Smart IP office digital business solutions

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Smart IP office digital business solutions
digital business solutions

smart IP office
Smart IP office digital business solutions
Stetig vergrößert sich das Volumen an Dokumenten und Daten zu Vorgängen im Gewerblichen Rechtsschutz, die schnell
und einfach auffindbar sein müssen. Optimieren Sie Ihr Schutzrechtmanagement und minimieren Sie Ihre Papierflut! Setzen
Sie auf effizientes Verwalten und rechtssicheres Archivieren Ihrer Dokumente in Verbindung mit PatOrg.

Innerhalb Ihrer Kanzlei oder Patentabteilung müssen Dokumente und Daten zu            Um diese Aufgabe effizient zu bewältigen, bietet smart IP office verschiedene
sämtlichen Vorgängen im Gewerblichen Rechtsschutz sicher verwaltet und in             Lösungsbausteine (Abb. 1) auf Basis des d.velop d.3 Dokumenten-Management-
unveränderbarer und damit revisionssicherer Form archiviert werden. Dabei gilt,       Systems. Die Module decken, neben der Verwaltung und Archivierung von
dass jegliche Informationen schnell und einfach zu finden sein sollen. Das kann nur   Dokumenten und Daten, die Themen Workflow, mobiles Arbeiten, Bereitstellung an
gewährleistet werden, wenn alle Daten und Dokumente effektiv gesammelt,               Dritte und die Schnittstelle zu Ihrer Patentmanagement-Software (hier: PatOrg) ab.
strukturiert und bereitgestellt werden können.

                                                                                      Schnell, intuitiv und einfach!
                                                                                      Erleichtern Sie sich und Ihrer Kanzlei bzw. Patentabteilung den Schriftverkehr. Das
                                             flow                                     smart IP office zeichnet sich durch eine automatische Posteingangs- und
                      share                                           mail            Postausgangsverarbeitung (smart IP flow) aus. Neben der Briefpost und Faxen wird
                                                                                      die komplette Kommunikation per E-Mail samt Anhang in die digitalen Akten
                                                                                      integriert (smart IP mail). Über den entsprechenden Postkorb werden die
                                           smart IP                                   Schriftstücke über ein einfaches Formular direkt Ihren Mandanten oder Vorgängen
                                            office                                    zugeordnet.
                 connect                                                 view
                                                                                      Ihr Nutzen: Eine beschleunigte Bearbeitungszeit jeglichen Schriftverkehrs. Durch die
                                                                                      Zuordnung und Ablage in die entsprechenden Akten haben Sie und Ihr Team stets
                                   mobile             to go                           einen schnellen Überblick über den Schriftverkehr und aktuelle Vorgänge. Die
                                                                                      Aktensuche entfällt und die Akten sind standortübergreifend vorhanden.
                    Abb.1: Übersicht der Lösungsbausteine im smart IP office
                                                                                      Zusätzlich können Sie aus der Workflowmaske (Abb. 2) heraus auf die
                                                                                      Fristenverwaltung in PatOrg zugreifen.

d.velop smart IP office                                                                                                                                               2
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                                                                                      ein digitales Archiv. Jedes Dokument wird nur einmal physikalisch gespeichert, egal
                                                                                      in wie vielen Akten es enthalten ist und das standortübergreifend. Damit schützen
                                                                                      Sie sich zudem vor Medienbrüchen (Papier/EDV).

                                                                                      Durch die nahtlose Integration in Ihre vorhandene Software dient das smart IP office
                                                                                      als zentrale Wissensdatenbank, die auch ein aktenübergreifendes Suchen nach
                                                                                      etwaigen Begriffen ermöglicht. Da Ihre digitalen Akten genauso aufgebaut sind, wie
                                                                                      Ihre Handakte, finden Sie intuitiv alle Informationen, auf die Sie Zugriff haben. Mit
                                                                                      Hilfe dieses intelligenten Benutzerrollenkonzeptes wird ebenfalls die sofortige
                                                                                      Informationsbereitstellung für neue Mitarbeiter ermöglicht.
                           Abb. 2: Workflowmaske von smart IP flow

                   Abb.3: Integration in Outlook/Lotus Notes mit smart IP mail

Unsere Lösung smart IP mail ermöglicht die Integration in Outlook oder Lotus Notes,
mit deren Hilfe sich E-Mails direkt zu Mandanten und Aktenzeichen zuordnen lassen,
auf Wunsch auch automatisch. Dabei sind die d.3 Funktionen nahtlos in die jeweilige
                                                                                                              Abb. 4: Ansicht smart IP office – Digitales Archiv
Oberfläche vorhanden.

d.velop smart IP office                                                                                                                                                3
Abb. 6: smart IP office auf Tablet-PC nutzen!

                    Abb. 5: Ansicht smart IP office – Digitales Archiv - Detailansicht

Smart und mobil!                                                                         Um bei Ihren Mandanten vor Ort oder vor Gericht alle nötigen Unterlagen zur Hand
Mobilität für Sie – mit oder ohne Internet. Wir bieten Ihnen weiterhin eine mobile       zu haben, können Sie auch eine bestimmte Auswahl von Dokumenten als Offline-
Dokumenten-Management-Lösung an. Damit können Sie auch über Ihr Smartphone               Copy auf einem beliebigen Datenträger nutzen. Das Modul smart IP to go versteht
oder Tablet-PC darauf zugreifen, genauso einfach, wie am PC in Ihrem Büro. Dazu          sich als persönlicher Aktenkoffer, der Ihnen offline und lokal zur Verfügung steht.
benötigen Sie smart IP mobile. Die Client-Anwendung verbindet mobile Endgeräte
mit Ihrem d.3-System, so dass Dokumente und Workflowmasken direkt aus dem                Mit smart IP view sind Sie in der Lage Ihren Mandanten oder Kollegen per
d.3-System übertragen und einfach passend zu Ihrem mobilen Endgerät präsentiert          Webbrowser Zugriff auf Dokumente zu gewähren. Dazu wird ein eindeutiger Link
werden können.                                                                           (URL) bereitgestellt und es wird keine Softwareinstallation benötigt.

d.velop Smart IP Office                                                                                                                                                 4
Schlau teilen                                                                           Effizienz und Arbeitserleichterung
smart IP share bietet Ihnen die Möglichkeit Dokumente und Formulare online              mit d.velop smart IP office
bereitzustellen und zu teilen. Es kann ein Link mit oder ohne Passwortschutz geteilt
oder innerhalb der Lösung „FOXDOX“ den entsprechenden Nutzern im Firmenportal           Einige Vorteile für Sie zusammengefasst:
zur Verfügung gestellt werden. Mit FOXDOX lässt sich bspw. die gesicherte,
papierlose Kommunikation mit dem Mandanten abbilden.                                       Zentrale Datenhaltung mit aktenübergreifender Suche

                                                                                           Tiefe Integration in PatOrg
Datenschutz wird hier groß geschrieben: alle Daten liegen sicher und gut
verschlüsselt in einem Rechenzentrum in Deutschland. Der Zugriff auf Dokumente             Steuerung von Posteingang und Postausgang
erfolgt ausschließlich über SSL-verschlüsselte Verbindungen, und das sogar                 Beschleunigte Arbeitsabläufe
mehrstufig: Sämtliche Dokumente und Formulare werden mit dem d.ecs encryption
service verschlüsselt abgelegt, zusätzlich haben Sie die Möglichkeit zur persönlichen      Leichte, intuitive Handhabung
Verschlüsselung. Das Hochsicherheitszentrum bietet u.a. folgende Vorteile:                 Sicherheit über Unveränderbarkeit der Dokumente
Videoüberwachung, Einbruchschutz, Geschützte Zutrittsschutzmechanismen (Zwei-
                                                                                           Revisionssichere Ablage aller steuerlich relevanten
Faktor-Authentifizierung) und zuverlässigen Virenschutz.
                                                                                            Dokumente und Daten

                                                                                           Komplette Integration in Ihre Office Software

                                                                                           Mobile Nutzung, Mandantenzugang

                                                                                           Intelligentes Wiedervorlagesystem

                                                                                        Zertifiziert nach DOMEA, GoBs, GoB, GDPdU

Gemeinsam mit PatOrg
smart IP office dient der Speicherung und Verwaltung sämtlicher Dokumente, Daten                                          Ihr Ansprechpartner:
und Informationen in unveränderbarer, revisionssicherer Form. Das digitale Archiv                                           d.velop digital solutions GmbH
von d.velop kann optimal mit der von Brügmann gelieferten Software PatOrg-Suite                                             Ingmar Siebel
verbunden werden (smart IP connect). Sie ist eine modulare Software-Lösung auf                                              Hamburger Chaussee 4
dem Gebiet des Gewerblichen Rechtsschutzes. Die Standard-Software, wird                                                     24114 Kiel
gleichsam in Kanzleien, Patentabteilungen, Forschungsinstitutionen und                                                     Fon: 0431/53559-0
Verwertungsagenturen erfolgreich einsetzt.                                                                                E-Mail: Ingmar.Siebel@d-velop.de

d.velop smart IP office                                                                                                                                      5
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