ELohnausweis SSK Benutzerhandbuch Version 7.x
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eLohnausweis SSK
Benutzerhandbuch
Version 7.x
DV Bern AG
Nussbaumstrasse 21, 3000 Bern 22
Tel. 031 378 24 24, www.dvbern.ch
Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK
Inhaltsverzeichnis
INHALTSVERZEICHNIS
1. EINLEITUNG 4
2. INSTALLATION 5
3. ERSTE SCHRITTE 7
3.1. Erster Start 7
3.1.1. Arbeitgeber erfassen und Jahr auswählen 7
3.1.2. Arbeitnehmer erfassen 7
3.1.3. Daten-Import 7
3.2. Fensteraufbau 8
3.2.1. Arbeitnehmer 8
3.2.2. Formular und gedruckte PDF Formulare 9
3.2.3. Kontext-Hilfe 9
3.3. Arbeitgeber erfassen, editieren und löschen 10
3.4. Arbeitnehmer erfassen, editieren und löschen 11
3.5. Lohnausweis erfassen 11
3.6. Lohnausweis drucken 12
4. IMPORT 13
4.1. Allgemein 13
4.2. Unterstützte Dateiformate 13
4.2.1. Import ab Version 1.0 (elohn.script) 13
4.2.2. Import ab Version 2.0 (srdb.script) 13
4.2.3. Import ab einem CSV-File 13
4.2.3.1. Arbeitgeber 14
4.2.3.2. Arbeitnehmer 15
4.2.3.3. Lohnausweis / Rentenbescheinigung 15
4.3. Ablauf eines Imports 17
4.3.1. Datei auswählen 17
4.3.2. Zu importierende Elemente auswählen 17
4.3.3. Abgleich mit bestehenden Daten 18
4.3.3.1. Arbeitgeber 18
4.3.3.2. Arbeitnehmer 19
4.4. Probleme beim Import 20
5. DATENBANK 21
5.1. Datenbank erstellen 21
5.2. Datenbank öffnen 21
5.3. Datenbank umbenennen 21
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Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK
Inhaltsverzeichnis
5.4. Passwortschutz verwenden 22
5.4.1. Passwort setzen 22
5.4.2. Öffnen einer passwortgeschützten Datenbank 23
5.4.2.1. Passwort zurücksetzen 23
5.4.3. Passwort entfernen 23
5.4.4. Passwort und Antwort auf Sicherheitsfrage vergessen 24
5.5. Datenbankverzeichnis löschen (neue leere Datenbank) 25
6. WEITERE FUNKTIONEN 26
6.1. Benutzereinstellungen sichern 26
6.2. Benutzereinstellungen wiederherstellen 26
6.3. Datenbank sichern 26
6.4. Datenbank wiederherstellen 26
6.5. Ansicht 26
6.6. Formular validieren 27
6.7. Update 27
6.8. Eingaben übernehmen aus Vorjahr 28
6.9. Netzwerkfähigkeit 28
6.10. Hilfe 28
6.10.1. Kurzhilfe 28
6.10.2. PDF Merkblätter 28
6.10.3. Support 29
6.10.4. Info 29
7. EINSTELLUNGEN 30
7.1. Formulare 30
7.1.1. Sprache des Formularausdruckes 30
7.1.2. Position der Adresse 30
7.1.3. Farbe der Formularfelder 31
7.2. Applikation 31
7.2.1. PDF Programm 31
7.2.2. Speicherort der Datenbank 31
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Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK
Einleitung
1. Einleitung
Das Benutzerhandbuch beschreibt die Funktionen der Applikation eLohnausweis der
schweizerischen Steuerkonferenz SSK. Die Software eLohnausweis bietet kleineren
KMUs ohne zertifizierte Lohnbuchhaltung die Möglichkeit, Lohnausweise bequem am
PC zu erstellen.
Das Programm ist mandantenfähig, d.h. es können mehrere Arbeitgeber erfasst
werden. Die einzelnen Arbeitnehmer können den zutreffenden Arbeitgebern zuge-
ordnet werden.
Das Produkt erlaubt einmal erfasste Lohnausweise zu speichern und revisionssicher zu
archivieren (PDF-Format). Die Daten können zudem jederzeit als ZIP-File auf ein ex-
ternes Speichermedium gesichert und bei Bedarf wiederhergestellt werden.
Des Weiteren besteht die Möglichkeit Datenimporte aus Fremdprogrammen, sowie
Datenexporte im CSV-Format vorzunehmen. Der Pfad der Datenspeicherung kann
frei gewählt werden.
Einmal erfasste Arbeitnehmer und -geber können für die nachfolgenden Kalender-
jahre übernommen werden. Der Ausdruck der Lohnausweise erfolgt auf weissem
Papier. Der Ausdruck wird von sämtlichen Steuerbehörden anerkannt.
Die Software bietet ebenfalls die Funktionalität von Live-Updates über das Internet.
So verfügen Sie immer über die aktuelle Version.
Alle in Beispielen verwendeten Namen von Produkten, Vorgängen, Personen und Ereignissen sind frei er-
funden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Namen oder Ereignissen ist
rein zufällig. Die in diesem Handbuch enthaltenen Angaben können, sofern notwendig, jederzeit ohne
Vorankündigung geändert werden.
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Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK
Installation
2. Installation
Bevor mit der Installation begonnen werden kann muss die Software bei der Eidge-
nössischen Steuerverwaltung heruntergeladen werden:
http://www.estv.admin.ch/bundessteuer/dienstleistungen/00247/index.html?lang=de
Laden Sie die Ihrem Betriebssystem entsprechende Version herunter.
Wählen Sie Ausführen, um die Installationsdatei ohne zu speichern auszuführen oder
Speichern um die Installationsdatei auf der Festplatte zu speichern.
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Installation
Klicken Sie hier auf Ausführen. Die Installationsdatei wurde signiert und stammt aus
einer sicheren Quelle.
Folgen Sie den Installationsanweisungen.
Am Schluss sollten Sie auf Ihrem Desktop ein Icon e-Lohnausweis SSK finden, auf das
Sie nun doppelklicken können um die Applikation eLohnausweis zu starten.
In den folgenden Kapiteln finden Sie Informationen zu den ersten Schritten mit dem
eLohnausweis und Sie werden die Applikation näher kennen lernen.
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Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK
Erste Schritte
3. Erste Schritte
In diesem Kapitel werden die wichtigsten Anwendungsfälle aufgezeigt, um einen ra-
schen Einblick in die Software eLohnausweis zu geben.
3.1. Erster Start
3.1.1. Arbeitgeber erfassen und Jahr auswählen
Nach dem ersten Start, und sofern Sie nicht bereits früher mit dem eLohnausweis ge-
arbeitet haben, müssen Sie zuerst ein Jahr auswählen und einen Arbeitgeber erfas-
sen (siehe Ziffer 3.3). Gehen Sie hierzu unter den Menüpunkt Arbeitgeber auf Arbeit-
geber erfassen.
3.1.2. Arbeitnehmer erfassen
Haben Sie einen Arbeitgeber erfasst, können Sie unter dem Menü Arbeitnehmer ei-
nen Arbeitnehmer erfassen. Sobald Sie den Arbeitnehmer erfasst haben (siehe Ziffer
3.4), erscheint das Lohnausweisformular und Sie können mit dem ausfüllen beginnen.
3.1.3. Daten-Import
Falls Sie jedoch bereits mit einer früheren Version von eLohnausweis gearbeitet ha-
ben und gewisse Arbeitgeber oder Arbeitnehmer importieren möchten, dann kön-
nen Sie entweder die Script-Datei (DB Script File aus dem verwendeten Speicherver-
zeichnis) der früheren Version angeben, oder Sie können auch eine CSV Datei an-
geben, die mittels Excel erstellt werden kann.
Dazu müssen Sie jedoch den genauen Aufbau dieser CSV Datei beachten. Für wei-
tere Informationen betreffend Daten-Import bitte Kapitel 4 lesen.
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Erste Schritte
3.2. Fensteraufbau
Das Fenster der Applikation kann in verschiedene Bereiche unterteilt werden. Als ers-
tes sehen Sie die Menüleiste (Datei, Arbeitgeber, Arbeitnehmer, usw.) und direkt
darunter die Symbol-Leiste.
Unterhalb der Symbol-Leiste selektieren Sie den Arbeitgeber und das Steuerjahr.
Am unteren Rand befindet sich die Statuszeile.
3.2.1. Arbeitnehmer
Das Hauptfenster hat auf der linken Seite eine Auflistung aller Arbeitnehmer des se-
lektierten Arbeitgebers und des selektierten Steuerjahrs.
Suche / Filter
Oberhalb dieser Auflistung befindet sich eine Suchfunktion, welche die angezeigten
Arbeitnehmer einschränkt. Mit einem Klick auf „Alle“ können Sie die Einschränkung
entfernen und wieder alle Arbeitnehmer anzeigen.
Sortierung
Die Arbeitnehmer können ausserdem aufsteigend oder absteigend geordnet
werden.
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Erste Schritte
3.2.2. Formular und gedruckte PDF Formulare
Die rechte Seite des Hauptfensters besteht aus einer Formular- und einer PDF-
Ansicht .
In der Formularansicht kann der Lohnausweis, bzw. die Rentenbescheinigung der ak-
tuellen Steuerperiode bearbeitet werden.
In der PDF-Ansicht sind alle bereits ausgedruckten Lohnausweise als PDF abrufbar.
3.2.3. Kontext-Hilfe
Unterhalb der Formularansicht befindet sich der zum Eingabefeld passende Textab-
schnitt aus der Kurz-Wegleitung.
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Erste Schritte
3.3. Arbeitgeber erfassen, editieren und löschen
Über das Menü
Arbeitgeber
Neuen Arbeitgeber erfassen
Arbeitgeber editieren
Arbeitgeber löschen
können Sie einen neuen Arbeitgeber erfassen, sowie einen bestehenden Arbeitge-
ber editieren oder löschen. Da immer mindestens ein Arbeitgeber vorhanden sein
muss, kann ein Arbeitgeber nur gelöscht werden, wenn noch mindestens ein weite-
rer Arbeitgeber vorhanden ist.
Achtung: Wird ein Arbeitgeber gelöscht, werden auch alle dazugehörigen Arbeit-
nehmer, sowie deren Lohnausweise und Rentenbescheinigungen gelöscht.
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Erste Schritte
3.4. Arbeitnehmer erfassen, editieren und löschen
Über das Menü
Arbeitnehmer
oder die Symbolleiste
können ein neuer Arbeitnehmer erfasst, sowie bestehende Arbeitnehmer editiert und
gelöscht werden. Der Arbeitnehmer gehört automatisch zum aktuell selektierten Ar-
beitgeber.
Achtung: Wird ein Arbeitnehmer gelöscht, so werden auch alle seine Lohnausweise
für alle Steuerperioden gelöscht.
3.5. Lohnausweis erfassen
Um einen Lohnausweis für einen Arbeitnehmer zu erfassen, muss zuerst kontrolliert
werden, dass der richtige Arbeitgeber und die richtige Steuerperiode in der Auswahl
(unterhalb der Symbol-Leiste) selektiert wurden.
Danach kann man einfach den Arbeitnehmer auswählen und den Lohnausweis be-
arbeiten.
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Erste Schritte
3.6. Lohnausweis drucken
Wenn Sie den oder die erstellten Lohnausweise drucken möchten, gehen Sie auf
Datei Ausgewählte Formulare aufbereiten (nur markierte) oder auf
Datei Alle Formulare aufbereiten
oder die Symbolleiste.
Die Lohnausweise werden anschliessend als PDF-Datei, schwarzweiss und mit 2D-
Barcode aufbereitet und können ausgedruckt werden.
Alle bereits einmal ausgedruckten Lohnausweise finden Sie später unter dem Reiter
"PDF Ansicht".
Genauere Informationen bezüglich der Erfassung von Lohnausweisen und Renten-
bescheinigungen finden sie in der Applikation unter
Hilfe Wegleitung.
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Import
4. Import
4.1. Allgemein
Der Import wird über die Funktion
Datei Import
gestartet.
Sie werden auf Überschneidungen mit bestehenden Daten hingewiesen und können
jeweils entscheiden, ob Sie die alten Daten beibehalten, oder die neuen importieren
wollen.
4.2. Unterstützte Dateiformate
Folgende Dateiformate werden unterstützt.
4.2.1. Import ab Version 1.0 (elohn.script)
Die Version 1.0 der Lohnausweis-Applikation funktionierte mit einem File
"elohn.script", welches im Installationsverzeichnis der Applikation zu finden ist:
/DB/elohn.script
Für Installationen unter Windows also zum Beispiel:
C:/Programme/eSalaryReport/DB/elohn.script
Diese Datei kann direkt importiert werden, es sind keine Anpassungen notwendig.
4.2.2. Import ab Version 2.0 (srdb.script)
Die Version 2.0 der Lohnausweis-Applikation erstellte ein File "srdb.script", welches im
User-Home-Verzeichnis zu finden ist
/eSalaryReport2/db/srdb.script
Für Windows also zum Beispiel:
C:/Dokumente und Einstellungen//eSalaryReport2/db/srdb.script
Diese Datei kann direkt importiert werden, es sind keine Anpassungen notwendig.
4.2.3. Import ab einem CSV-File
Es ist auch möglich, Daten ab einem CSV-File zu importieren. Dabei muss die Datei
folgende Struktur haben:
Pro Arbeitgeber / Arbeitnehmer / Lohnausweis gibt es eine Zeile in der Datei.
Jede Zeile muss mit einer Identifikationsnummer beginnen. Diese beträgt
- 1 für Arbeitgeber
- 2 für Arbeitnehmer
- 3 für Lohnausweise
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Import
Die Reihenfolge muss immer so sein, dass der Arbeitgeber vor seinen Arbeitneh-
mern steht, bzw. der Arbeitnehmer vor seinen Lohnausweisen.
Die einzelnen Werte werden mit einem Strichpunkt getrennt
Im Folgenden werden die drei Recordstrukturen für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und
Lohnausweise detailliert beschrieben.
4.2.3.1. Arbeitgeber
Position Inhalt Validierung
1 1 (Fix für alle Arbeitgeber) Zwingend
2 Name Zwingend
3 Strasse
4 Postfach
5 Postleitzahl Zwingend, Numerisch
6 Ort Zwingend
7 Land
8 Telefon
9 Ansprechperson: Vorname Zwingend
10 Ansprechperson: Name Zwingend
11 Ansprechperson: Telefon Zwingend
Ein Record könnte also zum Beispiel folgendermassen aussehen:
1;Die Firma;Firmenstrasse 12;10;3000;Firmenhausen;Schweiz;031 123 45
67;Hans;Muster;031 234 56 78
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Import
4.2.3.2. Arbeitnehmer
Position Inhalt Validierung Bem.
1 2 (Fix für alle Arbeitnehmer) Zwingend
2 AHV-Nummer muss eine gültige AHV-Nummer im 1)
Format „xxx.xx.xxx.xxx“ sein
3 Neue Versichertennummer muss eine gültige Neue 1)
Versichertennummer im Format
„xxx.xxxx.xxxx.xx“ sein
4 Geburtsdatum muss ein gültiges Datum nach 1890 1)
und vor heute sein
5 Geschlecht Zwingend, „M“ für Männlich, bzw.
„F“ für Weiblich
6 Vorname Zwingend
7 Nachname Zwingend
8 Strasse
9 Postfach
10 Postleitzahl Zwingend, Numerisch
11 Ort Zwingend
12 Land
Bemerkungen:
1) Mindestens eines dieser drei Felder muss ausgefüllt sein.
Ein Record könnte also zum Beispiel folgendermassen aussehen:
2;123.70.123.123;756.0000.0000.00;01.01.1970;M;Hans;
Muster;Musterstrasse 12;20;3000;Musterdorf;Schweiz
4.2.3.3. Lohnausweis / Rentenbescheinigung
Pos. auf
Position Inhalt Validierung Lohnausw.
1 3 (Fix für alle Lohnausweise) Zwingend -
2 Typ („SR“ für Lohnausweise, „AR“ für Renten- Zwingend A bzw. B
bescheinigungen)
3 Jahr Zwingend D
4 Von (Datum) Zwingend E
5 Bis (Datum) Zwingend E
6 Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- F
und Arbeitsort
7 Kantinenverpflegung / Lunch-Checks („x“ G
bzw. leer lassen)
8 Lohn / Rente (Betrag) 1.0
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Import
Pos. auf
Position Inhalt Validierung Lohnausw.
9 Gehaltsnebenleistungen: Verpflegung, Unter- 2.1
kunft (Betrag)
10 Gehaltsnebenleistungen: Privatanteil Ge- 2.2
schäftswagen (Betrag)
11 Gehaltsnebenleistungen: Andere – Art (Text) 2.3
12 Gehaltsnebenleistungen: Andere (Betrag) 2.3
13 Unregelmässige Leistungen – Art (Text 3.0
14 Unregelmässige Leistungen (Betrag) 3.0
15 Kapitalleistungen – Art (Text) 4.0
16 Kapitalleistungen (Betrag) 4.0
17 Beteiligungsrechte (Betrag) 5.0
18 Verwaltungsratsentschädigungen (Betrag) 6.0
19 Andere Leistungen – Art (Text) 7.0
20 Andere Leistungen (Betrag) 7.0
21 Beiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV 9.0
22 Berufliche Vorsorge: Ordentliche Beiträge (Be- 10.1
trag)
23 Berufliche Vorsorge: Beiträge für den Einkauf 10.2
24 Quellensteuerabzug (Betrag) 12.0
25 Effektive Spesenvergütungen Checkbox („x“, 13.1
bzw. leer lassen)
26 Spesenvergütungen: Reise, Verpflegung, 13.1.1
Übernachtung (Betrag)
27 Spesenvergütungen: Übrige effektiv – Art (Text) 13.1.2
28 Spesenvergütungen: Übrige effektiv (Betrag) 13.1.2
29 Spesenvergütungen: Repräsentation (Betrag) 13.2.1
30 Spesenvergütungen: Auto (Betrag) 13.2.2
31 Spesenvergütungen: Übrige pauschal – Art 13.2.3
(Text)
32 Spesenvergütungen: Übrige pauschal (Betrag) 13.2.3
33 Beiträge an die Weiterbildung 13.3
34 Weitere Gehaltsnebenleistungen (Text) 14.0
35 Bemerkungen (Text) 15.0
Ein Record könnte also zum Beispiel folgendermassen aussehen:
3;AR;2006;01.09.2006;30.09.2006;x;x;10;21;22;23 Text;23;30 Text;30;
40 Text;40;50;60;70 Text;70;90;101;102;120;;1311;1312 Art;
1312;1321;1322;1323 Text;1323;133;14;15
DV Bern AG Seite 16 von 31Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK
Import
4.3. Ablauf eines Imports
4.3.1. Datei auswählen
Im ersten Schritt kann eine Datei ausgewählt werden, welche importiert werden soll.
Mehr zu unterstützten Formaten siehe Kapitel "4.2 Unterstützte Dateiformate".
Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie auf Weiter.
4.3.2. Zu importierende Elemente auswählen
Im nächsten Schritt werden Ihnen die im File vorhandenen Daten angezeigt. Sie
können nun alles selektieren oder einzelne Arbeitgeber, einzelne Arbeitnehmer oder
sogar einzelne Lohnausweise auswählen.
Wählen Sie die gewünschten Elemente aus und klicken Sie auf Weiter.
DV Bern AG Seite 17 von 31Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK
Import
4.3.3. Abgleich mit bestehenden Daten
In den folgenden Schritten werden Sie auf eventuelle Konflikte mit bestehenden Da-
ten hingewiesen. Je nachdem, ob es sich um einen Arbeitgeber, einen Arbeitneh-
mer oder um einen Lohnausweis handelt, haben Sie verschiedene Entscheidungs-
möglichkeiten.
Generell ist es so, dass zuoberst eine Liste angezeigt wird, welche alle Elemente ent-
hält, für welche ein Konflikt bestehen könnte. Diese Liste wird jedoch nur dann ange-
zeigt, wenn mehr als ein Element in Frage kommt.
Direkt darunter wird eine Tabelle angezeigt, in welcher der neue und der bereits vor-
handene Eintrag verglichen werden. Zuunterst befinden sich mehrere Vorgehens-
weisen, um den Konflikt zu lösen.
4.3.3.1. Arbeitgeber
In der Liste werden Ihnen immer alle vorhandenen Arbeitgeber vorgeschlagen.
Wählen Sie den gewünschten Eintrag in der Liste aus und entscheiden Sie sich für ei-
ne der drei Möglichkeiten:
1. Den neuen Arbeitgeber verwenden,
2. den bestehenden Arbeitgeber verwenden,
3. oder, wenn der neue Arbeitgeber keinem der bestehenden entspricht, den
neuen zusätzlich importieren.
DV Bern AG Seite 18 von 31Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK
Import
4.3.3.2. Arbeitnehmer
In der Liste werden Ihnen alle bestehenden Arbeitnehmer vorgeschlagen, welche
entweder die gleiche AHV-Nummer und/oder das gleiche Geburtsdatum und den
gleichen Namen haben.
Zusätzlich zu den beim Arbeitgeber erwähnten Fragen, haben Sie hier die Möglich-
keit Ihre Antwort für alle kommenden Arbeitnehmer desselben Arbeitgebers zu mer-
ken. D.h. Sie können sich zum Beispiel entscheiden, immer den bestehenden Arbeit-
geber zu verwenden und müssen diese Frage dann nicht mehr für jeden Arbeitneh-
mer einzeln beantworten. Natürlich ist diese Funktion nur dann möglich, wenn nur
genau ein möglicher Konflikt gefunden wurde.
DV Bern AG Seite 19 von 31Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK
Import
4.4. Probleme beim Import
Falls ein Import-File nicht gelesen werden kann, wird eine möglichst genaue Be-
schreibung des Problems angezeigt.
Im Allgemeinen erhalten Sie eine Beschreibung des Fehlers in Worten, die Nummer
der betroffenen Zeile und wenn möglich auch die Nummer des betroffenen Wertes,
welcher nicht gelesen werden konnte.
Falls es sich um ein Reihenfolge- oder Datentyp-Problem handelt, dann werden Ih-
nen ein korrektes Beispiel, sowie Ihre fehlerhafte Zeile zum Vergleich angezeigt.
DV Bern AG Seite 20 von 31Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK
Datenbank
5. Datenbank
Ab Version 4 können in der Applikation "eLohnausweis SSK" beliebig viele Datenban-
ken erstellt werden. Ebenfalls ist ein (optionaler) Passwortschutz auf den Datenbank-
Dateien möglich. Somit können z.B. für verschiedene Zugriffsberechtigte verschiede-
ne Datenbanken mit unterschiedlichen Passwörtern erstellt werden.
5.1. Datenbank erstellen
Über das Menü
Datenbank Datenbank erstellen
können Sie eine beliebige Anzahl von Datenbanken erstellen. So können Sie zum Bei-
spiel pro Arbeitgeber oder pro Jahr eine Datenbank erstellen. Falls Sie dies nicht
wünschen, können Sie auch stets mit der gleichen Datenbank arbeiten.
Sie werden aufgefordert, einen Namen für die Datenbank einzugeben. Die Daten-
bank wird dann in dem Pfad erstellt, den Sie in den Einstellungen (Einstellungen
Optionen : Datenbank Verzeichnis) angegeben haben.
Die erste Datenbank wird automatisch für Sie erstellt und trägt den Namen "default".
5.2. Datenbank öffnen
Über das Menü
Datenbank Datenbank öffnen
können Sie zwischen erstellten Datenbanken wechseln. Es erscheint ein Datei-
Auswahldialog, mit welchem Sie existierende ".data.db"-Dateien auswählen können.
Falls Sie in der gewünschten Datenbank ein Passwort gesetzt hatten, werden Sie nun
aufgefordert, dieses einzugeben. Siehe dazu auch Kapitel 5.4.
5.3. Datenbank umbenennen
Über das Menü
Datenbank Datenbank umbenennen
können Sie die bestehende Datenbank umbenennen.
DV Bern AG Seite 21 von 31Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK
Datenbank
5.4. Passwortschutz verwenden
Ab Version 4 besteht die Möglichkeit, Ihre Daten mit einem Passwort zu schützen. Das
Passwort kann gesetzt, geändert und auch wieder entfernt werden.
Falls Sie Ihr Passwort vergessen sollten, haben Sie die Möglichkeit, die Datei über eine
Sicherheitsabfrage zu öffnen oder durch den Support mittels eines Masterpasswortes
zu öffnen.
5.4.1. Passwort setzen
Wenn Sie Ihre Datenbank mit einem Passwort versehen wollen, wählen Sie bitte
Einstellungen Kennwort ändern.
Sie gelangen auf folgende Maske:
Falls Sie bereits früher ein Passwort gesetzt hatten, müssen Sie unter "Altes Kennwort"
dieses eingeben. Falls kein Passwort gesetzt war, wird dieses Feld grau dargestellt.
Das neu zu setzende Kennwort muss aus Sicherheitsgründen zweimal wiederholt
werden.
Nach der Eingabe des Passwortes werden Sie zur Beantwortung einer Sicherheitsfra-
ge aufgefordert. Diese dient dazu, Ihnen das Öffnen Ihrer Datenbank zu ermögli-
chen, auch wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben.
Wählen Sie aus der Auswahl an Fragen eine aus, und geben Sie Ihre Antwort ein.
DV Bern AG Seite 22 von 31Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK
Datenbank
5.4.2. Öffnen einer passwortgeschützten Datenbank
Beim nächsten Öffnen dieser Datenbank werden Sie nun zur Eingabe des Passwortes
aufgefordert:
Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf OK.
5.4.2.1. Passwort zurücksetzen
Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie bitte auf "Passwort vergessen".
Nun wird Ihnen die unter 5.4.1 erwähnte Geheimfrage gestellt:
Bitte beachten Sie, dass Sie beim Klick auf "Passwort vergessen" dieses Fenster nicht
sehen, wenn Sie keine Antwort auf die Geheimfrage angegeben haben.
Achtung: Ihr Passwort wird danach auf die Antwort Ihrer Sicherheitsabfrage geän-
dert. Ändern Sie daher Ihr Passwort baldmöglichst unter
Einstellungen Kennwort ändern.
Denken Sie daran, unter "altes Passwort" die Antwort auf Ihre Sicherheitsabfrage ein-
zugeben!
5.4.3. Passwort entfernen
Falls Sie den Kennwortschutz nicht mehr benötigen und das Kennwort löschen möch-
ten, gehen Sie auf das Menü
Einstellungen Kennwort ändern.
Geben Sie nun in der ersten Zeile ihr Kennwort ein, die nachfolgenden Zeilen lassen
Sie leer. Bestätigen Sie mit Fertig stellen, nun sollte das Kennwort gelöscht sein.
DV Bern AG Seite 23 von 31Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK
Datenbank
5.4.4. Passwort und Antwort auf Sicherheitsfrage vergessen
Falls Sie sowohl Ihr Passwort, wie auch die Antwort auf Ihre Sicherheitsabfrage ver-
gessen haben, wenden Sie sich bitte an die unter
Hilfe Support
angegebene Telefonnummer. Der Support kann Ihre Datei mit einem Masterpass-
wort öffnen.
DV Bern AG Seite 24 von 31Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK
Datenbank
5.5. Datenbankverzeichnis löschen (neue leere Datenbank)
Es gibt die Möglichkeit den eLohnausweis mit einer neuen leeren Datenbank zu star-
ten.
Falls Sie z.B. das Passwort der aktuellen Datenbank vergessen haben und es Sie nicht
stört die bestehenden Daten zu verlieren, können Sie den Inhalt des Datenbankver-
zeichnisses löschen.
Das Verzeichnis befindet sich im Benutzerordner unter eLohnausweisSSK\db\
Windows 7 / Vista:
C:\User\username\eLohnausweisSSK\db\
Windows XP:
C:\Dokumente und Einstellungen\username\eLohnausweisSSK\db\
Mac:
Username/Dokumente/eLohnausweisSSK/db/
resp. Linux und Mac:
/Users/username/Documents/eLohnausweisSSK/db/
Beim nächsten Start wird der eLohnausweis automatisch eine neue leere Datenbank
erstellen.
Achtung: Vergessen Sie nicht vorher eine Sicherheitskopie der alten Daten des Ver-
zeichnisses db anzulegen.
DV Bern AG Seite 25 von 31Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK
Weitere Funktionen
6. Weitere Funktionen
In diesem Kapitel werden weitere Anwendungsfälle erläutert, welche nicht bereits in
den vorhergehenden Kapiteln erwähnt wurden.
6.1. Benutzereinstellungen sichern
Über das Menü
Einstellungen Benutzereinstellungen sichern
können Sie ihre gewählten Benutzereinstellungen als ZIP-File sichern um diese im Falle
einer Neuinstallation wiederherstellen zu können.
6.2. Benutzereinstellungen wiederherstellen
Über das Menü
Einstellungen Benutzereinstellungen von Sicherung wiederherstellen
können Sie die als ZIP gespeicherten Benutzereinstellungen wiederherstellen.
6.3. Datenbank sichern
Über das Menü
Datenbank Datenbank sichern
kann man die Datenbank als ZIP-File sichern, um bei einem Datenverlust die Daten
wiederherstellen zu können.
6.4. Datenbank wiederherstellen
Über das Menü
Datenbank Datenbank aus Sicherung wiederherstellen
kann man als ZIP-File gesicherte Datenbanken zurückholen.
Achtung: Dabei werden die vorhandenen Daten gelöscht. Es empfiehlt sich daher
vor dem Wiederherstellen nochmals einen Backup, bzw. einen Export durchzuführen,
um einem möglichen Datenverlust vorzubeugen.
6.5. Ansicht
Über den Menüpunkt
Einstellungen Formular vergrössert anzeigen
Ansicht Formular vergrössert
kann die Ansicht des Lohnausweisformulars vergrössert werden.
DV Bern AG Seite 26 von 31Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK
Weitere Funktionen
6.6. Formular validieren
Über das Menü
Datei Formular validieren
oder die Symbolleiste kann das aktuelle Formular überprüft werden.
Dabei wird geprüft, ob alle relevanten Angaben gemacht wurden und das Formular
gedruckt werden kann.
6.7. Update
Mit der Update-Funktion
Hilfe Update
kann die Software aktualisiert werden, sofern Sie Zugriff auf das Internet haben.
Bei jedem Start der Applikation wird zudem automatisch überprüft, ob neue Updates
zur Verfügung stehen.
DV Bern AG Seite 27 von 31Benutzerhandbuch eLohnausweis SSK
Weitere Funktionen
6.8. Eingaben übernehmen aus Vorjahr
Falls bei einem Lohnausweis die Daten (jedoch ohne die Beträge) aus dem Vorjahr
übernommen werden sollten, so können Sie mittels
Datei Eingaben vom Vorjahr übernehmen
die Daten übernehmen.
6.9. Netzwerkfähigkeit
Der eLohnausweis SSK ist beschränkt netzwerkfähig. Das heisst, Sie können unter
Einstellungen Optionen
den Speicherort der Datenbanken auf ein gemeinsames Laufwerk einstellen und von
mehreren Arbeitsstationen auf die Daten zugreifen. (Siehe auch Punkt 7.2.2. Speiche-
rort der Datenbank)
Die Applikation muss jedoch auf jeder Arbeitsstation separat installiert sein. Zudem ist
ein gleichzeitiges Zugreifen auf die Daten nicht möglich.
6.10. Hilfe
6.10.1. Kurzhilfe
Im Menü
Hilfe Kontext-Hilfe
oder über die Symbolleiste
kann die feldabhängige Kontext-Hilfe, welche beim Ausfüllen von Lohnausweisen
behilflich ist, ein- und ausgeblendet werden. Diese Funktion ist allerdings nur aktiv,
wenn ein Lohnausweisformular geöffnet ist.
6.10.2. PDF Merkblätter
Des Weiteren können im Hilfe-Menü auch die Merkblätter als PDF angezeigt werden,
sofern Adobe Reader (oder ein anderer PDF Reader) zum Anzeigen von PDF Dateien
installiert ist.
Diese Software kann bei http://www.adobe.com gratis bezogen werden.
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Weitere Funktionen
6.10.3. Support
Über das Menü
Hilfe Support
finden Sie die Telefonnummer und E-Mail Adresse des Supports. Bitte verwenden Sie
bei Fragen und Problemen die dort angegebenen Kontaktdaten.
Die aktuell verwendete Version der Applikation wird angezeigt. Bitte geben Sie diese
Information bei allen Anfragen an den Support an.
6.10.4. Info
Das Untermenü
Hilfe Info
zeigt Informationen zu Auftraggeber und Hersteller sowie eingesetzten Open Source
Librairies an.
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Einstellungen
7. Einstellungen
Über das Menü
Einstellungen Optionen
bietet sich die Möglichkeit verschiedene Einstellungen vorzunehmen:
Sprache
Die Sprache der Applikation lässt sich unter
Einstellungen Sprache
ändern. Danach muss die Applikation neu gestartet werden.
7.1. Formulare
7.1.1. Sprache des Formularausdruckes
Unabhängig von der Sprache der Applikation kann gewählt werden, in welchen
Sprachen die Formulare gedruckt werden (D/F/I oder D/F/E).
7.1.2. Position der Adresse
Ebenfalls kann angegeben werden, ob die Adresse bei den Lohnausweisen rechts
oder links stehen soll.
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Einstellungen
7.1.3. Farbe der Formularfelder
Die Farbe der Formularfelder beim Ausfüllen am Bildschirm kann angepasst werden.
Dies hat jedoch keinen Einfluss auf den Ausdruck.
7.2. Applikation
7.2.1. PDF Programm
Um PDF Dateien anzeigen zu können wird auf einen wahrscheinlich bereits installier-
ten PDF Reader zurückgegriffen. Da dies bei gewissen Programmen und Betriebssys-
temen zu Problemen führen kann, kann hier dasjenige PDF Programm explizit ange-
geben werden, mit dem die PDF Dateien geöffnet werden sollen. Normalerweise
kann diese Einstellung jedoch leer gelassen werden.
7.2.2. Speicherort der Datenbank
Ausserdem ist es möglich, den Speicherort des Datenbank-Files selber zu wählen.
Diese Funktion kann verwendet werden, um das Datenbank-File auf einem gemein-
samen Server zu halten, wenn verschiedene Personen mit der Applikation arbeiten
und dieselbe Datenbank verwenden wollen.
Dabei muss jedoch beachtet werden, dass nur eine Person gleichzeitig darauf
zugreifen kann.
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