Access - Verbrecherdatenbank
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Access – Verbrecherdatenbank
Teil 3
Allgemeines
Im letzten Teil des Lehrgangs zu Microsoft Access erfährst du, wie man aus einer
Datenbank Informationen herausfiltert, indem an Filter und Abfragen anwendet. Außerdem
lernst du, wie man die Datenbank so einstellt, dass sie automatisch mit einem bestimmten
Formular startet.
Filter erstellen
Öffne zunächst das Formular „Verbrecher“ in der Formularansicht:
In Access ist es sehr einfach einen Filter anzuwenden. Du musst lediglich festlegen, welche
Art von Filter du benötigst, die Kriterien festlegen und abschließend den Filter anwenden. In
der Symbolleiste benötigst du dafür die folgenden Symbole:
Access_Verbrecherdatenbank3 Seite 1 von 9 © SC 2006Klicke als erstes auf das Symbol „Formularbasierter Filter“
Du siehst nun, dass in deinem Formular alle Daten „verschwunden“ und alle Felder leer sind.
Lege nun z. B. folgende Kriterien fest:
Geschlecht: „männlich“
Haarfarbe: „blond“
Wenn du anschließend den Filter
anwendest, sucht Access aus
allen Daten jene heraus, auf die
diese Kriterien zutreffen.
Du kannst nun auch noch unten im
Formular auf den Reiter „Oder“
klicken und im Formular bei
Haarfarbe „braun“ wählen.
Access sucht nun alle Personen in
der Datenbank, die „männlich“
sind und „blonde“ oder „braune“
Haare haben.
Damit dieser Filter angewandt
wird, musst du nur die
Schaltfläche „Filter anwenden“
klicken.
Betrachte nun genau die Fußleiste deines Formulars. Aus insgesamt 24 Datensätzen
wurden nun 8 herausgefiltert, auf die diese Kriterien zutreffen:
Ergebnis der Filterung.
Access_Verbrecherdatenbank3 Seite 2 von 9 © SC 2006Durch Klick auf die Schaltfläche „Filter entfernen“ entfernst du den aktiven Filter und kannst z. B. einen neuen Filter anwenden. Access „merkt“ sich den Filter, das bedeutet, wenn du Access beendest und zu einem späteren Zeitpunkt deine Datenbank wieder öffnest, um einen formularbasierten Filter anzuwenden, sind die Einstellungen deines zuletzt erstellten Filters noch aktiv. Möchtest du den Filter entfernen, um einen neuen zu erstellen, musst du auf die Schaltfläche „Alles löschen“ klicken: Wenn du einen bestimmten Filter öfters benötigst, hast du die Möglichkeit, diesen als Abfrage zu speichern, dafür musst du lediglich auf die Schaltfläche „Als Abfrage speichern“ klicken (siehe roter Rahmen): Um einen gespeicherten Filter wieder zu öffnen, klickst du auf die Schaltfläche „Von Abfrage laden“ (siehe grüner Rahmen). Wenn du einen Filter als Abfrage speichern möchtest, erscheint das folgende Dialogfeld. Gib hier einen aussagekräftigen Namen ein, damit du später noch weißt, was dieser Filter bewirkt. Access_Verbrecherdatenbank3 Seite 3 von 9 © SC 2006
Abfrage erstellen Eine Abfrage ist im Grunde nichts anderes wie ein Filter. Du hast allerdings in Abfragen mehr Möglichkeiten als in einem Filter (z. B. Berechnungen usw.). Du legst fest, nach welchen Kriterien deine Datenbank durchsucht werden soll und welche Datensätze angezeigt werden sollen. Wähle das Objekt „Abfragen“ und klicke doppelt auf „Erstellt eine Abfrage unter Verwendung des Assistenten“: Es startet nun wieder ein Assistent, der dich Schritt für Schritt bis zur fertigen Abfrage begleitet. Auf der folgenden Seite siehst du wiederum einige Screenshots, die du bitte befolgst, um eine Abfrage zu erstellen. Klicke, nachdem du die Einstellungen vorgenommen hast, jeweils auf „Weiter“. Access_Verbrecherdatenbank3 Seite 4 von 9 © SC 2006
Tabelle: Grunddaten Tabelle: Geschlecht
Ausgewählte Felder: Nachname, Vorname, Ausgewählte Felder: Geschlecht
Alter
Tabelle: Haarfarbe Name der Abfrage: Haarfarbe_Alter
Ausgewählte Felder: Haarfarbe
Klicke abschließend auf „Fertig stellen“,
um den Assistenten zu beenden.
Du siehst nun eine Tabelle mit den ausgewählten Feldern:
Access_Verbrecherdatenbank3 Seite 5 von 9 © SC 2006Wechsle nun in die Entwurfsansicht deiner Abfrage. Diese sieht dann in etwa wie in der
nächsten Abbildung aus.
Im oberen Teil der Abfrage siehst du die
Tabellen, die du für deine Abfrage verwendet
hast.
Im unteren Teil der Abfrage legst du die Kriterien fest.
Wie das geht, erfährst du in den nächsten Schritten.
Abfragekriterien festlegen
Nimm an, du möchtest folgende Kriterien deiner Datenbank abfragen: Suche alle Personen,
die weiblich sind, blonde oder rote Haare haben und 30 Jahre oder älter sind.
Nimm dafür im unteren Teil der Abfrage folgende Einstellungen vor:
Zur Erklärung:
Sortierung „Aufsteigend“ bedeutet, dass die Nachnamen von A-Z geordnet werden, beim
Alter bedeutet die Sortierung „Aufsteigend“, dass von 30 aufwärts geordnet wird.
Das Kriterium „>=30“ legt fest, dass nur jene Personen angezeigt werden sollen, die 30 oder
älter sind.
Mit den Kriterien „weiblich“ „blond“ oder „weiblich“ „rot“ legst du fest, dass du nur nach
Frauen mit blonder oder roter Haarfarbe suchst.
Access_Verbrecherdatenbank3 Seite 6 von 9 © SC 2006Wenn du nun in die Datenblattansicht deiner Abfrage wechselst, siehst du folgendes
Ergebnis deiner Abfrage:
Es gibt also nur zwei Personen, auf die die Kriterien deiner Abfrage zutreffen.
Vergleichoperatoren für Abfragen
In der folgenden Übersicht siehst du einige wichtige Vergleichsoperatoren, die dir bei der
Erstellung von Abfragen hilfreich sein können:
= Gleich Findet alle Werte, die gleich dem Suchwert sind
z. B. Nachname = “Sutter“
< Kleiner als Findet alle Werte, die kleiner als der Suchwert sind
z. B. Schuhgroeße < „40“
> Größer als Findet alle Werte, die größer als der Suchwert sind
z. B. Schuhgroeße > „42“
Ungleich Findet alle Werte, die ungleich dem Suchwert sind
z. B. Schuhgroeße „40“
= Größer oder Findet alle Werte , die größer oder gleich dem Suchwert
gleich sind, z. B. Alter > = „40“
Neben den Vergleichoperatoren können dir auch die so genannten Platzhalter bei Abfragen
große Dienste leisten. In der Übersicht auf der folgenden Seite siehst du die wichtigsten
Platzhalter.
Access_Verbrecherdatenbank3 Seite 7 von 9 © SC 2006Platzhalter für Abfragen
Beliebig viele z. B. Feld Nachname: „S*“
Zeichen
*
Findet alle Nachnamen, die mit „S“ beginnen, z. B. Sutter,
Sautter, Sandmann…
Ein beliebiges z. B. Feld Nachname: „M??er“
? alphabetisches
Zeichen Findet alle Nachnamen wie Maier, Mayer oder Meier
Ein beliebiges z. B. Feld Schuhgroeße: „4#“
numerisches
# Zeichen Findet alle Schuhgrößen, die mit 4 beginnen, also z. B. 40,
41, 42, 43 usw.
Ein Zeichen, das z. B. Feld Nachname: „Ma[iy]er“
in Klammern
[] steht Findet alle Nachnamen wie Maier, Mayer, aber nicht Maler
oder Mauer.
Ein Zeichen, das z. B. Feld Nachname: „Ma[!iy]er“
in Klammern
! nicht enthalten Findet alle Nachnamen wie Maler, Mauer, aber nicht Maier
ist oder Mayer.
Ein Zeichen z. B. Feld Nachname: „Ma[a-l]er“
innerhalb eines
- Bereichs Findet alle Nachnamen wie Maler, Maier, aber nicht Mayer
oder Mauer.
Access mit Formular starten
In der Praxis wirst du bei deiner Datenbank meistens mit einem bestimmten Formular
arbeiten. Da wäre es natürlich praktisch, wenn die Datenbank beim Öffnen automatisch das
benötigte Formular startet.
Im folgenden Beispiel lernst du, wie du die „Verbrecherdatenbank“ immer mit dem Formular
„Verbrecher“ startest.
Wähle dafür das Menü „Extras –
Start“ (siehe Abbildung) und
befolge dann die Einstellungen,
die du auf der nächsten Seite
erfährst.
Access_Verbrecherdatenbank3 Seite 8 von 9 © SC 2006Leg hier fest, mit
welchem Formular deine
Leg hier den Titel Datenbank starten soll.
deiner Datenbank
fest.
Hier kannst du zu einer „*ico-Datei“
verzweigen, die angezeigt werden soll,
wenn du deine Datenbank öffnest
(Vergleiche mit der nächsten Abbildung).
Die restlichen Einstellungen belasse so wie sie sind und klicke abschließend auf „OK“. Wenn
du deine Datenbank das nächste Mal öffnest, startet automatisch das Formular „Verbrecher“
und du siehst in der Titelleiste der Datenbank den Titel „Verbrecher“ und – sofern du das
festgelegt hast – das entsprechende Anwendungssymbol:
Damit hast du den dreiteiligen Lehrgang zu Microsoft Access abgeschlossen und solltest
nun in der Lage sein, einfache Datenbanken zu erstellen.
Access_Verbrecherdatenbank3 Seite 9 von 9 © SC 2006Sie können auch lesen
