Gremienarbeit in einer neuen Dimension - Schulungshandbuch Mandatos iPad App
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Schulungshandbuch Mandatos iPad App
Gremienarbeit in einer neuen Dimension
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Version 1.7 Letzte Aktualisierung:30.08.2012
Inhalt
1 Einleitung ....................................................................................................................................................................................................... 3
2 Allgemeine Funktionen ................................................................................................................................................................................. 4
2.1 Ameldung .......................................................................................................................................................................................... 4
2.2 Integrierte Anzeige der Verbindungsart .......................................................................................................................................... 5
2.3 Tab SessionNet ................................................................................................................................................................................. 6
2.2.1 Allgemein ................................................................................................................................................................................ 6
2.2.2 Bedeutung der Symbole .......................................................................................................................................................... 7
2.2.3 Arbeit mit Sitzungen online ...................................................................................................................................................... 8
2.3 Tab „Lokale Dokumente“ ................................................................................................................................................................. 9
2.3.1 Recherche ............................................................................................................................................................................... 9
2.3.2 Löschen von lokalen Dokumenten......................................................................................................................................... 10
2.4 Öffnen und Bearbeiten von Dokumenten ..................................................................................................................................... 11
2.5 Dokumentbearbeitung rückgängig machen ................................................................................................................................. 12
2.6 Tab Lokale Sitzungen ..................................................................................................................................................................... 13
2.7 Profilverwaltung ............................................................................................................................................................................. 14
3 Kontakt ......................................................................................................................................................................................................... 15
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Version 1.7 Letzte Aktualisierung:30.08.2012
1 Einleitung Mit der Mandatos App wurde erstmalig eine iPad-Anwendung konsequent für die Bedürfnisse von Gremienmitgliedern, Entscheidern und Meinungsführern entwickelt. Profitieren Sie von der optimal aufeinander abgestimmten Lösung aus Hardware, Software und Service. Sitzungsunterlagen, Notizen, Termine und Kontakte in einem flachen und leichten Design. Die Mandatos App von Somacos und Ihr iPad von Apple steigern Ihre Produktivität. Sitzungsunterlagen sind erst der Anfang Auf dem iPad können Sie alle Sitzungsunterlagen lesen und bearbeiten, ob Microsoft Office oder PDFs. Ihre PDFs mit Anmerkungen werden sicher und geschützt und unter Ihrer Kontrolle aufbewahrt. Papierstapel ade Das iPad begleitet Ihre Gremienmitglieder praktisch überall hin und ist mit seinem großen Display und der langen Batterielaufzeit auch für einen Sitzungsmarathon perfekt geeignet. Mit der leistungsstarken Mandatos App verändert und ersetzt es papierbasierte Arbeitsabläufe. Die Sicherung und Verwaltung von Sitzungsinformationen ist durch die Multi-TouchOberfläche nur noch ein Fingertipp entfernt. Immer auf dem neuesten Stand Umständlich Unterlagen zusammenzustellen, downzuloaden, zu entpacken und abzulegen gehört schon lange der Vergangenheit an! Die Mandatos App synchronisiert automatisch und sitzungsbezogen sämtliche Dokumente, ob Vorlagen, Tagesordnungen, Einladungen oder andere Sitzungsdokumente auf Ihren Arbeitsplatz. Ihr Gremienbüro ist jetzt überall Wenn Sie nicht in Ihrem Büro sitzen, sorgt das iPad dafür, dass Sie trotzdem alle Sitzungsunterlagen bei sich haben und in Verbindung bleiben. Mit der Offline Funktionalität der Mandatos App können Sie auch ohne Internetverbindung recherchieren und sich auf Ihre Sitzungen vorbereiten. Und wenn Sie mal von Angesicht zu Angesicht sprechen wollen, ist das Videotelefonat mit FaceTime auch kein Problem. Multitasking für Mandatsträger Die Mandantenfähigkeit der Mandatos App ermöglicht den parallelen Betrieb mehrerer SessionNet Informationssysteme in einer Anwendung. So können Sie entspannt Ihre kommunalpolitische Tätigkeit bei Gemeinde, Stadt, Landkreis, Sparkasse, Stadtwerk und Aufsichtsrat in einer einzigen Lösung wahrnehmen. Komplette Recherche Mit der integrierten Mandatos Recherche werden Ihre geschützten Dokumente zuverlässig gefunden. Die Apple Spotlight Suche findet darüber hinaus noch Termine und Kontakte. www.somacos.de © SOMACOS GmbH & Co. KG Seite 3 von 15 Version 1.7 Letzte Aktualisierung:30.08.2012
2 Allgemeine Funktionen
2.1 Ameldung
Erstanmeldung:
Bei der Erstanmeldung muss ein
Benutzername und Passwort incl.
Passwortwiederholung in einem
ersten Profil angelegt werden.
Die "Profil URL" (SessionNet
Adresse), welche nach der
Bestätigung auf "Weiter" oder
"Erstellen" geprüft wird, muss
ebenfalls eingetragen werden.
Die Verbindung zum Infosystem
wird hergestellt.
Weitere Anmeldungen:
Nach der Aktivierung der App wird
der Anmeldedialog angezeigt, in
dem der Benutzername und das
Passwort einzutragen sind.
Diese Anmeldung ist notwendig,
um Ihre lokal gespeicherten
Daten und Dokumente zu
schützen.
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2.2 Integrierte Anzeige der Verbindungsart
An der Farbe der Tabs ist ab
Version 1.7 sofort sichtbar, welche
Verbindung zum Internet besteht.
Rot = keine Internetverbindung
Blau = langsame Internetverbindung
Grün = schnelle Internetverbindung
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2.3 Tab SessionNet
2.2.1 Allgemein
Im Tab „SessionNet“ wird Ihr
Gremieninfosystem wie gewohnt
dargestellt. Alle Daten die hier
angezeigt werden, kommen aus
dem Infosystem. Die
Verfahrensweise ist äquivalent zu
SessionNet oder Mandatos.
Wie gehabt, müssen Sie sich mit
Ihrem Benutzernamen und Ihrem
Kennwort anmelden.
Nach erfolgreicher Anmeldung
stehen Sie auf der Gremieninfo-
Startseite.
Sie können sich nun wie gewohnt in
SessionNet bewegen. Es gibt jedoch
einige Zusatzfunktionen, die durch
bestimmte Symbole zur Verfügung
gestellt werden.
Auch über die Menüpunkte „Meine
Sitzungen“ oder „Sitzungskalender“
stehen die Symbole für die Arbeit
mit den Sitzungsdokumenten zur
Verfügung.
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2.2.2 Bedeutung der Symbole
Das Dokument ist noch nicht lokal (also noch nicht auf dem iPad) vorhanden. Berühren des Symbols um das
Dokument herunterzuladen und automatisch lokal zu speichern. Nach dem Laden kann das Dokument gelesen und
bearbeitet werden.
Das Dokument ist bereits auf dem iPad vorhanden. Berühren des Symbols um das Dokument zu lesen oder zu
bearbeiten. Wird das Dokument bearbeitet (z.B. durch das Hinzufügen einer Notiz), wird automatisch eine
Dokumentversion erstellt. Diese Version bleibt erhalten auch wenn das Originaldokument geändert wird.
Das Dokument ist bereits auf dem iPad vorhanden und wurde bereits bearbeitet, d.h. es gibt eine vorhandene
Dokumentversion. Berühren des Symbols um diese Version zu lesen oder zu bearbeiten.
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2.2.3 Arbeit mit Sitzungen online
Sobald der Sitzungskalender
geöffnet wird, wird im Hintergrund
die Liste der Sitzungen lokal
gespeichert.
Beim Öffnen einer Sitzung werden
die Sitzungsdaten automatisch lokal
abgelegt.
Die pdf Dokumente können nun
geöffnet und bearbeitet werden.
Dokumente werden Ihrem Status
entsprechend als Server-, lokales-,
oder Versionsdokument angezeigt.
Beim erstmaligen öffnen eines
Serverdokumentes wird dieses lokal
abgelegt.
Wenn dieses Dokument bearbeitet
wird, wird dieses als Version
abgelegt.
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2.3 Tab „Lokale Dokumente“
2.3.1 Recherche
Im Tab „Lokale Dokumente“ können
Sie Ihre Sitzungsdokumente
durchsuchen.
Auch in der Trefferliste wird das Icon
der Dokumente entsprechend dem
Status angezeigt
Per Touch auf ein Suchergebnis öffnet
sich das entsprechende Dokument und
wird als ein weiterer Tab in der
Mandatos app angezeigt. Das
Dokument kann jetzt gelesen und
bearbeitet werden.
Wenn die Textzeile geleert wird, wird
auch die darunter liegende Liste mit
Dokumenttreffern geleert.
Es ist analog der iPad eigenen Suche
nur eine UND-Verknüpfung der
Sucheworte möglich.
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Version 1.7 Letzte Aktualisierung:30.08.20122.3.2 Löschen von lokalen Dokumenten
Das Wischen auf der Trefferzeile
lässt am rechten Rand einen
Löschbutton erscheinen, der das
Dokument und wenn vorhanden die
dazugehörige Version löscht.
Beim Löschen der Version ist es
möglich die eingetragenen Texte und
Markierungen zu erhalten.
Dies ist sinnvoll wenn das Dokument
defekt ist oder nicht komplett
übertragen wurde.
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Version 1.7 Letzte Aktualisierung:30.08.20122.4 Öffnen und Bearbeiten von Dokumenten
Sie haben Drei Werkzeuge zur Auswahl.
- Der Freihandstift ist z.B. für Markierungen
und Unterstreichungen
- Der Textmarker bietet die Möglichkeit Text
zu markieren
- Der Kommentar ist ein Element zum
Hinterlegen von Text
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Version 1.7 Letzte Aktualisierung:30.08.20122.5 Dokumentbearbeitung rückgängig machen
Das 4-te Werkzeug ist ein Mülleimer,
dessen Aktivierung den Löschmodus
einschaltet.
Im Löschmodus wird zu jeder
Dokumentänderung ein Löschbutton
angeboten.
Wird ein Dokument bearbeitet und es
besteht bereits eine Version, wird der
Benutzer vor der Änderung gewarnt.
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Version 1.7 Letzte Aktualisierung:30.08.20122.6 Tab Lokale Sitzungen
Sobald im SessionNet der
Sitzungskalender geöffnet wird,
werden die Sitzungstermine lokal
abgelegt.
Die Sitzung wird jedoch erst nach
dem ersten Aufruf unter SessionNet
lokal gespeichert.
Auch unter der lokal gespeicherten
Sitzung besteht die Möglichkeit alle
verbundenen Dokumente lokal zu
speichern.
Dazu reicht ein einfaches Antippen
des entsprechenden Dokumentes.
Alle Dokumente können auch von
hier aus geöffnet und bearbeitet
werden.
Zusätzlich zu den Dokumenten
werden auch die vorhandenen
Dokumentversionen angezeigt.
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Version 1.7 Letzte Aktualisierung:30.08.20122.7 Profilverwaltung
In der App rechts oben auf das
Zahnradsymbol klicken.
Es können folgende Einstellungen
getätigt werden:
Neues Profil anlegen
Profil bearbeiten
Profil löschen
Passwort ändern
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Version 1.7 Letzte Aktualisierung:30.08.20123 Kontakt
SOMACOS GmbH & Co. KG
Bahnhofstraße 6
29410 Salzwedel
Ansprechpartnerin: Anne Koschick
Telefon: +49 (0) 351 438 3343
Telefax: +49 (0) 351 438 3340
E-Mail: koschick@somacos.com
Internet: www.somacos.de
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