hierzu
wenden sich Betroffene an:
- Ihren Vorgesetzten oder Geschäftsführer,
- den Compliance-Beauftragten der INDUS Holding AG
- oder den Ombudsmann der INDUS Holding AG
Die Kontaktinformationen finden sich am Ende dieses Leitfadens.
10 DATENSCHUTZ
10.1 Die Gesellschaft und die beauftragten Mitarbeiter werden alle Informationen streng vertraulich
behandeln. Der Schutz von Daten sowohl der Meldenden als auch Betroffener wird im
gesetzlichen Rahmen zugesichert. Informationen werden sowohl was Inhalte als auch den
Personenkreis angeht auf einer beschränkten Basis zugänglich gemacht (sog. „Need-to-Know-
Basis”). Wird „SpeakUp“ verwendet, so werden Informationen auch den dortigen Mitarbeitern
und den durch „SpeakUp“ eingesetzten Übersetzungsbüros bekannt, dies geschieht ebenfalls auf
der vorgenannten „Need-to-Know-Basis“ und sämtliche vorgenannten Beteiligten unterliegen
der strikten Geheimhaltung.
10.2 Der „SpeakUp“-Leitfaden bedingt die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten.
Dies erfolgt ausschließlich nach Maßgabe datenschutzrechtlicher Regelungen.Leitfaden “SpeakUp”
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11 KONTAKTDETAILS
[ Name INDUS-Tochter/lokaler Kontakt]
[add country specific dial-in details:]
[country:]
[free phone number]
[web address]
[access code]
Compliance-Beauftragter INDUS Holding AG
compliance@indus.de
ggf. Ombudsman
[adress]
[phone number]
[ombudsmann@indus.de] >> noch einzurichtenLeitfaden “SpeakUp”
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12 SCHAUBILD HINWEISPROZESS
Schritt 1
Einsender hinterlässt eine neue
Nachricht
- per Telefon in der Muttersprache
- über das Web in Muttersprache
- sendet Dokumente im Anhang
Schritt 5 Schritt 2
People Intouch bearbeitet die
Einsender prüft SpeakUp
Nachricht
- per Telefon
- Transkription und/oder
- über das Web
Übersetzung ins Englische
- sendet Dokumente im Anhang
Schritt 4 Schritt 3
People Intouch bearbeitet die Die Organisation erhält die
Nachricht Nachricht und antwortet
- Übersetzung und/oder - erhält Benachrichtigung
Tonaufzeichnung in der - bestätigt Empfang
Muttersprache - fordert weitere InformationenLeitfaden “SpeakUp”
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Seite 9
13 DATENFLUSSDIAGRAMM HINWEISGEBERSYSTEMLeitfaden “SpeakUp”
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Hinweise für den Übersetzer/die Übersetzerin
zu Seite 8 / 12 SCHAUBILD HINWEISPROZESS
Step 1
A local free telephone number is dialed by the reporter (phone), or the specific country URL is visited (web).
The reporter enters the organisation access number (thereby logging in to the secure environment).
The reporter chooses in what language to continue.
The reporter hears or reads information about SpeakUp® and receives the unique case-number that allows they to
come back anonymously. Note that there is no interaction with another person, the phone system is fully automated.
The reporter leaves a voicemail (phone), or writes the message in text (web) in their native language. These messages are
stored in our secure servers.
The reporter ends the call, or logs out of the secure environment.
Step 2
The translator is notified of a new message by e-mail.
The translator logs onto our secure environment and has access to only this particular recording or text message.
The translator transcribes the recording (phone) in the secure environment (e.g. not in a Word-file on a personal
computer).
If necessary, the translator translates the transcript or text message into English (both web and phone).
The translator logs out of the secure environment. The translator cannot log back into this message again.
* all messages will be transcribed/translated within 1 working day.
* Whole translation process covered by our EuroPriSe certificate.
Step 3
The company receiving officer is notified of a new message by e-mail
The company receiving officer logs in to SpeakUp® and sees the message in text format (e.g. there is no difference in
the way a phone or web message is received).
The company receiving officer confirms receipt of the message
The company receiving officer can formulate a reply message in text format (in English or directly in the chosen language
of the reporter)
* naturally, the company receiving officer can log in and out of SpeakUp® whenever wanted and decide to continue to work on
a reply at a later time.
Step 4
The translator is notified of a new reply message by e-mail.
The translator logs onto our secure environment and has access to only this particular reply message (i.e. no case history).
The translator translates (if necessary) the reply in the secure environment to the language chosen by the reporter (e.g.
not in a Word-file on a personal computer).
The translator (being a native speaker) will record the reply message in the language chosen by the reporter as a voice-
mail (phone messages only).
The translator logs out of the secure environment. The translator cannot log back into this particular reply again.
* All messages will be translated/recorded within 1 working day.
* Whole translation process covered by our EuroPriSe certificate.
Step 5
The reporter dials the free telephone number again, or the specific country URL is visited.
The reporter enters the organisation access number (thereby logging in to our secure environment).
The reporter chooses in what language to continue.
The reporter enters the case-number that was assigned in step 1.Leitfaden “SpeakUp”
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Seite 11
The reporter listens (phone) to or reads (web) the company reply.
The reporter can respond again immediately, or do so at a later time (calling back or visiting the webpage another time).Sie können auch lesen
