Praxis-Seminar "Management von EU- Verbundprojekten unter Horizon 2020" - Personal- und sonstige Kosten

Praxis-Seminar „Management von EU-
Verbundprojekten unter Horizon 2020“

Personal- und sonstige Kosten

Marcus Kratschke
14. und 15. Juli 2021

 Kompetente Unterstützung für exzellente Forschung in Bayern, Europa und der Welt

Agenda Tag 1

 09:00 – 09:30 Vorstellungsrunde & Vorbemerkungen

 09:30 – 10:00 Übung: Kostenarten (Teil 1)

 10:00 – 11:30 Personal- und andere Kosten in EU-Projekten

 (inklusive 10 Min. Pause)

 11:30 – 12:15 Übung: Personalkosten- und Stundensatzberechnung

 12:15 – 13:00 Fragerunde

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Bitte bleiben Sie während des
Webinars stummgeschaltet;
Ihre Kamera können Sie für
Fragen gerne aktivieren.

Schnelle Fragen während des
Vortrags, längere Fragen u.
Sachverhalte am Ende des
Seminars (Tag 1)

Sie erhalten alle Unterlagen
des Seminars im Nachgang.

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Scientific Officer in the BayFOR Unit Environment, Energy &
 Bioeconomy and in the unit Project Management
 • Advanced degree in cultural geography;
 • 8 years of experience in advising research consortia and
 applicants in writing successful proposals for R&I projects;
 • Experience in management and dissemination of EU
 collaborative projects;
 • Organisation and implementation of international training and
 capacity building events;
 • Staff member and consultant for several H2020 and
 INTERREG projects

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Gesellschafter & Zuwendungsgeber

 Brüssel

 11 Universitäten

 Nürnberg

 20 Hochschulen

 München

 Bayerisches Staatsministerium für
 Wissenschaft und Kunst und
 Bayerische Staatskanzlei

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BayFOR als „Full-Service-Provider“
 Information
 Projektmanagement
 Informationen zu aktuellen
 und kommenden EU-
 Administratives Projektmanagement in Ausschreibungen sowie zur
 internationalen/EU-Projekten erfolgreichen EU-Antrag-stellung
 Workshops/Trainings für Projektbeteiligte Themen-Lobbying
 und Drittmittelpersonal
 Ansprechpartner bei Fragen rund um das
 EU-Projektmanagement (Servicestelle für Beratung
 EU-Projektmanagement)
 Allgemeine und
 Dissemination und Öffentlichkeitsarbeit
 Themenspez. Forschung ausschreibungsspezifische
 für Antrags-
 EU-Projekte
 Entwicklung Förderberatungen sowie
 untertützung Innovation Einordnung von Projektideen in
 geeignete Förderprogramme
 Projektimplementierung
 Antragsunterstützung
 Unterstützung von Vertragsvorbereitung
 bis Vertragsschluss Aktive Hilfestellung während des
 Hilfestellung bei finanziellen und gesamten Antragstellungs-
 organisatorischen Fragen prozesses
 Bereitstellung call-spezifischer
 Informationen
 Kooperationspartnersuche

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Stundensatz Other direct costs
 Continious
 GA AMGA Amendment
 Reporting
 betriebsübliche
Monthly Living Kostenabrechnungspraxis
Allowance
 Jahresproduktivstunden
 Perdiodic
 Subcontracting
 Reporting
 In-Kind Contributions

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Action Type RIA
 Projektlaufzeit 36 Monate
 Projektstart 01.02.2019
 Projektende 31.01.2022
 Berichtsperioden 3 (jeweils 12 Monate)
 1. Periode 01.02.2019 – 31.01.2020
 2. Periode 01.02.2020 – 31.01.2021
 3. Periode 01.02.2021 – 31.01.2022
 Work Packages 9
 Partner insgesamt 7
 Projektbudget 3.565.625,00€

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Bayerischer Projektpartner

 Name Unterhuber AG

 Land Deutschland

 Firmensitz Hoffmannstr. 102, 81234 München

 Projektbudget 312.750,00€

 Rolle im Projekt Lead WP3, Übernahme einzelner
 Action Tasks in WP4 und WP6

 Zu berichtende Periode 01.02.2020 – 31.01.2021

 Mitarbeiter im Projekt Manuela Stern, Dominik Baum

 Sonstiges vorsteuerabzugsberechtigt

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Alle Kosten im Überblick

 Personnel Costs

 Other Direct
 Indirect Costs
 Costs

 Eligible Costs

 Special Unit
 Subcontracting
 Costs

 Financial Support
 to Third Parties

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Kostenkategorien in Annex 2

 Estimated eligible costs (per budget category) EU contribution

 E. Costs of in-kind
 [C. Direct contributions not
 B. Costs of costs of Reimburse- Maximum EU Maximum grant
 A. Direct Personnel costs D. Other direct costs used on the F. Indirect costs Total costs
 subcontracting financial ment rate % contribution amount
 support] beneficiary's
 premises

 D.5 Costs of
 A.1 Employees (or equivalent) A.4 SME owners without salary D.1 Travel internally
 invoiced goods
 A.2 Natural persons under direct A.5 Beneficiaries that are antural and services
 D.2 Equipment
 contract persons wihtout salary

 D.3 Other goods and
 A.3 Seconded persons
 services

 [A.6 Personnel providing access to [D.4 costs of large
 research infrastructure] research infrastructure]

 Actual Unit Unit Actual Actual Actual Unit 25% flat-rate

 h= 0,25 x j=
 a total b No hours Total c d [e] f Total g (a+b+c+f+g+[il] a+b+c+d+[e]+f+g k l m
 +[i2]-n] +h+[il]+[i2]

INERTA FR 753.500,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 125.000,00 € 0,00 € 0,00 € 219.625,00 € 1.098.125,00 € 100% 1.098.125,00 € 1.098.125,00 €
Asula Ky FL 0,00 € 465.000,00 € 0,00 € 0,00 € 15.500,00 € 0,00 € 72.200,00 € 0,00 € 0,00 € 134.300,00 € 687.000,00 € 100% 687.000,00 € 687.000,00 €
Unterhuber AG DE 230.000,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 4.000,00 € 0,00 € 17.000,00 € 0,00 € 0,00 € 61.750,00 € 312.750,00 € 100% 312.750,00 € 312.750,00 €
van Osterneuwen Ltd. NL 578.300,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 55.000,00 € 0,00 € 0,00 € 158.325,00 € 791.625,00 € 100% 791.625,00 € 791.625,00 €
Skado Holding CZ 182.500,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 12.500,00 € 0,00 € 0,00 € 48.750,00 € 243.750,00 € 100% 243.750,00 € 243.750,00 €
Tec Ecole FR 317.800,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 28.100,00 € 0,00 € 0,00 € 86.475,00 € 432.375,00 € 100% 432.375,00 € 432.375,00 €
RobotGu.ru RU 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0% 0,00 € 0,00 €
TOTAL 2.062.100,00 € 465.000,00 € 0,00 € 0,00 € 19.500,00 € 0,00 € 309.800,00 € 0,00 € 0,00 € 709.225,00 € 3.565.625,00 € 3.565.625,00 € 3.565.625,00 €

 AMGA Artikel 6.2.

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Kostenkategorien in Annex 2

 Estimated eligible costs (per budget category) EU contribution

 E. Costs of in-kind
 [C. Direct contributions not
 B. Costs of costs of Reimburse- Maximum EU Maximum grant
 A. Direct Personnel costs D. Other direct costs used on the F. Indirect costs Total costs
 subcontracting financial ment rate % contribution amount
 support] beneficiary's
 premises

 D.5 Costs of
 A.1 Employees (or equivalent) A.4 SME owners without salary D.1 Travel internally
 invoiced goods
 A.2 Natural persons under direct A.5 Beneficiaries that are antural and services
 D.2 Equipment
 contract persons wihtout salary

 D.3 Other goods and
 A.3 Seconded persons
 services

 [A.6 Personnel providing access to [D.4 costs of large
 research infrastructure] research infrastructure]

 Actual Unit Unit Actual Actual Actual Unit 25% flat-rate

 h= 0,25 x j=
 a total b No hours Total c d [e] f Total g (a+b+c+f+g+[il] a+b+c+d+[e]+f+g k l m
 +[i2]-n] +h+[il]+[i2]

INERTA FR 753.500,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 125.000,00 € 0,00 € 0,00 € 219.625,00 € 1.098.125,00 € 100% 1.098.125,00 € 1.098.125,00 €
Asula Ky FL 0,00 € 465.000,00 € 0,00 € 0,00 € 15.500,00 € 0,00 € 72.200,00 € 0,00 € 0,00 € 134.300,00 € 687.000,00 € 100% 687.000,00 € 687.000,00 €
Unterhuber AG DE 230.000,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 4.000,00 € 0,00 € 17.000,00 € 0,00 € 0,00 € 61.750,00 € 312.750,00 € 100% 312.750,00 € 312.750,00 €
van Osterneuwen Ltd. NL 578.300,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 55.000,00 € 0,00 € 0,00 € 158.325,00 € 791.625,00 € 100% 791.625,00 € 791.625,00 €
Skado Holding CZ 182.500,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 12.500,00 € 0,00 € 0,00 € 48.750,00 € 243.750,00 € 100% 243.750,00 € 243.750,00 €
Tec Ecole FR 317.800,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 28.100,00 € 0,00 € 0,00 € 86.475,00 € 432.375,00 € 100% 432.375,00 € 432.375,00 €
RobotGu.ru RU 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0% 0,00 € 0,00 €
TOTAL 2.062.100,00 € 465.000,00 € 0,00 € 0,00 € 19.500,00 € 0,00 € 309.800,00 € 0,00 € 0,00 € 709.225,00 € 3.565.625,00 € 3.565.625,00 € 3.565.625,00 €

 AMGA Artikel 6.2.

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 12

Other Direct Costs

 Travel Costs Equipment

 Internally Other Direct
 Invoiced Goods Other Goods and
 and Services
 Costs Services
 ☕

 Costs of Large
 Research
 Infrastructure

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Travel Costs

 AMGA Artikel 6.2.D.1

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Travel Costs

 Transport, Hotel und Tagegelder
 Während der Projektlaufzeit
 Entsprechend der „normalen Praxis“ Ihrer Einrichtung
 Reisen von Experten
 Reisen müssen gerechtfertigt sein
 Projektreise kann unter Umständen privat „kostenneutral“ verlängert werden
 Weiterreisen (projektunabhängig)

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Travel Costs

Häufige Fehler!

 Buchungen nicht entsprechend „normaler Praxis“
 Keine Nachweise der Teilnahme
 Keine nachvollziehbare Begründung für Teilnahme
 Reise außerhalb der Projektlaufzeit
 Teilnahme an Veranstaltung durch zu viele Personen ohne Rechtfertigung
 Keine Nachweise zu Preisvergleich (bei besonderen Reisewegen wie z.B. bei
 Weiterreisen)

 Reisekostenabrechnung immer zusammen mit Anlagen mit Projektbezug an
 zentraler Stelle ablegen. Dokumentation wichtig für Audits.

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 Equipment

 AMGA Artikel 6.2.D.2

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 Equipment

 Abschreibungskosten
 Gemäß International Accounting Standards und Nationalen Standards und der
 gängigen Praxis Ihrer Einrichtung
 Miete/Leasing
 Volle Kosten können abgerechnet werden wenn:
 • In der Ausschreibung so vorgesehen, oder
 • Volle Abschreibung innerhalb er Projektdauer möglich
 • Spezielle Regelung im GA (z.B. bei Zerstörung der Maschine durch Versuche für Projekt)
 Abschreibungskosten je Reporting Period abrechenbar
 Bei zusätzlicher nicht-projekt-bezogener Nutzung prozentual abrechnen
 Low-value assets können innerhalb eines Jahres abgeschrieben werden

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 18

 
 Equipment

Häufige Fehler!

 Vollabrechnung statt Abschreibungskosten
 Nutzungsanteil nicht berücksichtigt
 Keine Nachweise für Nutzungsdauer und -Anteil
 Abgerechnete Abschreibungskosten und Reporting Periods nicht kongruent
 (Abrechnung von Abschreibungskosten für Ausrüstung, die vor der
 entsprechenden Reporting Period oder sogar vor Projektstart angefallen sind)

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Other Goods and
 Services
☕

 AMGA Artikel 6.2.D.3 & Artikel 10

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Other Goods and
 Services
☕
 Alle Güter/Dienstleistungen, um die Projektaufgaben (‚Action Tasks‘) zu
 erfüllen, z.B.
 • Konsumgüter wie Labormaterial/Rohstoffe
 • Kosten für Dissemination/Kommunikation wie Teilnahmegebühr zu Konferenz
 • Catering für Projekttreffen
 • Übersetzungskosten
 • Flyer
 • Ausstellung eines Certificate on Financial Statements (CFS)
 Muss entsprechend der Förderfähigkeit gerechtfertigt sein:
 • Entsprechend der „normalen Praxis“
 • Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis (best value for money)
 • Kein Interessenskonflikt
 Abrechnung von Preisen gemäß Rechnungen

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Other Goods and
 Services
☕
Häufige Fehler!

 Keine Vergleichsangebote eingeholt
 Fehlende Dokumentation
 Unzureichende Begründung
 Wäre doch Subcontracting gewesen

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Other Goods and
 Services
☕

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 23

Costs of Large
 Research
 Infrastructure

 AMGA Artikel 6.2.D.4

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Internally
Invoiced Goods
 and Services
 
 AMGA Artikel 6.2.D.5

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Internally
 Invoiced Goods
 and Services
 
 Güter und Dienstleistungen, die der Projektpartner selbst produziert, leistet
 oder zur Verfügung stellt
 Beispiele:
 • Konsumgüter (z.B. Chemikalien)
 • Nutzung von spezifischen Geräten (z.B. Windtunnel, Mikroskop)
 • Behausung von Labortieren oder Gewächshäuser
 • Standardisierte Tests (z.B. Materialfestigkeit, Genomtests)
 • Unterbringung für Forscherhospitanz in Zusammenhang mit Projektarbeit
 Werden als Unit Costs abgerechnet gemäß normaler Buchhaltungspraxis,
 unabhängig vom Projekt
 Achtung mit indirekten Kosten! (diese ggf. herausrechnen)

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 26

Kostenkategorien in Annex 2

 Estimated eligible costs (per budget category) EU contribution

 E. Costs of in-kind
 [C. Direct contributions not
 B. Costs of costs of Reimburse- Maximum EU Maximum grant
 A. Direct Personnel costs D. Other direct costs used on the F. Indirect costs Total costs
 subcontracting financial ment rate % contribution amount
 support] beneficiary's
 premises

 D.5 Costs of
 A.1 Employees (or equivalent) A.4 SME owners without salary D.1 Travel internally
 invoiced goods
 A.2 Natural persons under direct A.5 Beneficiaries that are antural and services
 D.2 Equipment
 contract persons wihtout salary

 D.3 Other goods and
 A.3 Seconded persons
 services

 [A.6 Personnel providing access to [D.4 costs of large
 research infrastructure] research infrastructure]

 Actual Unit Unit Actual Actual Actual Unit 25% flat-rate

 h= 0,25 x j=
 a total b No hours Total c d [e] f Total g (a+b+c+f+g+[il] a+b+c+d+[e]+f+g k l m
 +[i2]-n] +h+[il]+[i2]

INERTA FR 753.500,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 125.000,00 € 0,00 € 0,00 € 219.625,00 € 1.098.125,00 € 100% 1.098.125,00 € 1.098.125,00 €
Asula Ky FL 0,00 € 465.000,00 € 0,00 € 0,00 € 15.500,00 € 0,00 € 72.200,00 € 0,00 € 0,00 € 134.300,00 € 687.000,00 € 100% 687.000,00 € 687.000,00 €
Unterhuber AG DE 230.000,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 4.000,00 € 0,00 € 17.000,00 € 0,00 € 0,00 € 61.750,00 € 312.750,00 € 100% 312.750,00 € 312.750,00 €
van Osterneuwen Ltd. NL 578.300,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 55.000,00 € 0,00 € 0,00 € 158.325,00 € 791.625,00 € 100% 791.625,00 € 791.625,00 €
Skado Holding CZ 182.500,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 12.500,00 € 0,00 € 0,00 € 48.750,00 € 243.750,00 € 100% 243.750,00 € 243.750,00 €
Tec Ecole FR 317.800,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 28.100,00 € 0,00 € 0,00 € 86.475,00 € 432.375,00 € 100% 432.375,00 € 432.375,00 €
RobotGu.ru RU 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0% 0,00 € 0,00 €
TOTAL 2.062.100,00 € 465.000,00 € 0,00 € 0,00 € 19.500,00 € 0,00 € 309.800,00 € 0,00 € 0,00 € 709.225,00 € 3.565.625,00 € 3.565.625,00 € 3.565.625,00 €

 AMGA Artikel 6.2.

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 27

Subcontracting

 AMGA Artikel 6.2.B & Artikel 13

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 28

Subcontracting

 Kosten (=Marktpreis) für Unteraufträge
 Auftragsvergabe zur Erfüllung von bestimmten „Action Tasks“ gemäß Grant
 Agreement
 Subcontract für Aufgaben des Koordinators (Art. 41.1 GA) nicht möglich
 Gleiche Prinzipien wie bei ‚other goods and services‘
 • Muss gerechtfertigt sein
 • Entsprechend der „normalen Praxis“
 • Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis (best value for money)
 • Kein Interessenskonflikt
 Achtung bei Budgetverschiebungen (oft Amendment nötig)
 Ein CFS ist KEIN Subcontracting (im Ggs. zu FP7)
 Kein Subcontracting an Projektpartner oder Linked Third Parties
 Keine Berechnung von indirekten Kosten

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 29

Subcontracting vs. Contracts

Subcontracting Contracting

Erfüllung von Action Tasks Mittel/Service zur Erfüllung von Action Tasks

In Annex 1 des GA definiert Im GA nicht/am Rande definiert

Keine indirekten Kosten Indirekte Kosten

Marktpreis Marktpreis

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 30

Kostenkategorien in Annex 2

 Estimated eligible costs (per budget category) EU contribution

 E. Costs of in-kind
 [C. Direct contributions not
 B. Costs of costs of Reimburse- Maximum EU Maximum grant
 A. Direct Personnel costs D. Other direct costs used on the F. Indirect costs Total costs
 subcontracting financial ment rate % contribution amount
 support] beneficiary's
 premises

 D.5 Costs of
 A.1 Employees (or equivalent) A.4 SME owners without salary D.1 Travel internally
 invoiced goods
 A.2 Natural persons under direct A.5 Beneficiaries that are antural and services
 D.2 Equipment
 contract persons wihtout salary

 D.3 Other goods and
 A.3 Seconded persons
 services

 [A.6 Personnel providing access to [D.4 costs of large
 research infrastructure] research infrastructure]

 Actual Unit Unit Actual Actual Actual Unit 25% flat-rate

 h= 0,25 x j=
 a total b No hours Total c d [e] f Total g (a+b+c+f+g+[il] a+b+c+d+[e]+f+g k l m
 +[i2]-n] +h+[il]+[i2]

INERTA FR 753.500,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 125.000,00 € 0,00 € 0,00 € 219.625,00 € 1.098.125,00 € 100% 1.098.125,00 € 1.098.125,00 €
Asula Ky FL 0,00 € 465.000,00 € 0,00 € 0,00 € 15.500,00 € 0,00 € 72.200,00 € 0,00 € 0,00 € 134.300,00 € 687.000,00 € 100% 687.000,00 € 687.000,00 €
Unterhuber AG DE 230.000,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 4.000,00 € 0,00 € 17.000,00 € 0,00 € 0,00 € 61.750,00 € 312.750,00 € 100% 312.750,00 € 312.750,00 €
van Osterneuwen Ltd. NL 578.300,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 55.000,00 € 0,00 € 0,00 € 158.325,00 € 791.625,00 € 100% 791.625,00 € 791.625,00 €
Skado Holding CZ 182.500,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 12.500,00 € 0,00 € 0,00 € 48.750,00 € 243.750,00 € 100% 243.750,00 € 243.750,00 €
Tec Ecole FR 317.800,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 28.100,00 € 0,00 € 0,00 € 86.475,00 € 432.375,00 € 100% 432.375,00 € 432.375,00 €
RobotGu.ru RU 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0% 0,00 € 0,00 €
TOTAL 2.062.100,00 € 465.000,00 € 0,00 € 0,00 € 19.500,00 € 0,00 € 309.800,00 € 0,00 € 0,00 € 709.225,00 € 3.565.625,00 € 3.565.625,00 € 3.565.625,00 €

 AMGA Artikel 6.2.

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 31

In-Kind Contributions

 Unentgeltlich (free of charge) oder entgeltlich (against payment)
 Nur Kostenerstattung
 Eigene Kostenkategorie E für Kosten von In-Kind contributions außerhalb des
 eigenen Betriebsgeländes
 Dafür keine Berechnung der indirekten Kosten in Kategorie F
 Indirekte Kosten sind direkt in Rechnung des Dritten einbezogen (max. 25%)
 Beispiele: (mit oder ohne Erstattung der Kosten)
 • Überlassung eines Labors
 • Bereitstellen von Geräten
 • Ausleihen von Personal
 Muss im Grant Agreement Part B Kapitel 4.2 ‚Third parties involved in the
 project‘ angegeben sein

 AMGA Artikel 6.4.

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 32

Kostenkategorien in Annex 2

 Estimated eligible costs (per budget category) EU contribution

 E. Costs of in-kind
 [C. Direct contributions not
 B. Costs of costs of Reimburse- Maximum EU Maximum grant
 A. Direct Personnel costs D. Other direct costs used on the F. Indirect costs Total costs
 subcontracting financial ment rate % contribution amount
 support] beneficiary's
 premises

 D.5 Costs of
 A.1 Employees (or equivalent) A.4 SME owners without salary D.1 Travel internally
 invoiced goods
 A.2 Natural persons under direct A.5 Beneficiaries that are antural and services
 D.2 Equipment
 contract persons wihtout salary

 D.3 Other goods and
 A.3 Seconded persons
 services

 [A.6 Personnel providing access to [D.4 costs of large
 research infrastructure] research infrastructure]

 Actual Unit Unit Actual Actual Actual Unit 25% flat-rate

 h= 0,25 x j=
 a total b No hours Total c d [e] f Total g (a+b+c+f+g+[il] a+b+c+d+[e]+f+g k l m
 +[i2]-n] +h+[il]+[i2]

INERTA FR 753.500,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 125.000,00 € 0,00 € 0,00 € 219.625,00 € 1.098.125,00 € 100% 1.098.125,00 € 1.098.125,00 €
Asula Ky FL 0,00 € 465.000,00 € 0,00 € 0,00 € 15.500,00 € 0,00 € 72.200,00 € 0,00 € 0,00 € 134.300,00 € 687.000,00 € 100% 687.000,00 € 687.000,00 €
Unterhuber AG DE 230.000,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 4.000,00 € 0,00 € 17.000,00 € 0,00 € 0,00 € 61.750,00 € 312.750,00 € 100% 312.750,00 € 312.750,00 €
van Osterneuwen Ltd. NL 578.300,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 55.000,00 € 0,00 € 0,00 € 158.325,00 € 791.625,00 € 100% 791.625,00 € 791.625,00 €
Skado Holding CZ 182.500,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 12.500,00 € 0,00 € 0,00 € 48.750,00 € 243.750,00 € 100% 243.750,00 € 243.750,00 €
Tec Ecole FR 317.800,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 28.100,00 € 0,00 € 0,00 € 86.475,00 € 432.375,00 € 100% 432.375,00 € 432.375,00 €
RobotGu.ru RU 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0% 0,00 € 0,00 €
TOTAL 2.062.100,00 € 465.000,00 € 0,00 € 0,00 € 19.500,00 € 0,00 € 309.800,00 € 0,00 € 0,00 € 709.225,00 € 3.565.625,00 € 3.565.625,00 € 3.565.625,00 €

 AMGA Artikel 6.2.

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 33

Indirect Costs

 25% Pauschale auf direkte Kosten (exkl. Subcontracting und in-kind
 contributions not used on the beneficiary‘s premises)
 Kein direkter Zusammenhang mit der Durchführung des Projekts,
 d.h. die Kosten können nicht unmittelbar auf das Projekt bezogen werden
 Keine indirekten Kosten auf Leistungen außerhalb des eigenen
 Firmengeländes
 Beispiele: Strom, Heizung, Druckkosten, Administrationspersonal
 Indirekte Kosten hängen von der Erstattung der direkten Kosten ab. Vorsicht bei der
 frühzeitigen Verplanung der Kosten!

 AMGA Artikel 6.2.E

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 34

Einnahmen

 Durch das Projekt generiert (z.B. Verkauf von Geräten)
 Finanzielle Beiträge Dritter
 Keine Einnahmen:
 • Durch Verwertung der Projektergebnisse generiert (exploitation of results)
 • Beiträge Dritter zur freien Verwendung von nicht-förderfähigen Kosten
 • Beiträge Dritter ohne Rückzahlungsverpflichtung nach Ende der Periode
 Einnahmen sind in Zwischenberichten und im Abschlussbericht anzuzeigen
 Finale Verrechnung mit Abschlusszahlung auf Ebene des Gesamtbudgets
 • Keine Einzelbetrachtung pro Zuwendungsempfänger durch Kommission

 AMGA Artikel 5.3.3.

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 35

Nicht förderfähige Kosten
 ❌
 Boni/Dividenden
 Zinsen
 Bankkosten und Überweisungskosten (außer Transferkosten der EU Funds
 durch den Koordinator)
 Schulden und damit einhergehende Zinsen
 Verluste durch Kursschwankungen
 Abzugsfähige Steuer
 Kosten während Suspendierung des Projekts
 Kosten die durch anderen Fördermechanismus gedeckt sind
 Übertriebene oder unachtsame Ausgaben

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 36

Finanzberichte
 
 „Financial Statement“
 Teil des Periodic Reportings (Art. 20.2 im GA regelt die Reporting Periods)
 Finanzen müssen immer in EURO angegeben werden
 Währungsumrechnung (vgl. Art 20.6. GA)
 • Ø Tagesumrechnungskurs des Official Journal of the European Union über Zeitraum der
 Berichtsperiode
  https://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html
 • Wenn kein Umrechnungskurs gelistet:
 Monatsdurchschnittskurs der Kommissionsseite über die Berichtsperiode
  http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/index_en.cfm

 Zuwendungsempfänger mit Konten in EURO rechnen Rechnungen in ausländischer Währung
 gem. ihrer üblichen Buchführungspraxis um.

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 37

Praxis-Tipps

 Machen Sie sich mit den Referenzdokumenten vertraut
 Führen Sie Dokumentation gewissenhaft durch
 Beziehen Sie Ihre Finanzabteilung mit ein
 Wenden Sie sich frühzeitig an den Koordinator/Project Officer der Kommission

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 38

Foto: © Frederick Medina/Unsplash

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 39

Berechnung Personalkosten

 Anzahl Bonuszahlungen
 Stundensatz
 geleisteter (nur für non-profit
 (Euro/Stunde)
 Projektstunden Organisationen)

 - Förderfähige
 - Dokumentation Arbeitszeit Personalkosten
 - Stundensatzberechnung

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 40

Förderfähige Personalkosten, Art. 6.2 GA

  Employment Contract / Angestelltenverhältnis

  Natural persons with direct contract / Vertrag mit natürlicher Person

  Seconded personnel against payment / abgestelltes bzw. ausgeliehenes Personal Dritter

  SME Owners / KMU Inhaber

  Beneficiaries that are natural persons not receiving a salary / Sonstige natürliche Personen

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 41

Employment Contract /
Angestelltenverhältnis

Arbeitsvertrag

 Gehalt
 • Arbeitgeber Brutto
 • inkl. Sozial-, Renten- und Krankenversicherungsbeiträge
 • inkl. Zusatzleistungen
 − Arbeits- oder tarifvertraglich vereinbart
 − Basierend auf objektiven Kriterien, nicht im Ermessen des Arbeitgebers
 − Bestandteil des Gehalts
 − Nicht an bestimmte Projekte gebunden
 − Beispiele: Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, 13. Monatsgehalt, Nachtzulage

  Bonuszahlungen bis zu 8.000 Euro pro Person und Jahr möglich bei gemeinnützigen Rechtspersonen
 (vgl. auch Art. 6.2.A.1 AGA)

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 42

Spezialfälle

 Telearbeit: förderfähig, wenn betriebsübliche Praxis
 Kosten für Personalbeschaffung: nicht förderfähig
 Studierende: förderfähig, wenn zugrundeliegende Vereinbarung
 arbeitsorientiert (kein Praktikum)
 PhDs: förderfähig, ausgenommen die Zeit für Lehre
 Praktikant_innen: nicht förderfähig, da nicht arbeitsorientiert
 Stipendiat_innen: förderfähig, wenn Arbeitsbedingungen vergleichbar mit
 Angestellten
 und wenn Entlohnung gem. nationalem Recht / Steuerpraxis
 Elternzeit (Mutterschutz): Gehaltszahlungen förderfähig,
 • wenn verpflichtend gem. nationalem Recht, Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag
 • wenn tatsächlich vom Arbeitgeber übernommen und nicht staatlich oder anders getragen

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 43

Natural persons with direct contract /
Vertrag mit natürlicher Person

Dienstnehmerähnliches Beschäftigungsverhältnis (quasi-subordinate work contract)

 Direkter Vertrag mit natürlicher (selbständiger) Person
 „In-house consultant“

 Vergleichbare Bedingungen wie Angestellte
 • Arbeit unter Anweisung und auf Gelände des Zuwendungsempfängers
 • Ergebnisse der Tätigkeit gehören Zuwendungsempfänger
  Kosten weichen nicht wesentlich von den üblichen Personalkosten ab
 • vergütet wird Arbeitszeit und nicht bestimmte Leistung oder bestimmtes Werk

 Stundensatz für tatsächliche Personalkosten Berechnung gem. vertraglicher Vereinbarung

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 44

Seconded personnel against payment /
abgestelltes bzw. ausgeliehenes Personal Dritter

Personalausleihe durch Dritte (in-kind contribution against payment, gem. Art. 11 GA)

 Abstellungsvertrag mit dritter Partei (secondment agreement)
 Überlassung von Personal für bestimmte Dauer an Projektpartner
 Projektpartner erstattet dem Dritten die tatsächlich entstandenen Kosten
 • Gemessen an dem dokumentierten Arbeitseinsatz

 Ausleihe zwischen Projektpartnern (inkl. Linked Third Parties) möglich
 • Abrechnung der Kosten durch Partner, bei dem die Person angestellt ist

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 45

SME owners & natural person not receiving a salary /
KMU Inhaber & sonstige natürliche Personen

Stundensätze für KMU Inhaber und Selbständige ohne Gehalt

 Gemäß Art. 6.2.A GA und Art. 5 GA, MSC (Marie Skłodowska-Curie) Arbeitsprogramm 2018-2020,
 https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/wp/2018-2020/main/h2020-wp1820-msca_en.pdf
 Aufgeführt in Annex II und IIa GA, individuell berechnet für jeden Betroffenen vor Unterzeichnung des GA,
 gem. folgender Berechnung
 Country Correction Coefficient
 Monthly Living Allowance
 (DE)
 Produktivstunden/Monat
 100

 4.880,00 Euro 97,0
 33,10 Euro/Std.
 143 Std. 100

 Anzahl der Produktivstunden pro Jahr max. 1.720

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 46

Berechnung Personalkosten

 Anzahl Bonuszahlungen
 Stundensatz
 geleisteter (nur für non-profit
 (Euro/Stunde)
 Projektstunden Organisationen)

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 47

Berechnung Stundensatz

Actual personnel costs  Employment Contract
Tatsächliche Personalkosten  Natural persons with direct contract

3 Optionen  Seconded personnel against payment

Personnel unit costs  Employment Contract
Personalkosten-Durchschnittssätze  Natural persons with direct contract

Methodenzertifikat  SME Owners
  Natural persons without a salary

Hourly rates for SME owners & natural persons  SME Owners
Vorgegebene Stundensätze  Natural persons without a salary

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 48

Tatsächliche Personalkosten
Berechnung jährlicher Stundensatz

 Tatsächliche Personalkosten (actual personnel costs)
 Stundensatz wird einmal pro Jahr berechnet
 Berechnung auf Basis eines vorliegenden, abgeschlossenen Geschäftsjahres

 Berichtsperiode #1 1. Februar 2019 – 31. Januar
 2020
 01.02. bis 31.12.2019 01.01. bis 31.01.2020

 Stundensatz von 2019 Stundensatz von 2019!

 Jahresgehalt (Arbeitgeber-Brutto)
 Stundensatz =
 Produktivstunden pro Jahr 3 Optionen

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 49

Tatsächliche Personalkosten
Produktivstunden pro Jahr

 3 Optionen
1720 Jahresproduktivstunden Individuelle Jahresproduktivstunden Standard Jahresproduktivstunden
Festgelegte Anzahl für Vollzeit Berechnung auf Basis der möglichen Berechnung nach intern üblichen
Angestellte; anteilige Berechnung für Jahresproduktivstunden gem. Vertrag, Kostenrechnungsverfahren
Teilzeit Angestellte inkl. Mehrstunden & abzüglich
 Abwesenheiten
Einfachste Option, anwendbar für jede Genaueste Option, Formel gem. GA: Konsistente Anwendung für gesamte
Organisation [Jahresproduktivstunden gem. Vertrag] Organisation, Personalgruppe,
 + [Mehrstunden] – [Abwesenheiten] Kostenstelle etc.
 = [individuelle Jahresproduktivstunden]
Beispielrechnung Stundensatz Beispielrechnung Beträgt mindestens 90 Prozent der
- Vollzeit (40 Std.), AG-Brutto 72 Jahresproduktivstunden gem. Vertrag (40 (möglichen) Jahresproduktivstunden
 TEUR Std.) (Kalenderjahr 2017)
 72.000 Euro [365 Tage – 105 Tage Wochenende – 30 Tage
 41,86 Euro/Std.
 1.720 Std. Urlaub – 13 Feiertage]
 = [217 mögl. Arbeitstage]
 = [217 x 8 Std. = 1.736 mögl.
- Teilzeit (20 Std.), AG-Brutto 36
 Produktivstunden]
 TEUR
 36.000 Euro [1.736 Std.] + [30 Std.] – [5 x 8 Std.]
 41,86 Euro/Std.
 1.720 Std./ 40 x 20 = [1.726 individuelle Jahresproduktivstunden]

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 50

Tatsächliche Personalkosten
Produktivstunden pro Jahr

 Einheitliche Anwendung pro Organisation (Regelfall)
 Abweichung:
 • Anwendung unterschiedlicher Optionen pro Personengruppe (gem. Vertrag, Arbeitsbedingungen,
 Positionen) möglich,
 • sofern konsistent (nicht ad-hoc und willkürlich)
 Anwendung ein und derselben Option pro vollem Geschäftsjahr
 Pro Jahr nicht mehr Stunden als die jeweiligen Jahresproduktivstunden
 abrechenbar (Double Ceiling Prinzip)
 1720er Option:
 • Nur Elternzeiten (Mutterschutz) dürfen von den 1.720 Jahresproduktivstunden abgezogen werden
 • Ggf. finanzielle Verluste, wenn tatsächliche Jahresproduktivstunden ≤ 1.720 Stunden

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 51

Tatsächliche Personalkosten
Monatliche Stundensatzberechnung

Monatliche Stundensatzberechnung Jährliche Stundensatzberechnung
Am Ende eines Monats Am Ende eines Geschäftsjahres
Auf Basis des jeweiligen Monatsgehalts Auf Basis des letzten vorliegenden abgeschlossenen
(Zusatzzahlungen jeweils zu 1/12 einbeziehen) Geschäftsjahres

Gehaltsanpassungen zeitnah abrechenbar Gehaltsanpassungen ggf. erst verspätet abrechenbar
Nur Option #1 (1.720 Std.) und Option #3 (Standard) für Alle 3 Optionen für Berechnung Jahresproduktivstunden
Berechnung Jahresproduktivstunden anwendbar anwendbar

adjustments möglich Keine adjustments möglich (Ausnahme:
 Berechnungsfehler)

 Monatliche Stundensatzberechnung genauer und spätere Adjustments möglich,
 ! jedoch allgemein höherer Rechenaufwand und damit fehleranfälliger

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 52

Tatsächliche Personalkosten
Monatliche Stundensatzberechnung

 Pro Geschäftsjahr nur eine Berechnungsmethode
 • entweder jährlich oder monatlich
 • Für alle H2020 Projekte in einer Einrichtung anwendbar
 Rückwirkende Anwendung der monatlichen Abrechnung möglich
 • Bereits abgeschlossene Finanzberichte müssen mit adjustments korrigiert werden
 Double Ceiling (bei monatlicher Stundenabrechnung)
 • Abgerechnete Projektstunden dürfen nicht höher als Jahresproduktivstunden sein
 • deklarierte Kosten nicht höher als gezahltes Gehalt

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 53

Personalkosten-Durchschnittssätze
(personnel unit costs)

 Gemäß betriebsüblicher Kostenabrechnungspraxis des
 Zuwendungsempfängers
 • Methode muss durchgängig angewendet werden, nicht nur für das Projekt

 Basiert auf objektiven Kriterien auditierbar  Methodenzertifikat (CoMUC)
 • Zertifizierung der Methode zur Zahlungssicherheit, aber optional (Art. 18 .1.2 GA)

 Basiert auf tatsächlich entstandenen Personalkosten (gem. Buchführung)
 Beinhaltet keine nicht erstattungsfähigen Kosten (z.B. indirekte Kosten)
 Stundensatzberechnung nach einer der drei Optionen für
 Jahresproduktivstunden

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 54

Berechnung Personalkosten

 Anzahl Bonuszahlungen
 Stundensatz
 geleisteter (nur für non-profit
 (Euro/Stunde)
 Projektstunden Organisationen)

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 55

Zeiterfassung

 Nur projektbezogene Arbeitsstunden sind förderfähig
 Regelmäßige und genaue Dokumentation essentiell
 • Überprüfung der Zeiterfassung im Rahmen von Audits üblich
 • Übereinstimmung der dokumentierten Stunden mit Feiertagen, Urlaub, Abwesenheiten etc.
 sicherstellen

 Nicht für Personen notwendig, die zu 100 % auf H2020 Projekte arbeiten
 • Erklärung für jede Berichtsperiode, dass Mitarbeiter ausschließlich auf das Projekt gearbeitet hat
 • datiert und unterzeichnet vom Mitarbeiter
 • Mustererklärung der EU
 http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/tmpl_decl_excl-
 work_en.pdf

 Dokumentation der Projektstunden pro Work Package auch bei 100 % Stelle sinnvoll
 !

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 56

Zeiterfassung (Vorlage EU)

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 57

Mindestanforderung Zeiterfassung

 Titel und Akronym des Projekts
 Nummer des Grant Agreement
 Name des Zuwendungsempfängers
 Name des Mitarbeiters
 Art des Arbeitsverhältnis gem. Art. 6.2.A (angestellt, KMU Geschäftsführer etc.)
 Monat / Jahr
 Anzahl Stunden
 Bezug zu Arbeitspakten / Annex I (Work Packages)
 Datum und Unterschrift Mitarbeiter
 Name, Datum und Unterschrift Vorgesetzter
 Erfassung der Projektsunden pro Tag und pro Work Package, idealer Weise mit Kurzbeschreibung
 ! ausgeführter Tätigkeiten pro Monat

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 58

Vorlage des BMBF

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 59

Übung: Generelle Kalkulation der Personalkosten
Herr Baum hat in den Jahren 2019 und 2020 für das Projekt MARINATE (H2020)
gearbeitet, deren Berichtszeitraum vom 01.10.2018 bis 31.03.2020 läuft.

Wie berechnen wir die Personalkosten, die unter dem Programm abgerechnet
werden können?

 1 Berechnen des Stundensatzes

 2 Identifizieren der projektbezogenen Arbeitsstunden

 3 Multiplizieren der projektbezogenen Arbeitsstunden mit dem errechneten
 Stundesatz

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 60

Schritt 1: Stundensatzberechnung

 Jahresgehalt (Arbeitgeber-Brutto)
Kosten = projektbezogene Arbeitsstunden x Produktivstunden pro Jahr

 Stundensatz

 Berechnen des Stundensatzes: Jährliche Personalkosten
 1a

Herr Baum hat ein monatliches Bruttogehalt von 2 500 EUR und der Arbeitgeber zahlt
zusätzlich dazu 30 % als Sozialversicherungsbeitrag.

Jährliche Personalkosten =

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 61

Schritt 1: Stundensatzberechnung

 Jahresgehalt (Arbeitgeber-Brutto)
Kosten = projektbezogene Arbeitsstunden x Produktivstunden pro Jahr

 Stundensatz

 Berechnen des Stundensatzes: Jährliche Personalkosten
 1a

Herr Baum hat ein monatliches Bruttogehalt von 2 500 EUR und der Arbeitgeber zahlt
zusätzlich dazu 30 % als Sozialversicherungsbeitrag.

 = 12 Monate * (2 500 € + 750 €)
Jährliche Personalkosten
 = 39 000 €

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 62

Schritt 1: Stundensatzberechnung

 Jahresgehalt (Arbeitgeber-Brutto)
Kosten = projektbezogene Arbeitsstunden x Produktivstunden pro Jahr

 Stundensatz

 Von den drei Optionen, die das H2020 Grant Agreement bieten,
 1b
 i. Fester Stundensatz
 ii. Individuelle Jahresproduktivstunden
 iii. Standardisierte Jahresproduktivstunden

 … wendet die Unterhuber AG Option 1 an

Jährliche Produktivstunden Herr Baum

Stundensatz Herr Baum

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 63

Schritt 1: Stundensatzberechnung - Antwort

 Jahresgehalt (Arbeitgeber-Brutto)
Kosten = projektbezogene Arbeitsstunden x Produktivstunden pro Jahr

 Stundensatz

 Von den drei Optionen, die das H2020 Grant Agreement bieten,
 1b
 i. Fester Stundensatz
 ii. Individuelle Jahresproduktivstunden
 iii. Standardisierte Jahresproduktivstunden

 … wendet die Unterhuber AG Option 1 an

Jährliche Produktivstunden Herr Baum = 1.720 Stunden (Option 1)

 39.000 €
Stundensatz Herr Baum = = 22.67 € / Stunde
 1.720 Stunden

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 64

Schritt 2: Geleistete Stundenzahl

 Identifizieren der projektbezogenen Arbeitsstunden
 2

Im Dezember 2019 arbeitete Herr Baum einige Stunden für das Projekt (eingetragen in einem
Stundenzettel):

Und im Jahr 2020 unterzeichnete er eine Erklärung über die ausschließliche Arbeit am
Projekt, die den folgenden Zeitraum abdeckt:
 From 01/01/2020 until 15/02/2020
 X
 (This period must cover at least one full natural month)

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 65

Schritt 3: Geleistete Stundenzahl X Stundenrate

 Jahresgehalt (Arbeitgeber-Brutto)
Kosten = projektbezogene Arbeitsstunden x Produktivstunden pro Jahr

 Stundensatz

 Multiplizieren der projektbezogenen Arbeitsstunden mit dem
 3 errechneten Stundensatz
Kosten 2019

Da das Jahr 2020 noch nicht abgeschlossen ist, gilt der Stundensatz von 2019 auch für die
Monate des Berichtszeitraums im Jahr 2020!

Kosten 2020

Summe der zu deklarierenden Personalkosten

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 66

Schritt 3: Geleistete Stundenzahl X Stundenrate

 Jahresgehalt (Arbeitgeber-Brutto)
Kosten = projektbezogene Arbeitsstunden x Produktivstunden pro Jahr

 Stundensatz

 Multiplizieren der projektbezogenen Arbeitsstunden mit dem
 3 errechneten Stundensatz
Kosten 2019 = 84 Stunden X 22.67 € = 1,904,28 €

Da das Jahr 2020 noch nicht abgeschlossen ist, gilt der Stundensatz von 2019 auch für die
Monate des Berichtszeitraums im Jahr 2020!

 = 1 720 * (1.5 Monate/12 Monate) * 22.67 €/Stunde
Kosten 2020 = 4 874 €

Summe der zu deklarierenden Personalkosten = 6.778,33 €

 Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 14.07.2021 | 67

Schritt 3: Geleistete Stundenzahl X Stundenrate (Option 2)

Für Frau Stern hat sich die Unterhuber AG für Option 2, individuelle Jahresproduktivstunden,
entschieden, Erinnerung: Jahresarbeitsstunden + Überstunden – Abwesenheiten

Im Vertrag von Frau Stern ist festgelegt, dass sie von Montag bis Freitag jeweils acht
Stunden pro Tag arbeitet (das Jahr hat 52 Wochen). Sie hat 22 Arbeitstage Jahresurlaub +
acht Tage gesetzliche Feiertage. Im Jahr 2019 leistete sie 29 Überstunden und war
insgesamt fünf Tage lang krankgeschrieben.

Berechnung

Jahresarbeitstunden

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Schritt 3: Geleistete Stundenzahl X Stundenrate (Option 2)

Für Frau Stern hat sich die Unterhuber AG für Option 2, individuelle Jahresproduktivstunden,
entschieden, Erinnerung: Jahresarbeitsstunden + Überstunden – Abwesenheiten

Im Vertrag von Frau Stern ist festgelegt, dass sie von Montag bis Freitag jeweils acht
Stunden pro Tag arbeitet (das Jahr hat 52 Wochen). Sie hat 22 Arbeitstage Jahresurlaub +
acht Tage gesetzliche Feiertage. Im Jahr 2019 leistete sie 29 Überstunden und war
insgesamt fünf Tage lang krankgeschrieben.

Berechnung
 = 52 Wochen * 8h * 5d (vertraglich festgelegt)
 - 22d * 8h (Jahresurlaub)
 - 8d * 8h (gesetzliche Feiertage)
 = 1.840 Stunden
 + 29h (Überstunden)
 - 5d * 8h (krankheitsbedingter Ausfall)

Jahresarbeitstunden = 1.829 Stunden

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