Smart IP office digital business solutions
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digital business solutions smart IP office
Stetig vergrößert sich das Volumen an Dokumenten und Daten zu Vorgängen im Gewerblichen Rechtsschutz, die schnell
und einfach auffindbar sein müssen. Optimieren Sie Ihr Schutzrechtmanagement und minimieren Sie Ihre Papierflut! Setzen
Sie auf effizientes Verwalten und rechtssicheres Archivieren Ihrer Dokumente in Verbindung mit PatOrg.
Innerhalb Ihrer Kanzlei oder Patentabteilung müssen Dokumente und Daten zu Um diese Aufgabe effizient zu bewältigen, bietet smart IP office verschiedene
sämtlichen Vorgängen im Gewerblichen Rechtsschutz sicher verwaltet und in Lösungsbausteine (Abb. 1) auf Basis des d.velop d.3 Dokumenten-Management-
unveränderbarer und damit revisionssicherer Form archiviert werden. Dabei gilt, Systems. Die Module decken, neben der Verwaltung und Archivierung von
dass jegliche Informationen schnell und einfach zu finden sein sollen. Das kann nur Dokumenten und Daten, die Themen Workflow, mobiles Arbeiten, Bereitstellung an
gewährleistet werden, wenn alle Daten und Dokumente effektiv gesammelt, Dritte und die Schnittstelle zu Ihrer Patentmanagement-Software (hier: PatOrg) ab.
strukturiert und bereitgestellt werden können.
Schnell, intuitiv und einfach!
Erleichtern Sie sich und Ihrer Kanzlei bzw. Patentabteilung den Schriftverkehr. Das
flow smart IP office zeichnet sich durch eine automatische Posteingangs- und
share mail Postausgangsverarbeitung (smart IP flow) aus. Neben der Briefpost und Faxen wird
die komplette Kommunikation per E-Mail samt Anhang in die digitalen Akten
integriert (smart IP mail). Über den entsprechenden Postkorb werden die
smart IP Schriftstücke über ein einfaches Formular direkt Ihren Mandanten oder Vorgängen
office zugeordnet.
connect view
Ihr Nutzen: Eine beschleunigte Bearbeitungszeit jeglichen Schriftverkehrs. Durch die
Zuordnung und Ablage in die entsprechenden Akten haben Sie und Ihr Team stets
mobile to go einen schnellen Überblick über den Schriftverkehr und aktuelle Vorgänge. Die
Aktensuche entfällt und die Akten sind standortübergreifend vorhanden.
Abb.1: Übersicht der Lösungsbausteine im smart IP office
Zusätzlich können Sie aus der Workflowmaske (Abb. 2) heraus auf die
Fristenverwaltung in PatOrg zugreifen.
d.velop smart IP office 2Zeit sparen!
Vergessen Sie volle Papierarchive und unzählige Wege zum Kopierer, setzen Sie auf
ein digitales Archiv. Jedes Dokument wird nur einmal physikalisch gespeichert, egal
in wie vielen Akten es enthalten ist und das standortübergreifend. Damit schützen
Sie sich zudem vor Medienbrüchen (Papier/EDV).
Durch die nahtlose Integration in Ihre vorhandene Software dient das smart IP office
als zentrale Wissensdatenbank, die auch ein aktenübergreifendes Suchen nach
etwaigen Begriffen ermöglicht. Da Ihre digitalen Akten genauso aufgebaut sind, wie
Ihre Handakte, finden Sie intuitiv alle Informationen, auf die Sie Zugriff haben. Mit
Hilfe dieses intelligenten Benutzerrollenkonzeptes wird ebenfalls die sofortige
Informationsbereitstellung für neue Mitarbeiter ermöglicht.
Abb. 2: Workflowmaske von smart IP flow
Abb.3: Integration in Outlook/Lotus Notes mit smart IP mail
Unsere Lösung smart IP mail ermöglicht die Integration in Outlook oder Lotus Notes,
mit deren Hilfe sich E-Mails direkt zu Mandanten und Aktenzeichen zuordnen lassen,
auf Wunsch auch automatisch. Dabei sind die d.3 Funktionen nahtlos in die jeweilige
Abb. 4: Ansicht smart IP office – Digitales Archiv
Oberfläche vorhanden.
d.velop smart IP office 3Abb. 6: smart IP office auf Tablet-PC nutzen!
Abb. 5: Ansicht smart IP office – Digitales Archiv - Detailansicht
Smart und mobil! Um bei Ihren Mandanten vor Ort oder vor Gericht alle nötigen Unterlagen zur Hand
Mobilität für Sie – mit oder ohne Internet. Wir bieten Ihnen weiterhin eine mobile zu haben, können Sie auch eine bestimmte Auswahl von Dokumenten als Offline-
Dokumenten-Management-Lösung an. Damit können Sie auch über Ihr Smartphone Copy auf einem beliebigen Datenträger nutzen. Das Modul smart IP to go versteht
oder Tablet-PC darauf zugreifen, genauso einfach, wie am PC in Ihrem Büro. Dazu sich als persönlicher Aktenkoffer, der Ihnen offline und lokal zur Verfügung steht.
benötigen Sie smart IP mobile. Die Client-Anwendung verbindet mobile Endgeräte
mit Ihrem d.3-System, so dass Dokumente und Workflowmasken direkt aus dem Mit smart IP view sind Sie in der Lage Ihren Mandanten oder Kollegen per
d.3-System übertragen und einfach passend zu Ihrem mobilen Endgerät präsentiert Webbrowser Zugriff auf Dokumente zu gewähren. Dazu wird ein eindeutiger Link
werden können. (URL) bereitgestellt und es wird keine Softwareinstallation benötigt.
d.velop Smart IP Office 4Schlau teilen Effizienz und Arbeitserleichterung
smart IP share bietet Ihnen die Möglichkeit Dokumente und Formulare online mit d.velop smart IP office
bereitzustellen und zu teilen. Es kann ein Link mit oder ohne Passwortschutz geteilt
oder innerhalb der Lösung „FOXDOX“ den entsprechenden Nutzern im Firmenportal Einige Vorteile für Sie zusammengefasst:
zur Verfügung gestellt werden. Mit FOXDOX lässt sich bspw. die gesicherte,
papierlose Kommunikation mit dem Mandanten abbilden. Zentrale Datenhaltung mit aktenübergreifender Suche
Tiefe Integration in PatOrg
Datenschutz wird hier groß geschrieben: alle Daten liegen sicher und gut
verschlüsselt in einem Rechenzentrum in Deutschland. Der Zugriff auf Dokumente Steuerung von Posteingang und Postausgang
erfolgt ausschließlich über SSL-verschlüsselte Verbindungen, und das sogar Beschleunigte Arbeitsabläufe
mehrstufig: Sämtliche Dokumente und Formulare werden mit dem d.ecs encryption
service verschlüsselt abgelegt, zusätzlich haben Sie die Möglichkeit zur persönlichen Leichte, intuitive Handhabung
Verschlüsselung. Das Hochsicherheitszentrum bietet u.a. folgende Vorteile: Sicherheit über Unveränderbarkeit der Dokumente
Videoüberwachung, Einbruchschutz, Geschützte Zutrittsschutzmechanismen (Zwei-
Revisionssichere Ablage aller steuerlich relevanten
Faktor-Authentifizierung) und zuverlässigen Virenschutz.
Dokumente und Daten
Komplette Integration in Ihre Office Software
Mobile Nutzung, Mandantenzugang
Intelligentes Wiedervorlagesystem
Zertifiziert nach DOMEA, GoBs, GoB, GDPdU
Gemeinsam mit PatOrg
smart IP office dient der Speicherung und Verwaltung sämtlicher Dokumente, Daten Ihr Ansprechpartner:
und Informationen in unveränderbarer, revisionssicherer Form. Das digitale Archiv d.velop digital solutions GmbH
von d.velop kann optimal mit der von Brügmann gelieferten Software PatOrg-Suite Ingmar Siebel
verbunden werden (smart IP connect). Sie ist eine modulare Software-Lösung auf Hamburger Chaussee 4
dem Gebiet des Gewerblichen Rechtsschutzes. Die Standard-Software, wird 24114 Kiel
gleichsam in Kanzleien, Patentabteilungen, Forschungsinstitutionen und Fon: 0431/53559-0
Verwertungsagenturen erfolgreich einsetzt. E-Mail: Ingmar.Siebel@d-velop.de
d.velop smart IP office 5Sie können auch lesen
