Schnellstart - XDay Eventmanagement Software
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Schnellstart Max Lock Softwareentwicklung Hugenottenstr. 45b 61381 Friedrichsdorf http://www.xday-software.de support@xday-software.de Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Eine Weitergabe des Dokuments oder Auszügen daraus darf, egal in welcher Form, nur mit ausdrücklicher Genehmigung erfolgen. Die Übergabe des Dokuments begründet keinen Anspruch auf eine Lizenz. Es wurden alle Anstrengungen unternommen um die Richtigkeit des Dokuments sicher zu stellen. Es wird jedoch keine Garantie hinsichtlich der Richtigkeit oder Vollständigkeit übernommen. Die Tauglichkeit oder Eignung für einen bestimmten Zweck wird nicht gewährleistet. Die enthaltenen Informationen können ohne besondere Ankündigung geändert werden. Ein Rechtsanspruch ist hieraus nicht ableitbar. Copyright © 2020 Max Lock
XDay Eventmanagement Software Schnellstartanleitung
Inhaltsverzeichnis
Account anlegen ..................................................................................................................................... 3
Oberfläche............................................................................................................................................... 4
Übersicht ............................................................................................................................................. 4
Bereiche .............................................................................................................................................. 5
Toolbar ............................................................................................................................................ 5
Feste Tabs ........................................................................................................................................ 6
Grundlegende Nutzung ......................................................................................................................... 10
Listenansichten ................................................................................................................................. 10
Individuelle Spaltenanordnung ..................................................................................................... 10
Gruppierung .................................................................................................................................. 10
Filterung ........................................................................................................................................ 10
Bearbeitungsmaske ........................................................................................................................... 12
Gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Datensätze .......................................................................... 12
Bericht entwerfen ................................................................................................................................. 13
Überblick ........................................................................................................................................... 13
Tabellen ............................................................................................................................................. 13
Tabellenspalten ................................................................................................................................. 14
Copyright © 2020 Max Lock Seite 2
XDay Eventmanagement Software Schnellstartanleitung Account anlegen Um die Software nutzen zu können, ist zunächst die Anlage eines Accounts notwendig. Dies erfolgt über den Link in der oberen rechten Ecke nach dem Start der Anwendung. Es öffnet sich die Eingabemaske zu Anlegen des Accounts. Nachdem alle Daten eingegeben wurden, bekommen Sie eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung des Accounts. Nachdem Sie diesen Link angeklickt haben und der Account damit bestätigt wurde, kann die Software dauerhaft kostenlos mit der Version Business Professional verwendet werden. Copyright © 2020 Max Lock Seite 3
XDay Eventmanagement Software Schnellstartanleitung Oberfläche Übersicht Die Oberfläche gliedert sich in mehrere Bereiche: 1. Toolbar Hierüber lassen sich Funktionen wie z. B. die Rückmeldung von Feedbacks oder die Lizenzverwaltung öffnen. Am rechten Rand sind Optionen wie Logout und der Synchronisationsstatus untergebracht. 2. Tabs Hierüber können die einzelnen Bereiche gewählt werden, um Daten zu bearbeiten. Der erste Tab sind allgemeine Listen, wie z. B. E-Mail-Vorlagen oder Berichtsvorlagen. Der zweite Tab stellt die Stammdaten dar. Dies sind eventunabhängige Daten, wie z. B. die Dienstleister oder die kalendarische Ansicht. Events werden als separate Tabs geöffnet. 3. Inhaltsbereich Hier werden Listen, Dashboards oder Detailseiten angezeigt und es können Daten eingegeben werden. Die Ansicht unten zeigt die Startseite, über die u. a. Events angelegt und geöffnet werden können. Copyright © 2020 Max Lock Seite 4
XDay Eventmanagement Software Schnellstartanleitung
Bereiche
Toolbar
Auf der linken Seite befinden sich, von links nach rechts, folgende Funktionen:
• Feedback schreiben
Über diese Maske können Sie mir eine Rückmeldung zur Anwendung hinterlassen.
• Lizenzen verwalten
Wenn Sie eine kostenpflichtige Lizenz erworben haben, können Sie diese hier einspielen.
• Berichte importieren
Es werden Beispielberichte von mir bereitgestellt, die Sie sich über diese Funktion anzeigen
lassen können. Zudem können Sie hierüber diese Berichte in Ihren Account importieren.
• Einstellungen
Hinter diesen Button befindet sich das Einstellungsmenü, in dem Sie Systemweitere
Einstellungen setzen können.
• Dateien
Hierüber können alle Dateien eingesehen werden, die in der Anwendung hinterlegt
wurden. Zudem können neue Dateien hochgeladen werden.
• Import
Hierüber können Personen, Teilnehmer und Dienstleister importiert werden.
Auf der rechten Seite befinden sich, von links nach rechts, folgende Funktionen:
• Systemmeldungen
Ist das Icon nicht ausgefüllt (wie im Bild dargestellt), so liegen keine Systemmeldungen vor.
Ist das Icon ausgefüllt, so sind Systemmeldungen verfügbar. Diese können Sie durch einen
Klick anzeigen lassen. Es öffnet sich eine Liste der vorhandenen Meldungen. Derzeit
erscheinen Meldungen, wenn Daten durch andere Personen oder das System geändert
wurden. Klicken Sie eine Meldung an, so verschwindet diese aus der Liste.
• Über die Anwendung
Informationsdialog mit Daten zur Anwendung und Kontaktmöglichkeiten.
• Synchronisationsstatus
Dieses Icon gibt den Synchronisationsstatus an. Je nach Farbe und Icon wird ein bestimmter
Status dargestellt. Sollte ein Synchronisationsfehler vorliegen, so kann über einen Klick auf
das Icon eine Maske zum Beheben der Konflikte geöffnet werden. Weitere Informationen
zum Synchronisationsstatus finden Sie hier.
• Logout
Aus der Anwendung abmelden.
Copyright © 2020 Max Lock Seite 5
XDay Eventmanagement Software Schnellstartanleitung Feste Tabs Startseite Von der Startseite aus können die wichtigsten Funktionen erreicht werden. Dies ist einerseits das Öffnen von bereits angelegten Veranstaltungen. Auf der linken Seite werden die zuletzt geöffneten Veranstaltungen angezeigt und können direkt darüber geöffnet werden. Veranstaltungen, die dort nicht auftauchen, können über den Button Event öffnen geöffnet werden. Es öffnet sich eine Suchmaske mit einigen Filtermöglichkeiten. Mit einem Klick auf Filter werden die passenden Veranstaltungen gesucht. Mit einem Doppelklick auf eine Veranstaltung wird diese in einem eigenen Tab geöffnet. Copyright © 2020 Max Lock Seite 6
XDay Eventmanagement Software Schnellstartanleitung Aufgabencockpit Im Aufgabencockpit werden die anstehenden Veranstaltungen sowie alle offenen Aufgaben angezeigt. Es gibt zudem Schnell-Aktionen für die Aufgabenorganisation. Copyright © 2020 Max Lock Seite 7
XDay Eventmanagement Software Schnellstartanleitung Administration Unter Administration werden Informationen verwaltet, die inhaltlich unabhängig von Veranstaltungen sind. Dies sind beispielsweise die Benutzer, die Aufgaben zugewiesen werden können, oder die Server-Jobs, um zyklische Aufgaben zu erledigen. Copyright © 2020 Max Lock Seite 8
XDay Eventmanagement Software Schnellstartanleitung Stammdaten Stammdaten sind alle Daten, die für Veranstaltungen relevant sind, aber sich noch nicht auf eine konkrete Veranstaltung beziehen. Dies sind beispielsweise die allgemeinen Personendaten, Dienstleister oder Kalenderansichten. Copyright © 2020 Max Lock Seite 9
XDay Eventmanagement Software Schnellstartanleitung Grundlegende Nutzung Listenansichten Hinter den meisten Menüpunkten aus der Navigationsleiste liegen Listenansichten. Dort können die Datensätze dieses Menüs eingesehen, sortiert, darin gesucht, neu angelegt und gelöscht werden. In der ersten Spalte sind Aktionsbuttons, über die sich beispielsweise die Bearbeitenmaske (Stift- Symbol) öffnen oder der Datensatz löschen lässt (roter Mülleimer). Die Bearbeitungsmaske lässt sich ebenfalls über einen Doppelklick auf einen Eintrag öffnen. Individuelle Spaltenanordnung Die Spalten der Listenansichten können per Drag&Drop so angeordnet werden, wie jeder Benutzer es möchte. Dies wird als lokale Einstellung benutzerbezogen gespeichert. Ebenso kann die Breite der Spalten angepasst werden. Über das Kontextmenü der Spaltenköpfe kann zudem die Spaltenauswahl geöffnet werden. Alle Spalten, die auf der Liste nicht angezeigt werden sollen, können per Drag&Drop in diese Spaltenauswahl gezogen werden. Dann werden sie nicht mehr angezeigt. Ebenso lassen sich ausgeblendete Spalten wiederherstellen. Die Anordnung, die angezeigten Spalten und die Spaltenbreiten werden beim Wechseln der Ansichten gespeichert und beim erneuten Öffnen der Listenansicht wiederhergestellt. Gruppierung Über das Kontextmenü der Spaltenköpfe kann das Gruppierungsfeld ein- und ausgeblendet werden. Per Drag&Drop können Spalten in dieses Gruppierungsfeld gezogen werden, sodass nach diesen Spalten gruppiert wird. Filterung In den Listenansichten stehen Excel-ähnliche Filter zur Verfügung. Es kann somit spaltenweise gefiltert werden. Die Filtermöglichkeiten richten sich nach den Daten, die in der Spalte enthalten sind. Beispielsweise sind die Filtermöglichkeiten von Text- und Datumsspalten unterschiedlich. Über den Filterbutton auf den Spalten können die Filteroptionen für die Spalte geöffnet werden. Hier die Filteransichten für eine Text- und eine Datumsspalte: Copyright © 2020 Max Lock Seite 10
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XDay Eventmanagement Software Schnellstartanleitung Bearbeitungsmaske Die Bearbeitungsmaske enthält u. U. auf mehreren Tabs am oberen Rand die relevanten Eingabefelder. Pflichtfelder werden rot umrandet. Über die Buttons am unteren Rand lässt sich ein Datensatz speichern oder die getätigten Änderungen können über die Abbrechen-Schaltfläche verworfen werden. Gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Datensätze Neben der Bearbeitung von Datensätzen über die entsprechenden Detailmasken können einzelne Felder auch für viele Datensätze gleichzeitig bearbeitet werden. Dies ist über die Listenansicht möglich. Dort sind zunächst alle zu bearbeitenden Datensätze zu markieren, indem die STRG-Taste gedrückt gehalten wird und dann alle Datensätze ausgewählt werden. Danach ist die Option Massenbearbeitung im Kontextmenü auszuwählen. Im folgenden Dialog ist zunächst das Feld auszuwählen, das bearbeitet werden soll. In diesem Beispiel ist das die verantwortliche Person. Danach kann der gewünschte Wert ausgewählt werden. Mit einem Klick auf Speichern werden alle Datensätze geändert. Copyright © 2020 Max Lock Seite 12
XDay Eventmanagement Software Schnellstartanleitung
Bericht entwerfen
Überblick
Der Berichtsdesigner ermöglicht das Entwerfen eigener Berichte oder das Bearbeiten der
Berichtsvorlagen. Die Berichtskomponente ist von der Firma Stimulsoft. Die Hersteller-
Dokumentation des Berichtsdesigners ist unter https://www.stimulsoft.com/de/documentation
verfügbar.
Prinzipiell lassen sich alle Daten, die in der Anwendung eingegeben werden können, auch in den
Berichten verwenden. Die Daten sind in Tabellen als Datenquellen hinterlegt. Die einzelnen
Tabellen haben Abhängigkeiten zueinander.
Die Anzeige von Daten in einem Bericht erfolgt über sogenannte Bänder. Ein Band zeigt eine Liste
von Daten aus einer Tabelle (oder einer referenzierten Tabelle) an.
Tabellen
Nachfolgend sind die Tabellen aufgeführt, die als Datenquellen zur Verfügung stehen.
Tabellenname Beschreibung Event-
bezogen
Appointment Termin (derzeit nicht verwendet)
Characteristic Merkmal
Liste aller verfügbaren Personenmerkmale.
Comment Kommentar Ja
Alle Notizen zu einer Veranstaltung.
Cost Kosten Ja
Alle Kosten zu einer Veranstaltung.
Country Land
Event Event Ja
EventRequest Event-Anfrage
EventServiceProvider Event-Dienstleister Ja
Verknüpfung von Dienstleister und Veranstaltung.
Gibt an, welcher Dienstleister zu welcher
Veranstaltung zugeordnet ist.
EventServiceProviderContact Event-Dienstleisterkontakt Ja
Verknüpfung von Dienstleisterkontakt und
Veranstaltung.
Gibt an, welcher Dienstleisterkontakt zu welcher
Veranstaltung zugeordnet ist.
EventServiceProviderRoomBooking Raumbuchung Ja
Verknüpfung von Dienstleister-Raum und
Veranstaltung.
Gibt an, welcher Dienstleisterraum zu welcher
Veranstaltung zugeordnet ist.
EventType Eventtyp
EventTypeBudgetPlanItem Eventtyp-Budgetplan
EventTypeTodo Eventtyp-Aufgabe
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Tabellenname Beschreibung Event-
bezogen
Exhibitor Aussteller Ja
ExternalAccess Externer Zugriff Ja
Feedback Feedback
GuestEvent Gast Ja
Verknüpfung von Person und Veranstaltung.
Gibt an, welche Person zu welcher Veranstaltung
zugeordnet ist.
GuestEventGuestRole Gast-Rolle Ja
Verknüpfung von Personenrolle zu Veranstaltung.
Gibt an, welche Rollen eine Person bei einer
Veranstaltung besetzt.
GuestEventTimeTableParticipation Gast-Teilnahme Ja
Verknüpfung von Gast und Ablaufpunkt.
Gibt an, welcher Gast an welchen Ablaufpunkt
teilnimmt.
GuestRole Rolle
Liste aller verfügbaren Personenrollen.
Payment Zahlung (derzeit nicht verwendet) Ja
Person Person
PersonCharacteristic Person-Merkmal
Reminder Erinnerung (Ja)
Revenue Einnahme Ja
Room Raum Ja
Seat Sitzplatz (derzeit nicht verwendet) Ja
ServiceProvider Dienstleister
ServiceProviderClassification Dienstleister-Klassifizierung
ServiceProviderContact Dienstleister-Kontakt
ServiceProviderServiceProviderType Dienstleister-Typ-Zuordnung
ServiceProviderType Dienstleistertyp
Table Tisch
TimeTable Ablaufplan Ja
TimeTableServiceProvider Ablaufplan-Dienstleister Ja
TimeTableSlot Ja
Todo Aufgabe Ja
User Benutzer
Tabellenspalten
Characteristic Rolle
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Id
Name Name
Comment Kommentar
Id
Title Titel
Description Beschreibung
Group Gruppe
Event Event
Cost Kosten
Id
Title Titel
Description Beschreibung
Homepage Homepage
Value Wert
Date Datum
Budget Budget
Group Gruppe
NetValue Nettobetrag
TaxRate Steuersatz
Event Event
EventServiceProvider Dienstleister
Country Kommentar
Id
Name Name
Code Code
Event Event
Id
Name Name
Start Start
End Ende
Budget Budget
Closed Geschlossen
MinimumPersonCount Minimale Personenzahl
MaximumPersonCount Maximale Personenzahl
State Status
Notes Notizen
Concept Thema / Konzept
Street Straße
ZipCode PLZ
City Ort
AddressRemark Adresshinweis
RemindEmailsForTodos E-Mail-Erinnerung bei Aufgaben setzen
AutomaticallyConfirmUserResponse Automatische E-Mail-Bestätigung für
Gästerückmeldung
ExternalAccessEnabled Externer Zugriff aktiviert
ExternalAccessKey Externer Zugriffsschlüssel
Customer Kunde
EventType Eventtyp
EventRequest Event-Anfrage, aus der das Event erstellt wurde
Country Land
EventRequest Event-Anfrage
Id
Copyright © 2020 Max Lock Seite 15XDay Eventmanagement Software Schnellstartanleitung Start Start End Ende Budget Budget AlternativeStart Alternativtermin Start AlternativeEnd Alternativtermin Ende Title Titel Description Beschreibung PersonCount Personenzahl Type Typ RoomDemand Raumbedarf EquipmentDemand Technikbedarf Food Verpflegung OtherServices Sonstige Dienstleistungen TimeTable Ablauf ContactFirstName Vorname ContactName Name Street Straße ZipCode PLZ City Ort ContactTelephone Telefon ContactMobilePhone Mobil ContactEmail E-Mail Company Firma Miscellaneous Sonstiges NumberOfSingleRoomsRequired Anzahl Einzelzimmer NumberOfDoubleRoomsRequired Anzahl Doppelzimmer OtherRoomRequirements Sonstiger Zimmerbedarf State Status EventServiceProvider Event-Dienstleister Id Start Start End Ende ExpectedCosts Erwartete Kosten Notes Notizen Tags Schlagwörter ClassificationComment Klassifizierungs-Kommentar PaymentType Zahlung Accommodation Unterkunft AccommodationNote Unterkunft Bemerkung InternalNote Interner Vermerk State Status Event Event ServiceProvider Dienstleister ServiceProviderClassification Dienstleister-Klassifizierung EventServiceProviderContact Event-Dienstleisterkontakt Id Notes Notizen EventServiceProvider Dienstleister ServiceProviderContact Kontakt EventServiceProviderRoomBooking Raumbuchung Id Start Start End Ende Notes Notizen Copyright © 2020 Max Lock Seite 16
XDay Eventmanagement Software Schnellstartanleitung EventServiceProvider Dienstleister Room Raum EventType Eventtyp Id Name Name EventTypeBudgetPlanItem Eventtyp-Budgetplan Id Name Name BudgetAbsolute Budget absolut BudgetPercentual Budget prozentual Description Beschreibung Group Gruppe EventType Eventtyp EventTypeTodo Eventtyp-Aufgabe Id Name Name RemindYears Erinnerung Jahre RemindMonths Erinnerung Monate RemindDays Erinnerung Tage Description Beschreibung Group Gruppe EventType Eventtyp Exhibitor Aussteller Id BoothNumber Stand-Nr. State Status RunningMeter Laufende Meter StandSizeSquareMeter Standgröße m² Tables Tische Chairs Stühle HighTables Stehtische Power Strom Pinboards Pinboards ConstructionStart Construction start ConstructionEnd Construction end ServiceProvider Dienstleister Event Event ExternalAccess Id AccessKey Zugriffsschlüssel Title Titel Description Beschreibung Event Event Feedback Feedback Id Title Titel Description Beschreibung Rating AllowContact GuestEvent Gast Copyright © 2020 Max Lock Seite 17
XDay Eventmanagement Software Schnellstartanleitung Id Appeared Erschienen GiftDescription Geschenk GiftValue Geschenk (Wert) SaveTheDateSent Save-the-date versendet InvitationSent Einladung versendet AcknowledgementSent Danksagung versendet InvitationWay Einladungsweg InvitationFeedback Rückmeldung PaymentType Zahlung Accommodation Unterkunft AccommodationNote Unterkunft Bemerkung NumberOfCompanions Anzahl Begleitpersonen CheckInTime Check-In-Zeitpunkt UserInvitationFeedbackTime Zeitpunkt Rückmeldung Notes Notizen CompanionNames Namen der Begleitpersonen PaymentRequested Zahlungsaufforderung verschickt PaymentCompletelyReceived Zahlung vollständig erhalten RegistrationConfirmationSent Anmeldebestätigung gesendet RegistrationReferenceGuest Eingeladen durch CompanionMainGuest Begleitung von Event Event Table Tisch Guest Gast GuestEventGuestRole Gast-Rolle Id GuestRole Rolle GuestEvent Gast GuestEventTimeTableParticipation Gast-Teilnahme Id TimeTable Ablaufplan GuestEvent Gast GuestRole Rolle Id Name Name Person Person Id FirstName Vorname Name Name Street Straße ZipCode PLZ City Ort Telephone Telefon MobilePhone Handy Email E-Mail Gender Geschlecht FoodSpecialties Essensbesonderheiten PersonType Typ IBAN IBAN BIC BIC Company Firma CompanyPosition Position Copyright © 2020 Max Lock Seite 18
XDay Eventmanagement Software Schnellstartanleitung Degree Akad. Grad DisplayName Anzeigename Notes Notizen Salutation Anrede Title Titel LetterSalutation Briefanrede Country Land PersonCharacteristic Person-Merkmal Id Person Person Characteristic Merkmal Reminder Erinnerung Id RemindDate Erinnerung Text Done EventServiceProvider Dienstleister Revenue Einnahme Id Title Titel Description Beschreibung Date Datum Group Gruppe GrossValue Bruttobetrag NetValue Nettobetrag TaxRate Steuersatz Event Event Room Raum Id Name Name Capacity Kapazität Features Features Notes Notizen Seating Bestuhlung ServiceProvider Dienstleister ServiceProvider Dienstleister Id Name Name CompanyName Firma Street Straße ZipCode PLZ City Ort FirstName Vorname Homepage Homepage Telephone Telefon MobilePhone Handy IBAN IBAN BIC BIC Email E-Mail FacebookLink Facebook TwitterLink Twitter XingLink Xing Copyright © 2020 Max Lock Seite 19
XDay Eventmanagement Software Schnellstartanleitung LinkedInLink LinkedIn InstagramLink Instagram Notes Notizen DisplayName Anzeigename ServiceProviderType Dienstleister-Typ ServiceProviderClassification Dienstleister-Klassifizierung Department Abteilung Position Position Salutation Anrede Title Titel LetterSalutation Briefanrede Country Land ServiceProviderClassification Dienstleister-Klassifizierung Id Name Name ServiceProviderContact Dienstleister-Kontakt Id FirstName Vorname Name Name Gender Geschlecht Email E-Mail MobilePhone Handy Telephone Telefon Department Abteilung Position Position Notes Notizen DisplayName Anzeigename ServiceProvider Dienstleister ServiceProviderServiceProviderType Dienstleister-Typ-Zuordnung Id ServiceProviderType Dienstleister-Typ ServiceProvider Dienstleister ServiceProviderType Dienstleistertyp Id Name Name HasRooms Räume verfügbar DisplayName Anzeigename Table Tisch Id Number Nummer Description Beschreibung Name Name MaxPersonCount Maximale Personenzahl Event Event TimeTable Ablaufplan Id Title Titel Start Start End Ende Description Beschreibung State Status Copyright © 2020 Max Lock Seite 20
XDay Eventmanagement Software Schnellstartanleitung Tags Schlagwörter InternalNote Interner Vermerk TimeTableSlot Slot Event Event TimeTableServiceProvider Ablaufplan-Dienstleister Id Start Start End Ende Notes Notizen State Status TimeTable Ablaufplan ServiceProvider Dienstleister ServiceProviderType Dienstleister-Typ TimeTableSlot Ablaufplan-Slot Id Title Titel Start Start End Ende Todo Aufgabe Id Title Titel Description Beschreibung DueDate Stichtag RemindDate Erinnerung EmailRemindDate E-Mail-Erinnerungsdatum IsDone Erledigt Group Gruppe SendRemindEmail Erinnerungs-E-Mail senden RemindEmailStatus Erinnerungs-E-Mail Status RemindEmailStatusMessage Erinnerungs-E-Mail Statusnachricht WorkflowState Arbeitsablauf Tags Schlagwörter InternalNote Interner Vermerk IsMileStone Ist Meilenstein StartDate Startdatum ParentTodo Überg. Aufgabe EventId Event ResponsiblePersonId Verantwortliche Person User Benutzer Id Username Benutzername FirstName Vorname Name Name CompanyPosition Position Department Abteilung Email E-Mail DisplayName Anzeigename IsActivated Ist aktiviert ActivationCode Aktivierungscode ActivationTimestamp Aktivierungszeitpunkt Copyright © 2020 Max Lock Seite 21
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